Que herramientas agilizan las comprobaciones de inventario?
Las verificaciones de inventario son mas rapidas con herramientas digitales como aplicaciones de administracion de inventario, escaneres de codigos de barras e integraciones de puntos de venta. Estas herramientas agilizan la entrada de datos, reducen los errores humanos y ofrecen un seguimiento en tiempo real, lo que ahorra tiempo y mejora la precision en comparacion con los metodos manuales.
Como hacer un control de inventario en tu restaurante
Por que son importantes los controles de inventario eficientes
Si diriges un restaurante, ya sabes lo ajetreado que puede llegar a ser el negocio. Entre atender a los clientes, administrar al personal y asegurarse de que la cocina funcione sin problemas, puede parecer que nunca es un buen momento para detenerse y revisar el inventario. Sin embargo, si no compruebas tu inventario con regularidad, podrias terminar pidiendo demasiado, quedandote sin ingredientes clave o perdiendo dinero sin darte cuenta.
El problema es que muchos propietarios de restaurantes evitan comprobar el inventario porque piensan que les llevara demasiado tiempo o dificultara las operaciones diarias. La buena noticia es que no tiene por que ser asi. Con unos pocos cambios sencillos, puedes incluir los controles de inventario en tu rutina sin ralentizar las cosas ni estresar a tu equipo.
En esta guia, te mostraremos como hacerlo. Aprenderas cuando revisar el inventario para que no interfiera con el servicio, como usar las listas de verificacion para acelerar el proceso y como la tecnologia puede facilitar todo el proceso. Estos pasos no son complicados, pero pueden marcar una gran diferencia en el funcionamiento de tu restaurante y en la cantidad de dinero que ahorras. Vamos a desglosarlo y hacer que el inventario funcione para ti, no en tu contra.
Identifique el momento adecuado para realizar comprobaciones de inventario
El tiempo lo es todo cuando se trata de hacer un control de inventario en tu restaurante. Si intentas hacerlo durante las horas punta del almuerzo o cuando tu personal se concentra en preparar el servicio de cena, las cosas se volveran caoticas rapidamente. Es probable que te saltes cosas, cometas errores o ralentices al equipo. Por eso es importante programar las comprobaciones del inventario durante las horas con poco trafico, cuando la cocina esta silenciosa y las distracciones son minimas.
Los mejores momentos suelen ser a primera hora de la manana, antes de que el restaurante abra, a media tarde, despues de que se haya retirado la multitud para comer, o bien tarde por la noche, despues del cierre. Estas horas de descanso permiten a tu equipo moverse por las areas de almacenamiento, las neveras portatiles y la cocina sin que se den la vuelta unos a otros ni interrumpan el servicio. Si tienes un local abierto las 24 horas o hasta altas horas de la noche, considera la posibilidad de madrugar temprano, cuando el personal esta terminando la noche.
Tambien ayuda a mantener la coherencia en los controles de inventario. Hacerlos a la misma hora cada semana crea un habito y mantiene los costos de los alimentos bajo control. Por ejemplo, muchos restaurantes optan por hacer un inventario completo una vez por semana y comprobar rapidamente los productos clave, como carnes, productos lacteos y productos agricolas, todos los dias.
No es necesario que lo cuentes todo el tiempo. Si ciertos articulos no se mueven rapidamente, es posible que solo necesiten un cheque una o dos veces al mes. Centra tus esfuerzos en lo que mas importa- en los ingredientes que mas se utilizan o cuestan mas. De este modo, obtendra el maximo rendimiento de su tiempo sin interrumpir sus operaciones diarias.
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Priorice que contar y con que frecuencia
No es necesario contar todos los articulos del inventario todos los dias. Intentar revisar todo de una vez puede resultar abrumador y llevar mucho tiempo, especialmente cuando intentas mantener tu cocina funcionando sin problemas. Por eso es util desglosar las cosas y decidir que se debe contar a diario, semanalmente o mensualmente en funcion de la frecuencia con la que se usa y cuanto cuesta.
