Que es el software de agrupacion de propinas?
El software de agrupacion de propinas automatiza la forma en que se comparten las propinas de los restaurantes. Extrae datos de puntos de venta y cronometros, aplica las reglas de agrupamiento, marca los errores y produce pagos e informes claros, sustituyendo los calculos manuales por procesos de distribucion de propinas coherentes, transparentes y auditables.
Software de agrupacion de propinas para restaurantes
Vision general
Compartir propinas puede ser una de las mejores maneras de crear una cultura mas solida en la que el equipo sea lo primero en un restaurante, pero tambien es una de las formas mas rapidas de generar frustracion si las cuentas son complicadas, las reglas no son consistentes o la gente no confia en el resultado. Muchos propietarios comienzan con buenas intenciones y con un sistema sencillo (una tabla de consejos, una hoja de calculo, un gerente que hace calculos rapidos al final). Con el tiempo, ese proceso simple se convierte en preguntas nocturnas, ajustes manuales y disputas ocasionales, especialmente cuando tienes que hacer malabares con multiples funciones, cambios de turno, propinas en efectivo, propinas con tarjetas de credito y distintos niveles de servicio en dias distintos.
Ahi es donde entra en juego el software de intercambio de propinas para restaurantes. En lugar de depender de la memoria y los calculos manuales, el software de acumulacion de propinas aplica tu politica de la misma manera cada vez, utilizando datos reales de tu punto de venta y reloj. El objetivo no es cambiar la forma en que compartes las propinas, sino hacer que tu sistema sea coherente, transparente y facil de probar. Cuando los empleados pueden ver como se calculo la cantidad acumulada y los propietarios pueden obtener informes limpios cuando es necesario, la acumulacion de propinas deja de ser un quebradero de cabeza nocturno y se convierte en un proceso predecible.
Definicion del software de agrupacion de consejos
El software de acumulacion de propinas para restaurantes es un sistema que calcula, monitorea y documenta como se comparten las propinas en un equipo en funcion de las reglas que usted establece, y luego genera montos de pago claros para cada empleado. En pocas palabras, reemplaza las matematicas de los gerentes por un proceso automatizado y repetible disenado para gestionar la complejidad real de los restaurantes (multiples funciones, varios turnos, desgloses por ubicacion, propinas en efectivo o con tarjeta, excepciones y aprobaciones).
La mayoria de los restaurantes comienzan con un flujo de trabajo manual. El gerente cierra el turno, extrae el total de las propinas del punto de venta, observa quien ha trabajado, aplica una tabla de propinas o una formula para acumular propinas, redondea los numeros y, a continuacion, comunica los pagos. A veces esta escrito en una pizarra blanca. A veces es una hoja de calculo. A veces es el camarero sabe como hacerlo. El problema es que los sistemas manuales dependen de que las entradas y la ejecucion sean perfectas en todo momento- durante las horas mas ajetreadas del dia, cuando la gente esta cansada y cuando la rotacion de personal o los cambios en los horarios generan variaciones constantes.
El software de gestion conjunta de propinas sustituye toda esa cadena de riesgos por otra mas estructurada.
En lugar de volver a introducir los numeros, extrae las propinas del punto de venta y las horas/funciones del cronometraje.
- En lugar de aplicar reglas incoherentes, aplica la misma politica en cada turno, de la misma manera, con ajustes configurables (como la elegibilidad, la ponderacion de los roles, las reglas de redondeo y los requisitos minimos de turno).
- En lugar de establecer unos pagos poco claros, produce un desglose que los empleados pueden entender- que se aporto a la bolsa, quien participo, que regla se utilizo y que recibio cada persona.
- En lugar de conversaciones en las que confie en mi, crea un registro con quien las aprobo, que se edito y por que.
Los propietarios no adoptan el software para compartir propinas porque les encantan los nuevos sistemas, sino porque la distribucion de propinas se encuentra en la interseccion entre el pago, la moral y el cumplimiento. Cuando las propinas se gestionan de forma manual, incluso los errores mas pequenos parecen personales. Cuando las propinas se gestionan de forma transparente y coherente, y hay una ruta que puedes consultar, la acumulacion de propinas se vuelve menos emocional y mas operativa, exactamente donde los propietarios la quieren.
