Como elijo un software de contabilidad que se adapte a las necesidades de mi restaurante?
Busque un software que se integre con su punto de venta, haga un seguimiento del inventario y la nomina y ofrezca informes detallados. Las soluciones basadas en la nube brindan flexibilidad y escalabilidad, lo cual es crucial a medida que su restaurante se expande.
Como configurar el sistema de contabilidad de su restaurante para lograr la maxima eficiencia
Comprenda las necesidades contables unicas de un restaurante
Dirigir un restaurante significa gestionar muchas cosas a la vez- gestionar el personal, hacer un seguimiento del inventario, mantener contentos a los clientes y tratar de mantener la rentabilidad. En medio de todo eso, es facil dejar de lado la contabilidad. Pero tener un sistema de contabilidad claro y organizado es una de las mejores cosas que puedes hacer para que tu restaurante funcione sin problemas.
Sin el sistema adecuado, es dificil saber a donde va tu dinero, cuanto te cuesta realmente la comida o si estas ganando lo suficiente para mantenerte a la vanguardia. Y dado que los margenes de beneficio de la mayoria de los restaurantes son muy pequenos (normalmente solo del 3% al 6%), cada error puede acumularse rapidamente.
Antes de configurar tu sistema de contabilidad, es importante entender como funcionan las finanzas de los restaurantes. Los restaurantes no son como otros negocios- hay muchas partes pequenas que se mueven rapidamente y que deben rastrearse de cerca. Estas son las principales cosas a tener en cuenta-
1. Las ventas diarias de
restaurantes de multiples fuentes generan dinero de varios lugares- restaurantes, comida para llevar, aplicaciones de entrega a domicilio, catering y mas. Cada uno de ellos puede tener diferentes comisiones, metodos de pago y plazos. Su sistema de contabilidad deberia poder gestionar todo esto sin confusion.
2. Los costos de los alimentos y el inventario se mueven
La comida rapida es uno de sus mayores costos y es perecedera. Debes llevar un registro de lo que compras, lo que usas y lo que se desperdicia. Si no te mantienes al tanto de esto, las pequenas perdidas pueden acumularse rapidamente.
3. Los costos laborales son complejos
Es probable que tenga una combinacion de trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y que reciben propinas. La nomina debe hacer un seguimiento preciso de los salarios, las horas extras, las propinas y los impuestos. Tambien debe cumplir con las leyes laborales locales y federales. Los errores en este sentido pueden dar lugar a multas o a empleados insatisfechos.
4. Muchos gastos regulares El
alquiler, los servicios publicos, las facturas de los proveedores, los equipos y los suministros deben pagarse a tiempo. Si no los registras correctamente, es facil perder un pago o perder la nocion de a donde va tu dinero.
5. Las ventas pueden ser impredecibles
Sus dias mas ocupados pueden ser fines de semana o dias festivos. Las estaciones, el clima o los eventos locales pueden afectar sus ingresos. Por eso es util generar informes que muestren las tendencias y te ayuden a planificar con antelacion, incluso cuando las ventas suban o bajen.
Una vez que comprendas estas necesidades, podras crear un sistema de contabilidad que funcione para tu restaurante, no en su contra.
Elija el metodo de contabilidad correcto
Una de las primeras decisiones importantes al configurar el sistema de contabilidad de su restaurante es elegir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulacion. Esta eleccion afecta la forma en que registras los ingresos y los gastos, y puede marcar una gran diferencia en la forma en que entiendes tu salud financiera.
1. Contabilidad de caja (simple y comun en restaurantes pequenos)
Con la contabilidad de caja, solo registras el dinero cuando realmente cambia de manos. Esto significa que contabilizas los ingresos cuando recibes el pago y los gastos cuando pagas una factura. Es simple, facil de rastrear y, con frecuencia, lo utilizan los restaurantes mas pequenos o nuevos.
