ما هي الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برنامج إدارة مخزون المطاعم؟
تشمل الميزات الرئيسية تتبع المخزون في الوقت الفعلي، وتنبيهات إعادة الطلب الآلية، ومسح الباركود، والتكامل مع أنظمة POS، والواجهات سهلة الاستخدام، وإعداد التقارير التفصيلية لمساعدة أصحاب المطاعم على إدارة المخزون بكفاءة وتقليل النفايات.
أدوات تقنية لمساعدتك على التحكم في المخزون في مطعمك دون عناء
تحديات مراقبة المخزون
إن إدارة مطعم عمل شاق، ويمكن أن يكون تتبع المخزون أحد أكثر الأجزاء إحباطًا. عليك أن تعرف ما لديك وما تحتاجه وما الذي سيضيع - كل ذلك أثناء محاولة إبقاء العملاء سعداء وعمل المطبخ بسلاسة. ولكن إذا لم يكن المخزون تحت السيطرة، فسيضيع الطعام، ويضيع المال، ويزداد التوتر.
في الواقع، وفقًا لوزارة الزراعة الأمريكية، تهدر المطاعم في الولايات المتحدة حوالي 30-40٪ من إمداداتها الغذائية - معظمها بسبب ممارسات المخزون السيئة. هذا ليس سيئًا فقط لأرباحك النهائية، إنه سيء أيضًا لفريقك ووقتك.
لا يزال العديد من مالكي المطاعم يعتمدون على القلم والورق أو جداول البيانات القديمة. هذه الطرق بطيئة وسهلة العبث وتستغرق وقتًا بعيدًا عن الأشياء الأكثر أهمية. لحسن الحظ، هناك أدوات الآن يمكن أن تساعد في جعل المخزون أسهل كثيرًا.
تم تصميم تطبيقات وبرامج المخزون الحالية لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء. لا تحتاج إلى أن تكون خبيرًا تقنيًا - مجرد مالك مشغول يبحث عن طرق أفضل لإدارة عملك. يمكن أن تساعدك الأدوات المناسبة على البقاء منظمًا وتقليل النفايات والشعور بمزيد من التحكم في مطبخك.
تحديات مراقبة المخزون الرئيسية
قد تبدو إدارة المخزون بسيطة على السطح - ما عليك سوى تتبع ما يأتي وما يحدث. ولكن في مطعم سريع الخطى، سرعان ما تصبح واحدة من أكثر المهام إحباطًا واستهلاكًا للوقت. فيما يلي أكبر التحديات التي يواجهها المالكون غالبًا -
1. عمليات الجرد غير الدقيقة-
المخزون اليدوي عرضة للأخطاء. سواء كان الأمر يتعلق بالأخطاء في الحساب أو العناصر الفائتة أو النسيان، فإن الأخطاء الصغيرة تتراكم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإفراط في الطلب أو نفاد المكونات أو الأطباق التي لا يمكن تقديمها.
2. لا توجد رؤية في الوقت الفعلي
عندما لا تعرف بالضبط ما هو موجود في المخزون الآن، فمن الصعب اتخاذ خيارات ذكية. بدون معلومات محدثة، قد ينتهي بك الأمر إلى طلب العناصر الخاطئة أو الاتجاهات المفقودة في ما يتم استخدامه بالفعل.
3. نفايات الطعام
تشير وزارة الزراعة الأمريكية إلى إهدار 30-40٪ من الإمدادات الغذائية - وتشكل المطاعم جزءًا كبيرًا من ذلك. يؤدي التتبع السيئ إلى التلف، ونسيان الأشياء، وإلقاء الأموال حرفيًا.
4. عملية
تستغرق وقتًا طويلاً يستغرق إجراء الجرد يدويًا وقتًا ثمينًا - أحيانًا ساعات كل أسبوع. هذا هو الوقت الذي يمكن إنفاقه على العملاء أو الموظفين أو التخطيط لقائمتك التالية.
5. عدم الاتساق
قد يتتبع الموظفون المختلفون المخزون بطرق مختلفة. بدون نظام، من الصعب الحصول على أرقام متسقة وموثوقة يمكنك استخدامها لاتخاذ القرارات.
