Como pueden los restaurantes estandarizar el cumplimiento de los pedidos?
Los restaurantes pueden estandarizar el cumplimiento de los pedidos mediante el uso de sistemas de tecnologia unificados, como puntos de venta integrados y pantallas de cocina, lo que garantiza flujos de trabajo consistentes, reduce los errores y permite el seguimiento en tiempo real en todas las ubicaciones. Los procedimientos operativos estandar y las herramientas digitales centralizadas crean procesos de cumplimiento confiables y repetibles.
Como mejorar el cumplimiento de los pedidos en cadenas de restaurantes con multiples ubicaciones
La complejidad de escalar el cumplimiento de los pedidos
Dirigir un restaurante es dificil, pero administrar varios puede ser como hacer malabares con los ojos cerrados. Uno de los mayores desafios es garantizar que los pedidos se gestionen de forma rapida y precisa en todos los establecimientos. Sin un sistema claro, es facil que las cosas se desmoronen. Una tienda puede recibir los pedidos en menos de 10 minutos, mientras que otra suele hacer esperar a los clientes. Este tipo de incoherencia puede danar tu marca y provocar malas criticas o la perdida de clientes.
De hecho, los estudios muestran que el 72% de los clientes afirma que la precision de los pedidos es la parte mas importante de una buena experiencia en un restaurante. Esto significa que incluso un articulo perdido o un retraso pueden danar la confianza, especialmente si los clientes obtienen experiencias diferentes en diferentes ubicaciones.
Para evitarlo, los restaurantes deben crear un proceso de tramitacion de pedidos uniforme que funcione en todas partes. Eso significa pasos claros, personal capacitado y las herramientas adecuadas para apoyarlos. La tecnologia desempena un papel muy importante en este sentido. Con los sistemas adecuados, como los puntos de venta conectados, las pantallas de cocina y el seguimiento en tiempo real, es mucho mas facil organizarse y detectar los problemas antes de que se agraven.
Estandarice su proceso de cumplimiento
Mejorar el cumplimiento de los pedidos en varios restaurantes comienza con tener un proceso estandarizado que todos sigan. Cuando cada sucursal gestiona los pedidos de forma diferente, se producen errores y demoras, lo que hace que los clientes no esten satisfechos. Estandarizar significa crear pasos claros que todo el personal utilice, lo que hace que toda la operacion sea mas fluida y confiable.
Estas son las partes principales en las que centrarse
1. Planifica cada paso de la tramitacion de un pedido
Anota todo el proceso, desde el momento en que se hace el pedido (para comer en casa, comida para llevar o entrega a domicilio) hasta comunicarlo a la cocina, preparar la comida, comprobar la calidad, empacar y, finalmente, entregarla al cliente.
2. Cree procedimientos operativos estandar (SOP)
Convierta los pasos trazados en instrucciones claras y sencillas que todos puedan seguir. Los procedimientos operativos estandar ayudan a garantizar que todas las ubicaciones hagan las cosas de la misma manera, lo que reduce los errores y acelera la capacitacion.
3. Utilice los procedimientos operativos estandar para la formacion y el control de calidad
Un proceso coherente facilita la formacion de los nuevos empleados y la identificacion de los casos en los que algo no se hace bien. De este modo, la calidad y la velocidad se mantienen estables en toda la cadena.
4. Equilibre la coherencia con la flexibilidad local
Si bien los pasos basicos de cumplimiento deben seguir siendo los mismos, permita pequenos ajustes en funcion de las necesidades locales. Esto ayuda a que cada ubicacion funcione de manera eficiente sin perder la coherencia general.
5. Genere la confianza de
los clientes a traves de la coherencia Los clientes esperan la misma experiencia cada vez que nos visitan. Una encuesta de PwC revelo que el 43% de los consumidores son mas leales a las marcas que brindan un servicio uniforme en todas las ubicaciones.
Al centrarse en estas partes, se crea un proceso de tramitacion de pedidos solido y repetible. Esta base ayuda a cada sucursal a entregar pedidos de forma rapida y precisa, lo que hace que los clientes esten contentos y los alienta a volver.