Ventajas
- Facil de entender
- Ofrece una imagen clara del efectivo disponible
- Es bueno para supervisar las operaciones diarias
Desventajas
- No muestra el panorama financiero completo (es posible que tenga facturas que vencen y que aun no se reflejan)
- Puede dificultar la planificacion anticipada o la comprension de los beneficios reales
2. Contabilidad de valores devengados (mas precisa pero compleja) La
contabilidad de valores devengados registra los ingresos cuando se devengan y los gastos cuando se incurren en ellos, incluso si el dinero aun no ha cambiado de manos. Por lo tanto, si sirves un pedido de catering hoy y le haces una factura al cliente, seguiras registrando la venta hoy, incluso si te pagan la semana que viene.
Ventajas
- ofrece una vision mas precisa de los ingresos y los gastos
- Es mejor para entender los margenes de beneficio a lo largo del tiempo
- Suele ser necesario a medida que la empresa crece o busca financiacion
Desventajas
- Es mas complejo y dificil de gestionar manualmente
- No refleja tu saldo bancario real
3. Que metodo deberias usar?
Si recien esta comenzando y desea simplificar las cosas, la contabilidad de caja puede ser la mejor opcion. Pero si planeas crecer, solicitar prestamos o atraer inversores, la contabilidad de devengo te dara una mejor vision a largo plazo. Muchos propietarios de restaurantes comienzan con la contabilidad de caja y luego pasan a la contabilidad de valores devengados con la ayuda de un contador.
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Seleccione el software de contabilidad apropiado
Elegir el software de contabilidad adecuado es una de las decisiones mas importantes que tomaras para la salud financiera de tu restaurante. La herramienta adecuada puede ahorrarle horas de trabajo manual, reducir los errores y proporcionarle los informes que necesita para tomar decisiones empresariales inteligentes.
1. Que buscar en el software de contabilidad para restaurantes
No todo el software de contabilidad esta disenado pensando en los restaurantes. Quiere un sistema que pueda gestionar las necesidades especificas de su negocio. Busque un software que incluya funciones como-
- La integracion con su sistema POS (punto de venta) para registrar automaticamente las ventas diarias
; el seguimiento del inventario para ayudar a gestionar los costos y los suministros de alimentos
; la gestion de nominas para controlar los salarios, las propinas y las retenciones de impuestos
; el seguimiento de las facturas de los proveedores para saber cuanto debe y cuando
; informes personalizados que le ayuden a comprender las ganancias, las perdidas y las tendencias a lo largo del tiempo
2. Software basado en la nube frente a software de escritorio
La mayoria de los propietarios de restaurantes modernos prefieren el software basado en la nube porque permite el acceso desde cualquier lugar- su telefono, tableta o computadora portatil. Tambien se actualiza automaticamente y, a menudo, incluye funciones de seguridad y respaldo.
El software de escritorio puede seguir siendo util si quieres mantener las cosas sin conexion, pero normalmente requiere actualizaciones manuales y almacenamiento local.
3. Escalabilidad y facilidad de uso
Elija un software que pueda crecer con usted. Si tiene pensado anadir ubicaciones, ofrecer entregas a domicilio o ampliar los servicios de catering, su software deberia gestionar esa tarea sin necesidad de cambiar de plataforma mas adelante. Ademas, asegurate de que el sistema sea facil de usar. Un software complicado puede ralentizarte o provocar errores si tu equipo no puede usarlo correctamente.
4. Costo y soporte
Compare los planes de precios y asegurese de que el software ofrezca soporte al cliente. Busque uno que ofrezca tutoriales, chat en vivo o ayuda telefonica en caso de que tenga problemas.
Una buena herramienta de contabilidad deberia parecer un asistente util, no otro quebradero de cabeza. Una vez que este en su lugar, sera mucho mas facil mantenerse organizado y concentrado en el funcionamiento del restaurante.
Disene un plan de cuentas
Una vez que haya elegido su metodo y software de contabilidad, el siguiente paso es crear un plan de cuentas. Esta es simplemente una lista de todas las categorias que utilizaras para llevar un registro de tus ingresos y gastos. Consideralo la base de tu sistema financiero- te ayuda a organizar todo lo que gastas y ganas de forma que tenga sentido para tu restaurante.
