Que es la rotacion de inventario?
La rotacion de inventario mide la frecuencia con la que un restaurante vende y reemplaza su inventario dentro de un periodo. Indica la eficiencia de la gestion de las existencias, lo que ayuda a reducir el desperdicio, optimizar las compras y mejorar el flujo de caja, algo crucial para mantener la rentabilidad en un entorno de restaurantes acelerado.
Como calcular la rotacion del inventario de su restaurante
Rentabilidad, reduccion de residuos y flujo de caja
Dirigir un restaurante significa hacer malabares con muchas cosas, y llevar un registro del inventario es una de las mas importantes. La rotacion del inventario es una forma de ver la rapidez con la que tu restaurante agota y reemplaza sus ingredientes y suministros. Saber esto te ayuda a evitar tener demasiada comida por ahi, lo que puede estropearse y desperdiciar dinero.
Sabias que los restaurantes pueden perder hasta un 10% de su comida por desperdiciarla cada ano? Eso es un gran golpe para las ganancias. Si controlas con que frecuencia cambias tu inventario, puedes hacer pedidos de forma mas inteligente, usar los ingredientes antes de que se echen a perder y ahorrar dinero.
La formula basica para la rotacion de inventario
La rotacion del inventario es un calculo sencillo, pero entenderlo con claridad puede marcar una gran diferencia a la hora de gestionar las existencias de tu restaurante. La formula es-
rotacion de inventario = costo de los bienes vendidos (COGS) /inventario promedio.
Vamos a desglosar eso en
1. Costo de los bienes vendidos (COGS)- es el costo total de todos los ingredientes y suministros que has usado durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un mes o un ano. Incluye todo lo que compras para preparar los productos del menu, como verduras, carne, especias y productos lacteos.
2. Inventario promedio- este es el valor promedio de las existencias que tienes disponibles durante el mismo periodo de tiempo. Lo encuentras sumando el valor del inventario al principio del periodo y el valor del inventario al final, y luego dividiendolo por dos.
Por ejemplo, si tu COGS del mes es de 10 000$ y el valor medio de tu inventario es de 2000$, tu rotacion de inventario seria de-
10 000/ 2000$ = 5
Esto significa que entregas tu inventario cinco veces en ese mes.
Por que es importante esto? Un numero de rotacion de inventario mas alto normalmente significa que los ingredientes se venden con rapidez, lo que es bueno porque es menos probable que los alimentos frescos se echen a perder. Sin embargo, si tu volumen de ventas es demasiado alto, puede significar que no tienes suficientes existencias, lo que puede llevar a que te quedes sin ingredientes clave. Por otro lado, una cifra de facturacion baja podria significar que tienes demasiado inventario, lo que te arriesgas a desperdiciar y a acumular dinero en existencias no utilizadas.
Si utilizas correctamente esta formula, tendras una idea clara de que tan bien administras el inventario de tu restaurante, lo que te ayudara a tomar mejores decisiones sobre los pedidos y el almacenamiento.
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Recopilacion de los datos necesarios
Antes de poder calcular la rotacion de tu inventario, necesitas numeros precisos para dos datos clave- el costo de los bienes vendidos (COGS) y el inventario promedio. Hacerlos correctamente es esencial para un calculo fiable.
1. El costo de los productos vendidos (COGS) representa cuanto gastas en los ingredientes y suministros que utilizas para preparar los platos del menu durante un periodo especifico, normalmente de forma mensual o anual. La mayoria de los restaurantes rastrean el COGS a traves de sus sistemas de contabilidad o punto de venta (POS), donde se registran los datos de compras y ventas. Si no tiene cifras exactas, puede estimar el COGS sumando todas sus facturas de ingredientes y restando las existencias no utilizadas que queden al final del periodo. Tenga en cuenta que el COGS solo debe incluir el costo de los articulos que realmente usa, no cosas como el equipo o la mano de obra.
2. El inventario promedio es el valor de los ingredientes y suministros que tiene a mano durante ese mismo periodo. Para calcularlo, necesitas el valor del inventario al principio y al final del periodo de tiempo. Por ejemplo, si tenias un inventario por valor de 3000$ al principio del mes y 1000$ al final, tu inventario promedio es (3000$ + 1000$)/2 = 2000$.
