ما هي المصطلحات المالية الأساسية التي يجب أن يعرفها أصحاب المطاعم لمسك الدفاتر؟
تشمل المصطلحات الرئيسية الإيرادات (الأموال المكتسبة) والنفقات (التكاليف المتكبدة) والأصول (ما تمتلكه الشركة) والالتزامات (ما تدين به) والأسهم (حصة المالك). فهم هذه الأمور يساعد المالكين على الاحتفاظ بسجلات دقيقة.
الدليل النهائي لمسك الدفاتر في المطاعم للمالكين الجدد
أهمية مسك الدفاتر
إن إنشاء مطعم جديد هو مشروع مثير مليء بالشغف والإبداع. ومع ذلك، إلى جانب صياغة القوائم وتصميم الأجواء المثالية، هناك عنصر أساسي غالبًا ما يتم تجاهله - مسك الدفاتر. بالنسبة للعديد من مالكي المطاعم الجدد، قد تبدو إدارة الجانب المالي أمرًا مربكًا أو مربكًا أو حتى مخيفًا. ومع ذلك، فإن الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة ومنظمة لا يتعلق فقط بالامتثال - إنه أداة حيوية تمكّنك من فهم صحة عملك والتحكم في التكاليف واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
يوفر مسك الدفاتر صورة واضحة عن مصدر أموالك وأين تذهب، وهو أمر بالغ الأهمية في صناعة معروفة بالهوامش الضيقة والنفقات المتقلبة. من خلال إتقان الأساسيات في وقت مبكر، يمكنك تجنب الأخطاء المكلفة وتقليل الضغوط المالية وإنشاء أساس قوي للنمو.
فهم أساسيات مسك الدفاتر في المطاعم
قبل الغوص في الخطوات العملية لمسك الدفاتر، من المهم أن نفهم ما تتضمنه عملية مسك الدفاتر فعليًا ولماذا هو مهم جدًا في بيئة المطعم. ببساطة، مسك الدفاتر هو التسجيل المنهجي لجميع المعاملات المالية التي تقوم بها شركتك. وهذا يعني تتبع كل دولار يدخل ويخرج - من مدفوعات العملاء إلى فواتير الموردين وأجور الموظفين إلى فواتير الخدمات.
في صناعة المطاعم، حيث غالبًا ما تكون هوامش الربح ضئيلة (عادة ما بين 3٪ و 5٪)، حتى الأخطاء الصغيرة أو النفقات التي يتم تجاهلها يمكن أن يكون لها تأثير كبير على أرباحك النهائية. هذا هو السبب في أن مسك الدفاتر الدقيق ليس مجرد مهمة بيروقراطية ولكنه جزء حيوي من إدارة الصحة المالية لمطعمك.
تشمل المصطلحات المالية الرئيسية التي ستواجهها
1. الإيرادات - إجمالي الدخل الناتج عن جميع المبيعات، بما في ذلك تناول الطعام في الداخل، وتناول الطعام بالخارج، والتسليم، وتقديم الطعام، وأي خدمات أخرى.
2. المصروفات - التكاليف اللازمة لتشغيل مطعمك، مثل شراء الأطعمة والمشروبات، وكشوف المرتبات، والإيجار، والمرافق، والتسويق، والصيانة.
3. الأصول - العناصر ذات القيمة التي يمتلكها مطعمك، مثل معدات المطبخ أو الأثاث أو النقود في البنك.
4. الالتزامات - الأموال التي يدين بها مطعمك، بما في ذلك القروض أو الفواتير غير المسددة أو مدفوعات البائع المستحقة.
5. حقوق الملكية - المصلحة المالية للمالك في الأعمال التجارية، وهي أساسًا ما تبقى بعد خصم الالتزامات من الأصول.
