ما هي بطاقة الوقت؟
بطاقة الوقت هي سجل يستخدم لتتبع متى يبدأ الموظف نوبة عمله وينهيها. يساعد في حساب إجمالي ساعات العمل، بما في ذلك فترات الراحة والعمل الإضافي، مما يضمن دقة كشوف المرتبات والامتثال لقوانين العمل.
دليل مالك المطعم لبطاقات الوقت
نظرة عامة
إذا كنت تمتلك مطعمًا أو تديره، فأنت تعرف بالفعل مدى ازدحام كل يوم. بين رعاية العملاء وإدارة المطبخ والحفاظ على سير الأمور، من السهل أن تفقد عدد ساعات عمل فريقك. وهنا يأتي دور بطاقات الوقت - فهي تساعدك على الاحتفاظ بسجل دقيق للوقت الذي يبدأ فيه موظفوك وينهون نوباتهم، حتى تتمكن من دفع المبلغ المناسب لهم.
يعد استخدام بطاقات الوقت أحد أسهل الطرق للبقاء منظمًا مع كشوف المرتبات. إذا نسي شخص ما تسجيل الدخول أو الخروج، أو إذا كانت السجلات غير واضحة، فقد يؤدي ذلك إلى أخطاء - مثل الدفع لشخص ما أكثر من اللازم أو القليل جدًا. مع مرور الوقت، يمكن أن تكلفك هذه الأخطاء الصغيرة المال وحتى تسبب مشاكل مع الموظفين.
سيرشدك هذا الدليل إلى كيفية استخدام بطاقات الوقت من البداية إلى النهاية. ستتعلم كيفية اختيار نظام يناسب مطعمك، وكيفية تتبع ساعات العمل بشكل صحيح، وكيفية استخدام هذه المعلومات لحساب الأجر.
اختيار نظام بطاقة الوقت المناسب
قبل أن تتمكن من تتبع ساعات العمل وحساب الأجر، فأنت بحاجة إلى نظام بطاقة الوقت الذي يناسب طريقة عمل مطعمك. يجب أن يكون النظام المناسب سهل الاستخدام لموظفيك ويساعدك على تجنب الأخطاء عندما يحين وقت تشغيل كشوف المرتبات.
هناك عدة أنواع شائعة من أنظمة بطاقات الوقت
1. بطاقات الوقت الورقية - هذه أوراق بسيطة أو بطاقات مثقبة حيث يكتب الموظفون ساعات عملهم أو يختمونها. على الرغم من أنها منخفضة التكلفة، إلا أنه قد يكون من الصعب الحفاظ عليها منظمة ومن المرجح أن تؤدي إلى أخطاء. ستحتاج أيضًا إلى إجمالي الساعات يدويًا، الأمر الذي يستغرق وقتًا إضافيًا ويمكن أن يؤدي إلى أخطاء.
2. ساعات التثقيب المثبتة على الحائط - هذه آلات تقليدية يقوم فيها الموظفون بإدخال بطاقة لتحديد الوقت. إنها أكثر دقة من البطاقات المكتوبة بخط اليد ولكنها لا تزال تتطلب الحسابات اليدوية والتخزين.
3. ساعات التوقيت الرقمية أو أنظمة POS - تستخدم العديد من المطاعم نظام نقاط البيع (POS) الذي يتضمن تتبع الوقت. يقوم الموظفون بتسجيل الدخول والخروج على نفس الشاشة التي يستخدمونها لتلقي الطلبات. هذا أكثر كفاءة وعادة ما يرتبط مباشرة ببرنامج الرواتب.
4. تطبيقات تتبع الوقت - هذه أنظمة قائمة على السحابة حيث يقوم الموظفون بتسجيل الدخول باستخدام جهاز لوحي أو هاتف أو كمبيوتر. تقدم العديد من التطبيقات تقارير في الوقت الفعلي وتنبيهات العمل الإضافي والمزامنة التلقائية مع كشوف المرتبات. يحتوي بعضها أيضًا على ميزات مثل تتبع GPS والتعرف على الوجه لمنع ضرب الأصدقاء.
عند اختيار النظام، فكر في حجم فريقك، وعدد المرات التي تتغير فيها التحولات، وما إذا كنت تريد ربط تتبع الوقت مباشرة بكشوف الرواتب. ضع في اعتبارك أيضًا قوانين العمل المحلية - تتطلب بعض الولايات سجلات مفصلة للفواصل أو نوبات الانقسام.
