Cual es la mejor manera de calcular el costo laboral en un restaurante de servicio rapido?
La mejor manera de calcular el costo laboral en un restaurante de servicio rapido es sumar todos los gastos relacionados con la mano de obra, como salarios, impuestos sobre la nomina, beneficios y bonificaciones, y dividir ese total por las ventas totales del restaurante durante el mismo periodo. Esto le proporciona el porcentaje del costo laboral, una metrica clave para administrar la rentabilidad.
Como calcular el costo laboral en su restaurante de servicio rapido
Vision general
Dirigir un restaurante de servicio rapido significa vigilar de cerca sus costos, especialmente los costos laborales. Pagar a los empleados es uno de los mayores gastos de su empresa y, si no tiene cuidado, puede salirse de control rapidamente. Por eso es tan importante saber exactamente como calcular el costo de la mano de obra y verificarlo con frecuencia.
Los costos laborales incluyen mas que solo los salarios por hora. Tambien cubre los impuestos sobre la nomina, los beneficios, el tiempo libre remunerado y cualquier otra cosa que gaste en sus empleados. Cuando sumas todo eso y lo comparas con tus ventas totales, obtienes tu porcentaje de costo laboral. Este numero te ayuda a ver si estas gastando demasiado o si te mantienes dentro de un rango saludable. No
te preocupes si las matematicas no son lo tuyo- calcular el costo de la mano de obra es mas facil de lo que parece. Todo lo que necesitas son unos pocos numeros basicos y te guiaremos paso a paso. Una vez que lo domines, podras usar esta informacion para tomar mejores decisiones sobre tu horario, contratacion y precios.
Que se considera costo laboral en un QSR?
Antes de poder calcular el costo de la mano de obra, es importante entender lo que realmente implica. Muchos propietarios de restaurantes piensan que es solo el salario por hora que pagan a su equipo, pero es mas que eso. El costo laboral incluye todo lo que pagas para que los empleados trabajen en tu empresa.
Este es un desglose de lo que se debe incluir-
1. Salarios por hora- esta es la parte mas obvia. Incluye el pago de los cajeros, cocineros, personal de preparacion y otros miembros del equipo que trabajan por hora.
2. Salarios- si tiene gerentes o supervisores asalariados, su salario tambien debe incluirse en su costo laboral.
3. Pago de horas extras- se debe contar cualquier pago adicional por horas extras. Las horas extras pueden acumularse rapidamente y reducir su costo de mano de obra si no lo controla con cuidado.
4. Impuestos sobre la nomina- como empleador, usted paga impuestos por el Seguro Social, Medicare, el seguro de desempleo y, a veces, los impuestos locales. Estos son parte de sus gastos laborales.
5. Beneficios para empleados- si ofreces seguro medico, planes de jubilacion u otros beneficios, incluye tambien esos costos.
6. Bonificaciones e incentivos- deben tenerse en cuenta las bonificaciones por rendimiento, el pago de vacaciones o cualquier otra compensacion adicional.
7. Tiempo libre remunerado- si paga vacaciones, dias de enfermedad o feriados, eso tambien cuenta como costo laboral.
Al incluir todas estas piezas, obtendras una imagen completa de lo que realmente estas gastando en mano de obra. Si omites algo, obtendras cifras inexactas, y eso puede llevar a tomar malas decisiones sobre la dotacion de personal o la programacion.
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Explicacion de la formula del costo laboral
Ahora que sabe lo que implica el costo laboral, veamos como calcularlo. La buena noticia es que la formula es simple y no requiere herramientas especiales ni experiencia contable. Solo necesitas dos numeros-
1. Su costo total de mano de obra durante un periodo de tiempo especifico (semana, mes o turno)
2. Sus ventas totales para ese mismo periodo
La formula es la siguiente-
Porcentaje de costo laboral = (costo laboral total/ventas totales) x 100
Veamos un ejemplo-
imagine que dirigio su restaurante durante una semana y encontro estos numeros-
costo laboral total (salarios, impuestos, beneficios, etc.) - 4.000 dolares
Ventas totales- 16.000 dolares Segun
la formula-
(4.000 dolares/16.000 dolares) x 100 = 25%
Esto significa que su coste laboral es el 25% de su ventas totales de esa semana.
