ما هو نظام الجرد الدوري؟
يتضمن نظام الجرد الدوري عد المخزون وتسجيله على فترات زمنية محددة، مثل الأسبوعية أو الشهرية، وليس بشكل مستمر. فهي تساعد المطاعم على تتبع مستويات المخزون وحساب تكلفة السلع المباعة وإدارة الطلبات دون تحديثات مستمرة في الوقت الفعلي.
نظام الجرد الدوري - ما يحتاج كل صاحب مطعم إلى معرفته
نظرة عامة
إدارة مطعم هي وظيفة عملية. بين خدمة العملاء وإدارة الموظفين والحفاظ على تشغيل المطبخ، من السهل أن تفقد مسار ما يحدث مع المكونات واللوازم الخاصة بك. لكن معرفة ما لديك في المخزون - وما تنفد منه - هو جزء كبير من الحفاظ على ربحية عملك.
إذا لم تراقب مخزونك عن كثب، فقد ينتهي بك الأمر إلى طلب الكثير، أو ترك الطعام يهدر، أو نفاد المكونات الرئيسية خلال نوبة عمل مزدحمة. يمكن لهذه المشاكل أن تستهلك أرباحك بسرعة وتجعل من الصعب عليك البقاء على اطلاع بالأمور.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه المخزون الدوري. إنها طريقة بسيطة للتحقق من المخزون الخاص بك عن طريق حسابه في أوقات محددة - مثل مرة واحدة في الأسبوع أو مرة واحدة في الشهر - حتى تعرف دائمًا ما لديك في متناول اليد. لا تحتاج إلى برامج خيالية أو تتبع في الوقت الفعلي. مجرد عملية واضحة وقليل من الاتساق.
شرح مبسط للمخزون الدوري
الجرد الدوري هو وسيلة لتتبع مخزون مطعمك عن طريق حساب كل شيء في الأوقات العادية. بدلاً من التحقق من المستلزمات الخاصة بك كل يوم أو بعد كل طلب، يمكنك التوقف وإجراء العد الكامل على فترات زمنية محددة - عادةً أسبوعيًا أو نصف أسبوعيًا أو شهريًا.
وإليك كيفية عملها - في نهاية فترة محددة (مثل نهاية الأسبوع)، يمكنك حساب جميع العناصر الموجودة في التخزين والثلاجات والمجمدات - اللحوم والخضروات والسلع الجافة والمشروبات وأي شيء آخر تستخدمه في مطبخك. تقوم بتدوين الكميات ومقارنتها بما كان لديك من قبل ومعرفة الكمية التي تم استخدامها خلال تلك الفترة.
تمنحك هذه الطريقة صورة واضحة عن كمية الطعام والإمدادات التي تمر بها بالفعل. كما أنها تساعدك على حساب تكلفة السلع المباعة (COGS)، وهي مبلغ المال الذي أنفقته على المكونات خلال فترة محددة. هذا الرقم هو المفتاح لفهم مقدار الربح الذي تجنيه حقًا من كل طبق.
يختلف المخزون الدوري عن المخزون الدائم، الذي يتتبع كل عنصر في الوقت الفعلي باستخدام البرامج أو أنظمة نقاط البيع. في حين أن هذه الطريقة يمكن أن تكون مفيدة للمطاعم الكبيرة، إلا أنها تتطلب غالبًا أدوات باهظة الثمن وتحديثات مستمرة.
بالنسبة للعديد من مالكي المطاعم - خاصة الأماكن الصغيرة أو التي يتم تشغيلها بشكل مستقل - يعد المخزون الدوري خيارًا أكثر واقعية ويمكن التحكم فيه. لا يستغرق الأمر الكثير من الوقت، ولا يتطلب الكثير من المعرفة التقنية. مع بعض التخطيط والروتين، يمكن أن يساعدك ذلك على التحكم في مخزونك، وتقليل النفايات، وتجنب النقص في العناصر المهمة.
كيف يعمل الجرد الدوري
قد يبدو الجرد الدوري معقدًا في البداية، ولكنه في الواقع عملية مباشرة. يتطلب الأمر فقط الاتساق وقليلًا من التخطيط. إليك كيفية عملها عادةً في بيئة المطعم -
1. اختر وقتًا للعد
اختر وقتًا عاديًا يناسب مطعمك. يقوم العديد من المالكين بذلك في نهاية الأسبوع أو الشهر، غالبًا بعد ساعات الإغلاق أو قبل الافتتاح. المفتاح هو أن تكون متسقًا - افعل ذلك في نفس الوقت كل فترة حتى تتمكن من مقارنة النتائج.
