Que herramientas ayudan con la gestion del inventario de los restaurantes?
Las herramientas que ayudan a gestionar el inventario de los restaurantes incluyen aplicaciones de inventario digital, sistemas integrados en el punto de venta, escaneres de codigos de barras y alertas de stock. Estas herramientas mejoran la precision, reducen el desperdicio y ahorran tiempo al automatizar los procesos de seguimiento, pedidos e informes.
La lista de control de inventario definitiva para propietarios de restaurantes
Vision general
Dirigir un restaurante es ajetreado. Entre atender a los huespedes, gestionar al personal y mantener la cocina en funcionamiento, es facil perder la nocion de lo que hay en las estanterias o en la cocina sin cita previa. Sin embargo, hacer caso omiso de tu inventario puede ocasionar problemas, como quedarte sin ingredientes clave, desperdiciar los alimentos que se estropean o gastar mas de lo que deberias en suministros.
Ahi es donde una lista de verificacion del inventario ayuda. Le brinda una manera paso a paso de mantenerse al tanto de lo que tiene, de lo que necesita y de lo que se va a desperdiciar. En lugar de adivinar, estas trabajando con hechos. Y la recompensa es real- los restaurantes que administran su inventario con regularidad pueden reducir el desperdicio de alimentos hasta en un 20%, lo que significa ahorrar dinero cada semana.
Seccion uno. Conceptos basicos de inventario
Antes de que puedas gestionar bien tu inventario, debes entender que es lo que estas controlando y por que es importante. El inventario no es solo lo que tienes en la nevera o la despensa, sino todos los articulos que has comprado con la intencion de venderlos o usarlos. Esto incluye alimentos y bebidas, condimentos, productos de papel, productos de limpieza, envases para llevar y mas.
Hay dos tipos principales de inventario con los que te enfrentaras
- 1. Inventario de alimentos y bebidas- incluye desde carnes, productos agricolas, salsas y productos secos hasta cerveza, vino y refrescos.
2. Inventario de productos no alimentarios- piense en envases para llevar, servilletas, toallas de papel, desinfectantes o combustible para cocinar. Es posible que no vayan en un plato, pero son esenciales para el funcionamiento de la cocina.
Por que es tan importante hacer un seguimiento de esto? Porque el inventario esta directamente vinculado a las ganancias de tu restaurante. Si no sabe lo que tiene, podria hacer un pedido excesivo, lo que generaria desperdicios. O puede que hagas un pedido insuficiente y te quedes sin el en caso de apuro. De cualquier manera, te cuesta dinero.
Esta es la realidad- segun estimaciones del sector, el restaurante promedio pierde entre el 4% y el 10% de sus compras de alimentos por el desperdicio, y gran parte de eso se debe a un mal seguimiento del inventario. Incluso las pequenas mejoras pueden tener sentido. Si sus costos de alimentos son de 10 000$ a la semana, reducir los residuos en solo un 5% le permitira ahorrar 500$. En un ano, eso equivale a 26 000$.
Otro termino clave que debes conocer es el costo de los productos vendidos (COGS, por sus siglas en ingles), es decir, cuanto te cuesta fabricar los alimentos que vendes. Vigilar de cerca tu inventario te ayuda a controlar el COGS, que es uno de los mayores gastos de cualquier restaurante.
Una vez que comprenda estos conceptos basicos, puede empezar a crear una rutina para rastrear, contar y controlar lo que entra y lo que sale. Ahi es donde entra en juego tu lista de verificacion.
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Seccion dos. Tareas diarias de inventario
Hacer un inventario completo todos los dias no es realista para la mayoria de los restaurantes, pero eso no significa que debas ignorarlo entre tus recuentos semanales o mensuales. Realizar controles pequenos y constantes a diario puede ayudarte a anticiparte a los problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
Estas son las tareas clave que debes incluir en tu lista de verificacion de inventario diario
1.
