Cual es la diferencia entre compartir propinas y juntar propinas?
Compartir propinas (dar propinas) suele ser una transferencia directa de un empleado a otros. La agrupacion de propinas reune las propinas en un fondo comun y las redistribuye mediante una formula (puntos, funciones, horas, etc.).
Reglas para compartir consejos que los restaurantes deben conocer
Vision general
El intercambio de propinas es cualquier sistema en el que un empleado pasa una parte de sus propinas a otros empleados segun una regla establecida. En los restaurantes, por lo general aparece como una forma de dar propina al final de un turno (por ejemplo, cuando un mesero da propina a un camarero, camarero o vendedor de comida). El punto clave es el siguiente- compartir propinas no es una generosidad fortuita, sino un proceso operativo. En el momento en que se convierta en una expectativa rutinaria, los propietarios deben tratarla como una poliza formal con calculos y documentacion claros.
Es util separar algunos terminos que a menudo se confunden-
1. Compartir propinas (dar propinas)- las propinas se transfieren de un empleado que recibe propinas a otros empleados que reunen los requisitos segun una regla (a menudo un porcentaje de las ventas o las propinas).
2. Recoleccion de propinas- las propinas se recopilan en un fondo comun y, a continuacion, se redistribuyen mediante una formula (puntos, horas, funciones, etc.).
3. Cargos por servicio- no son lo mismo que las propinas en muchos contextos de nomina. Por lo general, se consideran primero los ingresos de los restaurantes y luego se distribuyen como salarios o bonificaciones, si asi lo deseas, por lo que es necesario tener especial cuidado en la forma en que se etiquetan y pagan.
Por que es importante esta distincion? Porque la mayoria de los problemas comienzan cuando el restaurante aplica la politica de compartir propinas como si fuera una politica, pero habla de ello como si fuera informal. Es entonces cuando ves calculos misteriosos (nadie puede explicar la division), una aplicacion incoherente (algunos turnos siguen las reglas, otros no) y una confusion en cuanto a los pagos (el efectivo se maneja de una manera, las propinas de las cartas se manejan de otra). Incluso si tu equipo se lleva bien, los sistemas poco claros de reparto de propinas generan fricciones- los buenos empleados se sienten penalizados, las funciones de apoyo se sienten infravaloradas y los directivos se ven envueltos en constantes disputas.
Una buena configuracion para compartir consejos deberia resultar aburrida- las mismas reglas, los mismos tiempos, las mismas pruebas, en todos los turnos. Eso es lo que mantiene alta la confianza del personal y protege su empresa.
Quien puede participar en el intercambio de propinas
La forma mas segura de compartir propinas es la siguiente- las propinas pertenecen a los empleados y tu trabajo como propietario consiste en establecer un sistema que las distribuya solo entre los puestos elegibles y lo haga de manera consistente. La mayoria de las disputas (y muchas cuestiones relacionadas con el cumplimiento) comienzan cuando los restaurantes se toman a la ligera la elegibilidad, especialmente cuando los titulos de trabajo no coinciden con lo que la gente realmente hace en la sala.
En la mayoria de los restaurantes, el reparto de propinas se basa en funciones que estan directamente relacionadas con el servicio al cliente y que, por lo general, se dan propinas en la operacion. Por lo general, esto incluye a camareros y camareros, y con frecuencia incluye funciones de apoyo para que los huespedes no den propinas directamente, pero que sigan formando parte de la cadena de servicio, como los camareros de autobus y los vendedores de comida. Muchos operadores tambien incluyen a los anfitriones en ciertos conceptos, especialmente cuando los anfitriones se encargan de las propinas de comida para llevar, las reservas, el flujo de huespedes y la recuperacion del servicio, lo que claramente repercute en los resultados de las propinas. La clave esta en decidir cuales son los puestos a los que puedes optar en funcion de tus funciones reales, no en funcion de como siempre has llamado al puesto.
