لماذا يعد تتبع الوقت مهمًا في إدارة المشاريع

أهمية تتبع الوقت

نظرة موجزة على إدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي عملية معنية بإدارة مجموعة من الأنشطة مع تاريخ بدء وانتهاء محددين لتحقيق هدف محدد.

تهتم إدارة المشروع في المقام الأول بأربع نقاط تركيز، تُعرف أيضًا بالركائز الأربع لإدارة المشروع- النطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة.

تتبع الوقت في إدارة المشروع
تتبع الوقت هو جانب من جوانب إدارة المشروع الذي يهتم بالجدولة.

عند القيام بتتبع الوقت في إدارة المشروع، من المهم لمديري المشاريع تحديد نوعين من مقاييس الوقت-

• تخصيص الوقت المخطط له. هذا هو تقدير مقدار الوقت الذي سيستغرقه نشاط مشروع معين.


• الوقت الفعلي الذي يقضيه. هذا هو الوقت الفعلي أو الوقت الفعلي الذي يتم إنفاقه في إكمال نشاط المشروع.

فيما يلي خطوات تتبع الوقت في إدارة المشروع-

• حدد مراحل المشروع. هذه هي الأجزاء أو المراحل الرئيسية للمشروع.


• حدد المهام لكل مرحلة. سيعطي تحديد المهام فكرة مفصلة عن الأنشطة المحددة التي يجب القيام بها لإكمال مرحلة المشروع. في وقت لاحق، سيتم تخصيص الموارد لكل من هذه المهام.


• تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة. هذا هو مقدار الوقت المخطط له أو المتوقع لإكمال المهمة. تقاس عادةً بساعات العمل أو أيام العمل.


• سجل ساعات المهام الفعلية. أثناء سير المشروع، يتم تسجيل الوقت الفعلي المستخدم لإكمال المهمة.


• التحكم. يتضمن إعادة تعيين المهام أو خلط تسلسلات المهام أو حتى إلغاء المهام تمامًا. يتم إجراء هذه التعديلات أثناء مشروع مستمر من أجل تلبية التزامات الجدول الزمني

للمشروع أهمية تتبع الوقت
الكلمة الرئيسية لمديري المشروع هي التحكم». أحد الأشياء العديدة التي يجب على مدير المشروع التحكم فيها في المشروع هو الوقت. يجب أولاً قياس ما يجب التحكم فيه؛ لذلك يجب على مديري المشاريع تتبع الوقت.

بحكم التعريف، كل مشروع هو نشاط محدود. بمعنى أنه يحتوي على تاريخ بدء محدد وتاريخ انتهاء محدد. هذا على النقيض من الأنشطة التشغيلية التي تستمر إلى أجل غير مسمى طالما أن العمل موجود. بسبب الطبيعة المحدودة للمشاريع، من المهم التأكد من اكتمال المشاريع في أو قبل تاريخ الانتهاء المقرر.

فيما يلي أسباب أهمية تتبع الوقت-

• يجب إنشاء إطار زمني واقعي للمشروع من أجل ضمان تخصيص الوقت الكافي له. يعتمد هذا الإطار الزمني الواقعي على إجمالي المدة المقدرة لكل مهمة داخل المشروع. يتجنب الإطار الزمني الواقعي تواريخ انتهاء المشروع غير الواقعية.

• سيؤدي تتبع الوقت الفعلي المستغرق مقابل الوقت المخطط له إلى إعطاء ملاحظات في الوقت الفعلي حول حالة جدول المشروع. سيعطي وقت التتبع مدير المشروع تنبيهًا إذا كان المشروع على المسار الصحيح أو إذا بدأ الجدول الزمني في الانزلاق وكان تاريخ انتهاء المرحلة أو حتى تاريخ انتهاء المشروع في خطر عدم تحقيقه. سيسمح هذا بالتعديل المطلوب لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.

• سيكون تتبع الوقت الفعلي الذي يقضيه في مهام المشروع مفيدًا للمشاريع المستقبلية. عند القيام بالتخطيط لمشاريع جديدة، فإن معرفة الوقت الفعلي الذي استغرقته مهمة لمشروع سابق سيخلق جدولًا زمنيًا مخططًا أكثر دقة إذا كان المشروع الجديد يتضمن نفس المهمة.

5 استراتيجيات تتبع الوقت لإدارة المشاريع

1. الجدول الزمني عالي المستوى
في بداية المشروع, خاصة قبل الانتهاء من أي تخطيط, يبدو المشروع غير متبلور أو غير متأكد. لدى أصحاب المصلحة في المشروع مخاوف بشأن المواعيد النهائية للمشروع والأنشطة والنجاح العام للمشروع.

يمكن للجدول الزمني رفيع المستوى أن يعطي شكلاً للمشروع ويهدئ مخاوف أصحاب المصلحة من خلال توفير رؤية أوضح لمهام المشروع, المنجزات, والجداول الزمنية.

ابدأ بتحديد المراحل الرئيسية للمشروع وتحديد المهام في كل مرحلة. لكل مهمة من هذه المهام، قم بتقدير المدة التي ستستغرقها المهمة لإكمالها (في ساعات العمل أو أيام العمل).

عند إضافة تقديرات الوقت على مستوى المهمة، ستكون مدة المشروع المخطط لها - على سبيل المثال 100 ساعة عمل أو 12.5 يوم عمل - مرئية. يمكن بعد ذلك تعيين المهام في تقويم مع مراعاة العطلات وعطلات نهاية الأسبوع؛ إنشاء جدول زمني عالي المستوى بشكل فعال.

