كيف أختار برنامج محاسبة يناسب احتياجات مطعمي؟
ابحث عن البرامج التي تتكامل مع نقاط البيع الخاصة بك، وتتبع المخزون وكشوف المرتبات، وتقدم تقارير مفصلة. توفر الحلول المستندة إلى السحابة المرونة وقابلية التوسع، وهو أمر بالغ الأهمية مع توسع مطعمك.
كيفية إعداد نظام محاسبة مطعمك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة
فهم الاحتياجات المحاسبية الفريدة للمطعم
إن تشغيل مطعم يعني التعامل مع الكثير في وقت واحد - إدارة الموظفين وتتبع المخزون وإبقاء العملاء سعداء ومحاولة الحفاظ على الأرباح. في منتصف كل ذلك، من السهل ترك المحاسبة تنزلق. لكن وجود نظام محاسبة واضح ومنظم هو أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها للحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
بدون النظام الصحيح، من الصعب معرفة أين تذهب أموالك، أو ما يكلفك طعامك حقًا، أو ما إذا كنت تجني ما يكفي للبقاء في المقدمة. ومع كون هوامش ربح معظم المطاعم صغيرة جدًا - عادة ما تكون من 3٪ إلى 6٪ فقط - يمكن أن يتراكم كل خطأ بسرعة.
قبل إعداد نظام المحاسبة الخاص بك، من المهم فهم كيفية عمل تمويل المطاعم. المطاعم ليست مثل الشركات الأخرى - فهناك العديد من الأجزاء الصغيرة سريعة الحركة التي يجب تتبعها عن كثب. فيما يلي الأشياء الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار -
1.
تجلب المبيعات اليومية من مطاعم متعددة المصادر الأموال من عدة أماكن - تناول الطعام في الداخل، وتناول الطعام بالخارج، وتطبيقات التوصيل، وتقديم الطعام، والمزيد. قد يكون لكل منها رسوم وطرق دفع وتوقيت مختلفة. يجب أن يكون نظام المحاسبة الخاص بك قادرًا على التعامل مع كل هذه الأمور دون ارتباك.
2. تكاليف الطعام والمخزون نقل الوجبات السريعة
هي واحدة من أكبر التكاليف - وهي قابلة للتلف. تحتاج إلى تتبع ما تشتريه وما تستخدمه وما يضيع. إذا لم تتمكن من متابعة هذا الأمر، فقد تتراكم الخسائر الصغيرة بسرعة.
3. تكاليف العمالة معقدة من
المحتمل أن يكون لديك مزيج من العمال بدوام كامل وبدوام جزئي والعاملين ذوي الإكراميات. يجب أن يتتبع جدول الرواتب الأجور والعمل الإضافي والإكراميات والضرائب بدقة. كما تحتاج إلى تلبية قوانين العمل المحلية والاتحادية. يمكن أن تؤدي الأخطاء هنا إلى غرامات أو موظفين غير سعداء.
4.
يجب دفع الكثير من المصاريف العادية- الإيجار والمرافق وفواتير البائعين والمعدات واللوازم في الوقت المحدد. إذا لم تقم بتتبع هذه الأمور بشكل صحيح، فمن السهل أن تفوتك دفعة أو تفقد المسار الذي تذهب إليه أموالك.
5. يمكن أن تكون المبيعات غير متوقعة
قد تكون أكثر أيامك ازدحامًا هي عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات. يمكن أن تؤثر المواسم أو الطقس أو الأحداث المحلية على دخلك. لهذا السبب من المفيد إنشاء تقارير تعرض الاتجاهات وتساعدك على التخطيط للمستقبل - حتى عندما ترتفع المبيعات وتنخفض.
بمجرد فهم هذه الاحتياجات، يمكنك إنشاء نظام محاسبة يناسب مطعمك - وليس ضده.
اختر طريقة المحاسبة الصحيحة
أحد القرارات الكبيرة الأولى عند إعداد نظام محاسبة مطعمك هو الاختيار بين المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق. يؤثر هذا الاختيار على كيفية تسجيل الدخل والنفقات - ويمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية فهمك لصحتك المالية.