Lo que los propietarios se meten en problemas es anadiendo puestos que no forman parte de la funcion de servicio que reciben propinas o que no tienen autoridad sobre los salarios y los horarios. Dos banderas rojas-
1. Gerentes o supervisores en el flujo de propinas. Aunque echen una mano, los puestos con verdadera autoridad (contratar, despedir, disciplinar, programar, controlar las horas, fijar el salario) no deberian recibir propinas compartidas. Esta es una de las maneras mas rapidas de perder la confianza del personal y puede generar graves riesgos salariales y laborales.
2. Las funciones no relacionadas con el servicio se incluyen por conveniencia. Si agregas puestos simplemente porque tenian poco personal (por ejemplo, tareas de preparacion, preparacion de platos o cocina) sin un marco claro, puedes crear injusticia y confusion de la noche a la manana, especialmente si tu metodo de propinas se basa en las ventas.
Una forma practica de establecer la elegibilidad es crear una lista de funciones elegibles para compartir propinas con-
- El nombre del rol (tal como se usa en la programacion y la nomina)
- Las funciones principales vinculadas al servicio al huesped
- Si reciben propinas directa, indirectamente (al compartir) o no reciben propinas en absoluto
- Cualquier condicion (por ejemplo, solo cuando este programada como corredor de comida)
Una vez que su lista este establecida, hagala cumplir de manera consistente. Cambiar la elegibilidad turno a turno es lo que convierte el intercambio de propinas en un drama.
¡Empieza a optimizar tu sistema de propinas!
Automatice el seguimiento de sus propinas con Altametrics
El factor crediticio mas importante
Las reglas para compartir propinas se vuelven mucho mas estrictas cuando usas el credito de propinas. En lenguaje sencillo, el credito de propinas se produce cuando un empleador paga a un empleado que ha recibido propinas un salario directo mas bajo en efectivo y cuenta una parte de las propinas del empleado para cumplir con los requisitos de salario minimo.
Por que es importante para compartir propinas? Porque cuando aceptas el credito de propinas, basicamente estas diciendo a los reguladores- Estamos usando las propinas como parte de la forma en que cumplimos con nuestras obligaciones salariales. Esto aumenta el escrutinio sobre quien recibe propinas y como se mueve el dinero.
Esto es lo que los propietarios deben entender-
1) El credito de propinas normalmente se refiere a una bolsa de propinas tradicional. Si te quedas con el credito de propinas, el acuerdo de compartir o compartir propinas por lo general tiene que quedar entre los empleados que reciben propinas de forma habitual y regular (por ejemplo, camareros, camareros de servicio o personal de mostrador que atiende a los clientes). Por eso, ampliar el reparto de propinas a funciones administrativas puede convertirse en un problema de cumplimiento cuando se trata de un credito de propinas.
2) Si no aceptas el credito de propinas, tienes mas flexibilidad. Si pagas a los empleados que reciben propinas el salario minimo completo en efectivo (sin credito de propinas), normalmente hay mas margen para estructurar grupos de propinas que incluyan puestos sin propinas en determinadas situaciones. Aqui es donde algunos restaurantes optan por incluir la modalidad de back-of-house, siempre y cuando la politica sea clara, se aplique de manera coherente y se haga un seguimiento adecuado.
3) Los gerentes y supervisores son un rotundo no. Considera que esto no es negociable- los propietarios no pueden quedarse con las propinas y los gerentes/supervisores no deben recibir propinas de los empleados, ni siquiera a traves de grupos de propinas. Incluso la percepcion de que los directivos se estan beneficiando del flujo de propinas puede destruir la confianza rapidamente y generar riesgos legales.
Antes de disenar el intercambio de propinas, decide si vas a usar el credito de propinas en algun lugar. Esa decision unica afecta a quien se puede incluir, como lo documentas y cuanto riesgo corres si la poliza es poco estricta.
Requisitos de transparencia
Compartir propinas solo funciona cuando los empleados creen dos cosas- las reglas son las mismas para todos y las matematicas son reales. La transparencia no consiste solo en ser amable, sino en prevenir disputas, reducir la rotacion y proteger tus operaciones cuando alguien cuestiona un pago semanas despues.
