Que debe incluirse en una lista de inventario de bares?
La lista del inventario de un bar debe incluir todos los licores, cervezas, vinos, mezclas, guarniciones y bebidas sin alcohol. Debe registrar los nombres de los articulos, las cantidades (totales y parciales), los tamanos de las unidades y el costo por unidad para garantizar una valoracion precisa y respaldar los procesos de contabilidad.
Gestion sencilla del inventario para bares
El papel del inventario en la rentabilidad y la contabilidad
Si diriges un restaurante con bar, llevar un registro del licor, la cerveza y el vino puede parecer una tarea ardua. Sin embargo, hacer un inventario regular de los bares es una de las cosas mas importantes que puede hacer para mantenerse al tanto de sus numeros. Te ayuda a saber exactamente lo que tienes en stock, cuanto has usado y cuanto vale todo. Sin el, es facil perder el rastro de las botellas, comprar articulos en exceso o pasar por alto las senales de desperdicio o robo.
El inventario de los bares tambien es clave en lo que respecta a la contabilidad. Para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS), necesitas conocer el valor de tu inventario al principio y al final del periodo. Si los numeros son incorrectos, sus informes financieros tambien lo estaran. Eso puede afectar sus precios, su planificacion e incluso sus ganancias.
La buena noticia es que no es necesario ser un experto ni comprar un software sofisticado para empezar. Con unas cuantas herramientas basicas y una rutina sencilla, puedes hacer el inventario de los bares de forma rapida y precisa. Esta guia te guiara paso a paso de forma clara y sencilla, para que puedas tomar el control de tu bar sin ningun tipo de estres.
Comprenda los conceptos basicos
Antes de poder gestionar tu inventario de bares, es importante que sepas exactamente lo que debes incluir. El inventario del bar no consiste solo en botellas de licor, sino que incluye todos los productos que se utilizan para preparar una bebida y atender a los clientes. Esto significa llevar un registro de los articulos con y sin alcohol, tanto abiertos como sin abrir, para que siempre tengas una idea completa de lo que tienes a mano.
Empieza con los productos principales- licor, cerveza y vino. Estos son los productos mas obvios y de mayor costo en un bar, por lo que deben contarse cuidadosamente. En el caso del licor, esto incluye todos los licores como el vodka, la ginebra, el ron, el whisky, el tequila y los licores. La cerveza incluye botellas, latas y barriles. El vino debe contarse por la botella y, si esta abierto, por la cantidad que queda.
Luego, incluya batidoras como gaseosas, jugos, jarabes y amargos. Si bien estos articulos pueden costar menos, se utilizan con regularidad y pueden afectar al seguimiento de los pedidos y del consumo. Tambien se deben incluir guarniciones como limones, limas, aceitunas y cerezas; pueden parecer pequenas, pero se acumulan con el tiempo.
Tambien querras incluir los productos sin alcohol que utilices en el bar, como agua tonica, agua carbonatada y cervezas o vinos sin alcohol. Si se usa en una bebida, se debe contar.
Asegurate de anotar la cantidad, el tamano (por ejemplo, 750 ml o un litro) y si se trata de una unidad total o parcial. Esta informacion te ayuda a calcular el valor de lo que tienes, lo cual es clave para generar informes precisos. Tener una lista completa por adelantado facilitara mucho el resto del proceso de inventario.
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Establece una rutina
Una de las partes mas importantes de la gestion del inventario de un bar es establecer una rutina regular. Si no es coherente, sus numeros siempre seran erroneos y no podra confiar en los datos a la hora de analizar los costos o realizar nuevos pedidos. La buena noticia es que no es necesario hacer un inventario todos los dias, solo con la frecuencia suficiente para detectar los problemas a tiempo y mantenerse al dia.
Para la mayoria de los bares, hacer el inventario una vez a la semana funciona bien. Esto te da un ritmo constante y te permite detectar tendencias rapidamente, por ejemplo, si una botella determinada se esta consumiendo demasiado rapido o no se esta consumiendo en absoluto. Es posible que algunos restaurantes con bares mas pequenos solo necesiten hacer el recuento cada dos semanas, mientras que los bares con mucho volumen tal vez prefieran hacer el registro entre semana ademas del recuento semanal.
Tambien es importante elegir la hora correcta del dia. Por lo general, lo mejor es hacer el inventario temprano por la manana antes de que el bar abra o tarde por la noche despues del cierre. De esa forma, no tendras que lidiar con interrupciones ni con que los articulos se muevan de un lado a otro durante el servicio. Intenta contar el inventario a la misma hora y el mismo dia cada semana para que tus comparaciones sean coherentes.
Evita hacer un inventario inmediatamente despues de recibir una entrega. Esto puede hacer que tus numeros parezcan exagerados y mas dificiles de comparar. En su lugar, haz un inventario antes de que lleguen nuevas existencias o despues de que esten claramente archivadas y etiquetadas.
