Que herramientas ayudan a los restaurantes a gestionar la programacion semanal de manera eficiente?
Las plataformas de programacion digital ayudan a pronosticar la demanda, evitan las horas extras y brindan a los gerentes visibilidad en tiempo real de los presupuestos laborales.
Como optimizar las horas semanales para lograr la maxima eficiencia del restaurante
Vision general
La mano de obra es uno de los mayores costos en cualquier restaurante, ya que a menudo representa entre el 25 y el 35% de las ventas totales. Sin embargo, muchos propietarios siguen programando al personal basandose en sus instintos o en viejas rutinas. Esto puede provocar dos problemas comunes- que haya demasiadas personas trabajando en momentos de poca actividad y que no haya suficientes manos cuando hay mucha prisa. Ambas situaciones perjudican sus resultados y pueden frustrar tanto a los clientes como al personal.
Usar las horas semanales de manera inteligente no se trata solo de ahorrar dinero. Se trata de garantizar que las personas adecuadas trabajen en los momentos correctos. Esto significa menos horas de inactividad, un mejor servicio de atencion al cliente y menos estres para tu equipo. Cuando la cocina y el frente de la casa cuentan con el personal adecuado, las cosas funcionan mejor y los huespedes notan la diferencia.
Analice los patrones historicos de ventas y trafico
Antes de poder crear un horario eficiente, debes entender cuando tu restaurante esta realmente ocupado y cuando no. Esto significa analizar datos reales, no solo confiar en la memoria o el instinto.
Empieza por revisar tus ventas anteriores y el trafico de clientes. Su sistema de punto de venta (POS) debe mostrar las ventas y transacciones por hora. Examine estos datos semana a semana e identifique los patrones. Los viernes por la noche son siempre el momento mas ocupado? Los lunes siempre empiezan despacio pero aumentan durante el almuerzo? Observe los datos de al menos 4 a 8 semanas para detectar estas tendencias.
A continuacion, desglosa las cosas con mas detalle
- cuales son tus horas punta cada dia?
- Cuales son tus dias mas lentos?
- Hay prisas constantes durante el servicio de comida o cena?
Una vez que conozca estos patrones, puede empezar a adaptar su personal a la demanda. Por ejemplo, si las ventas siempre son bajas los martes de 2 a 5 p. m., no necesitas un equipo completo en la planta. Por otro lado, si los sabados por la noche generan constantemente el 30% de tus ventas semanales, debes asegurarte de que todas las estaciones esten cubiertas y de que haya personal experimentado.
Ademas, presta atencion a los eventos especiales, los dias festivos y las condiciones meteorologicas, ya que pueden provocar grandes cambios en el trafico. Si vives en una zona turistica, la estacionalidad puede ser incluso mas importante. Guarda notas sobre lo que paso cada semana para planificar mejor para la proxima vez.
Cuanto mas detallado sea su seguimiento, mejores seran sus decisiones. Solo una hora de exceso de personal cada dia puede generar cientos de salarios desperdiciados cada semana. Por otro lado, la falta de personal durante las prisas puede provocar ventas perdidas y clientes insatisfechos.
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Cree un cronograma semanal basado en la demanda
Una vez que hayas identificado los horarios mas concurridos y mas lentos de tu restaurante, el siguiente paso es crear un cronograma semanal que haga coincidir los niveles de personal con la demanda real. Esto significa colocar a tu equipo donde mas se lo necesita (durante los periodos pico) y reducirlo durante las horas mas tranquilas.
Empieza con las horas punta. Estos son los momentos en los que el personal de cocina y planta necesita trabajar a pleno rendimiento. Usa tus datos de ventas y trafico para decidir cuantos miembros del equipo se necesitan para cada puesto. Por ejemplo, si los sabados por la noche es tu periodo de mayor volumen, es posible que necesites que todas las estaciones esten ocupadas en la cocina, dos o mas camareros en la planta, un anfitrion y un lavaplatos. Escribe primero esos turnos.
Luego, rellena los tiempos mas lentos. Aqui es donde puedes ahorrar dinero. Si sus martes por la tarde son tranquilas, es posible que solo necesite un cocinero y un mesero. Evite tener que trabajar a demasiadas personas cuando no hay trabajo, ya que cada hora innecesaria se acumula rapidamente a lo largo de la semana.
Los turnos escalonados tambien pueden ayudar. No todo el mundo necesita entrar o salir al mismo tiempo. Tal vez un mesero comience a las 10-00 a. m. para preparar la comida, mientras que otro llegue a las 11-30 a. m., por si hay mucha prisa. Esto le permite satisfacer la demanda sin sobrecargar el horario.
No olvides tener en cuenta los descansos, el tiempo de entrenamiento y el trabajo de preparacion. Estas son partes reales del trabajo que aun afectan sus costos laborales.
