Como funciona un sistema de inventario perpetuo en los restaurantes?
Un sistema de inventario perpetuo actualiza los niveles de inventario en tiempo real, a menudo integrado con el software POS, lo que permite a los propietarios de restaurantes rastrear el uso de las existencias y las necesidades de pedidos de forma continua.
Explicacion de los tipos de sistemas de inventario en los restaurantes
Vision general
Puede que el inventario no sea la parte mas glamorosa de la gestion de un restaurante, pero es sin lugar a dudas una de las mas esenciales. Ya sea que dirija una cafeteria pequena o una cocina de servicio completo, saber exactamente lo que hay en stock (hasta el ultimo tomate o botella de vino) puede marcar la diferencia entre ganancias y perdidas.
Una mala gestion del inventario suele provocar pedidos excesivos, el deterioro de los alimentos, la frustracion del personal y, en ultima instancia, la perdida de ingresos. De hecho, los estudios han demostrado que el desperdicio de alimentos por si solo puede costar a los restaurantes entre el 4% y el 10% del total de las compras de alimentos. Por otro lado, un sistema de inventario eficiente puede reducir el desperdicio, controlar los costos, mejorar el flujo de caja y facilitar las operaciones en general.
Para muchos propietarios de restaurantes, el desafio no es entender por que es importante el inventario, sino descubrir como administrarlo de manera efectiva. Con varios tipos de sistemas de inventario disponibles, cada uno con sus propias ventajas y desventajas, es importante que comprendas tus opciones antes de decidir que es lo que mejor se adapta a tu restaurante.
Que es un sistema de inventario?
Un sistema de inventario, en el contexto de un restaurante, es un metodo o herramienta que se utiliza para rastrear, administrar y controlar los ingredientes, las bebidas, los suministros y, a veces, incluso los pequenos equipos que su cocina necesita para operar. No se trata solo de una lista de lo que tienes, sino de un proceso estructurado para saber lo que entra, lo que sale y lo que queda en un momento dado.
En esencia, un sistema de inventario ayuda a responder a preguntas cruciales
- que cantidad de cada ingrediente tenemos disponible?
- Cuando debemos volver a pedir los articulos?
- Estamos perdiendo existencias por despilfarro, deterioro o robo?
- Cuanto gastamos en inventario a lo largo del tiempo?
Un sistema funcional garantiza que su restaurante tenga los ingredientes correctos disponibles en las cantidades correctas, sin que se sobrecarguen ni se agoten. Ese equilibrio es fundamental, no solo para que la cocina funcione sin problemas, sino tambien para controlar los costos de los alimentos, que normalmente representan entre el 28 y el 35% de los gastos totales de un restaurante.
Los sistemas de inventario tambien te ayudan a establecer los niveles de par (la cantidad minima de cada articulo que debes tener a mano), controlar las tasas de uso y tomar decisiones de compra informadas. Cuando se conectan a un sistema de punto de venta (POS), algunas herramientas de inventario pueden incluso ajustar los niveles de ingredientes automaticamente a medida que se venden los productos del menu, lo que te brinda informacion en tiempo real sobre el consumo y el posible desperdicio.
Segun el sistema que utilices, el seguimiento del inventario se puede realizar de forma manual, digital o mediante una combinacion de ambos. Algunos sistemas son tan sencillos como actualizar una hoja de calculo semanalmente, mientras que otros utilizan codigos de barras, el seguimiento entre hojas y la integracion de aplicaciones que automatizan la mayor parte del trabajo.
En ultima instancia, el proposito de un sistema de inventario no es solo contar lo que hay en la estanteria, sino darte el control. Ayuda a reducir el desperdicio de alimentos, prevenir el robo, optimizar los pedidos y mantener la cocina funcionando sin interrupciones, a la vez que protege sus ganancias.
Obtenga valoraciones de inventario precisas
Administre su fuerza laboral con Altametrics
Sistemas de inventario manual
Para muchos propietarios de restaurantes, especialmente aquellos que tienen negocios mas pequenos o recien establecidos, un sistema de inventario manual suele ser el primer paso hacia una gestion organizada del inventario. Este metodo suele implicar el uso de listas de verificacion en lapiz y papel, hojas de inventario impresas u hojas de calculo como Microsoft Excel o Google Sheets para realizar un seguimiento de los niveles de existencias.
