Que es una tarjeta de tiempo?
Una tarjeta horaria es un registro que se usa para registrar cuando un empleado comienza y termina su turno de trabajo. Ayuda a calcular el total de horas trabajadas, incluidos los descansos y las horas extras, lo que garantiza una nomina precisa y el cumplimiento de las leyes laborales.
Guia sobre tarjetas horarias para propietarios de restaurantes
Vision general
Si es propietario o administrador de un restaurante, ya sabe lo ocupado que puede llegar a ser cada dia. Entre atender a los clientes, administrar la cocina y mantener las cosas en funcionamiento, es facil perder la cuenta de cuantas horas trabaja tu equipo. Ahi es donde entran en juego las tarjetas horarias- te ayudan a llevar un registro preciso de cuando tus empleados comienzan y terminan sus turnos, para que puedas pagarles la cantidad correcta. El
uso de tarjetas horarias es una de las maneras mas faciles de mantener la nomina organizada. Si alguien se olvida de registrar la entrada o la salida, o si los registros no estan claros, puede cometer errores, como pagarle demasiado o muy poco a alguien. Con el tiempo, estos pequenos errores pueden costarle dinero e incluso causar problemas con el personal.
Esta guia le explicara como usar las tarjetas de tiempo de principio a fin. Aprenderas como elegir un sistema que se adapte a tu restaurante, como hacer un seguimiento correcto de las horas y como usar esa informacion para calcular el pago.
Como elegir el sistema de tarjetas de tiempo correcto
Antes de poder hacer un seguimiento de las horas y calcular el pago, necesitas un sistema de tarjetas horarias que se adapte al funcionamiento de tu restaurante. El sistema correcto debe ser facil de usar para su personal y ayudarlo a evitar errores a la hora de gestionar la nomina.
Hay algunos tipos comunes de sistemas de tarjetas horarias
1. Tarjetas de tiempo en papel- son hojas simples o tarjetas perforadas en las que los empleados escriben o sellan sus horas. Si bien son de bajo costo, pueden ser dificiles de mantener organizadas y es mas probable que generen errores. Tambien tendras que sumar las horas manualmente, lo que lleva mas tiempo y puede provocar errores.
2. Punzones montados en la pared- son maquinas tradicionales en las que los empleados insertan una tarjeta para marcar la hora. Son mas precisos que las tarjetas manuscritas, pero aun asi requieren calculos y almacenamiento manuales.
3. Relojes horarios digitales o sistemas POS- muchos restaurantes utilizan un sistema de punto de venta (POS) que incluye el seguimiento del tiempo. Los empleados registran las entradas y salidas en la misma pantalla que utilizan para recibir los pedidos. Esto es mas eficiente y, por lo general, se vincula directamente al software de nomina.
4. Aplicaciones de seguimiento del tiempo- se trata de sistemas basados en la nube en los que los empleados registran el registro con una tableta, un telefono o una computadora. Muchas aplicaciones ofrecen informes en tiempo real, alertas de horas extras y sincronizacion automatica con la nomina. Algunas tambien tienen funciones como el rastreo por GPS y el reconocimiento facial para evitar que un amigo golpee a un amigo.
Al elegir un sistema, ten en cuenta el tamano de tu equipo, la frecuencia con la que cambian los turnos y si quieres conectar el seguimiento del tiempo directamente a tu nomina. Ten en cuenta tambien las leyes laborales locales- algunos estados exigen un registro detallado de las pausas o los turnos divididos.
Elige un sistema que reduzca las conjeturas, ahorre tiempo y te ayude a sentirte seguro a la hora de pagar a tu equipo con precision. Una vez que el sistema este en funcionamiento, el siguiente paso es establecer un proceso claro para controlar el tiempo y gestionar los cronogramas.
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Configuracion del seguimiento del tiempo
Una vez que hayas elegido un sistema de tarjetas horarias, el siguiente paso es asegurarte de que todos lo usen de la manera correcta. Establecer reglas y expectativas claras ayudara a evitar confusiones, errores en la nomina y errores en la nomina. Tambien demuestra a su personal que el seguimiento del tiempo es una prioridad y forma parte del buen funcionamiento de su restaurante.
Empieza por crear una politica de cronometraje sencilla. Esto deberia explicar
- cuando se espera que los empleados entren y salgan.
