Con que frecuencia debe un restaurante hacer un seguimiento del inventario?
Los restaurantes deben realizar un seguimiento del inventario al menos una vez a la semana, pero los articulos de gran volumen pueden requerir controles diarios. El seguimiento frecuente ayuda a evitar el desabastecimiento, reducir el desperdicio y mantener un control preciso de los costos de los alimentos, lo que conduce a una mejor toma de decisiones y a operaciones mas rentables.
Principales errores que cometen los propietarios de restaurantes al rastrear el inventario
Vision general
Hacer un seguimiento del inventario de su restaurante puede no ser la parte mas emocionante del trabajo, pero es una de las mas importantes. Si no lo haces de la manera correcta, o no lo haces con la frecuencia suficiente, podrias estar perdiendo dinero sin darte cuenta. Cuando el inventario no se rastrea correctamente, pueden ocurrir cosas como el desperdicio de alimentos, el agotamiento de los ingredientes clave, los pedidos excesivos o incluso el robo inadvertido.
Muchos propietarios de restaurantes cometen pequenos errores con el inventario que, con el tiempo, se convierten en problemas mayores. Es posible que el proceso no este claro, que tu equipo no este bien formado o que simplemente estes demasiado ocupado como para dedicarte a ello con regularidad. Sea cual sea el motivo, la buena noticia es que estos errores se pueden corregir.
Este articulo te explicara los errores mas comunes en el seguimiento del inventario y te mostrara como evitarlos. El objetivo es hacerte la vida mas facil, ayudarte a ahorrar dinero y tener mas control sobre lo que sucede en tu cocina. Con unos pocos cambios pequenos, puedes controlar tu inventario y mantener tu restaurante funcionando sin problemas.
Error 1- No tener un proceso de inventario estandar
Uno de los mayores errores que cometen los propietarios de restaurantes es no tener un proceso claro y paso a paso para rastrear el inventario. Cuando todos los miembros de tu equipo lo hacen de manera diferente, o cuando lo hacen sobre la marcha, es casi imposible mantener los numeros precisos. Esto genera confusion, malas decisiones sobre los pedidos y desperdicia alimentos o suministros.
Por ejemplo, un empleado puede contar los articulos por cajas mientras que otro los cuenta por partes. O alguien podria dejar de revisar ciertas areas de almacenamiento porque tiene prisa. Sin una forma estandar de hacer las cosas, los errores se acumulan rapidamente y no se puede confiar en los datos.
La solucion? Crea un proceso simple y coherente que todos los miembros de tu equipo puedan seguir. Empieza por decidir con que frecuencia haras el inventario (diario, semanal o mensual, segun tus necesidades), quien es el responsable del inventario y que areas deben contabilizarse. Usa siempre la misma hoja de inventario y asegurate de que incluya todos los ingredientes, articulos de papel e incluso articulos como productos de limpieza.
No tiene que ser lujoso. Una lista de verificacion clara y un poco de capacitacion basica pueden ser de gran ayuda. Una vez que tu equipo adquiera el habito de seguir el mismo proceso cada vez, el inventario sera mas facil de administrar y sera mucho mas util a la hora de tomar decisiones empresariales inteligentes.
¡Transforme las operaciones de su restaurante ahora!
¡Seguimiento de inventario sin esfuerzo con Altametrics!
Error 2- rastrear el inventario con muy poca frecuencia
Otro error comun que cometen los propietarios de restaurantes es no rastrear el inventario con la suficiente frecuencia. Es facil posponerlo, especialmente cuando las cosas estan ocupadas. Sin embargo, si esperas demasiado tiempo entre los recuentos de inventario, es mas probable que te encuentres con problemas como una escasez inesperada, un deterioro inadvertido o un gasto excesivo en articulos que en realidad no necesitabas.
El seguimiento del inventario no consiste solo en saber lo que tienes, sino tambien en detectar los problemas antes de que se nos vayan de las manos. Si solo compruebas las existencias una vez al mes, es muy probable que los alimentos se estropeen, que falten articulos o que los pedidos se hagan basandose en conjeturas en lugar de en hechos.
Entonces, con que frecuencia debes hacer un seguimiento del inventario? Depende del tamano y el ritmo de tu restaurante. En el caso de los establecimientos con un gran volumen de tiendas, puede resultar util hacer un recuento completo del inventario semanalmente o incluso varias veces a la semana. Para operaciones mas lentas, una vez a la semana puede ser suficiente. Es posible que algunos productos, como los productos frescos o las carnes, incluso deban revisarse a diario.
La clave es encontrar una rutina que funcione para usted y seguirla. Establezca un cronograma y tratelo como cualquier otra tarea que deba realizarse. Cuando haces un seguimiento regular del inventario, obtienes mejores datos, detectas los problemas de forma temprana y tomas decisiones mas inteligentes a la hora de pedir y administrar los costos de los alimentos.