Empieza por tratar el reparto de propinas como cualquier otro proceso relacionado con la remuneracion- debe estar escrito, ser coherente y facil de explicar en un minuto. Si un gerente tarda diez minutos en defender tu politica, es demasiado compleja.
Como minimo, tu politica para compartir propinas deberia incluir-
1. Quien participa- que funciones dan propinas, que funciones reciben propinas y cualquier condicion (por ejemplo, solo cuando trabajes como distribuidora de alimentos).
2. Que se comparte- la propina se basa en las propinas recibidas, en las propinas netas, en las ventas o en una combinacion? Definelo con claridad para que nadie se sienta sorprendido.
3. El metodo de calculo- porcentaje de ventas, porcentaje de propinas, sistema de puntos o distribucion basada en horas.
4. Cuando se realizan los pagos (al final del turno, al dia siguiente o mediante nomina) y como se gestionan las propinas en efectivo frente a las propinas con tarjeta.
5. Gestion de excepciones- compensaciones o anulaciones, huelgas, entradas en disputa o cajones cortos. Si deduce algo del calculo de la cuota de propina, defina la regla.
6. Como se realizan los cambios- quien aprueba los cambios, con cuanto tiempo de antelacion se notifica y como el personal reconoce la actualizacion.
7. Proceso de disputa- con quien hablar, que pruebas revisara y como se gestionan las correcciones.
Un gran asesino de la confianza son las matematicas misteriosas. Si el personal no puede ver la base de la division, asumen que es injusta, incluso si en realidad es correcta. Los propietarios pueden solucionar este problema creando un habito sencillo de transparencia- proporcionar un resumen de los turnos en el que se muestren las aportaciones (ventas/propinas), la regla (porcentajes o puntos) y los resultados (importes de los premios por puesto). Esto no tiene por que ser complicado. Solo tiene que ser coherente.
Por ultimo, ten cuidado con las excepciones. Cuanto mas anulen sus directivos la politica en ese momento (hagalo asi esta noche), mas formara a su equipo para que desconfie del sistema. La coherencia es lo que hace que compartir consejos parezca seguro.
Porcentaje, puntos u horas
Su metodo para compartir propinas es el motor de la politica. Si el motor es confuso o impredecible, todo lo demas quebranta la confianza, la moral y la disciplina en materia de cumplimiento. El objetivo no es encontrar un metodo perfecto. Se trata de elegir uno en el que su restaurante pueda funcionar de la misma manera en todos los turnos, y que los empleados puedan entender las matematicas.
Estas son las tres estructuras mas comunes que usan los propietarios-
1) Las propinas se basan en porcentajes (simples, impulsadas por las ventas). Este es el modelo clasico- los camareros dan propinas con un porcentaje fijo en funcion de las ventas (o, a veces, de las propinas). Por ejemplo, 1% de las ventas totales al bar o 2% de las ventas de bebidas a los camareros. A los propietarios les gusta porque es rapido y consistente, especialmente en los restaurantes de servicio completo. La desventaja es la percepcion- en las noches con bajas propinas, el personal puede sentirse castigado porque la propina esta vinculada a las ventas y no a las propinas realmente ganadas. Si utilizas este metodo, ten muy claro cual es la base (ventas totales, ventas netas, ventas de bebidas) y como se tratan las compensaciones y anulaciones.
2) Sistemas de puntos (estructurados, ponderados por roles). Un modelo de puntos asigna a cada rol un valor de puntos (mesero = 1,0, camarero = 1,2, food runner = 0,8, etc.) y, a continuacion, distribuye las propinas acumuladas en funcion de los puntos y las horas trabajadas. Este metodo puede resultar mas justo cuando se trata de un servicio en equipo, ya que reconoce diferentes responsabilidades. El inconveniente es la configuracion- se necesitan funciones claras, cronometraciones precisas y un gerente que pueda explicar por que los valores de puntos son los mismos. Si eliges puntos, manten la tabla de puntos estable y solo revisala con una cadencia determinada (mensual/trimestral), no de una semana a otra.
