ما الأدوات التي تساعد في إدارة مخزون المطاعم؟
تشمل الأدوات التي تساعد في إدارة مخزون المطاعم تطبيقات المخزون الرقمي والأنظمة المتكاملة لنقاط البيع وماسحات الباركود وتنبيهات المخزون. تعمل هذه الأدوات على تحسين الدقة وتقليل الفاقد وتوفير الوقت من خلال التشغيل الآلي لعمليات التتبع والطلب وإعداد التقارير.
قائمة مراجعة إدارة المخزون النهائية لأصحاب المطاعم
نظرة عامة
إدارة مطعم مشغول. بين خدمة الضيوف وإدارة الموظفين والحفاظ على حركة المطبخ، من السهل أن تفقد ما هو موجود على الرفوف أو في غرفة الجلوس الخاصة بك. لكن تجاهل المخزون الخاص بك يمكن أن يؤدي إلى مشاكل - مثل نفاد المكونات الرئيسية، أو إهدار الطعام الذي يفسد، أو إنفاق أكثر مما ينبغي على الإمدادات.
هذا هو المكان الذي تساعد فيه قائمة التحقق من المخزون. فهو يمنحك طريقة خطوة بخطوة للبقاء مطلعًا على ما لديك وما تحتاجه وما الذي سيضيع. بدلاً من التخمين، أنت تعمل مع الحقائق. والمكافأة حقيقية - يمكن للمطاعم التي تدير مخزونها بانتظام أن تقلل من هدر الطعام بنسبة تصل إلى 20٪، مما يعني توفير المال كل أسبوع.
القسم الأول. أساسيات المخزون
قبل أن تتمكن من إدارة مخزونك جيدًا، تحتاج إلى فهم ما تقوم بتتبعه وسبب أهميته. المخزون ليس فقط ما يوجد في الثلاجة أو المخزن - إنه كل عنصر اشتريته بقصد البيع أو الاستخدام. يتضمن ذلك المواد الغذائية والمشروبات، والتوابل، والمنتجات الورقية، ومستلزمات التنظيف، وحاويات النقل، والمزيد.
هناك نوعان رئيسيان من المخزون الذي ستتعامل معه
1. مخزون الأطعمة والمشروبات - يشمل ذلك كل شيء من اللحوم والمنتجات والصلصات والسلع الجافة إلى البيرة والنبيذ والصودا.
2. المخزون غير الغذائي - فكر في عبوات الطعام الجاهزة أو المناديل أو المناشف الورقية أو المطهر أو وقود الطهي. قد لا يتم وضعها على طبق، لكنها ضرورية لإدارة المطبخ.
لماذا من المهم جدًا تتبع هذا؟ لأن المخزون مرتبط مباشرة بأرباح مطعمك. إذا كنت لا تعرف ما لديك، فقد تفرط في الطلب، مما يؤدي إلى الهدر. أو قد ينخفض الطلب وينفد أثناء الاندفاع. في كلتا الحالتين، يكلفك المال.
إليكم الواقع - وفقًا لتقديرات الصناعة، يفقد المطعم العادي 4٪ إلى 10٪ من مشتريات الطعام بسبب الهدر - ويرجع الكثير من ذلك إلى ضعف تتبع المخزون. حتى التحسينات الصغيرة يمكن أن تتراكم. إذا كانت تكاليف طعامك 10000 دولار في الأسبوع، فإن تقليل الفاقد بنسبة 5٪ فقط يوفر لك 500 دولار. على مدى عام، هذا هو 26,000 دولار.
مصطلح رئيسي آخر يجب معرفته هو تكلفة السلع المباعة (COGS) - هذا هو مقدار تكلفة صنع الطعام الذي تبيعه. تساعدك مراقبة المخزون الخاص بك عن كثب على التحكم في COGS الخاص بك، والذي يعد أحد أكبر النفقات في أي مطعم.
