ما هي المكونات الأساسية لتخطيط المخزون للمطاعم؟
تشمل الأساسيات التنبؤ بالطلب، وتحديد مستويات المخزون الاسمية، وجدولة الطلبات، والتخزين المناسب، والتتبع المستمر. تضمن هذه المكونات معًا التدفق السلس للمخزون ومنع النقص أو المخزون الزائد.
الدليل النهائي لتخطيط المخزون لأصحاب المطاعم
نظرة عامة
إن إدارة مطعم أمر مثير ولكنه قد يمثل أيضًا تحديًا حقيقيًا. أحد أصعب الأجزاء هو التأكد من أن لديك الكمية المناسبة من المكونات في متناول اليد - ليس كثيرًا وليس قليلًا جدًا. وهذا ما يسمى تخطيط المخزون. إذا طلبت أكثر من اللازم، فقد يفسد الطعام ويضيع. إذا طلبت القليل جدًا، فقد تنفد العناصر المهمة وتخيب آمال عملائك.
يعاني العديد من مالكي المطاعم من هذا لأن أرقام العملاء يمكن أن تتغير يوميًا، وقد تكون بعض المكونات متاحة فقط في أوقات معينة. في الواقع، تشير الدراسات إلى أن المطاعم تهدر حوالي 4.5 مليون طن من الطعام كل عام في الولايات المتحدة وحدها. هذا هو الكثير من المال الذي تم التخلص منه!
التخطيط الجيد للمخزون يساعدك على تجنب هذا الهدر. وهذا يعني معرفة كمية الطعام التي تحتاجها، ومتى تطلبها، وكيفية تخزينها بشكل صحيح. هذا لا يوفر المال فحسب، بل يحافظ أيضًا على تشغيل مطبخك بسلاسة وسعادة عملائك.
شرح الأساسيات
قد يبدو تخطيط المخزون معقدًا، ولكن في جوهره، يتعلق الأمر ببساطة بمعرفة المكونات والإمدادات التي يحتاجها مطعمك ومتى تحصل عليها. لا يتعلق الأمر فقط بشراء الأشياء ووضعها على الرفوف - بل يتعلق بالتأكد من أن لديك الكمية المناسبة من كل شيء لتشغيل مطبخك بسلاسة كل يوم.
فكر في تخطيط المخزون كطريقة لتحقيق التوازن بين شيئين رئيسيين- تجنب نفاد المكونات المهمة وتجنب تناول الكثير من الطعام الذي قد يفسد. على سبيل المثال، إذا نفدت الطماطم الطازجة، فقد تضطر إلى التوقف عن تقديم طبق شهير، الأمر الذي قد يزعج العملاء. من ناحية أخرى، إذا اشتريت الكثير من الطماطم، وكانت تفسد قبل استخدامها، فأنت تهدر المال.
يتضمن تخطيط المخزون بضع خطوات أساسية
1. التنبؤ - هذا يعني توقع كمية الطعام التي ستحتاجها بناءً على المبيعات السابقة وأنماط العملاء. على سبيل المثال، إذا كان مطعمك يبيع عادة 50 برجر في أيام الجمعة، فستحتاج إلى التأكد من أن لديك ما يكفي من الكعك والفطائر الجاهزة.
2. الطلب - بمجرد معرفة ما تحتاجه، يمكنك تقديم الطلبات مع مورديك. التوقيت مهم هنا - تريد أن تصل عمليات التسليم عندما تحتاج إليها، ليس مبكرًا جدًا أو متأخرًا جدًا.
3. التخزين - يساعد تخزين طعامك بشكل صحيح على إبقائه طازجًا لفترة أطول. هذا يعني معرفة كيفية تنظيم الثلاجة والمخزن، والتحقق من تواريخ انتهاء الصلاحية، وتدوير المخزون.
4. التتبع - يساعدك الاحتفاظ بسجلات لما يدخل وما يخرج على اكتشاف المشكلات مبكرًا، مثل العناصر المفقودة أو الكثير من النفايات.