1. المحاسبة النقدية (بسيطة وشائعة للمطاعم الصغيرة)
باستخدام المحاسبة النقدية، يمكنك تسجيل الأموال فقط عندما يتم تغييرها فعليًا. هذا يعني أنك تحسب الدخل عند الدفع والنفقات عند دفع الفاتورة. إنه بسيط وسهل التتبع وغالبًا ما تستخدمه المطاعم الصغيرة أو الجديدة.
الإيجابيات
- سهولة الفهم
- تعطي صورة واضحة عن النقد المتوفر
- جيدة لمراقبة العمليات اليومية
السلبيات
- لا تُظهر الصورة المالية الكاملة (قد تكون لديك فواتير مستحقة لم تنعكس بعد)
- يمكن أن تجعل من الصعب التخطيط مسبقًا أو فهم الأرباح الحقيقية
2. المحاسبة على أساس الاستحقاق (أكثر دقة ولكنها معقدة)
تسجل المحاسبة على أساس الاستحقاق الدخل عند اكتسابه والنفقات عند تكبدها، حتى لو لم يتم تداول الأموال بعد. لذلك إذا قدمت طلبًا لتقديم الطعام اليوم وأصدرت فاتورة للعميل، فستظل تسجل البيع اليوم - حتى لو دفع لك الأسبوع المقبل.
الإيجابيات
- تعطي رؤية أكثر دقة للإيرادات والنفقات
- أفضل لفهم هوامش الربح بمرور الوقت
- غالبًا ما تكون مطلوبة مع نمو نشاطك التجاري أو البحث عن تمويل
السلبيات
- أكثر تعقيدًا وصعوبة في الإدارة يدويًا
- لا تعكس رصيدك المصرفي الفعلي
3. ما الطريقة التي يجب أن تستخدمها؟
إذا كنت قد بدأت للتو وترغب في إبقاء الأمور بسيطة، فقد تكون المحاسبة النقدية هي الطريق الصحيح. ولكن إذا كنت تخطط للنمو أو الحصول على قروض أو جذب مستثمرين، فإن المحاسبة على أساس الاستحقاق ستمنحك رؤية أفضل على المدى الطويل. يبدأ العديد من مالكي المطاعم بالمحاسبة النقدية ويتحولون إلى الاستحقاق لاحقًا بمساعدة محاسب.
حدد برنامج المحاسبة المناسب
يعد اختيار برنامج المحاسبة المناسب أحد أهم القرارات التي ستتخذها من أجل الصحة المالية لمطعمك. يمكن للأداة المناسبة أن توفر لك ساعات من العمل اليدوي وتقليل الأخطاء وتعطيك التقارير التي تحتاجها لاتخاذ قرارات تجارية ذكية.
1. ما الذي تبحث عنه في برامج محاسبة المطاعم
ليست كل برامج المحاسبة مصممة مع وضع المطاعم في الاعتبار. تريد نظامًا يمكنه التعامل مع الاحتياجات المحددة لعملك. ابحث عن البرامج التي تتضمن ميزات مثل
- - التكامل مع نظام POS (نقطة البيع) الخاص بك لسحب المبيعات اليومية تلقائيًا
- تتبع المخزون للمساعدة في إدارة تكاليف الغذاء والإمدادات
- إدارة الرواتب لتتبع الأجور والنصائح والاستقطاعات الضريبية
- تتبع فاتورة البائع حتى تعرف ما تدين به ومتى
- إعداد تقارير مخصصة تساعدك على فهم الأرباح والخسائر والاتجاهات بمرور الوقت
2. البرامج المستندة إلى السحابة مقابل البرامج المكتبية
يفضل معظم مالكي المطاعم الحديثة البرامج المستندة إلى السحابة لأنها تتيح الوصول من أي مكان - هاتفك أو جهازك اللوحي أو الكمبيوتر المحمول. يتم أيضًا تحديثه تلقائيًا وغالبًا ما يتضمن ميزات النسخ الاحتياطي والأمان.