بمجرد فهم هذه الأساسيات، يمكنك البدء في بناء روتين لتتبع ما يدخل ويخرج وإحصائه والتحكم فيه. هذا هو المكان الذي تأتي فيه قائمة التحقق الخاصة بك.
القسم الثاني. مهام الجرد اليومية
إن إجراء جرد كامل كل يوم ليس أمرًا واقعيًا بالنسبة لمعظم المطاعم - ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهله بين أعدادك الأسبوعية أو الشهرية. يمكن أن تساعدك الفحوصات الصغيرة والمتسقة التي يتم إجراؤها يوميًا على البقاء في مواجهة المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة.
فيما يلي المهام الأساسية التي يجب تضمينها في قائمة الجرد اليومية
1. Spot-Check Key Items
ركز على المكونات الأكثر مبيعًا أو الأكثر تكلفة - مثل البروتينات أو منتجات الألبان أو العناصر المتخصصة. غالبًا ما تشكل هذه جزءًا كبيرًا من تكاليف طعامك. من خلال التحقق من مستوياتها يوميًا، ستعرف متى يجب إعادة الطلب وتجنب النقص المفاجئ.
2. سجل
عدد مرات الفتح والإغلاق (للعناصر المحددة) إذا كنت تستخدم الكثير من الأشياء - مثل خبز البرجر أو الدجاج أو البطاطس المقلية - فتتبع الكمية التي لديك في بداية اليوم ونهايته. يساعدك هذا في مقارنة الاستخدام بالمبيعات وتحديد المشكلات مثل الإفراط في التقسيم أو السرقة.
3. تحقق من عمليات التسليم الواردة
قم دائمًا بفحص وتسجيل ما يأتي. تأكد من تطابق ما تم تسليمه مع الفاتورة وأن كل شيء جديد وغير تالف. يمكن أن يؤدي تخصيص خمس دقائق فقط للتحقق مرة أخرى من التسليم إلى منع الأخطاء المكلفة.
4. فحص FIFO (أول دخول، أول خروج)
تأكد من أن فريقك يقوم بتدوير المخزون. يجب نقل العناصر القديمة إلى الأمام واستخدامها أولاً. هذا يساعد على تقليل النفايات ويضمن سلامة الغذاء.
5. لاحظ أي نفايات أو تلف
احتفظ بسجل بسيط لأي شيء يجب التخلص منه - الحليب منتهي الصلاحية، والمكونات المتساقطة، والمنتجات الفاسدة. مع مرور الوقت، تساعدك هذه الملاحظات على ضبط الطلب وتجنب الخسائر المتكررة.
من خلال القيام بهذه المهام الصغيرة يوميًا، ستظل متحكمًا وتقلل من المفاجآت. يستغرق الأمر من 10 إلى 15 دقيقة فقط ولكنه يمكن أن يوفر لك ساعات - والمال - في المستقبل.
القسم الثالث. مهام الجرد الأسبوعية
بينما تساعدك الفحوصات اليومية على البقاء متيقظًا للمشكلات الصغيرة، فإن المخزون الأسبوعي يمنحك الصورة الأكبر. يساعدك على تتبع الاتجاهات وتحديد النفايات وضبط عادات الطلب الخاصة بك. إنها أيضًا أفضل طريقة للبقاء على اطلاع على تكلفة السلع المباعة (COGS) واتخاذ قرارات تجارية ذكية استنادًا إلى الأرقام الحقيقية - وليس التخمين.
إليك ما يجب أن تتضمنه قائمة مراجعة المخزون الأسبوعية
1. العدد الكامل لعناصر المخزون الرئيسية
قم بإجراء إحصاء كامل للعناصر عالية التكلفة وذات الحجم الكبير - مثل اللحوم والجبن والكحول والمنتجات الطازجة. استخدم نفس الطريقة في كل مرة (الوزن أو العد أو الحجم)، وكن متسقًا مع من يقوم بذلك. هذا يضمن بقاء أرقامك دقيقة.
