Cuales son las principales caracteristicas que se deben buscar en el software de gestion de inventario para restaurantes?
Las caracteristicas clave incluyen el seguimiento del inventario en tiempo real, las alertas de reordenamiento automatizadas, el escaneo de codigos de barras, la integracion con los sistemas POS, las interfaces faciles de usar y los informes detallados para ayudar a los propietarios de restaurantes a administrar las existencias de manera eficiente y reducir el desperdicio.
Herramientas tecnologicas para ayudarlo a controlar el inventario en su restaurante sin esfuerzo
Desafios del control de inventario
Dirigir un restaurante es un trabajo duro, y llevar un registro del inventario puede ser una de las partes mas frustrantes. Tienes que saber lo que tienes, lo que necesitas y lo que se va a desperdiciar, al mismo tiempo que intentas mantener a los clientes contentos y que la cocina funcione sin problemas. Pero si el inventario no esta bajo control, se desperdician alimentos, se pierde dinero y aumenta el estres.
De hecho, segun el USDA, los restaurantes de EE. UU. desperdician entre el 30 y el 40% de su suministro de alimentos, en gran parte debido a practicas de inventario deficientes. Esto no solo es malo para tus resultados, sino que tambien es malo para tu equipo y tu tiempo.
Muchos propietarios de restaurantes aun confian en el lapiz y el papel o en hojas de calculo torpes. Estos metodos son lentos, faciles de estropear y le quitan tiempo a las cosas mas importantes. Afortunadamente, ahora existen herramientas que pueden ayudar a facilitar mucho el inventario.
Las aplicaciones y el software de inventario actuales estan disenados para ahorrar tiempo y reducir los errores. No necesitas ser un experto en tecnologia, solo un propietario ocupado que busca mejores formas de administrar su negocio. Las herramientas adecuadas pueden ayudarte a mantenerte organizado, reducir el desperdicio y sentir que tienes mas control sobre tu cocina.
Desafios clave del control de inventario
La gestion del inventario puede parecer simple a primera vista- basta con hacer un seguimiento de lo que entra y lo que sale. Sin embargo, en un restaurante con un ritmo acelerado, se convierte rapidamente en una de las tareas mas frustrantes y que consumen mas tiempo.
Estos son los mayores desafios a los que suelen enfrentarse los propietarios- 1. Recuentos inexactos
El inventario manual es propenso a errores. Ya sea que se trate de errores en el recuento, de articulos omitidos o de olvidos, los pequenos errores se acumulan. Esto puede llevar a pedir en exceso, a quedarse sin ingredientes o a que los platos no se puedan servir.
2. Sin visibilidad en tiempo real
Cuando no sabes exactamente lo que hay en stock en este momento, es dificil tomar decisiones inteligentes. Sin informacion actualizada, es posible que acabes pidiendo articulos incorrectos o que no veas las tendencias de lo que realmente se esta utilizando.
3.
Desperdicio de alimentos El USDA informa que entre el 30 y el 40% del suministro de alimentos se desperdicia, y los restaurantes son una gran parte de eso. Un seguimiento deficiente provoca el deterioro, el olvido de objetos y, literalmente, el desperdicio de dinero.
4. Proceso lento Hacer el
inventario a mano consume un tiempo valioso, a veces horas a la semana. Ese es el tiempo que podrias dedicar a los clientes, al personal o a planificar tu proximo menu.
5. Falta de coherencia
El personal diferente puede rastrear el inventario de diferentes maneras. Sin un sistema, es dificil obtener numeros consistentes y confiables que pueda usar para tomar decisiones.
Al reconocer estos desafios, puede empezar a buscar las herramientas tecnologicas adecuadas para solucionarlos y liberarse del dolor de cabeza diario que supone gestionar el inventario a mano.
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Que buscar en el software de gestion de inventario
No todas las herramientas de inventario se crean de la misma manera. Con tantas opciones disponibles, es importante elegir un software que se adapte a las necesidades especificas de su restaurante. No necesitas algo demasiado complejo, solo un sistema que ahorre tiempo, mejore la precision y te facilite la vida. Estas son las caracteristicas clave que debe buscar-
1. Seguimiento en tiempo real
Las mejores herramientas te permiten ver exactamente lo que tienes a mano, ahora mismo. Esto ayuda a evitar pedidos excesivos, evita que se agoten los ingredientes y le da confianza en sus numeros.