Si no tienes un seguimiento formal del inventario, considera la posibilidad de iniciar un recuento regular de existencias. Muchos restaurantes consideran que contar el inventario semanal o mensualmente ayuda a mantener un mejor control sobre los pedidos y los residuos. El uso de herramientas de gestion de inventario o incluso hojas de calculo sencillas puede hacer que esto sea mas facil y preciso.
Disponer de datos de inventario y de COGS confiables le brinda la base solida que necesita para calcular la rotacion del inventario con precision y tomar decisiones mas inteligentes para el exito de su restaurante.
Calculo paso a paso
Ahora que conoces la formula y los datos que debes recopilar, veamos un ejemplo sencillo con ingredientes que puedes encontrar en la cocina de tu restaurante.
Imagina que tu restaurante hace un seguimiento de su inventario y sus costos durante un mes. Estos son los datos que tiene-
Costo de los productos vendidos (COGS) del mes - 12 000$
Valor de inventario a principios de mes - 3000$
Valor de inventario al final del mes - 1500$
Primero, calcule su inventario promedio de
3000$ + 1500/1 = 2250$
A continuacion, aplique la formula de rotacion de inventario- rotacion de
inventario = COGS/inventario promedio =
12 000/ 2250 = 5,33
Esto significa que su restaurante entrega o vende a traves de su inventario unas 5,33 veces durante ese mes.
Para poner esto en perspectiva, imagine que almacena verduras frescas, carne y productos lacteos. Una tasa de rotacion del 5,33 significa que utilizas y sustituyes tu inventario de forma eficaz aproximadamente cada 6 dias (30 dias/5,33). Por lo general, este es un buen ritmo, especialmente en el caso de los productos perecederos, porque ayuda a minimizar el deterioro de los alimentos y, al mismo tiempo, a mantener suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes.
Si tu facturacion fuera mucho mas baja (por ejemplo, 2 veces al mes), podria significar que tienes demasiado inventario y corres el riesgo de que los alimentos se estropeen y de que el dinero se invierta innecesariamente. Si es mucho mayor (por ejemplo, 10 veces al mes), podrias quedarte sin articulos con demasiada frecuencia, lo que podria decepcionar a los clientes e interrumpir el servicio.
En este ejemplo, se muestra como un calculo sencillo puede proporcionarte informacion importante sobre el grado de gestion de los ingredientes de tu restaurante y ayudarte a encontrar el equilibrio adecuado.
Interpretacion de su ratio de rotacion de inventario
Una vez que hayas calculado la rotacion de tu inventario, el siguiente paso es entender que significa realmente ese numero para tu restaurante. El ratio te indica la rapidez con la que utilizas y sustituyes tus existencias, pero la tasa de rotacion correcta puede variar segun el tipo de restaurante, el menu y los ingredientes que utilices.
Por lo general, un indice de rotacion mas alto significa que tu inventario se mueve rapidamente. Esto suele ser bueno porque significa que los ingredientes frescos se utilizan antes de que se echen a perder, lo que reduce el desperdicio. Por ejemplo, es comun que los restaurantes que manipulan muchos productos frescos y lacteos tengan una tasa de rotacion de entre 6 y 12 por mes. Sin embargo, si tu facturacion es extremadamente alta, como 15 o mas, puede indicar que no tienes suficientes existencias disponibles. Esto puede provocar una escasez frecuente, lo que puede provocar pedidos de ultima hora o cambios en el menu que frustran al personal y a los clientes.
Por otro lado, un indice de rotacion mas bajo sugiere que es posible que estes reteniendo el inventario durante demasiado tiempo. Un ratio inferior a 4 puede ser una senal de alerta de que tu restaurante tiene demasiadas existencias, lo que aumenta las posibilidades de que se estropeen y deja sin efectivo que podria usarse en otro lugar. El exceso de inventario tambien ocupa espacio de almacenamiento, lo que hace que tu cocina sea menos eficiente.
Es importante recordar que no existe una tasa de rotacion perfecta que sirva para todos los casos. Factores como el tamano del restaurante, la variedad del menu, la fiabilidad de los proveedores y el caracter perecedero de los ingredientes influyen. Por ejemplo, un restaurante de alta cocina con ingredientes especiales puede tener una tasa de rotacion ideal diferente a la de un restaurante de comida rapida e informal con productos mas sencillos y de mayor venta. Hacer un
seguimiento y compararlos con regularidad a lo largo del tiempo te ayuda a detectar tendencias, ajustar tus habitos de compra y mejorar tu eficiencia y rentabilidad en general.