Por que es importante este numero? Porque muestra cuanto de sus ingresos se destina a pagar a su personal. La mayoria de los restaurantes de servicio rapido buscan un costo laboral de entre el 20 y el 30%. Si su porcentaje es demasiado alto, puede ser una senal de que tiene exceso de personal, paga demasiadas horas extras o no genera suficientes ventas. Si es demasiado bajo, es posible que no tengas suficiente personal y pongas en riesgo la calidad del servicio.
Esta formula funciona para cualquier periodo de tiempo- diario, semanal, mensual o incluso por turno. Solo asegurate de comparar los costos de mano de obra y las ventas en el mismo periodo de tiempo.
Una vez que conozca su porcentaje de costo laboral, puede comenzar a tomar decisiones inteligentes para mejorarlo.
Como recopilar los datos correctos
Para calcular el costo de mano de obra con precision, necesita datos solidos. Las conjeturas no bastan. Incluso los errores mas pequenos, como olvidarse de incluir los impuestos sobre la nomina o faltar a algunas horas extras, pueden hacer perder sus numeros. Por eso es importante saber exactamente donde encontrar la informacion correcta y como mantenerla organizada.
Comience con sus registros de nomina. Deberian proporcionarle un desglose detallado de todos los salarios pagados, incluidos los salarios por hora, los salarios, las bonificaciones y las horas extras. Asegurese de tener en cuenta tambien todos los impuestos pagados por el empleador, como el Seguro Social, Medicare y el seguro de desempleo. Si ofreces beneficios como el seguro medico o el tiempo libre remunerado, incluye tambien esos costos.
A continuacion, necesitaras tus informes de ventas. Por lo general, se pueden extraer directamente de su sistema POS (punto de venta). Asegurese de utilizar el mismo periodo de tiempo para sus numeros de ventas y mano de obra. Por ejemplo, si estas calculando el costo laboral semanal, incluye solo las ventas de esa misma semana. El
seguimiento preciso del tiempo tambien es fundamental. Sus empleados deben entrar y salir correctamente en cada turno. Un buen sistema de seguimiento del tiempo te ayuda a ver exactamente cuantas horas ha trabajado cada persona, incluidos los descansos, las horas extras y los trabajos no realizados. Sin esto, corre el riesgo de no declarar la cantidad suficiente de mano de obra y de calcular mal sus costos reales.
Organizar los datos puede requerir un poco mas de esfuerzo al principio, pero vale la pena. Cuando tengas cifras claras sobre los costos laborales y las ventas, podras calcular tu porcentaje de costo laboral con confianza y tomar decisiones mas inteligentes para tu restaurante.
Calcular el costo laboral semanal, mensual y por turno
Una vez que comprenda la formula basica y tenga los datos listos, puede decidir con que frecuencia calcular el costo de mano de obra. Muchos propietarios de restaurantes de servicio rapido analizan el costo de la mano de obra de forma semanal o mensual, pero desglosarlo por turno puede brindarle aun mas control sobre sus operaciones.
Calculos semanales y mensuales
Calcular el costo de la mano de obra de forma semanal o mensual le ayuda a realizar un seguimiento de las tendencias a largo plazo. Las comprobaciones semanales le ayudan a detectar problemas con antelacion, como el aumento de las horas extras o la disminucion de las ventas. Las revisiones mensuales le brindan una vision mas amplia de como los costos laborales afectan sus ganancias a lo largo del tiempo. Estos plazos son excelentes para revisar los cronogramas, ajustar los planes de personal o comparar el costo de la mano de obra con sus objetivos de ventas.
