Que es el software de horario y asistencia?
El software de tiempo y asistencia ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las horas de trabajo, los descansos y los horarios de los empleados. Automatiza los horarios, reduce los errores, garantiza el cumplimiento de la legislacion laboral y agiliza el procesamiento de las nominas, lo que hace que la gestion de la fuerza laboral sea mas precisa y eficiente, especialmente en los sectores que funcionan por turnos, como los restaurantes.
Como elegir el mejor software de horario y asistencia para restaurantes
El impacto de un mal seguimiento del tiempo
Administrar el tiempo y la asistencia en un restaurante no consiste solo en registrar las entradas y salidas, sino tambien en controlar uno de los mayores costos. La mano de obra suele representar entre el 30 y el 35% de los gastos operativos totales de un restaurante, e incluso los pequenos errores en el seguimiento del tiempo pueden provocar una perdida de beneficios de miles de dolares cada ano. Los sistemas anticuados o manuales generan ineficiencias que repercuten directamente en los resultados finales, ya sea que se trate de dar punetazos a un amigo, de perder descansos o de calcular mal las horas extras. El
software moderno de horarios y asistencia a los restaurantes resuelve estos problemas al automatizar la forma en que se registran las horas, se controlan los costos laborales y se cumple con las leyes laborales. Brinda a su equipo una forma confiable de registrar las entradas y salidas, ya sea en un terminal, una aplicacion movil o un escaner biometrico, y proporciona a los gerentes datos en tiempo real para tomar decisiones de personal mas inteligentes.
Sin embargo, con tantas opciones en el mercado, elegir la plataforma adecuada para tu equipo puede resultar abrumador. Esta guia esta aqui para ayudarte. Repasaremos las principales funciones que debes tener en cuenta, te explicaremos la importancia de la integracion y la escalabilidad y te proporcionaremos una lista practica para que tomes una decision rentable y segura.
Comprenda primero las necesidades de su restaurante
Antes de comparar plataformas o sumergirse en las listas de funciones, el paso mas importante es entender que es lo que tu restaurante realmente necesita de un sistema de horario y asistencia. No todos los restaurantes funcionan de la misma manera, y lo que funciona bien para una cadena QSR de 5 ubicaciones puede ser exagerar (o tener poca potencia) para un restaurante de alta cocina en un solo lugar.
Comience por evaluar los aspectos basicos de su operacion-
cuantos empleados necesita gestionar?
Los equipos mas pequenos pueden beneficiarse de sistemas mas simples, mientras que los equipos mas grandes requieren herramientas mas solidas con una programacion masiva y una aplicacion automatizada de las reglas.
Trabajas en una ubicacion o en varias?
Los operadores de varias unidades querran disponer de paneles centralizados y tener la capacidad de aplicar reglas especificas para cada ubicacion o de ofrecer visibilidad a los directores generales.
De que tipos de funciones necesita hacer un seguimiento?
Estas programando empleados tanto de recepcion como de trastienda? Usas contratistas, trabajadores que reciben propinas o gerentes asalariados? Cada uno requiere una logica de seguimiento del tiempo y consideraciones de legislacion laboral diferentes.
Su personal necesita acceso movil?
Si empleas repartidores o personal para eventos, o prefieres la programacion hibrida, los cronometros moviles con verificacion por GPS pueden evitar errores y mejorar la rendicion de cuentas.
Que nivel de cumplimiento debe mantener?
Los restaurantes de jurisdicciones como California o Nueva York deben cumplir con reglas complejas en materia de pausas para comer, horas extras y turnos divididos. Necesitara un software que pueda automatizar estas reglas con precision para evitar infracciones costosas.
Entender estas variables fundamentales te asegura que no tendras que pagar de mas por funciones que no vas a utilizar o, lo que es peor, no te quedes sin las que mas vas a necesitar. Con demasiada frecuencia, los propietarios de restaurantes se apresuran a tomar decisiones sobre el software sin evaluar primero sus operaciones, lo que genera flujos de trabajo complicados y perdida de tiempo.
Cuando adaptas las capacidades del software a tus necesidades reales, no solo simplificas las operaciones, sino que tambien proteges los beneficios y reduces el estres de todo tu equipo.
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Caracteristicas imprescindibles
Una vez que hayas evaluado las necesidades especificas de tu restaurante, el siguiente paso es entender que caracteristicas no son negociables en cualquier sistema de horario y asistencia que consideres. Estas funcionalidades principales tendran el mayor impacto en las operaciones diarias, el cumplimiento y el control de los costos laborales.
Estas son las funciones imprescindibles que debe buscar
1. Opciones flexibles de entrada y salida
Su personal deberia poder registrar la entrada de forma rapida y precisa, ya sea desde un terminal POS, una tableta, un telefono inteligente o un escaner biometrico. La verificacion biometrica (como el reconocimiento facial o de huellas dactilares) ayuda a evitar que los amigos golpeen con punetazos, un problema comun que cuesta a las empresas estadounidenses mas de 373 millones de dolares al ano en robos de tiempo.