3) Compartir por horas (sencillo, centrado en el equipo). Este metodo distribuye las propinas en funcion de las horas trabajadas (a veces agrupadas por departamento). Es facil de administrar y auditar. Pero puede resultar frustrante si la cultura no esta orientada al trabajo en equipo, ya que no tiene en cuenta las secciones, las ventas adicionales o la intensidad del servicio. El horario fijo funciona mejor en los conceptos en los que el servicio es compartido (servicio de mostrador, secciones compartidas, banquetes o servicio de equipo de gran volumen).
Elija un metodo principal, definalo por escrito y ejecutelo de manera coherente. La mayoria de los problemas se deben a la combinacion de metodos (obtenemos puntos a menos que haya mucho trafico y luego hacemos porcentajes) o al cambio de reglas de turno a turno. La coherencia es lo que hace que el sistema sea defendible y confiable.
Automatizar, gestionar y distribuir
Simplifique el proceso de propinas con Altametrics
Gestion de propinas en efectivo, propinas de tarjetas y cargos por servicio
Compartir propinas se vuelve complicado cuando tratas todo el dinero extra de la misma manera. En realidad, los restaurantes suelen tener tres cubos diferentes que deben manipularse y etiquetarse claramente- propinas en efectivo, propinas con tarjetas de credito o debito y cargos por servicio. Si los confundes, generas confusion en los pagos, lagunas en el mantenimiento de los registros y desconfianza de los empleados.
Las propinas en efectivo son las mas sencillas desde el punto de vista operativo y las mas faciles de perder de vista. Si los camareros se quedan con efectivo todas las noches, tu poliza sigue necesitando una regla clara para dar propinas- cuando se calcula la propina en efectivo? Quien lo verifica? Donde esta grabado? Sin un simple cheque del gerente (ni siquiera una aprobacion rapida), compartir propinas en efectivo se convierte en disputas de el dijo, ella dijo. Un enfoque practico es exigir una entrada a nivel de turno que recoja- las propinas declaradas en efectivo, los montos de propina por puesto y la confirmacion del gerente.
Las propinas suelen llegar a tu punto de venta, lo que es bueno para la documentacion, pero puede complicar el tiempo. Algunos restaurantes pagan las propinas con tarjeta todas las noches, mientras que otros las pagan mediante nomina. Cualquiera de los dos enfoques puede funcionar; lo que importa es la coherencia y la claridad. Si pagas propinas con tarjeta todas las noches, decide como vas a compartir las propinas antes de que se cierre la caja registradora. Si pagas mediante nomina, define cuando recibiran los empleados las propinas compartidas (siguiente cheque, pago al dia siguiente, semanalmente) y asegurate de que tus informes de nomina separen los salarios regulares de los pagos de propinas.
Ahora viene el mas importante- los cargos por servicio (como un 18% automatico para grupos grandes o una comision de hospitalidad). El personal suele asumir que se trata de propinas, pero es posible que no se traten como propinas en los contextos de nomina y cumplimiento. Esto significa que debe definir por escrito si el cargo es una propina, una comision o un ingreso que luego distribuira. El lenguaje orientado a los huespedes tambien es importante, porque influye en las expectativas de los empleados y en el comportamiento de los huespedes. Si utilizas los cargos por servicio, reservalos por separado y evita mezclarlos con la formula de compartir propinas sin tener reglas claras.
Por ultimo, decide como vas a gestionar las comisiones de procesamiento segun las propinas de las tarjetas. Si tu poliza retiene algun importe adeudado en concepto de comisiones, el personal debe entender la regla y asegurarse de que se aplica de forma coherente. Incluso las pequenas inconsistencias en este caso pueden generar problemas de confianza rapidamente.
Mantenimiento de registros
Si alguna vez un empleado, un gerente, una agencia de nomina o una agencia externa cuestiona el reparto de propinas, su mejor defensa es simple- mantener registros limpios que coincidan con la politica. La mayoria de los restaurantes no se meten en problemas porque tengan malas intenciones. Se meten en problemas porque tenian una buena intencion y no tenian pruebas.
