Cual es la mejor manera de hacer un inventario en un restaurante?
La mejor manera de hacer un inventario en un restaurante es contar los articulos con regularidad, organizarlos por categoria, utilizar un metodo de valoracion coherente, registrar cantidades y costos precisos y conciliarlos con el software de contabilidad para garantizar la precision financiera y la toma de decisiones informadas.
Como hacer un inventario en su restaurante para una valoracion contable precisa
Vision general
Hacer un seguimiento del inventario de tu restaurante no consiste solo en saber lo que hay en tus estantes, sino que tambien es una parte importante de asegurarte de que tus finanzas sean precisas. El inventario afecta a la cantidad de dinero que realmente has gastado en alimentos y suministros, lo que a su vez afecta a la cantidad de beneficios que realmente estas obteniendo. Si tus numeros de inventario son incorrectos, tus numeros de contabilidad tambien lo estaran. Si haces
el inventario de la manera correcta, tendras una mejor idea de los costos reales de los alimentos, los desperdicios y los articulos que se mueven rapida o lentamente. Esto te ayuda a tomar decisiones mas inteligentes sobre que pedir, que eliminar del menu y donde podrias estar perdiendo dinero.
El inventario tambien desempena un papel clave en tus informes financieros. Se usa para calcular algo llamado costo de los bienes vendidos (COGS), que muestra cuanto cuesta fabricar los alimentos que vendes. Si tu inventario no es exacto, tu COGS tampoco lo sera, y eso puede ocasionar problemas con los impuestos o el presupuesto.
Comprension de la valoracion del inventario
Antes de empezar a contar cajas de productos o cajas de vino, es importante entender que significa realmente la valoracion del inventario y por que es importante para tu restaurante.
Que es la valoracion del inventario? La
valoracion del inventario es el proceso de determinar cuanto valen sus existencias actuales. Esto incluye todo lo que utilizas para hacer funcionar tu cocina y tu bar- alimentos, bebidas, empaques, productos de limpieza e incluso articulos desechables. Debe conocer este valor para poder calcular el costo de los bienes vendidos (COGS), que es una parte clave de su estado de perdidas y ganancias. En resumen- cuanto mas preciso sea el valor de su inventario, mas precisos seran sus informes financieros.
Por que es importante
Para los propietarios de restaurantes, una valoracion precisa del inventario ayuda de varias maneras
- - Muestra cuanto dinero hay en stock.
- Ayuda a detectar el despilfarro, el robo o el exceso de pedidos.
- Afecta a la cantidad de beneficios que declaras y, en algunos casos, a la cantidad que pagas en impuestos.
- Proporciona datos claros para tomar mejores decisiones de compra y precios.
Que se considera inventario?
Esto es lo que debes incluir al hacer el inventario
1. Productos alimenticios- productos frescos, carne, productos lacteos, productos secos, productos congelados.
2. Bebidas- alcohol, refrescos, cafe, te.
3. Embalaje- recipientes para llevar, vasos, servilletas, pajitas.
4. Suministros no alimentarios (productos de limpieza, aceite de cocina, toallas de papel) cualquier cosa que se utilice habitualmente en las operaciones y que se reponga.
Categorias de inventario comunes
Para mantener las cosas organizadas, es util dividir el inventario en categorias segun la forma en que se almacenan los articulos
- - Almacenamiento en seco (articulos de despensa
), articulos refrigerados
(nevera), articulos congelados (congelador),
inventario de bares,
articulos de limpieza y papel
El objetivo es asignar un valor en dolares al inventario disponible, en funcion de cuanto pagaste por cada articulo (no del precio de venta). Este valor total se utilizara para hacer un seguimiento de los cambios del inventario a lo largo del tiempo y calcular el COGS.
Comprender esta base facilita mucho el proceso de recuento y garantiza que las cifras que comunique reflejen realmente lo que sucede en su restaurante.
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FIFO, LIFO, promedio ponderado
Ahora que entiendes que es la valoracion del inventario, es el momento de elegir como vas a calcular el valor de tu inventario. Hay tres metodos principales que suelen utilizar los restaurantes- FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (ultimo en entrar, primero en salir) y costo promedio ponderado. Cada uno tiene una forma diferente de ver el valor de tu inventario, y el metodo que elijas afecta a tus calculos de costos e informes financieros.