2. Interfaz facil de usar
Usted y su personal no tienen tiempo para aprender algo complicado. Busque un software que sea simple, limpio y que no requiera horas de capacitacion. Un panel de control claro, las opciones de arrastrar y soltar y el acceso movil pueden marcar una gran diferencia.
3. Integracion de puntos de venta
El software de inventario que se conecta a su sistema de punto de venta (POS) puede restar automaticamente los articulos a medida que se venden. Esto reduce la introduccion manual y ofrece una imagen mas precisa de lo que se mueve y lo que no.
4. Alertas y recordatorios
Quedarse sin un ingrediente clave durante un apuro es la pesadilla de todo propietario. Un buen software envia alertas de existencias agotadas o advertencias de caducidad para que puedas actuar antes de que surja un problema.
5. Informes y analisis
No es necesario ser un experto en numeros para beneficiarse de los informes. Los datos basicos sobre el uso, el desperdicio y las tendencias del costo de los alimentos pueden ayudarlo a tomar decisiones mas inteligentes sin tener que revisar hojas de calculo.
Elegir el software adecuado consiste en encontrar una herramienta que se adapte a tu rutina diaria y elimine el estres que supone gestionar el inventario. Concentrese en herramientas que sean sencillas, inteligentes y disenadas pensando en la vida de un restaurante.
Aplicaciones de escaneo de codigos de barras e inventario movil
Uno de los mayores ahorros de tiempo en el control de inventario moderno es el uso de aplicaciones moviles de escaneo de codigos de barras y de inventario. Estas herramientas eliminan las conjeturas y las complicaciones a la hora de contar las existencias, y son especialmente utiles en los entornos de restaurantes que cambian rapidamente y en los que la precision y la velocidad son importantes.
1. Recuentos mas rapidos y precisos
En lugar de anotar manualmente los nombres y cantidades de los articulos, los escaneres de codigos de barras le permiten simplemente escanear y registrar los productos. Esto reduce los errores humanos y acelera el proceso de manera significativa. Lo que solia llevar horas con lapiz y papel ahora se puede hacer en minutos.
2. Utilice su telefono inteligente o tableta.
No necesita un equipo caro. Muchas aplicaciones de inventario funcionan con su telefono o tableta actual y lo convierten en un escaner. Algunas incluso permiten la entrada de voz o el reconocimiento de fotos, lo que facilita que los equipos ocupados registren los elementos de forma rapida y precisa.
3. Inventario simplificado
Las aplicaciones moviles suelen incluir interfaces faciles de usar que le permiten clasificar los articulos, realizar un seguimiento de las cantidades y registrar las fechas de caducidad. Puedes recorrer la cocina, la nevera o la sala de almacenamiento mientras actualizas tu inventario sobre la marcha.
4. Sincronizacion en la nube para obtener actualizaciones en tiempo real
Cuando varios miembros del personal hacen un inventario o reciben entregas, las aplicaciones basadas en la nube sincronizan la informacion al instante. Todos ven los mismos datos, por lo que no hay confusion ni duplicacion.
5. Mejor participacion del personal
Con herramientas mas simples, mas personal puede ayudar con el inventario, incluso aquellos sin experiencia. Esto distribuye la carga de trabajo y garantiza que las comprobaciones del inventario se realicen con mayor frecuencia y fiabilidad.
El uso de escaneres de codigos de barras y aplicaciones moviles puede reducir los errores, reducir el estres y ofrecer a los propietarios de restaurantes un mejor control sobre sus existencias, sin anadir mas trabajo.
Herramientas automatizadas de reordenamiento y gestion de proveedores
Mantener su cocina surtida sin pedir en exceso es un equilibrio delicado. Muchos propietarios de restaurantes intentan administrarlo manualmente, hojeando las hojas de pedidos, adivinando el uso o confiando en la memoria. Pero cuando hay mucho trabajo, es facil olvidarse de volver a pedir un articulo o pedir accidentalmente demasiado. Ahi es donde entran en juego las herramientas automatizadas de reorganizacion de pedidos y gestion de proveedores.
1. El
software de inventario con una configuracion de reordenamiento automatico de puntos puede avisarle (o incluso realizar pedidos) cuando las existencias caigan por debajo de un nivel determinado. Ya no tendras que revisar constantemente las estanterias ni adivinar cuando volver a hacer un pedido. Esto ayuda a prevenir tanto la escasez como el exceso de existencias.