يمكن أن تظل برامج سطح المكتب مفيدة إذا كنت ترغب في إبقاء الأشياء في وضع عدم الاتصال، ولكنها تتطلب عادةً تحديثات يدوية وتخزين محلي.
3. قابلية التوسع وسهولة الاستخدام
اختر البرنامج الذي يمكن أن ينمو معك. إذا كنت تخطط لإضافة مواقع أو تقديم خدمة التوصيل أو توسيع خدمات تقديم الطعام، فيجب أن يتعامل برنامجك مع ذلك دون الحاجة إلى تبديل الأنظمة الأساسية لاحقًا. تأكد أيضًا من أن النظام سهل الاستخدام. يمكن للبرامج المعقدة أن تبطئك أو تسبب أخطاء إذا لم يتمكن فريقك من استخدامها بشكل صحيح.
4. التكلفة والدعم
قارن خطط التسعير وتأكد من أن البرنامج يقدم دعم العملاء. ابحث عن برنامج يوفر دروسًا أو دردشة مباشرة أو مساعدة عبر الهاتف في حالة مواجهة مشكلات.
يجب أن تبدو أداة المحاسبة الجيدة وكأنها مساعد مفيد وليس مشكلة أخرى. بمجرد وضعه في مكانه، سيكون من الأسهل بكثير الحفاظ على التنظيم والتركيز على إدارة مطعمك.
تصميم مخطط الحسابات
بمجرد اختيار طريقة المحاسبة والبرامج الخاصة بك، فإن الخطوة التالية هي إنشاء مخطط للحسابات. هذه ببساطة قائمة بجميع الفئات التي ستستخدمها لتتبع دخلك ونفقاتك. فكر في الأمر كأساس لنظامك المالي - فهو يساعد على تنظيم كل ما تنفقه وتكسبه بطريقة منطقية لمطعمك.
1. لماذا يعد مخطط الحسابات مهمًا
إن مخطط الحسابات المنظم جيدًا يجعل مسك الدفاتر أسرع وإعداد التقارير أكثر وضوحًا. كما أنه يساعدك على تحديد الاتجاهات وتتبع أكبر التكاليف وفهم أين تذهب أموالك. وبدون ذلك، يمكن أن تصبح سجلاتك فوضوية بسرعة ويصعب قراءتها.
2. الفئات التي يجب تضمينها يجب أن
يتمحور مخطط الحسابات الخاص بك حول كيفية عمل المطاعم.
فيما يلي بعض فئات الحسابات الشائعة التي قد تحتاج إليها -
حسابات الدخل
- مبيعات المواد الغذائية (تناول الطعام في الداخل، تناول الطعام بالخارج، التوصيل)
- مبيعات المشروبات (الكحولية وغير الكحولية)
- دخل المطاعم أو الأحداث
- مبيعات بطاقات الهدايا أو مصادر الإيرادات الأخرى
تكلفة السلع المباعة (COGS)
- مشتريات الأغذية -
مشتريات المشروبات
- التعبئة والتغليف واللوازم
نفقات العمل -
الأجور والرواتب -
ضرائب الرواتب -
استحقاقات الموظفين -
الإكراميات المدفوعة
نفقات التشغيل -
الإيجار أو الإيجار - المرافق
- التأمين - إصلاح المعدات
- التسويق والإعلان
- مستلزمات التنظيف
حسابات أخرى
- الرسوم المصرفية
- اشتراكات البرامج
- الخدمات المهنية (القانونية والمحاسبية)
3. نصائح لإعداده
اجعل الأمر بسيطًا - لا تبالغ في التعقيد مع وجود عدد كبير جدًا من الفئات. ابدأ بالأساسيات واضبطها بمرور الوقت عندما تتعلم البيانات الأكثر فائدة. قد يأتي برنامج المحاسبة الخاص بك مع قالب مخطط الحسابات الذي يمكنك تخصيصه لاحتياجاتك.
بمجرد وضع مخطط الحسابات الخاص بك، يصبح تسجيل المعاملات ومراجعتها أسهل بكثير. في الخطوة التالية، سنتحدث عن كيفية إنشاء عمليات سير عمل لإدخال البيانات والحفاظ على دقة كل شيء.
