ما هي برامج المحاسبة؟
برنامج المحاسبة هو أداة رقمية تساعد الشركات على إدارة المهام المالية مثل تتبع الدخل والنفقات وكشوف المرتبات والضرائب. إنه يبسط مسك الدفاتر ويحسن الدقة ويوفر رؤى في الوقت الفعلي لدعم اتخاذ قرارات مالية أفضل.
5 ميزات يجب البحث عنها في برامج محاسبة المطاعم
لماذا يهم برنامج المحاسبة الصحيح
إن إدارة مطعم لا تتعلق فقط بتقديم طعام جيد - بل تتعلق أيضًا بالبقاء على اطلاع بأرقامك. كل يوم، تتعامل مع المبيعات وتكاليف الطعام وأجور الموظفين والفواتير. إذا كنت لا تزال تستخدم جداول البيانات أو أدوات المحاسبة الأساسية، فقد يحدث فوضى سريعة. تحدث الأخطاء، ويمكن أن تكلفك أكثر مما تعتقد. في الواقع، وفقًا لمسح حديث، يقول 52٪ من أصحاب المطاعم أن إدارة الشؤون المالية هي واحدة من أكبر نقاط التوتر لديهم.
هذا هو المكان الذي يمكن فيه لبرنامج المحاسبة المناسب أن يحدث فرقًا كبيرًا. يساعدك على تتبع أموالك في الوقت الفعلي وتجنب الأخطاء وتوفير ساعات من العمل اليدوي. بدلاً من البحث في الإيصالات أو محاولة موازنة كتبك في وقت متأخر من الليل، كل شيء في مكان واحد وسهل الفهم.
ولكن ليست كل البرامج مخصصة للمطاعم. أنت بحاجة إلى أدوات تعمل مع نظام نقاط البيع الخاص بك، وتتبع تكاليف الطعام والعمالة، وتساعدك على البقاء مستعدًا للوقت الضريبي.
الميزة 1. تتبع المبيعات والنفقات في الوقت الفعلي
واحدة من أهم الميزات التي يجب البحث عنها في برامج محاسبة المطاعم هي القدرة على تتبع المبيعات والنفقات في الوقت الفعلي. في الأعمال التجارية التي يمكن أن تتغير فيها أرقامك بالساعة، فإن أيام الانتظار - أو حتى أسابيع - لمعرفة أين تذهب أموالك لا تكفي.
يعني التتبع في الوقت الفعلي أنه يمكنك رؤية مبيعاتك اليومية وتكاليفك وأرباحك فور حدوثها. هل جلبت وجبة الغداء الخاصة بك إيرادات أكثر من المعتاد؟ هل ترتفع تكاليف طعامك هذا الأسبوع؟ باستخدام البرنامج المناسب، ستحصل على هذه الإجابات دون الحاجة إلى البحث في التقارير أو انتظار محاسبك.
لماذا هذا مهم؟ لأنه حتى التغييرات الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على أرباحك النهائية. على سبيل المثال، إذا زادت تكلفة طعامك فجأة بنسبة 2٪ فقط، فقد يؤدي ذلك إلى تآكل أرباحك بسرعة - خاصة في صناعة منخفضة الهامش مثل خدمة الطعام. إذا كنت تتعقب يدويًا أو تعتمد على أرقام قديمة، فمن السهل أن تفوتك هذه العلامات الحمراء حتى فوات الأوان.
باستخدام البيانات في الوقت الفعلي، يمكنك اكتشاف المشكلات مبكرًا واتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة. قد تلاحظ انخفاضًا في المبيعات خلال وقت معين من اليوم وتعدل التوظيف أو العروض الترويجية. أو يمكنك اكتشاف ارتفاع تكاليف التوريد وتبديل البائعين قبل أن يؤثر ذلك على هوامش الربح الخاصة بك.