2. استعد للعد
قبل البدء في العد، قم بترتيب مناطق التخزين الخاصة بك. قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا، وقم بتسمية الأرفف إذا لزم الأمر، وتأكد من سهولة رؤية كل شيء والوصول إليه. هذا سيوفر الوقت ويقلل الأخطاء.
3. استخدم ورقة جرد بسيطة
لا تحتاج إلى أدوات خيالية - جدول بيانات مطبوع أو حافظة أو جهاز لوحي مع قائمة مرجعية سيفي بالغرض. اكتب اسم كل عنصر ووحدة القياس الخاصة به (الجنيهات واللترات والحالات وما إلى ذلك) واترك مساحة لتسجيل الكمية.
4. قم بحساب كل
ما لديك من خلال الثلاجة والفريزر والتخزين الجاف والبار (إذا كان لديك واحد)، واكتب الكمية المتبقية من كل قطعة. لا تخمن - قم بإجراء العد المادي. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية قياس شيء ما (مثل كيس دقيق نصف مستخدم)، فقم بإجراء أفضل تقدير لك وكن ثابتًا.
5. قارن مع الأعداد السابقة
بعد كل مخزون، قارنها مع آخر عملية جرد. اطرح ما تبقى مما كان لديك من قبل، وستعرف مقدار ما تم استخدامه. هذا يساعدك على فهم أنماط الاستخدام الخاصة بك.
6. استخدم البيانات
استخدم هذه المعلومات لتعديل الطلبات وتجنب الإفراط في التخزين والتحكم في تكاليف الطعام. كما أنه يساعدك على اكتشاف المشكلات - مثل العناصر المفقودة التي قد يتم إهدارها أو أخذها. إن
القيام بذلك بانتظام لا يؤدي فقط إلى إبقاء مخزونك تحت السيطرة - بل يمنحك تحكمًا أفضل في مطبخك وميزانيتك.
تتبع التكاليف وتقليل النفايات
لا يقتصر الجرد الدوري على عد العلب والصناديق فحسب، بل يتعلق بفهم كيفية استخدام مطعمك لمكوناته وأين قد تتسرب الأموال عبر الشقوق. واحدة من أكبر فوائد إجراء عمليات جرد منتظمة للمخزون هي أنها تمنحك البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
عندما تحسب مخزونك في نهاية كل أسبوع أو شهر، يمكنك حساب رقم رئيسي- تكلفة البضائع المباعة (COGS). يخبرك هذا بمقدار الأموال التي أنفقتها على الطعام والإمدادات خلال فترة معينة. من خلال طرح المخزون النهائي من المخزون الأولي (بالإضافة إلى أي مشتريات جديدة)، يمكنك رؤية ما تم استخدامه بوضوح.
لنفترض أنك بدأت الأسبوع بمخزون بقيمة 5,000 دولار، واشتريت 2,000 دولار أخرى خلال الأسبوع، وانتهت بمبلغ 3,000 دولار. هذا يعني أنك استخدمت مكونات بقيمة 4,000 دولار. إذا كانت مبيعاتك لهذا الأسبوع 10000 دولار، فإن نسبة تكلفة الطعام لديك هي 40٪ - وهو رقم يهدف العديد من مالكي المطاعم إلى التحكم فيه بعناية.
هذا النوع من التتبع مهم لأنه يكشف عن الأنماط. هل يتم استخدام بعض المكونات بسرعة كبيرة؟ هل تشتري الكثير وترى أنه يفسد؟ هل تتعامل مع هدر الطعام بسبب الإفراط في الطلب أو ضعف التحكم في الحصص؟
باستخدام بيانات المخزون العادية، يمكنك الإجابة على هذه الأسئلة بالحقائق وليس التخمينات. يصبح من الأسهل تقليل الفاقد والطلب بشكل أكثر ذكاءً واكتشاف المشكلات مبكرًا - مثل ما إذا كان الموظفون يفرطون في تقسيم الحصص أو إذا كانت السرقة تحدث.
