Que articulos deben incluirse en el COGS?
Solo los articulos que se venden a los clientes, incluidos los ingredientes, las bebidas y los consumibles que pasan a formar parte del menu. No se deben incluir articulos no alimentarios, como productos de limpieza, articulos de papel y utensilios de cocina.
Como calcular el costo de los productos vendidos en su restaurante
Vision general
Dirigir un restaurante es un equilibrio constante entre deleitar a los clientes y mantener los costos bajo control. Una de las cifras mas importantes a tener en cuenta es el coste de los productos vendidos (COGS), es decir, el coste total de los alimentos y bebidas que vendes durante un periodo determinado.
Por que es tan importante? Porque el COGS determina directamente su beneficio bruto. Si sus costos de comida son demasiado altos, ni siquiera un comedor lleno de gente le garantizara unos ingresos solidos. Por otro lado, mantener el COGS en un porcentaje saludable significa que tiene mas margen de beneficio, reinversion y precios de menu competitivos.
Para muchos propietarios de restaurantes, calcular el COGS puede parecer una tediosa tarea contable. Pero cuando se hace correctamente y con regularidad, se convierte en una de las herramientas mas valiosas que tiene para entender a donde va su dinero. Revela si los precios de los ingredientes estan aumentando, si el despilfarro esta mermando las ganancias o si es necesario ajustar los precios de tu menu.
Comprension de la formula COGS
La buena noticia es que la formula para calcular el costo de los bienes vendidos es sencilla. El desafio radica en aplicarla de manera consistente y precisa. La formula estandar es la siguiente-
COGS = Inventario inicial mas Compras durante el periodo - Inventario final
Vamos a desglosarla en el contexto de un restaurante-
1. Inventario inicial- es el valor total de todos tus alimentos y bebidas al inicio del periodo de tiempo elegido (por ejemplo, el primer dia del mes). Incluye todo lo que tengas en frigorificos, congeladores, almacenes en seco y productos de bar.
2. Compras durante el periodo- esto incluye todos los alimentos y bebidas que compres durante ese mismo periodo. Esto significa las facturas de tus proveedores por carnes, productos agricolas, especias, bebidas embotelladas y cualquier otro consumible.
3. Inventario final- es el valor de todo lo que te queda al final del periodo (por ejemplo, el ultimo dia del mes). Se mide de la misma manera que tu inventario inicial.
Como funciona
Al anadir tu inventario inicial a tus compras, obtienes el valor total de todos los productos disponibles para la venta. Al restar tu inventario final, te queda el valor de los productos que realmente vendiste (o usaste) durante el periodo- tu COGS.
Por ejemplo, si empezaste el mes con un inventario por valor de 5000$, compraste productos por valor de 12 000$ y terminaste con 4000$ en inventario, tu COGS seria-
5000$ + 12 000$ - 4000$ = 13 000$
Es importante tener en cuenta que el COGS solo incluye los articulos que vendes a los clientes, no los articulos de limpieza, los uniformes o el equipo de cocina. La precision de este calculo es la base para tomar decisiones informadas sobre los precios de los menus, los proveedores y el control de costos.
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Paso 1- Determine su inventario inicial
Su inventario inicial es el punto de partida para calcular el COGS. Representa el valor total de todos los alimentos y bebidas que tiene en stock al comienzo del periodo contable elegido, ya sea una semana, un mes o un trimestre.
Para obtener este numero correcto, tendras que realizar un recuento del inventario fisico. Esto significa revisar todas tus existencias (refrigeradores, congeladores, estantes y lugares de almacenamiento en bares) y registrar todo lo que tienes a mano. Para cada articulo, anota la cantidad y su costo por unidad, luego multiplica los dos para encontrar su valor total. Una vez que hayas hecho esto para cada articulo, sumalos para obtener tu valor de inventario inicial.
Consejos practicos para la precision-
1. Sea coherente con el tiempo. Si decides hacer un seguimiento mensual del COGS, realiza siempre el mismo dia de cada mes (por ejemplo, el dia 1 por la manana).
