كيف يؤثر المخزون على تكلفة الغذاء؟
يؤثر المخزون على تكلفة الغذاء من خلال تتبع كمية المنتج المستخدم مقابل البيع. يؤدي المخزون غير الدقيق إلى التكلفة غير الصحيحة للبضائع المباعة (COGS) والنفايات المخفية والنفقات المتضخمة - مما يجعل من الصعب على أصحاب المطاعم التحكم في هوامش الربح بشكل فعال.
فهم المخزون الدائم مقابل المخزون الدوري للتكلفة الدقيقة للأغذية
نظرة عامة
إذا كنت تدير مطعمًا، فأنت تعرف بالفعل مدى أهمية الحفاظ على تكاليف الطعام تحت السيطرة. ولكن ما لا يدركه العديد من المالكين هو مدى تأثير نظام المخزون الخاص بك على هذه الأرقام.
المخزون ليس مجرد قائمة بما يوجد في الفريزر أو المخزن. إنها الطريقة التي تكتشف بها ما تم استخدامه، وما الذي ربما تم إهداره، وكم يكلفك طعامك حقًا. إذا كان المخزون الخاص بك مغلقًا، فستكون أرقام تكلفة الطعام الخاصة بك أيضًا - وهذا يمكن أن يضر بأرباحك دون أن تلاحظ ذلك.
هناك طريقتان رئيسيتان لتتبع المخزون - الدائمة والدورية. كل واحدة تعمل بشكل مختلف ويمكن أن تمنحك نتائج مختلفة جدًا عندما يتعلق الأمر بتتبع التكلفة. تستخدم بعض المطاعم العد اليدوي مرة واحدة في الأسبوع أو الشهر. يستخدم البعض الآخر أنظمة يتم تحديثها تلقائيًا في كل مرة يتم فيها بيع شيء ما.
الجرد الدائم مقابل الجرد الدوري
قبل التعمق أكثر، من المهم فهم الطريقتين الأساسيتين لتتبع المطاعم للمخزون- الدائم والدوري. هذه مجرد أنظمة مختلفة لمراقبة المكونات واللوازم المتوفرة لديك - وكيفية معرفة ما تم استخدامه.
نظام الجرد الدائم
نظام الجرد الدائم يتتبع مخزونك في الوقت الفعلي. وهذا يعني أنه في كل مرة تبيع فيها عنصرًا في القائمة، يقوم النظام تلقائيًا بطرح المكونات من المخزون الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع البرجر، فسيقوم النظام بخصم فطيرة واحدة وكعكة واحدة وما إلى ذلك.
يعمل هذا النوع من النظام عادةً مع برنامج POS (نقطة البيع) وقد يكون أيضًا متصلاً بمورديك أو أدوات إدارة المطبخ. يمنحك عرضًا حديثًا لما هو موجود في المخزون دون الحاجة إلى حساب العناصر كل يوم.
يمكن أن تكون الأنظمة الدائمة أكثر دقة لأنها يتم تحديثها باستمرار. إنها رائعة لاكتشاف مشكلات مثل المخزون المفقود أو نفايات الطعام في وقت مبكر.
نظام الجرد الدوري
نظام الجرد الدوري أبسط بكثير. بدلاً من تحديث المخزون طوال الوقت، يمكنك التحقق مما لديك على فترات منتظمة - عادةً أسبوعيًا أو نصف أسبوعيًا أو شهريًا. ثم تقارن هذا العدد بالعد السابق لمعرفة ما تم استخدامه.
هذه الطريقة أكثر شيوعًا في المطاعم الصغيرة أو تلك التي لا تحتوي على أدوات رقمية. إنه أرخص وأسهل في البدء، ولكنه أقل دقة لأنه يعتمد على الأعداد المادية التي يمكن تفويتها أو التعجيل بها.
كلا النظامين لهما مكانهما. يتمثل الاختلاف الرئيسي في عدد المرات التي يتتبعون فيها الاستخدام - المسارات الدائمة باستمرار، بينما المسارات الدورية من حين لآخر. يلعب هذا الاختلاف دورًا كبيرًا في مدى دقة أرقام تكلفة الطعام.
كيف تقوم كل طريقة بتتبع المخزون بشكل مختلف
إن فهم كيفية عمل الأنظمة الدائمة والدورية لا يقتصر فقط على التعريفات - بل يتعلق بكيفية عمل هذه الأنظمة فعليًا يومًا بعد يوم في مطعمك. تؤثر الطريقة التي يتتبع بها كل نظام المخزون على كيفية إدارة مطبخك وتقديم الطلبات والتحكم في تكاليف الطعام.
