Cuando tienen que pagar horas extras los restaurantes segun la ley federal?
En la mayoria de los casos, a los empleados no exentos se les deben pagar horas extras por las horas trabajadas mas de 40 en una semana laboral, a no menos de 1.5 veces la tarifa de pago regular del empleado.
Cambios recientes en la regla de horas extras de los restaurantes de EE. UU.
La regla federal basica
En los EE. UU., la base de referencia para las horas extras proviene de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la ley federal sobre salarios y horas que cubre a la mayoria de los empleadores privados, incluidos los restaurantes. Segun la FLSA, a los empleados que no esten exentos se les deben pagar horas extras por mas de 40 horas trabajadas en una semana laboral, a una tasa de al menos 1,5 veces la tarifa salarial regular del empleado.
Algunos detalles son muy importantes en la nomina de un restaurante- 1. Las horas extras se basan en la semana laboral, no en el dia. La FLSA no exige un pago adicional solo porque alguien haya trabajado un dia largo, un fin de semana o un feriado. Si un empleado trabaja 8 horas el sabado, no se consideran automaticamente horas extras; lo que importa es si el total de horas de la semana laboral definida supera las 40.
2. La tarifa regular es mas amplia que el salario por hora. El calculo de las horas extras se basa en la tarifa regular del empleado para esa semana, que generalmente incluye la mayor parte de la compensacion que gana el empleado (con algunas exclusiones). Esta es la razon por la que los restaurantes se equivocan cuando el pago es una combinacion de tarifas por hora, primas por turno o determinadas bonificaciones.
3. Exento frente a no exento es el guardian. Si una persona esta debidamente clasificada como exenta, la ley federal no debe pagar horas extras; si no esta exenta, si lo esta. Es importante destacar que el cargo no determina la exencion- la clasificacion se basa en el metodo o nivel de pago y en las pruebas de responsabilidades reales segun las normas del DOL.
Por que los restaurantes consideran que las normas sobre las horas extras son tan estrictas- los horarios cambian rapidamente, los turnos se alargan, la gente cubre las llamadas y los empleados suelen trabajar en varias funciones y tarifas (camarero, jefe de turno, preparacion, fila, etc.). Estas realidades no cambian el factor basico que desencadena las horas extras (mas de 40 horas), pero si facilitan (1) cruzar accidentalmente las 40 horas y (2) calcular mal la tarifa normal cuando el pago es mas complejo.
El mayor cambio federal reciente
Cuando los propietarios de restaurantes dicen que las reglas sobre horas extras estan cambiando, a menudo se refieren al umbral salarial federal que se utiliza para las exenciones de cuello blanco (ejecutivo, administrativo y profesional, que a menudo se abrevia como EAP). Estas exenciones son la razon por la que algunos gerentes asalariados no reciben horas extras en virtud de la ley federal. Para estar exento, un empleado generalmente tiene que (1) recibir un salario, (2) cumplir con un nivel de salario minimo y (3) realizar principalmente tareas exentas.
En abril de 2024, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos finalizo una norma disenada para aumentar el nivel del salario minimo por etapas (un aumento previsto para el 1 de julio de 2024 y otro mayor previsto para el 1 de enero de 2025) y para anadir un mecanismo de actualizacion continua en el futuro. En el caso de los restaurantes, el impacto practico habria sido evidente- mas gerentes asalariados habrian podido optar a trabajar horas extras, a menos que se les aumentara el salario y sus funciones siguieran cumpliendo con los requisitos de exencion.
Pero lo que es mas importante para los operadores es la situacion actual. Un litigio federal impugno la norma de 2024, y el Departamento de Trabajo ha indicado publicamente que, con fines de cumplimiento, aplicara los niveles salariales de 2019 mientras continuan las apelaciones y otras demandas. Esto significa que muchos empleadores vuelven a operar por debajo de la linea de base federal anterior (incluso si planificaron brevemente alrededor de los umbrales mas altos).
Esto es lo que los propietarios de restaurantes deben aprender de este vaiven federal- 1. No confie en los titulos de trabajo. Los titulos GM, AGM, Shift Lead y Kitchen Manager no determinan la exencion. La exencion depende de la estructura salarial, el nivel salarial y las tareas reales desempenadas.