2. Seguimiento de descansos y horas extras
Su software debe registrar automaticamente los descansos pagados y no pagados y los periodos de comida y hacer cumplir las leyes laborales estatales o locales. Tambien debe notificar a los gerentes cuando los empleados se acercan a trabajar horas extras para evitar gastos laborales no planificados.
3. Visibilidad de los costos laborales en tiempo real
Busque plataformas que muestren los costos laborales como un porcentaje de las ventas en tiempo real. Estos datos ayudan a los gerentes a tomar decisiones de personal mas inteligentes durante los periodos de inactividad y a evitar el exceso de personal durante los periodos de calma, algo especialmente importante en las empresas con margenes ajustados.
4. Integracion de la programacion de turnos
Las mejores herramientas de seguimiento del tiempo funcionan a la perfeccion con su sistema de programacion. Esto permite hacer cumplir las normas, como evitar que se llegue antes de tiempo, gestionar los cambios de turno y marcar las jugadas perdidas, todo ello sin necesidad de utilizar varias plataformas.
5. Registros de auditoria e historiales de edicion
Cualquier cambio en los registros de tiempo debe registrarse con los detalles del usuario y las marcas de tiempo. Esto protege su empresa durante los conflictos laborales o las auditorias y garantiza la responsabilidad dentro del equipo directivo.
Sin estos nucleos
Evaluacion de la facilidad de uso y la adopcion por parte del equipo
Incluso el software de tiempo y asistencia con mas funciones no ayudara a tu restaurante si tu equipo lo encuentra confuso o dificil de usar. En un entorno acelerado en el que los segundos cuentan y cada turno supone una gran presion, la facilidad de uso no es un lujo, es una necesidad.
Una interfaz bien disenada minimiza el tiempo de capacitacion, reduce los errores y garantiza que tanto el personal como los gerentes puedan confiar en el sistema a diario sin frustraciones. Tanto si los empleados se apresuran a tomar el desayuno como si los gerentes estan ajustando sus horarios a mitad del turno, la plataforma debe ser intuitiva y con capacidad de respuesta. Segun una encuesta reciente, el 60% de los empleados de restaurantes afirman que es mas probable que adopten nuevas tecnologias si son faciles de aprender y usar, lo que hace hincapie en que la experiencia del usuario repercute directamente en la adopcion del software.
Esto es lo que hay que tener en cuenta al evaluar la usabilidad
1. Interfaz limpia y apta para dispositivos moviles
La mayoria del personal de los restaurantes usa dispositivos moviles a diario, por lo que es fundamental contar con un sistema que permita registrar relojes moviles, solicitar horas libres y actualizar los horarios en tiempo real, especialmente para los trabajadores mas jovenes que esperan que la tecnologia funcione sin problemas.
2. Proceso de incorporacion rapido
La plataforma debe ofrecer tutoriales autoguiados, procedimientos de inicio de sesion sencillos y pasos de configuracion minimos. Los nuevos empleados deberian poder aprender lo basico en menos de 10 minutos sin que un gerente pase el raton por encima de ellos.
3. Controles de gestion que no requieren la ayuda de
TI Los gerentes de restaurantes deberian poder ajustar las tarjetas horarias, aprobar las solicitudes y ver los datos laborales sin necesidad de asistencia tecnica ni esperar la aprobacion corporativa. La velocidad es importante en las operaciones de primera linea.
4. Funciones de reduccion de errores Las
indicaciones utiles, las alertas de errores incumplidos y la aplicacion automatica de las reglas pueden evitar errores costosos antes de que lleguen a la nomina. Esto reduce las correcciones y ahorra tiempo administrativo.
Elegir el software que su equipo vaya a utilizar realmente (y utilizar correctamente) es tan importante como elegir uno con funciones avanzadas. La facilidad de adopcion garantiza transiciones mas fluidas, una mayor precision y un mejor retorno general de la inversion.
Integracion con sistemas de nomina, programacion y POS
Para los propietarios de restaurantes, los sistemas desconectados suelen generar costosas ineficiencias. El software de gestion del tiempo y la asistencia que no se integra con sus herramientas de nomina, programacion o punto de venta genera mas trabajo, aumenta el riesgo de errores manuales y ralentiza la toma de decisiones. La integracion no solo es algo bueno, sino que es imprescindible para agilizar las operaciones y mantener la precision.
Cuando su sistema de seguimiento del tiempo se integra con su proceso de nomina, elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Las horas trabajadas, las horas extras y el tiempo libre se calculan automaticamente y se transfieren a la nomina, lo que garantiza que su personal reciba el pago de manera precisa y puntual. Segun un informe del sector de 2023, las empresas que automatizan el seguimiento del tiempo y las nominas reducen el tiempo de procesamiento de las nominas hasta en un 50% y reducen los errores de nomina hasta en un 80%.
