طرق الجنون التي هي الاتصالات التجارية

في القرن الحادي والعشرين، يمكن للمنظمات والأفراد الوصول إلى العديد من أنواع أنظمة الاتصالات المختلفة التي تعمل على تحسين العمليات التجارية وتحسين العلاقات الداخلية والخارجية.

ما هي اتصالات الأعمال؟

الاتصالات التجارية هي الطريقة التي تشارك بها المؤسسة المعلومات بين الموظفين داخل الشركة وخارجها.

يؤدي استخدام التواصل الجيد إلى تحسين التفاعلات بين الموظفين والإدارة وتعزيز العلاقات الصحية مع العملاء. والغرض منه هو تبسيط الوظائف التشغيلية، ومساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها، وتقليل الأخطاء. تعتمد كل عملية عمل على التواصل الصحي للعمل.

من علاقات الموردين إلى تفاعلات الموظفين إلى بناء علاقات عملاء جديدة، يجب على المؤسسة إعطاء الأولوية لتنفيذ ممارسات الاتصال الجيدة لضمان النجاح. لفهم مدى فعالية الاتصالات التجارية التي يمكن أن تبسط العمليات، من الأهمية بمكان فهم الأساليب المختلفة المستخدمة، والتي تشمل

1. التواصل على شبكة

تتضمن قنوات الاتصال المستندة إلى الويب رسائل البريد الإلكتروني وأنظمة مراسلة الموظفين، مثل Slack أو Google Hangouts. تسمح طرق اتصال الموظفين هذه للأشخاص بالتفاعل بشكل خاص وسريع.

كما أنها توفر سجلات مكتوبة للتفاعلات في حالة احتياج الموظف إلى نقطة مرجعية في وقت لاحق. علاوة على ذلك، يتيح الاتصال المستند إلى الويب للعديد من أعضاء الفريق التواصل في وقت واحد، مما يساعد على تبسيط العمليات التجارية وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.

2. مؤتمرات هاتفية

على الرغم من أن استخدام المكالمات الهاتفية ليس شائعًا كما كان من قبل, لا تزال المؤتمرات الهاتفية تستخدم في بعض المنظمات كوسيلة أساسية للاتصال. يسمح للعديد من الأشخاص بالتفاعل دون الاجتماع شخصيًا.

علاوة على ذلك، تساعد المؤتمرات الهاتفية البعض على الشعور براحة أكبر في التعبير عن أنفسهم وتبادل الأفكار. تعمل أنظمة الهاتف المستندة إلى السحابة على تحسين عملية إعداد الموظفين من خلال الاحتفاظ بسجل للمحادثات.

3. أنظمة مؤتمرات الفيديو

تسمح شبكات مؤتمرات الفيديو الفعالة للموظفين بالمشاركة وإدارة الاجتماعات من أي مكان، وهو أمر مفيد بشكل خاص في عصر COVID-19.

يساعد ذلك على زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت مع تقليل تكاليف السفر المطلوبة للاجتماع شخصيًا. كما أنه يعزز التعاون من خلال تقديم نظام دردشة تفاعلي أثناء مؤتمر الفيديو.

4. اجتماعات شخصية

تعد الاجتماعات الشخصية مفيدة لضمان مناقشة أفكار العمل ووضعها بسرعة. على الرغم من أن الخبراء غير متأكدين من السبب, تميل الاجتماعات الشخصية إلى تعزيز تبادل الأفكار أكثر من الأفكار الافتراضية.

يمكن أن يكون التفاعل وجهاً لوجه حافزًا قويًا جدًا للموظفين لتوصيل أفكارهم، حيث تميل الاجتماعات الافتراضية إلى أن تكون أقل شخصية. أخيرًا، يمكن أن يساعد الاجتماع الأسبوعي الشخصي الموظفين على البقاء مسؤولين، وكسر جدولهم الزمني، ورفع معنويات العمال.

5. وثائق وتقارير مكتوبة

التواصل الكتابي من خلال الوثائق والسياسات والإجراءات التي تؤثر على وحدات الأعمال المختلفة يعزز بنية اتصالات تجارية فعالة. يمكن للموظفين الرجوع إلى مستند في أي وقت، ويمكن للمديرين حماية أنفسهم.

أيضًا، تميل المستندات المكتوبة إلى أن تبدو أكثر رسمية، وهو أمر مفيد عند نقل رسالة مهمة إلى العميل.