2. Establezca niveles de par y proveedores preferidos
Puede establecer niveles de par (la cantidad ideal que siempre querra tener a mano) y vincularlos a proveedores especificos. Cuando tus existencias caigan por debajo de esa cantidad, el sistema puede generar automaticamente una orden de compra en funcion de tus preferencias anteriores. Esto acelera el proceso de pedido y mantiene la coherencia.
3. Historial y pronostico de pedidos
Muchas herramientas mantienen un registro completo de los pedidos anteriores, lo que le ayuda a pronosticar las necesidades futuras. Si siempre necesitas mas productos los fines de semana o menos queso en invierno, tu sistema puede conocer esas tendencias y ayudarte a hacer pedidos de forma mas inteligente.
4. Menos prisas de ultima hora
Los pedidos fallidos pueden arruinar todo el dia. Con la automatizacion, es menos probable que olvides articulos criticos, lo que reduce las visitas de ultima hora a la tienda o las llamadas de emergencia a los proveedores.
5. Mejores relaciones con los proveedores
Al enviar pedidos precisos y puntuales de manera consistente, es mas probable que sus proveedores cumplan con las solicitudes de manera correcta y puntual.
El uso de herramientas automatizadas de reordenamiento y suministro se traduce en menos errores, menos estres y un flujo de productos mas predecible, algo crucial para que su restaurante funcione sin problemas.
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Funciones de analisis e informes de inventario
Es importante saber que hay en tu almacen, pero saber como se utiliza ese inventario a lo largo del tiempo es lo que realmente te ayuda a gestionar un restaurante mas inteligente y rentable. Ahi es donde entran en juego las funciones de analisis e informes de inventario. Estas herramientas toman todos los datos sin procesar de sus recuentos de existencias, compras y ventas y los convierten en informacion util.
1. Rastrea los patrones de uso
Un buen software de inventario te muestra que cantidad de cada ingrediente o articulo estas usando realmente. Esto te ayuda a identificar que productos se venden rapidamente y cuales estan en las estanterias. Puedes usar esta informacion para ajustar el tamano de las porciones, modificar tu menu o cambiar la frecuencia con la que pides ciertos ingredientes.
2. Detecte el desperdicio y la merma
Cuando los numeros de inventario no coinciden con las ventas o el uso esperado, algo anda mal, tal vez se estropee, se prepare en exceso o incluso sea un robo. Las herramientas de elaboracion de informes te ayudan a detectar estas carencias de forma temprana, para que puedas solucionar el problema antes de que se vuelva caro.
3. Calcule el porcentaje del costo de los alimentos
Las herramientas de analisis pueden calcular el porcentaje del costo de los alimentos comparando el costo del inventario utilizado con las ventas totales de alimentos. Esto le ayuda a mantener los margenes bajo control y a tomar mejores decisiones sobre los precios.
4. Resumenes semanales y mensuales
En lugar de revisar hojas de calculo o tratar de recordar los pedidos del mes pasado, los informes automatizados ofrecen resumenes claros. Puedes configurarlos para que se publiquen semanalmente o mensualmente y revisar las tendencias de un vistazo.
5. Decisiones basadas en datos
Cuando sus informes muestran exactamente a donde va su dinero (y donde se desperdicia), puede realizar cambios fundamentados con confianza.
En resumen, el analisis de inventario convierte los numeros en conocimiento. Le ayudan a reducir el desperdicio, mejorar la eficiencia y controlar los costos de los alimentos, sin perder horas haciendo los calculos usted mismo.
Integracion con otros sistemas de restaurantes
Uno de los mayores beneficios de las herramientas de inventario modernas es lo bien que pueden conectarse con otros sistemas que ya utilizas en tu restaurante. Cuando el software de inventario funciona junto con el sistema de punto de venta (POS), el software de contabilidad e incluso las herramientas de programacion del personal, crea un flujo de informacion mas fluido y preciso. Esta integracion significa menos errores, menos trabajo doble y mas tiempo para concentrarse en administrar su restaurante.
Por ejemplo, cuando tu sistema de inventario se vincula directamente a tu punto de venta, cada venta actualiza automaticamente tus niveles de existencias. Esta conexion en tiempo real elimina la necesidad de realizar ajustes manuales y ayuda a mantener los recuentos precisos durante todo el dia. En lugar de esperar a que se compruebe el inventario al final del dia, puedes ver los datos del inventario en tiempo real que reflejan lo que realmente se esta utilizando. Esto es especialmente util durante los turnos con mucha actividad, cuando el seguimiento manual resulta casi imposible.