من خلال التعرف على هذه التحديات، يمكنك البدء في البحث عن الأدوات التقنية المناسبة لإصلاحها - وتحرير نفسك من الصداع اليومي لإدارة المخزون يدويًا.
ما الذي تبحث عنه في برنامج إدارة المخزون
لا يتم إنشاء جميع أدوات المخزون على قدم المساواة. مع وجود العديد من الخيارات، من المهم اختيار البرنامج الذي يناسب الاحتياجات المحددة لمطعمك. لا تحتاج إلى شيء معقد للغاية - مجرد نظام يوفر الوقت ويحسن الدقة ويجعل حياتك أسهل. فيما يلي الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها -
1. التتبع
في الوقت الفعلي تتيح لك أفضل الأدوات رؤية ما لديك بالضبط في متناول اليد الآن. يساعد ذلك على منع الإفراط في الطلب، وتجنب نفاد المكونات، ويمنحك الثقة في أرقامك.
2. واجهة سهلة الاستخدام
ليس لديك أنت وموظفوك الوقت لتعلم شيء معقد. ابحث عن برنامج بسيط ونظيف ولا يتطلب ساعات من التدريب. يمكن أن تحدث لوحة القيادة الواضحة وخيارات السحب والإسقاط والوصول عبر الهاتف المحمول فرقًا كبيرًا.
3.
يمكن لبرنامج POS Integration Inventory الذي يتصل بنظام نقاط البيع (POS) طرح العناصر تلقائيًا عند بيعها. هذا يقلل الإدخال اليدوي ويعطي صورة أكثر دقة لما يتحرك - وما لا يتحرك.
4. التنبيهات والتذكيرات
يعد نفاد المكون الرئيسي أثناء الذروة كابوسًا لكل مالك. ترسل البرامج الجيدة تنبيهات منخفضة المخزون أو تحذيرات انتهاء الصلاحية حتى تتمكن من التصرف قبل حدوث مشكلة.
5. إعداد التقارير والتحليلات
ليس عليك أن تكون خبيرًا في الأرقام للاستفادة من التقارير. يمكن أن تساعدك البيانات الأساسية حول اتجاهات الاستخدام والنفايات وتكلفة الطعام على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً دون البحث في جداول البيانات.
اختيار البرنامج المناسب يتعلق بإيجاد أداة تناسب روتينك اليومي وتزيل ضغوط إدارة المخزون. ركز على الأدوات البسيطة والذكية والمصممة مع وضع حياة المطاعم في الاعتبار.
تطبيقات مسح الباركود والمخزون المحمول
يعد استخدام مسح الباركود وتطبيقات المخزون المحمول أحد أكبر أدوات توفير الوقت في التحكم الحديث في المخزون. تعمل هذه الأدوات على التخلص من التخمين والمتاعب عند حساب المخزون - وهي مفيدة بشكل خاص في بيئات المطاعم سريعة الحركة حيث تكون الدقة والسرعة أمرًا مهمًا.
1. عمليات عد أسرع وأكثر دقة
بدلاً من كتابة أسماء العناصر وكمياتها يدويًا، تتيح لك ماسحات الباركود مسح المنتجات وتسجيلها ببساطة. هذا يقلل الخطأ البشري ويسرع العملية بشكل كبير. ما كان يستغرق ساعات بالقلم والورق يمكن الآن القيام به في دقائق.
2. استخدم هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي
لا تحتاج إلى معدات باهظة الثمن. تعمل العديد من تطبيقات المخزون مع هاتفك أو جهازك اللوحي الحالي وتحوله إلى ماسح ضوئي. حتى أن بعضها يسمح بإدخال الصوت أو التعرف على الصور، مما يسهل على الفرق المشغولة تسجيل العناصر بسرعة ودقة.
3.
غالبًا ما تتضمن تطبيقات Stocktaking Mobile المبسطة واجهات سهلة الاستخدام تتيح لك تصنيف العناصر وتتبع الكميات وتسجيل تواريخ انتهاء الصلاحية. يمكنك التجول في المطبخ أو المبرد أو غرفة التخزين أثناء تحديث المخزون الخاص بك أثناء التنقل.
