Que es el software de gestion de propinas?
El software de gestion de propinas automatiza la forma en que los restaurantes rastrean, calculan y distribuyen las propinas. Extrae datos de los sistemas de puntos de venta y horarios, aplica sus reglas, crea declaraciones transparentes de propinas y exporta los totales limpios a la nomina, lo que reduce las disputas, el trabajo manual y el riesgo de cumplimiento.
Como elegir un software de gestion de propinas para restaurantes
Vision general
Si sigues gestionando las propinas con hojas de calculo, comprobantes de compra manuscritos o con la frase lo arreglaremos en la nomina, estas asumiendo mas riesgos de los que crees. Las propinas se encuentran en la interseccion entre la remuneracion, la confianza y el cumplimiento, lo que significa que los pequenos errores se convierten rapidamente en grandes problemas. De hecho, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos recupero mas de 274 millones de dolares en salarios atrasados para los trabajadores en el ano fiscal 2023, y los problemas relacionados con los salarios y las horas de trabajo, como los calculos salariales y el mantenimiento de registros, son un factor comun que impulsa la aplicacion de la ley. El
software de gestion de propinas existe para eliminar esa friccion. Los mejores sistemas hacen tres cosas de manera consistente- capturan los datos de las propinas con precision, aplican las reglas automaticamente (agrupar, compartir, roles, puntos, horas, ventas) y generar un registro de auditoria limpio que todos los gerentes, las nominas y los empleados puedan seguir. Esto se traduce en menos disputas en el momento de la liquidacion, menos correcciones en la nomina y menos conversaciones incomodas que comienzan con la frase- Creo que la semana pasada me equivoque con mis consejos.
Comience con su modelo de propinas
Antes de comparar proveedores, aclare como fluyen las propinas en su operacion actual y como quiere que fluyan. El software de gestion de propinas no es igual para todos. El mejor sistema para ti es el que puede reflejar tus procesos del mundo real sin soluciones alternativas, hojas de calculo paralelas ni ajustes manuales constantes.
Empieza por documentar de donde provienen las sugerencias 1. Consejos sobre tarjetas- los consejos se capturan al momento de pagar en el punto de venta, en dispositivos portatiles, quioscos o al hacer pedidos en linea.
2. Propinas en efectivo- propinas que se dejan en las mesas, en frascos o se recogen en el mostrador.
3. Consejos digitales- pagos con QR, propinas a socios de entrega y otras fuentes fuera del punto de venta (si corresponde).
A continuacion, defina como se distribuyen las propinas
1. Propinas directas- el empleado se queda con lo que gana (algo habitual en el servicio de mostrador y en algunos establecimientos de FOH).
2. Compartir propinas- los roles especificos reciben una parte definida (por ejemplo, el mesero da propinas a un camarero o corredor).
3. Recoleccion de propinas- las propinas se combinan y redistribuyen segun una formula (horas, puntos, funciones o ventas).
Ahora se mas especifico sobre las funciones y los turnos. Muchos restaurantes tienen reglas diferentes segun la hora del dia o el estilo de servicio (desayuno o cena, patio o bar, comida en casa o comida para llevar). Si un empleado desempena varias funciones en un mismo turno, lo ideal es contar con un software que permita el seguimiento del tiempo en funcion de las funciones o los codigos de trabajo, de forma que la distribucion sea justa y explicable.
Por ultimo, traza una linea clara entre las propinas y los cargos por servicio. A menudo se tratan de forma diferente para la nomina y para la presentacion de informes, y mezclarlos es una de las maneras mas rapidas de crear confusion (y disputas) mas adelante. Su software de propinas deberia ayudarlo a clasificar las ganancias correctamente y a mantener la transparencia de los calculos.
Cuando puedas describir tu modelo de propinas en un lenguaje sencillo, estaras listo para evaluar las herramientas, porque sabras exactamente lo que el sistema debe gestionar desde el primer dia.