Empieza por agrupar tu inventario en tres categorias principales- productos perecederos de alto uso, productos secos y suministros no alimentarios. Los productos perecederos, como los productos agricolas, los productos lacteos, la carne y los mariscos, deben revisarse a diario o al menos varias veces a la semana. Estos productos se estropean rapidamente, se utilizan en grandes cantidades y pueden afectar el costo de los alimentos si se estropean o se agotan inesperadamente.
Los productos secos como la pasta, la harina, los productos enlatados y las especias se pueden revisar semanalmente. Estos productos suelen tener una vida util mas prolongada y no necesitan atencion diaria. Los articulos no alimentarios, como los productos de limpieza, los productos de papel y los envases para llevar, se pueden revisar cada dos o cuatro semanas, segun la rapidez con la que los deseches.
Para que esto sea mas facil, usa una lista de verificacion diaria para hacer un seguimiento de los articulos perecederos mas importantes. De esa manera, podra anticiparse a la escasez sin tener que hacer un recuento completo todos los dias. Haz que la lista de verificacion sea breve- solo los 10 a 20 articulos en los que mas confias.
Al priorizar los elementos a tener en cuenta y con que frecuencia, estaras mas organizado y reduciras el riesgo de quedarte sin ingredientes clave. Ademas, su personal no sentira que se esta ahogando en el papeleo o teniendo que hacer largos recuentos durante las horas punta.
Asigne funciones y estandarice el proceso
Una de las maneras mas faciles de hacer que las verificaciones de inventario funcionen sin problemas es asignar funciones claras y seguir el mismo proceso cada vez. Cuando nadie sabe quien debe contar que (o como contarlo), las cosas se complican rapidamente. Terminas con numeros inconsistentes, puntos faltantes y estres adicional para tu equipo.
Empieza por decidir quien sera responsable de las verificaciones del inventario. Es mejor asignar esta tarea a uno o dos miembros del equipo de confianza que entiendan la distribucion de los alimentos y sepan como contar con precision. Hacer que las mismas personas lo hagan con regularidad aumenta la coherencia y reduce el tiempo de formacion.
A continuacion, divide el inventario en zonas (nevera portatil, congelador, almacen en seco, bar, estaciones de preparacion) y asigna secciones especificas a cada persona. Esto hace que la tarea sea mas manejable y ayuda a evitar que se superpongan areas o se pierdan areas. Si es posible, junta a los miembros del equipo para que una persona cuente y la otra verifique y registre. Este metodo para dos personas reduce en gran medida los errores.
Utilice siempre el mismo metodo y unidad de medida. Si cuentas el queso en libras una semana y las bolsas la siguiente, tus datos no tendran sentido. Manten tus unidades consistentes y faciles de entender para tu equipo.
Por ultimo, crea una rutina sencilla de seguir- a la misma hora del dia, las mismas personas, las mismas herramientas. Este enfoque estandar convierte el inventario de un quebradero de cabeza en un habito. Cuando tu equipo sabe que esperar y como hacerlo, el proceso se vuelve mas rapido, mas preciso y mucho menos perjudicial para el flujo diario de tu restaurante.
Use listas de verificacion para acelerar el proceso
Las listas de verificacion son una de las herramientas mas sencillas y eficaces para acelerar las comprobaciones de inventario. Sin ellas, es facil omitir articulos, contar las cosas dos veces o perder el tiempo intentando recordar lo que se debe incluir. Una lista de verificacion bien elaborada mantiene a tu equipo organizado, centrado y coherente en todo momento.
Empieza por crear una lista de verificacion basada en tus areas de almacenamiento. Agrupe los articulos por ubicacion- nevera portatil, congelador, almacenamiento en seco, bar y estaciones de preparacion. De esta forma, tu equipo puede moverse por el restaurante siguiendo un camino organizado en lugar de ir y venir saltando de un lado a otro. Tambien ayuda hacer una lista de los articulos en el orden en que aparecen en la estanteria, de modo que el proceso se convierta en memoria muscular con el tiempo.