4. المزامنة السحابية للتحديثات في الوقت الفعلي
عندما يقوم العديد من الموظفين بالتقييم أو استلام عمليات التسليم، تقوم التطبيقات المستندة إلى السحابة بمزامنة المعلومات على الفور. يرى الجميع نفس البيانات، لذلك ليس هناك ارتباك أو تكرار.
5. مشاركة أفضل للموظفين
باستخدام أدوات أبسط، يستطيع المزيد من الموظفين المساعدة في المخزون، حتى أولئك الذين ليس لديهم خبرة. يؤدي هذا إلى توزيع عبء العمل ويضمن إجراء فحوصات المخزون بشكل متكرر وأكثر موثوقية.
يمكن أن يؤدي استخدام ماسحات الباركود وتطبيقات الأجهزة المحمولة إلى تقليل الأخطاء وتقليل التوتر ومنح أصحاب المطاعم تحكمًا أفضل في مخزونهم - دون إضافة المزيد من العمل.
أدوات إعادة الترتيب الآلي وإدارة الموردين
يعد الحفاظ على مطبخك مجهزًا دون الإفراط في الطلب توازنًا دقيقًا. يحاول العديد من مالكي المطاعم إدارتها يدويًا - من خلال تصفح أوراق الطلبات أو تخمين الاستخدام أو الاعتماد على الذاكرة. ولكن عندما تنشغل الأمور، فمن السهل نسيان إعادة ترتيب عنصر أو طلب الكثير عن طريق الخطأ. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات إعادة الترتيب الآلي وإدارة الموردين.
1.
يمكن لبرنامج جرد نقاط إعادة الترتيب التلقائي مع إعدادات إعادة الترتيب التلقائي تنبيهك - أو حتى وضع أوامر - عندما ينخفض المخزون إلى ما دون مستوى معين. لم تعد بحاجة إلى التحقق باستمرار من الأرفف أو تخمين موعد إعادة الطلب. هذا يساعد على منع كل من النقص وزيادة المخزون.
2. تعيين المستويات المتساوية والموردين المفضلين
يمكنك تعيين مستويات متساوية (الكمية المثالية التي تريدها دائمًا في متناول اليد) وربطها بموردين محددين. عندما ينخفض مخزونك عن هذا المبلغ، يمكن للنظام إنشاء أمر شراء تلقائيًا بناءً على التفضيلات السابقة. يؤدي ذلك إلى تسريع عملية الطلب والحفاظ على اتساق الأمور.
3. سجل الطلبات والتنبؤ
تحتفظ العديد من الأدوات بسجل كامل للطلبات السابقة، مما يساعدك على التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية. إذا كنت تحتاج دائمًا إلى المزيد من المنتجات في عطلات نهاية الأسبوع أو كمية أقل من الجبن في الشتاء، فيمكن لنظامك التعرف على هذه الاتجاهات ومساعدتك في الطلب بشكل أكثر ذكاءً.
4. عدد أقل من حالات الاندفاع في اللحظة الأخيرة
يمكن أن تؤدي الطلبات الفائتة إلى التخلص من يومك بالكامل. بفضل التشغيل الآلي، تقل احتمالية نسيان العناصر المهمة، مما يقلل من عدد الرحلات في اللحظة الأخيرة إلى المتجر أو مكالمات الموردين في حالات الطوارئ.
5. علاقات أفضل مع الموردين
من خلال إرسال طلبات دقيقة في الوقت المناسب باستمرار، من المرجح أن يلبي الموردون الطلبات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. إن
استخدام أدوات إعادة الترتيب الآلي والموردين يعني تقليل الأخطاء وتقليل الضغط وتدفق البضائع بشكل أكثر قابلية للتنبؤ - كل ذلك ضروري للحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
تحليلات المخزون وميزات إعداد التقارير
إن معرفة ما يوجد في مخزونك أمر مهم - ولكن معرفة كيفية استخدام هذا المخزون بمرور الوقت هو ما يساعدك حقًا في إدارة مطعم أكثر ذكاءً وربحية. هذا هو المكان الذي تأتي فيه تحليلات المخزون وميزات إعداد التقارير. تأخذ هذه الأدوات جميع البيانات الأولية من أعداد الأسهم والمشتريات والمبيعات وتحولها إلى رؤى مفيدة.
