Que son los gastos generales?
Los gastos generales son los gastos continuos necesarios para operar una empresa que no estan directamente relacionados con la produccion de un producto o servicio. En los hoteles, incluye los servicios publicos, los salarios administrativos, el mantenimiento, los seguros y otros gastos operativos indirectos.
Formula de gastos generales explicada para propietarios de hoteles
Vision general
Dirigir un hotel es mas que ofrecer habitaciones comodas y un servicio excelente- es gestionar una compleja combinacion de costos, personal y operaciones entre bastidores. Uno de los aspectos mas importantes de la administracion hotelera, aunque a menudo se malinterpreta, son los gastos generales. Estos son los gastos continuos que no estan directamente relacionados con el servicio a un huesped, pero que son esenciales para que el hotel funcione sin problemas.
Comprender tus gastos generales no es solo un ejercicio contable, es una herramienta fundamental para tomar decisiones informadas sobre los precios, la presupuestacion y la eficiencia operativa. Cuando sepa exactamente cuanto gasta su hotel para mantenerse operativo, puede fijar el precio de las habitaciones y los servicios de forma estrategica, planificar las fluctuaciones estacionales y evitar sorpresas que mermen sus margenes de beneficio.
Que se consideran gastos generales del hotel
Antes de poder calcular los gastos generales, es esencial entender exactamente que se incluye en esta categoria. Los gastos generales son los gastos continuos necesarios para mantener el hotel en funcionamiento, pero, a diferencia de los costes directos, como los servicios de los huespedes o los productos de limpieza especificos de la habitacion, no estan vinculados a una habitacion individual o a un huesped. Estos costos respaldan el funcionamiento general de la propiedad y deben controlarse cuidadosamente para garantizar una planificacion financiera precisa.
Los ejemplos comunes de gastos generales de un hotel incluyen-
1. Servicios publicos- gestion de electricidad, agua, gas y residuos. Estos son gastos recurrentes que mantienen su propiedad en funcionamiento. En los hoteles, los costos de los servicios publicos pueden fluctuar significativamente segun los niveles de ocupacion, la estacionalidad y la eficiencia del edificio, por lo que es fundamental un monitoreo cuidadoso.
2. Dotacion de personal para funciones no relacionadas con ingresos- los salarios del personal administrativo, de contabilidad, de recursos humanos y de gestion se incluyen en los gastos generales porque respaldan las operaciones en lugar de generar ingresos directamente. Incluso funciones como el personal de mantenimiento o los equipos de limpieza, que afectan indirectamente a la experiencia de los huespedes, se consideran gastos generales.
3. Gastos relacionados con la propiedad- el seguro, los impuestos a la propiedad y las tasas de licencia son costos fijos que existen independientemente del numero de habitaciones ocupadas.
4. Mantenimiento y reparaciones- el mantenimiento general del edificio, las tuberias, los sistemas de climatizacion y el paisajismo se consideran gastos generales, ya que estos costos mantienen el hotel en funcionamiento, pero no estan vinculados a los servicios individuales para los huespedes.
5. Marketing y administracion- las tarifas de administracion del sitio web, las campanas publicitarias, los suministros de oficina y el sistema de reservas tambien son gastos generales, ya que permiten las operaciones, pero no estan directamente relacionadas con el servicio de una habitacion especifica.
Clasificar estos gastos con precision es fundamental. Clasificar erroneamente los costos como directos o indirectos puede distorsionar los calculos por habitacion y llevar a que se tomen decisiones de precios que reduzcan la rentabilidad o sobrevaloren los servicios. Por ejemplo, tratar los servicios publicos como un costo directo y no como gastos generales podria exagerar el costo por habitacion y generar tarifas innecesariamente altas.
Al identificar y registrar cuidadosamente los gastos generales, los propietarios de hoteles obtienen una idea clara de lo que realmente cuesta operar la propiedad, sentando las bases para realizar calculos precisos utilizando la formula de los gastos generales. Esta claridad no solo mejora la estrategia de precios, sino que tambien ayuda a pronosticar, presupuestar y planificar las operaciones, lo que garantiza que su hotel mantenga su solidez financiera tanto en la temporada alta como en la baja.
