Como afecta el inventario al costo de los alimentos?
El inventario afecta el costo de los alimentos al rastrear la cantidad de producto que se usa en comparacion con la cantidad que se vende. Un inventario inexacto provoca un costo incorrecto de los productos vendidos (COGS), desperdicios ocultos y gastos inflados, lo que dificulta que los propietarios de restaurantes controlen los margenes de beneficio de manera efectiva.
Entender el inventario perpetuo frente al periodico para un calculo preciso de los costos de los alimentos
Vision general
Si dirige un restaurante, ya sabe lo importante que es mantener los costos de los alimentos bajo control. Pero lo que muchos propietarios no se dan cuenta es cuanto afecta su sistema de inventario a esos numeros.
El inventario no es solo una lista de lo que hay en tu congelador o despensa. Es la forma en que averiguas lo que se uso, lo que podria haberse desperdiciado y cuanto te esta costando realmente la comida. Si no tienes suficiente inventario, tus cifras de costos de alimentos tambien lo seran, y eso puede afectar tus ganancias sin que te des cuenta.
Hay dos formas principales de hacer un seguimiento del inventario- perpetuo y periodico. Cada una funciona de forma diferente y puede ofrecerte resultados muy diferentes en lo que respecta al seguimiento de los costes. Algunos restaurantes utilizan los recuentos manuales una vez a la semana o al mes. Otros utilizan sistemas que se actualizan automaticamente cada vez que se vende algo.
Inventario perpetuo frente a inventario periodico
Antes de profundizar, es importante entender las dos formas basicas en las que los restaurantes rastrean el inventario- perpetuo y periodico. Se trata simplemente de sistemas diferentes para controlar los ingredientes y suministros que tienes a mano, y para saber que es lo que se ha utilizado. Sistema de
inventario perpetuo Un sistema
de inventario perpetuo realiza un seguimiento de tus existencias en tiempo real. Esto significa que cada vez que vendes un producto del menu, el sistema sustrae automaticamente los ingredientes de tu inventario. Por ejemplo, si vendes una hamburguesa, el sistema deducira una hamburguesa, un bollo, etc.
Este tipo de sistema normalmente funciona con tu software de punto de venta (POS) y tambien puede estar conectado a tus proveedores o herramientas de gestion de la cocina. Le brinda una vision actualizada de lo que hay en stock sin necesidad de contar los articulos todos los dias.
Los sistemas perpetuos pueden ser mas precisos porque se actualizan constantemente. Son excelentes para detectar problemas como la falta de existencias o el desperdicio de alimentos desde el principio.
Sistema de inventario periodico Un sistema
de inventario periodico es mucho mas simple. En lugar de actualizar el inventario todo el tiempo, compruebas lo que tienes a mano a intervalos regulares, normalmente de forma semanal, quincenal o mensual. Luego, comparas ese recuento con el anterior para averiguar que se ha utilizado.
Este metodo es mas comun en restaurantes pequenos o en aquellos que no tienen herramientas digitales. Empezar es mas barato y facil, pero es menos preciso, ya que se basa en recuentos fisicos que pueden pasarse por alto o precipitarse.
Ambos sistemas tienen su lugar. La diferencia clave es la frecuencia con la que rastrean el uso- rastrean el uso de forma continua y periodicamente de vez en cuando. Esta diferencia juega un papel importante en la precision de las cifras del costo de los alimentos.
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Como cada metodo rastrea el inventario de manera diferente
Comprender como funcionan los sistemas perpetuos y periodicos no solo tiene que ver con las definiciones, sino tambien con el funcionamiento real de estos sistemas en el dia a dia de su restaurante. La forma en que cada sistema rastrea el inventario afecta a la forma en que administras tu cocina, haces los pedidos y controlas los costos de los alimentos.
Inventario perpetuo- seguimiento en tiempo real
Con un sistema de inventario perpetuo, cada vez que vendes un plato, los ingredientes se restan automaticamente de tu inventario. Esto es posible porque el sistema esta conectado a tu PDV (punto de venta) y a tu base de datos de recetas. Por ejemplo, si vendes un sandwich de pollo, el sistema sabe que se usaron 5 onzas de pollo, un bollo, lechuga y salsa, y deduce esas cantidades de inmediato.
Esto significa que siempre tiene una vision actualizada de sus niveles de existencias. Puede iniciar sesion en su sistema en cualquier momento y saber exactamente cuanto pollo, lechuga o arroz queda. Tambien ayuda a detectar problemas rapidamente. Si sus informes dicen que deberia consumir 20 libras de queso, pero su refrigerador solo tiene 10, puede empezar a hacer preguntas antes de que se convierta en un problema mayor.