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Invierta en sistemas de tecnologia unificada
La tecnologia es esencial para mejorar el cumplimiento de los pedidos y mantener la coherencia en todas las ubicaciones de sus restaurantes. El uso de los mismos sistemas ayuda a reducir los errores, acelera el servicio y facilita el seguimiento del rendimiento en tiempo real.
Estas son las partes principales en las que centrarse
1. Utilice un unico sistema de punto de venta (POS) en todas las ubicaciones
Tener un solo sistema de punto de venta garantiza que todos los pedidos (ya sean en persona, en linea o aplicaciones de entrega) se registren con precision y se envien directamente a la cocina. Esto reduce los errores derivados de la introduccion manual o de sistemas incompatibles.
2. Implemente los sistemas de visualizacion de cocina (KDS)
Las pantallas KDS sustituyen las entradas impresas y actualizan los pedidos al instante, lo que ayuda al personal de cocina a gestionar las prioridades y reducir los errores. Cuando todas las cocinas utilizan el mismo sistema, los pedidos se preparan de forma uniforme, sin importar la ubicacion.
3. Garantice la integracion entre los sistemas
Sus plataformas de POS, KDS, inventario y entrega deberian conectarse sin problemas. Esta integracion le permite rastrear los pedidos de principio a fin y recopilar datos sobre la velocidad, la precision y las preferencias de los clientes.
4. Utilice herramientas de generacion de informes en tiempo real.
Los gerentes pueden monitorear las metricas de cumplimiento de los pedidos, como los tiempos de entrega de los boletos y la precision en todas las ubicaciones. Esto ayuda a detectar los problemas de forma temprana y a centrar la formacion o el soporte donde mas se necesitan.
5. Simplifique la capacitacion del personal
Cuando todas las ubicaciones utilizan la misma tecnologia, la capacitacion se vuelve mas facil. El personal aprende rapidamente las herramientas, lo que reduce la confusion y acelera la incorporacion.
Al centrarse en estas partes, se crea un sistema tecnologico conectado y fiable que permite tramitar los pedidos de forma rapida y precisa en toda la cadena de restaurantes.
Mejore la comunicacion interna y la responsabilidad
La comunicacion y la responsabilidad claras son fundamentales para gestionar los pedidos sin problemas en varios restaurantes. Sin una buena comunicacion, los pedidos pueden perderse o retrasarse, y los problemas pasan desapercibidos hasta que los clientes se quejan. Al establecer canales de comunicacion solidos y responsabilidades claras, ayudaras a tus equipos a trabajar mejor juntos y a detectar los problemas antes de que afecten al servicio.
Estas son las partes principales en las que centrarse
1. Establezca canales de comunicacion claros entre el personal de recepcion y el personal de administracion
Es esencial que el personal de recepcion (que recibe los pedidos e interactua con los clientes) y el equipo de cocina se comuniquen de manera eficiente. Usa tecnologias como los sistemas de visualizacion de la cocina y las herramientas de mensajeria en tiempo real para garantizar que todos esten informados sobre el estado de los pedidos, los cambios o las solicitudes especiales. Evite confiar unicamente en la comunicacion verbal, que puede ser poco fiable durante los periodos de mayor actividad.
2. Defina las funciones y responsabilidades con claridad
Cada miembro del equipo debe saber exactamente de que es responsable durante la tramitacion del pedido. Ya sea que se trate de la toma de pedidos, la preparacion de alimentos, el embalaje o la entrega, las funciones claras reducen la confusion y aceleran el proceso. Asigne la responsabilidad de supervisar la precision y los plazos de los pedidos para que los errores se detecten rapidamente.
3. Establezca objetivos de cumplimiento diarios y semanales
Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo promedio de preparacion de los pedidos, la tasa de precision de los pedidos y los puntajes de satisfaccion del cliente. Comparta estos objetivos con sus equipos para crear un sentido de pertenencia y motivacion. Por ejemplo, desafia a las oficinas a reducir la duracion de las entradas en unos minutos o a lograr una precision casi perfecta en los pedidos.