1. Por que es importante un plan de cuentas
Un plan de cuentas bien organizado hace que la contabilidad sea mas rapida y la presentacion de informes mas clara. Tambien le ayuda a detectar tendencias, hacer un seguimiento de sus mayores costos y comprender a donde va su dinero. Sin el, sus registros pueden volverse rapidamente desordenados y dificiles de leer.
2. Categorias que debe incluir
Su plan de cuentas debe basarse en el funcionamiento de los restaurantes. Estas son algunas categorias de cuentas comunes que probablemente necesitara-
Cuentas de ingresos -
Ventas de alimentos (comida, comida para llevar, entrega a domicilio)
- Venta de bebidas (con y sin alcohol) -
Ingresos por catering o eventos -
Ventas de tarjetas de regalo u otras fuentes de ingresos
Costo de los bienes vendidos (COGS)
- Compras de alimentos - Compras de
bebidas -
Empaques y suministros
Gastos de mano de obra
- Sueldos y salarios
- Impuestos sobre la nomina
- Beneficios para empleados
- Propinas pagadas
Gastos de operacion
- Alquiler o arrendamiento
- Servicios publicos
- Seguros
- Reparaciones de equipos
- Comercializacion y publicidad
- Suministros de limpieza
Otras cuentas
- Comisiones bancarias
- Suscripciones a programas informaticos
- Servicios profesionales (juridicos, contables)
3. Consejos para configurarlo
Mantengalo simple- no se complique demasiado con demasiadas categorias. Empieza con lo basico y ajustalo con el tiempo a medida que aprendas que datos son mas utiles. Su software de contabilidad puede incluir una plantilla de plan de cuentas que puede personalizar segun sus necesidades.
Una vez que su plan de cuentas este listo, sera mucho mas facil registrar y revisar las transacciones. En el siguiente paso, hablaremos sobre como crear flujos de trabajo para introducir datos y mantener todo preciso.
Configure flujos de trabajo regulares de entrada de datos y reconciliacion
Una vez que su plan de cuentas este listo, el siguiente paso es crear una rutina para ingresar y verificar sus datos financieros. Esto es lo que hace que sus libros sean precisos, actualizados y utiles. Incluso el mejor software de contabilidad no ayudara si los numeros que ingresas no son correctos o no son oportunos.
1. Tareas diarias y semanales
Es una buena idea llevar un poco de contabilidad todos los dias. Esto evita que las cosas se acumulen y reduce las posibilidades de perder algo importante. Estas son algunas de las tareas de las que deberias estar al tanto-
- Entradas de ventas diarias. Si su sistema POS no esta conectado a su software de contabilidad, registre sus ventas diarias de forma manual, desglosadas por tipo (comida, bebidas, entrega, etc.).
- Seguimiento de efectivo y propinas. Registre el efectivo recaudado y las propinas pagadas cada dia. Esto es especialmente importante para cumplir con las normas tributarias y de nomina.
- Recibos y facturas. Introduzca las facturas de los proveedores y guarde todos los recibos. Intente hacerlo el dia en que las reciba o al menos una vez a la semana.
2. La
conciliacion semanal o quincenal consiste en comparar lo que hay en tu software de contabilidad con lo que hay en tu cuenta bancaria, extracto de tarjeta de credito o informe de punto de venta. Si algo no coincide, es una senal de que algo se ingreso incorrectamente o se omitio.
- Conciliacion bancaria. Compruebe que sus depositos bancarios coincidan con sus ingresos registrados.
- Conciliacion entre el vendedor y la factura. Asegurate de no omitir ningun pago ni de duplicar entradas.
- Comprobaciones puntuales del inventario. Compare sus registros de inventario con lo que realmente esta en stock.
3. Mantengase constante
La consistencia es clave. Ya sea que lo haga usted mismo o tenga un contador, respete un cronograma. No dejes que pasen varias semanas sin actualizar tus registros; los errores son mas dificiles de corregir cuanto mas tiempo permanecen.
La adopcion de estos sencillos habitos mantiene limpios tus datos financieros, lo que facilita mucho todo, desde los impuestos hasta las decisiones empresariales.
