كيفية استخدام Excel لإدارة المخزون

يعد Excel خيارًا معروفًا لأولئك الذين يتطلعون إلى تتبع بيانات المخزون الخاصة بهم بدقة. بينما قد يرغب المستخدمون المتقدمون في فهم أعمق للصيغ والميزات المختلفة المتاحة لهم على Excel, يحتاج معظمهم فقط إلى دليل شامل لتصنيف وتبسيط بيانات المخزون الخاصة بهم في جدول بيانات.

بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها مستودعات متعددة، لم يعد استخدام Excel خيارًا. حتى الشركات الصغيرة وجدت أن إدخال البيانات في جدول بيانات يتطلب عمالة كثيفة مع احتمال كبير للخطأ البشري. الخيار المفضل لهؤلاء المستخدمين هو حل برمجي يقوم بأتمتة العديد من المهام اللازمة لتلبية احتياجات العمل وتتبع المخزون.

سواء اختارت الشركة استخدام Excel أو نظام برمجي، فمن المفيد معرفة الطرق الرئيسية لإدارة بيانات المخزون. فيما يلي أفضل الممارسات لاستخدام Excel لتتبع بيانات المخزون وبعض النصائح لأولئك الذين يبحثون عن حل برمجي محسن.

نصائح لإدارة المخزون باستخدام Excel

ابدأ بإنشاء ثلاث علامات تبويب محددة في نموذج التتبع- الطلبات والمبيعات وعدد المخزون. يجب إدخال جميع البيانات ذات الصلة التي تنطبق على هذه الفئات في جدول البيانات.

1. علامة تبويب المنتج/المخزون
يجب أن تتضمن علامة التبويب المنتج/المخزون قائمة بجميع البيانات المستندة إلى مخزون الأعمال. سيساعد استخدام هذه الورقة في تتبع وإدارة جميع المنتجات الحالية والمنتجات المتوقفة والمعلومات الهامة اللازمة لتقييم أداء كل عنصر.

قم بإنشاء جدول واستخدم نقاط البيانات التالية كأعمدة لهذه الورقة -

• رقم العنصر - قم بإدراج SKU أو الرقم التسلسلي المستخدم لكل عنصر محدد.
• الفئة - أدخل فئة المبيعات لمراقبة الأداء والإيرادات بناءً على الفئة.
• المنتج - الاسم ضع اسم كل منتج ليتوافق مع رقم العنصر الفردي الخاص به.
• الوصف - قم بتضمين وصف موجز للمنتج للمساعدة في تذكر العنصر بوضوح.
• قائمة الأسعار - قم بتوثيق سعر كل عنصر.
• موقع المخزون - سجل المستودع أو الرفوف حيث يتم تخزين المنتج بحيث يسهل العثور عليه إذا لزم الأمر.
• الكمية في المخزون - اكتب أرقام المنتجات الموجودة حاليًا في المخزون.
• قيمة المخزون - احسب القيمة الإجمالية لكل عنصر يتم تمثيله بناءً على سعر المنتج وعدد المنتجات الموجودة في المخزون.
• إعادة ترتيب المستوى - قم بإدراج نقاط إعادة الترتيب لكل عنصر أو مستوى المخزون الذي يتطلب من الشركة إعادة الترتيب.
• التكلفة لكل عنصر - قم بتوثيق المبلغ المدفوع للمورد لكل منتج.
• المورد - سجل اسم المورد الذي يقوم بتوريد العنصر.
• تاريخ آخر إعادة ترتيب - أدخل آخر مرة تم فيها إعادة ترتيب العنصر.
• الأيام لكل إعادة ترتيب - أدخل متوسط طول الوقت بين كل إعادة ترتيب للعنصر.
• المخزون الذي سيتم استلامه - سجل عدد المنتجات التي طلبتها الشركة ولكنها لم تستلمها بعد.
• متوقف - ضع نعم أو لا في هذا العمود للتحقق مما إذا كان العنصر قد تم إيقافه أم لا.