- Que hacer si se olvidan de dar el punetazo.
- Como deben registrarse las pausas y los periodos de comida.
- Con quien hablar si detecta un error en su tarjeta horaria.
Publica tu politica en la sala de descanso y revisala durante la incorporacion de nuevos empleados. Esto ayuda a establecer un estandar uniforme desde el primer dia.
A continuacion, asegurate de publicar tu agenda con antelacion, idealmente con al menos una semana de antelacion. Cuando todos saben cuando tienen que trabajar, es mas probable que lleguen puntuales y se mantengan dentro de las horas programadas. Evita los cambios de ultima hora, a menos que sean necesarios, ya que suelen provocar errores en el cronometraje.
Asigne a un gerente o supervisor que verifique la actividad de la tarjeta horaria todos los dias. Esto no tiene por que llevar mucho tiempo, basta con echar un vistazo rapido para asegurarnos de que no hay ningun golpe perdido, ningun registro anticipado o intervalos prolongados. Es mas facil solucionar pequenos problemas a diario que intentar solucionarlos al final del periodo de pago.
Ademas, recuerdale al personal que haga tiempo para disfrutar de los descansos no remunerados, especialmente si vives en un estado que exige que se documenten los periodos de comida. Si no lo hace, podria poner a su empresa en riesgo de incumplimiento.
Si estableces las expectativas con antelacion y mantienes el proceso sencillo, ahorraras tiempo mas adelante y te aseguraras de que tu equipo reciba el pago correcto por las horas que trabaja.
Recopilacion de horas trabajadas
Una vez que el sistema y las politicas de seguimiento del tiempo esten en su lugar, el siguiente paso es recopilar las horas trabajadas. Esto significa asegurarse de que todas las entradas y salidas se registren correctamente, se revisen con regularidad y esten listas para la nomina cuando llegue el momento.
La mayoria de los restaurantes funcionan con un cronograma de pago semanal o quincenal, por lo que es importante mantenerse al dia con el seguimiento diario. Cuando los empleados entran y salen todos los dias, su sistema de tarjetas horarias registra sus horas, ya sea en papel, como parte de su punto de venta o mediante una aplicacion movil. Pero el simple hecho de tener un sistema no es suficiente. Usted o sus gerentes deben revisar estos registros con regularidad para detectar los problemas a tiempo.
Las revisiones diarias son un habito inteligente. Los gerentes deben escanear rapidamente las tarjetas de horarios del dia para buscar-
- Golpes omitidos (por ejemplo, no hay tiempo de cierre).
- Las llegadas llegan demasiado pronto o demasiado tarde.
- Horas extras inesperadas.
- Periodos de descanso prolongados o ausentes.
Las revisiones semanales deben centrarse en comprobar el total de horas trabajadas por cada empleado. Este atento a cualquier cosa que parezca extrana- aumentos repentinos de horas, turnos duplicados o que alguien trabaje constantemente mas alla de su horario programado. Tambien es una oportunidad para corregir los errores antes de que afecten a la nomina.
Antes del final de cada periodo de pago, finalice todas las horas trabajadas. Confirma que las modificaciones manuales (por ejemplo, una edicion omitida que se anadio mas adelante) son precisas y estan aprobadas. Si utilizas un sistema digital, normalmente puedes exportar estos datos en un informe que este listo para la nomina. En el caso de los sistemas en papel, tendras que sumar las horas manualmente, lo que lleva mas tiempo y deja mas margen para cometer errores.
Revisar y recopilar constantemente las horas precisas le ayuda a mantenerse al tanto de los costos laborales, evitar sorpresas en la nomina y pagar correctamente a su personal.
Manejo de empleados por hora frente a empleados asalariados
Entender la diferencia entre los empleados que trabajan por hora y los asalariados es clave para utilizar correctamente las tarjetas horarias y pagar a tu equipo la cantidad correcta. Si bien ambos tipos de empleados pueden trabajar codo con codo en un restaurante, la forma de controlar y pagar su tiempo no es la misma.
Empecemos por los empleados que trabajan por hora. Por lo general, son sus meseros, cocineros, lavaplatos y camareros. Se les paga segun la cantidad de horas que trabajan, por lo que las tarjetas horarias son esenciales. Cada turno debe ser registrado cuidadosamente, desde el momento en que entran hasta el momento en que salen, incluidos los descansos no remunerados. Si trabajan mas de 40 horas a la semana (o mas de 8 horas al dia en algunos estados), es posible que les adeude el pago de horas extras, por lo general 1,5 veces su tarifa regular. Omitir un golpe o registrar un turno incorrecto puede afectar directamente la cantidad que se les paga.