اختر نظامًا يقلل التخمين ويوفر الوقت ويساعدك على الشعور بالثقة بشأن الدفع لفريقك بدقة. بمجرد أن يتم تشغيل النظام الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي إعداد عملية واضحة لتتبع الوقت وإدارة الجداول الزمنية.
إعداد تتبع الوقت
بمجرد اختيار نظام بطاقة الوقت، فإن الخطوة التالية هي التأكد من أن الجميع يستخدمه بالطريقة الصحيحة. سيساعد وضع قواعد وتوقعات واضحة على تجنب الارتباك واللكمات الفائتة وأخطاء الرواتب. كما يُظهر لموظفيك أن تتبع الوقت يمثل أولوية وجزءًا من كيفية عمل مطعمك بسلاسة.
ابدأ بإنشاء سياسة بسيطة لضبط الوقت. يجب أن يوضح ذلك
- متى يُتوقع من الموظفين الدخول والخروج.
- ماذا يفعلون إذا نسوا الضرب.
- كيف يجب تسجيل فترات الراحة والوجبات.
- مع من يمكن التحدث إليه إذا لاحظوا وجود خطأ في بطاقة الوقت الخاصة بهم.
انشر سياستك في غرفة الاستراحة وراجعها أثناء إعداد الموظفين الجدد. يساعد هذا في وضع معيار ثابت من اليوم الأول.
بعد ذلك، تأكد من نشر الجدول الزمني الخاص بك مسبقًا - ويفضل أن يكون ذلك قبل أسبوع على الأقل. عندما يعرف الجميع متى من المفترض أن يعملوا، فمن المرجح أن يتابعوا الوقت المحدد ويبقون في غضون ساعات محددة. تجنب تغييرات اللحظة الأخيرة ما لم يكن ذلك ضروريًا، لأنها غالبًا ما تؤدي إلى أخطاء في ضبط الوقت.
قم بتعيين مدير أو مشرف للتحقق من نشاط بطاقة الوقت كل يوم. لا يحتاج هذا إلى وقت طويل - ما عليك سوى إلقاء نظرة سريعة للتأكد من عدم وجود لكمات فائتة أو تسجيلات مبكرة أو فجوات طويلة. من الأسهل إصلاح المشكلات الصغيرة يوميًا بدلاً من محاولة حلها في نهاية فترة الدفع.
قم أيضًا بتذكير الموظفين بالتوقف عن فترات الراحة غير المدفوعة، خاصة إذا كنت في ولاية تتطلب فترات وجبات موثقة. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تعريض عملك لخطر عدم الامتثال.
من خلال تحديد التوقعات مبكرًا والحفاظ على بساطة العملية، ستوفر الوقت لاحقًا وتتأكد من دفع رواتب فريقك بشكل صحيح مقابل ساعات العمل.
جمع ساعات العمل
بمجرد وضع نظام تتبع الوقت والسياسات الخاصة بك، فإن الخطوة التالية هي جمع ساعات العمل. وهذا يعني التأكد من تسجيل جميع عمليات تسجيل الدخول والخروج بشكل صحيح ومراجعتها بانتظام وتجهيزها لكشوف المرتبات عندما يحين الوقت.
تعمل معظم المطاعم وفقًا لجدول دفع أسبوعي أو نصف أسبوعي، لذلك من المهم مواكبة التتبع على أساس يومي. عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول والخروج يوميًا، يتم تسجيل ساعات عملهم بواسطة نظام بطاقة الوقت الخاص بك - سواء كانت ورقية أو جزءًا من نقاط البيع الخاصة بك أو تطبيقًا للهاتف المحمول. لكن مجرد وجود نظام لا يكفي. تحتاج أنت أو مديرك إلى التحقق من هذه السجلات بانتظام لاكتشاف المشكلات مبكرًا.
المراجعات اليومية هي عادة ذكية. يجب على المديرين مسح بطاقات الوقت اليومية بسرعة للبحث عن -
- اللكمات الفائتة (على سبيل المثال، لا يوجد وقت للخروج).
- عمليات تسجيل الدخول المبكرة جدًا أو المتأخرة جدًا.
- ساعات عمل إضافية غير متوقعة.
- فترات استراحة طويلة أو مفقودة.
يجب أن تركز المراجعات الأسبوعية على التحقق من إجمالي ساعات العمل لكل موظف. ابحث عن أي شيء يبدو خاطئًا - الزيادات المفاجئة في ساعات العمل، أو نوبات العمل المكررة، أو شخص يعمل باستمرار بعد الوقت المحدد له. هذه أيضًا فرصة لتصحيح الأخطاء قبل أن تؤثر على كشوف المرتبات.