2. علامة تبويب الطلب

الغرض من علامة التبويب هذه هو تتبع جميع أوامر الشراء للمساعدة في مراقبة سلسلة التوريد. قم بتوثيق كل عنصر من كل طلب على سطر منفصل، باستخدام هذه الأعمدة كرؤوس

• - رقم الطلب - قم بتضمين الرقم الذي قدمه البائع لتتبع أمر الشراء.
• رقم العنصر - أدخل نفس رقم العنصر الموجود في علامة تبويب المنتج.
• الفئة - قم بتوثيق الفئات لكل منتج مطلوب.
• اسم المنتج - سجل اسم المنتج.
• تاريخ الشراء - أدخل تاريخ تقديم الطلب.
• استلام المخزون - التاريخ سجل تاريخ استلام العنصر.
• البائع - اكتب اسم المورد الذي اشترت الشركة المنتج منه.
• الكمية - قم بتوثيق كمية كل منتج تم طلبه.
• التكلفة - السعر يدخل تكلفة كل عنصر.
• المبلغ - قم بتوثيق القيمة الإجمالية للمنتج المطلوب.

3. علامة تبويب المبيعات

تُستخدم علامة التبويب هذه لتتبع مبيعات الشركة. على غرار علامتي التبويب الطلب والمنتج، يجب على المستخدم إعداد جدول بهذه الأعمدة -

• رقم أمر المبيعات - أدخل الأرقام المستخدمة لتتبع كل عملية شراء.
• رقم الصنف - قم بتوثيق نفس رقم العنصر المستخدم في علامة التبويب المنتج والطلب.
• اسم المنتج - اكتب اسم العنصر.
• الكمية - قم بتوثيق عدد المنتجات التي طلبها العميل.
• تاريخ المبيعات - ضع قائمة بتاريخ البيع.
• الموعد النهائي للشحن - أدخل التاريخ الذي يجب أن يخرج فيه المنتج إلى العميل.
• تاريخ الشحن - قم بتضمين الفعلي تاريخ الشحن.
• رقم التتبع - إذا أمكن، قم بتضمين رقم التتبع من USPS أو خدمات الشحن الأخرى ذات الصلة.
• العميل - قم بتضمين اسم العميل أو رقمه للطلب.
• سعر التجزئة - ضع قائمة بالمبلغ المدفوع من قبل العميل للمنتج.
• المبلغ - قم بتوثيق المبلغ الإجمالي المدفوع للشركة مقابل العنصر من قبل العميل.

• تبسيط النصائح والحيل الأخرى - حاول عدم تضمين الكثير من المعلومات في جدول بيانات Excel لأنه يجعل من الصعب الاحتفاظ بسجل دقيق للمخزون.
• تحديث - استمر في تحديث جدول البيانات عند وصول شحنات جديدة أو طلبات عملاء لأن Excel لن يقوم بهذه المهام تلقائيًا.
• قم بتخزينه في السحابة - اسمح للمستخدمين بالوصول إلى جدول البيانات من أي مكان عن طريق تخزينه في السحابة. تأكد من السماح لمؤلفين محددين فقط بإجراء تحديثات لتجنب الارتباك والمدخلات غير الدقيقة.
• إجراء تدقيق - مراجعة بيانات المخزون بشكل متكرر للتأكد من أن كل شيء محدث ودقيق. يمكن أن يتسبب خطأ واحد في سلسلة من ردود الفعل التي تعيث فسادًا في سلسلة التوريد.
• دمج ماسح الباركود - إذا أمكن، قم بدمج ماسح الباركود مع ورقة Excel لتوفير الوقت وتحسين موثوقية البيانات.
• استخدام قالب الجرد - ابحث عبر الإنترنت لتنزيل قوالب إدارة المخزون ذات الصلة المجانية ذات الصلة بالصناعة. سيضمن ذلك تغطية جميع الفئات والعناصر الضرورية في جدول البيانات.

