بناء فهم للعمليات التجارية

مقدمة لعمليات الأعمال

يكمن جمال إدارة الأعمال التجارية في أمريكا في أن رواد الأعمال يتمتعون عمومًا بفسحة إبداعية للعمل بالطريقة التي يرغبون فيها. بالتأكيد، هناك قواعد ولوائح ومعايير يجب الالتزام بها، ولكن لكل شركة الحرية في إنشاء مجموعتها الخاصة من الاستراتيجيات وخطة العمل.

تقع مسؤولية إدارة العمليات التجارية على عاتق المالك وأصحاب المصلحة المعينين الذين يمكنهم الاستفادة من عمليات فريدة لتوليد الثروة وتنظيم سلسلة التوريد وتقديم قيمة للمستهلكين.

على الرغم من أن إدارة العمليات التجارية يمكن أن تختلف بناءً على الصناعة ورغبات الشركة, هناك بعض الإرشادات العامة التي يجب اتباعها والتي يمكن أن تساعد في توفير المال, تخصيص الموارد بشكل فعال, وتبسيط الأنشطة التجارية.

اقرأ مسبقًا للحصول على نظرة عامة على أفضل الممارسات لإدارة العمليات لضمان نجاح الأعمال.

ما هي العمليات التجارية؟

تشير العمليات التجارية إلى الخطط والاستراتيجيات التي يصل إليها المستثمرون والإدارة لاكتساب فهم لجميع أجزاء العمل في المنظمة. يتضمن ذلك دور العمالة والمعدات المستخدمة وسير العمل الضروري المطلوب لتحسين قيمة الشركة.

تسمح إدارة عمليات الأعمال لأصحاب المصلحة بالإشراف على إدارة المشروع وتخصيص الموارد اللازمة لإدارة المؤسسة بشكل صحيح. والغرض من ذلك هو العثور على أوجه القصور التي تمنع تحقيق الأهداف الرئيسية ومن ثم وضع استراتيجية لحل مجالات المشاكل هذه.

تستخدم إدارة العمليات رؤى لتحديد المسؤوليات للموظفين المناسبين، والاستعداد لإدارة المخاطر، وتخصيص الموارد بشكل فعال. تتطلب إدارة العمليات التجارية بشكل صحيح البقاء في حدود الميزانية والتأكد من أن جميع الإدارات تعمل وتتواصل مع بعضها البعض لتحقيق أفضل النتائج.

للتعمق في أوجه القصور وتبسيط سير العمل، يحتاج أصحاب المصلحة إلى الإشراف على الوظائف التشغيلية الرئيسية المختلفة، بما في ذلك -

• عمليات التسويق - الموظفين، وسير العمل، والتكنولوجيا التي تسمح للمسوقين بالعمل بكفاءة والحفاظ على الجودة.



• العمليات المالية - الإشراف على عمليات الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، وجمع البيانات، وكل ما يلزم لضمان اتخاذ قرارات مالية جيدة.



• العمليات المحاسبية- بالاقتران مع العمليات المالية، المحاسبة التشغيلية هي ممارسة الإشراف على العمليات المحاسبية والتأكد من أن الأنشطة تتوافق مع الاستراتيجيات المالية للمؤسسة.



• عمليات الإنتاج - عملية تحويل المواد الخام إلى منتج أو خدمة نهائية من خلال مجموعة من السياسات والإجراءات المحددة.



• عمليات المبيعات - الأنشطة التي تدعم وتضمن أن فرق المبيعات يمكنها البيع بسرعة وكفاءة.



• عمليات الإدارة - التخطيط والإشراف على إنتاج وتصنيع المنتجات والخدمات، وضمان تحويل المدخلات بسرعة وفعالية إلى مخرجات دون تقليل الجودة.

العناصر الأساسية للعمليات التجارية

لإدارة العمليات التجارية، يحتاج مدير العمليات التجارية إلى التركيز على تحسين العناصر الرئيسية، بما في ذلك-

1. التوريد
يعد جلب الإمدادات أو المواد الخام التي تتحول في النهاية إلى منتج/خدمة عاملة وظيفة أساسية للإدارة التشغيلية للأعمال. بالنسبة لأولئك الذين يبيعون الخدمات، فإن جمع البيانات وإدارتها هما المستلزمات الأساسية التي يجب القلق بشأنها. يحتاج المصنعون إلى البحث عن أفضل أسعار التوريد، والعثور على الموردين الأكثر موثوقية، والتأكد من جودة الإمدادات.

