ما الأدوات التي تساعد المطاعم على إدارة الجدولة الأسبوعية بكفاءة؟
تساعد منصات الجدولة الرقمية على التنبؤ بالطلب ومنع العمل الإضافي ومنح المديرين رؤية في الوقت الفعلي لميزانيات العمل.
كيفية تحسين ساعات العمل الأسبوعية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في المطاعم
نظرة عامة
تعتبر العمالة واحدة من أكبر التكاليف في أي مطعم - غالبًا ما تستحوذ على 25٪ إلى 35٪ من إجمالي المبيعات. لكن العديد من المالكين لا يزالون يقومون بجدولة الموظفين بناءً على الشعور الغريزي أو الروتين القديم. يمكن أن يؤدي هذا إلى مشكلتين شائعتين - عدد كبير جدًا من الأشخاص الذين يعملون في الأوقات البطيئة، وعدم وجود أيدي كافية أثناء الاندفاع المزدحم. كلا الحالتين تضر بأرباحك النهائية ويمكن أن تحبط العملاء والموظفين على حد سواء.
لا يقتصر استخدام الساعات الأسبوعية بحكمة على توفير المال فقط. يتعلق الأمر بالتأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون في الأوقات المناسبة. وهذا يعني تقليل ساعات الخمول وتحسين خدمة العملاء وتقليل الضغط على فريقك. عندما يتم تزويد مطبخك والجزء الأمامي من المنزل بالموظفين المناسبين، تسير الأمور بشكل أكثر سلاسة - ويلاحظ الضيوف الفرق.
تحليل أنماط المبيعات وحركة المرور التاريخية
قبل أن تتمكن من إنشاء جدول زمني فعال، عليك أن تفهم متى يكون مطعمك مشغولاً بالفعل - ومتى لا يكون كذلك. وهذا يعني النظر إلى البيانات الحقيقية، وليس الاعتماد فقط على الذاكرة أو الغريزة الهضمية.
ابدأ بمراجعة مبيعاتك السابقة وحركة الزوار. يجب أن يعرض نظام نقاط البيع (POS) المبيعات والمعاملات بالساعة. انظر إلى هذه البيانات أسبوعًا بعد أسبوع، وحدد الأنماط. هل ليالي الجمعة هي أكثر أوقاتك ازدحامًا باستمرار؟ هل تبدأ أيام الاثنين دائمًا ببطء ولكنها تتحسن أثناء الغداء؟ انظر إلى 4-8 أسابيع على الأقل من البيانات لتحديد هذه الاتجاهات.
ثم قم بتفصيل الأمور أكثر
- ما هي ساعات الذروة كل يوم؟
- ما هي الأيام الأبطأ لديك؟
- هل هناك اندفاعات مستمرة أثناء خدمة الغداء أو العشاء؟
بمجرد معرفة هذه الأنماط، يمكنك البدء في مطابقة موظفيك حسب الطلب. على سبيل المثال، إذا كانت المبيعات منخفضة دائمًا أيام الثلاثاء من 2 إلى 5 مساءً، فلن تحتاج إلى فريق كامل على الأرض. من ناحية أخرى، إذا كانت ليالي السبت تجلب باستمرار 30٪ من مبيعاتك الأسبوعية، فيجب عليك التأكد من تغطية جميع المحطات وتحديد مواعيد الموظفين ذوي الخبرة.
راقب أيضًا الأحداث الخاصة والعطلات والطقس - فقد يتسبب ذلك في تقلبات كبيرة في حركة المرور. إذا كنت تعيش في منطقة سياحية، فقد تكون الموسمية أكثر أهمية. احفظ الملاحظات حول ما حدث كل أسبوع للتخطيط بشكل أفضل في المرة القادمة. كلما
كان التتبع الخاص بك أكثر تفصيلاً، كانت قراراتك أفضل. يمكن لساعة واحدة فقط من التوظيف الزائد كل يوم أن تضيف ما يصل إلى مئات الأجور الضائعة كل أسبوع. على الجانب الآخر، يمكن أن يؤدي نقص الموظفين أثناء الاندفاع إلى فقدان المبيعات والضيوف غير السعداء.
إنشاء جدول أسبوعي قائم على الطلب
بمجرد تحديد الأوقات الأكثر ازدحامًا وأبطأ الأوقات في مطعمك، فإن الخطوة التالية هي إنشاء جدول أسبوعي يطابق مستويات التوظيف مع الطلب الفعلي. وهذا يعني وضع فريقك في المكان الذي تشتد الحاجة إليه - خلال فترات الذروة - وتقليص حجمه خلال ساعات الهدوء.