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Defina sus resultados imprescindibles
Una vez que hayas mapeado tu modelo de propinas, el siguiente paso es decidir que significa realmente el exito para tu restaurante. Los propietarios suelen comprar software de gestion de propinas por listas de caracteristicas, pero lo mas inteligente es empezar por los resultados. Las funciones solo importan si resuelven un problema real de la operacion- liquidaciones mas rapidas, menos disputas, nominas mas limpias, controles mas estrictos y una mayor transparencia para el personal.
Estos son los resultados imprescindibles mas comunes que los propietarios de restaurantes deberian definir desde el principio-
1) Menos disputas sobre propinas y menos dramatismo. Si su equipo cuestiona constantemente las propinas o las matematicas de la piscina, necesita un software que produzca declaraciones claras de propinas por turno y periodo de pago. Busca la visibilidad de los empleados (el acceso movil ayuda), ademas de un desglose que muestre como calculo el sistema los pagos, las horas, los puntos, las ventas y cualquier ajuste.
2) Los gerentes dedican menos tiempo a las liquidaciones- si los gerentes calculan manualmente las propinas o concilian las propinas de las tarjetas con los informes de los puntos de venta, priorice la automatizacion. El sistema debe extraer los datos de las propinas de su punto de venta (y los datos horarios de su sistema de cronometraje cuando sea necesario) y, a continuacion, calcular las distribuciones automaticamente. Las mejores herramientas reducen el trabajo al final del turno para (1) revisar (2) aprobar (3) publicar.
3) Nomina mas limpia con menos correcciones- su proceso de nomina no debe depender de cambiar los numeros de las propinas ni de copiar los totales en hojas de calculo. Defina lo que necesita exportar- totales por empleado, codigos de ingresos, mapeos de departamentos y declaraciones de efectivo. Si los datos de las propinas no estan estructurados correctamente, los errores en la nomina se multiplican, y esos errores son costosos y distraen.
4) Mas equidad y coherencia- si reservas propinas, querras establecer reglas flexibles por puesto, turno, horas trabajadas, puntos ponderados o ventas. La coherencia es aun mas importante en varias ubicaciones- el personal habla y el hecho de que la tienda A lo hace de manera diferente se convierte rapidamente en una cuestion de confianza.
5) Mejores controles y registros listos para la auditoria- deberias poder responder a las preguntas basicas al instante- quien modifico el importe de la propina? Por que se hizo un ajuste? Quien lo aprobo? Los estrictos controles de permisos y un registro de auditoria protegen tanto a la empresa como al empleado.
Anota tus resultados, clasificalos y usalos como filtro. Esto hace que tu proceso de compra sea sencillo- si una herramienta no puede ofrecerte los mejores resultados de forma fiable, no es la adecuada, por muy refinada que parezca la demo.
Lista de verificacion de las funciones principales
Una vez que sus resultados esten claros, puede juzgar las herramientas de gestion de propinas por lo que realmente hacen en el dia a dia. El objetivo no es recopilar la mayor cantidad de funciones, sino elegir un sistema que pueda ejecutar el proceso de propinas con menos pasos manuales, menos excepciones y menos momentos de lo arreglaremos mas adelante. Usa la lista de verificacion que aparece a continuacion como punto de referencia.
1) Reglas de distribucion flexibles- como minimo, el software debe admitir metodos comunes, como la acumulacion basada en horas, los porcentajes basados en roles y los sistemas de puntos (en los que los roles obtienen diferentes ponderaciones). Lo ideal es que tambien gestione los turnos de varios roles (cuando un miembro del equipo trabaja como cajero, trabaja en una exposicion y luego prepara la comida) sin que tengas que dividir los numeros manualmente.