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Como funciona la acumulacion de propinas en los restaurantes
Antes de que el software pueda automatizar la acumulacion de propinas, es util entender que es lo que realmente administras. La mayoria de los restaurantes reciben multiples flujos de propinas y multiples formas de distribuirlas. Es por eso que compartir propinas puede parecer simple en el papel y desordenado en la vida real.
En primer lugar, las propinas vienen en diferentes formas- 1. Propinas en efectivo- se entregan directamente a los empleados y, a veces, se reportan mas tarde.
2. Propinas con tarjetas de credito o debito- se capturan en el punto de venta y, por lo general, se pagan mediante la nomina o las reglas de pago al final del turno.
3. Consejos digitales- quioscos, pedidos por QR, pedidos en linea o sistemas de terceros (a menudo se siguen procesando a traves de los informes del punto de venta, pero no siempre de forma limpia).
En segundo lugar, los propietarios suelen mezclar tres terminos relacionados entre si 1. Recoleccion de propinas- varios empleados aportan propinas a un fondo comun y, a continuacion, el fondo se redistribuye mediante una formula definida (horas, puntos, ponderacion de funciones, etc.).
2. Compartir propinas- un termino general mas amplio que puede incluir el intercambio de propinas, pero tambien incluye las practicas informales de intercambio.
3. Dar propina- contribucion directa, normalmente fija, de un puesto a otro (por ejemplo, camareros que dan propinas a camareros, camareros o vendedores de comida).
En segundo lugar, las reservas de propinas se suelen estructurar de una de las siguientes maneras- 1. Piscinas basadas en roles (piscina frente a la casa, piscina con bar, etc.)
2.
Piscinas por turnos (manana contra tarde, almuerzo contra cena) 3.
Grupos basados en puntos (roles ponderados- por ejemplo, camarero = 1,25 puntos, servidor = 1,0, camarero = 0,75) 4.
Modelos basados en ventas o secciones (p. ej., dar propina por ventas netas, ventas en bares o asignacion de mesas). Entonces, de donde provienen las disputas?
Por lo general, desde uno de estos puntos de friccion- 1. Preguntas de elegibilidad- Deberian los anfitriones estar en la piscina? Que pasa con los alumnos en practicas? Que pasa con los gerentes?
2. Problemas con los datos- codigos de trabajo incorrectos, falta de registro, transferencias, anulaciones o declaraciones de propinas incorrectas.
3. Incoherencia en las reglas- un gerente aplica la tabla de consejos de forma diferente que otro.
4. Falta de visibilidad- los empleados no ven las matematicas, por lo que asumen que estan mal.
Cuando incluyes el software, el objetivo no es reinventar tu cultura de propinas. El objetivo es adoptar tu politica (sea cual sea tu eleccion) y hacerla coherente, explicable y repetible en cada turno, cada gerente y cada ubicacion. Esa base es la que hace que la automatizacion funcione realmente.
Flujo paso a paso
El software de agrupacion de consejos no adivina que hacer, sino que sigue un flujo de trabajo. La diferencia entre una implementacion fluida y una frustrante es si ese flujo de trabajo coincide con la forma en que funciona realmente tu restaurante. Este es el tipico flujo paso a paso que siguen la mayoria de los programas de agrupamiento de propinas, en ingles sencillo- el
paso 1. Datos extraidos de las propinas- el sistema importa el total de las propinas de tu punto de venta, normalmente desglosadas por turno y dia, centro de ingresos y tipo de pago (propinas de tarjetas de credito, propinas en efectivo declaradas, propinas digitales, etc.). Aqui es donde comienza la precision- el punto de venta necesita cerrar de forma limpia, tipos de ofertas correctos y asignar correctamente las propinas a los cheques y a los empleados.
Paso 2. Extraer datos laborales- a continuacion, el software extrae datos del reloj- horas trabajadas, codigos de trabajo, departamentos, ubicaciones y, a veces, segmentos de turnos (si utiliza cambios de rol o varios puestos en un turno). Si alguien trabaja como mesero pero ha trabajado durante dos horas, el codigo de trabajo tiene que reflejar ese dato o su grupo le parecera injusto, incluso si los calculos son correctos.