Calculos por turno
Si desea ser mas detallado, el calculo del costo de mano de obra por turno (manana, tarde, noche) puede mostrarle exactamente donde tiene exceso de personal o falta de personal. Por ejemplo, es posible que notes que tu turno de almuerzo tiene un costo laboral mas alto porque estas programando a demasiadas personas para tener poco tiempo. O tal vez tu turno para cenar es escaso, pero hace que los tiempos de espera sean mas largos. El seguimiento por turno le brinda informacion en tiempo real y le ayuda a realizar ajustes rapidos.
Independientemente del periodo de tiempo, el calculo es el mismo-
coste laboral total/ventas totales x 100.
Solo asegurese de hacer coincidir sus cifras de mano de obra con las ventas de ese mismo periodo. De esta forma, tu porcentaje de coste laboral te dara una idea precisa del rendimiento de tu restaurante, dia a dia, semana a semana o mes a mes.
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Comprension de los puntos de referencia ideales de costos laborales para los QSR
Una vez que haya calculado su porcentaje de costo laboral, la siguiente pregunta es- cual es un buen numero? En la mayoria de los restaurantes de servicio rapido, el costo laboral ideal suele oscilar entre el 20 y el 30% de las ventas totales. Mantenerse dentro de este rango le ayuda a equilibrar las necesidades de personal y, al mismo tiempo, a mantener la rentabilidad de su negocio.
Sin embargo, su porcentaje ideal puede depender de algunos factores diferentes. Por ejemplo, si tu restaurante usa mas automatizacion, como los quioscos de autoservicio o los pedidos en linea, es posible que puedas trabajar con un costo de mano de obra mas bajo. Por otro lado, si tu menu es complejo o si ofreces servicio de mesa ademas de un servicio rapido, tus necesidades de mano de obra (y tus costos) pueden ser mas altos.
Otros factores que afectan su costo de mano de obra incluyen-
1. Ubicacion- los restaurantes de las grandes ciudades suelen pagar salarios minimos mas altos, lo que hace subir los costos laborales.
2. Horario de atencion- permanecer abierto hasta tarde o las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana, significa mas turnos y, potencialmente, mas horas extras.
3. Volumen de ventas- reducir las ventas con mano de obra fija (como un gerente asalariado) puede hacer que tu porcentaje de costos laborales aumente, incluso si no tienes exceso de personal.
Si tu coste laboral suele superar el 30%, puede que sea el momento de analizar tus horarios, horas extras o niveles de personal. Si se situa constantemente por debajo del 20%, comprueba que no estas faltando personal ni perjudicando la experiencia del cliente.
Conocer estos puntos de referencia te da algo a lo que aspirar. Tambien te ayuda a determinar que es normal para tu restaurante y que debe cambiar. La clave es hacer un seguimiento regular del costo de la mano de obra y ajustarlo en funcion de lo que digan las cifras.
Consejos para mantener los costos laborales bajo control
Administrar los costos laborales no consiste solo en reducir las horas, sino en trabajar de manera mas inteligente. Reducir los costos laborales de la manera correcta significa mantener la productividad del personal, los niveles de servicio altos y la satisfaccion de los clientes. Estos son algunos consejos sencillos que le ayudaran a reducir los costos de mano de obra sin sacrificar la calidad.
1. Entrene a su personal de forma cruzada.
Capacite a los empleados para que desempenen multiples funciones, como cambiar entre el registro y la preparacion de alimentos. Esto le brinda mas flexibilidad durante los periodos de trabajo lento y ayuda a reducir la cantidad de personas que necesita por turno.
2. Evite horas extras innecesarias.
Vigile de cerca quien trabaja horas extras. El pago de horas extras se acumula rapidamente y puede hacer que su costo laboral supere su objetivo. Usar una herramienta de seguimiento del tiempo o configurar alertas para cuando los empleados se acerquen a las 40 horas puede ayudarte a mantener el control.
3. Utilice una programacion mas inteligente para los empleados.
Base su cronograma en sus patrones de ventas reales, no solo en conjeturas. Observe los momentos de mayor actividad y los periodos de menor actividad para poder hacer coincidir el numero correcto de empleados con la demanda esperada. El exceso de personal durante las horas lentas es una de las maneras mas faciles de perder dinero.
