11 أداة لا يمكن لبرامج الاتصالات التجارية الجيدة العيش بدونها

كان تدوين الملاحظات والاجتماعات الشخصية والمكالمات الهاتفية من أفضل أدوات الاتصال في مكان العمل المتاحة قبل العصر الرقمي. تعلم الأمناء الاختزال أو المسجلات المستخدمة لتذكر المعلومات، وسافر أعضاء فريق المبيعات إلى مناطق مختلفة من البلاد للتحدث مع العملاء، وتم إجراء جميع الاتصالات المكتوبة باستخدام آلة كاتبة. على الرغم من بقاء الشركات وازدهارها، إلا أنه كان من الصعب أحيانًا ويستغرق وقتًا طويلاً لإنهاء المهام.

في الوقت الحاضر، هناك حلول برمجية محسنة وتطبيقات اتصالات متاحة تسهل التعاون في الأعمال التجارية الصغيرة.

يمكن للعملاء تلقي تنبيهات بشأن طلب محدث، ويمكن للعمال مشاركة المستندات دون التحدث شخصيًا، ويمكن إجراء مكالمات صوتية ومرئية، ويمكن لقادة وحدات الأعمال تخزين مستندات الشركة ومشاركتها مع أعضاء فريقهم. لقد عملت أدوات الاتصالات الداخلية هذه على تبسيط العمليات التجارية، وتحسين جهود التعاون، وتقليل الاختناقات التي تقتل الإنتاجية.

11 عناصر حاسمة لبرامج اتصالات الأعمال

التواصل التجاري الفعال هو الغراء الذي يجمع المنظمة معًا. يمكن للأعمال التي تقدر وتوحد مهارات الاتصال القوية أن تبني قوة عاملة كفؤة ومنتجة، وتعزز علاقات العملاء وتوظف مديرين فعالين.

في العصر الرقمي، لا يتألف التواصل فقط من اجتماعات شخصية ومكالمات هاتفية طويلة. لزيادة كفاءة الموظفين وإنتاجيتهم، نفذت المؤسسات أنظمة برامج اتصالات محسنة. تعمل

هذه الحلول على تحسين الاتصالات الداخلية والخارجية، وتبسيط العمليات التجارية، وتسريع أوقات الاستجابة، وزيادة الإيرادات. فيما يلي أفضل 11 أداة اتصال تجارية تستخدمها المنظمات الناجحة-

1. برامج الإنترانت الاجتماعية

عانت العديد من المنظمات من اختناقات اتصال مماثلة، بما في ذلك الأعمال الورقية الزائدة أو المستندات المفقودة أو صعوبة تحديث الموظفين بشأن السياسات/الإجراءات الجديدة.

تعد البوابة المركزية التي تسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات ذات الصلة حلاً ممتازًا لهذه المشكلات. يقلل برنامج الإنترانت الاجتماعي من صناديق البريد الإلكتروني المغمورة ويحسن اتصال الموظفين عن طريق تحميل جميع المستندات في مكان عمل رقمي واحد يسهل الوصول إليه.

2. أنظمة المراسلة

تتيح أدوات التعاون لأعضاء الفريق العمل بكفاءة أكبر على إكمال عملية الأعمال. يسمح للمستخدمين بمشاركة الأفكار والرسائل ذهابًا وإيابًا وتحميل المستندات المهمة التي يمكن استردادها بسهولة.

إذا واجه الموظفون صعوبة في العثور على سلاسل بريد إلكتروني محددة أو اشتكوا من عدم تلقي رسالة مهمة، فيجب على المؤسسات التفكير في تنفيذ نظام مراسلة محسن. هذا مفيد بشكل خاص عندما يكون العمال بعيدين أو خارج الموقع أو في موقع مكتب آخر.

3. إدارة المهام

يعمل برنامج إدارة المهام على تحسين اتصال الفريق من خلال السماح للموظفين وقادة الفريق بتتبع وإدارة تقدم المهام. نظرًا لأن تفاصيل المشروع قد تكون مربكة أو تستغرق وقتًا طويلاً، يجب استخدام أداة إدارة المهام لإبلاغ الجميع بما يجب عليهم فعله.