يساعدك تتبع هذه العناصر بانتظام على فهم ليس فقط مقدار الأموال التي تجنيها، ولكن أيضًا إلى أين تذهب أموالك وكيف يتطور وضعك المالي بمرور الوقت. على سبيل المثال، إذا كانت تكاليف طعامك أعلى باستمرار من معايير الصناعة (التي تتراوح عادةً بين 28٪ إلى 35٪ من الإيرادات)، فإن سجلات مسك الدفاتر الخاصة بك ستسلط الضوء على هذا الاتجاه حتى تتمكن من اتخاذ إجراءات تصحيحية.
يتيح لك مسك الدفاتر أيضًا مراقبة التدفق النقدي - حركة الأموال داخل وخارج عملك - وهو أمر بالغ الأهمية لتغطية النفقات اليومية مثل الرواتب ومدفوعات الموردين. بدون مسك الدفاتر المناسبة، من السهل أن تفقد مسار التدفق النقدي، مما قد يؤدي بسرعة إلى مشاكل السيولة حتى لو كان مطعمك مربحًا على الورق.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
إعداد نظام مسك الدفاتر الخاص بك
يعد إنشاء نظام مسك الدفاتر القوي في وقت مبكر أحد أهم الخطوات التي يمكن لمالك المطعم الجديد اتخاذها. يحافظ النظام المنظم جيدًا على تنظيم بياناتك المالية وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت - مما يسمح لك بالتركيز على إدارة مطعمك. الهدف هو إنشاء عملية موثوقة وقابلة للإدارة، حتى لو لم يكن مسك الدفاتر هو مجال خبرتك.
اختر طريقة مسك الدفاتر الصحيحة
هناك طريقتان أساسيتان لمسك الدفاتر - اليدوية والرقمية. يتضمن مسك الدفاتر اليدوي الاحتفاظ بالسجلات الورقية وجداول البيانات، والتي يمكن أن تعمل في عمليات صغيرة جدًا ولكنها سرعان ما تصبح مرهقة وعرضة للأخطاء مع نمو عملك. يعني مسك الدفاتر الرقمي عمومًا استخدام الأدوات المحوسبة لتنظيم وتتبع البيانات المالية. بغض النظر عن الطريقة، فإن المفتاح هو ضمان الدقة والاتساق في تسجيل جميع المعاملات.
تنظيم المستندات المالية الخاصة بك
جزء أساسي من إعداد نظام مسك الدفاتر الخاص بك هو إنشاء هيكل حفظ منظم. يتضمن ذلك تصنيف وتخزين جميع الإيصالات والفواتير والبيانات المصرفية وسجلات الرواتب والمستندات الضريبية. سواء كان ذلك فعليًا أو إلكترونيًا، فإن التنظيم المتسق يجعل من السهل تتبع المعاملات واسترداد السجلات عند الحاجة، خاصة خلال موسم الضرائب أو عمليات التدقيق.
إعداد مخطط الحسابات
مخطط الحسابات هو قائمة تصنف جميع المعاملات المالية في مطعمك. تشمل الفئات الشائعة إيرادات المبيعات وتكاليف الأغذية والمشروبات ونفقات العمالة والإيجار والمرافق والتسويق. إن وجود مخطط تفصيلي ومخصص للحسابات يضمن أن سجلات مسك الدفاتر الخاصة بك واضحة وأنه يمكنك إنشاء تقارير مالية ذات مغزى.
إنشاء روتين
أخيرًا، الاتساق أمر بالغ الأهمية. خصص وقتًا منتظمًا - يوميًا أو أسبوعيًا - لتحديث كتبك وإدخال المعاملات وتسوية الحسابات. تعمل الصيانة الدورية على منع التراكم وتقليل الأخطاء والحفاظ على تحديث صورتك المالية. يمكن أن يشعر هذا الانضباط بالإرهاق في البداية، لكنه سرعان ما يصبح أمرًا طبيعيًا ويقلل بشكل كبير من الإجهاد في نهاية الشهر.
من خلال إعداد نظام مسك الدفاتر الذي يناسب العمليات الفريدة لمطعمك، فإنك تنشئ أساسًا للإدارة المالية الدقيقة التي تدعم نمو عملك واستقراره. بعد ذلك، سننظر في كيفية تتبع مبيعاتك اليومية وتدفقات الإيرادات بفعالية للحفاظ على رؤية واضحة لدخل مطعمك.