لا تحتاج إلى أن تكون خبيرًا في الرياضيات لاستخدام هذه البيانات. من خلال السجلات البسيطة والمراجعات المنتظمة، يمكنك فهم ما يعمل في مطبخك وما يكلفك المال. هذه الرؤية هي التي تحول المخزون من عمل روتيني إلى أداة قوية للتحكم والربحية بشكل أفضل.
فوائد استخدام المخزون الدوري
إن تشغيل المطبخ يعني التوفيق بين الكثير - المكونات والتوقيت والموظفين والتكاليف. يساعد المخزون الدوري على تحقيق المزيد من النظام والتحكم في الفوضى من خلال تقديم صورة واضحة لما يحدث بالفعل مع مخزونك. على الرغم من أن الأمر يستغرق بعض الوقت والجهد، إلا أن الفوائد تستحق ذلك.
إحدى الفوائد الرئيسية هي التحكم بشكل أفضل في تكاليف الطعام. عندما تعرف مقدار ما تستخدمه وعدد المرات التي تطلب فيها، يمكنك التخطيط بشكل أفضل وتجنب شراء أكثر مما تحتاج. هذا يحافظ على سعة التخزين لديك ويقلل من فرصة تلف الطعام قبل استخدامه. تقليل الهدر يعني بقاء المزيد من المال في جيبك. يعمل
المخزون الدوري أيضًا على تحسين دقة الطلب. بدلاً من تخمين ما يجب إعادة تخزينه، لديك أرقام حقيقية تستند إليها قراراتك. وهذا يعني تقليل عدد مرات الوصول إلى الموردين في اللحظة الأخيرة وتقليل الأخطاء مثل الإفراط في طلب العناصر التي لديك الكثير منها بالفعل - أو نقص الطلب ونفادها خلال ساعات الذروة.
ميزة كبيرة أخرى هي القدرة على اكتشاف المشاكل مبكرًا. إذا لم يكن هناك شيء ما - مثل العناصر المفقودة أو الاستخدام العالي مما كان متوقعًا - فقد يكون ذلك علامة على مشاكل التقسيم أو التلف أو حتى السرقة. تسهل عمليات العد المنتظمة اكتشاف هذه العلامات الحمراء قبل أن تصبح خسائر كبيرة.
كما أنه يساعد في تخطيط القائمة. عندما تعرف ما هو الأكثر استخدامًا (وما هو غير ذلك)، يمكنك تعديل عروضك لتتناسب مع ما يتم بيعه وما يناسب ميزانيتك. وهذا يؤدي إلى شراء أكثر ذكاءً وتقليل الأموال المربوطة بالسلع البطيئة الحركة.
أخيرًا، يساعد الجرد الدوري في الحفاظ على فريقك أكثر تنظيمًا وخضوعًا للمساءلة. عندما يعلم موظفوك أن المخزون يتم تتبعه بانتظام، فمن المرجح أن يتعاملوا مع المخزون بشكل صحيح ويقللون من أخطاء الإهمال.
التحديات المشتركة
على الرغم من أن الجرد الدوري يعد نظامًا مفيدًا، إلا أنه لا يخلو من التحديات - خاصة في بيئة المطاعم المزدحمة. يكافح العديد من المالكين للالتزام بجدول زمني أو الحصول على أعداد دقيقة، وهذا أمر مفهوم تمامًا. والخبر السار هو أن معظم هذه المشاكل يمكن إصلاحها ببعض التعديلات البسيطة والعادات الجيدة.
أحد التحديات الشائعة هو إيجاد الوقت للقيام بالمخزون. بعد يوم طويل، آخر شيء يريد أي شخص القيام به هو عد صناديق البضائع الجافة أو وزن اللحوم. لكن تخطي المخزون يمكن أن يؤدي إلى مشكلات أكبر مثل هدر الطعام والإفراط في الطلب وخسارة الأموال. أفضل حل هو جدولة عمليات العد الخاصة بك خلال الأوقات البطيئة - قبل الافتتاح أو بعد الإغلاق في يوم محدد كل أسبوع أو شهر. تعامل معها مثل أي مهمة أخرى في التقويم الخاص بك.