FIFO- primero en entrar, primero en salir
FIFO asume que las existencias mas antiguas se utilizan o venden primero. Por ejemplo, si compraste pollo a 2,00 dolares por libra la semana pasada y a 2,20 dolares por libra esta semana, la FIFO dice que usaste primero el pollo a 2,00 dolares por libra. Este metodo es simple, esta ampliamente aceptado y coincide con el funcionamiento real de la mayoria de los restaurantes (se utilizan los productos mas antiguos antes que los mas nuevos para evitar que se echen a perder).
Por que usar FIFO?
- Por lo general, le brinda una vision mas precisa de los costos de inventario actuales.
- Es ideal para rastrear los alimentos que caducan rapidamente.
- Suele mostrar mayores beneficios cuando suben los precios, ya que las acciones mas antiguas (mas baratas) se contabilizan primero.
LIFO - Last In, First Out
LIFO asume que las acciones compradas mas recientemente se utilizan primero. Usando el mismo ejemplo anterior, LIFO dice que usted uso primero el pollo de 2,20 USD por libra. Este metodo no es tan comun en los restaurantes porque no refleja como se utilizan realmente los alimentos y no es aceptado por las normas internacionales de contabilidad.
Por que usar LIFO?
- Puede reducir los ingresos imponibles durante los periodos de inflacion (porque las acciones mas nuevas y caras se contabilizan primero como usadas).
- Algunas empresas con sede en EE. UU. lo utilizan para obtener beneficios fiscales, aunque no es ideal para productos perecederos.
Costo promedio ponderado
Este metodo calcula el costo promedio de todas las unidades en stock, sin importar cuando se compraron. Por lo tanto, si compraste 10 unidades a 2,00 dolares y 10 a 2,20 dolares, tu costo promedio seria de 2,10 dolares por unidad.
Por que usar el promedio ponderado?
- Suaviza las fluctuaciones de precios.
- Es mas facil de gestionar en sistemas en los que los articulos se agrupan o se utilizan de forma aleatoria.
- Funciona bien para restaurantes con productos uniformes y de gran volumen, como salsas, cereales o caldo de bar.
Antes de seguir adelante, elige un metodo y apegate a el. Cambiar de un metodo a otro puede crear confusion y provocar problemas de contabilidad. El FIFO es el mas recomendado para restaurantes, pero elige el que mejor se adapte a tu configuracion empresarial y contable.
Configurar un proceso de inventario estandarizado
Tener un proceso claro y repetible es clave para obtener resultados de inventario precisos. Sin un sistema estandarizado, sus recuentos pueden ser inconsistentes, lo que puede llevar a numeros incorrectos en sus registros contables. Una rutina de inventario confiable no solo ahorra tiempo, sino que tambien genera confianza en las cifras, especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento de los costos de los alimentos y calcular las ganancias.
Decide cuando hacer el inventario
El primer paso es decidir con que frecuencia contaras el inventario. Muchos restaurantes lo hacen-
1. Semanalmente- ideal para controlar de cerca los productos que se mueven rapidamente, como alimentos frescos y productos de bar.
2. Mensual- funciona bien para rastrear categorias mas grandes y preparar informes financieros.
3. Fin del periodo contable- esencial para crear estados de perdidas y ganancias precisos.
Elija un cronograma que tenga sentido para sus operaciones y cumplalo. Cuente siempre el inventario a la misma hora del dia (a menudo antes de abrir o despues del cierre) para evitar confusiones a causa de las entregas o el servicio en curso.
Asigne la responsabilidad
Designe a personas especificas para que se encarguen del inventario. Lo ideal es que la misma persona (o equipo) haga el recuento cada vez. Esto ayuda a reducir los errores y a mantener la coherencia de los resultados. Si tiene personal que hace los conteos, asegurese de que esten debidamente capacitados sobre que contar, como contarlos y como registrarlos.
Tambien es inteligente que al menos una persona compruebe o verifique los articulos de alto valor, como las carnes, el alcohol y los mariscos.
Organice sus areas de almacenamiento
Antes de empezar a contar, asegurese de que sus areas de almacenamiento esten limpias y organizadas. Agrupe los articulos similares y etiquete los estantes si es necesario. Por ejemplo-
- Mantenga todos los productos lacteos en una seccion mas fria
- Organice las botellas de licor por tipo o marca
- Apila los productos secos de forma ordenada con las etiquetas mirando hacia adelante
Este pequeno paso ahorra mucho tiempo y reduce la posibilidad de que los articulos se pierdan o se los cuente dos veces.
