11 Herramientas Buen software de comunicacion empresarial No puede vivir sin

La toma de notas, las reuniones en persona y las llamadas telefonicas eran las principales herramientas de comunicacion en el lugar de trabajo disponibles antes de la era digital. Los secretarios aprendieron taquigrafia o usaron grabadores para recordar informacion, los miembros del equipo de ventas volaron a diferentes areas del pais para hablar con los clientes, y toda la comunicacion escrita se realizo con una maquina de escribir. Aunque las empresas sobrevivieron y prosperaron, a veces era dificil y lento terminar las tareas.

Hoy en dia, existen soluciones de software optimizadas y aplicaciones de comunicacion disponibles que facilitan mucho la colaboracion en una pequena empresa.

Los clientes pueden recibir alertas sobre un pedido actualizado, los trabajadores pueden compartir documentos sin hablar nunca en persona, se pueden realizar llamadas de audio y video y los lideres de unidades de negocio pueden almacenar y compartir documentos de la empresa con los miembros de su equipo. Estas herramientas de comunicacion interna han optimizado los procesos empresariales, optimizado los esfuerzos de colaboraciony minimizado los cuellos de botella que eliminan la productividad.

11 Elementos cruciales del software de comunicacion empresarial La comunicacion empresarial

eficaz es el pegamento que mantiene unida a una organizacion. Un negocio que valora y estandariza poderosas habilidades de comunicacion puede crear una fuerza laboral competente y productiva, mejorar las relaciones con los clientes y emplear gerentes eficaces.

En la era digital, la comunicacion no se compone solo de reuniones en persona y llamadas telefonicas largas. Para aumentar la eficiencia y productividad de los empleados, las organizaciones han implementado sistemas de software de comunicaciones optimizados.

Estas soluciones optimizan las comunicaciones internas y externas, optimizan los procesos de negocio, aceleran los tiempos de respuesta y aumentan los ingresos. Aqui estan las 11 mejores herramientas de comunicacion empresarial empleadas por organizaciones exitos-

1. Software de Intranet Social

Muchas organizaciones han tenido problemas con cuellos de botella similares en la comunicacion, incluyendo exceso de papeleo, documentos faltantes o dificultad para actualizar a los empleados sobre nuevas politicas/procedimientos.

Un portal centralizado que permite a los empleados acceder a informacion relevante es una excelente solucion a estos problemas. El software de intranet social minimiza las bandejas de entrada de correo electronico inundadas y optimiza la comunicacion de los empleados al cargar todos los documentos en un solo lugar de trabajo digital de facil acceso.

2. Las herramientas de Messaging Systems

Collaboration permiten a los miembros del equipo trabajar de manera mas eficiente para completar un proceso de negocio. Permite a los usuarios compartir ideas, enviar mensajes de ida y vuelta, y cargar documentos importantes que se pueden recuperar facilmente.

Si los empleados tienen dificultades para encontrar cadenas de correo electronico especificas o se quejan de no recibir un mensaje importante, las organizaciones deben considerar implementar un sistema de mensajeria optimizado. Esto resulta especialmente util cuando los trabajadores estan remotos, fuera del sitio o en otra oficina.

3. El software de gestion de

tareas de gestion de tareas optimiza la comunicacion del equipo permitiendo a los empleados y lideres de equipo realizar un seguimiento y gestionar el progreso de las tareas. Dado que los detalles de un proyecto pueden ser confusos o llevar mucho tiempo, se debe utilizar una herramienta de gestion de tareas para informar a todos de lo que deberian estar haciendo.El

software de gestion de proyectos ayuda a los empleados a lograr sus KPI estableciendo fechas de vencimiento, empleando listas de comprobacion y enviando alertas si falta un elemento. La administracion tambien puede realizar un seguimiento de la productividad de los empleados para asegurarse de que todos son responsables.

4. Software de seguimiento de problemas

Las organizaciones que tienen problemas con las tasas de retencion de clientes o las consultas de clientes que faltan pueden beneficiarse al utilizar software de seguimiento de problemas. Esta herramienta realiza un seguimiento y gestiona las consultas de los clientes para garantizar que las respuestas sean oportunas y correctas.

Una vez que se introduce una consulta, se emite un ticket al cliente, se asigna a un empleado en particular y se elimina de la vista una vez finalizada. Los usuarios tambien pueden abrir el ticket y ver cualquier entrada en un momento posterior si es necesario. La administracion puede realizar un seguimiento del progreso de estas consultas para garantizar que los trabajadores sean productivos y el servicio al cliente este optimizado.

5. Blogs y Videos

Debido a que el ojo humano esta entrenado para responder mucho mas rapido a las imagenes que al texto solo, las organizaciones se han beneficiado con el uso de blogs y videos internos para transmitir un mensaje. La

baja moral de la mano de obra, una alta tasa de rotacion y el aburrimiento frecuente pueden requerir que la administracion utilice videos/blogs para ensenar materiales de capacitacion u otra informacion valiosa. Esto puede aumentar el compromiso y la moral de los trabajadores, lo que resulta en un entorno mas productivo.