قبل نهاية كل فترة دفع، قم بإنهاء جميع ساعات العمل. تأكد من أن أي تعديلات يدوية (مثل اللكمة الفائتة التي تمت إضافتها لاحقًا) دقيقة ومعتمدة. إذا كنت تستخدم نظامًا رقميًا، فيمكنك عادةً تصدير هذه البيانات في تقرير جاهز لكشوف المرتبات. بالنسبة للأنظمة الورقية، ستحتاج إلى إضافة ساعات يدويًا، الأمر الذي يستغرق وقتًا أطول ويترك مجالًا أكبر للأخطاء.
تساعدك المراجعة المستمرة وجمع ساعات العمل الدقيقة على البقاء على اطلاع بتكاليف العمالة وتجنب مفاجآت الرواتب ودفع رواتب موظفيك بشكل صحيح.
التعامل مع الموظفين العاملين بالساعة مقابل الموظفين الذين يتقاضون رواتب
يعد فهم الفرق بين الموظفين العاملين بالساعة والموظفين الذين يتقاضون رواتب أمرًا أساسيًا لاستخدام بطاقات الوقت بشكل صحيح ودفع المبلغ المناسب لفريقك. في حين أن كلا النوعين من الموظفين قد يعملون جنبًا إلى جنب في مطعم، فإن الطريقة التي تتبع بها وقتهم وتدفع به ليست هي نفسها.
لنبدأ بالموظفين الذين يعملون كل ساعة. عادة ما تكون هذه هي الخوادم والطهاة وغسالات الصحون والحافلات الخاصة بك. يتم الدفع لهم بناءً على عدد ساعات العمل، لذا فإن بطاقات الوقت ضرورية. يجب تتبع كل نوبة بعناية - من وقت تسجيل الدخول إلى وقت الخروج، بما في ذلك أي فترات راحة غير مدفوعة الأجر. إذا كانوا يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع (أو أكثر من 8 ساعات في اليوم في بعض الولايات)، فقد تكون مدينًا لهم بأجر العمل الإضافي، عادةً بمعدل 1.5 ضعف معدلهم المعتاد. يمكن أن يؤثر فقدان لكمة أو تسجيل نوبة غير صحيحة بشكل مباشر على المبلغ الذي يتقاضونه.
الآن، دعونا ننظر إلى الموظفين ذوي الرواتب. غالبًا ما يكون هؤلاء مديرون أو مشرفون يتلقون مبلغًا محددًا من الأجر كل أسبوع، بغض النظر عن عدد ساعات عملهم. على الرغم من أن بطاقات الوقت ليست مطلوبة لجميع العمال الذين يتقاضون رواتب، إلا أنه لا يزال من الجيد تتبع ساعات عملهم - خاصة إذا كانوا غير معفيين بموجب قوانين العمل. لا يزال يحق لبعض الموظفين الذين يتقاضون رواتب العمل الإضافي إذا تجاوزوا الحد القانوني. يضمن تتبع وقتهم البقاء متوافقًا ويمكن أن يساعدك في مراقبة أعباء العمل ومنع الإرهاق.
تأكد من معرفة حالة الإعفاء مقابل حالة عدم الإعفاء لكل موظف يتقاضى راتبًا. يمكن أن يؤدي التصنيف الخاطئ للموظفين إلى مشاكل قانونية خطيرة ورواتب متأخرة. إذا كنت غير متأكد، تحقق مع مستشار الرواتب أو خبير قانون العمل.
حساب إجمالي الأجر باستخدام بيانات بطاقة الوقت
يتضمن حساب أجر الموظف من بيانات بطاقة الوقت عدة خطوات مهمة لضمان الدقة والامتثال. إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح
1. احسب أجر الساعات العادية
اضرب إجمالي ساعات العمل العادية بأجر الموظف بالساعة. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعمل 40 ساعة بسعر 15 دولارًا في الساعة، فإن راتبه العادي هو 40 × 15 دولارًا = 600 دولار.
2. احسب أجر العمل الإضافي
إذا كان الموظف يعمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع (أو وفقًا للقواعد المحلية الخاصة بك)، فادفع تلك الساعات الإضافية بمعدل العمل الإضافي - عادةً 1.5 ضعف أجره العادي. على سبيل المثال، سيتم دفع 5 ساعات عمل إضافية بسعر 15 دولارًا في الساعة بسعر 22.50 دولارًا في الساعة. لذلك، (40 × 15 دولارًا) + (5 × 22.50 دولارًا) = 600 دولارًا+112.50 دولارًا = إجمالي 712.50 دولارًا.
