Como puedo rastrear el desperdicio de comida en mi restaurante?
Puede hacer un seguimiento del desperdicio de alimentos registrando los residuos a diario, clasificando los motivos (deterioro, preparacion excesiva, etc.) y utilizando tecnologias como el software de gestion de inventario para identificar patrones, supervisar el uso y ajustar las practicas de pedido o preparacion para reducir el desperdicio futuro y mejorar la rentabilidad.
La guia del propietario de un restaurante para administrar el inventario
Por que la gestion del inventario es fundamental para el exito de los restaurantes
Si alguna vez has tirado comida en mal estado, te has quedado sin ingredientes clave a mitad de turno o no estas seguro de cuanto pedir, no estas solo. Administrar el inventario es una de las partes mas complicadas de administrar un restaurante, pero tambien es una de las mas importantes.
El inventario no es solo una lista de lo que hay en el refrigerador o la despensa. Es tu dinero guardado en las estanterias. Si haces un pedido excesivo, estas desperdiciando dinero. Si haces un pedido insuficiente, corres el riesgo de que tus clientes no esten satisfechos. Y si no haces un seguimiento de lo que se esta utilizando, no puedes detectar donde se te esta escapando algo, ya sea porque se ha estropeado, se ha dividido en porciones o ha sido robado. Los
buenos habitos de inventario te ayudan a tomar decisiones mas inteligentes. Cuando sabe lo que tiene, cuanto consume y lo que realmente necesita, puede reducir el desperdicio, mejorar la calidad de los alimentos y proteger sus ganancias. No requiere herramientas costosas ni un gran equipo, solo un proceso simple y consistente.
Esta guia explica los aspectos basicos paso a paso, para que puedas empezar a crear un sistema mejor hoy mismo. Tanto si acabas de empezar a hacer inventario como si quieres mejorar las cosas, estos consejos estan disenados para facilitar tu trabajo y hacer que tu restaurante sea mas eficiente.
Sepa lo que tiene
El control de tu inventario comienza por saber exactamente lo que tienes a mano. Muchos propietarios de restaurantes posponen hacer el inventario porque les parece una tarea tediosa, pero saltarselo lleva a sorpresas que nadie quiere, como quedarse sin ingredientes clave o descubrir articulos en mal estado escondidos en la parte trasera de la nevera. La buena noticia es que una rutina regular de inventario no tiene por que llevar horas y se amortiza rapidamente, ya que reduce el desperdicio y permite controlar mejor los gastos.
Empieza de forma sencilla
Empieza por decidir con que frecuencia haras el inventario. Para la mayoria de los restaurantes, un recuento semanal funciona bien. Algunos propietarios prefieren revisar diariamente los articulos de alto costo, como carnes y mariscos, mientras que los productos secos y de papel se pueden contar con menos frecuencia. El objetivo es encontrar un ritmo que se adapte a tus operaciones sin sobrecargarlos a ti ni a tu equipo.
Mantente organizado
Crea una hoja de inventario escrita o digital en la que figuren todos los articulos que utilizas, desglosados por categoria (por ejemplo, productos agricolas, lacteos, productos secos, alimentos congelados y bebidas). Indica la ubicacion de almacenamiento de cada articulo para no perder tiempo buscando durante los recuentos. Cuenta siempre los articulos en el mismo orden, siguiendo un recorrido por la cocina o los almacenes. Esto ayuda a evitar que se pierdan articulos y mantiene los recuentos constantes a lo largo del tiempo.
Involucre a su equipo La realizacion del
inventario no deberia recaer sobre los hombros de una sola persona. Asigne la tarea a un miembro confiable del equipo o alterne la responsabilidad entre el personal de confianza. La participacion de dos personas (un contador y una grabadora) puede acelerar las cosas y reducir los errores. Tambien es una excelente manera de hacer que el personal comprenda la cantidad de producto que utiliza el restaurante, lo que puede ayudar a reducir el desperdicio.
Se preciso- a la hora de contar, no hagas conjeturas.