من خلال فهم هذه الأساسيات، يمكنك البدء في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن المخزون الخاص بك، مما يساعد مطعمك على العمل بشكل أفضل كل يوم.
الفوائد الرئيسية للتخطيط الفعال للمخزون
عندما تخطط لمخزوناتك جيدًا، فإن الفوائد تتجاوز مجرد وجود مكونات كافية في المخزون. يمكن أن يؤدي التخطيط الجيد للمخزون إلى توفير أموال مطعمك وتقليل الفاقد وحتى تحسين تجربة عملائك عند زيارتهم.
واحدة من أكبر المزايا هي الحد من هدر الطعام. وفقًا لجمعية المطاعم الوطنية، فإن نفايات الطعام تكلف المطاعم حوالي 4٪ إلى 10٪ من ميزانيتها الغذائية كل عام. قد لا يبدو هذا كثيرًا في البداية، لكنه يتراكم بسرعة ويأكل أرباحك. من خلال طلب الكميات المناسبة وتتبع ما تم استخدامه، فإنك تقلل من فرصة التخلص من الطعام الفاسد.
فائدة أخرى هي التدفق النقدي الأفضل. عندما تشتري الكثير من الطعام، يتم تقييد أموالك في المخزون الذي يظل غير مستخدم. يمكن إنفاق هذه الأموال على أشياء مهمة أخرى، مثل التسويق أو تدريب الموظفين. على الجانب الآخر، يمكن أن يؤدي نفاد المكونات إلى إبطاء مطبخك أو إجبارك على استبدال العناصر، مما قد يخيب آمال العملاء ويضر بسمعتك.
يساعد تخطيط المخزون أيضًا في الحفاظ على اتساق قائمتك. إذا كانت لديك المكونات الصحيحة في متناول اليد، يمكن للطهاة إعداد الأطباق تمامًا كما هو مخطط لها، مما يعني أن العملاء سيحصلون على نفس المذاق الرائع في كل مرة يزورونها.
أخيرًا، التخطيط الذكي للمخزون يجعل إدارة مطعمك أقل إرهاقًا. لا داعي للقلق بشأن رحلات التسوق في اللحظة الأخيرة أو السعي لاستبدال العناصر المفقودة. بدلاً من ذلك، يمكنك التركيز أكثر على الطهي وتقديم الطعام وتنمية أعمالك.
كيفية تقييم عملية المخزون الحالية
قبل تحسين تخطيط المخزون، من المهم فهم كيفية عمل العملية الحالية. فيما يلي الخطوات الأساسية لتقييم نظام المخزون الخاص بك -
1. حدد المشكلات الشائعة
لاحظ عدد المرات التي تنفد فيها المكونات المهمة أو يكون لديك الكثير من المخزون الذي يفسد. على سبيل المثال، إذا نفدت صدور الدجاج بشكل متكرر، فقد يتم إيقاف طلبك. إذا كانت الخضروات تفسد بانتظام، فقد تفرط في الطلب أو تخزن العناصر بشكل غير صحيح.
2. تحقق من ممارسات عد المخزون
انظر إلى كيفية تتبع المخزون. هل تتم عمليات العد بانتظام وبعناية؟ يتم احتساب بعض المطاعم يوميًا، والبعض الآخر أسبوعيًا. الاتساق والدقة ضروريان. إذا تم تسريع عمليات العد أو تخطيها، فلن تكون بياناتك موثوقة.
3. مراجعة معدل دوران
المخزون يوضح معدل دوران المخزون مدى سرعة استخدام المخزون واستبداله. يشير معدل الدوران المنخفض إلى أنك تمتلك الكثير من المخزون، مما يؤدي إلى خطر التلف. قد يعني معدل الدوران المرتفع أنك تطلب القليل جدًا وتخاطر بالنقص. احرص على إيجاد توازن صحي.