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Implemente sistemas de seguimiento de inventarios y costos de alimentos
Los costos de inventario y comida son algunos de los mayores gastos de cualquier restaurante y, si no se controlan de cerca, sus ganancias pueden desaparecer rapidamente. Configurar un sistema para administrar el inventario y calcular los costos de los alimentos te ayuda a controlar el desperdicio, evitar los pedidos excesivos y detectar los problemas antes de que se conviertan en costosos.
1. Por que es importante el seguimiento del inventario
Cada vez que recibes una entrega (productos, carne, productos secos o bebidas), estas aumentando tu inventario. Y cada vez que se sirve una comida, estas consumiendo parte de ese stock. Si no registras lo que entra y lo que sale, no sabras cuanta comida se desperdicia, se pierde o se usa de manera ineficiente.
Incluso los pequenos errores en el inventario pueden tener un gran impacto. Por ejemplo, si su cocina consume un 10% mas de queso de lo esperado cada semana, eso podria sumar miles de dolares en perdidas de beneficios a lo largo de un ano.
2. Como hacer un seguimiento eficaz del inventario
Empieza por crear una lista de todos los articulos que tienes en stock, con las unidades que tengan sentido (libras, onzas, botellas, etc.). Lleve un registro de
- - Lo que ha pedido
, cuando se entrego,
donde
esta almacenado y cuanto se utiliza a lo largo del tiempo.
Muchas herramientas de contabilidad o inventario pueden ayudar a automatizar este proceso. Algunas se integran con tu sistema de punto de venta para hacer un seguimiento del uso de los ingredientes en funcion de las ventas. Pero incluso si lo haces manualmente, los recuentos regulares (semanales o quincenales) son esenciales.
3. Calcule el porcentaje del costo de los alimentos
Una de las metricas mas utiles en la contabilidad de los restaurantes es el porcentaje del costo de los alimentos. Se calcula de la siguiente manera-
(Inventario inicial + Compras Inventario final) /Ventas x 100
Esto te indica que parte de tus ingresos se destina a comida. La mayoria de los restaurantes buscan entre un 28 y un 35%, pero esto puede variar segun el menu. Si
combinas unos habitos de inventario solidos con el seguimiento del coste de los alimentos, tendras mas control sobre tus gastos y mas confianza en tus resultados.
Establecer procedimientos de contabilidad de nomina y costos laborales
La mano de obra es uno de los gastos mas grandes y complejos del negocio de los restaurantes. Entre los salarios por hora, los empleados asalariados, las propinas, las horas extras y los cambios de turno, es facil que la nomina se convierta en un quebradero de cabeza. Por eso es esencial establecer procedimientos claros de seguimiento de la nomina y los costos laborales, no solo para mantener la legalidad, sino tambien para proteger sus margenes de beneficio.
1. Realice un seguimiento de todos los tipos de costos laborales
Comience por identificar las diferentes formas en que paga a su equipo. Esto puede incluir-
- Los salarios por hora del personal de cocina y servicio
; los salarios de los gerentes o empleados administrativos
; las propinas recaudadas y distribuidas
; el pago de horas extras y vacaciones
; los impuestos del empleador (seguridad social, Medicare, desempleo)
; los beneficios, si los ofrecen (como el pago de la atencion medica o las vacaciones).
Su sistema de contabilidad debe registrar cada uno de estos por separado para que pueda ver exactamente a donde va su dinero. Incluso los pequenos errores en el seguimiento de las horas o en la distribucion de las propinas pueden acumularse rapidamente o provocar problemas legales.
2. Utilice herramientas de seguimiento del tiempo
Un buen sistema de seguimiento del tiempo facilita mucho la nomina. Muchos sistemas POS vienen con relojes de tiempo incorporados o se pueden conectar a aplicaciones de seguimiento laboral. Estas herramientas ayudan a garantizar que las horas de entrada y salida sean precisas y que se cumplan las leyes que infringen las leyes.
3. Programe los periodos de nomina y
cumplalos Decida si pagara a los empleados semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Establezca un cronograma uniforme y asegurese de que su sistema de nomina este alineado con el. El incumplimiento de los plazos de nomina puede provocar insatisfaccion del personal o incluso sanciones.