La consistencia es crucial. Usa siempre las mismas categorias de inventario y publica los articulos en el mismo orden. De esta forma, puedes comparar facilmente los recuentos de una semana o un mes a otro. Tambien ayuda a la hora de introducir datos en hojas de calculo o software de contabilidad.
Al establecer un proceso estandar y seguirlo en todo momento, tus recuentos de inventario seran mas rapidos, precisos y mucho mas utiles para tus decisiones contables y empresariales.
Herramientas y plantillas
Para hacer un inventario eficaz en tu restaurante, necesitaras las herramientas adecuadas. No tienen por que ser costosas ni complicadas, pero deberian ayudarte a mantenerte organizado, preciso y coherente. Ya sea que utilices lapiz y papel o un sistema digital, tener la configuracion adecuada hace que el proceso sea mas fluido y menos estresante.
Hojas o plantillas de recuento de inventario
La herramienta mas basica y esencial es una hoja de recuento de inventario. Aqui encontraras una lista de todos los articulos que necesitas contar, con columnas para- -
Nombre del articulo
- Unidad de medida (por ejemplo, libras, galones, cajas)
- Cantidad disponible -
Costo unitario -
Valor total (costo unitario de cantidad)
Puedes usar una version imprimible o una hoja de calculo digital (como Excel o Google Sheets). Las plantillas digitales pueden calcular los totales automaticamente y ayudar a hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo. Asegurate de que tu hoja este organizada por area de almacenamiento (secadero, frigorifico, congelador, bar) y por categorias (productos, carne, productos lacteos, etc.).
Software de inventario digital
Si administras muchos articulos o quieres ahorrar tiempo en los calculos, considera usar un software de inventario para restaurantes. Algunas opciones populares incluyen-
Estas herramientas pueden ayudar a rastrear los precios, actualizar automaticamente los valores, conectarse a su sistema POS e incluso crear informes. Si bien no son obligatorios, pueden reducir los errores manuales y acelerar el proceso.
Herramientas de medicion
La medicion precisa es clave. Tengalas a mano cuando cuente
- Una bascula digital para pesar carnes, quesos y productos a granel
- Vasos o recipientes medidores para salsas y liquidos
- Tablas de conversion (p. ej., onzas a libras, litros a galones)
Cuente siempre con las mismas unidades. Si cambias entre onzas y libras, por ejemplo, sera mas dificil comparar o calcular con precision.
Portapapeles o tableta
Si cuentas mientras viajas, usa un portapapeles con hojas impresas o una tableta con el archivo de inventario abierto. Esto te ayuda a mantenerte organizado mientras te mueves entre la cocina, los almacenes y las areas de bar.
Si preparas estas herramientas con antelacion y las mantienes actualizadas, tu proceso de inventario sera mas eficiente, menos propenso a errores y mucho mas facil de conectar con tus registros contables.
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Como realizar el recuento de inventario
Hacer un inventario en tu restaurante puede parecer abrumador al principio, pero dividirlo en pasos claros hace que el proceso sea manejable y preciso. Esta es una guia paso a paso que te ayudara a contar tu inventario de forma correcta y eficiente.
Paso 1. Organice sus existencias por categoria y ubicacion
Antes de empezar a contar, asegurese de que sus areas de almacenamiento esten limpias y organizadas. Agrupe los articulos similares, como todos los productos lacteos de la nevera, los productos secos de la despensa y las bebidas del bar. Esto ayuda a evitar que se pierdan articulos o que los cuentes dos veces. Use etiquetas o letreros si es necesario para marcar claramente las diferentes secciones.
Paso 2. Cuente cada articulo
Cuente cuidadosamente la cantidad de cada articulo de su lista, utilizando la unidad de medida adecuada. Por ejemplo, si tiene pechugas de pollo, cuente cuantas libras tiene; en el caso de las latas de refresco, cuente la cantidad de latas o cajas. Sea preciso y evite hacer conjeturas. Si no estas seguro, pregunta a un miembro del equipo o comprueba las existencias.