Paso 3. Aplica tus reglas- esta es la clave- tu defines tu metodo de agrupacion (basado en horas, puntos, ponderaciones de roles, porcentajes de propinas, umbrales minimos de turnos, etc.) y el software lo aplica automaticamente.
Los buenos sistemas permiten reglas como- -
Incluir unicamente los puestos que cumplan los requisitos
- Excluir los puestos directivos o asalariados - Tratar a
los alumnos de forma diferente -
Aplicar diferentes reglas por dia o lugar - Establecer reglas de redondeo para que los pagos sean limpios Paso 4. Marca las excepciones y haz que se revisen- antes de finalizar los pagos, el sistema suele detectar anomalias- falta de horarios, tasas de propinas inusualmente altas, modificaciones manuales o empleados que no cumplen con las normas de aptitud. Los gerentes pueden revisar, anadir notas y corregir los problemas con los datos (o devolverlos para que los corrijan).
Paso 5. Aprobar y bloquear el grupo- una vez aprobado, el grupo queda bloqueado, lo que significa que se hace un seguimiento de los cambios. El sistema registra quien lo aprobo, que cambio, cuando cambio y por que. Esto es importante para el control interno y para responder a las preguntas de los empleados sin tener que volver a hacerlo durante toda la noche.
Paso 6. Exportacion para pago- por ultimo, el software envia los resultados a la nomina o genera un archivo/informe de pago. Algunos restaurantes pagan las propinas a diario, otros a traves de la nomina; de cualquier manera, el resultado se vuelve uniforme y reportable.
La gran conclusion es que el software de intercambio de propinas se centra menos en funciones llamativas y mas en crear un proceso repetible que reduzca los errores, reduzca el dramatismo y te brinde documentacion limpia cuando surjan dudas.
Metodos de agrupacion de consejos que el software puede admitir
Una de las razones por las que la acumulacion de propinas se complica rapidamente es que no existe un metodo estandar. Los diferentes conceptos de restaurantes recompensan los diferentes comportamientos. Es posible que un bar con mucho volumen quiera ponderar a los camareros de manera diferente que a los camareros. Un comedor elegante puede preferir un sistema de puntos que refleje la habilidad y los puntos de contacto de los huespedes. La buena noticia es que la mayoria de los programas de intercambio de propinas pueden soportar multiples estructuras, siempre y cuando definas claramente tus reglas.
1) Division porcentual- este es el enfoque clasico del grafico de consejos. Por ejemplo, los camareros aportan un porcentaje de las propinas o de las ventas, y luego esa cantidad se distribuye entre las funciones de apoyo (camareros, camareros, anfitriones). El software ayuda al aplicar siempre los mismos porcentajes, buscar automaticamente la base correcta (propinas frente a ventas) y documentar el resultado. Es popular porque es predecible, pero puede resultar injusto si la carga de trabajo varia drasticamente segun el turno.
2) Division por horas- en un grupo basado en horas, los empleados que reunen los requisitos comparten el grupo en proporcion a las horas trabajadas. Si dos servidores dividen un grupo y uno trabajo 6 horas mientras que el otro trabajo 4, el primero recibe el 60% y el segundo el 40%. Este metodo es facil de entender y funciona bien cuando las responsabilidades del equipo son similares. El software destaca en este sentido porque evita errores comunes, como horarios incorrectos, pausas perdidas o cambios de rol que pueden sesgar los pagos.
3) Division (ponderada) basada en puntos- los sistemas de puntos introducen la ponderacion de los roles. Ejemplo- servidor = 1,0 puntos/hora, camarero = 1,25, camarero = 0,75. Cada persona gana puntos en funcion de las horas x el peso del puesto, y la suma acumulada se divide entre el total de puntos. A los propietarios les gusta esto porque refleja mejor la habilidad, la responsabilidad o el impacto en los ingresos. El software hace que sea mas manejable al mantener la ponderacion de las funciones, gestionar los cambios de funciones a mitad de turno y producir un desglose claro que los empleados pueden auditar.