2. Use el nivel salarial federal como piso, no es su unica regla. Incluso si el umbral federal es actualmente el nivel de cumplimiento de 2019, los estados pueden ser mas estrictos y las reglas estrictas triunfan.
3. Trate los cambios en los umbrales salariales como un factor desencadenante para la presupuestacion. Cada vez que cambien los umbrales (federales o estatales), necesitas un plan- aumentar el salario para mantener la exencion (si los deberes cumplen los requisitos) o reclasificarlo para que no este exento y gestionar las horas extras mediante la programacion y la contratacion de personal.
4. Documente su logica de clasificacion. Si mantienes un puesto exento, puedes mostrar la base salarial, el nivel salarial y las funciones que desempena realmente el puesto semana tras semana.
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Actualizaciones estatales sobre horas extras y umbrales de exencion
Incluso cuando las reglas federales sobre horas extras parecen inestables, los restaurantes aun tienen que hacer frente a una realidad constante- la ley estatal puede ser mas estricta que la ley federal y, cuando lo es, generalmente se debe seguir la regla que brinda mayor proteccion a los empleados. En la practica, esto significa que no puedes basar el cumplimiento de las horas extras en una sola norma nacional si trabajas en varios estados, o incluso si tienes una sucursal en un estado con umbrales mas altos. En el caso
de los restaurantes, la norma estatal mas comun no es la imposicion de 40 horas extras en si, sino el umbral salarial para clasificar a ciertos gerentes asalariados como exentos. Muchos estados establecen sus propios niveles salariales de exencion, y esos niveles pueden ser superiores al minimo federal. Si su gerente asalariado esta por debajo del umbral establecido en su estado (incluso si cumple con el requisito de sus funciones), es posible que cumpla con los requisitos para trabajar horas extras en virtud de la ley estatal, que cambia tanto el costo de la nomina como la estrategia de programacion.
Estos son algunos ejemplos estatales que los propietarios de restaurantes deben entender porque, por lo general, son ellos los que impulsan las decisiones de reclasificacion- 1. Nueva York (en vigor desde el 1 de enero de 2026) - El Departamento de Trabajo de Nueva York aumento los umbrales salariales minimos semanales para las exenciones ejecutivas y administrativas. El importe semanal es de 1.275 $ para los empleados de Nueva York, Long Island y Westchester, y de 1.199,10 $ para los empleados del resto del estado de Nueva York. Si un gerente asalariado esta por debajo del umbral semanal aplicable, por lo general no esta exento segun la prueba salarial de ejecutivos o administrativos de Nueva York, incluso si dia a dia se siente como un gerente.
2. Washington (en vigor desde el 1 de enero de 2026)- Washington vincula los umbrales salariales exentos a un multiplo del salario minimo estatal. El Departamento de Trabajo e Industrias de Washington explica que con el aumento del salario minimo de 2026, los umbrales de exencion tambien aumentan. Para 2026, ese umbral salarial semanal es de 1.541,70 dolares por semana (segun el multiplicador actual).
3. California (en vigor desde el 1 de enero de 2026)- el umbral salarial exento de California para muchas exenciones se basa en una formula- al menos el doble del salario minimo estatal para un trabajo a tiempo completo. Con el aumento del salario minimo de 2026, el DIR calcula que el salario minimo anual de los empleados exentos es de 70 304 $ (lo que equivale a 1 352$ por semana si lo convertimos).
La conclusion a nivel del propietario es sencilla- el proceso de gestion del cambio de las horas extras debe incluir los umbrales estatales como un punto de control periodico, no una lucha anual. Cuando un umbral estatal aumenta, normalmente tienes tres opciones operativas- (1) aumentar el salario para mantener la exencion (si los deberes reunen los requisitos), (2) reclasificar como no exento y planificar las horas extras, o (3) redisenar el puesto o el cronograma para controlar las horas y, al mismo tiempo, mantener los estandares de servicio.