4. تقييم أدوات التتبع
ضع في اعتبارك الطرق التي تستخدمها لتتبع المخزون - القلم والورق أو جداول البيانات أو البرامج. يمكن أن يساعدك استخدام أدوات أفضل في اكتشاف المشكلات مبكرًا واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
5. اجمع ملاحظات الموظفين
اسأل مطبخك وفرق الاستقبال عن ملاحظاتهم. غالبًا ما يلاحظون المشكلات التي لا تظهر بالأرقام ولكنها تؤثر على العمليات اليومية. تعتبر مدخلاتهم ذات قيمة لاكتشاف المناطق التي تحتاج إلى تحسين.
باتباع هذه الخطوات الخمس، ستحصل على صورة واضحة لعملية الجرد الحالية وستعرف بالضبط أين تركز جهودك من أجل تحكم أفضل وتقليل الهدر والمزيد من التوفير.
بناء نظام تخطيط المخزون الخاص بك
قد يبدو إنشاء نظام قوي لتخطيط المخزون مهمة كبيرة، ولكن تقسيمه إلى خطوات واضحة يجعل من السهل إدارته. إليك كيفية إنشاء نظام يناسب احتياجات مطعمك -
1. توقع الطلب الخاص بك
ابدأ بالنظر إلى مبيعاتك السابقة للتنبؤ بكمية كل مكون ستحتاجه. تحقق من أكثر الأيام ازدحامًا والأطباق الشعبية والاتجاهات الموسمية. على سبيل المثال، إذا لاحظت المزيد من العملاء يطلبون السلطات في الصيف، فخطط لتخزين المزيد من الخضروات الطازجة خلال تلك الأشهر. يساعد ذلك على تجنب الإفراط في الشراء أو النفاد خلال أوقات الذروة.
2. مستويات Set
Par Levels Par هي الحد الأدنى للمبالغ لكل عنصر تريده في المخزون في جميع الأوقات. يضمن تحديد هذه المستويات عدم انخفاضك عن نقطة معينة والمخاطرة بالنفاد. فكر في الأمر وكأنه شبكة أمان. إذا كان مستواك القياسي للجبن هو 10 جنيهات، فستعرف إعادة الترتيب عندما ينخفض مخزونك إلى ما دون ذلك.
3. جدولة طلباتك
قم بإنشاء جدول منتظم لطلب الإمدادات بناءً على عدد المرات التي تستخدم فيها المكونات وأوقات تسليم الموردين. قد تحتاج بعض المنتجات، مثل المنتجات الطازجة، إلى الطلب عدة مرات في الأسبوع، بينما يمكن طلب البضائع الجافة بمعدل أقل. يساعد تخطيط طلباتك في الحفاظ على المخزون طازجًا وتقليل الفاقد.
4. تنظيم التخزين الخاص بك
التخزين المناسب هو المفتاح للحفاظ على المكونات طازجة. تأكد من تنظيم الثلاجات والمجمدات والمخزن حتى يتمكن الموظفون من العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة واستخدام العناصر القديمة أولاً. يمنع وضع العلامات والمخزون الدوار (باستخدام طريقة «الدخول أولاً ثم الخروج أولاً») التلف.
5. التتبع والتعديل
أخيرًا، احتفظ بسجلات لما تطلبه وتستخدمه، وتحقق بانتظام من مخزونك. استخدم هذه البيانات لتحديد الاتجاهات وإجراء التعديلات. ربما يصبح الطبق الجديد شائعًا ويحتاج إلى المزيد من المكونات، أو تجد أنك تطلب الكثير من شيء ما. يساعد الضبط الدقيق المستمر لنظامك على العمل بشكل أفضل بمرور الوقت.
باتباع هذه الخطوات، ستقوم ببناء نظام واضح وعملي لتخطيط المخزون يساعد على توفير المال وتقليل الفاقد والحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
الاستفادة من التكنولوجيا
يمكن للتكنولوجيا أن تجعل إدارة مخزون مطعمك أسهل بكثير وأكثر دقة. فيما يلي الطرق الرئيسية التي تساعد بها التكنولوجيا -
1.