المخزون الدائم - التتبع في الوقت الفعلي
باستخدام نظام المخزون الدائم، في كل مرة تبيع فيها طبقًا، يتم خصم المكونات تلقائيًا من المخزون الخاص بك. هذا ممكن لأن النظام متصل بـ POS (نقطة البيع) وقاعدة بيانات الوصفات. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع شطيرة دجاج، فإن النظام يعلم أنه تم استخدام 5 أوقية من الدجاج وكعكة واحدة والخس والصلصة - ويقوم بخصم هذه الكميات على الفور.
هذا يعني أن لديك دائمًا عرضًا حاليًا لمستويات الأسهم الخاصة بك. يمكنك تسجيل الدخول إلى نظامك في أي وقت ومعرفة كمية الدجاج أو الخس أو الأرز المتبقية بالضبط. كما أنه يساعد على اكتشاف المشكلات بسرعة. إذا كانت تقاريرك تشير إلى أنه يجب أن يكون لديك 20 رطلاً من الجبن، ولكن ثلاجتك تحتوي على 10 رطل فقط، فيمكنك البدء في طرح الأسئلة قبل أن تصبح مشكلة أكبر.
الجرد الدوري - تتبع اللقطات
في المقابل، يعمل نظام الجرد الدوري عن طريق التحقق من مستويات المخزون في أوقات محددة - عادة مرة واحدة في الأسبوع أو الشهر. تقوم أنت (أو موظفوك) بحساب كل شيء فعليًا في المبردات والمجمدات والتخزين الجاف. بعد ذلك، يمكنك مقارنة هذا الرقم بآخر إحصاء وسجلات الشراء لمعرفة المبلغ الذي تم استخدامه.
هذه الطريقة يدوية أكثر بكثير ولا تمنحك تحديثات بين الأعداد. أنت تخمن بشكل أساسي ما تم استخدامه بناءً على ما هو مفقود من أرففك، مما يترك مجالًا أكبر للخطأ، خاصة مع التلف أو السرقة أو الإفراط في التقسيم.
باختصار، يوفر المخزون الدائم تحديثات مستمرة وتلقائية، بينما يوفر المخزون الدوري التحديثات فقط عند العد. هذا الاختلاف له تأثير كبير على مدى دقة تتبع تكاليف الطعام والاستجابة للمشاكل في مطبخك.
التأثير على دقة تكلفة الغذاء
أحد أكبر أسباب اختيار نظام المخزون الصحيح هو تأثيره على دقة تكلفة الغذاء. تعد تكلفة الطعام رقمًا مهمًا لأي مطعم - فهي تخبرك بمقدار إيراداتك التي يتم إنفاقها على المكونات. إذا تم إيقاف هذا الرقم، حتى ولو بمبلغ صغير، فقد يؤدي ذلك إلى قرارات تسعير سيئة وخسائر غير متوقعة وهوامش ضيقة تجعل من الصعب الحفاظ على الأرباح.
المخزون الدائم - بيانات أكثر تفصيلاً وفي الوقت المناسب
مع نظام الجرد الدائم، يتم تحديث استخدام المكونات الخاصة بك في الوقت الفعلي. نظرًا لأن النظام يقوم بخصم العناصر عند بيعها، فإنه يمنحك صورة أكثر وضوحًا وفورية لما تم استخدامه. يساعدك هذا في حساب تكلفة طعامك بشكل أكثر دقة وفي كثير من الأحيان - حتى يوميًا، إذا لزم الأمر.
على سبيل المثال، إذا لاحظت أن استخدامك للجبن أعلى من المتوقع، يمكنك التحقق بسرعة. ربما تكون أحجام الحصص كبيرة جدًا، أو هناك نفايات أثناء الإعداد. في كلتا الحالتين، يمكنك اكتشافها على الفور بدلاً من اكتشاف المشكلة بعد أسابيع.
تساعد الأنظمة الدائمة أيضًا في تحديد أخطاء السرقة أو التلف أو التسليم، وكلها يمكن أن تزيد تكلفة طعامك بهدوء إذا تركت دون رادع.
المخزون الدوري - المتوسطات الأوسع، والمزيد من التخمين،
تعتمد أنظمة المخزون الدوري، من ناحية أخرى، على عمليات الجرد المادية التي تتم أسبوعيًا أو شهريًا. لا يتم احتساب تكلفة طعامك إلا بعد اكتمال عمليات العد هذه، مما يعني أنك غالبًا ما تتفاعل مع المشكلات بعد أن تسببت بالفعل في الضرر.