2. راجع المبيعات مقابل الاستخدام
قارن ما قمت ببيعه خلال الأسبوع بما استخدمته. إذا قال مركز البيع الخاص بك أنك بعت 50 قطعة برجر، لكنك فقدت 70 فطيرة، فهذا أمر خاطئ. يمكن أن يكون ذلك بسبب الإفراط في التقسيم أو التلف أو السرقة. يساعدك التتبع الأسبوعي على اكتشاف هذه العلامات الحمراء مبكرًا.
3. تحديث مستويات
Par Levels Par هي الكمية المثالية لكل عنصر تريد الاحتفاظ به في متناول اليد. قم بتعديل هذه الملفات أسبوعيًا بناءً على مدى انشغالك. إذا كان لديك بقايا طعام، قلل من نصيبك. إذا نفد المبلغ، قم بزيادته.
4. تحقق من تواريخ انتهاء الصلاحية وسجلات النفايات
ابحث عن المنتجات التي تقترب من انتهاء الصلاحية وانقلها إلى الأمام. راجع أي نفايات أو تلف لوحظ خلال الأسبوع. يمكن للأنماط هنا توجيه الطلبات المستقبلية ومنع تكرار الخسائر.
وفقًا لدراسات الصناعة، فإن المطاعم التي تقوم بمخزون أسبوعي باستمرار تزيد احتمالية احتفاظها بتكاليف الطعام بما يصل إلى مرتين. إنها عادة تؤتي ثمارها.
القسم الرابع. فحوصات المخزون الشهرية
بينما تساعدك المهام اليومية والأسبوعية على البقاء على المسار الصحيح على المدى القصير، فإن فحوصات المخزون الشهرية هي فرصتك للتراجع ورؤية الصورة الكاملة. هذا هو المكان الذي تتعمق فيه في الاتجاهات وتقييم الأداء وإجراء التعديلات التي تؤثر على أرباحك النهائية.
إليك ما يجب تضمينه في قائمة مراجعة المخزون الشهري
1. عد المخزون الكامل
مرة واحدة في الشهر، قم بإجراء جرد كامل لكل شيء - الأطعمة والمشروبات والسلع الورقية ومستلزمات التنظيف وأي شيء آخر يستخدمه مطعمك بانتظام. استخدم هذه الفرصة لتنظيف مناطق التخزين وإعادة تنظيمها، مما يساعد على تحسين الدقة والكفاءة.
2. حساب معدل دوران
المخزون يخبرك معدل دوران المخزون الخاص بك بعدد المرات التي استخدمت فيها مخزونك واستبدلته خلال الشهر. الصيغة هي -
معدل دوران المخزون = COGS/متوسط المخزون.
الرقم الأعلى يعني أنك تنقل المنتج بسرعة وكفاءة. قد يشير الرقم الأقل إلى الإفراط في الطلب أو العناصر البطيئة الحركة التي تقيد النقود وتخاطر بالتلف.
3. راجع تقارير النفايات والتلف
انظر إلى سجلاتك من الشهر الماضي لتحديد الاتجاهات. هل تتخلص باستمرار من نفس المكونات؟ هل تنتهي صلاحية بعض المنتجات قبل استخدامها؟ تساعدك هذه القرائن على ضبط أحجام الحصص أو عادات الطلب أو جداول الإعداد.
4. تقييم أداء البائع
تحقق مما إذا كان الموردون قد قاموا بالتسليم في الوقت المحدد وبجودة ثابتة. يمكن أن تؤدي عمليات التسليم المتأخرة أو السيئة إلى التخلص من دورة المخزون وزيادة الفاقد. قم بتدوين الملاحظات والنظر في التغييرات إذا لزم الأمر.