Como funciona
Los miembros del personal cuentan manualmente cada articulo almacenado (por ejemplo, bolsas de harina, cajas de refrescos o productos frescos) y, a continuacion, registran las cantidades. Por lo general, esto se hace de forma diaria, semanal o mensual, segun el tipo de articulo del inventario y la frecuencia con la que se utilice.
Ventajas de los sistemas de inventario manual
1. Bajo costo- hay poca o ninguna inversion inicial. Todo lo que necesita es una lista impresa o una hoja de calculo y alguien que haga el recuento. Esto lo hace atractivo para los restaurantes que operan con margenes ajustados.
2. Facil de implementar- no se requieren instalaciones de software complejas ni sesiones de capacitacion. La mayoria de los equipos pueden empezar a utilizar un sistema manual de inmediato con una orientacion minima.
3. Personalizable- puedes adaptar el diseno o el formato para que coincidan con tu menu especifico, diseno de almacenamiento o habitos de seguimiento.
Contras de los sistemas de inventario manual
1. Consume mucho tiempo- los recuentos manuales consumen muchas horas del personal, especialmente en las cocinas mas grandes o en aquellas con entregas frecuentes.
2. Propenso a errores humanos- los errores en el recuento, la omision de articulos o la mala escritura a mano pueden provocar facilmente imprecisiones que afectan a los pedidos y a los costos de los alimentos.
3. Visibilidad limitada- los sistemas manuales no proporcionan datos en tiempo real, lo que puede provocar un exceso de pedidos o una escasez inesperada.
4. Sin automatizacion- no hay integracion con su sistema POS, por lo que no recibira actualizaciones automaticas sobre el uso de los ingredientes en funcion de las ventas.
Los sistemas manuales funcionan mejor para restaurantes con menus pequenos, almacenamiento limitado y baja rotacion de inventario. Sin embargo, a medida que las operaciones crecen, muchos propietarios descubren que el seguimiento manual se vuelve insostenible y comienzan a explorar alternativas mas eficientes.
Sistemas de inventario perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo ofrece una forma mas avanzada y eficiente de administrar el inventario al actualizar continuamente los niveles de existencias a medida que se reciben, utilizan o venden los ingredientes y los productos. Este metodo es especialmente beneficioso para los restaurantes concurridos que gestionan operaciones de gran volumen y requieren una visibilidad constante de su inventario.
Como funciona
A diferencia de los sistemas manuales o periodicos, un sistema perpetuo suele estar basado en software e integrado con el sistema de punto de venta (POS). Cada vez que se vende un articulo del menu, el sistema deduce automaticamente los ingredientes asociados del inventario. Del mismo modo, cuando se recibe y registra una entrega, los niveles de existencias se actualizan instantaneamente. Esto permite lo que se conoce como seguimiento en tiempo real- un flujo continuo de datos de inventario precisos y actualizados al minuto.
Ventajas de los sistemas de inventario perpetuo 1
. Informacion en tiempo real- con el seguimiento en tiempo real, puede ver de inmediato que hay en stock, que se esta agotando y cuando debe volver a hacer un pedido, sin tener que esperar a que se realice un recuento manual.
2. Mejores previsiones- el acceso a datos en tiempo real le ayuda a tomar decisiones de compra mas inteligentes, lo que reduce el riesgo de exceso de existencias o pedidos insuficientes.
3. Reduccion del desperdicio y el robo- dado que el inventario se monitorea constantemente, las discrepancias son mas faciles de detectar, lo que dificulta que las perdidas pasen desapercibidas.
4. Ahorro de mano de obra- el personal ya no necesita realizar recuentos completos de inventario con frecuencia, lo que libera tiempo para mas tareas de valor agregado.
Posibles desafios 1
. Costos iniciales mas altos- estos sistemas suelen requerir una inversion financiera en software y, posiblemente, en hardware (por ejemplo, tabletas, escaneres de codigos de barras).
2. Se requiere capacitacion- el personal debe estar capacitado para registrar correctamente los recibos de inventario y rastrear los residuos o las transferencias dentro del sistema.