2. Usa unidades consistentes. No mezcle las medidas- si registra la harina en kilogramos un mes, no cambie a libras al siguiente.
3. Organiza por categoria. Agrupe los articulos similares (carne, productos lacteos, productos agricolas, bebidas) para que el proceso de recuento sea mas rapido y menos propenso a errores.
4. Tenga en cuenta los contenedores parciales. Calcule el porcentaje restante en envases o botellas abiertos y calcule su valor en consecuencia.
Por ejemplo, si tienes media caja de vino y cada botella cuesta 12$ y hay 6 botellas en una caja, el valor sera de 3 botellas x 12$ = 36$.
Tener un inventario inicial correcto garantiza que el calculo del COGS no se distorsione desde el primer paso. En este caso, incluso los pequenos errores en los calculos pueden repercutir y dar lugar a cifras enganosas sobre el coste de los alimentos, lo que puede hacer que tome decisiones de compra o precios incorrectos.
Paso 2- Agregar las compras realizadas durante el periodo
Una vez que hayas establecido tu inventario inicial, el siguiente paso es sumar todas las compras de alimentos y bebidas que hayas realizado durante el periodo para el que estas calculando el COGS. Esta cifra solo debe incluir los articulos que eventualmente se venderan a los clientes, no los productos de limpieza, los utensilios de cocina ni las comidas del personal (a menos que esas comidas formen parte de tu menu).
Para encontrar este numero, reune todas las facturas y recibos de los proveedores del periodo. Estos pueden incluir entregas de productos frescos, carne, mariscos, productos lacteos, productos basicos de la despensa, productos horneados o bebidas. Es importante utilizar el costo de compra que figura en la factura, no el precio de venta.
Consejos practicos para la precision
1. Mantenga todas las facturas organizadas. Un sistema de archivo digital o una carpeta para cada mes pueden evitar la perdida de documentos.
2. Separe los articulos que no sean de COGS. Si la factura de un proveedor incluye productos de limpieza, productos de papel u otros articulos no alimentarios, reste esos costos antes de sumar el total a sus compras.
3. Realice un seguimiento de los descuentos y devoluciones. Si has recibido un credito de un proveedor por productos estropeados o danados, deduce esa cantidad del total de la compra.
4. Haga coincidir las compras con su periodo. Incluya solo los productos comprados dentro del plazo elegido, incluso si llegan justo antes o despues.
Por ejemplo, si recibes tres entregas de proveedores en un mes (3000$ de tu proveedor de carne, 2000$ del vendedor de productos agricolas y 1000$ del distribuidor de bebidas), tus compras totales ascenderian a 6000$ (suponiendo que todos los articulos se destinen a la reventa).
Al realizar un seguimiento preciso de tus compras, obtendras una imagen real del dinero que se destina al inventario durante el periodo. Este paso es fundamental porque sobreestimar las compras puede inflar artificialmente tu COGS y hacer que el porcentaje del costo de los alimentos parezca mas alto de lo que realmente es.
Paso 3- Resta tu inventario final
El ultimo paso de la formula COGS consiste en restar el inventario final, es decir, el valor de todos los alimentos y bebidas que aun tengas al final del periodo elegido. Esto te indica que cantidad de tu inventario disponible se uso o vendio realmente.
Al igual que con el inventario inicial, tendras que hacer un recuento fisico al final del periodo. Revisa tus areas de almacenamiento (refrigeradores, congeladores, estantes y material de bar) y registra la cantidad y el costo unitario de cada articulo. Multiplica la cantidad por el coste por unidad para obtener el valor de cada producto y, a continuacion, sumalos para obtener el valor total de inventario final.
Consejos para que el proceso sea fluido y preciso-
1. Cuente durante las horas fuera de servicio. Esto reduce la posibilidad de que falten articulos o de que se los cuente por partida doble, ya que el personal utiliza el inventario mientras tu cuentas.
2. Usa las mismas categorias y unidades que en tu inventario inicial. La coherencia facilita los calculos y evita errores.