كيفية العثور على أفضل برامج إدارة المخزون

إذا كان استخدام جدول بيانات Excel دقيقًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً، ففكر في شراء حل برنامج المخزون. سيعمل نظام البرمجيات على تحسين دقة بيانات المخزون المدخلة وأتمتة العديد من المهام كثيفة العمالة. فيما يلي أفضل الممارسات للعثور على حل الإدارة العليا-

1. إنشاء ميزانية ضع
ما يلي في الاعتبار عند اختيار نظام برمجي-

• ابحث عن أفضل البائعين للعثور على نطاق سعري مناسب.
• قم بتقسيم فرص توفير التكاليف عن طريق التبديل إلى حل برمجي.
• ضع حدًا لمقدار استعداد الشركة للإنفاق.
• ابحث عن 5-10 أنظمة إدارة في هذا النطاق السعري المحدد.

2. البحث عن حل مرن

اختر حلاً خاصًا بالصناعة يتضمن الميزات اللازمة لتتبع بيانات المخزون بدقة. تذكر ما يلي عند اختيار نظام-

• اكتب جميع المشاكل التي تواجهها الشركة مع نظام تتبع المخزون الحالي وما يجب حله.
• اتصل بأحد بائعي البرامج المحددين لجدولة عرض توضيحي أو طلب مزيد من المعلومات.
• اسأل البائع كيف سيساعد حلهم في حل مشاكل الشركة القائمة على المخزون.
• حدد ما إذا كان برنامج البائع قادرًا على استيعاب مستودعات متعددة أو مواقع تخزين أو قنوات مبيعات مثل التجارة الإلكترونية.
• ابحث في قيود البائعين المختارين وقم بتضييق نطاق الاختيار إلى ثلاثة تلبي احتياجات الشركة على أفضل وجه.

3. اختر مستوى التخصيص لا تقدم

بعض حلول المخزون سوى عدد معين من الميزات بينما البعض الآخر قابل للتخصيص بدرجة كبيرة لاحتياجات عملائها. ضع النقاط التالية في الاعتبار-

• قم بتوثيق عدد الوحدات والميزات التي يأتي معها كل نظام إدارة مخزون محدد وما إذا كان يمكن إضافة المزيد إذا لزم الأمر.
• قم بترتيب البائعين الثلاثة المختارين الذين يوفرون أعلى مستوى من التخصيص والمرونة.
• ابحث عما إذا كان البرنامج يمكن أن يتكامل مع الهواتف المحمولة أو الأجهزة الأخرى التي تستخدمها الإدارة بشكل متكرر في العمل.

الخاتمة

فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب تذكرها حول استخدام نظام إدارة المخزون لتتبع البيانات -

• استخدم جدول بيانات Excel لتنظيم بيانات المخزون في ثلاث فئات أساسية- المنتج والأوامر والمبيعات.
• تتعقب علامة تبويب المنتج جميع منتجات الشركة الحالية والمتوقفة، إلى جانب البيانات الأخرى ذات الصلة الضرورية لإدارة المخزون بدقة.
• تراقب علامة تبويب الطلب جميع جوانب سلسلة التوريد وتضمن تلبية الطلبات على الفور.
• تدير علامة تبويب المبيعات بيانات مبيعات الشركة، بما في ذلك أرقام التتبع وتاريخ الشحن والمزيد.
• تتمثل أفضل ممارسات Excel في التبسيط والتحديث بشكل متكرر والتخزين في السحابة وإجراء تدقيق منتظم والتكامل مع ماسح الباركود واستخدام قالب مخصص.
• تجد بعض الشركات أن جدول بيانات Excel مرهق للغاية وعرضة للخطأ. إذا كان الأمر كذلك، فقد يكون من الأفضل شراء حل برنامج المخزون.
• لاختيار نظام البرنامج الصحيح، قم بإنشاء ميزانية، وابحث عن حلول قابلة للتخصيص، وابحث عن بائع يقدم الميزات الضرورية.