Concentrese en los ingredientes mas caros o mas vendidos, como proteinas, productos lacteos o productos especiales. Con frecuencia, estos representan una gran parte de los costos de los alimentos. Si compruebas sus niveles a diario, sabras cuando volver a hacer un pedido y evitaras una escasez inesperada.
2. Registra los recuentos de aperturas y cierres (para articulos seleccionados)
Si usas mucho de algo, como bollos de hamburguesa, pollo o patatas fritas, lleva un registro de cuanto tienes al principio y al final del dia. Esto te ayuda a comparar el consumo con el de las ventas y a detectar problemas como el exceso de porciones o el robo.
3. Compruebe las entregas entrantes
Inspeccione y registre siempre lo que entra. Asegurese de que lo entregado coincida con la factura y de que todo este fresco y sin danos. Dedicar solo cinco minutos a comprobar una entrega puede evitar errores costosos.
4. Verificacion FIFO (primero en entrar, primero en salir)
Asegurate de que tu equipo este rotando acciones. Los articulos mas antiguos deben colocarse en la parte delantera y usarse primero. Esto ayuda a reducir el desperdicio y garantiza la seguridad alimentaria.
5. Tenga en cuenta cualquier desperdicio o deterioro
Mantenga un registro simple de todo lo que haya tenido que tirar- leche caducada, ingredientes caidos, productos en mal estado. Con el tiempo, estas notas ayudan a ajustar los pedidos y a evitar perdidas repetidas.
Al realizar estas pequenas tareas a diario, mantendras el control y reduciras las sorpresas. Solo lleva entre 10 y 15 minutos, pero puede ahorrarle horas (y dinero) en el futuro.
Seccion tres. Tareas de inventario semanales
Si bien las comprobaciones diarias te ayudan a mantenerte alerta ante pequenos problemas, un inventario semanal te ofrece una vision mas amplia. Te ayuda a hacer un seguimiento de las tendencias, detectar los desperdicios y ajustar tus habitos de compra. Tambien es la mejor manera de controlar el costo de los bienes vendidos (COGS) y tomar decisiones empresariales inteligentes basadas en numeros reales, no en conjeturas.
Esto es lo que debe incluir tu lista de control de inventario semanal
- 1. Recuento completo de los articulos clave del inventario
Haz un recuento completo de los articulos mas costosos y de gran volumen, como carnes, quesos, alcohol y productos frescos. Usa el mismo metodo cada vez (peso, recuento o volumen) y se constante con quien lo hace. Esto garantiza que tus numeros sean precisos.
2. Compare las ventas con el uso
Compare lo que vendio durante la semana con lo que uso. Si tu punto de venta dice que vendiste 50 hamburguesas, pero perdiste 70 hamburguesas, algo no va bien. Podria tratarse de un exceso de porciones, un deterioro o un robo. El seguimiento semanal le ayuda a detectar estas senales de alerta a tiempo.
3. Actualiza los niveles de
par- los niveles de par son la cantidad ideal de cada objeto que quieras tener a mano. Ajustalos semanalmente en funcion de lo ocupado que estuvieras. Si te sobraron sobras, reduce tu par. Si se te acabo, aumentalo.
4. Compruebe las fechas de caducidad y los registros de residuos
Busque productos que esten a punto de caducar y coloquelos en la parte delantera. Revise cualquier desperdicio o deterioro observado durante la semana. Estos patrones pueden guiar los pedidos futuros y evitar que se repitan las perdidas.
Segun estudios del sector, los restaurantes que realizan un inventario semanal de manera constante tienen hasta dos veces mas probabilidades de mantener a raya los costos de los alimentos. Es un habito que vale la pena.
Seccion cuatro. Controles de inventario mensuales
Si bien las tareas diarias y semanales te ayudan a mantener el rumbo a corto plazo, las comprobaciones mensuales del inventario son tu oportunidad de dar un paso atras y ver el panorama completo. Aqui es donde analizas las tendencias, evaluas el rendimiento y haces los ajustes que repercuten en tus resultados.