تتبع المبيعات اليومية وتدفقات الإيرادات
واحدة من أهم المهام في مسك الدفاتر في المطاعم هي تتبع المبيعات اليومية بدقة وفهم مصدر إيراداتك. غالبًا ما يكون للمطاعم مصادر دخل متعددة، مثل عملاء تناول الطعام في الداخل، وطلبات تناول الطعام في الخارج، وخدمات التوصيل، وتقديم الطعام، وحتى تأجير البضائع أو أماكن الفعاليات. يوفر فصل تدفقات الإيرادات هذه وتسجيلها بدقة رؤية واضحة حول ما يقود نشاطك التجاري والأماكن التي قد تكون فيها التعديلات ضرورية.
يتيح لك تسجيل المبيعات اليومية باستمرار مراقبة اتجاهات الأداء وتحديد الفترات المزدحمة والبطيئة وتقييم فعالية العروض الترويجية أو تغييرات القائمة. على سبيل المثال، إذا ارتفعت إيرادات الوجبات الجاهزة في عطلات نهاية الأسبوع ولكن انخفضت مبيعات المطاعم، يمكنك تعديل التوظيف والمخزون وفقًا لذلك لتحسين العمليات والتحكم في التكاليف.
لتتبع المبيعات بفعالية، ابدأ بإنشاء عملية بسيطة ومتسقة. في نهاية كل يوم، اجمع كل سجلات المبيعات، مثل أشرطة تسجيل النقد أو تقارير نقاط البيع أو سجلات المبيعات اليدوية. أدخل هذه الأرقام في نظام مسك الدفاتر الخاص بك، وقم بتصنيفها حسب نوع الإيرادات. يعني الاحتفاظ بسجلات مفصلة أنك ستتمكن من تحليل القنوات التي تساهم بشكل أكبر في أرباحك النهائية والتي قد تحتاج إلى مزيد من الاهتمام أو التحسين.
من المهم أيضًا التعامل مع المبيعات النقدية بعناية فائقة، حيث يمكن أن تكون المعاملات النقدية أكثر عرضة للأخطاء أو سوء الاستخدام. يساعد تطبيق الضوابط، مثل العد النقدي اليومي وتتبع الودائع، على ضمان احتساب جميع الإيرادات بدقة.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك تتبع المبيعات حسب طريقة الدفع (النقد وبطاقات الائتمان وبطاقات الهدايا وما إلى ذلك) . لا يساعد هذا في تسوية إيداعاتك المصرفية فحسب، بل يسلط الضوء أيضًا على تفضيلات الدفع للعملاء، والتي يمكن أن تكون مفيدة للتسويق أو القرارات التشغيلية.
إن فهم مبيعاتك بالتفصيل يضع الأساس لتحسين الميزانية والتنبؤ. عندما تعرف بالضبط من أين تأتي إيراداتك وكيف تتقلب، يمكنك التخطيط لعمليات شراء المخزون، وجدولة الموظفين بشكل أكثر فعالية، والاستعداد للتغييرات الموسمية بثقة أكبر.
إدارة النفقات بفعالية
إن التحكم في النفقات وتتبعها بدقة لا يقل أهمية عن مراقبة المبيعات عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر في المطاعم. تمثل النفقات تدفق الأموال اللازمة للحفاظ على تشغيل مطعمك، وبدون إدارة دقيقة، يمكن أن تؤدي إلى تآكل أرباحك بسرعة. بالنسبة لأصحاب المطاعم الجدد، يعد فهم النفقات وتصنيفها بشكل صحيح مهارة مهمة تضع الأساس للاستقرار المالي.
تنقسم نفقات المطاعم النموذجية إلى عدة فئات رئيسية. عادةً ما تشكل تكاليف الأطعمة والمشروبات الجزء الأكبر من النفقات، وغالبًا ما تتراوح من 28٪ إلى 35٪ من إجمالي إيراداتك. يشمل ذلك جميع المكونات والمشروبات واللوازم اللازمة لإعداد عناصر القائمة. يساعدك الاحتفاظ بسجلات مفصلة لهذه التكاليف على تحديد ما إذا كنت تفرط في الإنفاق أو ما إذا كان الهدر والسرقة يؤثران على هوامشك.