Si tienes cajas abiertas o envases parciales, haz una estimacion lo mas exacta posible. Por ejemplo, si una caja contiene diez bolsas y quedan cuatro, anota 4. Si un galon de aceite esta medio lleno, anote 0.5. Las pequenas imprecisiones se acumulan con el tiempo, asi que tomate unos segundos mas para ser precisos.
Utilice la tecnologia si es posible.
Las aplicaciones de gestion de inventario o incluso las hojas de calculo simples pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de lo que tiene y a detectar tendencias a lo largo del tiempo. Algunos sistemas POS de restaurantes tambien ofrecen funciones de inventario que agilizan y facilitan el proceso. Incluso con lapiz y papel, la consistencia y la precision son mas importantes que las herramientas sofisticadas. Los
controles de inventario periodicos y precisos son la base de una buena gestion de restaurantes. Le brindan los datos que necesita para tomar mejores decisiones, evitar errores costosos y mantener su cocina funcionando sin problemas.
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Establecer niveles de par
Una vez que hagas un seguimiento constante de lo que tienes en stock, el siguiente paso es establecer los niveles de par- la cantidad ideal de cada articulo que debes tener a mano. Los niveles de par sirven de guia para que no te limites a adivinar cuando es el momento de volver a hacer un pedido. Te ayudan a evitar dos problemas comunes en los restaurantes- los pedidos en exceso (lo que genera desperdicios) y la falta de existencias (que provoca la perdida de ventas y la insatisfaccion de los clientes).
Que es un nivel par? El
nivel nominal es la cantidad minima de un producto que quieres tener siempre en tu inventario. Por ejemplo, si usas alrededor de 30 cabezas de lechuga romana por semana, tu nivel nominal para la lechuga romana podria ser de 35, lo que te dara un poco de margen. Cuando tus existencias caigan por debajo de ese numero, es el momento de hacer un nuevo pedido.
Como establecer los niveles de par correctos
Comience por analizar el uso anterior. Extraiga sus datos de ventas y registros de inventario de las ultimas semanas o meses. Calcula que cantidad de cada articulo utilizas normalmente en un dia o una semana. A partir de ahi, anade un pequeno margen para los dias de mayor actividad, los retrasos en las entregas o la demanda inesperada. El objetivo es mantener las existencias sin sobrecargar las estanterias.
Por ejemplo,
si usas 10 cajas de pechugas de pollo por semana y las entregas llegan una vez a la semana, establece tu nivel normal en 11 o 12 cajas. De esta forma, tendras cobertura en caso de que se produzca un aumento en los pedidos o un retraso en la entrega.
Los niveles de par se ajustan a lo largo del tiempo no son inamovibles. Deberian cambiar con las estaciones, los cambios en el menu y el trafico de clientes. Si un plato se vuelve mas popular o una nueva oferta especial incluye ingredientes diferentes, actualiza tus niveles de par en consecuencia. Lo mismo ocurre con los periodos lentos- no es necesario tener tanto inventario si las ventas bajan.
Capacite a su equipo El
jefe de cocina o la persona que se encargue de los pedidos debe saber como utilizar los niveles de par para guiar las compras. Impide comprar por si acaso y estructura el proceso de pedido.
Establecer los niveles adecuados aporta consistencia a su cocina, le ayuda a mantener el control de los costos de los alimentos y reduce el estres que supone consumir ingredientes de ultima hora. Es una de las maneras mas sencillas de ejecutar una operacion mas predecible y rentable.
Utilice el metodo de inventario FIFO
Una de las maneras mas faciles de reducir el desperdicio de alimentos es seguir el metodo FIFO- primero en entrar, primero en salir. Es una regla simple pero poderosa que ayuda a garantizar que las existencias mas antiguas se utilicen antes que los articulos mas nuevos. Cuando se hace correctamente, el FIFO ayuda a reducir el deterioro, mantiene una alta calidad de los alimentos y le permite ahorrar dinero.
Como funciona la FIFO
Supongamos que recibes dos cajas de leche el lunes y dos mas el jueves. Sin FIFO, es posible que su personal coja primero la caja mas nueva y la mas vieja se quede en la parte trasera del refrigerador, donde se olvida hasta que se estropea. FIFO soluciona este problema rotando el inventario para que siempre se usen primero las existencias mas antiguas.