6. Funcion de analisis

Una funcion de analisis y opinion se utiliza para evaluar el comportamiento de los usuarios y optimizar la comunicacion interna. Si la administracion no esta segura de la productividad de los empleados o el personal tiene dificultades para realizar el seguimiento de los datos, una herramienta de analisis puede ayudar a abordarla.


Los datos son recogidos por una variedad de fuentes y se cargan en una ubicacion centralizada de facil acceso. Los usuarios pueden generar informes que analicen varios conjuntos de datos e indiquen ineficiencias de comunicacion.

7. Foros de discusion

Para desarrollar y aumentar el conocimiento en el lugar de trabajo, debe haber una manera de que los empleados compartan informacion y experiencia. Un foro de discusion puede ayudar a abordar las preguntas de los empleados sin respuesta y las consultas de administracion.

Un foro permite una conversacion abierta sobre una variedad de temas relevantes para las operaciones diarias o los procedimientos de recursos humanos. Tambien archiva informacion importante y buenas ideas, que la administracion puede utilizar para estandarizar las mejores practicas.

8. Espacios

Las organizaciones pueden designar espacios individuales para supervisar y entregar un conjunto de contenido. Los miembros de Space pueden compartir datos, crear nuevos centros de discusion y enviar notificaciones a los miembros de la comunidad.

Esta es una plataforma de comunicacion particularmente util para unidades de negocio individuales que no quieran compartir informacion externa con otra unidad. Por ejemplo, un departamento de Recursos Humanos puede utilizar un espacio para notificar a los miembros del equipo de cumpleanos, aniversarios de trabajo o un cambio en las prestaciones de los empleados.

9. Notificaciones

Uno de los mayores cuellos de botella en la comunicacion es que los empleados no reciben actualizaciones o alertas sobre un cambio en los datos. Esto puede disminuir la productividad, confundir, danar la moral de los empleados y causar problemas para la administracion.

Si el personal no esta leyendo o respondiendo a correos electronicos criticos o si el equipo directivo no esta seguro de si un mensaje fue recibido por los subordinados, un sistema de notificacion puede ser la respuesta. Otro beneficio es que los trabajadores no tendran que preocuparse por perderse informacion externa importante, como un correo electronico del cliente o potencial potencial de ventas.

10. Perfiles de

trabajadores Los empleados deben establecer relaciones de trabajo con sus companeros de trabajo para optimizar la comunicacion empresarial en el lugar de trabajo. Si los miembros del equipo no conocen los distintos empleados de cada unidad de negocio y sus funciones, el uso de un perfil de empleado puede proporcionar el contexto necesario.

Un perfil resume el rol de cada trabajador, muestra una foto, indica a quien informa y muestra si esa persona esta disponible para hablar. Esto puede ayudar a los empleados a saber quien trabaja donde, que hace todo el mundo y a quien ponerse en contacto para una preocupacion particular.

11. Flujos de trabajo

Una herramienta de flujo de trabajo organiza y administra las personas y las tareas que intervienen en un proceso empresarial, de principio a fin. Proporciona una forma sistematizada de gestionar un proyecto y asegurar que cada persona asignada a el complete su parte. Los

supervisores son alertados cuando finaliza un proyecto, lo que ayuda a responsabilizar a todos los involucrados. Tambien se notifica a los empleados cuando es el momento de completar su parte, lo que mantiene a todos organizados. Esta herramienta resulta util cuando los proyectos terminados suelen faltar elementos, o si los flujos de trabajo tardan demasiado en completarse.

En conclusion, aqui estan las mejores herramientas de software de comunicacion utilizadas para optimizar la comunicacion empresarial. El

• software de intranet social pone todos los datos en una ubicacion segura para que todos puedan acceder a ellos. Un sistema de mensajeria optimiza la colaboracion permitiendo a los trabajadores compartir informacion y hablar de ida y vuelta sin utilizar el correo electronico. Las herramientas de administracion de tareas rastrean y administran una tarea de principio a fin.
• El software de seguimiento de problemas gestiona las consultas de los clientes para garantizar que las respuestas sean oportunas y correctas. Los blogs y videos pueden ayudar a transmitir informacion a los trabajadores de una manera comprensible. Las funciones de analisis utilizan informes y administracion de datos para evaluar conjuntos especificos de informacion.
• Los foros de discusion son un tipo de software de comunicacion de equipo que proporciona una manera para que todos reciban respuestas a preguntas o compartan experiencia, lo que optimiza la gestion del conocimiento. Las herramientas de comunicacion empresarial como Spaces son utiles para unidades de negocio individuales que buscan compartir informacion dentro de su departamento. Las notificaciones envian alertas a los empleados y gerentes cuando hay un cambio, un correo electronico o una nueva entrada en el sistema.
• Los perfiles de trabajadores muestran informacion sobre cada empleado de una organizacion para que todos puedan establecer relaciones y llegar a otros en el momento correcto. El software de gestion de flujos de trabajo organiza y sistemaliza todo un flujo de trabajo de principio a fin, lo que ayuda a agilizar los procesos de negocio y responsabilizar a todos.