3. Dependencia del sistema- los problemas tecnicos o los errores de software pueden interrumpir el seguimiento si no se abordan con prontitud.
Los sistemas perpetuos son mas adecuados para restaurantes de tamano mediano o grande o para operaciones en varias ubicaciones donde el seguimiento manual se vuelve ineficiente. Al ofrecer un seguimiento en tiempo real y la integracion con los datos de ventas, proporcionan un mayor control y capacidad de respuesta, especialmente durante las horas pico de servicio, cuando la precision y la velocidad son fundamentales.
Sistemas de inventario periodico
Un sistema de inventario periodico es un enfoque tradicional que implica contar el inventario en intervalos de tiempo especificos, normalmente de forma diaria, semanal, quincenal o mensual. Este metodo es especialmente comun en los restaurantes que tal vez aun no esten preparados para la automatizacion total, pero que desean una forma mas estructurada y coherente de supervisar las existencias.
Como funciona
En un sistema periodico, los niveles de inventario se registran manualmente en momentos predeterminados. Entre esos intervalos, no se produce ningun seguimiento continuo. El recuento al principio y al final del periodo se usa para determinar la cantidad de inventario utilizada. Por ejemplo, si comienzas la semana con 100 libras de pollo y terminas con 30 libras, sabras que se usaron 70 libras, independientemente de los patrones de uso diario.
Ventajas de los sistemas de inventario periodico
1. Sencillos y de baja tecnologia- al igual que los sistemas manuales, los sistemas periodicos no requieren tecnologia o software avanzados. Una hoja de calculo o un formulario impreso bien organizados suelen ser suficientes.
2. Rentable- el costo inicial es bajo o nulo, lo que hace que este sistema sea ideal para restaurantes pequenos o camiones de comida con presupuestos ajustados.
3. Mayor precision en comparacion con las comprobaciones manuales al azar- al realizar recuentos regulares, los restaurantes pueden mantener una mejor visibilidad de las existencias que con controles ocasionales o inconsistentes.
Limitaciones a tener en cuenta 1.
Falta de datos en tiempo real- dado que las actualizaciones solo se realizan a intervalos establecidos, es imposible saber el estado exacto de las existencias en tiempo real. Esto puede provocar una escasez inesperada o un exceso de existencias.
2. Intensivo en mano de obra- los recuentos regulares aun llevan tiempo, especialmente para inventarios mas grandes. El personal debe pausar las operaciones para realizar comprobaciones exhaustivas.
3. Mayor riesgo de merma- sin un control continuo, problemas como el deterioro, el desperdicio o el robo pueden pasar desapercibidos hasta el proximo periodo de inventario.
Los sistemas periodicos pueden ser un punto medio practico entre el seguimiento totalmente manual y un sistema perpetuo en tiempo real. Proporcionan mas estructura que los controles de inventario ad hoc, al tiempo que evitan los costos y la complejidad del software avanzado. Dicho esto, la coherencia es clave- si los recuentos se omiten o se realizan de forma incorrecta, los datos pierden su valor.
Para los propietarios de restaurantes que buscan un control sin complejidad, un sistema periodico es una opcion razonable y sostenible, siempre que se mantengan la disciplina y la rutina.
¡Transforme las operaciones de su restaurante ahora!
¡Seguimiento de inventario sin esfuerzo con Altametrics!
Sistemas de inventario hibridos
Un sistema de inventario hibrido combina elementos de los metodos de seguimiento manuales y automatizados, lo que ofrece un enfoque flexible y personalizable para la gestion del inventario. Este sistema es especialmente util para los propietarios de restaurantes en transicion, es decir, aquellos que desean mas control y eficiencia que los que ofrecen los sistemas manuales o periodicos, pero aun no estan preparados para comprometerse por completo con la automatizacion en tiempo real.
Como funciona
En una configuracion hibrida, algunos procesos de inventario estan automatizados (por ejemplo, la integracion de ventas a traves de un sistema POS), mientras que otros, como la recepcion de entregas, la realizacion de recuentos fisicos o el seguimiento de los residuos preparados, se gestionan manualmente. Por ejemplo, el sistema puede actualizar automaticamente el uso de ingredientes cuando se vende un plato, pero basarse en los recuentos fisicos semanales para conciliar las cantidades reales disponibles.