1. تتبع أنماط الاستخدام
يوضح لك برنامج المخزون الجيد مقدار كل مكون أو عنصر تستخدمه بالفعل. يساعدك هذا في تحديد المنتجات التي تتحرك بسرعة وتلك الموجودة على الرف. يمكنك استخدام هذه المعلومات لضبط أحجام الحصص أو تعديل القائمة أو تغيير عدد المرات التي تطلب فيها مكونات معينة.
2. اكتشاف النفايات والانكماش
عندما لا تتطابق أرقام المخزون مع المبيعات أو الاستخدام المتوقع، يكون هناك شيء معطل - ربما يكون التلف أو الإفراط في الاستعداد أو حتى السرقة. تساعدك أدوات إعداد التقارير على اكتشاف هذه الفجوات مبكرًا، حتى تتمكن من حل المشكلة قبل أن تصبح باهظة الثمن.
3.
يمكن لأدوات تحليل حساب نسب تكلفة الغذاء حساب النسبة المئوية لتكلفة الطعام من خلال مقارنة تكلفة المخزون المستخدم بإجمالي مبيعات المواد الغذائية. يساعدك هذا في الحفاظ على الهوامش تحت السيطرة واتخاذ قرارات تسعير أفضل.
4. الملخصات الأسبوعية والشهرية
بدلاً من البحث في جداول البيانات أو محاولة تذكر طلبات الشهر الماضي، تمنحك التقارير الآلية ملخصات واضحة. يمكنك ضبطها للتشغيل أسبوعيًا أو شهريًا ومراجعة الاتجاهات في لمحة.
5. القرارات المستندة إلى البيانات
عندما تُظهر تقاريرك بالضبط أين تذهب أموالك - وأين يتم إهدارها - يمكنك إجراء تغييرات مستنيرة بثقة.
باختصار، تعمل تحليلات المخزون على تحويل الأرقام إلى معرفة. إنها تساعدك على تقليل الفاقد وتحسين الكفاءة والبقاء على رأس تكاليف الطعام - دون قضاء ساعات في إجراء الحسابات بنفسك.
التكامل مع أنظمة المطاعم الأخرى
تتمثل إحدى أكبر مزايا أدوات المخزون الحديثة في مدى قدرتها على الاتصال بالأنظمة الأخرى التي تستخدمها بالفعل في مطعمك. عندما يعمل برنامج المخزون الخاص بك جنبًا إلى جنب مع نظام نقاط البيع (POS) وبرنامج المحاسبة وحتى أدوات جدولة الموظفين، فإنه يخلق تدفقًا أكثر سلاسة ودقة للمعلومات. هذا التكامل يعني تقليل الأخطاء وتقليل العمل المزدوج والمزيد من الوقت للتركيز على إدارة مطعمك.
على سبيل المثال، عندما يرتبط نظام المخزون الخاص بك مباشرة بنقطة البيع الخاصة بك، فإن كل عملية بيع تقوم تلقائيًا بتحديث مستويات المخزون. يلغي هذا الاتصال في الوقت الفعلي الحاجة إلى التعديلات اليدوية ويساعد في الحفاظ على دقة أعدادك على مدار اليوم. بدلاً من انتظار فحص المخزون في نهاية اليوم، يمكنك مشاهدة بيانات المخزون الحية التي تعكس ما يتم استخدامه بالفعل. هذا مفيد بشكل خاص أثناء نوبات العمل المزدحمة عندما يصبح التتبع اليدوي شبه مستحيل. يعمل
التكامل مع برامج المحاسبة أيضًا على تبسيط إدارتك المالية. يمكن مطابقة تكاليف المخزون تلقائيًا مع بيانات المصروفات والمبيعات، مما يسهل تتبع تكاليف الطعام والأرباح دون الحاجة إلى التوفيق بين جداول بيانات متعددة. هذا يقلل الأخطاء ويوفر لك ساعات من مسك الدفاتر.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد المزامنة مع أنظمة الجدولة في التخطيط للطلب بناءً على توفر الموظفين المتوقع والمبيعات المتوقعة. عندما تعرف عدد أعضاء الفريق الذين يعملون أو نوع العمل المتوقع في أيام معينة، يمكنك مواءمة احتياجات المخزون بشكل أفضل.