قد يستغرق القيام بالغوص العميق كل شهر مزيدًا من الوقت، ولكنه يمنحك رؤى قيمة لا تستطيع المهام اليومية والأسبوعية القيام بها. إنها تساعدك على اتخاذ خيارات أكثر ذكاءً وتقليل التكاليف والحفاظ على تشغيل مطبخك بسلاسة شهرًا بعد شهر.
القسم الخامس. الطلب والاستلام
قد يبدو طلب المخزون واستلامه أمرًا روتينيًا، ولكنه أحد أهم المجالات التي يجب إدارتها بعناية. الأخطاء التي تحدث هنا - مثل طلب الكثير أو قبول السلع الفاسدة أو عدم التحقق من الفواتير - يمكن أن تكلف مطعمك أموالًا حقيقية.
إليك ما يجب تضمينه في قائمة التحقق الخاصة بالطلب والاستلام
1. الطلب بناءً على المستويات الاسمية
قبل تقديم الطلب، تحقق من مخزونك الحالي وقارنه بالمستويات الاسمية (الكمية المثالية لكل عنصر تريده في متناول اليد). يساعد ذلك في تجنب الإفراط في الطلب، مما يؤدي إلى التلف أو نقص الطلب، مما يؤدي إلى نفاد المخزون.
2. استخدم ورقة طلب أو قالب
استخدم ورقة الطلب نفسها في كل مرة لتتبع ما طلبته. سواء كان ذلك نموذجًا مطبوعًا أو جدول بيانات، فإن الاتساق يساعد في اكتشاف الأخطاء ويسهل مقارنة طلباتك بالتسليمات.
3. افحص جميع عمليات التسليم
عند وصول الشحنة
- تحقق من الكمية وجودة السلعة مقابل الفاتورة.
- رفض العناصر التالفة أو التالفة أو القريبة من تاريخ انتهاء صلاحيتها.
- تأكد من تخزين المواد الباردة على الفور للبقاء ضمن نطاقات درجات حرارة آمنة.
4. التسمية وتاريخ كل شيء
بمجرد القبول، يجب تسمية كل منتج بتاريخ التسليم. استخدم علامات دائمة أو ملصقات مطبوعة مسبقًا. يساعد هذا فريقك على متابعة FIFO (أول من يدخل، أول يخرج) ويحافظ على ترتيب دوران الأسهم.
5. تسجيل الفواتير وتقديمها
احتفظ بنسخة من كل فاتورة، إما رقميًا أو ورقيًا، وقم بتحديث سجلات المخزون الخاصة بك على الفور. تساعد هذه الخطوة في التوفيق بين عمليات الشراء والاستخدام الفعلي وتحافظ على دقة تقاريرك المالية.
تشير الدراسات إلى أن ما يصل إلى 25٪ من خسارة المخزون تحدث أثناء مرحلة الاستلام. يمكن أن تؤدي قائمة التحقق الواضحة وبضع دقائق إضافية من العناية إلى منع الأخطاء المكلفة والحفاظ على سير عملية المخزون بسلاسة.
القسم السادس. التخزين والتنظيم
إن كيفية تخزين المخزون الخاص بك مهمة تمامًا مثل ما تطلبه. يؤدي التنظيم السيئ إلى إهدار الطعام، والأشياء في غير محلها، وأوقات الإعداد البطيئة. إن نظام التخزين النظيف والمنظم جيدًا لا يوفر المال فحسب - بل يحافظ أيضًا على كفاءة موظفيك وسعادة المفتشين الصحيين.
إليك ما يجب تضمينه في قائمة التحقق الخاصة بالتخزين والتنظيم
1. اتبع قاعدة FIFO (أول دخول، أول من يخرج)
قم دائمًا بتدوير مخزونك. انقل العناصر القديمة إلى الأمام وقم بإجراء عمليات تسليم جديدة في الخلف. تساعد هذه العادة البسيطة على منع انتهاء صلاحية الطعام قبل استخدامه وتحافظ على المكونات طازجة.
