5 طرق لتحسين جدولة موظفي الأعمال

أهمية جدولة موظفي الأعمال

بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه المؤسسة، فإن الجدول الزمني العادل والوظيفي يشكل جوهر الشركة. يساعد في تتبع وقت الموظفين والاستفادة منه بأفضل طريقة ممكنة. تتضمن بعض الأهداف المهمة التي يفي بها أفضل جدول للموظفين ما يلي-

1. أتمتة عملية الجدولة
تناولت العديد من الدراسات التي أجريت على مر السنين حقيقة كيف ينفق المديرون وفريق الموارد البشرية ما يصل إلى 12 ساعات من وضع جدول زمني كل أسبوع. تنفيذ برنامج جدولة، وأتمتة العملية، وإزالة الضغط من المديرين.

2. يساعد في مهام الموارد البشرية الأساسية
تعد إضافة حل جدولة الموظفين إضافة قيمة. يساعد المديرين في التعرف على الإطار الزمني الذي يتوفر فيه الموظفون ويساعد في الجدولة القائمة على المهارات.

3. يتتبع معلومات الموظف ويديرها
تتكامل معظم حلول جدولة العصر الجديد مع التطبيقات الأخرى لتتبع مدى توفر الموظفين, وضعهم الحالي ومهاراتهم. قد يؤدي تجاهل أي من هذه إلى أزمة جدولة.

4. تعظيم كفاءة مكان العمل
تضمن الجدولة الفعالة تقسيم عبء العمل بالتساوي. وهذا بدوره يقلل من إرهاق الموظفين ويخلق بيئة أكثر إنتاجية. في كثير من الأحيان، أفضل الموظفين إما التراجع عن تقديم أفضل ما لديهم، أو الاستقالة بسبب بيئة العمل غير المواتية. تعمل تطبيقات الجدولة على تحسين العملية وزيادة الإنتاجية.

5. تقليل التحولات المفقودة
ضمنت التطورات التكنولوجية الحديثة أن حلول الجدولة قائمة على السحابة, أو على الأقل توفر الوصول عبر الإنترنت. يمكن للموظفين الوصول إلى وقت الجدول الزمني من أي مكان. حتى إذا تم تحديث الجدول بشكل متكرر، فإن كل مستخدم على دراية بالتغييرات. إنه يقلل من فقدان التحولات، ويمكن العثور على البدائل بسهولة. إنه يساعد الكثير من القطاعات التي يعمل بها موظفون بدوام جزئي، مثل صناعة البيع بالتجزئة وصناعة الضيافة وما إلى ذلك، وهو مفيد للشركات الصغيرة أيضًا.

6. يحسن مشاركة الموظفين
عندما يكون الموظفون سعداء ومدركين للمهام التي يتعين عليهم إكمالها، فإنه يضمن تلقائيًا المزيد من المشاركة. مع معظم تطبيقات الجدولة، يمكن للمرء تخصيص جدول زمني في تقويم Google، وهي عملية سهلة وتؤدي إلى مزيد من المشاركة أيضًا.

7. يزيد الأرباح
بصرف النظر عن الكثير من التكاليف المتنوعة, تتطلب الجدولة الفعالة تفويض شخص واحد من فريق الموارد البشرية للوظيفة. ومع ذلك، يسمح تطبيق الجدولة لمديري الموارد البشرية بتقليل الوقت والجهد المطلوبين للجدولة على أوراق Excel ويتيح لهم التركيز على المهام الأخرى. يمكن لمعظم منشئي الجداول الجدد الذين يستخدمون التكنولوجيا الحديثة، على أساس التحليلات، التنبؤ بالمتطلبات مسبقًا وبالتالي إنشاء جداول زمنية. تساعد الجدولة التلقائية في إنشاء بنية. كما أن الأعمال المهيكلة هي دائمًا عمل متنامي.

8. يساعد في متابعة الامتثال للالتزامات القانونية أو قوانين العمل
لدى معظم الولايات الأمريكية إرشادات تنظيمية معمول بها. إنه يقيد عدد ساعات العمل لكل مستخدم شهريًا. كما أنه يأخذ في الاعتبار أن الموظفين لا يجبرون على العمل في نوبات غير مناسبة لهم. تصر هذه الإرشادات أيضًا على قيام أصحاب العمل بإخطار موظفيهم بفترة إشعار محددة قبل جدولة النوبات الزمنية. هناك أيضًا إرشادات لتحديد العمل الإضافي وقضايا أخرى.

تأثير جدولة موظفي الأعمال الفقراء

الهدف الرئيسي من أي عمل هو أن تكون مربحة. يمكن أن تؤثر جدولة الموظفين السيئة على الأداء المالي للمؤسسة. Quinyx، وهو حل لإدارة القوى العاملة، أجرى مؤخرًا دراسة بعنوان «تكلفة الجدولة السيئة- دروس من 300 مدير تنفيذي للعمليات».