4. Compare los costos laborales con las ventas
Para mantener la eficiencia, calcule su porcentaje de costo laboral (costos laborales totales/ventas totales x 100). La mayoria de los restaurantes buscan entre el 20 y el 35%. Si tu porcentaje es demasiado alto, puede significar que tienes exceso de personal durante los periodos de poca actividad o que no cobras lo suficiente por los platos del menu.
Tener un sistema claro de seguimiento de la nomina y la mano de obra te ayuda a cumplir con las normas, a pagar a tu equipo de manera justa y a tomar decisiones de personal mas inteligentes.
Establezca procesos regulares de revision y presentacion de informes financieros
Una vez que su sistema de contabilidad este en funcionamiento, la clave para maximizar su valor es convertir los informes financieros y la revision en un habito regular. Los informes no son solo papeleo- son el chequeo medico de tu restaurante, que muestran que es lo que funciona, que es lo que cuesta demasiado y donde puedes mejorar.
1. Por que es importante la presentacion regular
de informes La elaboracion de informes semanales o mensuales le ayuda a detectar los problemas a tiempo. Por ejemplo, un aumento repentino en los costos de los alimentos podria indicar un desperdicio o un robo. O, si los costos laborales aumentan mas rapido que las ventas, es posible que tengas que ajustar la plantilla. Las revisiones periodicas te mantienen informado para que no te limites a adivinar como va tu negocio.
2. Informes importantes de los que
hay que hacer un seguimiento Hay algunos informes clave que todo propietario de un restaurante debe entender y comprobar con regularidad
- el estado de perdidas y ganancias (P&L). Muestra tus ingresos, gastos y ganancias totales durante un periodo especifico. Le ayuda a entender la rentabilidad general.
- Estado de flujo de caja. Realiza un seguimiento del dinero que entra y sale, para que sepas si tienes suficiente efectivo para cubrir las facturas y la nomina.
- Informe de valoracion de inventario. Le ayuda a controlar sus niveles de existencias y los costos de los alimentos.
- Informe de costos laborales. Muestra cuanto gasta en salarios en comparacion con sus ventas, lo que le ayuda a administrar el personal de manera eficiente.
3. Programe revisiones financieras periodicas
Reserve tiempo cada semana o mes para revisar estos informes. Si trabaja con un contador o un contable, asegurese de analizar juntos cualquier pregunta o inquietud. Este habito te ayuda a tomar mejores decisiones, como cuando reducir los costos, ajustar los precios o invertir en nuevos equipos.
4. Utilice los datos para planificar el futuro
Mas alla de analizar el pasado, utilice sus informes para planificar las temporadas de mayor actividad, los dias festivos o los periodos de poca actividad. El seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo le brinda la informacion necesaria para prepararse para los cambios y evitar sorpresas.
Al incorporar los informes financieros a tu rutina, conviertes las cifras en informacion practica que respaldan el exito de tu restaurante.
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Preguntas frecuentes
Que informes financieros deben revisar regularmente los propietarios de restaurantes?
Los estados de perdidas y ganancias, los informes de flujo de caja, las valoraciones de inventario y los informes de costos laborales brindan informacion clave sobre la salud financiera de su restaurante.
Que es el porcentaje del costo de los alimentos y por que es importante?
El porcentaje del costo de los alimentos muestra que parte de sus ingresos por ventas se destina a los gastos de alimentos. Mantenerlo bajo control ayuda a mantener la rentabilidad.
Como puedo evitar el desperdicio de alimentos mediante la contabilidad?
El seguimiento regular del inventario y la comparacion de los porcentajes de costo de los alimentos a lo largo del tiempo ayudan a identificar el desperdicio y las ineficiencias en la cocina.
Como puedo hacer un seguimiento eficaz de los costos de comida de mi restaurante?
Implemente sistemas de seguimiento de inventario y calcule su porcentaje de costo de alimentos con regularidad para monitorear el desperdicio y controlar los gastos.