Como implementar el FIFO en su cocina
Comience con el etiquetado. Cada articulo que llegue a su cocina, ya sea una caja de productos, una tina de salsa o una bolsa de harina, debe estar etiquetado con la fecha de entrega. Acostumbrate a hacerlo con cada pedido que recibas.
Luego, capacite al personal para que guarde los articulos nuevos detras de los antiguos. En todos los refrigeradores, congeladores y estantes de almacenamiento en seco, los productos mas viejos siempre deben colocarse hacia el frente para agarrarlos primero. Esto solo lleva unos segundos mas durante la reposicion, pero con el tiempo marca una gran diferencia.
Organice su almacenamiento
Mantener sus areas de almacenamiento ordenadas y consistentes ayuda a facilitar el FIFO. Agrupe articulos similares, evite sobrecargar los estantes y asegurese de que los ingredientes que usa con frecuencia sean faciles de alcanzar y ver. Los contenedores transparentes, los estantes etiquetados y los disenos uniformes favorecen una mejor rotacion.
Por que el FIFO es importante para sus resultados El desperdicio de
alimentos es caro. Si constantemente tira productos en mal estado o productos lacteos caducados, esos costos se acumulan rapidamente. FIFO reduce ese desperdicio y le ayuda a aprovechar al maximo cada pedido. Tambien ayuda a mantener la seguridad y la calidad de los alimentos, que son fundamentales para la experiencia del cliente. El
FIFO es facil de entender y no requiere herramientas especiales, pero si requiere coherencia. Conviertelo en una parte estandar de tu proceso de inventario y empezaras a tener menos perdidas y a tener operaciones en la cocina mas fluidas.
Supervise el uso del inventario
Incluso si haces un inventario con regularidad y sigues la FIFO, hay otro nivel importante al que debes prestar atencion- el uso del inventario. Aqui es donde comparas la cantidad de producto que deberias usar (en funcion de las ventas) con la cantidad que realmente se esta usando. Cuando los numeros no coinciden, se denomina variacion de inventario y es una senal de que algo no va bien.
Por que es importante la varianza
La varianza puede indicar una serie de problemas- la distribucion excesiva, las ventas subestimadas, el robo, el deterioro o simplemente los errores en el recuento. Si no se controlan, incluso las variaciones mas pequenas pueden sumar miles de dolares en perdidas de alimentos e ingresos con el tiempo. Por eso es importante comprobar periodicamente si hay diferencias entre el uso esperado y el uso real.
Como hacer un seguimiento del consumo
Empieza por registrar tu inventario inicial al principio de la semana. Luego, haz un seguimiento de todas las compras y entregas. Al final de la semana, cuenta lo que queda. Resta el inventario final del inventario inicial, agrega cualquier compra y veras que cantidad de cada articulo se uso. Luego comparelo con lo que su sistema POS dice que se vendio.
Por ejemplo,
si vendiste 100 sandwiches de pollo y cada uno uso 5 onzas de pollo, deberias haber usado alrededor de 500 oz (o 31.25 libras). Si en realidad consumiste 40 libras, hay una diferencia y querras averiguar por que.
Deteccion temprana de patrones
No espere a que haya una brecha enorme para actuar. Incluso las pequenas variaciones, como usar un poco mas de queso por pizza o no anadir un refresco, pueden provocar perdidas a largo plazo. Hacer un seguimiento semanal del consumo le ayuda a detectar los problemas a tiempo y a realizar pequenos cambios que protegen sus margenes.
Entrena y comunicate
Una vez que encuentres diferencias, contacta con tu equipo de cocina. La mayoria de las veces, no se trata de robo, sino de incoherencia o falta de conciencia. Una reunion rapida para hablar sobre el tamano de las porciones, los registros de residuos o la precision del conteo puede ser de gran ayuda.
Al monitorear de cerca el uso del inventario, puede anticiparse a los problemas y mantener sus costos bajo control. No se trata de culpar, sino de proteger su empresa de perdidas evitables.