شارك 300 من قادة العمليات العالمية لتبادل وجهات نظرهم حول التحديات والأولويات المطلوبة في إدارة القوى العاملة التي لا تعمل من مكتب. ووجدت أن الشركات التي ليس لديها برامج لإدارة الجدولة واجهت تحديات تشغيلية كبيرة أثناء الوباء.

فقدت الشركات التي ليس لديها إدارة قوى عاملة مدفوعة بالذكاء الاصطناعي ما يصل إلى 15٪ من الإيرادات وتجاوزت في الإنفاق حتى 25٪ على تكاليف العمالة. جعلت معظم الجداول اليدوية في المتوسط من 3 إلى 8 انتهاكات قانون العمل في الأسبوع، مما أدى إلى غرامات باهظة.

غالبًا ما تكون نتيجة ضعف جدولة الموظفين فوضى في العمليات. إنه يؤدي إلى ضغوط غير ضرورية في مكان العمل بين أعضاء الفريق، وضعف الإنتاجية وزيادة التغيب عن العمل. غالبًا ما يتعين على الموظفين الذين يتعاملون مع الجدولة السيئة ملء زملاء العمل الآخرين في وقت قصير. يصبح أحد الأسباب الرئيسية لنزاعات الموظفين، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل الاستنزاف في الشركات.

قد لا تكون هناك طريقة محددة لتقرير أن الشركة تتكبد خسائر بسبب ضعف الجدولة، لكنها بالتأكيد تؤثر على الشركات بطرق رئيسية. إذا تم أخذ تكلفة العمل الإضافي لكل مستخدم في الاعتبار، وعوامل أخرى مثل توفير المال من خلال عدم الدفع مقابل المهام التي لم يتم تنفيذها، أو حتى تقليل معدل الاستنزاف، يمكن أن تساعد الشركة في تغيير الربحية على المدى الطويل.

5 طرق لتحسين جدولة موظفي الأعمال

نحن نعيش في زمن اقتصاد الوظائف المؤقتة - وهي ظاهرة شهدت ارتفاعًا هائلاً خلال الوباء. اختار الكثير من المهنيين المهرة الذهاب بمفردهم بدلاً من التعامل مع ضغوط الوظائف بدوام كامل، وإدارة وقت المكتب، والحضور، وما إلى ذلك، يريد الجميع الحصول على توازن صحي بين العمل والحياة وتجنب الإرهاق. يساعد الجدول الزمني في القضاء على هذه المشكلات. هنا، في خمس خطوات، نتحدث عن كيفية بناء جدول زمني فعال.

1. استخدام برامج
الجدولة مع حلول برامج الجدولة, أصحاب العمل لديهم القدرة على مراعاة تفضيلات الموظفين وفي نفس الوقت لديهم جدول زمني موثوق به لا يؤثر على العمل. تقدم معظم الحلول قوالب مضمنة وتساعد في تجنب تعارضات الجدولة. يعمل تطبيق جدولة الموظف الجيد أو برنامج الجدولة (يأتي معظمها مع إصدار مجاني للتجربة) أيضًا على إنشاء جداول لمواقع أو فرق أو مشاريع متعددة. يوفر برنامج الجدولة فوائد بما في ذلك-

• تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS
)
• تحديثات في الوقت الفعلي
• ميزات الاتصال
• الجدولة القائمة
• على الموقع
• تنظيم الوظيفة
خيارات

إنشاء جداول مقدما
تقليديا, ربما عملت على وضع جداول في اللحظة الأخيرة. ومع ذلك، تحسبًا للعمل غير المخطط له، غالبًا ما يكون الموظفون أكثر توترًا. إنه يؤدي إلى بيئة أقل إنتاجية. تقلل الجداول الزمنية المتقدمة من عدم القدرة على التنبؤ وبيئة عمل أفضل ومتوازنة. ومع ذلك، فمن المنطقي أن يكون لديك دائمًا مجموعة من الموظفين الذين يدركون أن التغييرات في اللحظة الأخيرة هي دائمًا احتمال.

3. كن
مراعيًا للموظفين إن الجدول الزمني الفعال هو دائمًا الجدول الذي يحافظ على احتياجات الجميع في التركيز. قد يعمل فهم أولويات الموظف بشكل جيد على المدى الطويل للشركة. لفهم احتياجات الموظف، فإن أفضل طريقة هي فهم أولوياتهم والتزاماتهم قبل إعدادهم. ربما لا يزال شخص ما يدرس وبالتالي يفضل نوبة بعد الظهر. أو، قد يرغب شخص ما في جلسة تمرين مسائية مبكرة ويفضل إنهاء التزامات عمله في وقت مبكر من اليوم. إذا كنت منظمة لا تمانع في العمل في نوبات، فمن الأفضل دائمًا مراعاة الموظفين وبذل الجهود لجعل يوم ما بعد العمل مجانيًا.