Inventario periodico- seguimiento instantaneo
Por el contrario, un sistema de inventario periodico consiste en comprobar los niveles de existencias en momentos establecidos, normalmente una vez a la semana o al mes. Usted (o su personal) hace un recuento fisico de todo lo que hay en sus refrigeradores, congeladores y almacenes en seco. Luego, comparas ese numero con el ultimo recuento y tus registros de compras para averiguar cuanto se uso.
Este metodo es mucho mas manual y no proporciona actualizaciones entre los recuentos. Basicamente, estas adivinando lo que se uso en funcion de lo que falta en tus estantes, lo que deja mas margen de error, especialmente si se estropea, es robado o se divide en porciones excesivas.
En resumen, el inventario perpetuo ofrece actualizaciones automaticas y constantes, mientras que el inventario periodico solo se actualiza cuando cuentas. Esta diferencia tiene un gran impacto en la precision con la que puede realizar un seguimiento de los costos de los alimentos y reaccionar ante los problemas en la cocina.
Impacto en la precision del costo de los alimentos
Una de las principales razones para elegir el sistema de inventario correcto es su efecto en la precision del costo de los alimentos. El costo de los alimentos es un numero critico para cualquier restaurante- te indica que parte de tus ingresos se destina a los ingredientes. Si este numero es inferior, aunque sea en una cantidad pequena, puede provocar malas decisiones de precios, perdidas inesperadas y margenes ajustados que dificultan mantener la rentabilidad.
Inventario perpetuo- datos mas detallados y puntuales
Con un sistema de inventario perpetuo, el consumo de ingredientes se actualiza en tiempo real. Dado que el sistema deduce los articulos a medida que se venden, le brinda una imagen mucho mas clara e inmediata de lo que se ha utilizado. Esto le ayuda a calcular el costo de los alimentos con mayor precision y frecuencia, incluso a diario, si es necesario.
Por ejemplo, si observas que tu consumo de queso es mayor de lo esperado, puedes investigar rapidamente. Es posible que el tamano de las porciones sea demasiado grande o que se desperdicie durante la preparacion. De cualquier manera, puedes detectarlo de inmediato en lugar de descubrir el problema semanas despues.
Los sistemas perpetuos tambien ayudan a identificar los errores de robo, deterioro o entrega, los cuales pueden aumentar discretamente el costo de los alimentos si no se controlan.
Inventario periodico- promedios mas amplios, mas conjeturas
Los sistemas de inventario periodico, por otro lado, se basan en recuentos fisicos que se realizan semanalmente o mensualmente. El costo de los alimentos solo se calcula despues de completar estos recuentos, lo que significa que a menudo reaccionas ante los problemas cuando ya han causado danos.
Debido a este retraso, los errores pueden acumularse, especialmente si los articulos se desperdiciaron, se estropearon o se usaron en exceso entre los recuentos. Como solo ves una instantanea del tiempo, es mas dificil saber exactamente cuando las cosas salieron mal o que causo el aumento de los costos.
Costo de los bienes vendidos (COGS)
El costo de los productos vendidos (COGS) es uno de los numeros mas importantes en el panorama financiero de su restaurante. Muestra cuanto gastaste en los ingredientes utilizados para elaborar los alimentos que vendiste. En otras palabras, es el costo de los alimentos vinculado directamente a las ventas. Sin embargo, la forma en que haces un seguimiento del inventario (perpetuo o periodico) marca una gran diferencia en la precision de tu COGS.
Inventario perpetuo- seguimiento continuo del COGS
Con un sistema de inventario perpetuo, el COGS se puede actualizar en tiempo real. Como su inventario se ajusta automaticamente cada vez que se vende un plato, el sistema puede calcular la cantidad de producto utilizada (y su costo) sin necesidad de esperar a que se realice un recuento manual.
Esto significa que puede comprobar el coste de los alimentos y el COGS con la frecuencia que desee. Podras ver las tendencias de inmediato, por ejemplo, si tus platos de pollo son cada vez mas caros de preparar o si los precios de los ingredientes estan subiendo poco a poco. Tambien te da la oportunidad de solucionar los problemas antes de que se agraven, como los desperdicios o el exceso de porciones.
Inventario periodico- COGS por estimacion En
un sistema de inventario periodico, usted calcula el COGS mediante una formula basica-
Inventario inicial + Compras - Inventario final = COGS
Esto funciona, pero solo le brinda un resumen despues del hecho. Si solo cuentas el inventario una vez al mes, tambien estas calculando el COGS solo una vez al mes. Esto significa que podria estar consultando informacion desactualizada al tomar decisiones sobre precios o pedidos.
