プロジェクト管理

why time tracking is important in project management

時間追跡

の重要性プロジェクト管理 で簡単に見てプロジェクト管理
は、定義された目標を達成するために、特定の開始日と終了日を持つ活動のセットを管理することに関係するプロセスです。

プロジェクト管理は、主に、プロジェクト管理の4つの柱として知られている4つの焦点、スコープ、スケジュール、コスト、品質に関係しています。

プロジェクト管理の
時間の追跡時間追跡は、スケジュールに関係しているプロジェクト管理の側面です。



  • 計画時間割当:プロジェクト管理で時間追跡を行う場合、プロジェクトマネージャは、時間対策の2種類を識別することが重要です。これは、特定のプロジェクト活動にかかる時間の推定値です。

  • 実際に使用された時間。これは、プロジェクト活動の完了に費やされた実際またはリアルタイムです。
ここでは、プロジェクト管理の時間追跡のための手順は次のとおりです

  • 。プロジェクトのフェーズを定義します。これらは、プロジェクトの主要なセグメントまたはステージです。

  • 各ステージのタスクを特定します。タスク識別は、プロジェクトフェーズを完了するために行う必要がある特定の活動の詳細なアイデアを提供します。その後、これらの各タスクにリソースが割り当てられます。

  • タスクにかかる時間を見積もります。これは、タスクを完了するために計画または予想される時間です。通常、工数または工数で測定されます。

  • 実績タスク時間を記録します。プロジェクトの過程で、タスクの完了に実際に使用された時間が記録されます。

  • コントロール。タスクを再割り当てしたり、タスクシーケンスをシャッフルしたり、タスクを完全にキャンセルしたりします。これらの調整は、プロジェクトのスケジュールコミットメントを満たすために、進行中のプロジェクト中に行われます

時間追跡の重要性は
プロジェクトマネージャのためのキーワードが制御されています。プロジェクトマネージャは、プロジェクトで制御するために持っている多くのものの一つは、時間です。制御すべきものは、最初に測定する必要があります。したがって、プロジェクトマネージャは、時間追跡を行う必要があります。

定義上、すべてのプロジェクトは有限の活動です。これは、特定の開始日と特定の終了日を持っていることを意味します。これは、ビジネスが存在する限り、無期限に継続する運用活動とは対照的です。プロジェクトの性質は有限であるため、予定終了日以前にプロジェクトを完了させることが重要です。

時間追跡が重要な理由は次のとおりです。

  • 適切な時間を予算化するために、プロジェクトの現実的な時間枠を作成する必要があります。この現実的な時間枠は、プロジェクト内の各タスクの見積もり期間の集計に基づいています。現実的な時間枠は、非現実的なプロジェクトの終了日を回避します。
  • 実際の滞在時間と計画時間を追跡すると、プロジェクトスケジュールのステータスに関するリアルタイムのフィードバックが得られます。プロジェクトがトラック上にある場合、またはスケジュールがスライドし始め、フェーズ終了日、あるいはプロジェクトの終了日が実現されない危険にさらされている場合、追跡時間は、プロジェクトマネージャにヘッドアップを与えます。これにより、プロジェクトを軌道に戻すために必要な調整が可能になります。
  • プロジェクトタスクに費やされた実際の時間を追跡することは、将来のプロジェクトに役立ちます。以前のプロジェクトでタスクにかかった実際の時間を知って新しいプロジェクトの計画を行う場合、新しいプロジェクトに同じタスクが含まれる場合、より正確な計画タイムラインが作成されます。

5 プロジェクト管理のための時間追跡戦略

5 time tracking strategies for managing projects 1602861047 9118

1.ハイレベルタイムライン
プロジェクトの開始時に、特に計画が行われる前に、プロジェクトはアモルファスまたは不明であると感じます。プロジェクトの関係者は、プロジェクトの期限、活動、および一般的なプロジェクトの成功について懸念を持っています。

高レベルのタイムラインは、プロジェクトに形を与え、プロジェクトのタスク、成果物、およびスケジュールのより明確なビューを提供することにより、利害関係者の懸念をallayすることができます。

まず、プロジェクトのメインフェーズを定義し、各フェーズのタスクを定義します。これらのタスクごとに、タスクが完了するまでの時間(工数または工日単位)を見積もります。