Aumentos del salario minimo que afectan las horas extras y el estado de exencion
Los cambios en el salario minimo no solo aumentan la nomina base por hora, sino que tambien pueden aumentar los costos de horas extras y obligar a los gerentes asalariados a tomar decisiones de reclasificacion en ciertos estados. Incluso si el factor federal de pago de horas extras (mas de 40 horas a la semana) sigue siendo el mismo, un salario minimo mas alto aumenta el costo de cada hora extra, ya que las horas extras suelen costar 1,5 veces mas que la tarifa normal del empleado. En el
caso de los restaurantes, el mayor impacto oculto es que algunos estados vinculan de manera efectiva los umbrales de exencion con el salario minimo. Cuando el salario minimo aumenta, el salario minimo requerido para mantener a ciertos empleados exentos de horas extras tambien puede aumentar. Esto crea un punto de decision conocido- aumentar el salario para mantener la exencion (si las funciones cumplen los requisitos) o cambiar el puesto a no exento y gestionar las horas extras teniendo en cuenta la programacion y la cobertura.
Asi es como se ve en la practica en los estados que suelen afectar a los operadores de restaurantes-
1. California- California calcula que el salario minimo de muchos empleados exentos equivale al menos al 2% del salario minimo estatal para un trabajo a tiempo completo. Cuando el salario minimo de California paso a ser de 16,90 dolares/hora a partir del 1 de enero de 2026, el salario minimo anual exento se elevo a 70.304 dolares. Si el salario esta por debajo del umbral, el empleado generalmente no puede considerarse exento, independientemente de su titulo.
2. Washington- Washington establece su umbral salarial de exencion como un multiplicador del salario minimo estatal. Las directrices de Washington muestran que el 1 de enero de 2026, el umbral del salario minimo aumentara a 1.541,70 dolares por semana (para empleadores pequenos y grandes segun el marco actual).
3. Nueva York- Nueva York actualiza sus propios umbrales de salario minimo semanal para determinadas exenciones, y esos umbrales pueden variar segun la region (por ejemplo, NYC/Long Island/Westchester en comparacion con el resto del estado). Esta es otra razon por la que la temporada de salario minimo a menudo coincide con las revisiones de exenciones en la nomina de los restaurantes.
Desde el punto de
vista operativo, es util tratar las actualizaciones del salario minimo como un factor desencadenante para dos comprobaciones rapidas- 1. Verificacion del presupuesto de horas extras- cuanto costaran ahora entre 1 y 3 horas extra por empleado y semana?
2. Compruebe las funciones exentas (que gerentes asalariados estan cerca del umbral estatal) y cual es su plan si el umbral vuelve a subir el ano que viene?
Actualizaciones del calculo de horas extras
En la mayoria de los restaurantes, los problemas de horas extras no ocurren porque los propietarios olvidan pagar tiempo y medio. Ocurren porque el tiempo y medio se calcula sobre la base de la tarifa regular del empleado, y la tarifa regular puede ser mas complicada que la de un solo salario por hora. Segun la FLSA, la tarifa regular generalmente incluye toda la remuneracion por empleo, a menos que se aplique una exclusion especifica. Esto significa que las configuraciones de nomina que tratan ciertos ingresos como separados pueden subestimar accidentalmente la tarifa regular y pagar menos las horas extras.
Estas son las areas de calculo de horas extras que con mayor frecuencia generan riesgos (y una exposicion inesperada a los pagos atrasados) en los restaurantes- 1. La tarifa regular puede incluir mas que el pago por hora. Es posible que sea necesario incluir ciertas bonificaciones, incentivos y pagos de primas no discrecionales relacionados con el desempeno o la asistencia al trabajo al momento de calcular las horas extras. Si esas cantidades no se manejan correctamente en la nomina, puedes terminar pagando horas extras con una tarifa base demasiado baja.
2. Multiples funciones y multiples tarifas en la misma semana requieren calculos cuidadosos. Si un empleado tiene diferentes trabajos con diferentes tasas salariales en la misma semana laboral (por ejemplo, el turno de cocinero de linea tiene un ritmo y el horario de entrega del turno es otro), las horas extras seguiran aplicandose despues de las 40 horas, y la tarifa regular puede ser un promedio ponderado, segun como se estructuren y documenten las tarifas.
3. El pago adicional no siempre cuenta como credito por horas extras. Los restaurantes a veces utilizan primas (como una bonificacion por turno fijo) suponiendo que cubren las horas extras. Sin embargo, a menos que la prima se trate correctamente y cumpla con las reglas para los creditos por horas extras, aun puede adeudar horas extras.
4. Las definiciones de semana laboral deben ser coherentes. Las horas extras se calculan en funcion de una semana laboral fija (un periodo recurrente de 7 dias). Cambiar la semana laboral para evitar las horas extras puede crear problemas de cumplimiento, especialmente si parece que se esta manipulando en torno a las semanas de mayor demanda.