Paso 3. Registra los recuentos con precision
Anota la cantidad de unidades que contaste en tu hoja de inventario o hoja de calculo. Si utilizas un software o una tableta, introduce los datos a medida que avanzas para reducir la posibilidad de perder el control. Asegurate de anotar la unidad de medida junto a la cantidad, especialmente si tienes articulos que se pueden medir de diferentes maneras (por ejemplo, onzas en vez de libras).
Paso 4. Asigne los costos unitarios
A continuacion, introduzca el costo por unidad de cada articulo. Suele ser el precio que pagaste por el producto. Ten a mano tus facturas de compra o listas de precios para que puedas actualizar los costos si han cambiado. Los costos precisos son esenciales para calcular el valor total de tu inventario.
Paso 5- Calcula el valor total
Multiplica la cantidad que has contado por el coste unitario para obtener el valor total de cada articulo. Esto te da la cantidad en dolares inmovilizada en ese inventario. Si lo haces para todos los articulos, obtendras el valor total del inventario, que utilizaras para los calculos contables y del COGS.
Consejos adicionales
- compruebe los articulos de alto valor, como pescados y mariscos, carnes o licores.
- Evite contar durante las horas de servicio mas concurridas para reducir los errores.
- Si tienes un equipo, divide las tareas por secciones para acelerar el proceso.
- Registra por separado cualquier discrepancia o mercancia danada. Si
sigues estos pasos con cuidado, recopilaras datos precisos que te ayudaran a entender tus costos y a tomar mejores decisiones financieras. La coherencia es clave- utilice el mismo metodo cada vez para realizar un seguimiento eficaz de los cambios y las tendencias.
Como conciliar el inventario con su sistema de contabilidad
Una vez que hayas terminado de contar tu inventario y calcular el valor total, el siguiente paso importante es conciliar esta informacion con tu sistema de contabilidad. Esto significa asegurarte de que el inventario fisico que has contado coincide con los numeros registrados en tus registros financieros. La conciliacion adecuada le ayuda a realizar un seguimiento de los costos reales de los alimentos, evitar errores y crear informes financieros precisos.
Introduzca los valores de inventario en su sistema de contabilidad
Comience por introducir los valores totales de su inventario en su software de contabilidad o en la contabilidad general. Esto incluye el valor en dolares de cada categoria, como productos agricolas, carne, bebidas y suministros. Asegurate de introducir los datos de forma coherente con el metodo de valoracion del inventario que hayas elegido (como el FIFO o la media ponderada). Este paso garantiza que tu balance refleje la cantidad correcta de inventario que tienes disponible.
Calcula el costo de los bienes vendidos (COGS)
Los recuentos de inventario son una parte clave del calculo del COGS, que muestra cuanto costo producir los alimentos y bebidas que vendiste durante un periodo especifico.
Para ello, necesitaras tres tipos de informacion- 1. Inventario inicial- el valor del inventario al inicio del periodo contable.
2. Compras- el valor de las acciones que compraste durante el periodo.
3. Inventario final- el valor del inventario que acabas de contar al final del periodo.
La formula es
COGS = Inventario inicial mas Compras - Inventario final
Tener datos de inventario precisos es esencial porque afecta directamente a las ganancias declaradas. Si tu inventario final esta desfasado, tu COGS sera incorrecto, lo que puede inducir a error a la hora de tomar decisiones empresariales y hacer declaraciones de impuestos erroneas.
Haga coincidir el inventario con los datos de ventas
Para comprobar los recuentos de su inventario, comparelos con los registros de ventas de sus puntos de venta (POS). Esto ayuda a detectar discrepancias, como la falta de existencias o los recuentos incorrectos. Si las ventas muestran que vendiste 100 libras de pollo, pero tu inventario solo se redujo en 50 libras, es posible que tengas problemas con el recuento o el registro.
Usa el analisis de datos para detectar tendencias y problemas
Una vez que tus datos de inventario y de contabilidad esten conciliados, usa un analisis de datos simple para buscar patrones. Algunos articulos muestran un mayor desperdicio de manera constante? Las compras superan el uso? Esta informacion puede ayudarlo a controlar mejor los costos y evitar los pedidos excesivos.
Al mantener sincronizados tus sistemas de inventario y contabilidad, te aseguras de que tus estados financieros sean confiables, lo que te ayuda a administrar un restaurante mas rentable con menos conjeturas.