2. قم بتسمية
كل شيء يجب تسمية كل عنصر يأتي بتاريخ استلامه، وفي حالة فتحه، تاريخ فتحه. استخدم ملصقات أو علامات مقاومة للماء. يساعد ذلك فريقك على تحديد ما يجب استخدامه أولاً بسرعة.
3. افصل حسب الفئة ودرجة الحرارة
احتفظ بمواد التخزين الجاف والمبردة والمجمدة في مناطق منفصلة بوضوح. داخل كل مساحة، قم بتنظيم العناصر حسب النوع (مثل منتجات الألبان واللحوم والمنتجات) وتجنب التلوث المتبادل. على سبيل المثال، يجب دائمًا تخزين اللحوم النيئة أسفل الأطعمة الجاهزة للأكل.
4. قم بتنظيف وفحص مناطق التخزين أسبوعيًا
حدد موعدًا كل أسبوع لمسح الأرفف والتحقق من عدم وجود انسكابات أو تسربات والتخلص من المنتجات منتهية الصلاحية. تحافظ منطقة التخزين النظيفة على الآفات وتحمي طعامك من التلوث.
5. استخدم الصناديق الشفافة والأرفف.
الحاويات الشفافة تجعل من السهل رؤية ما بداخلها. استخدم الصناديق أو الرفوف لتجنب تكديس الصناديق على الأرض أو بعضها البعض - وهذا يجعل العد أسرع ويحسن دوران الهواء في المبردات.
يمكن أن يؤدي التخزين السيئ للكمبيوتر الشخصي إلى ما يصل إلى 10٪ من نفايات الطعام، وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى استنزاف الأرباح بصمت. يساعد نظام التنظيم القوي على منع ذلك، مما يوفر الوقت والمال على المدى الطويل.
القسم السابع. أدوات وقوالب
لا تحتاج إلى برامج فاخرة للبقاء على رأس مخزونك، ولكن استخدام الأدوات المناسبة يمكن أن يجعل العملية أسرع وأسهل وأكثر دقة. سواء كنت تفضل القلم والورق أو الحلول الرقمية، فإن وجود القوالب والأنظمة يضمن الاتساق ويساعد على تقليل الأخطاء البشرية.
إليك ما يجب مراعاته في مجموعة أدوات إدارة المخزون
1. قوائم مراجعة المخزون القابلة للطباعة
ابدأ بنموذج مطبوع بسيط يمكنك تعليقه في مناطق التخزين الخاصة بك أو الاحتفاظ به في الحافظة. يجب أن تتضمن -
- أسماء العناصر مجمعة حسب موقع التخزين (جاف، ثلاجة، فريزر)
- وحدات القياس (العلب، الجنيهات، الزجاجات، إلخ.)
- مساحات العد الأولي وعمليات التسليم والاستخدام والعدد النهائي
يساعد نموذج أساسي مثل هذا أعضاء الفريق على البقاء على نفس الصفحة ويجعل التدريب أسهل للموظفين الجدد.
2.
تعد قوالب جداول البيانات Excel أو Google Sheets أدوات مجانية رائعة لتتبع المخزون. يمكنك إعداد الصيغ لحساب الإجماليات تلقائيًا وتتبع الاستخدام وحتى تحديد مستويات المخزون المنخفضة. تسهل هذه القوالب أيضًا تتبع اتجاهات المخزون بمرور الوقت.
3. تكامل برامج نقاط البيع والمخزون
إذا كان مطعمك يستخدم نظام نقاط البيع مع ميزات المخزون، فاستفد منه. تتيح لك العديد من الأنظمة الحديثة ربط بيانات المبيعات بأعداد الأسهم، مما يمنحك رؤى في الوقت الفعلي حول الاستخدام والتكاليف. حتى أن بعض المنصات تنبهك عندما تصل العناصر إلى مستويات إعادة الترتيب.
