Por que el seguimiento de tiempo es importante en la gestion de proyectos El recurso mas valioso de

why time tracking is important in project management

Importancia del seguimiento de tiempo

Una breve mirada a la gestionde
proyectos La gestion de proyectos es un proceso que se ocupa de administrar un conjunto de actividades con una fecha de inicio y finalizacion especifica para lograr un objetivo definido.

La gestion de proyectos se ocupa principalmente de cuatro puntos de enfoque, tambien conocidos como los cuatro pilares de la gestion de proyectos- alcance, calendario, costo y calidad.

Seguimiento de tiempo en Gestion de proyectos
El seguimiento de tiempo es un aspecto de la gestion de proyectos que se ocupa de la programacion.

Al hacer el seguimiento de tiempo en la gestion de proyectos, es importante que los jefes de proyecto identifiquen dos tipos de medidas de

  • tiempo- asignacion de tiempo planificada. Esta es la estimacion de cuanto tiempo tomara una actividad de proyecto en particular.

  • Tiempo real invertido. Se trata del gasto real o en tiempo real en completar una actividad de proyecto.
Estos son los pasos para el seguimiento del tiempo en la gestion del proyecto-

  • Defina las fases del proyecto. Estos son los principales segmentos o etapas del proyecto.

  • Identificar las tareas para cada etapa. La identificacion de tareas dara una idea detallada de las actividades especificas que se deben realizar para completar una fase de proyecto. Mas adelante, se asignaran recursos a cada una de estas tareas.

  • Calcule cuanto tiempo tomara una tarea. Esta es la cantidad de tiempo planificada o esperada para completar una tarea. Tipicamente medido en horas-hombre o hombre-dias-hombre.

  • Registre las horas de tarea reales. Durante el curso del proyecto, se registra el tiempo real utilizado para completar una tarea.

  • Control. Implica reasignar tareas, barajar secuencias de tareas o incluso cancelar tareas de forma directa. Estos ajustes se realizan durante un proyecto en curso con el fin de cumplir con los compromisos de programacion del proyecto

La importancia del seguimiento del tiempo
La palabra clave para los directores de proyecto es control. Una de las muchas cosas que un jefe de proyecto tiene que controlar en un proyecto es el tiempo. Lo que debe controlarse primero debe medirse; por lo tanto, los jefes de proyecto deben hacer un seguimiento del tiempo.

Por definicion, cada proyecto es una actividad finita. Significa que tiene una fecha de inicio especifica y una fecha de finalizacion especifica. Esto contrasta con las actividades operacionales que se desarrollan indefinidamente mientras el negocio este en existencia. Debido a la naturaleza finita de los proyectos, es importante asegurarse de que los proyectos se completen en la fecha de finalizacion prevista o antes de ella.

Estas son las razones por las que el seguimiento de tiempo es importante- se

  • debe crear un marco temporal realista para el proyecto a fin de asegurar que se presupuestado el tiempo adecuado para el. Este plazo realista se basa en el agregado de la duracion estimada de cada tarea dentro del proyecto. Un marco de tiempo realista evita fechas de finalizacion del proyecto poco realistas.
  • El seguimiento del tiempo real invertido en comparacion con el tiempo planificado dara retroalimentacion en tiempo real sobre el estado de la programacion del proyecto. El tiempo de seguimiento le dara al jefe de proyecto un aviso si el proyecto esta en camino o si el programa esta comenzando a deslizarse y la fecha de finalizacion de la fase o incluso la fecha de finalizacion del proyecto corre peligro de no ser realizada. Esto permitira el ajuste necesario para volver a encarrilar el proyecto.
  • El seguimiento del tiempo real dedicado a las tareas del proyecto sera util para futuros proyectos. Al hacer la planificacion de nuevos proyectos, saber el tiempo real que tomo una tarea para un proyecto anterior, se creara una linea de tiempo planificada mas precisa si el nuevo proyecto implica la misma tarea.

5 Estrategias de seguimiento temporal para la gestion de proyectos

5 time tracking strategies for managing projects 1602861047 9118

1. Cronologia de alto nivel
Al comienzo del proyecto, especialmente antes de que se haya realizado una planificacion, el proyecto se siente amorfo o inseguro. Las partes interesadas del proyecto tienen preocupaciones acerca de los plazos, las actividades y el exito general del proyecto.

Un cronograma de alto nivel puede dar forma al proyecto y disipar las preocupaciones de las partes interesadas al proporcionar una vision mas clara de las tareas, los entregables y los calendarios del proyecto.

Comience definiendo las fases principales del proyecto y definiendo las tareas de cada fase. Para cada una de esas tareas estime cuanto tiempo tomara una tarea completarse (en horas-hombre o hombre-dias-hombre).