تعتبر نفقات العمل فئة مهمة أخرى تشمل الأجور والمزايا وضرائب الرواتب وأي نصائح يجب مراعاتها. تتراوح تكاليف العمالة عمومًا من 25٪ إلى 35٪ من الإيرادات، اعتمادًا على حجم وأسلوب مطعمك. يتيح لك تتبع هذه النفقات بعناية تحسين مستويات التوظيف والجدولة بكفاءة دون التضحية بجودة الخدمة.
وتشمل التكاليف المتكررة الأخرى مدفوعات الإيجار أو الرهن العقاري والمرافق والصيانة والإصلاحات والتسويق والإعلان والتراخيص أو التصاريح. يجب تسجيل كل منها على الفور وتصنيفها بدقة في نظام مسك الدفاتر الخاص بك للحفاظ على صورة مالية واضحة.
تتمثل إحدى الطرق العملية لإدارة النفقات في تصنيفها باستمرار ومطابقتها مع البيانات المصرفية وبطاقات الائتمان الخاصة بك على أساس منتظم. يساعد هذا في اكتشاف التناقضات أو الأخطاء مبكرًا ويمنع المفاجآت خلال موسم الضرائب. يعد الحفاظ على الإيصالات والفواتير والفواتير المنظمة أمرًا ضروريًا أيضًا للتحقق من النفقات ودعم الخصومات المحتملة.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح لك مراجعة نفقاتك بانتظام بتحديد الاتجاهات أو الارتفاعات التي قد تشير إلى عدم الكفاءة. على سبيل المثال، قد تشير الزيادة المفاجئة في فواتير الخدمات إلى مشكلة في الصيانة، أو قد تؤدي تكاليف الطعام الأعلى من المعتاد إلى مشاكل في الهدر أو تسعير الموردين. يساعدك اتخاذ إجراءات استباقية بشأن إدارة النفقات على اتخاذ إجراءات تصحيحية قبل أن تؤثر المشكلات على ربحيتك.
من خلال الاحتفاظ بسجل واضح ومفصل لجميع النفقات، يمكنك الحصول على البصيرة اللازمة للتحكم في التكاليف وتحسين العمليات وحماية الصحة المالية لمطعمك.
كشوف المرتبات ومسك الدفاتر المتعلقة بالموظفين
كشوف المرتبات هي واحدة من أكثر المكونات تعقيدًا وحساسية في مسك الدفاتر في المطاعم. لا يتعلق الأمر فقط بالدفع لفريقك في الوقت المحدد - بل يشمل تتبع ساعات العمل وحساب الأجور وإدارة الضرائب وتقديم التقارير والنصائح والالتزام بقوانين العمل المحلية والفيدرالية. بالنسبة لأصحاب المطاعم الجدد، يعد فهم أساسيات الرواتب أمرًا ضروريًا للحفاظ على ثقة الموظفين وتجنب العقوبات المكلفة.
ابدأ بإنشاء نظام واضح لتتبع ساعات عمل الموظفين. سواء كان موظفوك يتابعون العمل يدويًا أو من خلال نظام تتبع الوقت، فإن السجلات الدقيقة ضرورية لحساب الأجور الإجمالية. يجب أيضًا مراعاة أجر العمل الإضافي وأجر العطلات وفروق المناوبة عند الاقتضاء. يمكن أن تؤدي عدم الدقة في حسابات الأجور إلى مشاكل قانونية وتضر بالروح المعنوية.
بعد ذلك، ستحتاج إلى التعامل بشكل صحيح مع عمليات الاستقطاع والخصومات، بما في ذلك ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب الولايات، والضمان الاجتماعي، والرعاية الطبية، وأي مزايا أو مخصصات سارية. يجب اقتطاع هذه المبالغ من رواتب الموظفين وتحويلها إلى الوكالات المناسبة وفقًا لجدول زمني منتظم. يمكن أن تؤدي الأخطاء هنا إلى غرامات خطيرة ومشكلات الامتثال.