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Desglose de la formula de costos generales
Una vez que haya identificado todos los costos incluidos en los gastos generales del hotel, el siguiente paso es entender como calcular y aplicar la formula de los costos generales. En esencia, la formula es sencilla-
gastos generales por unidad = costes indirectos totales /numero de unidades.
En el contexto de un hotel, las unidades suelen hacer referencia a las habitaciones, las noches ocupadas o los servicios ofrecidos. El objetivo es determinar la cantidad de gastos generales que conlleva cada unidad, de modo que pueda tomar decisiones informadas sobre los precios y la presupuestacion.
Paso 1. Calcule los costos indirectos totales- comience por sumar todos los costos generales que identifico- servicios publicos, salarios administrativos, impuestos a la propiedad, seguros, mantenimiento y marketing. Por ejemplo, si tu hotel gasta 50 000$ al mes en estos gastos, ese es tu coste indirecto total. En este sentido, la precision es fundamental- omitir o subestimar una sola categoria puede sesgar tus calculos y afectar a tus margenes de beneficio.
Paso 2. Determine el numero de unidades- a continuacion, decida como desea asignar los gastos generales. La mayoria de los hoteles dividen los gastos generales totales entre el numero de habitaciones multiplicado por el numero de noches de un periodo. Por ejemplo, un hotel de 50 habitaciones durante un mes de 30 dias tiene 1500 noches de habitacion. Esto le permite distribuir los gastos generales totales de manera uniforme entre todas las habitaciones disponibles.
Paso 3. Aplique la formula- divida el costo general total por la cantidad de unidades. Utilizando los numeros anteriores- 50 000$/1500 noches de habitacion = aproximadamente 33$ por habitacion y noche. Esta cifra representa la parte de los gastos generales que debe cubrir cada habitacion para alcanzar el punto de equilibrio.
La belleza de esta formula reside en su simplicidad y flexibilidad. Proporciona una metrica clara para comprender como afectan los gastos generales a cada habitacion o servicio, lo que permite a los propietarios de hoteles ajustar los precios, planificar los presupuestos o identificar las areas en las que las mejoras de eficiencia podrian reducir los costos. Al aplicar esta formula de forma coherente, los gastos generales dejaran de ser un concepto contable abstracto para convertirse en una herramienta basada en datos para la toma de decisiones operativas y financieras.
Costos generales fijos frente a costos generales variables
No todos los gastos generales se comportan de la misma manera, y entender la diferencia entre los gastos fijos y variables es crucial para una gestion hotelera eficaz. Esta distincion permite a los propietarios de hoteles tomar decisiones mas inteligentes sobre precios, presupuestos y operaciones al identificar que costos permanecen constantes y cuales fluctuan con la actividad del hotel. Los
gastos generales fijos son gastos que se mantienen estables independientemente de la ocupacion o la actividad de los huespedes. Estos costos son predecibles y, por lo general, incluyen los impuestos a la propiedad, los seguros, los salarios administrativos y algunas tarifas de mantenimiento. Por ejemplo, tu factura de impuestos sobre la propiedad no cambia si has reservado 10 o 100 habitaciones en un mes. Es fundamental tener en cuenta los costos fijos porque representan un gasto basico que el hotel debe cubrir en cada ejercicio economico, independientemente del rendimiento.
Los gastos generales variables, por otro lado, cambian en funcion de las operaciones del hotel. Los servicios publicos, los servicios de lavanderia, los consumibles y algunas tareas de mantenimiento suelen subir y bajar con la ocupacion. Por ejemplo, durante la temporada alta, una mayor ocupacion de los huespedes aumenta el consumo de agua y electricidad, lo que a su vez aumenta los gastos generales. Del mismo modo, es posible que se requieran ajustes estacionales de personal para tareas de limpieza o mantenimiento para adaptarse a un mayor volumen de huespedes.