ابدأ بساعات الذروة. هذه هي الأوقات التي يحتاج فيها موظفو المطبخ والأرضيات إلى العمل بكامل قوتهم. استخدم بيانات المبيعات وحركة المرور لتحديد عدد أعضاء الفريق المطلوبين لكل دور. على سبيل المثال، إذا كانت ليالي السبت هي الفترة الأكثر ازدحامًا، فقد تحتاج إلى تشغيل جميع المحطات في المطبخ، وخادمين أو أكثر على الأرض، ومضيف، وغسالة صحون. اكتب هذه التحولات أولاً.
بعد ذلك، املأ الأوقات البطيئة. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه توفير المال. إذا كانت فترة ما بعد الظهيرة يوم الثلاثاء هادئة، فقد تحتاج فقط إلى طباخ واحد وخادم واحد. تجنب وضع الكثير من الأشخاص على مدار الساعة عندما يكون العمل خفيفًا - فكل ساعة غير ضرورية تتراكم بسرعة على مدار الأسبوع.
يمكن أن تساعد التحولات المتداخلة أيضًا. لا يحتاج الجميع إلى تسجيل الدخول أو الخروج في نفس الوقت. ربما يبدأ خادم واحد في الساعة 10-00 صباحًا للتحضير لتناول طعام الغداء، بينما يأتي خادم آخر في الساعة 11-30 صباحًا للاندفاع الفعلي. يتيح لك ذلك تلبية الطلب دون زيادة التحميل على الجدول.
لا تنس مراعاة فترات الراحة ووقت التدريب والعمل التحضيري. هذه أجزاء حقيقية من الوظيفة لا تزال تؤثر على تكاليف العمالة.
مراقبة وإدارة نسب تكلفة العمالة
بمجرد إنشاء الجدول الزمني الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي مراقبة كيفية تأثير ساعات العمل على أرباحك النهائية. تتمثل إحدى الطرق الأكثر فائدة للقيام بذلك في تتبع تكلفة العمالة كنسبة مئوية من المبيعات - وهو مقياس رئيسي يساعدك على البقاء في حدود الميزانية مع ضمان التغطية المناسبة.
في معظم المطاعم، يجب أن تتراوح تكاليف العمالة بين 25٪ و 35٪ من إجمالي المبيعات. يعتمد الرقم الدقيق على نوع المطعم الخاص بك. قد تستهدف مطاعم الوجبات السريعة والمطاعم ذات الخدمة السريعة 20-25٪، بينما غالبًا ما تقترب المطاعم ذات الخدمة الكاملة من 30-35٪ بسبب خدمة المائدة المضافة وموظفي الدعم. الهدف هو مواءمة التوظيف مع المبيعات بحيث لا تفرط في الإنفاق على العمالة عندما يكون العمل بطيئًا.
إليك كيفية تتبعها
- تكلفة العمالة٪ = (إجمالي تكلفة العمالة/إجمالي المبيعات) × 100
- احسب هذا يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا. قم
بتقسيمها حسب المناوبة إن أمكن - انظر إلى كيفية توافق تكلفة العمالة مع الإيرادات بالساعة.
إذا كانت نسبة العمالة لديك مرتفعة للغاية باستمرار، فقد يكون لديك عدد مفرط من الموظفين في نوبات معينة أو جدولة ساعات أطول من اللازم. إذا كانت النسبة منخفضة جدًا، فقد تكون تعاني من نقص الموظفين، مما قد يؤدي إلى الإرهاق أو الأخطاء أو ضعف خدمة العملاء.
نقطة أخرى مهمة هي مراقبة ساعات العمل المجدولة مقابل ساعات العمل الفعلية. إذا كان الموظفون غالبًا ما يصلون مبكرًا أو يتخطون الوقت المحدد لهم، فقد يؤدي ذلك إلى التخلص من تخطيط تكلفة العمالة. شجع المديرين على مراجعة البطاقات الزمنية يوميًا وإجراء تعديلات في الوقت الفعلي إذا لزم الأمر.
ابق متوافقًا مع قوانين العمل وقواعد العمل الإضافي
أثناء ضبط جدولك الأسبوعي، من المهم الالتزام بالقواعد التي تحددها قوانين العمل. يمكن أن تؤدي أخطاء الجدولة - مثل ساعات طويلة جدًا أو فترات راحة يتم تخطيها - إلى غرامات أو مشكلات قانونية أو عدم رضا الموظفين. هذا هو السبب في أن فهم أساسيات قوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات أمر ضروري لكل صاحب مطعم.