Cada lista de verificacion debe incluir el nombre del articulo, la unidad de medida (como libras, cajas, galones o articulos individuales) y un espacio para escribir el recuento. Asegurate de que sea facil de leer y de que no abrume a tu equipo con detalles innecesarios. Puedes usar listas de verificacion impresas en un portapapeles o digitalizarlas si tu equipo prefiere usar tabletas o telefonos inteligentes.
Si es necesario contar ciertos articulos con mas frecuencia, como productos frescos o carnes de alto costo, puedes crear listas de verificacion diarias o semanales separadas para ellos. Esto te permite estar al tanto del inventario mas importante sin tener que hacer un recuento completo cada vez.
Una buena lista de verificacion no solo ahorra tiempo, sino que tambien crea un habito. Cuando tu equipo usa siempre la misma lista, es mas probable que detecten errores, observen patrones y terminen la tarea rapidamente. Es una pequena herramienta que puede tener un gran impacto en el costo de los alimentos y en la precision del inventario.
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Preparese con antelacion para evitar interrupciones
Una de las mejores maneras de evitar que los controles de inventario interfieran con el flujo diario de tu restaurante es tener todo listo con anticipacion. Un poco de preparacion puede ser de gran ayuda para ahorrar tiempo, evitar confusiones y garantizar que la tarea no ralentice a tu equipo o servicio.
En primer lugar, decide cuando realizaras la comprobacion y comunicaselo a tu equipo con antelacion. Un aviso rapido durante una reunion de personal o una nota en la tabla de preparacion ayudan a todos a mantenerse informados. De esta forma, los empleados no se sorprenderan cuando alguien comience a contar articulos durante una pausa en el servicio.
Antes de empezar, asegurate de tener a mano todas las herramientas que necesitas- portapapeles, boligrafos, basculas, termometros (si es necesario), linternas para las zonas de almacenamiento con poca luz y cualquier lista de verificacion impresa o digital. Tener todo al alcance de la mano evita demoras y ayuda a tu equipo a mantenerse concentrado.
Ademas, dedica unos minutos a organizar tus areas de almacenamiento. Elimine cualquier desorden de los estantes, etiquete los articulos que sean dificiles de identificar y asegurese de que el empaque este sellado o apilado correctamente. Un espacio ordenado facilita el recuento rapido y preciso.
Si utilizas un sistema digital, comprueba que la tableta o el dispositivo esten cargados y que hayas iniciado sesion. En el caso de las listas de verificacion impresas, adjuntalas a los portapapeles y etiquetalas por seccion.
Por ultimo, minimice las distracciones. Programa la comprobacion para que sea un momento tranquilo del dia y asegurate de que quien este contando no se vea obligado a realizar otras tareas. Con un poco de preparacion, podras comprobar tu inventario sin problemas, sin ralentizar la cocina ni molestar al personal.
Utilice la tecnologia para eliminar los errores manuales
La tecnologia puede hacer que las verificaciones de inventario sean mas rapidas, precisas y mucho menos estresantes para todos los involucrados. Si sigues usando papel y boligrafos para hacer un seguimiento manual de todo, no solo estas dedicando mas tiempo, sino que tambien estas aumentando las probabilidades de que se cometan errores humanos. Los pequenos errores de recuento, el olvido de articulos o la escritura a mano ilegible pueden generar datos inexactos, lo que afecta a los pedidos, los costos de los alimentos y el desperdicio.
Las herramientas de inventario digital pueden aliviar gran parte de esta presion sobre su personal. Muchas de estas herramientas le permiten registrar los recuentos en un telefono o tableta, calcular automaticamente los totales y recibir alertas cuando los articulos se estan agotando. Algunos sistemas incluso te permiten tomar fotos de tus existencias para tener una referencia visual para futuras comprobaciones.
