発注管理の理解と効果的な発注プロセスの

understanding purchase order management and how to optimize

効率性、生産性、収益性を維持するためには、効果的な在庫管理ポリシーを実施することが不可欠です。サプライチェーン全体で非効率性を持つ企業は、顧客の満足と注文の完了がより困難になる傾向があります。

建設的な発注プロセスは、在庫管理の必要なコンポーネントです。PO 操作の各ステップをガイドする一連のポリシーがなければ、システム全体がバラバラになることがあります。その結果、組織はリソースを紛失し、お金を無駄にし、競争力を失うことになります。

PO アクティビティ を整理するのに役立ついくつかのテクニックとヒントがあります。ここでは、ロジスティクスネットワーク全体で発注書を管理するために必要な手順の概要を示します。

発注管理とは

what is purchase order management 1604000445 6933

発注書管理は、すべての購入が必要であることを確実にするために企業によって実装される社内調達プロセスであり、占め、およびコストを増強します。目的は、発注書を実行する前に、作業者がすべてのポリシーと手順に従っていることを確認することです。

購入プロセスは、商品と請求書の支払いの取得に関連するすべてのトランザクションを指します。購買要求プロセスは、潜在的な購入者が希望する製品を特定したときに開始され、最終請求書が支払われるときに終了します。

最も一般的な 発注処理手順 には、

  • 発注の作成が含まれます。発注は調達チームまたは管理スタッフによって作成
  • され、承認フロー発注は承認機関に送信されます。任意の調整
  • PO ディスパッチ発注は、Eメール、ファックス、または紙のブラインドを使用して特定のベンダーに送信されます
  • 。契約は、ベンダーが発注書を受け入れると、法的拘束力を持ちます。契約には、購買担当の詳細、発注番号、出荷日、価格設定などが含まれます
  • 仕入先管理チームは、品目の品質をチェックする倉庫管理者に製品を送信します。問題がある場合、サプライチェーン管理はベンダー
  • 3ウェイ照合を通知します。倉庫管理チームは、3ウェイ照合を実行して請求書を検証し、すべてが適切に請求されていることを確認
  • する
  • 発注クローズそれ以上の不一致が存在しない場合、請求書は同社の買掛金部門
は、在庫管理を合理化し、サプライチェーンのすべての領域を整理するために、効果的な発注プロセスを実装することが不可欠です。不適切に実行された購入プロセスは、過払い、損傷、時間の浪費、および非効率性につながる可能性があります。

発注管理の最適化のベストプラクティス PO管理の一部としてワークフロー

best practices to optimize purchase order management 1604000445 6318

を実装すると、コストの監視と発生する問題の修正に役立ちます。これにより、リソースの適切な割り当てが容易になり、ロジスティクスネットワークのすべての領域にわたって効率が向上します。

ここでは、発注プロセスを最適化するためのベストプラクティス-

1.現在の発注プロセスのレビュー
発注が現在処理されている方法と、作成から終了までの間に発生する問題のタイプを評価します。

倉庫全体の調達プロセスのすべてのメンバーに話して、ボトルネックが存在するかどうかを確認します。これらの関係者は、回答の備えが優れているため、これらの問題領域にどのように対処するかを尋ねます。

2.簡単にアクセス可能なガイドラインを書く
作業者が発注書を満たすための正確なポリシーと手順を知っている場合、すべてがより効率的かつ一貫して実行されます。

倉庫/サプライヤー管理チームと話をした後、従うべき厳格なガイドラインを実装します。サプライチェーン全体のすべての従業員がこれらの作業に簡単にアクセスできるようにして、すべてのユーザーが常に同じページにとどまるようにします。

3.中央ベンダーデータベースの
提供発注書プロセスの一部であるすべての作業者と利害関係者に、アクセス可能な承認済みベンダーデータベースを提供します。

これにより、購入者はデータベースを参照して、経験のある検証済みの以前に使用したベンダーを見つけることができるため、リアルタイムで注文を完了することが容易になります。また、従業員は自信を持ってタイムリーにベンダーを選択できるため、効率が向上します。

4.妥当な承認プロセスのある
発注承認プロセスは、柔軟性がなく、寛大なものであってはなりません。POの承認を確定するにはあまりにも官僚的で面倒な場合は、サプライチェーン全体で効率と生産性を低下させる波及効果があります。

発注プロセスがあまりにも寛大な場合、過剰注文、不正確な注文、または高価なベンダーの使用によって損失します。発注書の規模と会社の予算を考慮して、発注書の承認ポリシーと手順のセットを実装します。

5.経費制約の使用
効果的な 発注ワークフロー管理 では、オフィス用品や原材料などの異なるカテゴリに製品をシステム化する必要があります。

これは、すべてのカテゴリのための予算内に滞在するのに役立ちます。また、経営陣は、特定のカテゴリに支出上限を設定したり、予算内に収まるための補助的な承認を要求することもできます。これにより、注文プロセス全体が合理化され、倉庫管理チームの作業が少なくなります。

6.作業者が@@ 発注ステータスをアクセス可能にする作業者が
発注を開始する場合、作業者は発注を定期的に更新する必要があります。購入者が注文のステータスを確認するためにいつでもチェックインできるようにすると、クエリの数とフィールドへの試行時間が短縮されます。ステータスの可視性は、ワークフロープロセスを測定し、修正する非効率的な領域を見つけるのに役立ちます。

ユーザーフレンドリーな調達ソフトウェアを使用して発注プロセスを管理および自動化することで、在庫管理システム全体を合理化し、改善します。

発注書管理システムには、発注書用にカスタマイズされたワークフローを作成できる機能があります。通常、ソフトウェア・ソリューションはステータスの更新を行うため、管理はプロセスの各段階で何が起こっているかを正確に把握できます。管理ソリューションを導入することで、時間とコストを節約し、収集された在庫データの精度も向上します。

結論

ここでは、発注書管理-発注書管理について覚えておくべき重要なテイクアウトがあります。

  • 発注書管理は、すべての注文が計上され、コストに対して最適化されることを保証します。
  • 購買プロセスには、注文の作成、承認フロー、発注の発送、ブラインド契約、商品配送、三方照合、発注完了などがあります。
  • 効果的な発注プロセスワークフローにより、時間とコストを節約し、サプライチェーン全体の効率を向上させることができます。
  • 発注書管理を改善するためのヒントには、慎重なレビュー、中央ベンダーデータベースなどのガイドラインを組み込み、合理的な承認プロセスの作成、予算ベースの経費制約の使用、作業者がステータスの更新を利用できるようになどがあります。
  • カスタマイズされたクラウドベースのソフトウェアソリューションを購入することで、ワークフロープロセスの合理化、精度の向上、生産性の向上にも役立ちます。