ستعمل أفضل برامج المحاسبة أيضًا على تصنيف دخلك ونفقاتك تلقائيًا، مما يمنحك صورة واضحة لما يأتي ويخرج. هذا يوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء. بدلاً من اللحاق بكتبك، يمكنك البقاء في مقدمة الركب.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
الميزة 2. التكامل مع أنظمة نقاط البيع والمخزون
إحدى الميزات الرئيسية التي تحدث فرقًا كبيرًا لأصحاب المطاعم هي التكامل - خاصة مع أنظمة نقاط البيع (POS) وأنظمة المخزون. عندما تعمل هذه الأدوات معًا، تصبح المحاسبة أسرع وأسهل وأكثر دقة. إليك سبب أهمية ذلك -
1. تكامل سلس لنقاط البيع
نظام POS الخاص بك هو المكان الذي تحدث فيه كل عملية بيع. يجب أن يتصل برنامج المحاسبة الجيد مباشرة بنقاط البيع الخاصة بك، ويسحب المبيعات، والمبالغ المستردة، والنصائح، والخصومات، والبيانات الضريبية تلقائيًا. هذا يعني عدم الحاجة إلى نسخ الأرقام من نظام إلى آخر. يمكنك توفير ساعات كل أسبوع وتقليل مخاطر الأخطاء المكلفة.
2.
يعد مخزون تتبع المخزون في الوقت الفعلي أحد أكبر التكاليف. عندما يتصل برنامج المحاسبة بنظام المخزون الخاص بك، يمكنه تتبع كمية المنتج الذي تستخدمه وتنفقه في الوقت الفعلي. يساعدك هذا على التخلص من النفايات أو الإفراط في الطلب أو السرقة قبل أن يؤثر ذلك على أرباحك. ستتمكن أيضًا من التحكم بشكل أفضل في نسب تكلفة الطعام.
3. الإدارة المبسطة للمواقع المتعددة
إذا كنت تدير أكثر من مطعم، يصبح التكامل أكثر فائدة. يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بك سحب بيانات المبيعات والمخزون من جميع مواقعك إلى نظام واحد - حتى لا تضطر إلى إدارة كل متجر على حدة. إنه أسرع وأنظف وأقل إرهاقًا.
4. سير العمل المالي المركزي
تتصل بعض البرامج أيضًا بكشوف المرتبات وفواتير البائع وأنظمة الطلب عبر الإنترنت. كلما زاد الاتصال، أصبح مكتبك الخلفي أكثر بساطة. مع وجود عدد أقل من الأنظمة التي يمكن إدارتها، يمكنك أنت وفريقك التركيز بشكل أكبر على العمليات وبدرجة أقل على الأعمال الورقية.
التكامل يوفر الوقت ويقلل من الصداع. إنه يحول الأدوات المتناثرة إلى نظام واحد سلس - ويساعدك على الحفاظ على تشغيل مطعمك مثل آلة جيدة التزييت.
الميزة 3. التقارير الآلية ولوحات التحكم
بمجرد تتبع مبيعاتك ونفقاتك، ستحتاج إلى طريقة لفهم ما تخبرك به الأرقام بالفعل. هذا هو المكان الذي تأتي فيه التقارير الآلية ولوحات المعلومات - وهي واحدة من أكثر الميزات قيمة التي يجب البحث عنها في برامج محاسبة المطاعم.
1. الوصول الفوري إلى التقارير المالية الرئيسية
يجب أن يقوم برنامج المحاسبة الجيد تلقائيًا بإنشاء التقارير التي تحتاجها بشدة - مثل الأرباح والخسائر (P&L) والميزانيات العمومية وملخصات المبيعات وبيانات التدفق النقدي. بدلاً من قضاء ساعات في إنشاء جداول البيانات، يمكنك الحصول على تقارير محدثة بنقرة واحدة فقط. يمنحك هذا صورة واضحة عن الحالة المالية لمطعمك في أي وقت، وليس فقط في نهاية الشهر.
2. لوحات معلومات قابلة للتخصيص
تضع لوحة التحكم أهم أرقامك في المقدمة والوسط. يمكن أن تعرض مبيعاتك اليومية أو تكاليف العمالة أو تكاليف الطعام أو الأرباح الأسبوعية - كل ذلك في عرض واحد بسيط. يمكنك غالبًا تخصيص ما تراه بحيث يتوافق مع أهدافك وأولوياتك. يساعدك هذا في التعرف على الاتجاهات مبكرًا، مثل ارتفاع النفقات أو تباطؤ المبيعات، قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر.
3. البيانات التي تقود إلى اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً
عند إعداد التقارير تلقائيًا، يكون من السهل مقارنة الأداء بمرور الوقت. يمكنك تحديد الأيام الأكثر ازدحامًا، أو العناصر الأكثر ربحية، أو حيث تكون تكاليف العمالة مرتفعة جدًا. باستخدام هذا النوع من البصيرة، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل بشأن التسعير والتوظيف وتغييرات القائمة والمزيد.