في نهاية المطاف، تعمل عمليات الدمج هذه على تفكيك صوامع المعلومات، مما يسمح لأجزاء مختلفة من عملك بالتواصل بسلاسة. والنتيجة هي تشغيل أكثر كفاءة، وضغط أقل، وتحكم أفضل في موارد مطعمك.
تنفيذ الأدوات التقنية
قد يكون اعتماد التكنولوجيا الجديدة أمرًا مربكًا، خاصة عندما يعمل مطعمك بالفعل بأقصى سرعة. مفتاح الانتقال السلس هو اختيار الأدوات المصممة مع مراعاة البساطة وسهولة الاستخدام. ابدأ صغيرًا - ركز على مجال واحد، مثل تتبع المخزون أو التشغيل الآلي لإعادة الطلب - وقم بإحضار فريقك تدريجيًا. تدريب موظفيك بصبر ووضوح يساعد الجميع على الشعور بالثقة وتقليل المقاومة والأخطاء.
ضع توقعات واقعية حول منحنى التعلم، وقم بقياس التقدم بأهداف بسيطة، مثل تقليل الهدر أو تقليل وقت المخزون بنسبة مئوية معينة. احتفل بهذه الانتصارات المبكرة لبناء الزخم.
تذكر أن الهدف من تقنية المخزون ليس فقط تتبع المنتجات، ولكن لإعطائك الوقت الثمين والبصيرة حتى تتمكن من التركيز على الأمور الأكثر أهمية - تقديم طعام وخدمة رائعة.
إذا كنت مستعدًا للتحكم في مخزون مطعمك دون أي متاعب، فإن أدوات مثل Altametrics توفر منصة قوية وسهلة الاستخدام مصممة خصيصًا لاحتياجات المطاعم. تعمل Altametrics على تبسيط تتبع المخزون وأتمتة الشراء وتوفير بيانات في الوقت الفعلي - كل ذلك في مكان واحد. يساعدك نظامهم البديهي على تقليل الفاقد وإدارة التكاليف وتحسين عملياتك دون عناء.
تعرف على المزيد حول كيفية تحسين مخزون سلسلة المطاعم وتنفيذ الطلبات من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.
يجب أن يقرأ المحتوى
كيفية حساب معدل دوران المخزون
كيفية حساب معدل دوران المخزون لمطعمك
طرق تكلفة المخزون
شرح طرق تكلفة المخزون للمطاعم
تخطيط المخزون
الدليل النهائي لتخطيط المخزون لأصحاب المطاعم
قائمة مراجعة إدارة المخزون
قائمة مراجعة إدارة المخزون النهائية لأصحاب المطاعم
أسئلة متكررة
لماذا تعتبر مراقبة المخزون مهمة لمطعمي؟
تساعد مراقبة المخزون المناسبة على تقليل هدر الطعام وتجنب نفاد المخزون وتوفير المال وتحسين كفاءة المطبخ بشكل عام.
ما هي التحديات الرئيسية التي يواجهها أصحاب المطاعم في إدارة المخزون؟
تشمل التحديات الشائعة الأعداد غير الدقيقة، والافتقار إلى الرؤية في الوقت الفعلي، وهدر الطعام، والعمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً، والتتبع غير المتسق.
كيف تعمل إعادة الترتيب الآلي؟
تتعقب الأدوات الآلية مستويات المخزون ويمكنها إرسال تنبيهات إعادة الطلب أو تقديم الطلبات تلقائيًا عندما ينخفض المخزون إلى ما دون الحدود المحددة.
ما نوع التقارير التي يمكنني توقعها من برنامج المخزون؟
تتضمن التقارير الشائعة مستويات المخزون ونسب تكلفة الطعام وتتبع النفايات واتجاهات الاستخدام وتاريخ الطلبات.