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Crea un cronograma de inventario
Para administrar bien el inventario, la coherencia es clave, y eso comienza con un cronograma solido. Un cronograma de inventario le ayuda a mantenerse al tanto de sus niveles de existencias, evitar sorpresas y evitar problemas de ultima hora para pedir los ingredientes que faltan. Sin embargo, no todos los restaurantes necesitan el mismo horario. Lo que funciona para una hamburgueseria de gran volumen puede no funcionar para un pequeno bistro. La mejor rutina de inventario es la que se ajusta al ritmo y los recursos de tu restaurante.
Elige la frecuencia correcta-
hay tres tipos de inventario comunes- diario, semanal y mensual.
-Los recuentos diarios son mejores para los articulos de alto costo o de rapido movimiento, como carnes, mariscos o productos lacteos.
-El inventario semanal es bueno para rastrear niveles de existencias mas amplios y ajustar los niveles nominales.
-El inventario mensual suele utilizarse para la elaboracion de informes financieros, ya que le ayuda a calcular el costo de los alimentos y a detectar tendencias.
La mayoria de los restaurantes se benefician de una combinacion de estas opciones. Por ejemplo, puedes contar las proteinas y el alcohol que consumes todos los dias, hacer un inventario completo de los alimentos una vez por semana y un inventario completo de todas las categorias al final del mes.
Se coherente con los horarios- el
inventario siempre debe hacerse a la misma hora del dia, idealmente durante las horas con poco trabajo o antes de abrir. Hacerlo durante los periodos de mayor actividad genera distracciones y errores. Ademas, procura hacer el mismo dia de la semana (por ejemplo, todos los domingos por la noche o los lunes por la manana) para poder incorporarlo a tu rutina.
Asigne funciones con claridad
No deje que el inventario sea una idea de ultimo momento o una tarea que se deje en manos de quien tenga tiempo. Asigna a una persona principal para que dirija el proceso (normalmente un jefe de cocina o un jefe de turno) y considera la posibilidad de contratar a una segunda persona para que te ayude o verifique los recuentos. La participacion de las mismas personas ayuda a reducir los errores y a mejorar la rendicion de cuentas.
Usa plantillas y herramientas
Ya sea que utilices lapiz y papel, hojas de calculo o software, usa un formato uniforme. Una hoja de inventario bien organizada ahorra tiempo y garantiza que no se pierda ningun articulo. Incluye los nombres de los articulos, las unidades (cajas, libras, botellas) y las ubicaciones para un conteo mas rapido.
Un buen cronograma de inventario no consiste solo en hacer un seguimiento de los alimentos, sino tambien en crear habitos. Con una rutina confiable, el inventario es mas facil de administrar y tus decisiones se basan mas en los datos y son menos reactivas.
Haga su pedido de manera
Una de las formas mas comunes en que los restaurantes pierden dinero es al pedir demasiado inventario (o muy poco). Cuando no alineas tus pedidos con la demanda real, terminas con ingredientes estropeados, productos faltantes en el menu o sin dinero en efectivo en existencias que no necesitas. Hacer pedidos de forma mas inteligente no consiste en hacer conjeturas, sino en utilizar los datos de ventas e inventario para tomar mejores decisiones.
Comience con sus tendencias de ventas.
Observe lo que ha vendido durante la ultima semana o mes. Que platos se mueven rapidamente? Hay algun vendedor lento para el que sigas pidiendo ingredientes? Su sistema POS puede proporcionarle informacion valiosa sobre que articulos vale la pena reabastecer y cuales deben reducirse o retirarse de futuros pedidos.
Haga coincidir los pedidos con el uso, no con suposiciones
Es facil caer en el habito de hacer un pedido por si acaso. Pero eso a menudo conduce a un exceso de existencias y al despilfarro. En su lugar, compare sus niveles actuales de existencias y tasas de uso con sus niveles nominales. Si consumiste 15 libras de pollo la semana pasada y aun te quedan 5 libras, es probable que solo necesites pedir 10, no 20.