ابدأ بقانون معايير العمل العادلة (FLSA). يتطلب هذا القانون الفيدرالي أن يتقاضى الموظفون الذين يعملون بالساعة (غير المعفيين) أجرًا إضافيًا - 1.5 ضعف أجرهم المعتاد - إذا كانوا يعملون أكثر من 40 ساعة في أسبوع العمل. لذلك إذا كان أحد الطهاة أو الخوادم لديك يعمل لمدة 45 ساعة، فيجب دفع هذه الساعات الخمس الإضافية بمعدل أعلى.
يمكن أن يتراكم الوقت الإضافي بسرعة ويأكل هوامش الربح الخاصة بك. لتجنب ذلك، قم بتوزيع ساعات العمل على المزيد من أعضاء الفريق أو إعطاء ساعات إضافية للموظفين بدوام جزئي الذين تقل أعمارهم عن 40 ساعة. انتبه لمقايضات المناوبات أو عمليات الإغلاق غير المتوقعة التي تدفع شخصًا ما إلى العمل الإضافي.
كن على دراية أيضًا بالقواعد الخاصة بالولاية، والتي قد تتطلب العمل الإضافي اليومي بعد 8 ساعات أو الدفع المزدوج في عطلات معينة. بعض الولايات لديها قوانين أكثر صرامة للإجازة وفترة الوجبات أيضًا. حتى إذا لم تكن في ولاية ذات قواعد إضافية، فقد يكون لمدينتك أو مقاطعتك المحلية لوائح العمل الخاصة بها.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات للبقاء متوافقًا
- راجع ساعات العمل أسبوعيًا لتحديد أي شخص يقترب من علامة 40 ساعة.
- قم بتعيين حدود الجدولة في برنامجك للإبلاغ عن الوقت الإضافي المحتمل.
- تدريب المديرين على متطلبات الاستراحة وممارسات تسجيل الدخول/الخروج المناسبة.
احتفظ بسجلات دقيقة لوقت العمل والفواصل التي تم أخذها والأجور المدفوعة.
لا يقتصر الامتثال على تجنب العقوبات فحسب - بل يُظهر أيضًا لفريقك أنك تحترم وقتهم وحقوقهم. عندما يشعر الموظفون بمعاملة عادلة، فمن المرجح أن يظلوا مخلصين ويعملون بجد ويساعدونك في إدارة مطعم أكثر كفاءة.
تمكين المديرين باستخدام أدوات الجدولة الذكية
يمكن أن يؤدي استخدام الأدوات المناسبة إلى جعل إدارة الساعات الأسبوعية أسهل بكثير وأكثر فعالية. فيما يلي الطرق الرئيسية التي تساعد بها برامج الجدولة مديري المطاعم على تحسين العمالة -
1. الجدولة المبنية على البيانات
تستخدم الأدوات الحديثة المبيعات السابقة وبيانات حركة المرور للتنبؤ بأوقات الازدحام واقتراح العدد المثالي من الموظفين لكل نوبة. هذا يقلل من التخمين ويساعد على تجنب الإفراط في التوظيف أو نقص الموظفين.
2.
يتتبع برنامج تنبيهات العمل الإضافي وجدولة تتبع الساعات ساعات عمل الموظفين في الوقت الفعلي، مما يجعل من السهل وضع حدود والحصول على تنبيهات قبل أن يصل أي شخص إلى العمل الإضافي. هذا يساعد على التحكم في تكاليف العمالة ويحافظ على ساعات العمل العادلة.
3.
توفر الجداول الرقمية المحسنة لتواصل الموظفين للموظفين وصولاً سهلاً إلى نوباتهم. ويمكنهم طلب إجازة أو تبديل نوبات العمل مع زملاء العمل، مما يقلل من الارتباك ومشاكل الجدولة في اللحظة الأخيرة.
4.
يمكن لمديري تحليل تكلفة العمالة عرض تكاليف العمالة حسب اليوم والمناوبة، وتحديد الأماكن التي يلزم إجراء التعديلات فيها بسرعة. تدعم هذه الرؤية في الوقت الفعلي اتخاذ قرارات أفضل.
5. توفير الوقت للمديرين
تعني الجدولة الآلية أن المديرين يقضون وقتًا أقل في الأعمال الورقية والمزيد من الوقت في إدارة المطعم ودعم فريقهم.
من خلال تمكين المديرين باستخدام أدوات الجدولة الذكية، يمكن للمطاعم تحسين الكفاءة وتقليل هدر العمالة وإنشاء جدول أكثر عدلاً وشفافية للموظفين. هذا يؤدي إلى فريق أكثر سعادة وعمل أكثر صحة.