2) Captura y conciliacion precisas de las propinas- el sistema debe separar claramente las propinas con tarjeta, las propinas en efectivo y cualquier otra fuente de propinas que utilices. Lo ideal es que la conciliacion este integrada para comparar lo que se registra en el punto de venta con lo que se esta distribuyendo, de forma que puedas detectar pronto las deficiencias (por ejemplo, la falta de propinas en una exportacion, la compra hecha por el empleado equivocado o un ajuste inusual).
3) Transparencia entre los empleados- las disputas se resuelven cuando los empleados pueden ver los calculos. Busca una declaracion de propinas limpia que muestre- horas/puntos, funcion trabajada, totales acumulados, logica de entrega de propinas y pago final. Si el personal no puede verificar sus propinas facilmente, los gerentes terminaran mediando en las discusiones semanalmente.
4) Controles para las modificaciones, excepciones y aprobaciones- la realidad es confusa- se anulan las comprobaciones, se retiran, se comprueban los articulos, los miembros del equipo cambian de puesto a mitad de turno. Su sistema necesita una forma estructurada de gestionar las excepciones con codigos de motivo, notas obligatorias y flujos de trabajo de aprobacion. Cualquier persona puede editar cualquier cosa es un riesgo.
5) Un verdadero registro de auditoria y retencion de registros- deberias poder obtener informes historicos que muestren lo que ocurrio un dia especifico, para un empleado especifico y lo que cambio despues. Esto te protege en caso de que tengas dudas sobre la nomina, de que recibas una propina o si necesitas validar los pagos anteriores.
6) Multiples ubicaciones y permisos por funcion- si tienes varias tiendas, querras contar con politicas estandarizadas que ofrezcan flexibilidad local, ademas de permisos que separen lo que puede hacer un gerente general de lo que se ocupa de la nomina y lo de un propietario o administrador.
Si un vendedor no puede demostrar estos aspectos basicos con claridad en una demostracion (utilizando el modelo de propinas actual), continue. Estas caracteristicas son la base de un manejo preciso, justo y defendible de las propinas.
POS, nomina, cronometraje y programacion
El software de gestion de propinas solo funciona tan bien como los datos que lo alimentan. Si el sistema no puede obtener automaticamente informacion precisa sobre las propinas y la mano de obra, acabaras limpiando manualmente, exactamente lo que estabas intentando eliminar. Cuando evalues a los proveedores, trata las integraciones como una categoria decisiva, no como algo que es bueno tener.
1) Integracion de puntos de venta- su punto de venta suele ser la fuente de informacion veraz en cuanto a las propinas sobre tarjetas, la propiedad de los cheques, los totales de ventas y, a veces, las propinas. El software debe importar los datos de las propinas con el nivel de detalle adecuado- por empleado, por cheque, por terminal, por canal de pedido (restaurante, comida para llevar, quiosco) y por parte del dia si es necesario. Preguntese que ocurre con los casos extremos de la vida real- transferencias entre empleados, cheques reabiertos, anulaciones, reembolsos y compensaciones de gerentes. Una buena integracion resuelve estos problemas sin estropear el calculo de las propinas.
2) Integracion del cronometraje- si juntas las propinas por horas trabajadas o por puesto, tu sistema horario es tan importante como el POS. Busque apoyo para los codigos laborales, los cambios de rol dentro de un turno y la distribucion clara entre los roles laborales y las reglas de propinas. De lo contrario, no tendras mas remedio que corregir las asignaciones de funciones manualmente, y el personal se dara cuenta de la injusticia de inmediato.
3) Integracion de la nomina- su sistema de propinas debe exportar las propinas en un formato listo para la nomina- por empleado, por periodo de pago, asignadas a los codigos de ganancia correctos (propinas en efectivo, propinas cobradas, propinas, etc.). Las mejores configuraciones eliminan el cambio de claves. Pregunte si las exportaciones estan automatizadas, si admiten correcciones y como el sistema evita las importaciones duplicadas.