Ventajas de los sistemas de inventario hibridos 1.
Equilibrio entre costo y funcionalidad- los sistemas hibridos ofrecen muchos de los beneficios de la automatizacion (como la reduccion de las existencias y una mejor planificacion de los pedidos) sin el costo total de un sistema perpetuo.
2. Personalizable para adaptarse a tu flujo de trabajo- puedes elegir que tareas automatizar y cuales gestionar manualmente, segun las fortalezas de tu equipo y tu presupuesto.
3. Escalable para crecer- a medida que su restaurante crezca o su equipo adquiera mas conocimientos tecnologicos, podra aumentar gradualmente el nivel de automatizacion sin tener que revisar todo su sistema.
Desafios clave 1.
Riesgos de datos inconsistentes- si los elementos manuales y automatizados no se sincronizan correctamente, la precision de los datos puede verse afectada. Por ejemplo, si el personal se olvida de introducir los residuos o las transferencias, los numeros del sistema pueden ser enganosos.
2. Requiere capacitacion y supervision- el personal debe comprender tanto el aspecto digital como el manual del proceso. Pueden producirse errores cuando las funciones o responsabilidades no estan claras.
3. Dependencia del software con supervision manual- si bien no requieren tanta tecnologia como un sistema totalmente perpetuo, los sistemas hibridos siguen necesitando herramientas y actualizaciones de software basicas.
Los sistemas hibridos son ideales para restaurantes de tamano mediano o empresas en crecimiento que desean adoptar la tecnologia de forma gradual y, al mismo tiempo, mantener un enfoque practico. Al combinar las comprobaciones manuales con herramientas digitales, como los escaneres de codigos de barras, la integracion de puntos de venta o las aplicaciones de inventario, los propietarios pueden obtener informacion mas precisa y, al mismo tiempo, conservar la flexibilidad.
Factores clave a tener en cuenta
La seleccion del sistema de inventario adecuado para su restaurante no se basa solo en la comodidad, sino tambien en garantizar que sus necesidades operativas, su presupuesto y las capacidades del equipo se alineen con las herramientas que elija. No hay un sistema que funcione para todos los restaurantes, por lo que es fundamental evaluar tus circunstancias especificas antes de comprometerte con una solucion.
1. Tamano del restaurante y volumen de inventario
Los restaurantes mas pequenos con menus limitados pueden prosperar con un sistema manual o periodico. Sin embargo, si llevas a cabo una operacion de gran volumen con un inventario grande o varias ubicaciones, es posible que necesites un sistema mas avanzado (como el perpetuo o el hibrido) para mantener la precision y el control.
2. Restricciones presupuestarias
El costo siempre es un factor. Los sistemas manuales son basicamente de implementacion gratuita, mientras que los sistemas permanentes y las herramientas de software a menudo requieren suscripciones mensuales o inversiones iniciales. Los sistemas hibridos pueden ofrecer un aumento financiero mas gradual, lo que le permite automatizar partes de su proceso sin una revision completa.
3. Habilidades y capacitacion
del personal El exito de cualquier sistema de inventario depende de las personas que lo utilizan. Si su personal no es experto en tecnologia o si la rotacion es alta, un sistema complejo puede provocar mas errores. Elige un sistema que se adapte al nivel de comodidad de tu equipo y de tiempo para una formacion adecuada.
4. Integracion del sistema con las herramientas existentes
Su sistema de inventario no deberia existir en un silo. Un sistema que permita la integracion del sistema con su punto de venta (POS), el software de contabilidad y la plataforma de pedidos a los proveedores puede agilizar los procesos y reducir los errores. Por ejemplo, cuando su sistema POS se integra con su rastreador de inventario, los recuentos de ingredientes se actualizan automaticamente despues de cada venta, lo que ahorra tiempo y mejora la precision.
5. Escalabilidad para el crecimiento
No planifique solo para hoy, sino que tenga en cuenta sus objetivos para el proximo ano o dos. Si planeas ampliar o diversificar tu menu, elige un sistema que pueda crecer contigo. Cambiar de sistema a mitad de crecimiento puede resultar molesto y costoso.