4. Realice controles y revisiones de desempeno con regularidad.
Los gerentes deben revisar los datos de cumplimiento con sus equipos con regularidad para analizar que funciona y que es lo que necesita mejorar. Esto fomenta el dialogo abierto y el aprendizaje continuo. Utilice las reuniones de equipo para reconocer el buen desempeno y abordar los desafios sin culpar a nadie.
5. Fomente la retroalimentacion del personal
Los empleados que estan en primera linea suelen detectar los problemas antes que los gerentes. Crea una cultura en la que los miembros del equipo se sientan comodos reportando problemas y sugiriendo mejoras. Este ciclo de retroalimentacion te ayuda a resolver los problemas mas rapido y hace que la gestion logistica funcione sin problemas. Una
comunicacion solida y una responsabilidad clara ayudan a que su cadena de restaurantes funcione como una maquina bien engrasada. Cuando todos conocen su funcion y permanecen conectados, los pedidos pasan por el proceso mas rapido y con menos errores, lo que se traduce en clientes mas satisfechos y menos estres para el personal.
Entrena y entrena de forma cruzada a tus equipos
Contar con personal bien capacitado es esencial para una tramitacion de pedidos fluida y confiable en varios restaurantes. Incluso con los mejores sistemas y procesos, si los empleados no saben como seguirlos correctamente, se produciran errores y demoras. La formacion constante garantiza que cada miembro del equipo comprenda su funcion, las herramientas que utilizan y los estandares que deben cumplir. La capacitacion cruzada del personal para que desempene multiples funciones tambien ayuda a gestionar los pedidos con rapidez, especialmente durante las horas punta o cuando alguien esta ausente.
Estos son los pasos clave para una formacion eficaz y una formacion interdisciplinaria 1
. Desarrolle un programa de capacitacion estandarizado
Cree materiales y pautas de capacitacion claros que se utilicen en todas sus ubicaciones. Esto puede incluir instrucciones paso a paso, videos, listas de verificacion y cuestionarios. Un programa estandarizado garantiza que todos aprendan las mismas practicas recomendadas, lo que reduce la variacion entre las tiendas y mejora la precision general de los pedidos.
2. Centrese en las habilidades y herramientas practicas
Capacite a los empleados no solo sobre que hacer, sino tambien sobre como hacerlo de manera eficiente. Esto significa mostrarles como usar correctamente su sistema POS, las pantallas de la cocina y otras tecnologias. La practica y las simulaciones ayudan a generar confianza y reducir los errores a la hora de gestionar pedidos reales.
3. Capacitar a los empleados para que desempenen multiples funciones La
capacitacion cruzada significa ensenar al personal a realizar varias tareas diferentes, como la toma de pedidos, la preparacion de alimentos, el empaque o la coordinacion de entregas. Esta flexibilidad es fundamental en las operaciones en varias ubicaciones, ya que permite cubrir los turnos con facilidad y evitar atascos si alguien llama para decir que esta enfermo o si la demanda aumenta repentinamente.
4. Utilice listas de verificacion y evaluaciones para reforzar el aprendizaje Las
listas de verificacion ayudan al personal a recordar los pasos importantes y a mantener una calidad constante. Las evaluaciones periodicas, como los cuestionarios o las pruebas practicas, pueden identificar donde se necesita capacitacion adicional y garantizar que los estandares se cumplan de manera continua.
5. Ofrezca cursos de capacitacion y actualizacion continuos La tramitacion de
pedidos no es una habilidad unica. Los nuevos elementos del menu, los sistemas actualizados o los cambios en los procesos significan que el personal necesita refrescarse con regularidad. La capacitacion continua ayuda a mantener altos estandares y mantiene a los equipos preparados para los desafios. La
capacitacion constante y la capacitacion interdisciplinaria crean una fuerza laboral segura, adaptable y lista para entregar pedidos de manera rapida y precisa en cualquier ubicacion. Esto no solo mejora la satisfaccion del cliente, sino que tambien reduce el estres del personal, lo que hace que la cadena de restaurantes sea mas eficiente y exitosa.