تتبع خطط الساعات الأسبوعية ومراجعتها وتنقيحها
لا يعد إنشاء جدول أسبوعي مهمة فردية. لتحسين ساعات العمل حقًا، تحتاج إلى تتبع كيفية أداء جداولك بانتظام وإجراء التعديلات بناءً على النتائج الحقيقية.
ابدأ بمقارنة ساعات العمل الأسبوعية المخطط لها بساعات العمل الفعلية. ابحث عن الأنماط التي قد تعاني فيها باستمرار من زيادة الموظفين أو نقص الموظفين. على سبيل المثال، إذا كانت المناوبة تنتهي بانتظام مع عدم وجود الكثير من الموظفين للقيام به، فهذه علامة على أنه يمكنك تقليل ساعات العمل دون الإضرار بالخدمة. من ناحية أخرى، إذا كان الضيوف ينتظرون وقتًا طويلاً أو شعر فريقك بالاندفاع، فقد تحتاج إلى إضافة المزيد من التغطية.
راجع تكاليف العمالة جنبًا إلى جنب مع المبيعات للتأكد من بقاء النسب المئوية ضمن أهداف ميزانيتك. تحقق من حدوث أي وقت إضافي غير متوقع واكتشف السبب.
خصص وقتًا كل أسبوع أو شهر للقاء مديريك ومناقشة ما ينجح وما لا ينجح. استخدم هذه الأفكار لتحسين الجداول المستقبلية ومعالجة أي تحديات تتعلق بالتوظيف مبكرًا.
استخدام التكنولوجيا لتتبع وتحليل بيانات العمل الخاصة بك يجعل هذه العملية أسهل بكثير. توفر منصات إدارة القوى العاملة تقارير واضحة ورؤية في الوقت الفعلي، مما يساعدك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشكل أسرع.
عندما تكون مستعدًا لتبسيط إدارة القوى العاملة وتحسين دقة الجدولة، فكر في استكشاف حلول مثل Altametrics Workforce Scheduling. تم تصميمه خصيصًا للمطاعم، وهو يوفر منصة شاملة تجمع بين تتبع الوقت والحضور مع الجدولة وإدارة تكلفة العمالة وأدوات الامتثال. تساعد Altametrics مالكي المطاعم في الحفاظ على تنظيم الفرق وتقليل نفقات العمالة والتركيز أكثر على تقديم تجارب رائعة للضيوف.
هل أنت مستعد لتبسيط تتبع الوقت وكشوف المرتبات لمطعمك؟ قم بزيارة Altametrics Workforce Scheduling، من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه، لمعرفة كيف يمكن لمنصتهم مساعدتك في إدارة فريقك وكشوف الرواتب بسهولة.
يجب أن يقرأ المحتوى
بطاقات الوقت
دليل مالك المطعم لبطاقات الوقت
احسب إجمالي الساعات
كيفية حساب إجمالي ساعات العمل بدقة من قبل موظفي الفندق
وقت المطعم والحضور
كيفية اختيار أفضل برنامج للتوقيت والحضور في المطعم
تتبع ساعات عمل الموظفين
كيفية تتبع ساعات العمل بدقة لتجنب أخطاء الرواتب
أسئلة متكررة
كيف يمكنني استخدام بيانات المبيعات لجدولة الساعات الأسبوعية بشكل فعال؟
راجع بيانات نقاط البيع لتحديد أوقات الذروة وأوقات البطء، ثم قم بجدولة المزيد من الموظفين خلال ساعات العمل وعدد أقل خلال الفترات البطيئة.
كيف تؤثر قوانين العمل على جدولة ساعات العمل الأسبوعية؟
تتطلب قوانين العمل دفع ساعات العمل الإضافية لساعات العمل التي تتجاوز 40 ساعة في الأسبوع، وقد يكون لدى الولايات قواعد إضافية بشأن فترات الراحة والحدود اليومية.
ما هي علامات زيادة عدد الموظفين أو نقص الموظفين في الجداول الأسبوعية؟
يظهر التوظيف الزائد كموظفين عاطلين وتكاليف عمالة عالية؛ يؤدي نقص الموظفين إلى تباطؤ الخدمة، والموظفين المجهدين، والعملاء غير السعداء.
كيف يمكنني التعامل مع تغييرات اللحظة الأخيرة في الجداول الأسبوعية؟
استخدم تطبيقات الجدولة التي تسمح بمقايضات المناوبات السهلة والتواصل على الفور لتقليل الاضطرابات والحفاظ على توازن العمل.
