Que herramientas pueden ayudar a los propietarios de restaurantes a calcular las horas de trabajo con mayor precision?
Los propietarios de restaurantes pueden usar herramientas digitales de seguimiento del tiempo, sistemas POS integrados y software de programacion de empleados para calcular las horas de trabajo con mayor precision. Estas herramientas automatizan los horarios, registran los descansos, marcan las horas extras y generan informes, lo que reduce los errores y mejora la gestion general de los costos laborales.
5 errores que debe evitar al calcular las horas de trabajo
Importancia de un calculo preciso de las horas de trabajo
Dirigir un restaurante consiste en mantener el equilibrio- buena comida, clientes satisfechos y un equipo fuerte. Pero hay otra parte que es igual de importante- llevar un registro de las horas de trabajo de tus empleados. Si no estas calculando correctamente las horas de trabajo, podrias terminar pagando a las personas por el tiempo que no trabajaron o no pagarles por el tiempo que trabajaron. Esto puede provocar molestias en el personal, problemas de nomina o incluso multas por infringir las leyes laborales.
Los pequenos errores, como olvidarse de contar los descansos o interpretar mal los tiempos, pueden no parecer un gran problema, pero se acumulan rapidamente. Es posible que descubras que tus costos de mano de obra son mas altos de lo esperado o que tu horario no coincide con lo que tu equipo realmente trabajo. Esto hace que sea dificil controlar los costos y planificar con anticipacion.
La buena noticia es que la mayoria de estos errores son faciles de corregir una vez que sabes que buscar. Solucionar estos problemas puede ahorrarle dinero, ayudarlo a cumplir con la ley y facilitarles la vida a usted y a su personal.
Error 1. No tener en cuenta las pausas para comer y descansar
Uno de los errores mas comunes que cometen los propietarios de restaurantes al calcular las horas de trabajo es olvidarse de contabilizar adecuadamente las comidas y los descansos de los empleados. Puede parecer un detalle insignificante, pero si no tienes cuidado, puede llevar a que pagues de mas por las horas no trabajadas o, lo que es peor, a que pagues menos a tu personal.
La mayoria de los estados exigen que los empleados tengan una cantidad determinada de pausas para descansar y para comer sin goce de sueldo durante sus turnos, especialmente si trabajan muchas horas. Por ejemplo, en muchos lugares, un empleado debe disfrutar de una pausa no remunerada de 30 minutos para comer si trabaja mas de cinco horas. Si este descanso no es remunerado, se debe restar del total de horas trabajadas en ese turno. Pero si te olvidas de hacerlo (o si tu sistema de cronometraje no lo gestiona automaticamente), es posible que estes pagando mas mano de obra de la que realmente recibiste.
Por otro lado, si se supone que un descanso es remunerado (por ejemplo, un breve descanso de 10 minutos), ese tiempo debe incluirse en el total de horas trabajadas. No pagar los descansos remunerados puede causar problemas con el cumplimiento de la legislacion laboral y provocar sanciones o molestar a los empleados.
La mejor manera de evitar este error es definir claramente sus politicas de descansos y asegurarse de que sus empleados las entiendan. Utiliza un sistema fiable de seguimiento del tiempo que registre cuando los empleados entran y salen de los descansos, o al menos les de una forma de registrarlos. Revisa tus informes de tiempo con regularidad para asegurarte de que los descansos se gestionan correctamente.
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Error 2. Clasificar erroneamente las horas extras
Otro gran error que suelen cometer los propietarios de restaurantes es clasificar mal las horas extras. Puede que no parezca un problema importante, pero puede crear serios problemas con la precision de la nomina y el cumplimiento de la legislacion laboral.
Las normas sobre horas extras varian segun la ubicacion del restaurante, pero la regla general en muchos lugares es que a los empleados no exentos se les debe pagar tiempo y medio por cualquier hora trabajada mas de 40 horas a la semana. En algunos estados, como California, a los empleados tambien se les deben pagar horas extras si trabajan mas de ocho horas en un solo dia. Si no se aplican estas reglas correctamente, se pueden pagar menos de lo previsto y, si no se controla, se pueden imponer multas o problemas legales.
Una de las razones mas comunes de este error es no prestar mucha atencion a los totales semanales u olvidarse de los limites diarios. Por ejemplo, si alguien acumula unas cuantas horas extra en diferentes turnos y supera el limite semanal, es posible que no sepas que algunas de esas horas deben contabilizarse como horas extras. Otro problema es clasificar erroneamente a los trabajadores como asalariados o exentos cuando en realidad son empleados que trabajan por hora y reunen los requisitos para recibir el pago de horas extras.
Para evitar este error, asegurese de conocer las leyes de horas extras de su estado. Revisa las tarjetas de tiempo de los empleados semanalmente y busca a alguien que supere el limite regular. Tambien ayuda usar un software de seguimiento del tiempo que marca las horas extras automaticamente. Lo que es mas importante, capacite a sus gerentes para que detecten cuando un empleado se acerca a su limite para que puedan ajustar el horario si es necesario.