2. الكفاءة
يعد تحسين الكفاءة في جميع مجالات العمل أحد أهم الأهداف الأساسية لمديري عمليات الأعمال. بالنسبة للمصنعين والصناعات القائمة على الخدمات، تتضمن زيادة الكفاءة تنفيذ فريق إدارة أصغر حجمًا، وسلسلة توزيع منظمة، وعملية بسيطة خطوة بخطوة لإكمال منتج/خدمة نهائية.

كما أنه يتطلب العثور على أفضل المعدات ذات معدل انهيار منخفض، وتحسين معدل الدوران، واستخدام ممارسات التوظيف الجيدة. سيسمح إجراء تحسينات على جميع هذه المجالات للشركات بإنتاج أكبر قدر ممكن في أقصر وقت ممكن.

3. الموثوقية والقدرة على التكيف
هناك بندول يتأرجح بين الموثوقية والقدرة على التكيف في إدارة عمليات الأعمال. يجب أن تكون العمليات التشغيلية موثوقة حتى تتمكن الإدارة من إنتاج أكبر عدد ممكن من المنتجات/الخدمات في إطار زمني قصير.

في الوقت نفسه، تحتاج المنظمة إلى أن تكون قادرة على التكيف مع الظروف المتغيرة، والمنافسين الجدد، والتحولات في السوق. ويجب أن يكون هناك استعداد لتبني إجراءات وتكنولوجيات جديدة تحسن الكفاءة مع الحفاظ على تلك الممارسات الموثوقة أو تحسينها.

4. مراقبة الجودة يعد
تحسين كل خطوة من خطوات عملية سير العمل أمرًا ضروريًا لزيادة الكفاءة, لكن الحفاظ على جودة المنتج/الخدمة النهائية مهم بنفس القدر. يحتاج مديرو العمليات التجارية إلى تحليل المنتج/الخدمة النهائية وطلب ملاحظات العملاء بانتظام.

عملية التشغيل/الإنتاج الفعالة لا قيمة لها إذا كان المنتج النهائي لا يرقى إلى مستوى التوقعات. يجب ألا يقبل المديرون أكثر من الحد الأدنى من عيوب المنتج لأنها تضر بسمعة الشركة وتؤثر على النتيجة النهائية. التعلم من عيوب المنتج، واستخدام ملاحظات العملاء هي طرق مجربة لضمان مراقبة الجودة.

استخدام عناصر العمليات التجارية لتحسين الفعالية
سيؤدي إجراء تحسينات على جميع مجالات العمليات التجارية إلى تحسين الفعالية العامة للمؤسسة. إن

استخدام ميزانية الشركة لشراء الإمدادات الأكثر فعالية من حيث التكلفة مع إجراء تغييرات منهجية لمعالجة الكفاءة والموثوقية والقدرة على التكيف ومراقبة الجودة سيساعد على تبسيط جميع أنشطة الأعمال والحفاظ على ميزة تنافسية.

العمليات التجارية - الفعالية التشغيلية مقابل الاستراتيجية

تشير الفعالية التشغيلية إلى مستوى الجودة والإنتاجية والكفاءة في المؤسسة. بدون إجراء تحسينات تشغيلية منهجية لكل مجال من هذه المجالات، لا يمكن للأعمال أن تكون فعالة وأن تظل قادرة على المنافسة.

تتعلق الاستراتيجية بالنهج الفريد المتبع لتحقيق الأهداف الرئيسية. لا يقتصر العثور على استراتيجية فعالة على الأداء على نفس المستوى مثل أي شخص آخر فحسب، بل يتجاوز التوقعات ويميز عمليات سير العمل عن المنافسة. استخدام أفضل الاستراتيجيات هو كيف تتنافس المنظمة وتبتكر وتحافظ على فعاليتها.

باختصار، فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين الفعالية التشغيلية والاستراتيجية -

• الفعالية التشغيلية - العثور على أفضل الممارسات لتحقيق نتيجة وزيادة الأداء عبر المؤسسة بأكملها.



• الاستراتيجية التشغيلية - توليد عرض قيمة فريد، أو وعد بقيمة للعملاء وأصحاب المصلحة والمستثمرين. تشير الاستراتيجية التشغيلية أيضًا إلى إجراء الأعمال وأداء الأنشطة بشكل مختلف عن المنافسة.