Ahora, veamos a los empleados asalariados. Suelen ser gerentes o supervisores que reciben una cantidad fija de salario cada semana, independientemente de la cantidad de horas que trabajen. Si bien no todos los trabajadores asalariados necesitan tarjetas de registro de horarios, sigue siendo una buena idea llevar un registro de sus horas, especialmente si no estan exentos en virtud de la legislacion laboral. Algunos empleados asalariados siguen teniendo derecho a horas extras si trabajan por encima del limite legal. El seguimiento de su tiempo garantiza que cumplas con las normas y puede ayudarte a supervisar las cargas de trabajo y evitar el agotamiento.
Asegurese de conocer el estado de exencion y el de no exento de cada empleado asalariado. Clasificar erroneamente al personal puede provocar problemas legales graves y pagos atrasados. Si no estas seguro, consulta con un asesor de nominas o un experto en derecho laboral.
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Calcular el pago total utilizando los datos de la tarjeta horaria
El calculo del salario de los empleados a partir de los datos de las tarjetas temporales implica varios pasos importantes para garantizar la precision y el cumplimiento. A continuacion, le indicamos como hacerlo correctamente
1. Calcule el salario por horas regulares
Multiplique el total de horas regulares trabajadas por el salario por hora del empleado. Por ejemplo, si un empleado trabajo 40 horas a 15 dolares por hora, su salario normal es de 40 x 15 dolares = 600 dolares.
2. Calcule el pago de horas extras
Si el empleado trabajo mas de 40 horas en una semana (o de acuerdo con las normas locales), pague esas horas adicionales segun la tarifa de horas extras, por lo general 1,5 veces su salario regular. Por ejemplo, 5 horas extras a 15 dolares/hora se pagarian a 22,50 dolares/hora. Por lo tanto, (40 x 15$) + (5 x 22,50$) = 600$ + 112,50$ = 712,50$ en total.
3. Consulte las leyes laborales locales Las
reglas sobre horas extras pueden variar segun el estado o la ciudad. Algunos lugares exigen horas extras despues de 8 horas en un dia o tienen reglas especiales para los turnos divididos. Siga siempre las leyes laborales que se aplican en su ubicacion.
4. Tenga en cuenta los descansos no remunerados-
reste los descansos no pagados, como los periodos de 30 minutos para comer, del total de horas trabajadas antes de calcular el salario. El seguimiento preciso de los descansos ayuda a evitar pagar de mas.
5. Calcule el salario de los empleados asalariados
Para los trabajadores asalariados, divida su salario anual por el numero de periodos de pago. Si son elegibles para trabajar horas extras, haga un seguimiento de sus horas y calcule el pago adicional en consecuencia.
6. Aplica las reglas de redondeo de forma coherente
Muchos restaurantes redondean los horarios de entrada y salida a los 5 o 10 minutos mas cercanos. Utilice un metodo uniforme y asegurese de que cumple con las leyes laborales. Si
sigue estos pasos, puede asegurarse de que su nomina sea justa, precisa y cumpla con los requisitos.
Comprobar y enviar la nomina
Antes de enviar la nomina a tu proveedor de contabilidad o nomina, es importante que compruebes los datos de la tarjeta horaria. Dedicar un poco mas de tiempo aqui puede evitar errores costosos, molestar a los empleados y posibles problemas de cumplimiento.
En primer lugar, revisa el total de horas trabajadas por cada empleado. Comprueba si hay algo inusual, como horas muy altas o bajas, turnos superpuestos o trabajos faltantes. Si detectas que falta un horario de entrada o de salida, ponte en contacto con el empleado o el gerente de inmediato para corregirlo. Si tu sistema lo permite, agrega notas o ajustes que hayan sido aprobados por la gerencia para que la nomina tenga un registro claro.
A continuacion, verifique los calculos de horas extras. Asegurese de que las horas extras y sus tarifas se ajusten a las leyes laborales locales y a las politicas de la empresa. Pagar horas extras de mas puede aumentar innecesariamente los costos laborales, mientras que pagar menos puede causar serios problemas legales.