4. توفير الوقت وتجنب الأخطاء
يمكن أن يؤدي إعداد التقارير اليدوية إلى أخطاء أو معلومات قديمة. تعمل الأدوات الآلية على تقليل هذه المخاطر وتوفير ساعات العمل كل أسبوع - خاصة إذا كنت تدير مواقع متعددة.
تساعدك التقارير الآلية ولوحات المعلومات على فهم بياناتك بسرعة. إنهم يحولون الأرقام الأولية إلى رؤى مفيدة، حتى تتمكن من إدارة مطعمك بثقة وفعالية أكبر.
الميزة 4. إدارة الرواتب وتكلفة العمالة
في أي مطعم، يعد فريقك أحد أكبر أصولك - ولكنه أيضًا أحد أكبر نفقاتك. لهذا السبب يحتاج برنامج المحاسبة الخاص بك إلى مساعدتك في إدارة الرواتب والتحكم في تكاليف العمالة بدقة وكفاءة. بدون الأدوات المناسبة، يمكنك بسهولة فقدان أثر الساعات أو تفويت خطوات الامتثال أو زيادة الإنفاق دون أن تدرك ذلك.
1. معالجة الرواتب المضمنة
ابحث عن برامج المحاسبة التي تتضمن ميزات الرواتب أو تتكامل بسهولة مع مزودي الرواتب الموثوق بهم. يتيح لك ذلك التعامل مع كل شيء في مكان واحد - دفع الموظفين وحساب الإكراميات وإدارة العمل الإضافي وخصم الضرائب. إنه يبسط يوم الدفع ويساعد على ضمان دفع فريقك بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
2. تتبع تكلفة
العمالة غالبًا ما تكون تكلفة العمالة ثاني أعلى تكلفة للمطاعم بعد الطعام. سيساعدك برنامج المحاسبة الجيد على تتبع العمالة بالتفصيل. يمكنك معرفة المبلغ الذي تنفقه لكل نوبة عمل أو لكل دور أو حتى لكل عنصر قائمة. يساعدك هذا في تحديد الوقت الذي تعاني فيه من زيادة عدد الموظفين خلال الفترات البطيئة أو تحتاج إلى تعديل الجداول بناءً على الاتجاهات. مع الإبلاغ عن تكاليف العمالة بوضوح، أصبح من السهل اتخاذ قرارات توظيف أكثر ذكاءً دون الإضرار بجودة الخدمة.
3. إدارة النصائح والامتثال
إذا كان مطعمك يتعامل مع النصائح، فستحتاج إلى برنامج يتتبعها بدقة ويضمن اتباع قوانين الأجور. ويشمل ذلك تجميع الإكراميات وزيادة الحد الأدنى للأجور وإعداد التقارير الضريبية. يساعد امتلاك هذه الآلية على تجنب الأخطاء التي قد تؤدي إلى مشاكل قانونية.
4. رؤى الجدولة والتنبؤ
تقدم بعض منصات المحاسبة أيضًا أدوات جدولة أو تتكامل مع تلك الموجودة لديك. عند الاتصال ببيانات المبيعات، يمكن لهذه الأدوات حتى التنبؤ بعدد الموظفين الذين ستحتاجهم استنادًا إلى الأنماط التاريخية - مما يوفر لك المال ويحسن الكفاءة.
باختصار، تعمل أدوات إدارة الرواتب والعمالة على التخلص من التخمين في واحدة من أهم مجالات التكلفة - حتى تتمكن من البقاء متوافقًا والتحكم في النفقات وإبقاء فريقك سعيدًا.
الميزة 5. الامتثال الضريبي ودعم الإيداع
يمكن أن يكون موسم الضرائب أحد أكثر الأوقات إرهاقًا لأصحاب المطاعم. بين ضريبة المبيعات وضرائب الرواتب وغيرها من الإيداعات، تتراكم الأوراق والمواعيد النهائية بسرعة. هذا هو السبب في أن وجود برنامج محاسبة مع الامتثال الضريبي القوي ودعم الإيداع أمر ضروري.