يساعد برنامج إدارة المشاريع الموظفين على تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم من خلال تحديد تواريخ الاستحقاق واستخدام قوائم المراجعة وإرسال التنبيهات في حالة فقد أحد العناصر. يمكن للإدارة أيضًا تتبع إنتاجية الموظفين للتأكد من مساءلة الجميع.

4. برنامج تتبع المشكلات

قد تستفيد المؤسسات التي تعاني من معدلات الاحتفاظ بالعملاء أو استفسارات العملاء المفقودة من خلال استخدام برنامج تتبع المشكلات. تقوم هذه الأداة بتتبع وإدارة استفسارات العملاء للتأكد من أن الردود في الوقت المناسب وصحيحة.

بمجرد إدخال استعلام، يتم إصدار تذكرة للعميل، يتم تعيينها لموظف معين، وحذفها من العرض عند الانتهاء. يمكن للمستخدمين أيضًا فتح التذكرة وعرض أي مدخلات في وقت لاحق إذا لزم الأمر. يمكن للإدارة تتبع تقدم هذه الاستفسارات لضمان إنتاجية العمال وتحسين خدمة العملاء.

5. المدونات ومقاطع الفيديو

نظرًا لأن العين البشرية مدربة على الاستجابة للصور بشكل أسرع بكثير من النص وحده، فقد استفادت المؤسسات من استخدام المدونات ومقاطع الفيديو الداخلية لنقل رسالة.

قد يتطلب انخفاض معنويات القوى العاملة، وارتفاع معدل الدوران، والملل المتكرر من الإدارة استخدام مقاطع الفيديو/المدونات لتعليم المواد التدريبية أو غيرها من المعلومات القيمة. وهذا يمكن أن يزيد من مشاركة العمال ومعنوياتهم، مما يؤدي إلى بيئة أكثر إنتاجية.

6. ميزة التحليلات

يتم استخدام ميزة التحليلات والمشاعر لتقييم سلوك المستخدم وتحسين الاتصال الداخلي. إذا كانت الإدارة غير متأكدة من إنتاجية الموظفين أو واجه الموظفون صعوبة في تتبع البيانات، يمكن أن تساعد أداة التحليل في معالجتها.


يتم جمع البيانات من خلال مجموعة متنوعة من المصادر وتحميلها في موقع مركزي يسهل الوصول إليه. يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير تحلل مجموعات البيانات المختلفة وتحديد أوجه القصور في الاتصال.

7. منتديات المناقشة

لبناء وزيادة المعرفة في مكان العمل، يجب أن تكون هناك طريقة للموظفين لتبادل المعلومات والخبرات. يمكن أن يساعد منتدى المناقشة في معالجة أسئلة الموظفين واستفسارات الإدارة التي لم تتم الإجابة عليها.

يسمح المنتدى بإجراء محادثة مفتوحة حول مجموعة متنوعة من الموضوعات ذات الصلة بالعمليات اليومية أو إجراءات الموارد البشرية. كما يقوم بأرشفة المعلومات الهامة والأفكار الجيدة؛ والتي يمكن للإدارة استخدامها لتوحيد أفضل الممارسات.

8. مساحات

يمكن للمؤسسات تعيين مساحات فردية لمراقبة وتقديم مجموعة من المحتوى. يمكن لأعضاء Space مشاركة البيانات وإنشاء مراكز مناقشة جديدة وإرسال أي إشعارات إلى الأعضاء في المجتمع.

هذه منصة اتصال مفيدة بشكل خاص لوحدات الأعمال الفردية التي قد لا ترغب في مشاركة المعلومات الخارجية مع وحدة أخرى. على سبيل المثال، قد يستخدم قسم الموارد البشرية مساحة لإخطار أعضاء الفريق بأعياد الميلاد أو ذكرى العمل أو أي تغيير في مزايا الموظفين.