إعداد عمليات سير عمل منتظمة لإدخال البيانات والتسوية
بمجرد أن يصبح مخطط الحسابات الخاص بك جاهزًا، فإن الخطوة التالية هي إنشاء روتين لإدخال بياناتك المالية والتحقق منها. هذا هو ما يجعل كتبك دقيقة ومحدثة ومفيدة. حتى أفضل برامج المحاسبة لن تساعد إذا كانت الأرقام الواردة غير صحيحة أو في الوقت المناسب.
1. المهام اليومية والأسبوعية
من الجيد القيام ببعض المحاسبة كل يوم. هذا يمنع الأشياء من التراكم ويقلل من فرص فقدان شيء مهم. فيما يلي بعض المهام التي يجب أن تبقى على اطلاع بها -
- إدخالات المبيعات اليومية. إذا كان نظام POS الخاص بك غير متصل ببرنامج المحاسبة الخاص بك، فقم بتسجيل مبيعاتك اليومية يدويًا، مقسمة حسب النوع (الطعام والمشروبات والتسليم وما إلى ذلك).
- تتبع النقد والإكراميات. سجل أي مبالغ نقدية تم جمعها والإكراميات المدفوعة كل يوم. هذا مهم بشكل خاص للبقاء متوافقًا مع قواعد الرواتب والضرائب.
- الإيصالات والفواتير. أدخل فواتير المورد واحفظ جميع الإيصالات. حاول القيام بذلك في اليوم الذي تستلمها فيه أو مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.
2. تسوية
التسوية الأسبوعية أو نصف الشهرية تعني مقارنة ما هو موجود في برنامج المحاسبة الخاص بك مع ما هو موجود في حسابك المصرفي أو كشف حساب بطاقة الائتمان أو تقرير POS. إذا كان هناك شيء غير متطابق، فهذه علامة على إدخال شيء ما بشكل غير صحيح أو تم فقده.
- التسوية المصرفية. تأكد من تطابق ودائعك المصرفية مع دخلك المسجل.
- تسوية البائع والفواتير. تأكد من عدم تفويت أي مدفوعات أو إدخالات مكررة.
- عمليات الفحص الفوري للمخزون. تحقق من سجلات المخزون الخاصة بك مع ما هو موجود بالفعل في المخزون.
3. الحفاظ على الاتساق
الاتساق هو المفتاح. سواء كنت تفعل ذلك بنفسك أو لديك محاسب، التزم بالجدول الزمني. لا تدع عدة أسابيع تمر دون تحديث سجلاتك - يصعب إصلاح الأخطاء كلما طالت مدة بقائها.
يؤدي إعداد هذه العادات البسيطة إلى الحفاظ على نظافة بياناتك المالية، مما يجعل كل شيء من الضرائب إلى قرارات العمل أسهل بكثير.
تنفيذ أنظمة تتبع المخزون وتكلفة الغذاء
تعد تكاليف المخزون والطعام من أكبر النفقات في أي مطعم، وإذا لم يتم تتبعها عن كثب، فقد تختفي أرباحك بسرعة. يساعدك إعداد نظام لإدارة المخزون وحساب تكاليف الطعام على التحكم في النفايات وتجنب الإفراط في الطلب وتحديد المشكلات قبل أن تصبح مشكلات باهظة الثمن.
1. لماذا يعد تتبع المخزون مهمًا في
كل مرة تتلقى فيها توصيلًا - منتجات أو لحوم أو سلع جافة أو مشروبات - فأنت تضيف إلى مخزونك. وفي كل مرة يتم فيها تقديم وجبة، فإنك تستهلك جزءًا من هذا المخزون. إذا لم تتعقب ما يدخل وما يخرج، فلن تعرف مقدار الطعام الذي يتم إهداره أو فقده أو استخدامه بشكل غير فعال.