La integracion con las herramientas de programacion es igualmente importante. Permite hacer cumplir las reglas de programacion (por ejemplo, evitar las llegadas anticipadas o las horas no programadas) y ayuda a los gerentes a comparar las horas reales con las planificadas en tiempo real. Esto le permite controlar mejor los costos de mano de obra y ayuda a evitar horas extras innecesarias.
Por ultimo, vincular su sistema de tiempo y asistencia a los datos de su punto de venta (POS) puede proporcionar informacion operativa valiosa. Por ejemplo, puede medir el costo de la mano de obra como un porcentaje de las ventas por hora, comparar los niveles de personal con los volumenes de transacciones y tomar decisiones basadas en datos sobre la dotacion de personal para los periodos de mayor y menor demanda.
Integraciones clave a las que hay que dar prioridad
- procesamiento de nominas
, sistemas de programacion de turnos
, informes y analisis de puntos de venta
Antes de elegir una plataforma, confirme que integraciones se incluyen y si requieren una configuracion adicional. Cuanto mas fluida sea la integracion, menos tiempo dedicaras a gestionar la logistica y mas tiempo tendras para dedicarte a tus huespedes y a tu equipo.
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Escalabilidad
Ya sea que opere una cafeteria en un solo vecindario o administre varias ubicaciones en una ciudad, es esencial elegir un software de horario y asistencia que pueda crecer con su negocio. La escalabilidad no consiste solo en gestionar a mas empleados, sino tambien en soportar el aumento de la complejidad, la visibilidad en multiples ubicaciones y la flexibilidad necesaria para adaptarse a las cambiantes necesidades laborales.
Un error comun que cometen los propietarios de restaurantes es seleccionar un sistema basado unicamente en las necesidades actuales. Sin embargo, a medida que tu equipo se expande, puedes anadir nuevos departamentos, contratar personal asalariado o introducir diferentes estructuras de turnos. Un sistema escalable garantiza que no tendras que separar y reemplazar tu software de seguimiento del tiempo cada vez que tu empresa crezca o cambie.
Estos son los factores clave de escalabilidad a tener en cuenta
- 1. Soporte en varias ubicaciones
Si planea expandirse (o ya administra varias sedes), busque un software que permita la supervision centralizada de todas las instalaciones. Deberias poder ver los datos laborales por ubicacion, asignar a los gerentes el acceso a sus equipos especificos y aplicar las normas laborales especificas de cada region segun sea necesario.
2. Permisos basados en roles y gestion de usuarios
Una plataforma escalable permite definir los niveles de acceso; por ejemplo, conceder a los empleados de turno permiso para aprobar tarjetas horarias sin conceder todos los derechos de administrador. A medida que su estructura de gestion evoluciona, estos controles ayudan a mantener la responsabilidad y la seguridad de los datos.
3. Adaptabilidad a los cambios en la fuerza laboral A
medida que crece, su equipo puede incluir una combinacion de personal que trabaja por horas, empleados asalariados, trabajadores de temporada y contratistas. Un sistema escalable debe adaptarse a diversas estructuras salariales, horarios personalizados y politicas de tiempo libre.
4. El rendimiento en
sistemas de mayor volumen que se retrasan o se bloquean debido a un uso intenso se convierte rapidamente en un cuello de botella. Asegurese de que su plataforma pueda gestionar un mayor numero de inicios de sesion, transacciones y datos sin reducir el rendimiento.
Invertir en un software escalable de tiempo y asistencia no solo ahorra dinero a largo plazo, sino que tambien elimina la interrupcion de los sistemas de conmutacion en el futuro. El objetivo es apoyar el crecimiento sin sacrificar la eficiencia, la precision o la confianza del equipo en las herramientas en las que confian todos los dias.
Capacidades de seguridad, cumplimiento e informes
En la industria de los restaurantes, administrar las horas de los empleados es mas que una simple tarea de programacion- es una obligacion legal. Las infracciones de la legislacion laboral pueden resultar en multas, demandas y danos a la reputacion de su marca. Por eso, tu software de tiempo y asistencia debe ir mas alla del seguimiento basico y ofrecer funciones solidas de cumplimiento, un manejo seguro de los datos e informes detallados.
1. Cumplimiento de la legislacion laboral
Los restaurantes suelen estar sujetos a regulaciones laborales complejas, especialmente en los estados que tienen leyes estrictas sobre horas extras, pausas para comer y compartir propinas. Su sistema debe permitir la aplicacion automatizada de estas reglas para ayudarlo a cumplir con las normas sin requerir una supervision manual constante. Por ejemplo, deberia marcar los descansos incumplidos, alertar a los gerentes cuando un empleado se acerca a las horas extras y restringir las entradas anticipadas o salidas no autorizadas. El incumplimiento de estas normas puede costar miles de dolares en multas, incluso en el caso de infracciones menores.