Error 3- No capacitar adecuadamente al personal
Muchos propietarios de restaurantes asumen que el seguimiento del inventario es sencillo, por lo que delegan la tarea a quien este disponible sin mucha orientacion. Sin embargo, sin las instrucciones adecuadas, es probable que se cometan errores- se pierden articulos, las unidades se mezclan y los numeros no coinciden con lo que realmente hay disponible. Con el tiempo, esto lleva a informes inexactos y a errores costosos.
El inventario no consiste solo en contar lo que hay en la nevera. Requiere saber donde buscar, como medir y como registrar todo de la manera correcta. Si no hay coherencia en todo el equipo, el proceso se vuelve complicado y poco fiable.
Por eso, la formacion de los empleados es tan importante en lo que respecta al inventario. Todos los involucrados en el proceso deben saber exactamente como hacerlo- desde que articulos contar, hasta que unidades usar y con que frecuencia hacerlo. Incluso algo tan simple como contar incorrectamente una caja de tomates puede reducir los costos de los alimentos.
Hazlo mas facil creando una guia o tutorial de capacitacion rapida. Repasa el proceso paso a paso y deja tiempo para las preguntas. Muestre al personal como usar sus hojas de inventario o software y explique por que es importante la precision.
Cuando su equipo esta capacitado y tiene confianza, todo el proceso se desarrolla sin problemas. Obtendra mejores numeros, tomara decisiones mas inteligentes sobre los pedidos y reducira el desperdicio en general.
Error 4- ignorar la coherencia de las unidades
Un error que pasa desapercibido en muchos restaurantes es el uso inconsistente de las unidades de medida durante el seguimiento del inventario. Esto ocurre cuando diferentes miembros del equipo cuentan los articulos de diferentes maneras- uno puede registrar un producto por caja, otro por libra y otro por unidades individuales. Cuando llega el momento de revisar los datos, nada coincide y resulta casi imposible obtener una lectura precisa de lo que realmente tienes en stock.
Esta falta de coherencia crea confusion no solo durante los recuentos del inventario, sino tambien a la hora de pedir suministros, calcular los costos de los alimentos y revisar los informes. Es un pequeno detalle que puede arruinar toda la operacion si no se controla.
La solucion es sencilla pero importante- estandarizar las unidades que se utilizan para cada articulo. Decide si algo siempre se contara por caja, libra, galon o pieza, y asegurate de que todos sigan ese formato. Escribelo claramente en tu hoja de inventario o en tu sistema de seguimiento para que no tengas que hacer conjeturas.
Tambien es una buena idea revisar tu lista de inventario de vez en cuando y asegurarte de que las unidades siguen siendo precisas y relevantes. A medida que los proveedores cambien o los productos vengan en tamanos diferentes, es posible que tengas que ajustar tus opciones de unidades.
Mantener la uniformidad de tus unidades te ayuda a evitar errores costosos y hace que el inventario sea mucho mas facil de administrar. Tambien mejora la precision de los pedidos, los informes y el control de los costos, todo lo cual afecta directamente a sus resultados finales.
Mejore las operaciones de su restaurante
¡Soluciones de inventario rápidas con Altametrics!
Error 5- omitir categorias o ubicaciones clave
Al hacer un seguimiento del inventario, es facil centrarse en los ingredientes principales y pasar por alto otras areas importantes. Tal vez siempre tengas en cuenta el frigorifico a ras de suelo, pero te olvidas del almacenamiento en seco. O tal vez llevas un registro de los alimentos pero te saltas los articulos de papel, los productos de limpieza o el inventario de los bares. Estas brechas pueden provocar recuentos inexactos, escaseces inesperadas y costos inflados.
Cada articulo que utilices en tu restaurante, ya sea una caja de pollo o un rollo de toallas de papel, afecta a tus resultados. Si solo estas rastreando una parte de tu inventario, solo ves una parte de la imagen. Esto significa que podrias estar haciendo pedidos excesivos de los articulos que ya tienes o quedarte sin articulos que creias que estaban en stock.
Para solucionar este problema, comienza por hacer una lista completa de todas las areas de tu restaurante donde se almacena el inventario. Esto podria incluir tiendas sin cita previa, congeladores, almacenes en seco, estaciones de preparacion, detras de la barra e incluso armarios de limpieza. Luego, haga una lista de todos los tipos de articulos que deben rastrearse en cada area.
Utilice una hoja de inventario maestra que incluya todas estas categorias y ubicaciones para que no se pierda nada. No tiene por que ser complicado, solo claro y completo. Asegurate de que tu equipo sepa que es responsable de revisar todos los articulos de la lista, no solo los que son de facil acceso.