La integracion con el software de contabilidad tambien simplifica la gestion financiera. Los costos de inventario se pueden comparar automaticamente con los datos de gastos y ventas, lo que facilita el seguimiento de los costos de los alimentos y las ganancias sin tener que hacer malabares con varias hojas de calculo. Esto reduce los errores y ahorra horas de contabilidad.
Ademas, la sincronizacion con los sistemas de programacion puede ayudar a planificar los pedidos en funcion de la disponibilidad esperada del personal y las ventas previstas. Cuando sabes cuantos miembros del equipo estan trabajando o que tipo de negocio se espera para determinados dias, puedes alinear mejor las necesidades de inventario.
En ultima instancia, estas integraciones eliminan los silos de informacion y permiten que las diferentes partes de la empresa se comuniquen sin problemas. El resultado es una operacion mas eficiente, menos estres y un mejor control de los recursos de su restaurante.
Implementacion de herramientas tecnicas
Adoptar nuevas tecnologias puede resultar abrumador, especialmente cuando tu restaurante ya funciona a toda velocidad. La clave para una transicion fluida es elegir herramientas disenadas teniendo en cuenta la simplicidad y la facilidad de uso. Empieza poco a poco (centrate en un area, como el seguimiento del inventario o la automatizacion de los repedidos) e incorpora gradualmente a tu equipo. Capacitar a tu personal con paciencia y claridad ayuda a que todos se sientan seguros, lo que reduce la resistencia y los errores.
Establezca expectativas realistas sobre la curva de aprendizaje y mida el progreso con objetivos simples, como reducir el desperdicio o reducir el tiempo de inventario en un porcentaje determinado. Celebra estas primeras victorias para ganar impulso.
Recuerde que el objetivo de la tecnologia de inventario no es solo hacer un seguimiento de los productos, sino devolverle tiempo y conocimientos valiosos para que pueda centrarse en lo que mas importa- ofrecer una comida y un servicio excelentes.
Si estas listo para tomar el control del inventario de tu restaurante sin dolores de cabeza, herramientas como Altametrics ofrecen una plataforma potente y facil de usar que se adapta a las necesidades de los restaurantes. Altametrics simplifica el seguimiento del inventario, automatiza las compras y proporciona datos en tiempo real, todo en un solo lugar. Su sistema intuitivo le ayuda a reducir los residuos, gestionar los costes y mejorar sus operaciones sin esfuerzo.
Para obtener mas informacion sobre como optimizar el inventario y la gestion logistica de los pedidos de su cadena de restaurantes, haga clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion.
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Contenido de lectura obligada
Cómo calcular la rotación de inventario
Como calcular la rotacion del inventario de su restaurante
Cumplimiento de pedidos
Como mejorar el cumplimiento de los pedidos en cadenas de restaurantes con multiples ubicaciones
Métodos de cálculo de costos de inventario
Explicacion de los metodos de calculo de costos de inventario para restaurantes
Planificación de inventario
La guia definitiva para la planificacion del inventario para propietarios de restaurantes
Lista de verificación de administración de inventario
La lista de control de inventario definitiva para propietarios de restaurantes
Preguntas frecuentes
Por que es importante controlar el inventario para mi restaurante?
El control adecuado del inventario ayuda a reducir el desperdicio de alimentos, evitar la falta de existencias, ahorrar dinero y mejorar la eficiencia general de la cocina.
Cuales son los principales desafios a los que se enfrentan los propietarios de restaurantes con la gestion del inventario?
Los desafios mas comunes incluyen los recuentos inexactos, la falta de visibilidad en tiempo real, el desperdicio de alimentos, los procesos manuales que consumen mucho tiempo y el seguimiento incoherente.
Como funciona el reordenamiento automatico?
Las herramientas automatizadas rastrean los niveles de inventario y pueden enviar alertas de repedidos o realizar pedidos automaticamente cuando las existencias caen por debajo de los umbrales establecidos.
Que tipo de informes puedo esperar del software de inventario?
Los informes comunes incluyen los niveles de inventario, los porcentajes de costos de los alimentos, el seguimiento de los residuos, las tendencias de uso y los historiales de pedidos.