في المطاعم، تضيف النصائح طبقة أخرى من التعقيد. تتطلب مصلحة الضرائب أن يتم الإبلاغ عن جميع النصائح التي يتلقاها الموظفون بدقة. بصفتك صاحب عمل، فأنت مسؤول عن ضمان تضمين الإكراميات المبلغ عنها في سجلات الرواتب واقتطاع الضرائب المناسبة. يتضمن ذلك كلاً من الإكراميات النقدية وتلك المدفوعة عبر بطاقات الائتمان. يمكن أن يؤدي عدم الإبلاغ عن النصائح بشكل صحيح إلى عمليات التدقيق والعقوبات المالية.
يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات الموظفين المحدثة، بما في ذلك I-9 و W-4 وأي اتفاقيات للأجور أو سياسات الإجازة. تدعم هذه المستندات مسك الدفاتر الدقيقة وتحمي عملك أثناء عمليات التدقيق أو النزاعات.
إن الالتزام بقوانين العمل - مثل متطلبات الحد الأدنى للأجور وقواعد العمل الإضافي والإجازات الإلزامية - أمر غير قابل للتفاوض. لا يؤدي مسك الدفاتر غير الدقيقة للرواتب إلى المخاطرة القانونية فحسب، بل يمكن أن يؤدي أيضًا إلى تعطيل إنتاجية فريقك وثقته في قيادتك.
تتبع المخزون وأثره على مسك الدفاتر
يعد تتبع المخزون جانبًا مهمًا من مسك الدفاتر في المطاعم والذي يؤثر بشكل مباشر على ربحيتك وقدرتك على التحكم في التكاليف. نظرًا لأن مشتريات الأطعمة والمشروبات تشكل عادةً واحدة من أكبر فئات النفقات، فمن الضروري لمالكي المطاعم الجدد فهم كيفية ارتباط إدارة المخزون بالتتبع المالي. فيما يلي خمس نقاط رئيسية للتركيز عليها -
1. حساب ومراقبة تكلفة السلع المباعة (COGS)
تمثل COGS التكلفة المباشرة للمكونات والمنتجات المستخدمة لإعداد عناصر القائمة الخاصة بك. يتم حسابه باستخدام الصيغة -
بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون = مخزون تتبع COGS
بدقة يسمح لك بحساب COGS الخاص بك بانتظام، والذي يجب أن يتراوح عادةً من 28٪ إلى 35٪ من إجمالي مبيعاتك. يمكن أن يشير ارتفاع COGS إلى الإفراط في التقسيم أو الهدر أو السرقة، وكل ذلك يقلل من هوامش الربح.
2. يعد إجراء عمليات جرد المخزون
العادية أمرًا أساسيًا. قم بإجراء عمليات الجرد المادي أسبوعيًا أو كل أسبوعين على الأقل. يتضمن ذلك حساب العناصر القابلة للتلف وغير القابلة للتلف مثل المنتجات واللحوم والسلع الجافة والمشروبات ومستلزمات التنظيف. تضمن عمليات العد المنتظمة أن سجلاتك المالية تعكس الاستخدام الفعلي وتساعدك على اكتشاف التناقضات مبكرًا.
3. تنظيم سجلات الشراء وتتبعها
احتفظ بجميع فواتير الموردين وإيصالات التسليم منظمة ومتوافقة مع سجلات المخزون الخاصة بك. يساعد ذلك في التحقق من الكميات المستلمة ومراقبة أسعار الموردين بمرور الوقت والتأكد من احتساب جميع المشتريات في نظام مسك الدفاتر الخاص بك.