Al convertir el inventario en un habito habitual, y no en un lio ocasional, ahorraras tiempo, detectaras los problemas mas rapido y crearas una base solida para una mejor gestion de los bares.
Prepare sus herramientas
Para que el inventario de bares sea mas facil y preciso, es util reunir algunas herramientas sencillas antes de empezar. No necesita nada caro ni de alta tecnologia, solo los suministros adecuados para mantenerse organizado y ahorrar tiempo durante el proceso.
Empieza con un portapapeles y una hoja de inventario impresa o una hoja de calculo digital en una tableta o telefono. La hoja debe incluir todos los articulos que planeas contar, junto con columnas para la cantidad, el tamano de la botella y cualquier anotacion. Mantener la lista uniforme cada vez que hagas un inventario ayuda a reducir los errores y acelera las cosas.
Una bascula es util para pesar las botellas de licor abiertas para que puedas contar con mayor precision cuanto queda. Algunas barras tambien usan varillas de medir o comparan las botellas abiertas con una guia visual que muestra cuanto queda en los diferentes niveles de llenado. En
el caso de los bares con mucho stock, un escaner de codigos de barras (incluso la version de una aplicacion para telefonos) puede ayudar a identificar rapidamente los productos y reducir los errores de escritura. Asegurese de que cada botella o caja este etiquetada y guardada en un lugar uniforme; asi sera mas facil ir estanteria por estanteria sin tener que volver atras.
Una lista de verificacion diaria para el personal del bar tambien puede ayudar a que todo funcione sin problemas entre los recuentos completos del inventario. Esto puede incluir tareas como comprobar los niveles de existencias antes del servicio, reabastecer el pozo y mantener los articulos en el lugar correcto.
Al tener listas las herramientas adecuadas, te preparas para un proceso de inventario mas rapido y fluido. Tambien ayuda a garantizar que sus numeros sean lo mas precisos posible, lo que permite tomar mejores decisiones en lo que respecta a los pedidos, los precios y la contabilidad.
Empieza a contar
Una vez que tengas tus herramientas listas, es el momento de contar el inventario de tu barra. Esta parte no tiene por que ser estresante- si sigues un proceso claro y paso a paso, puedes hacerlo sin problemas y rapidamente.
Empieza por organizar el area de tu bar. Asegurate de que todo este en su lugar correcto- botellas de licor en el estante, cerveza en la nevera, batidoras juntas. Cuando los articulos estan ordenados y colocados de manera uniforme, es mas facil moverlos de una seccion a otra sin perder nada.
A continuacion, comienza a contar de un extremo a otro de la barra. Ve en orden- del estante superior al inferior, de izquierda a derecha, para que no se salte nada. Para botellas llenas, simplemente cuenta cuantas tienes y anota el tamano (por ejemplo, 750 ml, 1 litro). En el caso de las botellas abiertas, tendras que estimar o medir la cantidad que queda. Puedes hacerlo por peso (con una bascula), con una varilla metrica o observando el liquido restante con una guia (por ejemplo, 3/4 de su capacidad, medio llena, etc.).
Pasa al enfriador de cerveza y al almacen de vinos, contando cada botella o barril. No olvides incluir bebidas enlatadas, batidoras y guarniciones si las usas con regularidad. Si su bar usa productos en caja o en bolsas, como jugos o jarabes, asegurese de que tambien se cuenten.
Asegurate de comprobarlo sobre la marcha- los pequenos errores pueden provocar grandes variaciones en el inventario. Usa tu hoja de inventario o de calculo para registrar cada articulo sobre la marcha.
Una vez que hayas terminado, revisa tus recuentos para asegurarte de que todo este completo. Esta lista de inventario completa sera la base para calcular el valor y hacer un seguimiento de las tendencias de uso.
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Calcular valor
Despues de contar todo lo que hay detras de la barra, el siguiente paso es averiguar cuanto vale tu inventario. Esta parte es especialmente importante para los informes contables y financieros porque le ayuda a realizar un seguimiento del costo de los bienes vendidos (COGS). Conocer el valor de tu inventario tambien hace que sea mas facil detectar las areas en las que estas perdiendo dinero, como el exceso de inventario, el desperdicio o el robo.
Para empezar, toma cada articulo de tu lista de inventario y asignale un coste unitario. Este debe ser el importe que pagaste por ese articulo, no el precio por el que lo vendiste. Por ejemplo, si pagaste 15 dolares por una botella de vodka, ese es el numero que utilizaras en tus calculos. Multiplica la cantidad que has contado (incluidas las botellas parciales) por el coste unitario para obtener el valor total de ese articulo.
Si estimas las botellas abiertas, calcula el valor restante en funcion de que tan llena este la botella. Por ejemplo, una botella medio llena de 20 dolares tendria un valor de 10 dolares.
Una vez que hayas hecho esto para cada articulo, suma todo. El total te indica el valor del inventario disponible, es decir, el numero que utilizaras para compararlo con tus recuentos y ventas anteriores. Con el tiempo, esto te permite calcular tu COGS y controlar la eficiencia del funcionamiento de tu bar.