وبسبب هذا التأخير، يمكن أن تتراكم الأخطاء - خاصة إذا تم إهدار العناصر أو تلفها أو الإفراط في استخدامها بين عمليات العد. نظرًا لأنك تنظر فقط إلى لقطة في الوقت المناسب، فمن الصعب معرفة متى حدث خطأ أو سبب ارتفاع التكلفة بالضبط.
تكلفة السلع المباعة (COGS)
تعد تكلفة السلع المباعة (COGS) واحدة من أهم الأرقام في الصورة المالية لمطعمك. يوضح المبلغ الذي أنفقته على المكونات المستخدمة لصنع الطعام الذي قمت ببيعه. بعبارة أخرى، ترتبط تكلفة طعامك مباشرة بالمبيعات. لكن كيفية تتبع المخزون - الدائم أو الدوري - تحدث فرقًا كبيرًا في مدى دقة COGS الخاص بك.
المخزون الدائم - تتبع COGS المستمر
مع نظام الجرد الدائم، يمكن تحديث COGS في الوقت الفعلي. نظرًا لأن المخزون الخاص بك يتم تعديله تلقائيًا في كل مرة يتم فيها بيع الطبق، يمكن للنظام حساب كمية المنتج المستخدمة - وتكلفته - دون الحاجة إلى انتظار العد اليدوي.
هذا يعني أنه يمكنك التحقق من تكلفة الطعام و COGS بقدر ما تريد. ستتمكن من رؤية الاتجاهات على الفور، مثل ما إذا كانت أطباق الدجاج الخاصة بك أصبحت أكثر تكلفة في صنعها أو إذا كانت أسعار المكونات ترتفع. كما أنه يمنحك فرصة لإصلاح المشكلات قبل نموها، مثل النفايات أو الإفراط في التقسيم.
الجرد الدوري - COGS حسب التقدير
باستخدام نظام الجرد الدوري، يمكنك حساب COGS باستخدام صيغة أساسية -
بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون = COGS
يعمل هذا، لكنه يمنحك ملخصًا فقط بعد حدوثه. إذا كنت تحسب المخزون مرة واحدة فقط في الشهر، فأنت تقوم فقط بحساب COGS مرة واحدة في الشهر أيضًا. هذا يعني أنك قد تبحث في معلومات قديمة عند اتخاذ قرارات التسعير أو الطلب.
أيضًا، إذا كان عدد المخزون النهائي خاطئًا، فإن الحساب بأكمله ينهار. يمكن أن يؤدي فقدان علبة المنتجات أو عدد الفريزر السريع إلى جعل الأمر يبدو وكأنك استخدمت أكثر - أو أقل - مما استخدمته بالفعل.
للبقاء على اطلاع على تكلفة الطعام وحماية هامش الربح الخاص بك، يجب أن يكون COGS الخاص بك دقيقًا وفي الوقت المناسب. يدعم المخزون الدائم ذلك ببيانات الوقت الفعلي، بينما يمنحك المخزون الدوري لقطات أقل تكرارًا - وأحيانًا أقل موثوقية -.
إعداد التقارير المالية واتخاذ القرار
نظام المخزون الخاص بك لا يساعدك فقط على تتبع المكونات - إنه يلعب دورًا رئيسيًا في إعداد التقارير المالية والقرارات اليومية. سواء كنت تقوم بمراجعة بيان الربح والخسارة (P&L)، أو تخطط لطلبات الطعام الخاصة بك، أو تقرر ما إذا كانت أسعار القائمة بحاجة إلى تعديل، فإن دقة أرقامك مهمة. وطريقة الجرد الخاصة بك - الدائمة أو الدورية - يمكن أن تساعد أو تضر بهذه الدقة.
المخزون الدائم - رؤية في الوقت الفعلي لخيارات أكثر ذكاءً
مع المخزون الدائم، تكون تقاريرك محدثة دائمًا. نظرًا لأن النظام يقوم باستمرار بتحديث مستويات المخزون والاستخدام، فإن أرقام COGS وتكلفة الطعام الخاصة بك تظل محدثة أيضًا. يمنحك هذا القدرة على اتخاذ قرارات أفضل وأسرع - دون انتظار العد لنهاية الشهر.