4. تحديد اتجاهات النفايات والانكماش
من خلال مقارنة استخدام المخزون بالمبيعات الفعلية، يمكنك اكتشاف العلامات الحمراء مثل الهدر المفرط أو التلف أو السرقة المحتملة. على سبيل المثال، إذا كنت تمر بالدجاج أكثر مما تشير إليه المبيعات، فهذه إشارة للتحقيق في التقسيم أو ممارسات الإعداد أو أمن المطبخ.
5. استخدام بيانات المخزون للشراء بشكل أكثر ذكاءً
يساعد تتبع المخزون على منع كل من الطلب الزائد (الذي يؤدي إلى الهدر) والطلب الناقص (مما يؤدي إلى فقدان المبيعات). باستخدام البيانات الدقيقة، يمكنك تقديم طلبات أكثر كفاءة وتقليل هدر الطعام والحفاظ على مطبخك مجهزًا بمستويات مثالية.
يمنحك دمج تتبع المخزون في عملية مسك الدفاتر رؤية أعمق لهيكل تكلفة مطعمك وكفاءته التشغيلية.
تسوية البيانات المصرفية والتعامل مع التدفق النقدي
تعد مراقبة التدفق النقدي عن كثب وتسوية كشوف الحسابات المصرفية بانتظام أمرًا ضروريًا للحفاظ على الصحة المالية لمطعمك. حتى لو كانت المبيعات قوية، فإن إدارة التدفق النقدي السيئة يمكن أن تؤدي إلى تفويت المدفوعات أو تأخير الرواتب أو صعوبة طلب الإمدادات.
1. تسوية البيانات المصرفية
تتضمن التسوية المصرفية الشهرية مقارنة سجلاتك المالية الداخلية (مثل سجل المعاملات أو سجل الشيكات) مع كشف الحساب الشهري للبنك الخاص بك للتأكد من تطابقها. تساعدك هذه العملية على اكتشاف الأخطاء مثل الإدخالات المكررة أو المعاملات الفائتة أو الرسوم المصرفية التي لم تأخذ في الاعتبار. كما أنه يساعد في تحديد أي معاملات غير مصرح بها أو علامات الاحتيال. تضمن التسوية مرة واحدة شهريًا على الأقل أن تظل سجلاتك دقيقة ومحدثة.
2. تتبع جميع أشكال الدخل والمدفوعات
للحفاظ على سجلات دقيقة، يجب تسجيل جميع الإيرادات، سواء كان ذلك من تناول الطعام أو التوصيل أو تقديم الطعام أو غيرها من الخدمات. وبالمثل، يجب تسجيل جميع المدفوعات - سواء كانت نقدًا أو بشيك أو خصم أو ائتمان - وتصنيفها. لا يؤدي ذلك إلى تحسين دقة التقارير فحسب، بل يساعد أيضًا في التوفيق بين الودائع المصرفية ونشاط المبيعات اليومي.
3. مراقبة التدفق النقدي
يشير التدفق النقدي اليومي أو الأسبوعي إلى حركة الأموال داخل وخارج عملك. في صناعة المطاعم، من الضروري فهم التدفقات الداخلة (المبيعات والودائع) والتدفقات الخارجة (الرواتب والإيجار ومشتريات الطعام) بشكل منتظم. تساعدك مراجعة التدفق النقدي بشكل متكرر على توقع النقص والتخطيط للنفقات الكبيرة والتأكد من أن لديك أموالًا كافية لتغطية الضروريات مثل الرواتب ومدفوعات البائعين.
4. الحفاظ على الاحتياطي النقدي
تعتبر النفقات غير المتوقعة شائعة في المطاعم - من إصلاح المعدات إلى التقلبات الموسمية في حركة العملاء. يساعدك الاحتفاظ باحتياطي نقدي صغير على التغلب على هذه المطبات دون مقاطعة العمليات. حتى الاحتياطي الذي يغطي شهرًا إلى شهرين من التكاليف الثابتة يمكن أن يوفر راحة البال.