أهمية العمليات التجارية الفعالة

يتحمل أولئك الذين يشرفون على العمليات التجارية مسؤولية حاسمة للإشراف على الأنشطة وضمان تحقيق الأهداف الرئيسية في جميع الإدارات. لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال التواصل والتنسيق مع كل أصحاب المصلحة المعنيين الذين يساعدون في تنفيذ هذه الأنشطة. يعد

ضمان العمليات التجارية الفعالة أمرًا ضروريًا

• لأنه يحسن الإنتاجية كلما ارتفعت نسبة الإنتاج إلى المدخلات، زادت كفاءة المنظمة بشكل عام. سيساعد تحسين العمليات التجارية على تحقيق مستوى أعلى من الإنتاجية وزيادة إنتاج/مبيعات الشركة.



• إنه يقلل التكاليف المتكبدة تؤدي عمليات الأعمال الأفضل إلى زيادة الإنتاج وتقليل التكاليف المرتبطة التي تأتي من الموارد المهدرة أو سير العمل غير الفعال.



• إنه يقلل الاستثمارات إذا تم استخدام الموارد بكفاءة، فلن تحتاج المنظمة إلى الاستثمار بنفس القدر في تكاليف الإنتاج.



• إنه يزيد الإيرادات مع ارتفاع معدل الإنتاج والقوى العاملة الأكثر فعالية، سيتحسن رضا العملاء. يميل العملاء الأكثر سعادة إلى شراء المزيد من المنتجات وتحقيق المزيد من الإيرادات للمؤسسة.



• يوفر البنية التحتية للابتكار توفر العمليات التجارية الفعالة ثقافة تدعم الابتكار والنمو.

كيفية تحسين العمليات التجارية

من الأكثر فعالية استخدام استراتيجية لإصلاح مجالات المشكلات بشكل منهجي بدلاً من معالجة المشكلات عند ظهورها. فيما يلي أفضل الاستراتيجيات لتحسين العمليات التجارية وتخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة-

1. تقليل العمليات المكررة
الانتقال إلى العجاف هو فلسفة عمل تركز على عمليات التحسين المستمر التي تؤدي إلى منتج أو خدمة يتم تسليمها. وباستخدام أفضل الممارسات للقضاء على ازدواجية الجهود والأنشطة المتداخلة، لن تحقق المنظمة أي كفاءة تشغيلية.

استخدم تقنيات النمذجة واطلب من مديري الأقسام الحصول على تعليقات لتحديد مكان حدوث الازدواجية. بعد ذلك، سن سياسات تقضي على أوجه القصور هذه أو تقلل منها لتحسين العمليات التجارية.

2. التركيز على مراقبة
الجودة تم استخدام مراقبة الجودة عادةً من قبل الشركات المصنعة التي أرادت التأكد من أن إدارة الإنتاج الخاصة بهم أدت إلى منتج نهائي عالي الأداء. على مر السنين، تركز الصناعات القائمة على الخدمات أيضًا على مراقبة الجودة لتحسين إدارة العمليات التجارية.

يمكن لكل شركة تقليل الموارد المهدرة والنتائج دون المستوى لتجنب إعادة صنع منتج أو إعادة تقديم خدمة. سيساعد ذلك في توفير المال وتحسين سمعة الشركة في سوقها.

3. تحسين التنبؤ
تستخدم معظم المؤسسات التحليل التنبئي لتحسين المبيعات, إدارة المخزون, تبسيط سلسلة التوزيع, واستخدام ممارسات التوظيف الجيدة. يعد جمع البيانات التاريخية والتعلم من أخطاء الماضي أمرًا ضروريًا لإجراء تحسينات في المستقبل والحفاظ على القدرة التنافسية.

يمكن أن يساعد إجراء تحليل التكلفة لتحديد مكان حدوث الإنفاق غير الفعال في توفير المال والموارد في المستقبل.

4. التركيز على العميل
تدعي العديد من الشركات أنها تضع العميل في المقام الأول ولكنها لا تدير العمليات التجارية اليومية بفعالية كافية للوفاء بهذا الوعد. لا يمكن للشركات البقاء على قيد الحياة دون اتخاذ موقف يركز على العملاء يعتمد على التعليقات ويأخذ في الاعتبار متطلبات السوق.

يعد التركيز على أفضل الاستراتيجيات لضمان رضا العملاء وجذب عملاء جدد أحد أهم جوانب العمليات التجارية الفعالة.