4. سجلات النفايات والتلف
استخدم دفتر سجل بسيط أو نموذج رقمي لتسجيل أي عناصر تم التخلص منها ولماذا. يساعد ذلك في تحديد الأنماط وتقليل الفاقد بمرور الوقت.
سواء كنت تستخدم أوراق مطبوعة أو تطبيقات رقمية، فإن الهدف هو نفسه- إنشاء نظام سهل المتابعة يحافظ على دقة مخزونك ويعمل مطبخك بسلاسة.
ضع قائمة التحقق في العمل
لا يجب أن تكون إدارة المخزون معقدة - ولكنها يجب أن تكون متسقة. يمكن أن تساعدك قائمة مرجعية بسيطة على البقاء منظمًا وتقليل الفاقد والحفاظ على تكاليف الطعام تحت السيطرة. سواء كنت تتعقب عمليات التسليم اليومية أو تقوم بالعد الأسبوعي أو مراجعة التقارير الشهرية، فإن المفتاح هو وجود نظام موثوق يمكنك أنت وفريقك الالتزام به.
ابدأ صغيرًا. اختر منطقة واحدة - مثل الفحوصات الموضعية اليومية أو تحسين إعداد التخزين - وقم بالبناء من هناك. مع مرور الوقت، ستصبح هذه العادات طبيعة ثانية. كلما كان المخزون الخاص بك أكثر دقة، أصبح من الأسهل اتخاذ قرارات ذكية بشأن الطلب والتسعير والإعداد.
إذا كنت مستعدًا لنقل إدارة المخزون إلى المستوى التالي، ففكر في استخدام أداة رقمية توفر الوقت وتحسن الدقة. تقدم Altametrics برنامجًا قويًا وسهل الاستخدام لمخزون المطاعم يساعدك على أتمتة قوائم المراجعة وتتبع الاستخدام في الوقت الفعلي والتحكم في تكاليف الطعام بثقة.
من التنبؤ وتتبع البائعين إلى الحد من النفايات والأدوات الملائمة للجوّال، يمنحك Altametrics كل ما تحتاجه لتبسيط عملية المخزون - حتى تتمكن من قضاء وقت أقل في العد والمزيد من الوقت في إدارة مطعمك.
تعرف على المزيد حول كيفية تحسين مخزون سلسلة المطاعم وتنفيذ الطلبات من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.
يجب أن يقرأ المحتوى
كيفية حساب معدل دوران المخزون
كيفية حساب معدل دوران المخزون لمطعمك
طرق تكلفة المخزون
شرح طرق تكلفة المخزون للمطاعم
مراقبة المخزون
أدوات تقنية لمساعدتك على التحكم في المخزون في مطعمك دون عناء
تخطيط المخزون
الدليل النهائي لتخطيط المخزون لأصحاب المطاعم
أسئلة متكررة
كم مرة يجب أن أقوم بجرد المخزون؟
توفر عمليات الفحص الفوري اليومية للعناصر الرئيسية، والأعداد الأسبوعية للمخزون عالي القيمة، والمخزون الشهري الكامل أفضل توازن بين الدقة والكفاءة.
ما هو FIFO ولماذا هو مهم؟
FIFO تعني «أول من يدخل، أول من يخرج». إنه يضمن استخدام المخزون القديم قبل عمليات التسليم الجديدة لتقليل التلف والحفاظ على سلامة الأغذية.
كيف يساعد تتبع المخزون في تقليل تكاليف الطعام؟
يحدد التتبع الدقيق النفايات والإفراط في التقسيم والسرقة. من خلال تعديل الطلبات والاستخدام بناءً على البيانات، يمكنك توفير أموال كبيرة.
ما الفرق بين دوران المخزون ودوران المخزون؟
يقيس معدل دوران المخزون عدد المرات التي تستخدم فيها الأسهم وتستبدلها في فترة ما. تناوب المخزون (FIFO) هو ممارسة استخدام المخزون القديم أولاً لمنع التلف.