3. Estime las partidas parciales con cuidado. Por ejemplo, si una bolsa de arroz de 20 libras esta medio llena y cuesta 25 dolares, anotelo como 12,50 dolares.
4. Evita las prisas. Un recuento apresurado aumenta el riesgo de que se generen datos inexactos, lo que podria entorpecer el calculo del COGS.
Por ejemplo, si al final del mes todavia tienes alimentos y bebidas en stock por valor de 4.200$, esa cifra se restara del total de productos disponibles para la venta (inventario inicial mas compras).
Este paso es crucial porque el inventario final reduce directamente tu cifra de COGS. Si tu inventario final es demasiado bajo debido a errores, esto aumentara artificialmente tu COGS, haciendo que parezca que gastaste mas en comida de lo que realmente gastaste en comida. Si te
tomas el tiempo necesario para hacerlo bien, te aseguras de que tu COGS refleje el coste real de los productos que has vendido, no solo el de los que has comprado.
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Ejemplo de calculo para un restaurante
Ahora que hemos repasado cada paso, veamos como funciona la formula COGS en la practica para un restaurante. Esto le ayudara a visualizar como encajan el inventario inicial, las compras y el inventario final.
Otra vez la formula del COGS-
COGS = inventario inicial mas compras durante el periodo-
ejemplo de inventario final-
supongamos que estas calculando el COGS para el mes de julio.
1. Inventario inicial (1 de julio)- despues de contar y valorar todo lo que hay almacenado, determinas que tienes a mano alimentos y bebidas por valor de 5000$.
2. Compras realizadas durante el mes de julio- durante todo el mes, haces pedidos a tus proveedores- 3.500$ a tu proveedor de productos, 4.000$ a tu proveedor de carne y 2.500$ a tu proveedor de bebidas. Esto supone un total de 10 000$ en compras.
3. Inventario final (31 de julio)- Tras otro recuento cuidadoso al final del mes, descubres que aun tienes en stock alimentos y bebidas por valor de 4.500$.
Introduciendo los numeros en la formula- COGS = 5000$ + 10 000$ -
4 500$
COGS = 10 500$
Esto significa que tu restaurante uso o vendio alimentos y bebidas por valor de 10 500$ en julio.
Como interpretar el resultado
Puede usar esta cifra del COGS para calcular su porcentaje de costo de los alimentos, que es-
% de costo de los alimentos = (COGS/ventas totales) x 100
Si sus ventas de julio fueron de 30 000 USD, entonces -
% de costo de los alimentos = (10 500 dolares/30 000 dolares) x 100 = 35%
Este porcentaje le ayuda a comparar sus costos con los puntos de referencia de la industria (muchos restaurantes de servicio completo aspiran al 28 al 35%) y a decidir si es necesario ajustar los precios, el tamano de las porciones o la compra. Si
sigues este metodo paso a paso en cada periodo, tendras una idea clara y precisa de como tus gastos de inventario se traducen en ventas y donde puedes mejorar.
Consejos para mantener su COGS preciso y util
Calcular el COGS de vez en cuando es mejor que no hacerlo en absoluto, pero el verdadero valor proviene de rastrearlo con regularidad y precision. De esta manera, puede detectar tendencias, detectar problemas de manera temprana y tomar decisiones basadas en datos confiables.
1. Realice un seguimiento del COGS siguiendo un cronograma constante
Decida si calculara el COGS semanalmente, quincenalmente o mensualmente. El seguimiento semanal le brinda informacion mas rapida sobre el aumento de los costos o el desperdicio, mientras que el seguimiento mensual requiere menos mano de obra, pero sigue siendo efectivo. La coherencia es clave- el seguimiento irregular dificulta la comparacion de los periodos y los patrones de notificacion.
2. Utilice las herramientas adecuadas
Si bien puede utilizar una hoja de calculo, el software de inventario de restaurantes o la integracion de puntos de venta pueden ahorrar tiempo y reducir los errores humanos. Estas herramientas pueden rastrear las compras, automatizar los recuentos de inventario e incluso generar informes de COGS.