タスクレベルの見積もりを加算すると、計画されたプロジェクト期間(100工数または12.5工日など)が表示されます。その後、休日や週末を考慮してタスクをカレンダーにマッピングし、効率的に高レベルのタイムラインを作成できます。

高水準のタイムラインは、プロジェクトの関係者に、プロジェクトの現実的な開始日と終了日を提供することができます。

2.作業分解構造
作業分解構造または WBS には、タスク・レベルのプロジェクト成果物、それらの成果物の見積実行時間、タスクの実行に割り当てられた担当者、およびタスクの実行時期に関する情報があります。例:

  • タスク:メイン照明器具をパントリーにインストール
  • する
  • 割り当て先:ゲイリーからA&R建設
  • 計画期間:2時間
  • 計画開始日:3月6日
  • 計画終了日:3月7日




形式は通常、スプレッドシートまたはプロジェクト管理ソフトウェアにあります。相互に依存するタスクが識別されます。より重要なタスクもマークされています。

進行中のプロジェクトでは、さらに 3 つの非常に重要な情報 (実績期間、実績開始日、実績終了日) が WBS に追加されます。これらの場所では、プロジェクトマネージャは、プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいるか、予定より遅れているかを評価することができます。

3.ステークホルダーコミュニケーション
プロジェクトマネージャは、プロジェクトの責任があるかもしれませんが、彼らはそれを所有しません。利害関係者がやる

彼らはプロジェクト計画で利害関係者の期待を占めていることを確認する必要があるため、利害関係者のコミュニケーションは、時間追跡を行うプロジェクトマネージャにとって重要です。

プロジェクト終了までに利害関係者が探している主要な成果物が欠落している場合は、適切に実行された高レベルのタイムラインと作業分解構造が無駄です。

したがって、プロジェクトマネージャが関与し、継続的にプロジェクトの計画と実施の両方の段階の間に利害関係者と通信するために現職です。

4.変更管理
プロジェクトマネージャは、進行中のプロジェクト中に新しい要件を受け取ることは珍しいことではありません。このような状況が発生すると、プロジェクトマネージャは、単に新しい要件を受け入れ、既存のスケジュールで現在のプロジェクトに進むのは間違いです。

ここでは、プロジェクト管理の4つの柱が関連していることに注意することが重要です。スコープに影響を与えるものは、コスト、品質、および時間追跡の目的でスケジュールにも影響します。

新しい要件に対する正しい対応は、変更管理プロセスを行うことです。つまり、突出柱への変更は、新しい要件の場合、これはスコープ柱になります。つまり、他の柱に対応する調整を意味します。非常に単純に、スコープに追加すると、プロジェクトのタイムラインを調整することになります。

高水準のプロジェクト計画とWBSは、新しい要件に対応するために改訂する必要があります。

5.目的との
ミーティングミーティングは、プロジェクトのコアタスクからできるだけ時間を要しないプロジェクト活動に不可欠です。

会議は、センターでの作業分解構造で行う必要があります。各プロジェクトリソースについて、次のような質問があります。今日、どのような作業を行っていましたか。次は何の仕事をするつもりですか?作業を行い、計画されたタスクのスケジュールを満たすことを守っていることはありますか?

会議の目的は、次のものでなければなりません。

  • これらのタスクがスケジュールどおりに行われていることを確認
  • する
  • タスクブロッカー

  • に対処するには不測の事態を有効にして遅延タスク

  • に対処するにはプロジェクトメンバー。
毎日15分間のミーティングが理想的です。その後、誰もがプロジェクトのタスクに戻る必要があります。

主な要

点は、この記事の主なポイントです。

  • 時間追跡は、プロジェクトのスケジュールに関係するプロジェクト管理の側面です。

  • それはプロジェクトの現実的な時間枠を作成し、それはプロジェクトのステータスに関するリアルタイムのフィードバックを与え、それは将来のプロジェクトのためのより正確な時間見積もりを作成するのに役立ちますので、時間の追跡は重要です。

  • 時間追跡戦略には、高レベルのプロジェクト計画の作成、タスクレベルの作業分解構造の作成、計画プロセス中のステークホルダーとのコミュニケーション、スケジュールを保護するための変更管理プロセスの採用、作業に基づいた生産的な会議が含まれます。ブレークダウン構造。