مشكلة أخرى هي عدم الدقة. لا تكون عمليات جرد المخزون مفيدة إلا إذا كانت صحيحة. تحدث الأخطاء عندما يتم حساب العناصر بسرعة كبيرة جدًا أو تخطيها تمامًا أو قياسها بشكل مختلف في كل مرة. لتجنب ذلك، تأكد من أن نفس الشخص أو الفريق يتعامل مع المخزون بانتظام. استخدم ملصقات واضحة ومناطق تخزين نظيفة ونماذج موحدة لتقليل الارتباك. إذا كان ذلك ممكنًا، قم بتدريب الموظفين على كيفية تقدير العناصر باستمرار (مثل الحاويات نصف المستخدمة أو الحالات الجزئية).
يمكن أن يكون عدم تعاون الموظفين مشكلة أيضًا. قد يرى بعض أعضاء الفريق المخزون كمهمة إضافية أو لا يأخذونها على محمل الجد. لإصلاح ذلك، اشرح سبب أهميته - كيف يساعد المطعم على العمل بشكل أفضل، ويقلل من الهدر، بل ويحمي الوظائف من خلال الحفاظ على ربحية الأعمال. قم بإشراك موظفي المطبخ الرئيسيين في العملية حتى يشعروا بمزيد من المسؤولية والمعرفة.
أخيرًا، لا تدع أسبوعًا سيئًا يزعجك. يعد فقدان العد أو وجود أرقام فوضوية أمرًا طبيعيًا بين الحين والآخر. أكثر ما يهم هو الحفاظ على الاتساق والالتزام بمرور الوقت. كلما فعلت ذلك، أصبح الأمر أسهل وأكثر فائدة.
أفضل الممارسات
لا يقتصر إجراء الجرد الدوري على العد فحسب - بل يتعلق ببناء روتين متسق ودقيق ومفيد. كلما كانت عمليتك أكثر تنظيمًا، زادت قيمة النتائج. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من عمليات الجرد الخاصة بك.
1. كن متسقًا مع التوقيت
اختر جدولًا منتظمًا يناسب سير عمل مطعمك - أسبوعيًا أو نصف أسبوعيًا أو شهريًا - والتزم به. قم بعمل الجرد الخاص بك في نفس الوقت من اليوم كل فترة، ويفضل أن يكون ذلك عندما يكون المطبخ مغلقًا ولا تصل أي شحنات جديدة. يؤدي هذا إلى إنشاء بيانات أكثر دقة وقابلية للمقارنة بمرور الوقت.
2. قم بتنظيف وتنظيم التخزين الخاص بك
قبل العد، خصص بضع دقائق لتنظيم الأرفف والثلاجات والمجمدات. قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا، وقم بتسمية الأقسام إذا لزم الأمر، وتأكد من أن كل شيء مرئي ويمكن الوصول إليه. تؤدي منطقة التخزين الفوضوية إلى العناصر المفقودة والإدخالات المكررة والارتباك.
3. استخدم ورقة الجرد القياسية
استخدم نفس الورقة أو جدول البيانات في كل مرة تقوم فيها بالحساب. ضع قائمة بجميع أصناف المخزون حسب الفئة (اللحوم ومنتجات الألبان والسلع الجافة والمنتجات والمشروبات وما إلى ذلك) وقم بتضمين أعمدة لوحدات القياس والكمية. وجود تنسيق قياسي يوفر الوقت ويمنع الأخطاء.
4. عد في أزواج إذا
كان ذلك ممكنًا إذا كان لديك موظفون متاحون، فقم بالعد مع شخصين - أحدهما للقراءة والعد والآخر للتسجيل. لا يؤدي هذا إلى تسريع الأمور فحسب، بل يساعد أيضًا في اكتشاف الأخطاء ويجعل العملية أقل إرهاقًا.
5. قم بالتقدير بحكمة وكن متسقًا
بالنسبة للعناصر الجزئية (مثل كيس الأرز نصف المستخدم أو صندوق الدجاج المفتوح)، قم بعمل أفضل تقدير لك وكن متسقًا مع كيفية تسجيل هذه الكميات في كل مرة. بمرور الوقت، ستتحسن في ذلك.
6. تحقق جيدًا من عملك
بمجرد الانتهاء من العد، خذ بضع دقائق لمراجعة كل شيء. ابحث عن الإدخالات المفقودة أو العناصر المكررة أو الأرقام التي تبدو عالية جدًا أو منخفضة جدًا.