Separar los gastos fijos y variables ayuda a los propietarios de hoteles a pronosticar mejor el flujo de caja y ajustar las estrategias de precios. Por ejemplo, comprender los gastos generales variables por habitacion ocupada permite calcular la tarifa minima requerida para cubrir los costos adicionales cuando aumenta la ocupacion. Los gastos fijos, por su parte, sirven de base para el analisis del punto de equilibrio y para la planificacion financiera a largo plazo.
Al identificar claramente que costos son fijos y cuales variables, los propietarios de hoteles obtienen un mayor control sobre la eficiencia operativa. Esta informacion permite tomar decisiones basadas en datos, como ajustar los horarios del personal, negociar contratos de servicios publicos o administrar los tiempos de mantenimiento, sin comprometer la experiencia de los huespedes ni la estabilidad financiera. En esencia, esta separacion hace que los gastos generales pasen de ser una categoria de gastos imprecisa a convertirse en una herramienta estrategica para la rentabilidad y la planificacion.
Por que es fundamental comprender los gastos generales
Para los propietarios de hoteles, comprender los gastos generales no consiste solo en hacer un seguimiento de los gastos, sino tambien en tener una idea clara de la salud financiera de su hotel. Los gastos generales afectan directamente a la rentabilidad, los precios y la toma de decisiones operativas. Sin una comprension solida de estos costos, incluso un hotel con una alta ocupacion puede tener dificultades para lograr ganancias sostenibles.
Conocer sus gastos generales ayuda a fijar precios precisos para las habitaciones y los servicios. Si subestimas los gastos generales, corres el riesgo de fijar tarifas de habitacion demasiado bajas, lo que puede atraer huespedes pero reducir tus margenes de beneficio. Por el contrario, sobreestimar los gastos generales puede generar tarifas innecesariamente altas que reducen la competitividad y la ocupacion. Al asignar los costos correctamente, puede asegurarse de que cada habitacion contribuya adecuadamente a cubrir los gastos directos e indirectos.
Entender los gastos generales tambien contribuye a la elaboracion de presupuestos y previsiones. Los hoteles experimentan fluctuaciones debido a la estacionalidad, los eventos o los cambios del mercado. Cuando sepa que costos son fijos y cuales varian en funcion de la ocupacion, puede predecir como cambiaran los gastos generales y planificar en consecuencia. Por ejemplo, durante los periodos de menor actividad, comprender los gastos generales variables le permite optimizar la dotacion de personal, los servicios publicos y el mantenimiento sin comprometer la calidad del servicio.
Ademas, una visibilidad clara de los gastos generales mejora la eficiencia operativa. Al hacer un seguimiento de los gastos que representan la mayor parte de sus gastos generales, puede identificar oportunidades para controlar los costos, como reducir el consumo de energia, renegociar los contratos con los proveedores o ajustar los procesos administrativos.
En ultima instancia, comprender los gastos generales convierte lo que pueden parecer numeros abstractos en informacion practica. Brinda a los propietarios de hoteles confianza en sus precios, claridad en la presupuestacion y control sobre los costos operativos. Cuando se calculan y controlan los gastos generales de forma constante, se transforman de una carga oculta en una palanca estrategica que ayuda a su hotel a mantener la solidez financiera, la competitividad y la preparacion para los periodos de mayor o menor actividad.
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Aplicacion de la formula a los precios de las habitaciones
Una vez que comprenda y calcule los gastos generales de su hotel, el siguiente paso es aplicar esos datos a los precios de las habitaciones. Los gastos generales desempenan un papel directo a la hora de determinar la tarifa minima necesaria para cubrir los costos y, al mismo tiempo, generar ganancias. Sin tener en cuenta los gastos generales, las decisiones sobre precios corren el riesgo de que su hotel tenga un rendimiento financiero inferior, incluso cuando la ocupacion es alta.