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El impacto de la rotacion de inventario
La rotacion del inventario no es solo un numero, sino que afecta directamente a los resultados de su restaurante. Cuando administras bien la rotacion de inventario, reduces el desperdicio, liberas efectivo y mejoras tu rentabilidad general.
Una de las principales formas en que la rotacion afecta a las ganancias es a traves de la reduccion del desperdicio de alimentos. Los restaurantes pierden entre el 4 y el 10% de sus alimentos al estropearse cada ano, segun estimaciones del sector. Conservar el inventario durante demasiado tiempo significa que los ingredientes caducan o se estropean, lo que te obliga a desperdiciar el dinero que gastas en existencias no utilizadas. Una rotacion mas rapida significa que los ingredientes mas frescos se utilizan mas rapidamente, lo que reduce el desperdicio y ahorra dinero.
La rotacion tambien afecta al flujo de caja. El dinero que se gasta en comprar ingredientes que no se utilizan inmoviliza fondos que podrian usarse en otros lugares, como pagar al personal, comercializar o mejorar el equipo. Cuando entregas el inventario rapidamente, recuperas tu dinero mas rapido a traves de las ventas, lo que ayuda a mantener el flujo de efectivo sin problemas.
Ademas, la rotacion influye en la eficiencia de los pedidos. Saber con que frecuencia utilizas los ingredientes te ayuda a pedir las cantidades correctas en el momento adecuado. Esto evita el exceso de existencias, lo que supone un desperdicio de espacio y dinero, y la falta de existencias, que puede provocar que se agoten los ingredientes clave durante las horas de mayor actividad de servicio, un problema que puede danar tu reputacion y tus ingresos.
La optimizacion de la rotacion del inventario tambien repercute en la planificacion del menu y en los precios. Si sabes que ingredientes se venden con rapidez, puedes disenar menus que se centren en los productos mas populares y de alta rotacion, lo que maximiza las ganancias y reduce el desperdicio.
Mejores practicas para mejorar la rotacion de inventario
Mejorar la rotacion de inventario no tiene por que ser complicado. Hay varios pasos practicos que puedes tomar para asegurarte de que tu restaurante ordene, almacene y utilice los ingredientes de manera eficiente.
1. Planifique su menu en torno a ingredientes de alta rotacion
Disene su menu con platos que utilicen ingredientes que sabe que se mueven rapidamente. Esto ayuda a reducir el riesgo de desperdicios y garantiza que su cocina este equipada con lo que mejor se vende. Evita incluir demasiados platos con ingredientes poco comunes o que se muevan lentamente y que puedan permanecer guardados durante semanas.
2. Realice recuentos de inventario con regularidad
Realice un seguimiento de su inventario contandolo al menos una vez por semana o una vez al mes. Esto le ayuda a detectar pronto los articulos que se mueven lentamente, de modo que puede ajustar los pedidos o promocionar esos ingredientes antes de que se echen a perder. Usa herramientas sencillas, como hojas de calculo, o invierte en un software de gestion de inventario para facilitar el seguimiento.
3. Ordene entregas mas pequenas y frecuentes
En lugar de abastecerse de grandes cantidades, intente pedir cantidades mas pequenas con mas frecuencia. Esto mantiene tu inventario actualizado y reduce la posibilidad de comprar en exceso. Tambien te permite responder mejor a los cambios en la demanda de los clientes, como los cambios de menu de temporada.
4. Mejore el control de las porciones y la supervision de los residuos
Capacite al personal de su cocina para que utilice porciones de tamano uniforme y controle de cerca el desperdicio de alimentos. Esto reduce el uso excesivo de ingredientes y ayuda a mantener registros de inventario precisos, lo que permite calcular mejor la rotacion.
5. Establezca buenas relaciones con los
proveedores Los proveedores confiables que pueden entregar ingredientes de calidad rapidamente le permiten tener menos existencias disponibles. Esta flexibilidad significa que puede pedir justo lo que necesite cuando lo necesite. Si
sigue estos pasos, puede mejorar su tasa de rotacion de inventario, reducir el desperdicio y hacer que su restaurante funcione de manera mas fluida y rentable.