تتيح لك تقنية تتبع المخزون في الوقت الفعلي معرفة مقدار كل عنصر لديك بالضبط في أي لحظة. يساعد هذا في منع النفاد أو الإفراط في التخزين لأن لديك دائمًا معلومات محدثة.
2. التنبيهات التلقائية
يمكنك إعداد التنبيهات لإعلامك عند نفاد الإمدادات. بهذه الطريقة، يمكنك إعادة الطلب في الوقت المناسب وتجنب النقص في اللحظة الأخيرة الذي يعطل مطبخك.
3.
يمكن للتكامل مع تقنية بيانات المبيعات ربط أعداد المخزون ببيانات المبيعات الخاصة بك. عند بيع الطبق، يتم تحديث مخزونك تلقائيًا، حتى لا تضطر إلى حساب كل شيء يدويًا. هذا يحافظ على دقة السجلات ويوفر الوقت.
4. البيانات وإعداد التقارير
تقوم الأدوات الرقمية بإنشاء تقارير توضح المكونات الأكثر استخدامًا والعناصر الأكثر إهدارًا وأين توجد أكبر التكاليف. تساعدك هذه البيانات على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الطلب وتخطيط القائمة.
5. توفير الوقت وتقليل الأخطاء
من خلال التشغيل الآلي لمهام المخزون، يقضي فريقك وقتًا أقل في عد العناصر وتسجيلها. هذا يقلل الأخطاء ويحرر الموظفين للتركيز على الطهي وخدمة العملاء.
باستخدام التكنولوجيا بهذه الطرق، يمكن لأصحاب المطاعم تحسين مراقبة المخزون وتقليل النفايات وتشغيل مطابخهم بشكل أكثر سلاسة وبجهد أقل.
تدريب فريقك
إن نظام تخطيط المخزون الرائع جيد فقط مثل الأشخاص الذين يستخدمونه. يعد تدريب موظفيك وإبقاء الجميع على نفس الصفحة أمرًا ضروريًا للتأكد من أن مخزونك يعمل بسلاسة كل يوم.
أولاً، من المهم تعليم فريقك كيفية حساب المخزون بدقة. وهذا يعني توضيح كيفية التحقق من مستويات المخزون بعناية، وتسجيل الأرقام بوضوح، والتعامل مع المكونات بشكل صحيح لتجنب التلف أو التلف. يمكن أن تتسبب الأخطاء البسيطة مثل الخطأ في الحساب أو نسيان تسجيل العناصر في حدوث مشكلات كبيرة في المستقبل، مما يؤدي إلى الإفراط في الطلب أو نفاد الإمدادات الرئيسية.
ثانيًا، قم بإنشاء قوائم مراجعة وإجراءات للمخزون سهلة المتابعة. عندما يعرف الجميع الخطوات والتوقعات، تصبح العملية أسرع وأكثر موثوقية. على سبيل المثال، يساعد اتباع روتين يومي أو أسبوعي حيث يقوم الموظفون بحساب عناصر محددة في أوقات محددة في الحفاظ على تنظيم الأمور. تقلل التعليمات الواضحة أيضًا من الارتباك، خاصة إذا كان لديك أعضاء جدد أو غير متفرغين في الفريق.
ثالثًا، شجع التواصل الجيد بين موظفي المطبخ وفريق الشراء والمديرين. عندما يلاحظ المطبخ نقصًا غير متوقع أو تأخيرًا من المورد، يجب عليهم الإبلاغ عن ذلك على الفور حتى يتمكن فريق الشراء من تعديل الطلبات. يساعد هذا العمل الجماعي على تجنب المفاجآت ويحافظ على مرونة نظام المخزون.
أخيرًا، كن قدوة وراجع بانتظام أداء فريقك. امدح العمل الدقيق ووفر تدريبًا إضافيًا عند الحاجة. الاتساق هو المفتاح لجعل تخطيط المخزون عادة تفيد المطعم بأكمله.
من خلال استثمار الوقت في التدريب والتواصل الواضح، يمكنك بناء فريق موثوق يساعد في الحفاظ على مخزونك على المسار الصحيح، ويقلل من الهدر، ويوفر أموال مطعمك.