Con la formula de los gastos generales, puedes determinar la parte de los gastos generales totales que conlleva cada habitacion o noche de habitacion. Por ejemplo, si los gastos generales mensuales totales de tu hotel son de 60 000$ y tienes 50 habitaciones con 30 dias al mes (1500 noches de habitacion), los gastos generales por habitacion y noche son de 40$. Esto significa que cada habitacion que vendas debe aportar al menos 40$ para cubrir tus gastos generales antes de tener en cuenta los gastos directos, como los suministros o los servicios de limpieza.
La integracion de los gastos generales en los precios tambien te ayuda a diferenciar las tarifas por tipo de habitacion o nivel de servicio. Las suites o habitaciones con servicios adicionales pueden conllevar gastos generales mas altos por noche debido al aumento de los requisitos de limpieza, servicios publicos o mantenimiento. La asignacion precisa de los gastos generales garantiza que cada tipo de habitacion tenga un precio que mantenga la rentabilidad en toda la propiedad.
Mas alla de los precios individuales de las habitaciones, este enfoque apoya la toma de decisiones dinamica. Por ejemplo, durante los periodos de alta demanda, conocer los gastos generales por habitacion te permite establecer tarifas que capturen ingresos adicionales sin reducir los costos. Durante los periodos mas lentos, ayuda a identificar el precio minimo para cubrir los gastos fijos y variables sin dejar de ser competitivo.
Al aplicar la formula de los gastos generales a los precios de las habitaciones, los propietarios de hoteles obtienen una base clara y basada en datos para tomar decisiones estrategicas, garantizando que cada reserva contribuya a la sostenibilidad operativa y a la rentabilidad. De este modo, los gastos generales pasan de ser una cifra contable abstracta a convertirse en una herramienta practica que informa directamente sobre uno de los aspectos mas criticos de la gestion hotelera- fijar tarifas que beneficien tanto a los huespedes como a los beneficios.
Uso de datos generales para decisiones operativas
Comprender los gastos generales de su hotel es mas que una tarea contable- es una herramienta estrategica para la toma de decisiones operativas. Al analizar los datos generales, los propietarios de hoteles pueden identificar las ineficiencias, tomar decisiones informadas y garantizar que los recursos se asignen de manera eficaz. He aqui como hacerlo-
1. Optimizacion del personal- saber que gastos generales se relacionan con el personal permite a los propietarios de hoteles ajustar la dotacion de personal en funcion de los niveles de ocupacion y los periodos pico. Por ejemplo, los horarios de limpieza y mantenimiento se pueden alinear con las reservas de habitaciones, lo que garantiza que las horas del personal se utilicen de manera eficiente sin comprometer la experiencia de los huespedes.
2. Administracion de energia y servicios publicos- el analisis de los gastos generales destaca los costos variables, como la electricidad, el agua y la calefaccion. Al monitorear estos gastos, los hoteles pueden implementar estrategias de ahorro de energia, como termostatos inteligentes, iluminacion LED y accesorios que ahorran agua. Esto reduce los gastos generales sin afectar la calidad del servicio.
3. Presupuestacion y prevision- el seguimiento de las tendencias de los gastos generales a lo largo del tiempo proporciona informacion para una mejor presupuestacion y prevision. Cifras como los gastos generales por habitacion ocupada o los gastos generales expresados como porcentaje de los ingresos ayudan a los propietarios a planificar con mayor precision las fluctuaciones estacionales, los ciclos de mantenimiento y las necesidades administrativas.
4. Priorizacion de las inversiones- los datos generales pueden revelar areas en las que los costos son desproporcionadamente altos. Las inversiones en automatizacion, software o mantenimiento preventivo pueden reducir los gastos generales a largo plazo y mejorar la eficiencia operativa, liberando recursos para otras iniciativas estrategicas.