Una forma eficaz de agilizar el proceso es mediante la integracion del punto de venta. Cuando su sistema de inventario se conecta directamente a su sistema de punto de venta (POS), puede restar automaticamente los articulos de sus existencias en tiempo real a medida que se venden. Esto te da una idea mucho mas clara de lo que se ha usado y lo que aun debe contabilizarse. Tambien ayuda a detectar las discrepancias con mayor rapidez, para que puedas saber si algo se esta utilizando en exceso, se pierde o se desperdicia.
Otras funciones tecnicas a tener en cuenta son la sincronizacion en la nube (para acceder a todas las ubicaciones), el escaneo de codigos de barras y la capacidad de generar informes sin necesidad de hojas de calculo. Si bien la transicion a la tecnologia digital puede parecer un gran paso al principio, rapidamente se traduce en ahorro de tiempo, menos errores y un mejor control del inventario. Las herramientas adecuadas no solo facilitan el conteo, sino que tambien te ayudan a administrar tu restaurante de manera mas inteligente.
Haz un seguimiento del progreso y conviertelo en un habito
Una vez que tenga un sistema para realizar comprobaciones de inventario, el siguiente paso es mantenerlo en funcionamiento. No es una tarea de una sola vez, es algo que deberia convertirse en una parte habitual de la rutina de su restaurante. Cuanto mas consistente seas, mas facil sera y mas utiles seran tus datos.
Comience por establecer un cronograma y cumplirlo. Por ejemplo, haz una verificacion completa del inventario todos los lunes por la manana, verificaciones puntuales de los articulos clave todos los dias y revisa los articulos almacenados en seco una vez al mes. Una vez que tu equipo se acostumbre a la rutina, podra llevarla a cabo mas rapido y con menos errores.
Realiza un seguimiento de los datos de tu inventario a lo largo del tiempo. Este atento a las tendencias- se le acaban constantemente ciertos articulos antes de que llegue el proximo pedido? Estas pidiendo en exceso productos que acaban siendo tirados a la basura? Usa los datos de tus comprobaciones de inventario para guiar tus decisiones de compra y ajustar el tamano de las porciones si es necesario.
Tambien es util llevar un registro o una carpeta (digital o en papel) con las listas de verificacion completas. Esto le brinda un registro claro de lo que se conto, cuando y quien lo hizo. Si algo sale mal, puedes volver atras y averiguar donde empezo el problema.
Y lo que es mas importante, convierte el inventario en un habito del equipo. Hable con su personal sobre por que es importante y como ayuda a la empresa. Cuando tu equipo comprenda que un inventario preciso se traduce en mejores pedidos, menos residuos y operaciones mas fluidas, se lo tomaran en serio. A largo plazo, la coherencia es lo que convierte una tarea en una herramienta que genera resultados reales.
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Preguntas frecuentes
Cual es el mejor momento para realizar un control de inventario en un restaurante?
Los momentos ideales son temprano por la manana, a media tarde o despues del cierre- estas horas de silencio reducen las interrupciones y ayudan a garantizar que los recuentos sean precisos.
Que debo incluir en una lista de verificacion de inventario?
Incluye los nombres de los articulos, las unidades de medida (como libras, cajas o piezas) y el espacio para registrar los recuentos. Agrupe los articulos por area de almacenamiento para un seguimiento mas rapido.
Como puedo reducir los errores durante las comprobaciones de inventario?
Cinete a unidades de medida consistentes, usa listas de verificacion, asigna zonas especificas y empareja a los miembros del equipo para verificar los recuentos de los demas.
Que errores comunes debo evitar durante las comprobaciones de inventario?
Evite apresurarse, contar durante las horas punta, usar unidades inconsistentes, omitir articulos o no organizar sus areas de almacenamiento antes de comenzar.