Al aprovechar los datos de las comprobaciones periodicas del inventario, puede comprender mejor que es lo que impulsa sus costos y tomar decisiones mas inteligentes a la hora de pedir suministros o fijar los precios de las bebidas. Es un proceso sencillo, pero ofrece una vision poderosa de la situacion financiera de tu bar.
Detecte los problemas a tiempo
Hacer un inventario no se trata solo de contar las botellas, sino de lo que revelan los numeros. Si lo haces de forma coherente, los datos del inventario de tu bar pueden ayudarte a detectar los problemas a tiempo, antes de que se conviertan en problemas mayores que mermen tus ganancias.
Una de las cosas mas importantes que te puede mostrar el inventario es la reduccion. Esta es la diferencia entre lo que deberias tener a mano en funcion de las ventas y compras y lo que realmente hay en tu bar. El encogimiento puede deberse a que se vierten en exceso, a botellas rotas, a bebidas gratis que no se registraron o incluso a robos. Si tu consumo parece demasiado alto para la cantidad de bebidas vendidas, es una senal de alerta que requiere atencion.
El inventario tambien ayuda a controlar los costos. Si cuentas tus existencias con regularidad y las comparas con lo que se vende, puedes identificar tendencias, por ejemplo, que productos se venden demasiado rapido o demasiado lento. Tal vez se este desperdiciando una botella determinada o que un articulo que se pide con poca frecuencia se siga reabasteciendo. Esta informacion le ayuda a ajustar sus pedidos y reducir el desperdicio.
El seguimiento de las botellas parciales es otra forma de tener una idea clara de su uso real. Si las botellas abiertas no se registran de manera uniforme o parecen estar mas vacias de lo esperado, puedes solucionarlo con tu personal capacitandolo o controlando mejor las porciones. Si te
mantienes al tanto de los datos de tu inventario, puedes establecer puntos de referencia sobre lo que es normal y, luego, detectar rapidamente cuando algo no va bien. Este tipo de conocimiento lo coloca en una mejor posicion para realizar cambios que protejan sus margenes y mejoren el funcionamiento de su bar.
Mantenlo simple
Cuando se trata del inventario de bares, la clave del exito a largo plazo es mantener las cosas simples y consistentes. No es necesario que compliques demasiado el proceso con sistemas complicados o un software caro; lo que mas importa es crear un metodo que funcione para ti y para tu equipo, y cenirte a el.
Empieza por usar siempre la misma hoja de inventario o de calculo. Esto ahorra tiempo y ayuda a evitar confusiones. Manten un formato simple, con columnas para el nombre del articulo, el tamano de la botella, la cantidad y las notas. Si utilizas una version digital, asegurate de que sea facil de actualizar y compartir con tu personal.
Asigna las responsabilidades del inventario a unos pocos miembros del equipo de confianza. Resulta util que las mismas personas hagan el inventario cada semana para que se familiaricen con el diseno, los articulos y la rutina. Esto reduce los errores y acelera el proceso. Asegurese de que todos los involucrados entiendan como medir las botellas parciales, registrar los articulos correctamente y seguir su cronograma.
Otro habito util es crear sistemas claros de etiquetado y almacenamiento para tu bar. Etiquete los estantes, agrupe los articulos similares y evite cambiar el lugar donde se guardan los productos. Cuanto mas organizado este tu espacio, mas facil sera contar con precision.
No olvides revisar tus informes de inventario con regularidad. Incluso un simple seguimiento puede ayudarte a detectar tendencias y ajustar tus estrategias de pedidos o precios. Y si alguna vez decides pasarte a una solucion digital o integrar el inventario con tu sistema POS, comenzar con una rutina manual solida hara que la transicion sea mucho mas sencilla.
Simplificar las cosas no significa tomar atajos, sino crear un proceso en el que pueda confiar.
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Preguntas frecuentes
Cual es la forma mas facil de mantenerse organizado durante el inventario?
Use estantes etiquetados, agrupe articulos similares, siga una ruta establecida cada vez y mantenga el mismo formato de inventario semana tras semana.
Cual es la diferencia entre los recuentos de inventario completos y parciales?
Un recuento completo incluye todos los objetos que se encuentran detras de la barra. Un recuento parcial puede centrarse solo en los articulos de alto valor o que se mueven rapidamente entre inventarios completos.
Como calculo el costo de los bienes vendidos (COGS) usando el inventario de bares?
El COGS se calcula tomando el valor de inventario inicial, sumando las compras y restando el valor de inventario final. Esto ayuda a determinar la cantidad de producto que se utilizo durante un periodo.
Que es la reduccion del inventario de los bares?
El encogimiento se refiere a la perdida de un producto que no se tiene en cuenta en las ventas, a menudo causada por desbordamientos, derrames, desperdicios o robos.