Error 3. Olvidarse de redondear las horas de entrada y salida
Redondear los tiempos acortados puede parecer un detalle insignificante, pero olvidarse de hacerlo (o hacerlo de manera incoherente) puede entorpecer los calculos de las horas de trabajo. En muchos restaurantes, los empleados llegan unos minutos antes o tarde. Sin un redondeo adecuado, esos pequenos minutos pueden acumularse con el tiempo y provocar un aumento de los costos laborales o incluso conflictos salariales.
Las normas federales permiten a las empresas redondear el tiempo a los 5, 10 o 15 minutos mas cercanos, siempre y cuando se haga de manera justa y coherente. Por ejemplo, si un empleado llega a las 9-07 a. m., y usted redondea a los 15 minutos mas cercanos, lo hara a las 9-00 a. m. Pero si llega a las 9-08 a.m., daras la vuelta a las 9-15 a.m. La clave esta en aplicar las mismas reglas a todos y no siempre en favor de la empresa.
Si omites este paso o realizas esta ronda manualmente sin un sistema establecido, puedes cometer errores. Podrias perder accidentalmente a un empleado unos minutos cada dia, lo que se acumula durante semanas y meses. Esto podria provocar problemas legales o insatisfaccion del personal una vez que se de cuenta del patron.
Para solucionar este problema, primero asegurate de entender las reglas de redondeo permitidas en tu zona. Luego, elige un metodo de redondeo uniforme y apegate a el. La mayoria de los sistemas digitales de seguimiento del tiempo ofrecen ajustes de redondeo automaticos, que ayudan a garantizar la imparcialidad y la precision sin necesidad de realizar modificaciones manuales.
Redondear correctamente mantiene limpios tus registros laborales, evita confusiones y genera confianza en tu equipo.
Error 4. Confiar en el seguimiento manual del tiempo
El uso de hojas de horas u hojas de calculo en papel para registrar las horas de los empleados puede parecer una solucion sencilla, especialmente en un restaurante pequeno. Sin embargo, confiar en el seguimiento manual del tiempo puede generar rapidamente grandes problemas. Los errores humanos, la escritura a mano ilegible, los tiempos de perforacion olvidados o los registros extraviados pueden alterar los calculos de las horas de trabajo.
Cuando los empleados anotan sus propias horas, siempre existe la posibilidad de que cometan errores, ya sean accidentales o intencionales. Es posible que olviden cuando empezaron realmente su turno o que redondeen la hora en la que trabajaron fuera. Los gerentes tambien tienen que dedicar mas tiempo a revisar, corregir e ingresar esos datos en un sistema de nomina, lo que aumenta las probabilidades de que se cometan errores.
Los sistemas manuales tampoco ofrecen informacion en tiempo real. No podras ver quien esta trabajando actualmente, quien se olvido de registrarse o quien se acerca a las horas extras. Esto hace que sea mas dificil administrar los costos laborales sobre la marcha y puede provocar un exceso de personal durante los periodos de inactividad o una falta de personal durante las horas de mayor actividad.
Para mejorar la precision y reducir la carga de trabajo para usted y sus gerentes, es mejor cambiar a herramientas digitales de seguimiento del tiempo. Estos sistemas registran automaticamente las entradas y salidas de los empleados, registran los descansos y calculan el total de horas trabajadas. Algunos incluso envian alertas cuando alguien se acerca a las horas extras o si hay un golpe perdido.
El uso de un metodo fiable de seguimiento del tiempo ayuda a evitar errores costosos, ahorra tiempo y garantiza que sus empleados reciban una remuneracion justa. Es un cambio sencillo que marca una gran diferencia en la forma en que administras tus horas de trabajo.
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Error 5. No realizar un seguimiento de las horas de trabajo por funcion o departamento
No todos los trabajos en su restaurante son iguales, y su seguimiento de las horas de trabajo deberia reflejar eso. Uno de los errores que mas se pasan por alto los propietarios de restaurantes es no separar las horas de trabajo por funcion o departamento. Si juntas todas las horas de tus empleados sin saber quien trabajo y donde, pierdes una oportunidad clave para entender a donde van realmente tus costos laborales.
Piensalo- el personal de cocina, los camareros, los anfitriones y los limpiadores tienen tareas, horarios y salarios diferentes. Si no desglosas las horas por puesto, resulta casi imposible saber cuanto trabajo estas dedicando a la atencion de la casa frente a la parte trasera de la casa. Tampoco sabras si tienes exceso de personal en un area mientras que en otra te falta personal.
El seguimiento por funcion tambien ayuda a programar. Por ejemplo, si te das cuenta de que tus camareros trabajan mas horas de las necesarias durante los turnos lentos, puedes reducir su tiempo y dedicar esas horas a la cocina si es necesario. O bien, si ves que tus cocineros de preparacion estan agotando el tiempo, puedes ajustar las rutinas de preparacion o escalonar los turnos de manera mas eficaz.