5. Las practicas de cronometraje afectan a la precision de la tarifa regular. El trabajo fuera del horario laboral, las deducciones automaticas, las modificaciones inconsistentes del horario o el mal uso de los codigos laborales pueden distorsionar las horas reales y los ingresos que determinan la tarifa regular.
Una forma util de pensarlo- el cumplimiento de las horas extras es tanto un problema de disciplina de datos como una regla de nomina. Los restaurantes que mantienen codigos laborales limpios, definen claramente que tipos de pago se incluyen en la tarifa regular y hacen un seguimiento constante del trabajo realizado tienen muchas menos probabilidades de sorprenderse con calculos de horas extras o disputas.
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Empleados que reciben propinas, cargos por servicio y horas extras
Los restaurantes suelen asumir que las horas extras son sencillas para los que reciben propinas porque su tarifa base es baja. En realidad, el pago de propinas crea mas oportunidades de calcular mal las horas extras porque se administran varios componentes salariales (salario en efectivo, propinas y, a veces, cargos por servicio) y las reglas tratan esos componentes de manera diferente.
Estos son los puntos operativos que mas importan- 1. Los empleados que reciben propinas siguen ganando horas extras, y el calculo depende de la tarifa regular. Segun la ley federal, a los empleados no exentos se les deben horas extras despues de 40 horas en una semana laboral. Eso no cambia porque alguien reciba propinas. La prima por horas extras se basa en la tarifa regular del empleado durante la semana, y el empleador debe asegurarse de cumplir con el total de sus obligaciones de pago de horas extras, incluso cuando parte de los ingresos del empleado provengan de las propinas.
2. Los creditos de propina crean complejidad estado por estado. Muchos estados tienen sus propias reglas sobre si se permite el credito de propinas, como debe divulgarse y que sucede si las propinas del empleado no le permiten alcanzar el salario minimo requerido. Cuando tu restaurante opera en mas de un estado (o contrata a personas de otros estados), no puedes dar por sentado que el enfoque federal es la respuesta correcta.
3. Los cargos por servicio no son propinas, y eso afecta las matematicas de las horas extras. Un cargo por servicio obligatorio (por ejemplo, un porcentaje que se agrega automaticamente para grupos grandes) generalmente se considera un salario pagado por el empleador, no una propina. Esto significa que los cargos por servicio normalmente fluyen a traves de la nomina de manera diferente que las propinas, y pueden afectar el calculo de la tarifa regular en funcion de como se paguen y se etiqueten. Si tu sistema de punto de venta o de nomina mezcla estas categorias (o si se le dice al personal que basicamente es una propina), puedes crear problemas tanto de cumplimiento como de relacion con los empleados.
4. Las politicas de compartir y compartir propinas pueden chocar con la precision de las horas extras. Las propinas acumuladas suelen distribuirse despues del turno o del periodo de pago. Si las exportaciones de informes y nominas no concilian correctamente las propinas, los cargos por servicio y los codigos de trabajo, es facil terminar calculando una tarifa regular que no refleje lo que el empleado gano realmente durante esa semana laboral.
5. La solucion operativa es una mejor configuracion, no mas trabajo manual. Los restaurantes que reducen las disputas por horas extras suelen hacer las mismas cosas- etiquetar claramente las propinas y los cargos por servicio en el punto de venta, asignar todos los tipos de pago correctamente a la nomina, mantener limpios los codigos de trabajo (especialmente cuando los empleados tienen varias funciones) y auditar los calculos de las horas extras cada vez que cambian las reglas salariales o los tipos de pago.
Si desea que las normas sobre horas extras sean predecibles, trate el cumplimiento del pago de propinas como un problema de configuracion del sistema- definiciones claras, categorias coherentes e informes limpios entre los puntos de venta, la gestion de propinas y la nomina.
No hay impuestos sobre las horas extras y los titulares de impuestos relacionados
Durante el ultimo ano, no hay impuestos sobre las horas extras se ha convertido en una de las preguntas mas comunes que los propietarios de restaurantes escuchan de los empleados, especialmente durante las conversaciones sobre la contratacion y durante la temporada de impuestos. La clave es separar los cambios en la legislacion tributaria de los requisitos en la legislacion laboral. Las reglas de horas extras de la FLSA (mas de 40 horas y tiempo y medio para los empleados no exentos) siguen siendo las reglas de horas extras. Lo que ha cambiado es la forma en que algunos trabajadores pueden tratar ciertas horas extras pagadas en su declaracion federal de impuestos sobre la renta, no si se adeudan horas extras ni si las horas extras estan sujetas al impuesto sobre la nomina.