4. كن منفتحًا على تبديل المناوبات
معظم الشركات ليست مفتوحة للموظفين الذين يغيرون نوبات العمل مع الموظفين الآخرين لأنهم يخشون الارتباك والفوضى. لكن معظم برامج الجدولة تأتي مع لوحة تداول عبر الإنترنت. تجعل تطبيقات الجدولة تبديل التحولات عملية أسهل مع استبعاد أي ارتباك في اللحظة الأخيرة. تعد مجالس التجارة عبر الإنترنت جيدة حقًا للشركات التي لديها جدولة بدوام جزئي وعمال نوبات قصيرة.

5. لديك سياسة إجازة وخطة إدارة الغياب للحصول
على مجموعة من الإرشادات التي تتيح للموظفين التخطيط المسبق لإجازة أو التزامات شخصية أخرى, هي دائمًا فكرة جيدة لتجنب التغيب في اللحظة الأخيرة. ولكن هناك حالات طارئة قد يذهب فيها الموظف في إجازة غير مخطط لها. في مثل هذه الأوقات، من الأفضل دائمًا أن يكون لديك خطة احتياطية جاهزة، خاصة للمهام الحاسمة.

لماذا تعد جدولة الموظفين مهمة

إنشاء جدول عمل فعال ليس بالأمر السهل. على المرء أن يأخذ في الاعتبار العديد من المتغيرات. في الكثير من الشركات، مثل الضيافة وتجارة التجزئة والرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات، تعد جدولة الموظفين بالساعة عملية شاملة وشاملة. يجب على مديري الموارد البشرية تخصيص ساعات طويلة على أساس أسبوعي للتوصل إلى جدول زمني قابل للتطبيق. إنها تستهلك الوقت والموارد. يعد تحسين جدول الأعمال مع ضمان الحد الأدنى من الوقت المستغرق فيه هو المفتاح لبناء عملية تجارية ناجحة. يعد تنفيذ ساعات الوقت وبرامج كشوف المرتبات مفيدًا. يمكن تقسيم جدولة موظفي الأعمال على نطاق واسع إلى عملية من 8 خطوات-

1. تحديد الموارد التعرف


2. على الطلب


3. قائمة متطلبات التحول


4. فهم تفضيلات

الموظفين التعرف على الجداول السابقة

إنشاء خطة احتياطية

الامتثال لقوانين العمل

الجدولة

تساعد إضافة برنامج جدولة في أداء المؤسسة في أتمتة العملية وتبسيطها. الكثير من برامج الجدولة هذه سهلة الاستخدام للغاية، ولديها خطط مجانية وخطط مدفوعة حسب حاجتك.

كيف يمكنك تحسين كفاءة الجدولة؟

بغض النظر عن حجم أو نطاق عملك، إذا كنت غير قادر على إدارة موظفيك، فقد يكون ذلك في الغالب لأنك لا تقوم بالجدولة بكفاءة. تمنح الجدولة الموظفين المرونة لإدارة وقتهم وتقديم أفضل إنتاجهم. تتضمن بعض الأشياء التي يمكن أن تحسن كفاءة الجدولة الخاصة بك-

1. استخدم برنامج جدولة الموظفين مع أفضل ميزات الأتمتة يُحدث
البرنامج الذي تختاره لعملك فرقًا كبيرًا في كفاءة شركتك. يتيح لك أفضل برنامج جدولة للموظفين وضع جداول زمنية موثوقة شهريًا، أو أفضل حتى في الأسبوع ولديك ميزات أتمتة مدمجة. إنه يزيد من الالتزام بالمواعيد لموظفيك. بفضل الميزات القابلة للتخصيص، فإن اختيار البرنامج على تطبيق يدوي مثل أوراق Excel يوفر الوقت والمال. الجزء الجيد هو أن معظم العروض الحالية في السوق تأتي مع مزايا إضافية مثل الدردشات الحية وخدمة العملاء في الوقت الفعلي، مما يساعد الشركات.

2. موظف مجاني لإخراج أفضل
جدولة الموظفين الفعالة هي كل شيء عن تجنب الاختناق. يعد ضمان تزويد الموظفين بالموارد في الوقت المناسب لساعات العمل المخطط لها إحدى الطرق لتجنب حركة العمل المحتملة هذه. إنه يتيح للشركة تخفيف الموظفين في الوقت المناسب ويساعد التحول التالي في إعداد الموارد/المعدات بشكل أفضل لاستخدامها.

3. جدولة حسب
برنامج جدولة الموقع عادة ما يتيح لك تتبع موقع الموظف. في الملفات الشخصية التي تتطلب وظائف ميدانية، مثل المطاعم، يمكن أن تساعد جدولة الموقع في تقليل وقت التنقل. في الواقع، هناك برامج مخصصة لجدولة المطاعم تساعد الأعمال بشكل كبير من خلال التخطيط والتنفيذ الأفضل للتحولات.