مراقبة المخزون وتعديله وتوسيع نطاقه
تخطيط المخزون ليس مهمة لمرة واحدة - إنها عملية مستمرة تتطلب الاهتمام والتعديل المنتظمين. مع تغير مطعمك، ستتغير احتياجات المخزون أيضًا، لذا فإن مراقبة نظامك عن كثب أمر أساسي للبقاء فعالاً ومربحًا.
ابدأ بمراجعة بيانات المخزون ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بانتظام، مثل معدل دوران المخزون ومستويات الهدر ودقة الطلبات. يساعدك هذا على تحديد الأنماط، مثل بعض العناصر التي تنفد باستمرار أو تتراكم المخزونات الزائدة. استخدم هذه المعلومات لتعديل توقعاتك والمستويات الاسمية، لذا فأنت تطلب ما تحتاج إليه تمامًا.
يمكن أن تؤثر التغييرات في القائمة أو حجم العملاء أو توفر المورد أيضًا على مخزونك. على سبيل المثال، إذا أضفت طبقًا جديدًا أصبح شائعًا، فستحتاج إلى تعديل طلباتك لمواكبة ذلك. وبالمثل، قد تتطلب الاتجاهات الموسمية تخزين مكونات مختلفة في أوقات مختلفة من العام.
يعد توسيع نطاق تخطيط المخزون أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تنمي نشاطك التجاري أو تفتح مواقع جديدة. قد لا يناسب ما نجح في مطعم واحد مواقع متعددة، لذا فإن تكييف نظامك مع احتياجات كل موقع أمر ضروري. قد يعني هذا إعداد ترتيب مركزي أو توحيد الإجراءات أو استخدام أدوات جرد أكثر تقدمًا.
لجعل هذه العملية المستمرة أسهل وأكثر دقة، فكر في الاستفادة من التكنولوجيا التي تبسط تتبع المخزون وتحليل البيانات. على سبيل المثال، تقدم Altametrics حلاً قويًا لإدارة المخزون مصممًا خصيصًا للمطاعم. تساعدك منصتهم على أتمتة التتبع والحصول على رؤى في الوقت الفعلي وتقليل الفاقد - كل ذلك مع توفير الوقت والمال.
تعرف على المزيد حول كيفية تحسين مخزون سلسلة المطاعم وتنفيذ الطلبات من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.
يجب أن يقرأ المحتوى
كيفية حساب معدل دوران المخزون
كيفية حساب معدل دوران المخزون لمطعمك
طرق تكلفة المخزون
شرح طرق تكلفة المخزون للمطاعم
مراقبة المخزون
أدوات تقنية لمساعدتك على التحكم في المخزون في مطعمك دون عناء
قائمة مراجعة إدارة المخزون
قائمة مراجعة إدارة المخزون النهائية لأصحاب المطاعم
أسئلة متكررة
ما هي المستويات المتساوية ولماذا هي مهمة؟
مستويات Par هي الحد الأدنى لمبالغ المخزون التي تحددها لكل مكون للتأكد من عدم نفادها خلال أوقات الذروة.
كيف يمكن للتكنولوجيا المساعدة في تخطيط المخزون؟
تعمل التكنولوجيا على التتبع تلقائيًا، وتحديث مستويات المخزون في الوقت الفعلي، وإرسال تنبيهات للمخزون المنخفض، والمساعدة في تحليل البيانات لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
كيف يمكنني توقع الطلب على تخطيط المخزون؟
انظر إلى المبيعات السابقة، وحدد الأيام المزدحمة والاتجاهات الموسمية، واستخدم هذه المعلومات للتنبؤ بالمبلغ الذي ستحتاج إليه.
ما هي أفضل طريقة للحد من هدر الطعام من خلال التخطيط؟
استخدم التنبؤ الدقيق وتتبع النفايات يوميًا وقم بتدوير المخزون بشكل صحيح وتدريب الموظفين على تقسيم الطعام وتخزينه بشكل صحيح.