3. تحقق من قوانين العمل المحلية
يمكن أن تختلف قواعد العمل الإضافي حسب الولاية أو المدينة. تتطلب بعض الأماكن العمل الإضافي بعد 8 ساعات في اليوم أو لديها قواعد خاصة للنوبات المقسمة. اتبع دائمًا قوانين العمل التي تنطبق على موقعك.
4. حساب فترات الراحة غير المدفوعة
قم بخصم أي فترات راحة غير مدفوعة، مثل فترات الغداء لمدة 30 دقيقة، من إجمالي ساعات العمل قبل حساب الأجر. يساعد التتبع الدقيق للكسر على تجنب الدفع الزائد.
5. احسب أجر الموظف
بأجر بالنسبة للعمال الذين يتقاضون رواتب، قسّم رواتبهم السنوية على عدد فترات الدفع. إذا كانوا مؤهلين للعمل الإضافي، فتتبع ساعات عملهم واحسب الأجر الإضافي وفقًا لذلك.
6. قم بتطبيق قواعد التقريب باستمرار
العديد من المطاعم على مدار الساعة وأوقات الخروج لأقرب 5 أو 10 دقائق. استخدم طريقة متسقة وتأكد من أنها تتوافق مع قوانين العمل.
باتباع هذه الخطوات، يمكنك التأكد من أن كشوف المرتبات الخاصة بك عادلة ودقيقة ومتوافقة.
التحقق المزدوج من كشوف المرتبات وتقديمها
قبل إرسال كشوف المرتبات إلى مزود المحاسبة أو كشوف المرتبات، من المهم التحقق مرة أخرى من بيانات بطاقة الوقت. يمكن أن يؤدي قضاء بعض الوقت الإضافي هنا إلى منع الأخطاء المكلفة وإزعاج الموظفين ومشكلات الامتثال المحتملة.
أولاً، راجع جميع ساعات العمل الإجمالية لكل موظف. تحقق من أي شيء غير عادي، مثل ساعات العمل المرتفعة جدًا أو المنخفضة جدًا، أو نوبات العمل المتداخلة، أو اللكمات المفقودة. إذا لاحظت عدم وجود تسجيل دخول أو تسجيل خروج مفقود، فتابع الأمر مع الموظف أو المدير على الفور لتصحيحه. إذا كان نظامك يسمح بذلك، قم بإضافة الملاحظات أو التعديلات التي تمت الموافقة عليها من قبل الإدارة حتى يكون لكشوف المرتبات سجل واضح.
بعد ذلك، تحقق من حسابات الوقت الإضافي. تأكد من أن ساعات العمل الإضافي والأسعار تتبع قوانين العمل المحلية وسياسات الشركة. يمكن أن يؤدي الدفع الزائد للعمل الإضافي إلى زيادة تكاليف العمالة دون داع، في حين أن الدفع الناقص يمكن أن يسبب مشكلة قانونية خطيرة.
انظر عن كثب إلى أوقات الاستراحة والخصومات. تأكد من خصم فترات الراحة غير المدفوعة بشكل صحيح وأن أي فترات راحة مدفوعة الأجر أو أجر خاص (مثل العطلات أو الإكراميات) يتم احتسابها. من الأفضل أن يكون لديك قواعد متسقة يفهمها الجميع لتجنب الارتباك.
إذا كنت تستخدم الأدوات الرقمية، فقم بإنشاء تقرير الرواتب الذي يلخص إجمالي الساعات والأجور العادية والعمل الإضافي والخصومات. استخدم هذا كقائمة تحقق لاكتشاف أي أخطاء قبل الإرسال. تتطلب الأنظمة الورقية مزيدًا من المراجعة اليدوية، لذا تحقق جيدًا من حساباتك بعناية.
بمجرد أن تثق في دقة بيانات بطاقة الوقت، قم بتقديم كشوف المرتبات في الوقت المحدد. يمكن أن تضر المدفوعات المتأخرة بمعنويات الموظفين وقد تنتهك قوانين العمل.
أخيرًا، احتفظ بسجل لبطاقات الوقت التي تمت مراجعتها وتقارير الرواتب. هذه المستندات مفيدة لعمليات التدقيق وحل النزاعات والتحقق من الامتثال. تطلب منك معظم الولايات الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة سنتين إلى ثلاث سنوات على الأقل.