Esto es lo que realmente ha cambiado a nivel de los impuestos federales. En virtud de la ley One Big Beautiful Bill, las personas pueden solicitar una deduccion del impuesto federal sobre la renta superior a la media para compensar las horas extras que reunan los requisitos para los anos tributarios de 2025 a 2028. La compensacion calificada por horas extras es, por lo general, la parte correspondiente a la prima del pago de horas extras (la mitad del tiempo y medio) exigida en virtud de la FLSA y que se notifica al trabajador (normalmente mediante el formulario W-2). La deduccion tiene limites anuales (comunmente descritos como de hasta 12 500 dolares para la mayoria de las personas que declaran impuestos y 25 000 dolares para las que presentan una declaracion conjunta) y se elimina gradualmente para los contribuyentes con ingresos mas altos. Esta es la razon por la que los empleados pueden decir que las horas extras ya no estan sujetas a impuestos, aunque el cambio consiste en realidad en una deduccion limitada con reglas y limites de elegibilidad.
Lo que esto no cambia es la realidad de los salarios y retenciones de tu restaurante. Por lo general, las horas extras siguen estando sujetas a impuestos sobre la nomina (Seguro Social y Medicare), y los estados aun pueden gravar las horas extras segun sus normas. En otras palabras, la nomina sigue funcionando con normalidad, los talones de pago siguen mostrando retenciones y el beneficio (si el empleado reune los requisitos) se obtiene cuando presenta su declaracion federal, sin eliminar todos los impuestos del cheque de pago. Desde el punto de
vista operativo, puede evitar confusiones (y frustraciones) si establece las expectativas en un lenguaje sencillo- El pago de horas extras se sigue calculando y pagando de la misma manera. Es posible que algunos empleados reunan los requisitos para recibir una deduccion federal relacionada con la parte de la prima por horas extras cuando declaran sus impuestos. Si los empleados piden una prueba, indicales las directrices del IRS en lugar de intentar interpretarlas usted mismo. Y desde el punto de vista de los sistemas, asegurese de que la nomina pueda cumplir con cualquier nuevo requisito de presentacion de informes o documentacion que surja a medida que evolucionen las directrices del IRS, especialmente si en los proximos anos es necesario separar mas claramente los montos de horas extras calificadas (incluso si en 2025 se preve una desgravacion transitoria).
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Contenido de lectura obligada
Salario mínimo
Guia de salario minimo para restaurantes de 2026
Reglas de programación
Actualizacion de las reglas de programacion de restaurantes de 2026
Cumplimiento laboral
Cumplimiento laboral para restaurantes
Ley de agrupación de propinas
Ley de intercambio de propinas para restaurantes en 2026
Preguntas frecuentes
Las horas extras se basan en las horas diarias o semanales?
Segun la FLSA, las horas extras generalmente se basan en las horas semanales (mas de 40), no en la duracion de un solo turno. La ley federal tampoco exige horas extras solo porque alguien trabaja un fin de semana o un feriado. (Algunos estados tienen reglas de horas extras diarias).
Los empleados que reciben propinas reciben horas extras?
Si, los empleados que reciben propinas pueden seguir sin estar exentos y ser elegibles para trabajar horas extras. Las reglas del credito de propinas afectan la forma en que se pagan los salarios, pero no eliminan las obligaciones de horas extras para los trabajadores no exentos.
Si trabajo en varios estados, que reglas de horas extras sigo?
Por lo general, debes seguir las normas estatales y locales aplicables al lugar de trabajo, especialmente cuando los umbrales de exencion estatales u otras protecciones por horas extras son mas estrictos que los federales.
Se incluyen las distribuciones de propinas al calcular las horas extras?
Las propinas que reciben los empleados se tratan de manera diferente a los salarios pagados por el empleador. Los empleados no exentos siguen teniendo la obligacion de pagar horas extras, pero los detalles pueden depender de si el restaurante acepta o no un credito de propinas y de como se paguen o registren las cantidades.