2. Registros de auditoria e historial de edicion de tarjetas
horarias Para proteger su empresa en caso de un conflicto laboral o una auditoria, su software debe mantener un registro seguro de todas las modificaciones realizadas en las tarjetas de tiempo. Cada cambio debe registrar quien lo hizo, cuando y por que. Este nivel de transparencia protege contra las acusaciones de robo de salarios o mala administracion y demuestra la buena fe en sus practicas de mantenimiento de registros.
3. Acceso seguro y proteccion de datos Los
datos confidenciales de los empleados, como las horas trabajadas, la informacion salarial y los datos personales, deben almacenarse de forma segura. Busque sistemas con almacenamiento de datos cifrado, opciones de autenticacion de usuarios (como PIN o inicio de sesion biometrico) y controles de acceso basados en funciones para garantizar que solo el personal autorizado pueda ver o modificar los registros de tiempo.
4. Herramientas solidas de generacion de informes
Su plataforma debe generar informes claros y personalizables para la nomina, el analisis de los costos laborales y las auditorias de cumplimiento. Estos informes no solo ayudan a la toma de decisiones internas, sino que tambien garantizan que este preparado para cualquier revision externa.
Es posible que la seguridad y el cumplimiento no parezcan urgentes hasta que se produzca un error. Elegir un sistema que proteja su negocio de forma proactiva es una de las decisiones mas inteligentes que puede tomar como propietario de un restaurante.
Lista de verificacion final antes de comprar
Elegir el software de horario y asistencia adecuado es un paso fundamental para lograr operaciones mas fluidas, una nomina precisa y un mejor control de los costos laborales en su restaurante. Antes de tomar su decision final, utilice esta lista de verificacion para asegurarse de seleccionar una solucion que realmente se adapte a su empresa.
Cumple con los requisitos de tamano y complejidad de su equipo?
Asegurate de que la plataforma gestione a tu fuerza laboral actual y tenga espacio para crecer.
Estan incluidas todas las funciones esenciales?
Verify it ofrece opciones flexibles de registro, seguimiento de las pausas, visibilidad de la mano de obra en tiempo real y registros de auditoria.
El sistema es facil de usar para su personal y sus gerentes?
Busque un diseno intuitivo y una accesibilidad movil que fomenten la adopcion.
Se puede integrar perfectamente con sus sistemas de nomina, programacion y POS?
La integracion reduce los errores y la carga de trabajo administrativa.
Favorece el cumplimiento de las leyes laborales locales y protege los datos confidenciales?
Asegurese de que se apliquen las normas de forma automatizada y de que existan medidas de seguridad solidas.
Es escalable para soportar multiples ubicaciones y funciones diversas?
Una plataforma que crece con tu restaurante ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
Cuando este listo para simplificar la administracion de la fuerza laboral y mejorar la precision de la programacion, considere la posibilidad de explorar soluciones como la programacion de la fuerza laboral de Altametrics. Disenada especificamente para restaurantes, ofrece una plataforma integral que combina el seguimiento del tiempo y la asistencia con herramientas de programacion, gestion de costos laborales y cumplimiento. Altametrics ayuda a los propietarios de restaurantes a mantener sus equipos organizados, reducir los gastos de mano de obra y centrarse mas en ofrecer excelentes experiencias a los huespedes.
Estas listo para simplificar el seguimiento del tiempo y la nomina de tu restaurante? Visite Altametrics Workforce Scheduling, haciendo clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion, para saber como su plataforma puede ayudarlo a administrar su equipo y su nomina con facilidad.
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Como realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados para evitar errores en la nomina
Preguntas frecuentes
Que caracteristicas clave debo buscar en el software de horario y asistencia para restaurantes?
Las caracteristicas esenciales incluyen metodos flexibles de registro, seguimiento de descansos y horas extras, visibilidad de los costos laborales en tiempo real, programacion de turnos y registros de auditoria.
Como mejora la integracion de software la gestion de la fuerza laboral?
La integracion con los sistemas de nomina, programacion y POS reduce el trabajo manual, minimiza los errores y proporciona datos valiosos para tomar decisiones mas inteligentes.
Que medidas de seguridad debo buscar en el software de horario y asistencia?
Busque el almacenamiento de datos cifrado, los inicios de sesion seguros (PIN o datos biometricos) y el acceso basado en funciones para proteger la informacion confidencial de los empleados.
Que tipos de metodos de registro estan disponibles en los sistemas de horario y asistencia de los restaurantes?
Los metodos comunes incluyen aplicaciones moviles, escaneres biometricos, quioscos, codigos PIN e integracion con terminales POS.