قوانين العمل وحفظ السجلات
إن الاحتفاظ ببطاقات زمنية دقيقة وسجلات الرواتب ليس مجرد عمل جيد - إنه أيضًا قانون. تتطلب لوائح العمل الفيدرالية والولائية من المطاعم الاحتفاظ بسجلات مفصلة لساعات العمل والأجور المدفوعة وفترات الراحة التي يتم أخذها. يساعد الالتزام بالامتثال على حماية مطعمك من الغرامات المكلفة والنزاعات المتعلقة بالأجور والصعوبات القانونية.
يحدد القانون الفيدرالي، بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA)، المعايير الدنيا لحفظ السجلات، بما في ذلك تتبع إجمالي ساعات العمل والعمل الإضافي. لدى العديد من الولايات قواعدها الإضافية الخاصة التي قد تتطلب منك تتبع فترات استراحة الوجبات أو فترات الراحة أو العمل الإضافي اليومي. من المهم أن تتعرف على القوانين في ولايتك ومدينتك للتأكد من أن نظام بطاقة الوقت الخاص بك يدعم هذه المتطلبات.
يجب عليك الاحتفاظ بجميع سجلات الرواتب وبطاقات الوقت لمدة سنتين إلى ثلاث سنوات على الأقل، اعتمادًا على اللوائح المحلية. إن وجود سجلات منظمة ويمكن الوصول إليها يجعل عمليات التدقيق أسهل ويساعد في حل أي أسئلة حول أجور الموظفين أو ساعات العمل.
يمكن أن يؤدي التدقيق المنتظم لبيانات تتبع الوقت إلى اكتشاف التناقضات أو الأنماط التي قد تشير إلى مشاكل - مثل اللكمات الفائتة المتكررة أو الوقت الإضافي غير المعتمد. معالجة هذه الأمور مبكرًا تجعل فريقك سعيدًا ومتوافقًا مع عملك.
هل أنت مستعد لتبسيط تتبع الوقت وكشوف المرتبات لمطعمك؟ قم بزيارة Altametrics Workforce Scheduling، من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه، لمعرفة كيف يمكن لمنصتهم مساعدتك في إدارة فريقك وكشوف الرواتب بسهولة.
لتبسيط إدارة بطاقات الوقت والجدولة والامتثال للعمالة، فكر في استخدام أدوات إدارة القوى العاملة المصممة للمطاعم. على سبيل المثال، تقدم Altametrics منصة شاملة لجدولة القوى العاملة تساعدك على تتبع ساعات العمل وإدارة نوبات العمل والبقاء متوافقًا مع قوانين العمل - كل ذلك في مكان واحد. يمكن أن يوفر لك ذلك الوقت ويقلل الأخطاء ويمنحك الثقة في دقة كشوف المرتبات.
يجب أن يقرأ المحتوى
احسب إجمالي الساعات
كيفية حساب إجمالي ساعات العمل بدقة من قبل موظفي الفندق
وقت المطعم والحضور
كيفية اختيار أفضل برنامج للتوقيت والحضور في المطعم
تتبع ساعات عمل الموظفين
كيفية تتبع ساعات العمل بدقة لتجنب أخطاء الرواتب
أسئلة متكررة
ما هي الأخطاء الشائعة التي يرتكبها أصحاب المطاعم باستخدام بطاقات الوقت؟
تشمل الأخطاء الشائعة اللكمات المفقودة وحسابات الوقت الإضافي غير الصحيحة وعدم تتبع فترات الراحة والفشل في مراجعة الساعات بانتظام.
ما الميزات التي يجب أن أبحث عنها في نظام بطاقة الوقت الرقمية؟
ابحث عن سهولة الاستخدام والتكامل مع كشوف المرتبات وإعداد التقارير في الوقت الفعلي وميزات الامتثال والوصول عبر الهاتف المحمول.
ما أنواع أنظمة بطاقات الوقت المتوفرة؟
تشمل الخيارات الشائعة بطاقات الوقت الورقية والساعات المثقبة والأنظمة المتكاملة لنقاط البيع وتطبيقات تتبع الوقت الرقمية.
كيف يمكن للتكنولوجيا تحسين تتبع بطاقات الوقت؟
يمكن للأدوات الرقمية أتمتة التقاط الوقت وتقليل الأخطاء وتبسيط كشوف المرتبات ودمج ضوابط الجدولة وتكلفة العمالة.