Piense en el registro de las propinas compartidas en dos niveles- los
registros por turno (lo que ocurrio en el piso) Estos son el
recibo de la propina compartida de ese dia.
Como minimo, quieres- 1.
Quien trabajo- nombres, funciones, horarios de entrada y salida (u horas trabajadas) 2.
Total de propinas recogidas, separadas por dinero en efectivo o con tarjeta (y cualquier otra cantidad que utilices) 3. Datos sobre el reparto de propinas- la base utilizada para el calculo (propinas, propinas netas, ventas, ventas de bebidas, puntos, etc.)
4. Resultados para compartir propinas- la cantidad que cada rol (o persona) recibio
5. Verificacion del gerente- la mayoria de las disputas se resuelven rapidamente con la aprobacion o confirmacion rapida de que se ha revisado el turno- la
documentacion a nivel de turno es lo que resuelve la mayoria de las disputas con rapidez. Si un empleado pregunta- Por que me dieron una propina mas alta ayer? deberias poder mostrar las entradas y los calculos exactos en menos de un minuto.
Registros a nivel de nomina (lo que realmente se les paga a los empleados)
Incluso si paga propinas a diario, aun necesita un registro a nivel de nomina que muestre- -
Los pagos de propinas por periodo de pago -
Cualquier ajuste o correccion -
Separacion entre salarios y propinas (para que la presentacion de informes sea limpia y facil de explicar) Los errores
mas comunes que cometen los propietarios de registros son- 1. Confiar en la memoria o en acuerdos verbales (Siempre lo hacemos asi).
2. No separar los cubos (propinas en efectivo, propinas con tarjetas, cargos por servicio tratados como un solo monton).
3. Permitir las anulaciones manuales sin ninguna anotacion (los gerentes arreglan las cosas pero no dejan rastro).
4. Codificacion de roles inconsistente (alguien trabaja como corredor pero esta codificado como cajero).
Un sistema practico no tiene por que ser complicado. Lo que importa es la coherencia- los mismos campos, el mismo proceso, cada turno. Crea una regla simple- ninguna propina compartida es definitiva sin un resumen grabado. Te ahorrara horas de conflicto en el futuro y generara confianza porque los empleados saben que el sistema es responsable.
¡Transforma la forma en que administras las propinas!
Gestione y distribuya consejos sin problemas con Altametrics
Contenido de lectura obligada
Software de gestión de propinas para restaurantes
Como elegir un software de gestion de propinas para restaurantes
Agrupación automatizada de propinas
Explicacion del agrupamiento automatizado de propinas para hoteles
Software de agrupación de consejos para restaurantes
Software de agrupacion de propinas para restaurantes
Automatice los cálculos de prop
Por que los restaurantes deberian automatizar los calculos de propinas
Preguntas frecuentes
Que es compartir propinas en un restaurante?
El intercambio de propinas es un sistema en el que los empleados que reciben propinas pasan una parte de sus propinas a otros puestos elegibles (como camareros, camareros o vendedores de comida) segun una regla establecida.
Cual es el metodo mas simple de compartir propinas para los propietarios?
Las propinas basadas en porcentajes suelen ser las mas sencillas (por ejemplo, un porcentaje de las ventas o las propinas), pero deben definirse claramente y aplicarse de forma coherente.
Que registros deben mantener los restaurantes para proteger el negocio?
Resumenes a nivel de turnos (quien trabajo, propinas cobradas, datos de calculo, pagos) y registros a nivel de nomina que muestran los pagos y ajustes de propinas. La documentacion coherente es su mejor proteccion.
Quien suele ser elegible para recibir propinas compartidas?
Por lo general, los roles estaban relacionados directamente con el servicio al huesped y, por lo general, se les daban propinas durante la operacion (camareros, camareros, camareros, corredores). La elegibilidad debe basarse en las funciones reales, no solo en los titulos de trabajo.