Consejos para mantener la precision del inventario
Hacer un inventario una vez es util, pero mantener un inventario preciso a lo largo del tiempo es lo que realmente beneficia la salud financiera de su restaurante. La gestion uniforme del inventario te ayuda a detectar problemas de forma temprana, controlar los costos y tomar decisiones de compra mas inteligentes. Estos son algunos consejos practicos para mantener tu inventario preciso mes tras mes.
Siga un cronograma regular
Una de las mejores maneras de mantener la precision es realizar el inventario de manera consistente segun un cronograma establecido. Ya sea que elija hacerlo semanalmente, quincenalmente o mensualmente, mantener un cronograma constante le ayuda a comparar las cifras a lo largo del tiempo y a detectar cualquier cambio inusual. Evita saltarte los recuentos de inventario o apresurarte a revisarlos; la precision depende de la consistencia.
Actualice los costos de los productos con regularidad
Los precios de los alimentos y suministros suelen cambiar, a veces con bastante rapidez. Es importante actualizar los costos de inventario cada vez que hagas un inventario. El uso de precios anticuados generara valores de inventario inexactos y sesgara los calculos de costos. Ten a mano las facturas de compra o las listas de precios de los proveedores y convierte las actualizaciones de costos en parte de tu rutina de inventario.
Capacite a fondo a su personal
Si cuenta con miembros del personal que ayudan con el inventario, asegurese de que comprendan la importancia de la precision y de que sigan los mismos procedimientos en todo momento. Proporcione instrucciones claras sobre como contar, medir y registrar los articulos. Considera la posibilidad de crear una lista de verificacion o una guia sencilla a la que puedan hacer referencia durante los recuentos del inventario. Las actualizaciones periodicas de capacitacion ayudan a evitar errores y a mantener a todos informados.
Realice auditorias periodicas
Incluso con recuentos regulares, las auditorias ocasionales realizadas por un gerente o un miembro del personal experimentado ayudan a detectar errores o robos. Elija horarios aleatorios para comprobar al azar articulos de alto valor, como carnes, mariscos o licores. Estas auditorias anaden un nivel adicional de control y ayudan a mantener la confianza en los datos de su inventario.
Analice las tendencias del inventario
Preste atencion a las tendencias del inventario a lo largo del tiempo. Algunos articulos se agotan con frecuencia? Algunos productos muestran constantemente un mayor nivel de desperdicio o deterioro? El seguimiento de estos patrones le ayuda a ajustar los pedidos, las ofertas de menus o las practicas de almacenamiento para reducir los costos y mejorar la eficiencia. El uso de los datos de inventario junto con los informes de ventas ofrece una imagen mas clara del rendimiento de su restaurante.
Manten la documentacion organizada
Manten un registro claro de cada recuento de inventario, incluidas las notas sobre cualquier discrepancia o producto danado. La documentacion organizada facilita la deteccion de problemas recurrentes y proporciona pruebas para sus fines contables o fiscales. Si
sigues estos consejos y te comprometes a gestionar el inventario de forma regular y precisa, mejoraras el control financiero de tu restaurante y tomaras decisiones empresariales mas inteligentes que ayudaran a que tus ganancias crezcan de manera constante.
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Contenido de lectura obligada
Inventario perpetuo
Sistema de inventario perpetuo- que es y como funciona para su restaurante?
Tipos de sistema de inventario
Explicacion de los tipos de sistemas de inventario en los restaurantes
Preguntas frecuentes
Que metodos de valoracion de inventario debo utilizar?
Los metodos mas comunes son FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (ultimo en entrar, primero en salir) y el costo promedio ponderado. El FIFO suele ser el mejor para los restaurantes.
Que articulos se deben contar durante el inventario?
Incluya todos los alimentos, bebidas, empaques y suministros no alimentarios, como los productos de limpieza que se utilizan en las operaciones diarias.
Como calculo el valor de mi inventario?
Multiplica la cantidad de cada articulo por su coste unitario y, a continuacion, suma estas cantidades para obtener el valor total del inventario.
Como puedo mantener la precision del inventario a lo largo del tiempo?
Siga un cronograma regular, actualice los costos de los productos, capacite al personal, realice auditorias, use software de inventario y analice las tendencias del inventario con regularidad.