Observe detenidamente los descansos y las deducciones. Confirme que los descansos no remunerados se hayan restado correctamente y que se hayan contabilizado los descansos pagados o los pagos especiales (como vacaciones o propinas). Es mejor tener reglas coherentes que todos entiendan para evitar confusiones.
Si utilizas herramientas digitales, genera un informe de nomina que resuma el total de horas, el pago regular, las horas extras y las deducciones. Utilizala como una lista de verificacion para detectar cualquier error antes de enviarlo. Los sistemas basados en papel requieren una revision mas manual, asi que verifique sus calculos con cuidado.
Una vez que este seguro de que los datos de la tarjeta horaria son correctos, envie la nomina a tiempo. Los pagos atrasados pueden danar la moral de los empleados y pueden infringir las leyes laborales.
Por ultimo, lleve un registro de las tarjetas de registro de horas y los informes de nomina revisados. Estos documentos son utiles para realizar auditorias, resolver disputas y verificar el cumplimiento. La mayoria de los estados exigen que guardes los registros de nomina durante al menos dos o tres anos.
Leyes laborales y mantenimiento de registros
Mantener registros precisos de horarios y nominas no solo es un buen negocio, sino que tambien es legal. Las normas laborales federales y estatales exigen que los restaurantes mantengan registros detallados de las horas trabajadas, los salarios pagados y los descansos tomados. Cumplir con las normas ayuda a proteger a su restaurante de costosas multas, disputas salariales y problemas legales. La
ley federal, en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), establece normas minimas para el mantenimiento de registros, incluido el seguimiento del total de horas trabajadas y horas extras. Muchos estados tienen sus propias reglas adicionales que pueden requerir que lleves un registro de las pausas para comer, los periodos de descanso o las horas extras diarias. Es importante que te familiarices con las leyes de tu estado y ciudad para asegurarte de que tu sistema de tarjetas horarias cumpla con estos requisitos.
Debes conservar todos los registros de nominas y tarjetas de registro durante al menos dos o tres anos, segun las normativas locales. Tener registros organizados y accesibles facilita las auditorias y ayuda a resolver cualquier duda sobre el salario de los empleados o las horas trabajadas.
Auditar con regularidad los datos de seguimiento del tiempo puede detectar incoherencias o patrones que podrian indicar problemas, como la falta frecuente de trabajo o las horas extras no aprobadas. Abordarlos cuanto antes hace que tu equipo este contento y que tu empresa cumpla con las normas.
Estas listo para simplificar el seguimiento del tiempo y la nomina de tu restaurante? Visite Altametrics Workforce Scheduling, haciendo clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion, para saber como su plataforma puede ayudarlo a administrar su equipo y su nomina con facilidad.
Para simplificar la gestion de los horarios, la programacion y el cumplimiento laboral, considera la posibilidad de utilizar herramientas de gestion de la fuerza laboral disenadas para restaurantes. Por ejemplo, Altametrics ofrece una plataforma integral de programacion de la fuerza laboral que lo ayuda a controlar las horas, administrar los turnos y cumplir con las leyes laborales, todo en un solo lugar. Esto puede ahorrarle tiempo, reducir los errores y darle la confianza de que la nomina es precisa.
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Seguimiento de las horas de los empleados
Como realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados para evitar errores en la nomina
Preguntas frecuentes
Que tipos de sistemas de tarjetas horarias estan disponibles?
Las opciones mas comunes incluyen tarjetas de tiempo en papel, relojes perforados, sistemas integrados en el punto de venta y aplicaciones digitales de seguimiento del tiempo.
Como puede la tecnologia mejorar el seguimiento de las tarjetas horarias?
Las herramientas digitales pueden automatizar la captura del tiempo, reducir los errores, simplificar la nomina e integrar los controles de programacion y costos laborales.
Cuales son los errores mas comunes que cometen los propietarios de restaurantes con las tarjetas de tiempo?
Los errores mas comunes incluyen perder puntos, hacer calculos incorrectos de las horas extras, no llevar un registro de los descansos y no revisar las horas con regularidad.
Que caracteristicas debo buscar en un sistema de tarjetas de tiempo digitales?
Busque la facilidad de uso, la integracion con la nomina, los informes en tiempo real, las funciones de cumplimiento y el acceso movil.