4) Division basada en las ventas- algunos restaurantes vinculan las propinas a las rebajas mas que a las propinas (por ejemplo, el 1,5% de las ventas netas a los camareros, el 2% de las ventas en los bares). Esto puede funcionar bien cuando el volumen de ventas refleja mejor la carga de trabajo de soporte que el importe de las propinas. El software ayuda a seleccionar categorias de ventas precisas y a evitar errores de base equivocada.
5) Modelos hibridos- muchos propietarios terminan aqui- una pequena propina para apoyar las funciones y un resto compartido, o diferentes piscinas por dia (almuerzo o cena). El valor del software es la flexibilidad- sus reglas pueden adaptarse a su operacion sin crear una complejidad nocturna.
El mejor metodo no es el mas avanzado- es el que su equipo entiende, sus gerentes pueden administrar de manera consistente y su empresa puede defender con registros limpios.
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Por que los propietarios de restaurantes utilizan el software de agrupacion de propinas
La mayoria de los propietarios no se despiertan entusiasmados por comprar otro sistema. Adoptan el software de intercambio de propinas porque las propinas afectan a la remuneracion, la moral y el riesgo, y los procesos manuales se interrumpen ante la presion del mundo real. Cuando tienes un turno ajetreado, lo ultimo que quieres es una reunion de matematicas al final de la noche o una avalancha de preguntas al dia siguiente.
1) Reduce el tiempo de administracion y el caos al final de la noche- la acumulacion manual de propinas suele ocurrir en el peor momento, despues de mucho apuro, cuando los gerentes intentan cerrar el cajon, limpiar, terminar el trabajo paralelo y sacar a la gente por la puerta. El software elimina los pasos repetitivos (obtener los totales, comprobar las horas, aplicar formulas) para que los directivos no tengan que volver a hacer los mismos calculos todas las noches.
2) Coherencia entre los gerentes y los turnos- incluso con una politica escrita, la realidad es que dos gerentes pueden aplicarla de manera ligeramente diferente (especialmente en casos extremos, como la reduccion de los turnos, los cambios de funciones o la baja anticipada). El software aplica siempre las mismas reglas. Esa coherencia es lo que genera credibilidad en el equipo, ya que los empleados dejan de pensar que los pagos dependen de quien cierre.
3) Aumenta la transparencia y reduce las disputas- un conflicto de propinas rara vez cuesta unos pocos dolares, se trata de confianza. Cuando los empleados no ven como se calcularon las propinas, asumen que el sistema es incorrecto o esta sesgado. Un buen software para compartir propinas produce un desglose claro- el total, los participantes que cumplen los requisitos, la regla utilizada y la parte que le corresponde a cada persona. Esa visibilidad reduce la temperatura de las conversaciones y facilita la respuesta rapida a las preguntas.
4) Reduce los errores que se convierten en problemas relacionados con la nomina- la falta de horarios, los codigos de trabajo incorrectos y el total de las propinas mal ingresado pueden crear problemas en cascada, especialmente si las propinas se pagan a traves de la nomina. El software detecta las excepciones antes de que finalicen los pagos, para que puedas corregir los problemas cuanto antes en lugar de solucionarlos una vez cancelados los cheques.
5) Ayuda a estandarizar las operaciones en todas las ubicaciones- los propietarios de varias unidades y los operadores en crecimiento a menudo desean una sola politica que se ejecute de la misma manera en todas partes. El software de agrupacion de consejos permite crear plantillas, asignar funciones y controlar permisos para que cada ubicacion siga el mismo manual, con una flexibilidad controlada cuando sea necesario.
Al fin y al cabo, el software de agrupacion de propinas se basa en el control sin la microgestion. Tu estableces la politica, el sistema la aplica y tanto tu como tu equipo disponeis de un proceso repetible que podeis respaldar.
Cumplimiento y riesgo
La mancomunacion de propinas no es solo una cuestion de operaciones, es una cuestion de salario y horas. Cuando se trata de propinas, el riesgo no es que solo alguien se enoje. El mayor riesgo es que tu restaurante no pueda explicar, documentar y defender con claridad la forma en que se gestionaron las propinas. El software de recopilacion de propinas no puede reemplazar las buenas politicas, pero deberia ayudarte a tener registros limpios y reducir los problemas de cumplimiento mas comunes.