En ultima instancia, el sistema de inventario adecuado equilibra la asequibilidad, la facilidad de uso y el nivel de control que necesita para administrar su restaurante de manera eficiente. Dedicar tiempo a evaluar estos factores ahora evitara problemas operativos (y perdidas de beneficios) en el futuro.
Consejos practicos
Una vez que haya elegido el sistema de inventario adecuado para su restaurante, el siguiente desafio es garantizar que se implemente correctamente y se mantenga de manera constante. Incluso la herramienta mas avanzada no dara resultados a menos que se utilice correctamente y este respaldada por buenos habitos y procedimientos claros.
1.
Capacite a fondo a su personal Independientemente del sistema que elija (manual, periodico, perpetuo o hibrido), su personal necesita saber como usarlo correctamente. La capacitacion debe incluir como contar los articulos con precision, registrar las entregas, rastrear los residuos y actualizar los registros de inventario. Asegurese de que cada miembro del equipo comprenda sus responsabilidades y tenga acceso a procedimientos faciles de seguir.
2. Establezca los niveles nominales del inventario y los puntos de
reordenamiento Establezca niveles minimos de existencias (tambien conocidos como niveles nominales) para cada ingrediente clave. Cuando las existencias caen por debajo de este limite, se activa un repedido. Esto ayuda a evitar la escasez de ultima hora y mantiene su cocina funcionando sin problemas. Con el tiempo, puede ajustar estos niveles en funcion de las tendencias de uso y los cambios estacionales.
3. Programe comprobaciones de inventario rutinarias
Incluso si utiliza un sistema perpetuo o hibrido, los recuentos fisicos periodicos son esenciales para detectar las discrepancias. Programa los recuentos totales o parciales a intervalos constantes- semanalmente para los productos perecederos y mensuales para los productos secos. Utilice estos recuentos para conciliar los datos de su sistema con lo que realmente hay en las estanterias.
4. Realice un seguimiento activo de los residuos y el deterioro Los
residuos no rastreados son una de las causas mas comunes de un inventario inexacto. Establezca un proceso sencillo para que el personal registre los articulos desechados o estropeados en tiempo real. Esto le permite identificar las areas problematicas (como la preparacion excesiva o el almacenamiento deficiente) y realizar cambios fundamentados.
5. Aproveche los datos para optimizar las operaciones
Los sistemas de inventario generan datos valiosos a lo largo del tiempo; no los ignore. Analice los patrones de uso, desperdicio y compra para ajustar sus habitos de pedido. Esto no solo reduce los costos, sino que tambien mejora la eficiencia de la cocina y minimiza los residuos.
6. Mantengase constante
Quizas el consejo mas importante- la consistencia. Incluso el mejor sistema fallara si se usa de manera inconsistente. Designe responsabilidades, respete los cronogramas y revise su proceso con regularidad para perfeccionarlo.
En el vertiginoso mundo del servicio de alimentos, tener un sistema de inventario confiable y bien mantenido no es un lujo, es una necesidad. Con la disciplina y las herramientas adecuadas, no solo controlaras tus existencias, sino que tambien controlaras uno de los gastos mas importantes de tu restaurante.
Pedidos eficientes al alcance de su mano
Disfrute de una gestión de inventario impecable con Altametrics
Contenido de lectura obligada
Inventario perpetuo
Sistema de inventario perpetuo- que es y como funciona para su restaurante?
Cómo hacer un inventario
Como hacer un inventario en su restaurante para una valoracion contable precisa
Preguntas frecuentes
Cuales son los principales tipos de sistemas de inventario que se utilizan en los restaurantes?
Los tipos principales incluyen sistemas de inventario manuales, perpetuos, periodicos e hibridos, cada uno con caracteristicas y beneficios distintos.
Por que es importante la integracion de sistemas en la gestion del inventario?
La integracion del inventario con los sistemas POS y de contabilidad agiliza el flujo de datos, reduce los errores y mejora la precision.
Que es el nivel medio en la gestion de inventario?
El nivel nominal es la cantidad minima de existencias que necesita tener a mano para satisfacer la demanda sin agotarse.
Como afecta la precision del sistema de inventario a la planificacion de los menus?
Los datos de inventario precisos ayudan a los chefs y gerentes a planificar los menus en funcion de los ingredientes disponibles, lo que reduce las sustituciones o la escasez de ultima hora.