مع القليل من الجهد والروتين، يمكن أن يصبح المخزون الدوري نظامًا سلسًا وموثوقًا يمنحك تحكمًا أفضل في مطبخك وتكاليفك.
إجراء الجرد الدوري لمطعمك
قد يبدو المخزون الدوري مجرد مهمة أخرى في قائمة مهام طويلة، ولكنه في الواقع أحد أذكى الطرق للتحكم في تكاليف وعمليات مطعمك. من خلال تخصيص الوقت لحساب الأسهم الخاصة بك بانتظام، فإنك تعطي نفسك صورة واضحة لما يحدث وراء الكواليس - المعلومات التي يمكن أن توفر لك المال، وتقلل من الهدر، وتساعد عملك على العمل بسلاسة أكبر.
المفتاح هو البدء بالبساطة والبقاء متسقًا. لا تقلق بشأن القيام بذلك بشكل مثالي على الفور. من الطبيعي أن ترتكب أخطاء أو تشعر بالإرهاق في البداية. الأمر الأكثر أهمية هو بناء عادة العد المنتظم والتعلم من البيانات التي تجمعها. بمرور الوقت، سيصبح هذا جزءًا طبيعيًا من روتينك.
تذكر أن المخزون الدوري لا يتعلق بتتبع كل عنصر في الوقت الفعلي. يتعلق الأمر بالتراجع في أوقات محددة لمعرفة أين يقف مطعمك. هذا النهج يجعل إدارة المخزون قابلة للإدارة، حتى عندما تكون أيامك مليئة.
عند البدء، حدد أهدافًا واقعية. ربما تبدأ بمخزون شهري وتنتقل تدريجيًا إلى كل أسبوعين إذا شعرت أنه ممكن. استخدم أدوات بسيطة مثل قوائم المراجعة أو جداول البيانات، وقم بإشراك موظفيك الموثوق بهم. يمكن أن يؤدي دعمهم إلى جعل العملية أسرع وأكثر دقة.
باستخدام المخزون الدوري، فأنت لا تقوم فقط بحساب المكونات - بل تكتسب نظرة ثاقبة لصحة مطبخك. ستكتشف الأنماط في استخدامك، وتحدد المجالات التي يمكنك فيها خفض التكاليف، وتحسين قرارات الطلب. وهذا يعني تقليل هدر الطعام وتقليل المفاجآت والمزيد من الثقة في إدارة عملك.
لذا خذ لحظة اليوم لإلقاء نظرة على عملية المخزون الحالية. هل يمكنك إضافة عدد منتظم؟ هل يمكنك تنظيم التخزين الخاص بك لتسهيل العد؟ يمكن أن تؤدي الخطوات الصغيرة مثل هذه إلى تحسينات كبيرة.
يجب أن يقرأ المحتوى
الجرد الدائم
نظام الجرد الدائم - ما هو وكيف يعمل لمطعمك؟
أنواع نظام الجرد
شرح أنواع أنظمة الجرد في المطاعم
كيفية أخذ المخزون
كيفية إجراء الجرد في مطعمك للتقييم المحاسبي الدقيق
دائم مقابل دوري
فهم المخزون الدائم مقابل المخزون الدوري للتكلفة الدقيقة للأغذية
أسئلة متكررة
كم مرة يجب أن أقوم بإجراء جرد دوري؟
معظم المطاعم تفعل ذلك أسبوعيًا أو شهريًا. اختر جدولًا يناسب تدفق عملك والتزم به باستمرار.
ما هي الفوائد الرئيسية للمخزون الدوري؟
يساعد في التحكم في تكاليف الطعام وتقليل الفاقد وتحسين دقة الطلب واكتشاف المشكلات مبكرًا ودعم التخطيط الأفضل لقائمة الطعام.
كيف يساعد الجرد الدوري في تقليل هدر الطعام؟
من خلال تتبع ما لديك وتستخدمه بالضبط، يمكنك تجنب الإفراط في الطلب والتلف، وهما من الأسباب الرئيسية لهدر الطعام.
ما العناصر التي يجب تضمينها في المخزون الدوري الخاص بي؟
قم بحساب جميع مكونات الطعام والمشروبات ومستلزمات التنظيف وأي شيء آخر تستخدمه بانتظام في مطعمك.