Al analizar los datos generales y actuar de manera consistente sobre ellos, los propietarios de hoteles obtienen un mayor control sobre los costos, mejoran la eficiencia operativa y mantienen un servicio de alta calidad. La numeracion y la categorizacion de estas acciones hacen que el proceso sea practico y facil de implementar, lo que convierte los gastos generales de un gasto abstracto en una herramienta tangible para la gestion sostenible.
Proximos pasos
Los gastos generales son un componente esencial de la administracion hotelera, pero a menudo se pasan por alto o se malinterpretan. Al identificar, clasificar y calcular estos costos utilizando la formula de los costos generales, los propietarios de hoteles obtienen una comprension clara de los gastos reales necesarios para operar su propiedad. Este conocimiento es fundamental no solo para establecer tarifas de habitacion competitivas, sino tambien para tomar decisiones operativas y financieras informadas.
Los proximos pasos para los propietarios de hoteles incluyen-
1. Clasifique sus gastos generales- comience por enumerar todos los gastos indirectos, separando los costos fijos de los variables. Asegurese de que no se pase nada por alto, desde los servicios publicos y el mantenimiento hasta los salarios administrativos y los seguros. La categorizacion precisa sienta las bases para realizar calculos precisos.
2. Aplique la formula de costos generales- use la formula- costos indirectos totales/numero de unidades para determinar los gastos generales por habitacion o servicio. Esto proporciona una metrica clara y cuantificable que se puede incorporar a los precios, la presupuestacion y el seguimiento del rendimiento.
3. Integre la informacion en los precios- utilice los datos generales para establecer tarifas minimas para las habitaciones y los servicios que cubran los costos y, al mismo tiempo, mantengan la rentabilidad. La asignacion de los gastos generales por unidad garantiza que cada reserva contribuya adecuadamente a la estabilidad financiera general.
4. Aproveche los gastos generales para tomar decisiones operativas- revise periodicamente los datos generales para optimizar la dotacion de personal, administrar los servicios publicos y priorizar las inversiones. Esto hace que los gastos generales pasen de ser un numero contable estatico a convertirse en una herramienta dinamica para la eficiencia operativa y la planificacion a largo plazo.
5. Supervise y ajustese con regularidad- los gastos generales no son estaticos; cambian con la ocupacion, la estacionalidad y el crecimiento empresarial. Realice un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo, ajuste los calculos a medida que evolucionen los costos y utilice los datos para refinar continuamente las estrategias operativas y de precios.
Al seguir estos pasos, los propietarios de hoteles pueden convertir los gastos generales de un gasto oculto en un activo estrategico. El calculo y el analisis constantes de los gastos generales le permiten tomar decisiones informadas y basadas en datos, controlar los costos y mantener la rentabilidad, al mismo tiempo que brinda un servicio de alta calidad a sus huespedes.
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Preguntas frecuentes
En que se diferencian los gastos generales fijos y variables?
Los costos fijos permanecen constantes independientemente de la ocupacion (por ejemplo, impuestos a la propiedad, seguros), mientras que los costos variables fluctuan con las operaciones (por ejemplo, servicios publicos, personal estacional). Separarlos mejora las decisiones presupuestarias y de precios.
Como pueden afectar los gastos generales a los precios de las habitaciones?
Los gastos generales determinan la contribucion minima que debe hacer cada habitacion para cubrir los costos operativos. La asignacion precisa garantiza tarifas de habitacion competitivas pero rentables.
Con que frecuencia debo calcular los gastos generales?
Los gastos generales deben calcularse con regularidad, idealmente de forma mensual o trimestral, para realizar un seguimiento de las tendencias, ajustar los precios y tomar decisiones operativas en funcion de los datos financieros actuales.
Que metricas debo realizar un seguimiento en relacion con los gastos generales?
Realice un seguimiento de metricas como los gastos generales por habitacion ocupada, los gastos generales como porcentaje de los ingresos totales y las tendencias de los costos fijos frente a los variables. Esta informacion ayuda a identificar las ineficiencias y a guiar las decisiones operativas.