على سبيل المثال، إذا لاحظت ارتفاع تكلفة الطعام في منتصف الأسبوع، فيمكنك البحث في البيانات على الفور. ربما يكون ذلك بسبب تغير سعر العرض، أو ربما تنحرف أحجام الحصص. في كلتا الحالتين، يمكنك الرد قبل أن يؤثر ذلك على أرباحك الأسبوعية.
أيضًا، يمكن للأنظمة الدائمة أن تجعل التقارير المالية أكثر اتساقًا. إذا كان محاسبك أو محاسبك بحاجة إلى تقارير شهرية، فلا داعي للتسرع في حساب كل شيء أولاً. الأرقام موجودة بالفعل.
الجرد الدوري - التأخيرات وفجوات البيانات
مع النظام الدوري، تكون تقاريرك المالية دقيقة فقط بعد الانتهاء من جرد المخزون. حتى ذلك الحين، ستكون أرقام COGS وتكاليف الطعام مجرد تقديرات. يؤدي هذا إلى إنشاء فجوات في تقاريرك وإبطاء قدرتك على الاستجابة للتغييرات.
لنفترض أن مبيعاتك انخفضت الأسبوع الماضي، وتريد معرفة ما إذا كان الهدر أو السرقة قد لعبت دورًا. إذا كنت تستخدم المخزون الدوري، فقد لا تحصل على إجابة واضحة حتى العد المجدول التالي - بحلول ذلك الوقت، يكون الضرر قد حدث.
باختصار، يوفر المخزون الدائم رؤية أفضل للقرارات اليومية والأسبوعية، في حين أن المخزون الدوري يمكن أن يجعلك تشعر بالعمى بين عمليات العد. إذا كنت تريد اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة، فإن النظام الذي تختاره مهم حقًا.
اعتبارات التكنولوجيا والعمالة والتكلفة
لا يقتصر الاختيار بين نظام الجرد الدائم أو الدوري على الدقة فحسب - بل يعود أيضًا إلى ميزانية مطعمك وموارد الموظفين والراحة مع التكنولوجيا. لكل نظام احتياجات وتكاليف الإعداد الخاصة به، ويمكن أن يساعدك فهمها في اختيار الملاءمة المناسبة لعملياتك.
المخزون الدائم - تقنية عالية وتكاليف أعلى لبدء التشغيل
يتطلب نظام المخزون الدائم عادةً تقنية - غالبًا برنامج يتكامل مع نظام POS الخاص بك. تساعد هذه الأدوات في تتبع المبيعات وطرح المكونات تلقائيًا، ولكنها تأتي بسعر. قد تحتاج إلى الاستثمار في البرامج والاشتراكات المستمرة وربما التدريب لموظفيك.
هناك منحنى تعليمي، ولكن العديد من المشغلين يجدون أن الوقت الذي يتم توفيره في المهام اليدوية يستحق ذلك. بدلاً من أن يقضي المدير ساعات كل أسبوع في حساب المخزون وإدخال البيانات، يقوم النظام بمعظم ذلك نيابة عنك. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل تكلفة العمالة بمرور الوقت عن طريق تحرير الموظفين لأعمال أخرى، مثل إدارة الإعداد أو الخدمة.
ومع ذلك، تعتمد الأنظمة الدائمة على الإعداد المناسب والاستخدام المتسق. إذا لم يتم إدخال الوصفات بشكل صحيح أو إذا تخطى الموظفون تسجيل النفايات، فسيفقد النظام الدقة. يتطلب الأمر مزيدًا من الاهتمام المسبق بالتفاصيل، ولكنه يكافئك برؤية مستمرة.
الجرد الدوري - أنظمة الجرد الدوري البسيطة ولكن الثقيلة
لا تتطلب برامج خيالية. تتعقب العديد من المطاعم المخزون باستخدام جداول البيانات والقلم والورق أو التطبيقات البسيطة. في حين أن هذا يحافظ على انخفاض التكاليف، إلا أنه يتطلب المزيد من العمالة اليدوية - خاصة أثناء عمليات جرد المخزون.
يجب على المديرين أو الموظفين تخصيص وقت لحساب كل عنصر، وغالبًا ما يتم تسريع هذه العملية أو تخطيها خلال فترات الذروة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الأخطاء والتوتر، خاصة في الفرق الصغيرة. وبمرور الوقت، قد تؤدي هذه الجهود اليدوية بالفعل إلى زيادة تكلفة العمالة، حتى لو بدا النظام أرخص على السطح.