1. حساب ضريبة المبيعات الآلي
غالبًا ما تتعامل المطاعم مع معدلات ضريبة المبيعات المختلفة اعتمادًا على المدينة أو المقاطعة التي تتواجد فيها. سيحسب البرنامج المناسب تلقائيًا ضريبة المبيعات الصحيحة على كل معاملة بناءً على الموقع، مما يقلل الأخطاء ويضمن تحصيل الرسوم من العملاء بشكل صحيح. يساعد هذا أيضًا عند تقديم الإقرارات نظرًا لأن النظام يتتبع مقدار الضريبة المستحقة عليك.
2. إدارة ضرائب
الرواتب ضرائب الرواتب معقدة وتأتي مع مواعيد نهائية صارمة. يمكن لبرنامج المحاسبة الجيد التعامل مع حساب ضرائب الرواتب وخصمها وحتى تقديمها لك أو إرسال تذكيرات عند استحقاق المدفوعات. هذا يزيل عبئًا كبيرًا عن كتفيك ويقلل من مخاطر العقوبات المكلفة.
3. دعم الإيداع الضريبي وإعداد التقارير تقوم
العديد من منصات المحاسبة بإنشاء التقارير والنماذج اللازمة التي تحتاجها لتقديم الضرائب. سواء كان الأمر يتعلق بإعداد 1099 للمقاولين أو إنشاء ملخصات نهاية العام، فإن امتلاك هذه الأدوات المدمجة يوفر لك الوقت ويتجنب مشاكل اللحظة الأخيرة. حتى أن بعض البرامج تسمح لك بالملفات الإلكترونية مباشرة من خلال نظامها.
4. الاستعداد للتدقيق وحفظ السجلات يعد
الاحتفاظ بسجلات دقيقة أمرًا بالغ الأهمية إذا واجهت تدقيقًا في أي وقت. يحافظ البرنامج المناسب على تنظيم كل شيء، من الفواتير إلى سجلات الدفع، حتى تتمكن من تقديم وثائق واضحة بسرعة. هذا يساعدك على تجنب الغرامات ويجعل أي عملية تدقيق أكثر سلاسة.
باستخدام برامج المحاسبة ذات الميزات الضريبية القوية، يمكنك تقليل الأخطاء وتوفير الوقت والحفاظ على امتثال مطعمك لقوانين الضرائب المتغيرة باستمرار. يساعدك على التركيز على إدارة عملك بدلاً من القلق بشأن الأعمال الورقية والعقوبات.
اعتبارات المكافأة
إلى جانب الميزات الخمس الرئيسية التي قمنا بتغطيتها، هناك بعض العوامل الإضافية التي يجب التفكير فيها عند اختيار برنامج محاسبة المطاعم. قد لا تبدو هذه الأمور مثيرة ولكنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في مدى سلاسة عمل برنامجك لك كل يوم.
1.
يمكن أن تبدو محاسبة الواجهة سهلة الاستخدام معقدة بالفعل، لذلك من المهم اختيار برنامج سهل الاستخدام والفهم. ابحث عن تصميم نظيف وبسيط مع قوائم ولوحات معلومات واضحة. كلما كان التنقل أسهل بالنسبة لك ولموظفيك، قل الوقت الذي ستضيعه في اكتشاف الأشياء أو طلب المساعدة.
2. دعم عملاء موثوق به
حتى أفضل البرامج يمكن أن تعاني من عوائق. عندما يحدث ذلك، فإن الوصول السريع إلى دعم العملاء الودود والمطلع هو المنقذ. تحقق مما إذا كانت الشركة تقدم الدعم من خلال الهاتف أو الدردشة أو البريد الإلكتروني، واقرأ المراجعات لمعرفة مدى استجابتها. يقدم بعض مقدمي الخدمة أيضًا مواد تدريبية مفيدة أو مساعدة في الإعداد، مما يجعل الإعداد أسهل بكثير.
3.
تعتبر تكلفة التسعير الشفافة دائمًا مصدر قلق، خاصة بالنسبة للمطاعم الصغيرة والمتوسطة الحجم. ابحث عن البرامج ذات الأسعار الواضحة - احترس من الرسوم المخفية مثل الرسوم لكل مستخدم أو التكاليف الإضافية لعمليات الدمج أو رسوم التقارير الإضافية. تقدم بعض البرامج اشتراكات شهرية بينما لدى البعض الآخر خطط سنوية، لذا اختر النموذج الذي يناسب ميزانيتك وتفضيلاتك.