Tenga en cuenta la estacionalidad y los eventos Los
pedidos tambien deben reflejar lo que esta por venir. Es un fin de semana festivo? Espere mayores ventas. Su area esta entrando en la temporada baja? Reduzca la escala. Estar al tanto del clima, los eventos locales o los horarios escolares puede ayudarte a predecir cuando necesitaras mas (o menos) inventario.
Revisa y ajusta con regularidad
Hacer un pedido no es configurarlo y olvidarlo. Revisa tu historial de pedidos con regularidad para detectar patrones o errores. Tal vez hayas pedido demasiados articulos perecederos que no se venden, o tal vez tu proceso de preparacion esta generando mas residuos de los que pensabas. Los pequenos ajustes a lo largo del tiempo pueden generar grandes ahorros.
Trabaje con los proveedores, no contra ellos
Construya una relacion con sus proveedores. Muchos estan dispuestos a ayudarte a ajustar el tamano de los pedidos o a sugerirte mejores dias de entrega para reducir el deterioro. Una conversacion rapida puede llevar a tomar decisiones de compra mas inteligentes y a reducir el despilfarro.
Hacer pedidos de forma mas inteligente no significa pedir menos, sino pedir mejor. Al alinear las compras con la demanda real, liberas efectivo, reduces el desperdicio y te aseguras de que tu cocina siempre tenga lo que necesita para triunfar.
Haga de la gestion del inventario un habito constante
Gestionar el inventario como un profesional no se trata de ser perfecto, sino de ser coherente. Cuanto mas regularmente hagas un seguimiento de lo que entra y sale de tu cocina, mas facil sera detectar los residuos, ahorrar dinero y mantener tu restaurante funcionando sin problemas.
La gestion del inventario no es algo que se arregle una vez y se olvide. Es un habito. Es parte del ritmo diario y semanal de un restaurante bien gestionado. Cuando te tomas el tiempo para establecer niveles de rentabilidad, seguir la FIFO, controlar el consumo y alinear tus pedidos con la demanda real, preparas tu negocio para tener un mejor control y unos margenes de beneficio mas solidos.
Y no necesitas herramientas sofisticadas para empezar. Una hoja de calculo simple, una lista de verificacion impresa o una hoja de inventario basica pueden funcionar si se usan de manera consistente. La clave es cenirse al sistema, involucrar a tu equipo y hacer pequenas mejoras a medida que avanzas.
Y lo que es mas importante, no trate el inventario como una simple tarea interna. Afecta directamente a los precios del menu, a la planificacion laboral, a la calidad de los alimentos y a los resultados finales. Cuando lo administra bien, no solo reduce el desperdicio, sino que tambien toma decisiones mas inteligentes que benefician a toda su operacion.
Asi que de un paso hoy mismo. Fija un horario. Etiquete sus existencias. Comience con algo pequeno y mantengase constante. Con el tiempo, estas pequenas acciones te ayudaran a tomar el control, reducir el estres y hacer que tu restaurante sea mas eficiente y rentable.
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Verificación de inventario
Como hacer un control de inventario en tu restaurante
Gestión sencilla del inventario
Gestion sencilla del inventario para bares
Recuento de inventario
Lista de verificacion del recuento de inventario para bares
Seguimiento del inventario
Principales errores que cometen los propietarios de restaurantes al rastrear el inventario
Preguntas frecuentes
Que son los niveles de par y como los configuro?
Los niveles de par son la cantidad minima de cada articulo que debes tener a mano. Usa los datos de uso anteriores mas un pequeno bufer para configurarlos.
Que causa la variacion del inventario?
La diferencia puede deberse a la division excesiva de porciones, al deterioro, al robo o a errores en el conteo. La supervision regular ayuda a detectar y solucionar estos problemas a tiempo.
Que debo incluir en mi hoja de inventario?
Incluye los nombres de los articulos, las unidades de medida, las ubicaciones de almacenamiento, los niveles de par y el espacio para registrar los recuentos y el uso.
Cual es la mejor manera de capacitar al personal en las practicas de inventario?
Mantenlo simple. Usa listas de verificacion, guialos a lo largo del proceso, explica por que es importante y refuerza la precision por encima de la velocidad.