4) Programacion vinculada- las herramientas de programacion pueden ayudar a mantener la coherencia en las asignaciones de funciones (especialmente en entornos con multiples funciones). Si tu agenda dice que alguien trabaja como camarero pero trabaja como mesero, querras tener visibilidad y controles para detectar esa falta de coincidencia antes de que se den las propinas.
Preguntas que hacer a los vendedores durante las demostraciones-
Muestrame como fluyen las propinas desde el punto de venta hasta el pago, donde puede fallar?
- Que es el metodo de integracion (API, exportacion de archivos, middleware) y quien lo mantiene?
- Como se gestionan las excepciones, como las transferencias, las anulaciones y los cambios de rol a mitad del turno?
Si las integraciones son debiles, todo lo demas pasa a ser manual, y ahi es donde vuelven a aparecer las disputas por propinas y los riesgos salariales.
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Cumplimiento y controles
El manejo de propinas no es solo un proceso operativo, es un area de riesgo. El software adecuado deberia ayudarlo a prevenir los errores mas comunes (y las disputas mas comunes) al incorporar controles, documentacion y medidas de proteccion que hagan que el proceso de entrega de propinas sea coherente y defendible.
1) Define quien puede cambiar que- como minimo, querras tener permisos basados en funciones para que los administradores de turno no puedan editar libremente los montos de las propinas, reasignar cheques o anular las reglas del pool sin tener visibilidad. Busca un sistema que permita la separacion de funciones (por ejemplo, que los gerentes revisen y aprueben, la nomina finalice, los propietarios y administradores controlen los cambios en las reglas). Esto reduce tanto los errores accidentales como la percepcion de favoritismo.
2) Exija codigos y notas de los motivos- se producen excepciones- anulaciones, huelgas, compensaciones, cheques reabiertos, cambios de roles y problemas con la caja registradora. La diferencia entre limpio y caotico es si el sistema impone un flujo de trabajo estructurado- ajuste, motivo, comentario o aprobacion. Si la herramienta permite realizar ediciones silenciosas, acabaras teniendo que intentar explicar un numero que no puedes recrear.
3) Crea una pista de auditoria- pista de auditoria puede significar cualquier cosa en una demostracion de ventas. Usted necesita pruebas de que el sistema hace un seguimiento- quien hizo el cambio, que cambio, cuando cambio y cual era el valor antes/despues. Y quieres que ese historial se pueda buscar por empleado, fecha, tienda y turno. Si alguna vez hay una queja o una revision interna, esto es lo que lo protege.
4) Separe las propinas de los cargos por servicio- clasificar erroneamente los cargos por servicio como propinas (o mezclarlos en las reglas de distribucion) crea confusion en la presentacion de informes y corre el riesgo de nomina. Su sistema debe etiquetar claramente los tipos de ingresos, mantener los calculos separados y exportarlos correctamente.
5) Haga que la visibilidad de los empleados sea parte del cumplimiento- la transparencia es un control. Cuando los empleados pueden ver las declaraciones de propinas por turno y periodo de pago, con los calculos explicados, las disputas disminuyen y la confianza aumenta. Un sistema que oculta los calculos suele generar mas conflictos, no menos.
En resumen- el mejor software de consejos no se limita a hacer los calculos. Reduce las probabilidades de obtener un mal resultado (confusion, disputas y modificaciones dificiles de explicar) al hacer que el procesamiento de las propinas sea estructurado, coherente y responsable.
Gestion de costos, capacitacion y cambios
Incluso el mejor software de gestion de propinas puede fallar si la implementacion se apresura o se trata como si fuera una aplicacion mas. Los procesos de entrega de propinas son emocionales (las personas se preocupan profundamente por la remuneracion) y eso significa que su implementacion debe ser limpia, sencilla y predecible. Tu objetivo es evitar que el primer ciclo de nomina sea complicado, evitar confusiones al cerrar el ciclo y evitar la percepcion de que el nuevo sistema sigue mis propinas.