قيمة برامج العمليات التجارية

سيساعد استخدام برنامج إدارة العمليات التجارية لتقليل التكاليف وزيادة الإيرادات على أتمتة المهام وتحليل البيانات للتعلم من الأخطاء. تسهل تقنية BPM على المؤسسة التكيف مع التغيير والاستجابة لسوق متطور. تشمل أهم فوائد برنامج BPM-

1. توفير المال
تكبدت كل مؤسسة تكاليف, لكن أولئك الذين يزيدون المبيعات ويحققون إنتاجًا مرتفعًا يمكنهم إدارتها. يؤدي استخدام أداة جيدة لإدارة عمليات الأعمال إلى أتمتة المهام المتكررة وتبسيط الأنشطة لتحسين مراقبة الجودة بشكل منهجي وتقليل المخاطر.

تسمح العديد من أنظمة البرامج للمستخدمين بإدارة مهام سير العمل وتعيين المهام ومراقبتها وإنشاء تقارير توضح مكان حدوث النفايات. على الرغم من أن شراء البرامج يعد استثمارًا، إلا أن فرص توفير التكاليف المكتسبة من خلال استخدامه تجعله يستحق ذلك.

2. انسيابية سير العمل والقدرة على التكيف
من خلال إدارة أفضل للعمليات وقوالب سير العمل المخصصة, يمكن أن يساعد حل برنامج ذكاء الأعمال في تحسين العمليات التجارية. يمكن أن تتكامل حلول البرامج أيضًا مع الأجهزة المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية، مما يسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات ومشاركتها من أي مكان.

الأتمتة هي فائدة أخرى لتنفيذ نظام البرمجيات، لأنها تقلل من تكاليف العمالة وتسمح للموظفين بالتركيز على المهام الأكثر أهمية. يمنح استخدام تقنية BPM المؤسسة رؤية كاملة لكل نشاط تجاري حتى يعرف الجميع ما يحدث في الوقت الفعلي. وهذا يسمح باتخاذ قرارات أفضل، وتحسين تحليل أوجه القصور، وزيادة تبادل المعرفة.

3. زيادة الامتثال
للحفاظ على العمليات, يجب على الشركات التأكد من امتثالها للقوانين المحلية, حالة, وقوانين العمل الفيدرالية والمبادئ التوجيهية الصحية. يسمح استخدام نظام إدارة الأعمال للمؤسسة بدمج توجيهات الامتثال في جميع أنشطتها وسير العمل.

إذا كان هناك احتمال لعدم الامتثال، فإن معظم أنظمة البرامج تقوم تلقائيًا بتحديث المستخدمين المصرح لهم حتى يتمكنوا من منع حدوث مشكلة قانونية محتملة. يساعد هذا في توفير الوقت والموارد لقسم الموارد البشرية حتى يتمكنوا من التركيز على الواجبات الأساسية الأخرى.

4. تحسين معنويات الموظفين يؤدي
استخدام نظام إدارة البرامج إلى تحسين معنويات الموظفين من خلال السماح للعمال بالتركيز على المشاريع مع الوصول إلى البيانات التي يحتاجونها في مكان واحد. يمكن للمديرين اكتساب رؤى في الوقت الفعلي حول أنشطة الأعمال الحالية ثم اتخاذ قرارات عمل أفضل بناءً على بياناتهم التي تم جمعها.

عندما يتم تبسيط عمليات سير العمل وتكون البيانات في متناول كل من يحتاج إليها، فمن المرجح أن يكون الموظفون راضين عن وظائفهم. يمكن للإدارة أيضًا إنشاء نظام مكافآت استنادًا إلى الرؤى المكتسبة من إعداد التقارير، مما يزيد من إنتاجية القوى العاملة وكفاءتها ومعنوياتها.

الوجبات السريعة الرئيسية على العمليات التجارية

فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب تذكرها حول العمليات

• التجارية - تشمل العمليات التجارية الخطط والاستراتيجيات والأنشطة التي يمكن للمستثمرين والمديرين الوصول إليها لفهم جوانب العمل في المؤسسة.
• تتضمن الفعالية التشغيلية العثور على أفضل الممارسات لزيادة الأداء عبر المؤسسة. تشير الإستراتيجية إلى توليد أفضل عرض قيمة للعملاء والمستثمرين.
• تحسين العمليات التجارية من خلال تقليل العمليات المكررة، والتركيز على مراقبة الجودة، وتحسين التنبؤ، والتركيز على العميل.
• تتضمن قيمة البرامج التشغيلية توفير التكاليف، وسير العمل المبسط، وزيادة الامتثال، وتحسين معنويات الموظفين.