9. الإشعارات

واحدة من أكبر اختناقات الاتصال هي عدم تلقي الموظفين تحديثات أو تنبيهات حول تغيير في البيانات. هذا يمكن أن يقلل الإنتاجية، ويخلط، ويضر بمعنويات الموظفين، ويسبب مشاكل للإدارة.

إذا كان الموظفون لا يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني الهامة أو يستجيبون لها أو إذا كان فريق القيادة غير متأكد مما إذا كان المرؤوسون قد تلقوا رسالة، فقد يكون نظام الإخطار هو الحل. فائدة أخرى هي أن العمال لن يضطروا للقلق بشأن فقدان معلومات خارجية مهمة، مثل البريد الإلكتروني للعميل أو عميل محتمل للمبيعات.

10. ملفات تعريف العمال

يجب على الموظفين بناء علاقات عمل مع زملائهم في العمل لتحسين التواصل التجاري في مكان العمل. إذا كان أعضاء الفريق غير مدركين لمختلف الموظفين في كل وحدة عمل وأدوارهم، فإن استخدام ملف تعريف الموظف يمكن أن يوفر السياق المطلوب.

يلخص الملف الشخصي دور كل عامل، ويعرض صورة، ويخبر الشخص الذي يقدم تقاريره إليه، ويوضح ما إذا كان هذا الشخص متاحًا للتحدث. يمكن أن يساعد ذلك الموظفين على معرفة من يعمل وأين وماذا يفعل الجميع ومن يمكنهم الوصول إليه من أجل قلق معين.

11. سير العمل

تقوم أداة سير العمل بتنظيم وإدارة الأشخاص والمهام المتضمنة في عملية الأعمال، من البداية إلى النهاية. يوفر طريقة منظمة لإدارة المشروع والتأكد من أن كل شخص مخصص له يكمل دوره.

يتم تنبيه المشرفين عند الانتهاء من المشروع، مما يساعد على مساءلة جميع المعنيين. يتم إخطار الموظفين أيضًا عندما يحين وقت إكمال حصتهم، مما يحافظ على تنظيم الجميع. هذه الأداة مفيدة عندما تكون المشاريع المكتملة مفقودة في كثير من الأحيان، أو إذا كانت مهام سير العمل تستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها.

الوجبات الجاهزة الرئيسية

في الختام، إليك أفضل أدوات برامج الاتصال المستخدمة لتحسين الاتصالات التجارية -

• يضع برنامج الإنترانت الاجتماعي جميع البيانات في مكان واحد آمن حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها. يعمل نظام المراسلة على تحسين التعاون من خلال السماح للعمال بمشاركة المعلومات والتحدث ذهابًا وإيابًا دون استخدام البريد الإلكتروني. تقوم أدوات إدارة المهام بتتبع المهمة وإدارتها من البداية إلى النهاية.
• يدير برنامج تتبع المشكلات استفسارات العملاء للتأكد من أن الردود في الوقت المناسب وصحيحة. يمكن أن تساعد المدونات ومقاطع الفيديو في نقل المعلومات إلى العمال بطريقة مفهومة. تستخدم ميزات التحليلات التقارير وإدارة البيانات لتقييم مجموعات محددة من المعلومات.
• منتديات المناقشة هي نوع من برامج الاتصال الجماعي التي توفر وسيلة للجميع لتلقي إجابات على الأسئلة أو تبادل الخبرات، مما يحسن إدارة المعرفة. أدوات الاتصال التجارية مثل Spaces مفيدة لوحدات الأعمال الفردية التي تتطلع إلى مشاركة المعلومات داخل قسمها. ترسل الإشعارات تنبيهات إلى الموظفين والمديرين عندما يكون هناك تغيير أو بريد إلكتروني أو إدخال جديد في النظام.
• تعرض ملفات تعريف العمال معلومات عن كل موظف في المؤسسة حتى يتمكن الجميع من بناء العلاقات والتواصل مع الآخرين في الوقت الصحيح. يقوم برنامج إدارة سير العمل بتنظيم وتنظيم سير عمل كامل من البداية إلى النهاية، مما يساعد على تبسيط العمليات التجارية ومحاسبة الجميع.