4. Ajusta los turnos en tiempo real.
Si el trabajo va mas lento de lo esperado, no dudes en enviar a alguien a casa antes de tiempo o retrasar el inicio de un turno. Mantener una mano de obra reducida durante las horas de menor actividad puede marcar una gran diferencia en el transcurso de una semana.
5. Planifique con anticipacion las vacaciones y los eventos.
Los grandes eventos o los dias festivos locales pueden hacer mella en tus ventas habituales. Planifique su personal en consecuencia para no quedar atrapado por exceso o falta de personal.
Unos pocos cambios pequenos en la forma en que administras tu equipo pueden suponer grandes ahorros y ayudar a que tu restaurante funcione sin problemas.
Convertir el costo laboral en un habito empresarial habitual
Calcular el costo de mano de obra no es algo que hagas solo una vez, es un habito que deberia formar parte de tu rutina habitual como propietario de un restaurante de servicio rapido. Si lo monitorizas de manera constante, detectaras patrones, solucionaras los problemas mas rapido y tomaras mejores decisiones para tu negocio.
Reserva tiempo cada semana o cada mes para revisar tu costo de mano de obra. No tiene por que llevar mucho tiempo- simplemente reuna sus gastos de mano de obra, comparelos con las ventas del mismo periodo y use la formula para encontrar su porcentaje de costo de mano de obra. Cuanto mas a menudo lo hagas, mas facil sera.
Lleve un registro de sus resultados para que pueda hacer un seguimiento de los cambios en el costo de la mano de obra a lo largo del tiempo. Sus costos aumentan lentamente? Un nuevo horario o un cambio de horario afectaron tus numeros? Tener este tipo de informacion te ayuda a ir un paso por delante y a evitar sorpresas.
Ademas, involucre a sus gerentes en el proceso. Comparta los numeros con ellos y expliqueles lo que significan. Cuando tu equipo comprenda como el costo de la mano de obra afecta al rendimiento del restaurante, sera mas consciente a la hora de tomar decisiones sobre la dotacion de personal o de aprobar las solicitudes de tiempo libre.
El costo de la mano de obra es uno de los factores mas importantes que pueden afectar tus resultados. Pero con un poco de esfuerzo y atencion, tambien es algo que puedes controlar. Al incluir el seguimiento de los costos laborales en parte de sus operaciones regulares, construira un negocio mas solido y rentable- un turno, una semana y un cheque de pago a la vez.
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Contenido de lectura obligada
Costo de mano de obra
Como calcular el costo de la mano de obra en un restaurante
Calcular horas de trabajo
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Como calcular el costo laboral en la industria hotelera
Costo laboral del restaurante
7 maneras de reducir el costo de mano de obra de un restaurante sin danar el servicio
Cómo hacer mi propia nómina
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Preguntas frecuentes
Las horas de preparacion y cierre cuentan para el costo de mano de obra?
Si. Cualquier momento en el que los empleados trabajen de forma ininterrumpida (incluida la preparacion antes de abrir y la limpieza despues del cierre) debe incluirse en el costo total de la mano de obra.
Como puedo hacer que el seguimiento de los costos laborales forme parte de mi rutina semanal?
Establezca un horario regular cada semana para revisar la nomina, obtener informes de ventas y calcular el costo laboral. Lleve un registro para hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo.
Que debo hacer si mi porcentaje de costo laboral sigue aumentando?
Revise sus practicas de programacion, verifique el abuso de horas extras y compare las horas de trabajo con las de ventas para detectar ineficiencias. Los pequenos ajustes pueden marcar una gran diferencia.
Como hago coincidir el costo de mano de obra con el periodo de ventas correcto?
Utilice siempre el costo de mano de obra y las ventas del mismo periodo (diario, semanal o mensual) para que su porcentaje de costo laboral sea preciso.