5. توقع الاحتياجات المالية القادمة
باستخدام الاتجاهات السابقة والبيانات الحالية، قم بتقدير احتياجاتك النقدية القادمة للأسابيع 4-8 القادمة. تساعدك هذه التوقعات على التخطيط لعمليات الشراء وجدولة مدفوعات البائعين وتجنب الاعتماد على الديون قصيرة الأجل. كما أنه يدعم اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الترقيات أو التوظيف أو ترقيات المعدات.
تضمن تسوية البيانات المصرفية الخاصة بك وإدارة التدفق النقدي بنشاط أن يكون لديك دائمًا صورة واضحة عن وضعك المالي. من خلال التعامل القوي مع السيولة الخاصة بك، ستكون مستعدًا بشكل أفضل لاتخاذ قرارات استراتيجية ومواجهة التحديات غير المتوقعة.
التحضير للضرائب وإعداد التقارير المالية
بصفتك مالكًا لمطعم، فإن البقاء على اطلاع بالالتزامات الضريبية وإعداد تقارير مالية دقيقة ليس مجرد ممارسة جيدة - إنه ضروري لنجاح عملك على المدى الطويل. يمكن أن يساعدك الإعداد المناسب في تجنب العقوبات والمطالبة بالخصومات المؤهلة واتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة بناءً على بيانات مالية قوية. يرشدك هذا القسم إلى المجالات الرئيسية للتركيز عليها.
1. الحفاظ على السجلات المالية منظمة على مدار العام
واحدة من أفضل الطرق لتبسيط موسم الضرائب هي الحفاظ على سجلات منظمة جيدًا على مدار العام. يتضمن ذلك جميع سجلات الدخل وإيصالات المصروفات وبيانات الرواتب والبيانات المصرفية وسجلات المخزون. إن الوصول إلى كل شيء بسهولة سيجعل الإيداع الضريبي أسرع وأكثر دقة - سواء كنت تفعل ذلك بنفسك أو تعمل مع أخصائي ضرائب.
2. افهم مسؤولياتك الضريبية
تخضع المطاعم لأنواع متعددة من الضرائب، بما في ذلك ضريبة الدخل وضريبة المبيعات وضريبة الرواتب وربما ضرائب الوجبات المحلية أو المشروبات الكحولية، اعتمادًا على موقعك. لكل منها جدول إعداد التقارير الخاص بها والمواعيد النهائية لتقديم الطلبات. إن البقاء على اطلاع بهذه الالتزامات يساعدك على تجنب الرسوم المتأخرة والالتزام باللوائح المحلية والولائية والفيدرالية.
3. تتبع الخصومات الضريبية والمطالبة بها
يسمح لك مسك الدفاتر الدقيق بالمطالبة بالخصومات المشروعة التي يمكن أن تقلل بشكل كبير من مسؤوليتك الضريبية. تشمل خصومات المطاعم الشائعة تكاليف الأطعمة والمشروبات وأجور الموظفين والإيجار والمرافق واستهلاك المعدات وحتى الزي الرسمي. ومع ذلك، يجب أن تكون هذه النفقات موثقة جيدًا ومصنفة بشكل صحيح لمواجهة التدقيق.
4. قم بإعداد التقارير المالية
بانتظام بالإضافة إلى الضرائب، تمنحك التقارير المالية المتسقة رؤية قيمة لأداء مطعمك. تشمل التقارير الرئيسية التي يجب مراجعتها شهريًا -
بيان الربح والخسارة (P&L) - يعرض الإيرادات والنفقات وصافي الربح خلال فترة محددة.
الميزانية العمومية - تلخص الأصول والخصوم وحقوق الملكية في وقت ما.
بيان التدفق النقدي - يتتبع تدفق النقد إلى الداخل والخارج.
تساعدك هذه التقارير على تقييم الربحية ومراقبة اتجاهات التكلفة واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.
5. خطط مسبقًا لمدفوعات الضرائب
بدلاً من السعي لدفع مبلغ مقطوع كبير في نهاية العام، خصص أموالًا للضرائب على مدار العام. إذا كان نشاطك التجاري مربحًا، ففكر في سداد مدفوعات ضريبية ربع سنوية تقديرية لتجنب غرامات الدفع الناقص.