Ademas, si tu recuento final de inventario es incorrecto, todo el calculo se desmorona. Omitir una caja de productos o hacer un recuento apresurado del congelador puede hacer que parezca que usaste mas (o menos) de lo que realmente usaste.
Para controlar el costo de los alimentos y proteger su margen de beneficio, su COGS debe ser preciso y puntual. El inventario perpetuo lo respalda con datos en tiempo real, mientras que el inventario periodico le brinda instantaneas menos frecuentes y, a veces, menos confiables.
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Informes financieros y toma de decisiones
Su sistema de inventario no solo lo ayuda a rastrear los ingredientes, sino que desempena un papel importante en sus informes financieros y en sus decisiones diarias. Ya sea que estes revisando un estado de perdidas y ganancias (P&L), planificando tus pedidos de comida o decidiendo si es necesario ajustar los precios de los menus, la precision de tus numeros es importante. Ademas, tu metodo de inventario (perpetuo o periodico) puede mejorar o reducir esa precision.
Inventario perpetuo- visibilidad en tiempo real para tomar decisiones mas inteligentes
Gracias al inventario permanente, tus informes estaran siempre actualizados. Dado que el sistema actualiza constantemente los niveles de existencias y el uso, las cifras del COGS y del coste de los alimentos tambien se mantienen actualizadas. Esto le permite tomar decisiones mejores y mas rapidas, sin tener que esperar al recuento de fin de mes.
Por ejemplo, si observa que el costo de los alimentos aumenta a mitad de semana, puede consultar los datos de inmediato. Tal vez se deba a un cambio en el precio del suministro, o tal vez el tamano de las porciones este variando. De cualquier manera, puede responder antes de que esto afecte a sus ganancias semanales.
Ademas, los sistemas perpetuos pueden hacer que los informes financieros sean mas consistentes. Si tu contador o contador necesita informes mensuales, no tienes que apresurarte a contarlos todo primero. Los numeros ya estan ahi.
Inventario periodico- retrasos y brechas de datos
Con un sistema periodico, sus informes financieros solo son precisos despues de haber realizado un recuento del inventario. Hasta entonces, las cifras del COGS y del coste de los alimentos son solo estimaciones. Esto crea lagunas en sus informes y ralentiza su capacidad de reaccion ante los cambios.
Supongamos que tus ventas cayeron la semana pasada y quieres saber si el despilfarro o el robo tuvieron algo que ver. Si utilizas un inventario periodico, es posible que no obtengas una respuesta clara hasta el proximo recuento programado; para entonces, el dano ya esta hecho.
En resumen, el inventario perpetuo ofrece una mejor perspectiva para tomar decisiones diarias y semanales, mientras que el inventario periodico puede hacer que pases volando a ciegas entre los conteos. Si quieres tomar decisiones mas rapidas e informadas, el sistema que elijas es realmente importante.
Consideraciones sobre tecnologia, mano de obra y costos
La eleccion entre un sistema de inventario perpetuo o periodico no solo tiene que ver con la precision, sino tambien con el presupuesto del restaurante, los recursos del personal y la comodidad con la tecnologia. Cada sistema tiene sus propias necesidades de configuracion y costos, y entenderlos puede ayudarlo a elegir el mas adecuado para sus operaciones.
Inventario perpetuo- mas tecnologia, mayores costos iniciales
Un sistema de inventario perpetuo generalmente requiere tecnologia, a menudo software que se integre con su sistema POS. Estas herramientas ayudan a rastrear las ventas y restar ingredientes automaticamente, pero tienen un precio. Es posible que tengas que invertir en software, suscripciones continuas y, posiblemente, en formacion para tu personal.
Hay una curva de aprendizaje, pero muchos operadores consideran que el tiempo ahorrado en las tareas manuales vale la pena. En lugar de que un gerente dedique horas a la semana a contar las existencias e introducir datos, el sistema hace la mayor parte del trabajo por usted. Esto puede ayudar a reducir los costos de mano de obra con el tiempo, ya que permite que el personal pueda dedicarse a otras tareas, como gestionar la preparacion o el servicio.
Sin embargo, los sistemas permanentes se basan en una configuracion adecuada y en un uso constante. Si las recetas no se introducen correctamente o el personal no registra los residuos, el sistema pierde precision. Requiere prestar mas atencion a los detalles desde el principio, pero te recompensa con una vision continua.