4. قابلية التوسع والمرونة
فكر في النمو المستقبلي لمطعمك. هل سيستمر البرنامج في العمل إذا قمت بإضافة المزيد من المواقع أو توسيع القائمة الخاصة بك؟ اختر منصة يمكن أن تنمو معك دون إجبارك على تبديل الأنظمة لاحقًا.
5. الوصول عبر الهاتف المحمول
في عالم اليوم المزدحم، يعني الوصول عبر الهاتف المحمول أنه يمكنك التحقق من الصحة المالية لمطعمك من أي مكان. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تدير مواقع متعددة أو تريد البقاء على اتصال أثناء التنقل.
قد لا تكون ميزات المكافآت هذه هي أول شيء تفكر فيه، ولكنها يمكن أن توفر لك الصداع والوقت والمال في المستقبل. عند دمجها مع ميزات المحاسبة الأساسية، فإنها تساعد في إنشاء نظام مالي أكثر سلاسة وذكاءً لمطعمك.
اختر بذكاء، واعمل بشكل أكثر سلاسة
قد يكون اختيار برنامج محاسبة المطاعم المناسب أمرًا مربكًا، ولكن التركيز على الميزات الخمس التي يجب توفرها - تتبع المبيعات والنفقات في الوقت الفعلي، والتكامل مع أنظمة نقاط البيع والمخزون، وإعداد التقارير الآلية، وإدارة الرواتب وتكاليف العمالة، والدعم الضريبي القوي - سيساعدك على اتخاذ خيار ذكي وواثق. لا تنس أيضًا التفكير في سهولة الاستخدام ودعم العملاء وشفافية التسعير وقابلية التوسع لضمان نمو برنامجك مع عملك.
باستخدام الأدوات المناسبة، ستوفر الوقت وتقلل الأخطاء وتكتسب رؤية واضحة للصحة المالية لمطعمك. وهذا يعني المزيد من الوقت للتركيز على الأمور الأكثر أهمية - تقديم طعام رائع وخدمة استثنائية لضيوفك.
إذا كنت مستعدًا لتبسيط محاسبة مطعمك والتحكم في أموالك، تحقق من Altametrics. تقدم Altametrics حلاً محاسبيًا قويًا وشاملًا مصممًا خصيصًا للمطاعم. تتكامل منصتهم بسلاسة مع أنظمتك الحالية، وتقوم بأتمتة العمليات الرئيسية، وتوفر رؤى في الوقت الفعلي لمساعدتك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً كل يوم.
اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics تحويل مكتبك الخلفي ومساعدة مطعمك على العمل بشكل أكثر سلاسة وربحية من خلال النقر على «حجز عرض توضيحي» أدناه.
قم بتبسيط عملية إعداد الفواتير باستخدام الأتمتة
قم بتبسيط نظام المحاسبة الخاص بك مع Altametrics
يجب أن يقرأ المحتوى
بيان أرباح وخسائر المطاعم
كيفية قراءة وفهم بيان الربح والخسارة الخاص بالمطعم
إدارة الإيصالات والفواتير
الدليل الكامل للإيصالات وإدارة الفواتير للفنادق
بيان الدخل
فهم بيان دخل المطعم الخاص بك
أسئلة متكررة
كيف تساعد برامج المحاسبة في الامتثال الضريبي؟
يقوم بأتمتة حسابات ضريبة المبيعات والرواتب، ويقوم بإنشاء النماذج اللازمة، ويساعدك على التسجيل في الوقت المحدد لتجنب العقوبات.
كيف يمكن للتقارير الآلية أن توفر لي الوقت؟
تُنشئ التقارير الآلية ملخصات مالية على الفور، حتى لا تضطر إلى إنشاء التقارير يدويًا أو انتظار المحاسبين.
ما مدى أمان بياناتي المالية في برنامج محاسبة المطاعم؟
يستخدم الموفرون ذوو السمعة الطيبة التشفير والنسخ الاحتياطية المنتظمة وضوابط الوصول الصارمة لحماية معلوماتك الحساسة.
لماذا يعتبر التتبع في الوقت الفعلي مهمًا في برامج محاسبة المطاعم؟
يتيح لك التتبع في الوقت الفعلي مراقبة المبيعات والنفقات على الفور، مما يساعدك على اكتشاف المشكلات بسرعة واتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