Esto es lo que debes incluir en tu lista de verificacion de inventario mensual
1.
Una vez al mes, haz un recuento completo del inventario de todo- alimentos, bebidas, articulos de papel, productos de limpieza y cualquier otra cosa que tu restaurante utilice habitualmente. Aproveche esta oportunidad para limpiar y reorganizar las areas de almacenamiento, lo que ayuda a mejorar la precision y la eficiencia.
2. Calcula la tasa de
rotacion de inventario La rotacion de inventario te indica cuantas veces has usado y reemplazado tu inventario durante el mes. La formula es-
rotacion de inventario = COGS o inventario promedio.
Un numero mas alto significa que estas moviendo el producto de manera rapida y eficiente. Un numero mas bajo puede indicar que hay pedidos excesivos o articulos que se mueven con lentitud, lo que supone una perdida de efectivo y corre el riesgo de que se estropee.
3. Revise los informes de residuos y deterioro
Revise sus registros del mes pasado para identificar las tendencias. Estas desechando constantemente los mismos ingredientes? Ciertos articulos caducan antes de que los utilices? Estas pistas te ayudan a ajustar el tamano de las porciones, los habitos de pedido o los cronogramas de preparacion.
4. Evalue el desempeno de los proveedores
Compruebe si sus proveedores entregaron a tiempo y con una calidad constante. Las entregas tardias o deficientes pueden alterar el ciclo de inventario y aumentar el desperdicio. Toma notas y considera hacer cambios si es necesario.
Hacer un analisis detallado cada mes puede llevar un poco mas de tiempo, pero te brinda informacion valiosa que las tareas diarias y semanales no pueden darte. Le ayuda a tomar decisiones mas inteligentes, reducir los costos y mantener su cocina funcionando sin problemas mes tras mes.
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Seccion cinco. Pedidos y recepcion
Pedir y recibir inventario puede parecer rutinario, pero es una de las areas mas importantes que debes gestionar con cuidado. Los errores que cometes aqui (como pedir demasiado, aceptar productos en mal estado o no comprobar las facturas) pueden costarle mucho dinero a tu restaurante.
Esto es lo que debes incluir en tu lista de verificacion de pedidos y recepcion 1
.
Antes de realizar un pedido, comprueba tus existencias actuales y comparalas con tus niveles nominales (la cantidad ideal de cada articulo que quieres tener a mano). Esto ayuda a evitar los pedidos en exceso, lo que lleva a que se estropeen, o los pedidos insuficientes, que provocan que se agoten las existencias.
2. Usa una hoja de pedido o una plantilla
Usa la misma hoja de pedido cada vez para hacer un seguimiento de lo que has solicitado. Ya sea un formulario impreso o una hoja de calculo, la coherencia ayuda a detectar errores y facilita la comparacion de los pedidos con los envios.
3. Inspeccione todas las entregas
cuando llegue un envio
- compruebe la cantidad y la calidad del articulo en la factura.
- Rechaza los articulos que esten danados, estropeados o cerca de su fecha de caducidad.
- Asegurese de que los articulos frios se almacenen inmediatamente para mantenerlos dentro de los rangos de temperatura seguros.
4. Etiquete y feche todo
una vez aceptado, cada articulo debe etiquetarse con la fecha de entrega. Use marcadores permanentes o pegatinas preimpresas. Esto ayuda a tu equipo a seguir la normativa FIFO (primero en entrar, primero en salir) y a mantener en orden la rotacion de existencias.
5. Registre y archive las facturas
Guarde una copia de cada factura, ya sea en formato digital o en papel, y actualice sus registros de inventario de inmediato. Este paso ayuda a conciliar las compras con el uso real y mantiene sus informes financieros precisos.