حتى الأخطاء الصغيرة في المخزون يمكن أن يكون لها تأثير كبير. على سبيل المثال، إذا كان مطبخك يستخدم الجبن بنسبة 10٪ أكثر مما كان متوقعًا كل أسبوع، فقد يؤدي ذلك إلى خسارة الآلاف من الأرباح على مدار العام.
2. كيفية تتبع المخزون بفعالية
ابدأ بإنشاء قائمة بجميع العناصر التي تخزنها، بوحدات منطقية (الجنيهات والأوقية والزجاجات وما إلى ذلك). تتبع -
- ما طلبته
- متى تم تسليمه
- مكان تخزينه
- مقدار الاستخدام بمرور الوقت
يمكن أن تساعد العديد من أدوات المحاسبة أو المخزون في أتمتة ذلك. يتكامل البعض مع نظام POS الخاص بك لتتبع استخدام المكونات بناءً على المبيعات. ولكن حتى إذا قمت بذلك يدويًا، فإن عمليات العد المنتظمة (الأسبوعية أو نصف الشهرية) ضرورية.
3. حساب النسبة المئوية لتكلفة الطعام
أحد المقاييس الأكثر فائدة في محاسبة المطاعم هو النسبة المئوية لتكلفة الطعام. يتم حسابه على هذا النحو -
(بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون) /المبيعات × 100
هذا يخبرك بمقدار إيراداتك التي يتم إنفاقها على الطعام. تهدف معظم المطاعم إلى 28-35٪، ولكن هذا يمكن أن يختلف اعتمادًا على قائمتك.
من خلال الجمع بين عادات المخزون القوية وتتبع تكلفة الطعام، ستحصل على مزيد من التحكم في نفقاتك - والمزيد من الثقة في أرباحك النهائية.
وضع إجراءات محاسبة الرواتب وتكاليف العمالة
العمالة هي واحدة من أكبر النفقات وأكثرها تعقيدًا في مجال المطاعم. بين الأجور بالساعة، والموظفين الذين يتقاضون رواتب، والإكراميات، والعمل الإضافي، وتغيير المناوبات، من السهل أن تصبح الرواتب مشكلة. هذا هو السبب في أن إعداد إجراءات واضحة لتتبع الرواتب وتكاليف العمالة أمر ضروري - ليس فقط للبقاء قانونيًا، ولكن لحماية هوامش الربح الخاصة بك.
1. تتبع جميع أنواع تكاليف العمالة
ابدأ بتحديد جميع الطرق المختلفة التي تدفع بها لفريقك. قد يشمل ذلك -
- الأجور بالساعة لموظفي المطبخ والخدمة
- رواتب المديرين أو أدوار المكتب الخلفي
- الإكراميات التي يتم جمعها وتوزيعها
- العمل الإضافي وأجور العطلات
- ضرائب صاحب العمل (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والبطالة)
- المزايا، إذا تم تقديمها (مثل الرعاية الصحية أو أجور الإجازات)
يجب أن يسجل نظام المحاسبة الخاص بك كل منها على حدة حتى تتمكن من معرفة أين تذهب أموالك بالضبط. حتى الأخطاء الصغيرة في ساعات التتبع أو توزيع الإكراميات يمكن أن تتراكم بسرعة - أو تؤدي إلى مشاكل قانونية.
2. استخدم أدوات تتبع الوقت
إن نظام تتبع الوقت الجيد يجعل كشوف المرتبات أسهل بكثير. تأتي العديد من أنظمة POS مع ساعات زمنية مدمجة أو يمكنها الاتصال بتطبيقات تتبع العمالة. تساعد هذه الأدوات على ضمان دقة أوقات تسجيل الدخول وتسجيل الخروج واتباع قوانين المخالفة.
3. قم بجدولة فترات الرواتب والتزم بها
قرر ما إذا كنت ستدفع للموظفين أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو شهريًا. حدد جدولًا ثابتًا وتأكد من توافق نظام الرواتب معه. يمكن أن يؤدي عدم المواعيد النهائية للرواتب إلى موظفين غير سعداء أو حتى عقوبات.