3. Estandarice su proceso de conteo
Cuente los articulos de la misma manera cada vez, con la participacion de las mismas personas o equipos si es posible. Proporcione una lista de verificacion o una hoja de inventario para que no se pase nada por alto.
4. Costos no alimentarios separados
Asegurese de que solo los ingredientes y bebidas que se venden a los clientes esten incluidos en el COGS. Los articulos de papel, los productos de limpieza y los articulos pequenos deben registrarse por separado como gastos operativos.
5. Este atento a las variaciones
Si el COGS aumenta repentinamente sin un aumento equivalente en las ventas, investigue. Las posibles causas incluyen el aumento de los precios de los proveedores, el reparto excesivo de porciones, el deterioro o el robo.
6. Utilice los datos del COGS para la toma de decisiones
No deje que el numero quede en una hoja de calculo. Comparelos con sus ventas para encontrar el porcentaje del costo de los alimentos y, a continuacion, utilice esa informacion para ajustar los precios del menu, negociar con los proveedores o ajustar el tamano de las porciones.
Cuando se hace un seguimiento cuidadoso, el COGS se convierte en algo mas que una simple cifra contable- es una poderosa herramienta operativa que puede aumentar directamente la rentabilidad de su restaurante.
Convertir los conocimientos de COGS en mejores decisiones empresariales
Calcular el costo de los productos vendidos no consiste solo en completar una formula, sino en tener una idea clara de la eficiencia con la que tu restaurante convierte el inventario en ingresos. Cuando haces un seguimiento del COGS de forma precisa y constante, creas una base para fijar precios mas inteligentes en los menus, tomar mejores decisiones de compra y mejorar el control de los costos.
La ventaja de COGS es que transforma las cifras brutas en informacion practica. Un porcentaje ligeramente alto del costo de los alimentos podria revelar la necesidad de renegociar los contratos con los proveedores, ajustar el tamano de las porciones o reemplazar los productos del menu con bajos margenes. Un aumento repentino podria ser senal de desperdicio, deterioro o robo. Y un porcentaje constante y saludable le asegura que su cocina funciona de manera eficiente.
Vale la pena recordar que incluso las pequenas mejoras en el COGS pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad. Por ejemplo, reducir el porcentaje del costo de los alimentos solo entre un 1 y un 2% puede traducirse en un ahorro de miles de dolares en el transcurso de un ano, sin comprometer la calidad ni la satisfaccion del cliente.
La conclusion clave es simple- trate el COGS como una metrica viva, no como un ejercicio que se realiza una vez al ano. Al incluirlo en su revision operativa regular, dispondra de los datos que necesita para mantener la competitividad en un sector tan exigente.
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Contenido de lectura obligada
Cómo encontrar el costo de los bienes vendidos
Como encontrar el costo de los bienes vendidos para hoteles
Análisis de engranajes
Analisis COGS para restaurantes de servicio rapido
Informes de gastos
La guia completa de informes de gastos hoteleros
Preguntas frecuentes
Puede el software ayudar a calcular el COGS?
Si. Los sistemas de gestion de inventario y el software POS pueden automatizar los calculos, realizar un seguimiento de las compras y generar informes, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.
Como puedo contabilizar el deterioro o el desperdicio en el COGS?
Los articulos estropeados o desperdiciados deberian reducir el valor de tu inventario final. El registro preciso de los residuos garantiza que su COGS refleje lo que realmente se vendio.
Como calculo el COGS si tengo articulos de inventario parcial?
Calcule la porcion restante de los articulos parcialmente usados. Por ejemplo, si queda media bolsa de harina que cuesta 20 dolares, cuentala como 10 dolares para tu inventario final.
Cual es la diferencia entre el COGS y los gastos operativos?
El COGS solo incluye el costo de los ingredientes y bebidas vendidos. Los gastos operativos incluyen el alquiler, los servicios publicos, la mano de obra y otros costos no relacionados con los alimentos. Confundir los dos puede dar una imagen enganosa de la rentabilidad.