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Supervise las metricas clave para identificar los cuellos de botella
Para mejorar la tramitacion de los pedidos en varios restaurantes, es fundamental realizar un seguimiento y analizar las principales metricas de rendimiento. Sin datos claros, es dificil saber donde estan los problemas o que tan bien esta funcionando tu equipo. Supervisar las metricas correctas te ayuda a detectar los obstaculos en el proceso, medir el progreso y tomar decisiones mas inteligentes que conducen a pedidos mas rapidos y precisos.
Estas son las metricas clave en las que debes centrarte
- 1. Tiempo de envio de entradas (tiempo de preparacion del pedido)-
mide el tiempo que transcurre desde que se recibe un pedido hasta que esta listo para ser servido o entregado. Reducir los tiempos de entrega de los billetes es importante para la satisfaccion del cliente- las largas esperas suelen provocar quejas y perdidas de clientes. Realiza un seguimiento de los tiempos medios de venta de entradas para cada sucursal y comparalos con regularidad. Busca patrones, como ciertas horas del dia o platos especificos del menu, que causan demoras.
2. Tasa de precision de los pedidos-
registra el porcentaje de pedidos completados sin errores. Los pedidos inexactos pueden provocar perdidas, ralentizar el servicio y frustrar a los clientes. Usa los comentarios de los clientes y las verificaciones internas para calcular las tasas de precision e identificar que ubicaciones o personal necesitan mas apoyo o capacitacion.
3. Velocidad de entrega para diferentes canales
Si tu cadena atiende a clientes que comen en el restaurante, comida para llevar y entrega a domicilio, controla la velocidad de tramitacion por separado para cada uno de ellos. Los pedidos de entrega suelen tardar mas debido al empaquetado y a la entrega, por lo que medir este dato ayuda a identificar los aspectos en los que es necesario prestar mas atencion.
4. Comentarios y quejas de los clientes La
recopilacion y el analisis de las opiniones y quejas de los clientes permite saber en que medida la gestion logistica de sus pedidos cumple con las expectativas. Presta atencion a los problemas comunes y comunica las conclusiones a tus equipos para impulsar las mejoras.
5. Metricas de rendimiento del personal
Analice los datos de rendimiento individual y de equipo, como la cantidad de pedidos procesados por hora o las tasas de error. Reconocer a los empleados de alto rendimiento e identificar al personal que puede necesitar formacion adicional es clave para mantener la calidad en todas las ubicaciones.
Al hacer un seguimiento constante de estas metricas y comparar los resultados entre las distintas ubicaciones, obtendra una imagen clara del estado de cumplimiento de los pedidos de su cadena. Este enfoque basado en datos te ayuda a identificar exactamente donde se producen los retrasos o los errores para que puedas solucionarlos rapidamente. Establecer puntos de referencia realistas basados en el tamano, el menu y el volumen de la cadena fomenta una mejora constante.
Adaptese a las necesidades locales
Si bien la estandarizacion es clave para el cumplimiento uniforme de los pedidos, es importante reconocer que cada ubicacion puede enfrentarse a desafios unicos o atender a bases de clientes ligeramente diferentes. Adaptar los procesos a las necesidades locales sin perder los pasos principales ayuda a que cada restaurante funcione de manera eficiente y, al mismo tiempo, mantenga la calidad general que promete su marca.
Por ejemplo, algunos establecimientos pueden tener volumenes de entrega mas altos, mientras que otros tienen mas clientes que sirven comidas en restaurantes. Ajustar los tiempos de preparacion, los niveles de personal o los metodos de empaque para adaptarlos a estas realidades puede mejorar la velocidad y la precision. Sin embargo, estos ajustes no deberian cambiar el proceso fundamental de preparacion de los pedidos, como la forma en que se comunican los pedidos a la cocina o la forma en que se realizan los controles de calidad.
Tambien es util tener en cuenta las preferencias regionales o las variaciones del menu al planificar los flujos de trabajo de gestion logistica. Si una sucursal ofrece un menu ligeramente diferente, la formacion y la gestion del inventario deben reflejar este hecho, pero el proceso estandar de recepcion, preparacion y entrega de pedidos debe ser uniforme.