Supervise y administre los porcentajes de costos laborales
Una vez que haya creado su cronograma, el siguiente paso es monitorear como sus horas de trabajo afectan sus ganancias. Una de las maneras mas utiles de hacerlo es hacer un seguimiento del costo laboral como porcentaje de las ventas, una metrica clave que te ayuda a mantenerte dentro del presupuesto y, al mismo tiempo, a garantizar una cobertura adecuada.
En la mayoria de los restaurantes, los costos laborales deberian estar entre el 25 y el 35% de las ventas totales. El numero exacto depende del tipo de restaurante. Los restaurantes de comida rapida, informal y de servicio rapido pueden elegir entre el 20 y el 25%, mientras que los restaurantes de servicio completo suelen quedarse entre el 30 y el 35% debido al servicio de mesa adicional y al personal de apoyo. El objetivo es alinear tu personal con el departamento de ventas para no gastar de mas en mano de obra cuando el negocio va lento.
Sigue estos pasos-% de coste laboral = (coste laboral total/ventas totales) x 100. Calculalo
a diario, semanalmente y mensualmente.
Si es posible, dividelo por turno- observa como se alinean los costos laborales con los ingresos por hora.
Si su porcentaje de mano de obra es constantemente demasiado alto, es posible que este sobrecargando de personal en ciertos turnos o programando mas horas de las necesarias. Si es demasiado bajo, es posible que no tengas suficiente personal, lo que puede provocar agotamiento, errores o un servicio de atencion al cliente deficiente.
Otro punto importante es controlar las horas trabajadas de forma programada y compararlas con las reales. Si los empleados suelen llegar temprano o se quedan mas alla de la hora programada, esto podria entorpecer la planificacion de los costos laborales. Alienta a los gerentes a revisar los registros horarios a diario y a hacer ajustes en tiempo real si es necesario.
Cumpla con las leyes laborales y las normas sobre horas extras
Al ajustar tu horario semanal, es importante cumplir con las normas establecidas por las leyes laborales. Los errores de programacion (como el exceso de horas o la falta de descansos) pueden provocar multas, problemas legales o insatisfaccion del personal. Por eso, comprender los aspectos basicos de las leyes laborales federales y estatales es esencial para todos los propietarios de restaurantes.
Comience con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Esta ley federal exige que a los empleados que trabajan por hora (no exentos) se les paguen horas extras (1,5 veces su salario regular) si trabajan mas de 40 horas en una semana laboral. Por lo tanto, si uno de sus cocineros o meseros trabaja 45 horas, esas 5 horas adicionales deben pagarse con una tarifa mas alta.
Las horas extras pueden acumularse rapidamente y mermar tus margenes de beneficio. Para evitarlo, distribuye las horas entre mas miembros del equipo o da horas extra al personal a tiempo parcial que tenga menos de 40 horas. Este atento a los cambios de turno o a los retrasos inesperados que obligan a alguien a trabajar horas extras.
Tambien debes tener en cuenta las normas especificas de cada estado, que pueden exigir horas extras diarias despues de las 8 horas o pagar el doble en ciertos dias festivos. Algunos estados tambien tienen leyes mas estrictas sobre los descansos y los periodos para comer. Incluso si no vives en un estado con reglas adicionales, es posible que tu ciudad o condado local tenga sus propias regulaciones laborales.
Estas son algunas de las mejores practicas para cumplir con las normas-
revisa las horas semanalmente para detectar a alguien que se acerque a la marca de las 40 horas.
- Establezca limites de programacion en su software para detectar posibles horas extras.
- Capacite a los gerentes sobre los requisitos de descanso y las practicas adecuadas de registro de entradas y salidas.
Mantenga registros precisos del tiempo trabajado, los descansos tomados y los salarios pagados.
El cumplimiento no consiste solo en evitar las sanciones, sino tambien en demostrar a tu equipo que respetas su tiempo y sus derechos. Cuando los empleados se sienten tratados de manera justa, es mas probable que se mantengan leales, trabajen duro y te ayuden a administrar un restaurante mas eficiente.
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Capacite a los gerentes con herramientas de programacion inteligentes
El uso de las herramientas adecuadas puede hacer que la gestion de las horas semanales sea mucho mas facil y eficaz. Estas son las principales formas en que el software de programacion ayuda a los gerentes de restaurantes a optimizar la mano de obra-
1. Programacion basada en datos
Las herramientas modernas utilizan datos de trafico y ventas anteriores para pronosticar las horas de mayor actividad y sugerir la cantidad ideal de personal para cada turno. Esto reduce las conjeturas y ayuda a evitar el exceso o la falta de personal.