1) Separacion clara entre las propinas y los cargos por servicio- los huespedes suelen asumir que todo lo que se anade al cheque es una propina, pero no todos los cargos se tratan de la misma manera. Tu software deberia ayudarte a diferenciar las propinas reales de los cargos por servicio, las comisiones o las propinas automaticas (y a hacer un seguimiento de como se distribuye cada una de ellas), ya que pueden seguir diferentes reglas de gestion de impuestos y nomina.
2) Controles de elegibilidad que se ajusten a tu politica- una de las cuestiones de cumplimiento mas importantes es- quien puede participar en la bolsa de propinas segun tus normas. Tu sistema deberia permitirte definir las funciones que cumplen los requisitos (y excluir las que no lo son) mediante codigos de trabajo o un mapeo de puestos, de forma que no dependas de la memoria ni de decisiones incoherentes de los directivos. Esto es especialmente importante cuando los empleados desempenan varias funciones en un mismo turno.
3) Seguimiento preciso por funcion, turno y ubicacion- el enfoque de un numero total es donde comienzan los problemas. El software de intercambio de propinas debe desglosar los resultados por turno y dia, empleado, codigo de trabajo y ubicacion, de modo que puedas responder a preguntas basicas como-
- Cual fue el total de la cantidad acumulada en el turno de cena del sabado?
- Quien participo y por que?
- Que metodo se utilizo (horas, puntos, porcentajes)?
- Que cambiaba si se hacia un ajuste?
4) Registros de auditoria- se producen errores. La diferencia entre manejable y desordenado es si puedes rastrear las ediciones. Tu sistema debe registrar los cambios en las reglas del pool, las anulaciones manuales, las aprobaciones de excepciones y los ajustes de pagos. Si un empleado impugna un pago (o si necesitas explicar una discrepancia), este registro de auditoria se convierte en tus recibos.
5) Retencion de registros y presentacion de informes listos para la exportacion- aunque no espere recibir una investigacion o presentar una queja formal, sigue necesitando registros para la contabilidad, la conciliacion de la nomina y las revisiones internas. Un potente software de recopilacion de propinas facilita la exportacion de resumenes, desgloses individuales y registros de auditoria sin tener que crear hojas de calculo personalizadas cada semana.
Los propietarios utilizan un software de recopilacion de propinas para reducir el riesgo y hacer que la gestion de las propinas sea repetible y documentable. Si su proceso actual depende de que normalmente lo hacemos de esta manera, el software deberia convertir esa afirmacion en esto es exactamente lo que paso y este es el informe que lo demuestra.
Caracteristicas e integraciones
No todos los programas de agrupacion de propinas estan disenados de la misma manera. Algunas herramientas son basicamente calculadoras de propinas, mientras que otras son sistemas de flujo de trabajo completos con aprobaciones, registros de auditoria y resultados listos para la nomina. Para los propietarios, la pregunta correcta no es Reune las propinas? Es- Funcionara la acumulacion de propinas de la forma en que funciona realmente mi restaurante, sin soluciones manuales?
Funcion imprescindible- 1
. Creador de reglas que se adapte a las politicas de la vida real- deberias poder configurar los grupos por ubicacion, centro de ingresos y turno o dia separado (almuerzo o cena). Busca opciones de reglas flexibles, como modelos basados en horas, puntos/ponderaciones, propinas basadas en porcentajes y modelos hibridos, ademas de la posibilidad de definir la elegibilidad (quien entra o no) mediante codigos de trabajo.
2. Gestion y control de excepciones- los grandes sistemas no pretenden que los datos sean siempre perfectos. Antes de que finalicen los pagos, detectan los errores, las tasas de propina inusuales y los desajustes entre roles. Lo ideal es que las excepciones sean lo primero para que los gerentes solucionen los problemas con prontitud en lugar de descubrirlos despues de que alguien se queje.