Lograr este equilibrio significa dar a los gerentes locales cierta flexibilidad para optimizar sus operaciones sin romper el sistema unificado que mantiene la cadena funcionando sin problemas. La comunicacion regular y el intercambio de datos entre la empresa y las ubicaciones ayudan a garantizar que cualquier cambio local respalde, en lugar de socavar, sus objetivos de cumplimiento.
Al respetar las diferencias locales pero ateniendose a los pasos basicos de gestion logistica, se crea un sistema que es a la vez fiable y adaptable. Esto se traduce en una entrega de pedidos mas rapida, menos errores y una mejor experiencia para los clientes en todas las ubicaciones.
Revise, ajuste y escale con disciplina
Mejorar la tramitacion de los pedidos en varias ubicaciones no es un proyecto unico, sino un proceso continuo que requiere revisiones y ajustes periodicos. Para que todo funcione sin problemas a medida que tu cadena crece, necesitas un enfoque disciplinado para evaluar tus sistemas y realizar mejoras.
Empieza por programar auditorias o inspecciones periodicas del proceso de cumplimiento de los pedidos de cada sucursal. Estas revisiones ayudan a garantizar que el personal siga los procedimientos estandarizados y que los sistemas tecnologicos funcionen correctamente. Usa los datos de tus herramientas de generacion de informes para identificar tendencias y detectar cualquier problema recurrente.
Cuando quieras introducir un proceso o una tecnologia nuevos, prueba primero a probarlos en una ubicacion. Este enfoque controlado te permite probar el cambio, recopilar comentarios y realizar los ajustes necesarios antes de implementarlo en toda la cadena. Reduce los riesgos y aumenta las probabilidades de exito.
Fomente una cultura de mejora continua, en la que los gerentes y el personal se sientan comodos compartiendo ideas e informando sobre los problemas. Esta mentalidad te ayuda a detectar los problemas pequenos antes de que se conviertan en problemas importantes.
Por ultimo, trata la gestion logistica de los pedidos como un sistema que evoluciona con tu empresa. Las expectativas de los clientes, las ofertas de menu y la tecnologia cambian con el tiempo, por lo que mantenerse flexible y dispuesto a adaptarse es clave para el exito a largo plazo.
Si quieres llevar tus operaciones generales y de gestion logistica al siguiente nivel, considera la posibilidad de utilizar herramientas que te ayuden a gestionar el inventario y agilizar los procesos en tus restaurantes. Soluciones como el software de inventario para restaurantes de Altametrics proporcionan datos y control en tiempo real, lo que te ayuda a reducir el desperdicio, mejorar la precision de los pedidos y mantener los costos bajo control.
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Planificación de inventario
La guia definitiva para la planificacion del inventario para propietarios de restaurantes
Lista de verificación de administración de inventario
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Preguntas frecuentes
Como puede ayudar la estandarizacion del proceso de gestion logistica de los pedidos?
La estandarizacion crea pasos claros y repetibles para que cada ubicacion los siga. Esto reduce los errores, acelera la capacitacion y garantiza que los clientes obtengan la misma calidad y servicio sin importar la ubicacion que visiten.
Que metricas clave deben rastrear los restaurantes para mejorar la satisfaccion?
Realice un seguimiento de la duracion de las entradas, las tasas de precision de los pedidos, la velocidad de tramitacion por canal (restaurante, comida para llevar, entrega), los comentarios de los clientes y el desempeno del personal para identificar los obstaculos y las areas de mejora.
Cuales son algunos de los errores comunes de cumplimiento de pedidos en las cadenas con varias ubicaciones?
Los errores mas comunes incluyen procesos inconsistentes, falta de capacitacion del personal, tecnologia obsoleta, mala comunicacion e ignorar los datos o los comentarios de los clientes.
Que debe incluirse en un procedimiento operativo estandar (SOP) para el cumplimiento de los pedidos?
Un SOP debe detallar cada paso del proceso de pedido, desde la recepcion y el registro de los pedidos hasta la preparacion de los alimentos, los controles de calidad, el embalaje y la entrega, garantizando la coherencia y la claridad.