2. El
software de programacion de alertas y seguimiento de horas extras rastrea las horas de los empleados en tiempo real, lo que facilita el establecimiento de limites y la recepcion de alertas antes de que alguien llegue a trabajar horas extras. Esto ayuda a controlar los costos laborales y a mantener las horas de trabajo justas.
3. Mejora de la comunicacion con los empleados
Los horarios digitales brindan a los empleados un facil acceso a sus turnos. Pueden solicitar tiempo libre o intercambiar turnos con sus companeros de trabajo, lo que reduce la confusion y los problemas de programacion de ultima hora.
4.
Los gerentes de analisis de costos laborales pueden ver los costos laborales por dia y turno, identificando rapidamente donde se necesitan ajustes. Esta informacion en tiempo real contribuye a una mejor toma de decisiones.
5. Ahorro de tiempo para los gerentes
La programacion automatizada significa que los gerentes dedican menos tiempo al papeleo y mas tiempo a administrar el restaurante y apoyar a su equipo.
Al capacitar a los gerentes con herramientas de programacion inteligentes, los restaurantes pueden mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio de mano de obra y crear un horario mas justo y transparente para los empleados. Esto lleva a un equipo mas feliz y a una empresa mas saludable.
Realice un seguimiento, revise y perfeccione los planes de horas semanales
Crear un horario semanal no es una tarea unica. Para optimizar realmente tus horas de trabajo, necesitas hacer un seguimiento regular del rendimiento de tus cronogramas y hacer ajustes en funcion de los resultados reales.
Comience por comparar las horas semanales planificadas con las horas reales trabajadas. Busca patrones en los que puedas estar constantemente sobrecargado o insuficiente de personal. Por ejemplo, si un turno termina con regularidad y los empleados tienen poco que hacer, es una senal de que puedes reducir las horas sin afectar al servicio. Por otro lado, si los huespedes esperan demasiado o tu equipo se siente apurado, es posible que tengas que anadir mas cobertura.
Revisa los costos de mano de obra junto con las ventas para asegurarte de que tus porcentajes se mantengan dentro de tus objetivos presupuestarios. Comprueba si se han producido horas extras inesperadas y averigua por que.
Reserva tiempo cada semana o cada mes para reunirte con tus gerentes y hablar sobre lo que funciona y lo que no. Utilice esta informacion para mejorar los cronogramas futuros y abordar cualquier problema de personal de manera temprana.
El uso de la tecnologia para rastrear y analizar sus datos laborales facilita mucho este proceso. Las plataformas de gestion de la fuerza laboral proporcionan informes claros y visibilidad en tiempo real, lo que le ayuda a tomar decisiones mas inteligentes con mayor rapidez.
Cuando este listo para simplificar la administracion de la fuerza laboral y mejorar la precision de la programacion, considere la posibilidad de explorar soluciones como la programacion de la fuerza laboral de Altametrics. Disenada especificamente para restaurantes, ofrece una plataforma integral que combina el seguimiento del tiempo y la asistencia con herramientas de programacion, gestion de costos laborales y cumplimiento. Altametrics ayuda a los propietarios de restaurantes a mantener sus equipos organizados, reducir los gastos de mano de obra y centrarse mas en ofrecer excelentes experiencias a los huespedes.
Estas listo para simplificar el seguimiento del tiempo y la nomina de tu restaurante? Visite Altametrics Workforce Scheduling, haciendo clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion, para saber como su plataforma puede ayudarlo a administrar su equipo y su nomina con facilidad.
Hazte cargo de tu agenda
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Contenido de lectura obligada
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Como calcular con precision el total de horas trabajadas por el personal del hotel
Tiempo y asistencia al restaurante
Como elegir el mejor software de horario y asistencia para restaurantes
Seguimiento de las horas de los empleados
Como realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados para evitar errores en la nomina
Preguntas frecuentes
Como puedo usar los datos de ventas para programar las horas semanales de manera eficaz?
Revise los datos de su punto de venta para identificar las horas punta y las mas lentas y, a continuacion, programe mas personal durante las horas punta y menos durante los periodos de menor actividad.
Como afectan las leyes laborales a la programacion de las horas semanales?
Las leyes laborales exigen el pago de horas extras por horas trabajadas mas de 40 por semana, y los estados pueden tener reglas adicionales sobre los descansos y los limites diarios.
Cuales son las senales de exceso o falta de personal en los horarios semanales?
El exceso de personal se traduce en empleados inactivos y altos costos laborales; la falta de personal conduce a un servicio mas lento, al personal estresado y a clientes insatisfechos.
Como puedo gestionar los cambios de ultima hora en los horarios semanales?
Use aplicaciones de programacion que permitan intercambiar turnos facilmente y comunicarse con prontitud para reducir las interrupciones y mantener el equilibrio entre la mano de obra.
