لماذا يعد تتبع الوقت مهمًا في إدارة المشاريع

أهمية تتبع الوقت

نظرة موجزة على إدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي عملية معنية بإدارة مجموعة من الأنشطة مع تاريخ بدء وانتهاء محدد لتحقيق هدف محدد.

تهتم إدارة المشروع في المقام الأول بأربع نقاط تركيز، تُعرف أيضًا باسم الركائز الأربع لإدارة المشروع - النطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة.

تتبع الوقت في إدارة المشاريع
تتبع الوقت هو جانب من جوانب إدارة المشروع يهتم بالجدولة.

عند القيام بتتبع الوقت في إدارة المشاريع، من المهم لمديري المشاريع تحديد نوعين من مقاييس الوقت -

  • تخصيص الوقت المخطط له. هذا هو تقدير مقدار الوقت الذي سيستغرقه نشاط مشروع معين.

  • الوقت الفعلي الذي يقضيه. هذا هو الوقت الفعلي أو في الوقت الفعلي الذي يتم إنفاقه في إكمال نشاط المشروع.
فيما يلي خطوات تتبع الوقت في إدارة المشروع

  • - تحديد مراحل المشروع. هذه هي الأجزاء أو المراحل الرئيسية للمشروع.

  • حدد المهام لكل مرحلة. سيعطي تحديد المهمة فكرة مفصلة عن الأنشطة المحددة التي يجب القيام بها لإكمال مرحلة المشروع. في وقت لاحق، سيتم تعيين الموارد لكل من هذه المهام.

  • تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة. هذا هو مقدار الوقت المخطط أو المتوقع لإكمال المهمة. تقاس عادة في ساعات العمل أو أيام الرجل.

  • سجل ساعات العمل الفعلية. أثناء سير المشروع، يتم تسجيل الوقت الفعلي المستخدم لإكمال المهمة.

  • التحكم. يتضمن إعادة تعيين المهام أو خلط تسلسلات المهام أو حتى إلغاء المهام بشكل مباشر. تتم هذه التعديلات خلال مشروع مستمر من أجل الوفاء بالتزامات الجدول الزمني

للمشروع أهمية تتبع الوقت
الكلمة الرئيسية لمديري المشاريع هي التحكم». أحد الأشياء العديدة التي يجب على مدير المشروع التحكم فيها في المشروع هو الوقت. يجب أولاً قياس ما يجب التحكم فيه؛ لذلك يجب على مديري المشاريع القيام بتتبع الوقت.

بحكم التعريف، كل مشروع هو نشاط محدود. بمعنى أن لها تاريخ بدء محدد وتاريخ انتهاء محدد. هذا على النقيض من الأنشطة التشغيلية التي تستمر إلى أجل غير مسمى طالما أن العمل موجود. بسبب الطبيعة المحدودة للمشاريع، من المهم التأكد من اكتمال المشاريع في أو قبل تاريخ الانتهاء المحدد.

فيما يلي الأسباب التي تجعل تتبع

  • الوقت مهمًا - يجب إنشاء إطار زمني واقعي للمشروع من أجل ضمان تخصيص وقت كافٍ له. يعتمد هذا الإطار الزمني الواقعي على إجمالي المدة المقدرة لكل مهمة داخل المشروع. يتجنب الإطار الزمني الواقعي تواريخ انتهاء المشروع غير الواقعية.
  • سيعطي تتبع الوقت الفعلي المستغرق مقابل الوقت المخطط ملاحظات في الوقت الفعلي حول حالة جدول المشروع. سيعطي وقت التتبع مدير المشروع تنبيهًا إذا كان المشروع على المسار الصحيح أو إذا كان الجدول الزمني قد بدأ في الانزلاق وكان تاريخ انتهاء المرحلة أو حتى تاريخ انتهاء المشروع في خطر عدم تحقيقه. سيسمح ذلك بالتعديل المطلوب لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
  • سيكون تتبع الوقت الفعلي الذي يقضيه في مهام المشروع مفيدًا للمشاريع المستقبلية. عند القيام بالتخطيط لمشاريع جديدة، فإن معرفة الوقت الفعلي الذي استغرقته مهمة لمشروع سابق، سيؤدي إلى إنشاء جدول زمني مخطط أكثر دقة إذا كان المشروع الجديد ينطوي على نفس المهمة.

5 استراتيجيات تتبع الوقت لإدارة المشاريع

5 time tracking strategies for managing projects 1602861047 9118

1. الجدول الزمني رفيع المستوى
في بداية المشروع، خاصة قبل الانتهاء من أي تخطيط، يبدو المشروع غير متبلور أو غير متأكد. لدى أصحاب المصلحة في المشروع مخاوف بشأن المواعيد النهائية للمشروع والأنشطة والنجاح العام للمشروع.

يمكن للجدول الزمني الرفيع المستوى أن يعطي شكلاً للمشروع ويبدد مخاوف أصحاب المصلحة من خلال توفير رؤية أوضح لمهام المشروع ونواتجإنجاته وجداوله الزمنية.

ابدأ بتحديد المراحل الرئيسية للمشروع وتحديد المهام تحت كل مرحلة. لكل من هذه المهام تقدير المدة التي ستستغرقها مهمة لإكمالها (في ساعات العمل أو أيام الرجل).

عندما يتم إضافة تقديرات الوقت على مستوى المهمة، ستكون مدة المشروع المخطط لها - على سبيل المثال 100 ساعة عمل أو 12.5 يوم عمل - مرئية. يمكن بعد ذلك تعيين المهام في تقويم مع مراعاة العطلات وعطلات نهاية الأسبوع؛ إنشاء جدول زمني عالي المستوى بشكل فعال.