يعد إعداد التقارير أيضًا طريقة مفيدة لتوصيل نتائج البيانات مع المديرين أو الموظفين الآخرين. تُستخدم المخططات والرسوم البيانية لمساعدة الآخرين على فهم البيانات وتحديد الأنماط التي يمكن استخدامها لحل المشكلات.

6. العروض التقديمية المرئية

غالبًا ما يستخدم المديرون أو قادة الفريق العروض التقديمية المرئية أو شرائح PowerPoint كجدول أعمال للاجتماعات الشخصية.

نظرًا لأن العين البشرية تستجيب بشكل أسرع للصور، يمكن أن يكون العرض المرئي طريقة فعالة لمشاركة الأفكار. كما يوفر مساحة آمنة للموظفين لطرح الأسئلة أو المساهمة بمدخلات إضافية يمكن أن تساعد الجميع على فهم مجمل الموقف.

7. أنظمة البرمجيات

حلول البرمجيات هي أحدث طريقة للموظفين للتواصل. على سبيل المثال، قد يستخدم العمال نظام إدارة علاقات العملاء للحفاظ على جميع سجلات تفاعل العملاء الخاصة بهم وعرضها. يتم تحديث المدخلات الجديدة على الفور في النظام، والذي يخطر ممثل خدمة العملاء التالي باستخدام النظام.

تساعد حلول ذكاء الأعمال والبرامج على تقليل رسائل البريد الإلكتروني والقضاء على البيانات المكررة وزيادة الإنتاجية وتحسين خدمة العملاء. كما يوفر طريقة اتصال مفتوحة بين وحدات الأعمال المختلفة.

8. لوحات المنتدى

مجالس المنتدى هي مساحة داخلية للعمال للعثور على إجابات حول مواضيع محددة تتعلق بوحدة الأعمال دون الحاجة إلى طلب المساعدة من شخص آخر. يجب على المؤسسات التأكد من تحديث لوحات المنتدى هذه باستمرار بمعلومات جديدة، أو عندما تقوم الشركة بتعديل سياساتها وإجراءاتها.

مثل المستندات المكتوبة، تقوم مجالس المنتديات بتوحيد المعلومات ونشرها بحيث تكون أكثر فائدة للمشاهدين. من خلال توفير خيار التعلم بالخدمة الذاتية، يمكن للمؤسسة توفير الوقت والمساعدة في تبسيط إدارة المعرفة.

9. استبيانات العملاء والموظفين

يمكن أن يساعد تلقي التعليقات من العملاء والموظفين الشركة في تحديد مجالات التحسين والتخفيف من المشكلات قبل حدوثها.

تساعد هذه الأساليب أيضًا في اكتساب نظرة ثاقبة لمتطلبات العملاء والولاء التي تساعد الشركة على تقديم خدمة عملاء أفضل.

كما أنه يوفر وسيلة للعملاء والعاملين ليشعروا بأنهم مسموعون بشكل مجهول (إذا رغبت في ذلك)، بحيث يشعرون بمزيد من الانفتاح للتعبير عن آرائهم.

الوجبات الجاهزة الرئيسية

في الختام، إليك النقاط الرئيسية لتذكر طرق التواصل التجاري - تتضمن قنوات الاتصال

• المستندة إلى الويب رسائل البريد الإلكتروني وأنظمة مراسلة الموظفين، مثل Slack أو Google Hangouts التي تساعد العمال على المشاركة وثائق والتعاون في المشاريع.
• تتيح المؤتمرات الهاتفية للجميع التواصل عبر الهاتف دون الاجتماع شخصيًا.
• تسمح شبكات مؤتمرات الفيديو الفعالة للموظفين بالمشاركة وإدارة الاجتماعات من أي مكان
• تشجع الاجتماعات الشخصية على مزيد من التفاعل من خلال السماح للأفراد بالتعاون وجهًا لوجه.
• توفر الوثائق والتقارير المكتوبة نقطة مرجعية للعمال وتسجيل السياسات والإجراءات التي تستخدمها الإدارة.
• العروض المرئية هي طرق فعالة للموظفين والعاملين لتوصيل الأفكار شخصيًا.
• تساعد حلول البرامج على تبسيط أنشطة الأعمال وتحسين عملية الاتصال في مكان العمل.
• مجالس المنتدى هي مساحة داخلية للعمال للعثور على إجابات حول مواضيع محددة تتعلق بوحدة الأعمال دون الحاجة إلى طلب المساعدة من شخص آخر.
• يمكن أن يساعد تلقي التعليقات من العملاء والموظفين الشركة في تحديد مجالات التحسين والتخفيف من المشكلات قبل حدوثها.