من خلال التحضير للضرائب واستخدام التقارير المالية كأدوات للحصول على نظرة ثاقبة، فإنك لا تقلل من التوتر خلال موسم تقديم الطلبات فحسب، بل تضع مطعمك أيضًا في وضع يسمح له بالتخطيط المالي الأكثر ذكاءً. مع وجود نظام مسك الدفاتر الخاص بك بالكامل، ستتمكن من إدارة النمو بثقة وتوجيه عملك نحو النجاح الدائم.
ملخص
قد يبدو إتقان مسك الدفاتر في المطاعم أمرًا شاقًا في البداية، ولكنه أحد أكثر الخطوات التمكينية التي يمكنك اتخاذها كمالك مطعم جديد. من تتبع المبيعات اليومية وإدارة النفقات إلى تسوية البيانات المصرفية والتحضير للضرائب، يمنحك كل جزء من العملية تحكمًا أكبر في أموالك وعملياتك. من خلال بناء عادات مسك الدفاتر المتسقة في وقت مبكر، يمكنك تقليل الأخطاء المكلفة والحفاظ على الامتثال واكتساب الوضوح اللازم لاتخاذ قرارات ذكية واستراتيجية.
تعمل صناعة المطاعم على هوامش ضيقة وأجزاء سريعة الحركة - الحصول على صورة مالية واضحة ليس ترفًا؛ إنه ضرورة. يوفر مسك الدفاتر الصلبة نظرة ثاقبة للتنبؤ بدقة وإدارة التدفق النقدي بفعالية وإنشاء مسار مستدام للنمو.
هل أنت مستعد لتبسيط مسك الدفاتر في مطعمك والتحكم في مستقبلك المالي؟ تقدم Altametrics أدوات محاسبة قوية وسهلة الاستخدام مصممة خصيصًا لأصحاب المطاعم. من التتبع المالي في الوقت الفعلي إلى التقارير الآلية ودعم الامتثال، تساعدك Altametrics على البقاء منظمًا ومستنيرًا - دون ضغوط.
اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics تحويل مكتبك الخلفي ومساعدة مطعمك على العمل بشكل أكثر سلاسة وربحية من خلال النقر على «حجز عرض توضيحي» أدناه.
يجب أن يقرأ المحتوى
برامج المحاسبة
5 ميزات يجب البحث عنها في برامج محاسبة المطاعم
بيان أرباح وخسائر المطاعم
كيفية قراءة وفهم بيان الربح والخسارة الخاص بالمطعم
إدارة الإيصالات والفواتير
الدليل الكامل للإيصالات وإدارة الفواتير للفنادق
بيان الدخل
فهم بيان دخل المطعم الخاص بك
أسئلة متكررة
كيف يمكنني منع مشاكل التدفق النقدي في مطعمي؟
راقب التدفق النقدي أسبوعيًا، وتوقع النفقات القادمة، واحتفظ بصندوق احتياطي. تتبع كل من التدفقات الداخلة (المبيعات) والخارجة (النفقات) باستمرار لتجنب النقص.
ما هي فئات النفقات الرئيسية التي يجب تتبعها؟
تشمل الفئات المهمة تكاليف الأغذية والمشروبات والعمالة والإيجار والمرافق والتسويق والصيانة ورسوم الترخيص. يساعدك التصنيف الدقيق على إدارة الإنفاق وتحسين الربحية.
كيف يمكنني حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS)؟
استخدم الصيغة -
بدء المخزون+المشتريات - إنهاء المخزون = COGS
Tracking COGS يساعدك على قياس مدى كفاءة إدارة المخزون وتكاليف الطعام.
بدء المخزون+المشتريات - إنهاء المخزون = COGS
Tracking COGS يساعدك على قياس مدى كفاءة إدارة المخزون وتكاليف الطعام.
ما التقارير التي يجب أن أراجعها شهريًا؟
ركز على بيان الربح والخسارة والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي. توفر هذه نظرة ثاقبة للإيرادات والنفقات والصحة المالية العامة.