3. Aprobaciones y flujo de trabajo de bloqueo o cierre- los grupos de consejos no deben poder editarse sin cesar. Una herramienta solida admite la revision, la aprobacion y, por ultimo, el estado bloqueado, para que los pagos no cambien de forma silenciosa despues de los hechos. Esto tambien ayuda a los operadores de unidades multiples a estandarizar el control en todas las ubicaciones.
4. Registro de auditoria y visibilidad- si un pago cambia, debes saber quien lo cambio, cuando y por que. Ademas, la transparencia desde el punto de vista del personal tambien es importante (incluso si se trata de un informe compartido por el gerente), el sistema deberia producir un desglose claro que los empleados puedan entender.
5. Reglas de redondeo y preparacion de los pagos- los restaurantes suelen necesitar pagos que lleguen de forma limpia. Las buenas herramientas respaldan la logica del redondeo y permiten exportar las propinas de forma clara, ya sea que pagues las propinas mediante nomina, tarjetas de pago u otro metodo.
Integraciones que mejoran o reducen la precision 1
. Integracion de puntos de venta- su punto de venta es la fuente del total de propinas y, a menudo, la fuente de los datos de ventas si utiliza las propinas basadas en las ventas. El software debe recopilar las propinas de forma que coincidan con la forma en que las registra tu punto de venta (por empleado, por turno, por caja, etc.).
2. Integracion del cronometraje- si los horarios y los codigos de trabajo no estan limpios, la piscina no sera justa. Una estrecha integracion del cronometraje garantiza que el sistema sepa quien trabajo, durante cuanto tiempo y en que puesto, incluso cuando las personas cambian de puesto a mitad del turno.
3. Integracion de la nomina- si las propinas se pagan a traves de la nomina, necesita exportaciones que se correspondan con claridad con los codigos de ingresos de la nomina (e idealmente, reduzcan el reingreso manual). Cuanto mas automatizado sea el flujo, menores seran los errores de nomina.
Para los propietarios de varias unidades, busque plantillas, anulaciones de ubicacion y permisos. Y no ignore aspectos basicos como el acceso basado en funciones y los inicios de sesion seguros- los datos de propinas son datos salariales y deben tratarse como tales. Si el software no se integra perfectamente con tu punto de venta y tu reloj, volveras a usar hojas de calculo, solo con una suscripcion adjunta.
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Contenido de lectura obligada
Software de gestión de propinas para restaurantes
Como elegir un software de gestion de propinas para restaurantes
Agrupación automatizada de propinas
Explicacion del agrupamiento automatizado de propinas para hoteles
Automatice los cálculos de prop
Por que los restaurantes deberian automatizar los calculos de propinas
Compartir consejos
Reglas para compartir consejos que los restaurantes deben conocer
Preguntas frecuentes
El software de agrupacion de propinas tambien rastrea las propinas en efectivo?
Puede, pero las propinas en efectivo generalmente requieren declaraciones de los empleados o un metodo de entrada definido. Muchos restaurantes utilizan software para hacer un seguimiento de las propinas declaradas en efectivo y las combinan con las recogidas en el punto de venta para poder calcular y generar informes completos sobre la cuenta acumulada.
Cual es la diferencia entre acumular propinas, compartir propinas y dejar propinas?
La agrupacion de propinas combina las propinas en un solo grupo y las redistribuye mediante una formula. Compartir propinas es un termino amplio que incluye agrupar y compartir de manera informal. Por lo general, dar propinas es una contribucion fija de un rol (como meseros) a otros roles (como camareros o camareros), que a menudo se basa en ventas o propinas.
Que integraciones son mas importantes para una acumulacion precisa de propinas?
POS (para el total de propinas y datos de ventas), cronometraje (para horas y codigos de trabajo) y nomina (para pagos). Si no estan bien conectados, acabaras haciendo correcciones manuales y volveras a introducirlos.
Como funciona el software de acumulacion de propinas con mi punto de venta?
La mayoria de los sistemas extraen el total de las propinas directamente de su punto de venta (propinas de tarjetas de credito, a veces sugerencias digitales y datos de ventas relacionados con las propinas, si es necesario). La precision depende de que los puntos de venta cierren sin problemas, de que los tipos de ofertas sean correctos y de que se asignen correctamente los empleados y cheques.