في النهاية، يكلف المخزون الدائم أكثر مقدمًا ولكنه يمكن أن يوفر الوقت والمال على المدى الطويل، في حين أن المخزون الدوري منخفض التقنية ولكنه يتطلب عمالة كثيفة. يعتمد اختيارك على ميزانيتك وحجم الفريق ومقدار الوقت الذي يمكنك تخصيصه لتتبع المخزون بشكل صحيح.
اختيار النظام المناسب لمطعمك
الآن بعد أن فهمت كيفية عمل أنظمة الجرد الدائمة والدورية، فإن السؤال التالي هو - أيهما يناسب مطعمك بشكل أفضل؟ تعتمد الإجابة على بعض العوامل المهمة - ميزانيتك وفريقك ومقدار التحكم الذي تريده في تكاليف الطعام ومدى تعقيد عمليتك.
عندما يكون المخزون الدائم منطقيًا
إذا كان مطعمك كبيرًا الحجم، أو يحتوي على قائمة كبيرة أو متنوعة، أو يتعامل مع طلبات التوريد المتكررة، يمكن أن يكون نظام المخزون الدائم استثمارًا ذكيًا. يمنحك التتبع في الوقت الفعلي وبيانات أكثر دقة عن تكلفة الطعام وتحكمًا أفضل في النفايات والسرقة. تعد
المطاعم التي تستخدم بالفعل نظام POS مع ميزات المخزون المضمنة في وضع جيد لإجراء التبديل. بينما يستغرق الإعداد وقتًا - إدخال الوصفات وتدريب الموظفين وربط بيانات المورد - فإن المردود هو أرقام أكثر دقة وقرارات أسرع.
إنه مناسب أيضًا إذا كنت تحاول تقليل الفاقد أو تضييق الهوامش أو تحسين التنبؤ. يساعدك النظام على رؤية الاتجاهات مبكرًا، حتى تتمكن من إجراء تغييرات قبل أن تتحول المشكلات الصغيرة إلى خسائر كبيرة.
عندما يكون المخزون الدوري مناسبًا بشكل أفضل من
ناحية أخرى، إذا كنت تدير عملية أصغر بقائمة محدودة وميزانية محدودة، فقد يكون المخزون الدوري كافيًا. إنه أبسط وبأسعار معقولة ولا يتطلب الكثير من التكنولوجيا للبدء.
بالنسبة للمطاعم ذات معدل دوران المخزون المنخفض أو علاقات الموردين الثابتة، قد توفر عمليات العد الأسبوعية أو نصف الشهرية رؤية كافية للبقاء على اطلاع بالتكاليف - خاصة إذا كان فريقك منهكًا بالفعل.
ومع ذلك، تتطلب الأنظمة الدورية الانضباط. يمكن أن تؤدي عمليات العد التي تم تخطيها أو الحسابات السريعة أو جداول البيانات القديمة إلى أرقام غير موثوقة لتكاليف الطعام بمرور الوقت.
باختصار، اختر نظامًا يطابق حجمك وأهدافك ومواردك. يوفر المخزون الدائم مزيدًا من التحكم والدقة، بينما يسهل الحفاظ على المخزون الدوري باستخدام عدد محدود من الموظفين أو الأدوات.
يجب أن يقرأ المحتوى
الجرد الدوري
نظام الجرد الدوري - ما يحتاج كل صاحب مطعم إلى معرفته
الجرد الدائم
نظام الجرد الدائم - ما هو وكيف يعمل لمطعمك؟
أنواع نظام الجرد
شرح أنواع أنظمة الجرد في المطاعم
كيفية أخذ المخزون
كيفية إجراء الجرد في مطعمك للتقييم المحاسبي الدقيق
أسئلة متكررة
ما هي التحديات الشائعة مع أنظمة الجرد الدوري؟
يمكن أن تؤدي الأنظمة الدورية إلى أخطاء بسبب العد غير المتكرر والنفايات المفقودة وتأخر البيانات لاتخاذ القرار.
كم مرة يجب على المطعم إجراء عمليات جرد المخزون بنظام دوري؟
عادةً أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا، اعتمادًا على حجم العملية واحتياجاتها.
ما هي ميزات التكنولوجيا المهمة في نظام الجرد الدائم؟
تشمل الميزات الرئيسية تكامل نقاط البيع وإدارة الوصفات وطلب الموردين والتحديثات في الوقت الفعلي وإعداد التقارير سهلة الاستخدام.
كيف يؤثر تتبع المخزون على تكلفة البضائع المباعة (COGS)؟
يؤثر تتبع المخزون على دقة COGS من خلال تحديد مقدار المنتج الذي تم استخدامه بالفعل مقابل الشراء أو الهدر.