Los estudios muestran que hasta un 25% de las perdidas de inventario se producen durante la fase de recepcion. Una lista de verificacion clara y unos minutos adicionales de cuidado pueden evitar errores costosos y hacer que el proceso de inventario funcione sin problemas.
Seccion seis. Almacenamiento y organizacion
La forma en que almacenas tu inventario es tan importante como lo que pides. Una mala organizacion provoca el desperdicio de alimentos, los articulos se extravian y los tiempos de preparacion son mas lentos. Un sistema de almacenamiento limpio y bien organizado no solo ahorra dinero, sino que tambien mantiene a su personal eficiente y a los inspectores de salud contentos.
Esto es lo que debe incluir en su lista de verificacion de almacenamiento y organizacion 1
. Siga la regla FIFO (primero en entrar, primero en salir)
Rote siempre sus existencias. Coloque los articulos mas antiguos en la parte delantera y coloque las nuevas entregas en la parte posterior. Este sencillo habito ayuda a evitar que los alimentos caduquen antes de consumirlos y mantiene los ingredientes frescos.
2. Etiquete todo
Cada articulo que llegue debe estar etiquetado con la fecha en que se recibio y, si se abrio, la fecha en que se abrio. Use etiquetas o marcadores a prueba de agua. Esto ayuda a tu equipo a identificar rapidamente lo que debe usarse primero.
3. Separe por categoria y temperatura
Mantenga sus articulos almacenados en seco, refrigerados y congelados en areas claramente separadas. Dentro de cada espacio, organiza los articulos por tipo (por ejemplo, productos lacteos, carne, productos agricolas) y evita la contaminacion cruzada. Por ejemplo, las carnes crudas siempre deben guardarse debajo de los alimentos listos para comer.
4. Limpie e inspeccione las areas de almacenamiento semanalmente
Programe un tiempo cada semana para limpiar los estantes, comprobar si hay derrames o fugas y desechar los productos caducados. Un area de almacenamiento limpia mantiene alejadas las plagas y protege los alimentos de la contaminacion.
5. Utilice contenedores y estanterias
transparentes. Los recipientes transparentes facilitan la visualizacion de lo que hay dentro. Usa cestos o estantes para evitar apilar las cajas en el suelo o entre si, ya que esto acelera el conteo y mejora la circulacion del aire en las neveras.
Un almacenamiento deficiente puede provocar el desperdicio de hasta el 10% de los alimentos, lo que a menudo reduce las ganancias de forma silenciosa. Un sistema de organizacion solido ayuda a prevenir esto, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.
Seccion siete. Herramientas y plantillas
No necesitas un software sofisticado para estar al tanto de tu inventario, pero el uso de las herramientas adecuadas puede hacer que el proceso sea mas rapido, facil y preciso. Ya sea que prefiera lapiz y papel o soluciones digitales, contar con plantillas y sistemas garantiza la coherencia y ayuda a reducir los errores humanos.
Esto es lo que debes considerar incluir en tu kit de herramientas de gestion de inventario
1. Listas de verificacion de inventario imprimibles
Comience con un formulario impreso simple que puede colgar en sus areas de almacenamiento o guardar en un portapapeles. Debe incluir-
- Los nombres de los articulos agrupados por ubicacion de almacenamiento (secadero, frigorifico, congelador) y
las unidades de medida (cajas, libras, botellas, etc.)
- Espacios para el recuento inicial, las entregas, el uso y el recuento final
Un formulario basico como este ayuda a los miembros del equipo a mantenerse informados y facilita la formacion del personal nuevo.
2. Las plantillas de hojas de calculo
Excel o Google Sheets son excelentes herramientas gratuitas para rastrear el inventario. Puedes configurar formulas para calcular automaticamente los totales, realizar un seguimiento del uso e incluso detectar niveles bajos de existencias. Estas plantillas tambien facilitan el seguimiento de las tendencias del inventario a lo largo del tiempo.