Inventario periodico- los sistemas de inventario periodico son simples, pero requieren mucho tiempo
y no requieren un software sofisticado. Muchos restaurantes hacen un seguimiento del inventario con hojas de calculo, boligrafo y papel o aplicaciones sencillas. Si bien esto mantiene los costos bajos, exige mas mano de obra, especialmente durante los recuentos de inventario.
Los gerentes o el personal deben dedicar tiempo a contar cada articulo, y este proceso a menudo se apresura o se omite durante los periodos de mayor actividad. Puede provocar errores y estres, especialmente en equipos mas pequenos. Con el tiempo, estos esfuerzos manuales pueden, de hecho, aumentar el costo de la mano de obra, incluso si el sistema parece mas economico a primera vista.
Al final, el inventario perpetuo cuesta mas por adelantado, pero puede ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, mientras que el inventario periodico es de baja tecnologia pero requiere mucha mano de obra. Tu eleccion depende de tu presupuesto, del tamano del equipo y del tiempo que puedas dedicar al seguimiento adecuado del inventario.
Como elegir el sistema adecuado para su restaurante
Ahora que entiendes como funcionan los sistemas de inventario perpetuo y periodico, la siguiente pregunta es- cual se adapta mejor a tu restaurante? La respuesta depende de algunos factores importantes- su presupuesto, su equipo, el control que desea tener sobre los costos de los alimentos y la complejidad de sus operaciones.
Si su restaurante tiene mucho volumen, tiene un menu amplio o variado o recibe pedidos frecuentes de suministros, un sistema de inventario perpetuo puede ser una inversion inteligente. Te proporciona un seguimiento en tiempo real, datos mas precisos sobre el costo de los alimentos y un mejor control sobre el desperdicio y el robo.
Los restaurantes que ya utilizan un sistema POS con funciones de inventario integradas estan en una buena posicion para hacer el cambio. Si bien la configuracion lleva tiempo (introducir recetas, capacitar al personal, vincular los datos de los proveedores), la recompensa son numeros mas precisos y decisiones mas rapidas.
Tambien es una buena opcion si estas intentando reducir el despilfarro, reducir los margenes o mejorar las previsiones. El sistema le ayuda a ver las tendencias con antelacion, de modo que puede hacer cambios antes de que los pequenos problemas se conviertan en grandes perdidas.
Por otro lado, cuando el inventario periodico es mas adecuado, si tienes una operacion mas pequena con un menu limitado y un presupuesto ajustado, el inventario periodico puede ser suficiente. Es mas simple, mas asequible y no requiere mucha tecnologia para empezar. En el caso de los
restaurantes con una baja rotacion de inventario o relaciones estables con los proveedores, los recuentos semanales o quincenales pueden proporcionar informacion suficiente para controlar los costos, especialmente si tu equipo ya tiene poco trabajo.
Dicho esto, los sistemas periodicos requieren disciplina. Los conteos omitidos, los calculos apresurados o las hojas de calculo desactualizadas pueden hacer que, con el tiempo, las cifras del costo de los alimentos no sean confiables.
En resumen, elige un sistema que se adapte a tu tamano, objetivos y recursos. El inventario perpetuo ofrece mas control y precision, mientras que el inventario periodico es mas facil de mantener con personal o herramientas limitados.
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Contenido de lectura obligada
Inventario perpetuo
Sistema de inventario perpetuo- que es y como funciona para su restaurante?
Tipos de sistema de inventario
Explicacion de los tipos de sistemas de inventario en los restaurantes
Cómo hacer un inventario
Como hacer un inventario en su restaurante para una valoracion contable precisa
Preguntas frecuentes
Cuales son los desafios comunes de los sistemas de inventario periodico?
Los sistemas periodicos pueden provocar errores debido a recuentos poco frecuentes, perdidas perdidas y demoras en la toma de decisiones en los datos.
Con que frecuencia debe un restaurante realizar recuentos de inventario con un sistema periodico?
Por lo general, semanalmente, quincenalmente o mensualmente, segun el tamano y las necesidades de la operacion.
Que caracteristicas tecnologicas son importantes en un sistema de inventario perpetuo?
Las caracteristicas clave incluyen la integracion de puntos de venta, la gestion de recetas, los pedidos a los proveedores, las actualizaciones en tiempo real y los informes faciles de usar.
Como afecta el seguimiento del inventario al costo de los bienes vendidos (COGS)?
El seguimiento del inventario afecta a la precision del COGS al determinar la cantidad de producto que se uso realmente en comparacion con la cantidad de producto comprada o desperdiciada.