سيكون الجدول الزمني رفيع المستوى قادرًا على تزويد أصحاب المصلحة في المشروع بتاريخ بدء وانتهاء واقعي للمشروع.

2. هيكل انهيار العمل
يحتوي هيكل انهيار العمل أو WBS على معلومات حول مخرجات المشروع على مستوى المهمة, الوقت المقدر للقيام بهذه الإنجازات, من تم تعيينه للقيام بالمهمة, ومتى يجب إنجاز المهمة. فمثلا-

  • مهمة- قم بتثبيت تركيبات الإضاءة الرئيسية في مخزن المؤن

  • المخصص لـ- غاري من A&R مدة البناء

  • المخطط لها- 2 ساعات

  • تاريخ البدء المخطط- مارس 6

  • تاريخ الانتهاء المخطط- مارس
7 يكون التنسيق عادةً في جدول بيانات أو برنامج إدارة المشاريع. يتم تحديد المهام التي تعتمد على بعضها البعض. كما يتم وضع علامة على المهام الأكثر أهمية.

في مشروع مستمر، تتم إضافة ثلاث أجزاء أخرى مهمة جدًا من المعلومات إلى WBS- المدة الفعلية وتاريخ البدء الفعلي وتاريخ الانتهاء الفعلي. مع وجود هذه، سيتمكن مدير المشروع من تقييم ما إذا كان المشروع في الوقت المحدد، أو قبل الموعد المحدد، أو تأخر.

3.
قد يكون مديرو مشاريع اتصالات أصحاب المصلحة مسؤولين عن المشروع ولكنهم لا يملكونه. أصحاب المصلحة يفعلون ذلك.

التواصل مع أصحاب المصلحة مهم لمديري المشاريع الذين يقومون بتتبع الوقت لأنه يتعين عليهم التأكد من أنهم قد اعتبروا توقعات أصحاب المصلحة في خطة المشروع.

يعد الجدول الزمني عالي المستوى وهيكل توزيع العمل الذي تم تنفيذه جيدًا عديم الفائدة إذا كان يفتقد المخرجات الرئيسية التي سيبحث عنها أصحاب المصلحة بحلول نهاية المشروع.

ولذلك يتعين على مديري المشاريع إشراك أصحاب المصلحة والتواصل معهم باستمرار خلال مرحلتي التخطيط والتنفيذ للمشروع.

4. إدارة التغيير
ليس من غير المعتاد أن يتلقى مدير المشروع متطلبات جديدة خلال مشروع مستمر. عند حدوث مثل هذا الموقف، من الخطأ أن يقبل مدير المشروع المتطلبات الجديدة ببساطة ويمضي في المشروع الحالي مع الجدول الزمني الحالي.

هنا من المهم بالنسبة لنا أن نلاحظ أن الركائز الأربع لإدارة المشاريع مرتبطة. أي شيء سيؤثر على النطاق سيؤثر أيضًا على التكلفة والجودة و - لأغراض تتبع الوقت - الجدول الزمني.

الاستجابة الصحيحة لمتطلبات جديدة هي أن يكون لديك عملية إدارة التغيير. وهذا يعني أن أي تغييرات على ركيزة إسقاطية - في حالة وجود شرط جديد، سيكون هذا هو ركيزة النطاق - تعني التعديلات المقابلة للركائز الأخرى. ببساطة شديدة إضافة إلى النطاق ستعني تعديلاً على الجدول الزمني للمشروع.

يجب مراجعة خطة المشروع رفيعة المستوى و WBS لاستيعاب المتطلبات الجديدة.

5. الاجتماعات مع الغرض
ضرورية لأنشطة المشروع التي يجب أن تستغرق أقل وقت ممكن من المهام الأساسية للمشروع.

يجب إجراء الاجتماعات مع هيكل انهيار العمل في المركز. لكل مورد مشروع، يجب أن تكون الأسئلة - ما العمل الذي قمت به اليوم؟ ما هو العمل هل ستفعل بعد ذلك؟ هل هناك أي شيء يمنعك من القيام بعملك والوفاء بجدول المهام المخطط له؟

يجب أن يكون الهدف من الاجتماع-

  • للتأكد من أن هذه المهام تتم في الموعد المحدد

  • للتعامل مع أي حاصرات المهام

  • لتفعيل حالات الطوارئ للتعامل مع المهام المتأخرة

  • للتعامل معها أي مشاكل أخرى من أعضاء المشروع.
يعد الاجتماع اليومي لمدة خمسة عشر دقيقة مثاليًا، وبعد ذلك يجب على الجميع العودة للقيام بمهام مشروعهم.

الوجبات السريعة الرئيسية

فيما يلي النقاط الرئيسية لهذه المقالة-

  • تتبع الوقت هو جانب من جوانب إدارة المشروع يهتم بجدول المشروع.

  • يعد تتبع الوقت مهمًا لأنه يخلق إطارًا زمنيًا واقعيًا للمشروع، فهو يعطي ملاحظات في الوقت الفعلي حول حالة المشروع ويساعد على إنشاء تقديرات زمنية أكثر دقة للمشاريع المستقبلية.

  • تشمل استراتيجيات تتبع الوقت إنشاء خطة مشروع رفيعة المستوى، وإنشاء هيكل توزيع عمل على مستوى المهمة، والتواصل مع أصحاب المصلحة أثناء عملية التخطيط، واعتماد عملية إدارة التغيير لحماية الجدول الزمني والاجتماعات الإنتاجية بناءً على هيكل انهيار العمل.

Must-Read Content

جدولة عرض توضيحي