3. Integracion del software de POS e inventario
Si su restaurante utiliza un sistema de punto de venta con funciones de inventario, aprovechelo. Muchos sistemas modernos le permiten vincular los datos de ventas con los recuentos de existencias, lo que le brinda informacion en tiempo real sobre el uso y los costos. Algunas plataformas incluso te avisan cuando los articulos llegan a niveles de repedido.
4. Registros de residuos y deterioro
Utilice un libro de registro simple o un formulario digital para registrar cualquier articulo arrojado y por que. Esto ayuda a identificar patrones y reduce el desperdicio con el tiempo.
Ya sea que utilices hojas impresas o aplicaciones digitales, el objetivo es el mismo- crear un sistema facil de seguir que mantenga tu inventario preciso y que tu cocina funcione sin problemas.
Pon la lista de verificacion a trabajar
La gestion del inventario no tiene por que ser complicada, pero si debe ser coherente. Una lista de verificacion simple puede ayudarlo a mantenerse organizado, reducir el desperdicio y mantener los costos de los alimentos bajo control. Ya sea que realices un seguimiento de las entregas diarias, realices recuentos semanales o revises los informes mensuales, la clave es contar con un sistema fiable que tu y tu equipo puedan utilizar.
Empieza con algo pequeno. Elige un area (por ejemplo, realizar comprobaciones puntuales diarias o mejorar tu configuracion de almacenamiento) y construye a partir de ahi. Con el tiempo, estos habitos se convertiran en algo natural. Cuanto mas preciso sea tu inventario, mas facil sera tomar decisiones inteligentes sobre los pedidos, los precios y la preparacion.
Si estas listo para llevar tu gestion de inventario al siguiente nivel, considera usar una herramienta digital que te ahorre tiempo y mejore la precision. Altametrics ofrece un software de inventario para restaurantes potente y facil de usar que lo ayuda a automatizar las listas de verificacion, realizar un seguimiento del uso en tiempo real y controlar los costos de los alimentos con confianza.
Desde la prevision y el seguimiento de los vendedores hasta la reduccion de residuos y las herramientas compatibles con dispositivos moviles, Altametrics le brinda todo lo que necesita para optimizar su proceso de inventario, de modo que pueda dedicar menos tiempo a contar y mas tiempo a administrar su restaurante.
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Contenido de lectura obligada
Cómo calcular la rotación de inventario
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Cumplimiento de pedidos
Como mejorar el cumplimiento de los pedidos en cadenas de restaurantes con multiples ubicaciones
Métodos de cálculo de costos de inventario
Explicacion de los metodos de calculo de costos de inventario para restaurantes
Controlar el inventario
Herramientas tecnologicas para ayudarlo a controlar el inventario en su restaurante sin esfuerzo
Planificación de inventario
La guia definitiva para la planificacion del inventario para propietarios de restaurantes
Preguntas frecuentes
Con que frecuencia debo hacer recuentos de inventario?
Las comprobaciones puntuales diarias de los articulos clave, los recuentos semanales de inventario de alto valor y un inventario mensual completo ofrecen el mejor equilibrio entre precision y eficiencia.
Que es FIFO y por que es importante?
FIFO significa primero en entrar, primero en salir. Garantiza que las existencias mas antiguas se utilicen antes de las entregas mas nuevas para reducir el deterioro y mantener la seguridad alimentaria.
Como ayuda el seguimiento del inventario a reducir los costos de los alimentos?
El seguimiento preciso identifica el desperdicio, el exceso de porciones y el robo. Al ajustar los pedidos y el uso en funcion de los datos, puedes ahorrar una cantidad considerable de dinero.
Cual es la diferencia entre la rotacion de inventario y la rotacion de existencias?
La rotacion de inventario mide la frecuencia con la que usas y reemplazas las existencias en un periodo. La rotacion de existencias (FIFO) es la practica de utilizar primero las existencias mas antiguas para evitar que se echen a perder.