1) Comprenda los precios- el software de propinas suele tener un precio por ubicacion, por empleado o junto con herramientas mas amplias de mano de obra y nomina. Solicita un analisis del costo total que incluya- implementacion y configuracion, tarifas de integracion (POS, nominas y cronometraje), soporte continuo y cualquier cargo por informes o modulos adicionales. Luego, compara ese costo con lo que ya pagas en horas de trabajo, correcciones de nomina y disputas.
2) Planifique el trabajo de configuracion de forma realista- la implementacion consiste principalmente en la configuracion- mapear las funciones, definir grupos o consejos, establecer puntos o porcentajes, vincular los codigos de trabajo con las reglas y establecer los permisos. El mayor riesgo es que las definiciones de las reglas no esten claras. Si tu politica de propinas no esta escrita, la inventaras durante la implementacion, y eso creara incoherencias entre tiendas.
3) Capacite primero a los gerentes y luego al personal- los gerentes deben entender el por que y el flujo de trabajo- como se recopilan las propinas, que aprueban, como se gestionan las excepciones y que informes usar cuando surgen preguntas. Despues de eso, capacite al personal sobre la historia mas simple posible- donde ver su declaracion de consejos, que influye en las matematicas y como plantear una pregunta. Si los empleados no saben donde buscar, asumiran que el sistema es incorrecto.
4) Comience con un lanzamiento controlado- un enfoque practico consiste en ejecutar un breve periodo paralelo. Procese las sugerencias de la manera habitual, pero tambien genere declaraciones de sugerencias a partir del nuevo sistema para comparar los resultados. Esto te ayuda a detectar errores de mapeo (codigos de rol incorrectos, consejos faltantes, ajustes incorrectos del pool) antes de que los verdaderos premios dependan de ello.
5) Defina las metricas de exito- elija unos pocos objetivos claros- menos ajustes de propinas, menos disputas entre los empleados, liquidaciones mas rapidas, menos correcciones de nominas y registros de auditoria mas limpios. Si no puedes medir las mejoras, la implementacion parecera como cambiar por cambiar.
La implementacion no es solo tecnica, sino tambien una gestion de la confianza. El proveedor correcto y el plan de implementacion correcto haran que el proceso de entrega de propinas sea mas preciso y facil de explicar.
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Contenido de lectura obligada
Agrupación automatizada de propinas
Explicacion del agrupamiento automatizado de propinas para hoteles
Software de agrupación de consejos para restaurantes
Software de agrupacion de propinas para restaurantes
Automatice los cálculos de prop
Por que los restaurantes deberian automatizar los calculos de propinas
Compartir consejos
Reglas para compartir consejos que los restaurantes deben conocer
Preguntas frecuentes
Cual es la diferencia entre agrupar y compartir propinas?
La agrupacion de propinas combina las propinas en un solo grupo y las redistribuye segun una formula (horas, puntos, funciones, etc.). Por lo general, compartir propinas implica dar propinas directas con consejos estructurados para apoyar los roles (corredor, camarero, etc.).
Como reduce las disputas el software de gestion de propinas?
Proporcionando a los empleados una declaracion de propinas transparente que muestre los datos de calculo (horas/puntos/funciones y ventas) y bloqueando las modificaciones con codigos de motivo y aprobaciones.
Que integraciones son esenciales para un seguimiento preciso de las propinas?
El seguimiento preciso de las propinas depende de tres integraciones principales- su punto de venta para capturar las propinas y las ventas de las tarjetas, su sistema de cronometraje para las horas y las funciones, y su sistema de nomina para exportaciones limpias. Las integraciones debiles generan trabajo manual, errores y disputas.
Que controles debe incluir el software de propinas?
Permisos basados en roles, aprobaciones para ajustes, notas o codigos de motivo obligatorios y un registro de auditoria solido que muestra quien cambio que y cuando.