سيكون الجدول الزمني رفيع المستوى قادرًا على تزويد أصحاب المصلحة في المشروع بتاريخ بدء ونهاية واقعيين للمشروع.

2. هيكل تقسيم العمل
يحتوي هيكل تقسيم العمل أو WBS على معلومات حول مخرجات المشروع على مستوى المهمة, الوقت المقدر للقيام بهذه التسليمات, الذي تم تعيينه للقيام بالمهمة, ومتى يجب إنجاز المهمة. فمثلا-

• مهمة- قم بتثبيت تركيبات الإضاءة الرئيسية في المخزن
• المخصص لـ- غاري من أ&المدة المخططة للبناء R
• - 2 ساعات
• تاريخ البدء المخطط- مارس 6
• تاريخ الانتهاء المخطط- مارس 7

ال عادةً ما يكون التنسيق في جدول بيانات أو برنامج إدارة مشاريع. يتم تحديد المهام التي تعتمد على بعضها البعض. يتم أيضًا وضع علامة على المهام الأكثر أهمية.

في مشروع مستمر، تتم إضافة ثلاثة أجزاء أخرى مهمة جدًا من المعلومات إلى WBS- المدة الفعلية وتاريخ البدء الفعلي وتاريخ الانتهاء الفعلي. مع هذه في المكان، سيكون مدير المشروع قادرًا على تقييم ما إذا كان المشروع في الوقت المحدد أو قبل الموعد المحدد أو متأخرًا.

3.
قد يكون مديرو مشاريع التواصل مع أصحاب المصلحة مسؤولين عن المشروع لكنهم لا يمتلكونه. أصحاب المصلحة يفعلون ذلك.

التواصل مع أصحاب المصلحة مهم لمديري المشاريع الذين يقومون بتتبع الوقت لأنه يتعين عليهم التأكد من أنهم قد أخذوا في الاعتبار توقعات أصحاب المصلحة في خطة المشروع.

لا يكون الجدول الزمني عالي المستوى الذي يتم تنفيذه جيدًا وهيكل تفصيل العمل عديم الفائدة إذا كان يفتقد إلى المنجزات الرئيسية التي سيبحث عنها أصحاب المصلحة بحلول نهاية المشروع.

لذلك، يتعين على مديري المشاريع إشراك أصحاب المصلحة والتواصل معهم باستمرار خلال مرحلتي التخطيط والتنفيذ للمشروع.

4. إدارة التغيير
ليس من غير المعتاد أن يتلقى مدير المشروع متطلبات جديدة أثناء مشروع مستمر. عندما يحدث مثل هذا الموقف، من الخطأ أن يقبل مدير المشروع ببساطة المتطلبات الجديدة والمضي قدمًا في المشروع الحالي بالجدول الزمني الحالي.

هنا من المهم بالنسبة لنا أن نلاحظ أن الركائز الأربع لإدارة المشروع مرتبطة. أي شيء سيؤثر على النطاق سيؤثر أيضًا على التكلفة والجودة و - لأغراض تتبع الوقت - الجدول الزمني.

الاستجابة الصحيحة لمتطلبات جديدة هي أن يكون لديك عملية إدارة التغيير. وهذا يعني أن أي تغييرات تطرأ على ركيزة الإسقاط - في حالة وجود شرط جديد، تكون هذه هي ركيزة النطاق - تعني تعديلات مقابلة للركائز الأخرى. ببساطة إضافة إلى النطاق ستعني تعديلًا على الجدول الزمني للمشروع.

يجب مراجعة خطة المشروع عالية المستوى و WBS لاستيعاب المتطلبات الجديدة.

5.
تعد اجتماعات الاجتماع مع الغرض ضرورية لأنشطة المشروع التي يجب أن تستغرق أقل وقت ممكن من المهام الأساسية للمشروع.

يجب إجراء الاجتماعات مع هيكل توزيع العمل في المركز. لكل مورد مشروع، يجب أن تكون الأسئلة- ما العمل الذي قمت به اليوم؟ ما العمل الذي ستقوم به بعد ذلك؟ هل هناك أي شيء يمنعك من القيام بعملك والوفاء بجدول المهام المخطط له؟

إن يجب أن يكون الهدف من الاجتماع-

• للتأكد من أن تلك المهام تتم في الموعد المحدد


• للتعامل مع أي حاصرات مهام


• لتفعيل الطوارئ للتعامل مع المهام المتأخرة


• للتعامل مع أي قضايا أخرى من المشروع أعضاء.

يعد الاجتماع اليومي لمدة 15 دقيقة مثاليًا، وبعد ذلك يجب على الجميع العودة للقيام بمهام مشروعهم.

الوجبات الجاهزة الرئيسية

فيما يلي النقاط الرئيسية لهذه المقالة-

• تتبع الوقت هو جانب من جوانب إدارة المشروع يهتم بالجدول الزمني للمشروع.


• يعد تتبع الوقت أمرًا مهمًا لأنه يخلق إطارًا زمنيًا واقعيًا للمشروع، ويقدم ملاحظات في الوقت الفعلي حول حالة المشروع ويساعد في إنشاء تقديرات زمنية أكثر دقة للمشاريع المستقبلية.


• تشمل استراتيجيات تتبع الوقت إنشاء خطة مشروع عالية المستوى، وإنشاء هيكل توزيع العمل على مستوى المهمة، والتواصل مع أصحاب المصلحة أثناء عملية التخطيط، واعتماد عملية إدارة التغيير لحماية الجدول الزمني والاجتماعات المنتجة على أساس العمل هيكل الانهيار.