Cubrir todas tus bases durante los recuentos de inventario te ayuda a evitar sorpresas, mejora la precision de los pedidos y te permite gestionar mejor las necesidades diarias de tu restaurante.
Error 6- no aprovechar las herramientas digitales
Confiar unicamente en lapiz y papel o en hojas de calculo basicas puede parecer la forma mas sencilla de realizar un seguimiento del inventario, pero con el tiempo puede dificultar las cosas. El seguimiento manual deja mas margen para el error humano- los totales no siempre suman, la escritura a mano se lee mal y las hojas se pierden o se tiran a la basura. Ademas, lleva mucho mas tiempo, especialmente cuando tienes un menu grande o varias areas de almacenamiento.
Si tu proceso de inventario te parece una tarea ardua, puede que sea el momento de buscar opciones digitales. El uso de un software de inventario puede ayudar a agilizar todo el proceso, haciendolo mas rapido, preciso y facil de administrar. La mayoria de las opciones de software le permiten rastrear los articulos por categoria, establecer estandares unitarios e incluso marcar los articulos que se estan agotando.
Con las herramientas digitales, su equipo puede registrar los recuentos de inventario con una tableta o un telefono inteligente, directamente desde el almacen o sin cita previa. Muchos sistemas tambien almacenan datos historicos para que puedas analizar los recuentos anteriores, detectar tendencias y tomar decisiones de pedido mas inteligentes.
No necesita invertir en nada demasiado complejo o caro. Incluso el software de inventario basico puede marcar una gran diferencia a la hora de ahorrar tiempo y reducir los errores.
Si sigues haciendo un seguimiento manual del inventario, cambiarte a un sistema digital puede parecer un gran cambio, pero una vez configurado, puede eliminar mucho estres del proceso y permitirte controlar mejor los suministros de tu restaurante.
Convierte los errores de inventario en habitos inteligentes
Hacer un inventario no consiste solo en contar lo que hay en las estanterias, sino en utilizar esa informacion para mejorar el funcionamiento de su restaurante. Uno de los errores mas comunes que cometen los propietarios es hacer un seguimiento del inventario, pero nunca revisar ni utilizar los datos para tomar decisiones. Sin tener en cuenta las cifras, se pierden valiosas oportunidades para reducir el desperdicio, reducir los costos de los alimentos y mantener la cocina funcionando de manera mas eficiente.
Por ejemplo, si tira constantemente productos en mal estado, sus datos pueden mostrar que esta pidiendo mas de lo que necesita. O si algunos articulos se agotan demasiado rapido, puede significar que tus niveles de par son demasiado bajos. Pero solo puedes detectar estos patrones si te tomas el tiempo de revisar tus registros de inventario con regularidad.
Empieza de forma sencilla- despues de cada recuento de inventario, busca los articulos que tengan un exceso constante de existencias o que siempre se esten agotando. Compara lo que has usado con lo que has vendido. Esto te ayudara a ajustar tus habitos de compra y a reducir los gastos innecesarios.
Ademas, usa los datos para comunicarte con tu personal de cocina y de recepcion. Si hay una gran diferencia entre lo que se pide y lo que se usa, podria indicar un problema de capacitacion, un problema de control de las porciones o incluso un posible robo.
El seguimiento del inventario es mas que una lista de verificacion- es una herramienta poderosa para administrar un restaurante mejor. Cuando realmente utilizas los datos que recopilas, tomas decisiones mas inteligentes e informadas que conducen a mejores resultados.
Obtenga valoraciones de inventario precisas
Administre su fuerza laboral con Altametrics
Contenido de lectura obligada
Verificación de inventario
Como hacer un control de inventario en tu restaurante
Gestión sencilla del inventario
Gestion sencilla del inventario para bares
Guía para administrar el inventario
La guia del propietario de un restaurante para administrar el inventario
Recuento de inventario
Lista de verificacion del recuento de inventario para bares
Preguntas frecuentes
Que es FIFO y por que es importante en la gestion del inventario?
FIFO significa primero en entrar, primero en salir- utilice las existencias mas antiguas antes que las mas nuevas para reducir el deterioro y el desperdicio.
Que debo incluir en mi lista de seguimiento de inventario?
Incluye todos los alimentos, bebidas, articulos de papel, productos de limpieza y cualquier otra cosa que tu restaurante use con regularidad.
Que unidades debo usar para rastrear el inventario?
Elige una unidad uniforme por articulo (por ejemplo, libras, cajas, galones) y mantenla en todos los recuentos de inventario.
Cual es la diferencia entre el inventario perpetuo y el periodico?
Actualizaciones de inventario perpetuas en tiempo real (a menudo con software). El inventario periodico se realiza manualmente a intervalos establecidos.