4. قارن تكاليف العمالة بالمبيعات
للحفاظ على الكفاءة، احسب النسبة المئوية لتكلفة العمالة (إجمالي تكاليف العمالة/إجمالي المبيعات × 100). تهدف معظم المطاعم إلى 20-35٪. إذا كانت النسبة المئوية مرتفعة جدًا، فقد يعني ذلك زيادة عدد الموظفين لديك خلال الفترات البطيئة - أو عدم تحصيل رسوم كافية لعناصر القائمة.
إن وجود نظام واضح لتتبع الرواتب والعمالة يساعدك على البقاء متوافقًا، ودفع رواتب فريقك بشكل عادل، واتخاذ قرارات توظيف أكثر ذكاءً.
إعداد التقارير المالية المنتظمة وعمليات المراجعة
بمجرد تشغيل نظام المحاسبة الخاص بك، فإن مفتاح تعظيم قيمته هو جعل التقارير المالية والمراجعة عادة منتظمة. التقارير ليست مجرد أوراق - إنها فحص صحي لمطعمك، يوضح ما الذي ينجح، وما يكلف أكثر من اللازم، وأين يمكنك تحسينه.
1. لماذا يهم إعداد التقارير العادية
يساعدك تشغيل التقارير الأسبوعية أو الشهرية على اكتشاف المشكلات مبكرًا. على سبيل المثال، قد يشير الارتفاع المفاجئ في تكاليف الغذاء إلى الهدر أو السرقة. أو إذا كانت تكاليف العمالة ترتفع بشكل أسرع من المبيعات، فقد تحتاج إلى تعديل التوظيف. تُبقيك المراجعات المنتظمة على اطلاع حتى لا تخمن فقط كيفية أداء نشاطك التجاري.
2. تقارير مهمة يجب تتبعها
هناك بعض التقارير الرئيسية التي يجب على كل صاحب مطعم فهمها والتحقق منها بانتظام -
- بيان الربح والخسارة (P&L). يعرض إجمالي الدخل والنفقات والأرباح لفترة محددة. يساعدك على فهم الربحية الإجمالية.
- بيان التدفق النقدي. يتتبع الأموال الواردة والخارجة، حتى تعرف ما إذا كان لديك ما يكفي من النقود لتغطية الفواتير وكشوف المرتبات.
- تقرير تقييم المخزون. يساعدك على مراقبة مستويات المخزون وتكاليف الطعام.
- تقرير تكلفة العمالة. يوضح المبلغ الذي تنفقه على الأجور مقارنة بمبيعاتك، مما يساعدك على إدارة التوظيف بكفاءة.
3. جدولة المراجعات المالية المنتظمة
خصص وقتًا كل أسبوع أو شهر لمراجعة هذه التقارير. إذا كنت تعمل مع محاسب أو محاسب، فتأكد من مناقشة أي أسئلة أو مخاوف معًا. تساعدك هذه العادة على اتخاذ قرارات أفضل - مثل وقت خفض التكاليف أو تعديل الأسعار أو الاستثمار في معدات جديدة.
4. استخدم البيانات للتخطيط للمستقبل
بالإضافة إلى النظر إلى الماضي، استخدم تقاريرك للتخطيط للمواسم المزدحمة أو العطلات أو الفترات البطيئة. يمنحك تتبع الاتجاهات بمرور الوقت البصيرة للاستعداد للتغييرات وتجنب المفاجآت.
من خلال جعل إعداد التقارير المالية جزءًا من روتينك، يمكنك تحويل الأرقام إلى رؤى قابلة للتنفيذ تدعم نجاح مطعمك.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط محاسبة مطعمك والتحكم في أموالك، تحقق من Altametrics. تقدم Altametrics حلاً محاسبيًا قويًا وشاملًا مصممًا خصيصًا للمطاعم. تتكامل منصتهم بسلاسة مع أنظمتك الحالية، وتقوم بأتمتة العمليات الرئيسية، وتوفر رؤى في الوقت الفعلي لمساعدتك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً كل يوم.
اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics تحويل مكتبك الخلفي ومساعدة مطعمك على العمل بشكل أكثر سلاسة وربحية من خلال النقر على «حجز عرض توضيحي» أدناه.