Monitorizacion y ajuste
Calcular la rotacion de inventario una vez es util, pero lo que realmente ayuda a mejorar las operaciones y la rentabilidad de su restaurante es hacer un seguimiento regular de la rotacion a lo largo del tiempo. El monitoreo de este numero te permite detectar tendencias, detectar problemas de manera temprana y tomar decisiones mas inteligentes sobre la planificacion de los pedidos y los menus.
Establezca un cronograma para calcular la rotacion de su inventario mensual o trimestralmente. Esta frecuencia te proporciona datos suficientes para ver como afectan los cambios en tu restaurante a la gestion del inventario. Por ejemplo, si tu facturacion disminuye, podria ser una senal de que tienes un exceso de existencias o de que algunos ingredientes no se utilizan de la manera esperada. Si aumenta, puede significar que no tienes suficientes existencias y corres el riesgo de que escaseen.
Usa tus datos de facturacion junto con otros numeros, como el volumen de ventas, los informes sobre el desperdicio de alimentos y los tiempos de entrega de los proveedores, para hacerte una idea completa del estado de tu inventario. El seguimiento conjunto de estas metricas te ayuda a identificar lo que funciona y lo que necesita mejorar.
Ajusta tus objetivos en funcion del estilo y el tamano de tu restaurante. Un restaurante de comida rapida e informal suele tener una tasa de rotacion mas alta que un establecimiento de alta cocina porque los ingredientes se venden mas rapido. Conocer su gama ideal ayuda a establecer objetivos realistas y a guiar sus habitos de pedido.
Si observas problemas constantes, como la escasez frecuente o el exceso de residuos, utiliza tu informacion sobre el volumen de negocios para probar nuevas estrategias. Esto podria incluir modificar tu menu, renegociar los cronogramas de entrega o mejorar el control de las porciones.
Por ultimo, manten a tu equipo involucrado. Comparte las cifras de facturacion con tu personal de cocina y de compras para que todos entiendan por que es importante gestionar el inventario. La colaboracion puede conducir a mejores practicas y operaciones mas fluidas.
Si esta preparado para llevar la gestion de su inventario al siguiente nivel, considere la posibilidad de utilizar una herramienta digital que ahorre tiempo y mejore la precision. Altametrics ofrece un software de inventario para restaurantes potente y facil de usar que lo ayuda a automatizar las listas de verificacion, realizar un seguimiento del uso en tiempo real y controlar los costos de los alimentos con confianza.
Desde la prevision y el seguimiento de los vendedores hasta la reduccion de residuos y las herramientas compatibles con dispositivos moviles, Altametrics le brinda todo lo que necesita para optimizar su proceso de inventario, de modo que pueda dedicar menos tiempo a contar y mas tiempo a administrar su restaurante.
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Contenido de lectura obligada
Cumplimiento de pedidos
Como mejorar el cumplimiento de los pedidos en cadenas de restaurantes con multiples ubicaciones
Métodos de cálculo de costos de inventario
Explicacion de los metodos de calculo de costos de inventario para restaurantes
Controlar el inventario
Herramientas tecnologicas para ayudarlo a controlar el inventario en su restaurante sin esfuerzo
Planificación de inventario
La guia definitiva para la planificacion del inventario para propietarios de restaurantes
Lista de verificación de administración de inventario
La lista de control de inventario definitiva para propietarios de restaurantes
Preguntas frecuentes
Que se considera el costo de los bienes vendidos (COGS) en un restaurante?
El COGS incluye todos los costos de ingredientes y suministros utilizados para preparar los articulos del menu durante un periodo de tiempo determinado, sin incluir la mano de obra y los gastos generales.
Que es un buen indice de rotacion de inventario para un restaurante?
Varia, pero por lo general es comun entre 5 y 12 veces al mes. Una rotacion demasiado alta o demasiado baja puede indicar problemas con la gestion del inventario.
Como puedo mejorar la rotacion del inventario de mi restaurante?
Planifique los menus con ingredientes de alta rotacion, realice recuentos regulares de existencias, pida cantidades mas pequenas con mayor frecuencia y mejore el control de las porciones.
Cual es la diferencia entre la rotacion de inventario y el porcentaje de costo de los alimentos?
La rotacion de inventario registra la frecuencia con la que se usa y reemplaza el inventario, mientras que el porcentaje de costo de los alimentos muestra que parte de tus ventas se gastan en alimentos. Ambos son utiles, pero miden cosas diferentes.