Cuando se suman las estimaciones de tiempo a nivel de tarea, la duracion planificada del proyecto, digamos 100 horas-hombre o 12,5 dias-hombre, sera visible. A continuacion, las tareas se pueden asignar en un calendario teniendo en cuenta los dias festivos y los fines de semana; creando efectivamente una linea de tiempo de alto nivel.

El cronograma de alto nivel permitira proporcionar a las partes interesadas del proyecto una fecha realista de inicio y finalizacion del proyecto.

2. Estructura de Desglose
del Trabajo La estructura de desglose del trabajo o EDT tiene informacion sobre los entregables del proyecto a nivel de tarea, el tiempo estimado para realizarlos, quien esta asignado para realizar la tarea y cuando debe realizarse la tarea. Por ejemplo-

  • Tarea- Instalar la luminaria principal en despensa
  • Asignado a- Gary from A&R Construction
  • Duracion planificada- 2 horas
  • Fecha de inicio planificada- 6 de marzo
  • Fecha de finalizacion planificada- 7 de marzo




El normalmente se encuentra en una hoja de calculo o en un software de gestion de proyectos. Se identifican las tareas que dependen entre si. Las tareas mas importantes tambien estan marcadas.

En un proyecto en curso, se agregan tres elementos de informacion muy importantes a la EDT- Duracion real, Fecha de inicio real y Fecha de finalizacion real. Con estos puestos en marcha, un director de proyecto podra evaluar si el proyecto esta a tiempo, antes de lo previsto o retrasado.

3.
Los gestores de proyectos decomunicacion de las partes interesadaspueden ser responsables del proyecto, pero no son duenos de el. Las partes interesadas lo hacen.

La comunicacion con las partes interesadas es importante para los gerentes de proyectos que realizan el seguimiento del tiempo, ya que tienen que asegurarse de que han tenido en cuenta las expectativas de las partes interesadas en el plan del proyecto.

Una cronologia de alto nivel y una estructura de desglose del trabajo bien ejecutada es inutil si faltan productos clave que las partes interesadas buscaran al final del proyecto.

Por lo tanto, corresponde a los directores de proyectos involucrar y comunicarse continuamente con las partes interesadas durante las etapas de planificacion y ejecucion del proyecto.

4. Gestion de cambios
No es raro que un jefe de proyecto reciba un nuevo requisito durante un proyecto en curso. Cuando se produce tal situacion, es un error que un jefe de proyecto simplemente acepte el nuevo requisito y siga adelante con el proyecto actual con el calendario existente.

Aqui es importante que notemos que los cuatro pilares de la gestion de proyectos estan relacionados. Cualquier cosa que afecte al alcance tambien afectara el costo, la calidad y, para fines de seguimiento de tiempo, el horario.

La respuesta correcta a un nuevo requisito es tener un proceso de gestion de cambios. Esto significa que cualquier cambio en un pilar proyectado -en el caso de un nuevo requisito, este seria el pilar del alcanc- significa ajustes correspondientes a los demas pilares. Muy simplemente una adicion al alcance significara un ajuste a la linea de tiempo del proyecto.

El plan del proyecto de alto nivel y el WBS deben revisarse para tener en cuenta las nuevas necesidades.

5. Reunirse con propositos
Las reuniones son esenciales para las actividades del proyecto que deben tomar el menor tiempo posible de las tareas basicas del proyecto.

Las reuniones deben llevarse a cabo con la estructura de desglose del trabajo en el centro. Para cada recurso del proyecto, las preguntas deben ser- Que trabajo ha hecho hoy? Que trabajo vas a hacer a continuacion? Hay algo que le impide hacer su trabajo y cumplir el calendario de tareas planificado?

El objetivo de la reunion debe ser-

  • Asegurarse de que esas tareas se realizan segun lo programado

  • Para tratar con cualquier bloqueador
  • de tareas
  • Activar contingencias para lidiar con tareas retrasadas

  • Para tratar cualquier otro problema de miembros del proyecto.
Una reunion diaria de quince minutos es ideal, despues de la cual todo el mundo debe volver a hacer sus tareas de proyecto.

Clave Takeaways

Estos son los puntos principales de este articulo- El

  • seguimiento del tiempo es un aspecto de la gestion del proyecto que se refiere al calendario del proyecto.

  • El seguimiento de tiempo es importante porque crea un marco de tiempo realista para el proyecto, proporciona retroalimentacion en tiempo real sobre el estado de un proyecto y ayuda a crear estimaciones de tiempo mas precisas para futuros proyectos.

  • Las estrategias de seguimiento del tiempo incluyen la creacion de un plan de proyecto de alto nivel, la creacion de una estructura de desglose del trabajo a nivel de tarea, la comunicacion de las partes interesadas durante el proceso de planificacion, la adopcion de un proceso de gestion del cambio para proteger el horario y reuniones productivas basadas en el trabajo estructura de desglose.