Una forma sencilla de solucionar este problema es organizar tus horarios y horarios por puesto de trabajo o puesto. La mayoria de las herramientas digitales de programacion y seguimiento del tiempo te permiten asignar funciones a los empleados para que puedas revisar los datos laborales por departamento. Este paso adicional le brinda una mejor visibilidad y control, lo que facilita el ajuste de sus operaciones y el cumplimiento del presupuesto.
Mejores practicas para evitar estos errores
Ahora que conoce los errores mas comunes en las horas de trabajo, el siguiente paso es asegurarse de no caer en las mismas trampas. Con unas cuantas practicas sencillas, puede mantenerse organizado, reducir los costosos errores y hacer que su equipo funcione sin problemas.
En primer lugar, establece reglas claras sobre como y cuando los empleados deben entrar, tomarse descansos y salir. Todos los miembros de tu equipo, desde los cocineros hasta los cajeros, deben entender tus expectativas. Publica las reglas de descanso en algun lugar visible y entrena a los nuevos empleados durante la incorporacion para evitar confusiones.
En segundo lugar, utiliza un sistema fiable de seguimiento del tiempo. Ya sea que se trate de parte de su punto de venta o de una aplicacion independiente, los sistemas digitales eliminan las conjeturas sobre las entradas y las salidas. Registran automaticamente el tiempo, redondean correctamente y registran los descansos y las horas extras. Solo asegurate de que los ajustes esten configurados para que coincidan con el horario de tu restaurante y las leyes laborales locales.
En tercer lugar, revisa los registros de tiempo con regularidad. No espere hasta el dia de la nomina para descubrir que alguien se olvido de marchar. Revisa los informes a diario o semanalmente para detectar los errores con antelacion y corrigelos mientras los detalles aun esten actualizados.
En cuarto lugar, desglosa las horas de trabajo por funcion o departamento. Esto le brinda una mejor vision de como se distribuye su mano de obra y le ayuda a tomar decisiones de programacion mas inteligentes.
Por ultimo, mantente al dia con las leyes laborales locales. Las reglas sobre los descansos, las horas extras y el redondeo del tiempo pueden variar segun el estado o la ciudad. Conocer estos detalles le ayuda a cumplir con las normas y a evitar multas o problemas legales en el futuro.
Al implementar estas mejores practicas, ahorraras dinero, evitaras el estres y crearas un sistema mas justo para todos los miembros de tu equipo.
Proteja sus ganancias ajustando las horas de trabajo
Es posible que vigilar de cerca las horas de trabajo no sea la parte mas emocionante de administrar un restaurante, pero es una de las mas importantes. Cuando cometes errores al calcular el tiempo (ya sea olvidandote de restar descansos, clasificando mal las horas extras o no redondeando correctamente los tiempos de trabajo), puedes tener problemas mayores de los que esperas. Con el tiempo, estos errores aumentan sus costos laborales, arruinan la nomina e incluso lo ponen en riesgo de infringir las leyes laborales.
La buena noticia es que la mayoria de estos problemas son faciles de evitar una vez que sabes que buscar. Al establecer politicas claras, utilizar herramientas precisas de seguimiento del tiempo y revisar regularmente sus registros, puede mantenerse al tanto de sus datos laborales y tomar decisiones mas inteligentes para su empresa. El seguimiento de las horas por puesto, en particular, te brinda informacion util sobre que partes de tu restaurante tienen mas o menos personal, lo que te ayuda a equilibrar mejor tu equipo y a evitar costos innecesarios. La mano de
obra es uno de tus mayores gastos, pero tambien es uno de los mas faciles de controlar si prestas atencion. Dedicar tiempo a las horas laborales adecuadas significa menos dolores de cabeza, una nomina mas precisa, empleados mas felices y unos resultados mas saludables.
Empieza por comprobar tu proceso actual para ver si hay alguno de los cinco errores que hemos abordado en este articulo. Corrija lo que sea necesario corregir, siga practicas consistentes y estara en una posicion mucho mejor para administrar un restaurante rentable y sin problemas.
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Preguntas frecuentes
Cual es el limite de horas de trabajo para activar el pago de horas extras?
En muchos estados, las horas extras comienzan despues de 40 horas en una semana, pero algunas areas tambien requieren horas extras despues de 8 horas en un solo dia. Consulta siempre las leyes locales.
Como calculo el total de horas de trabajo semanales de mi equipo?
Sume las horas diarias de cada empleado desde el principio de la semana hasta el final. Asegurese de restar los descansos no remunerados e incluir las horas extras cuando corresponda.
Cual es el beneficio de calcular las horas de trabajo en tiempo real?
El seguimiento de la mano de obra en tiempo real lo ayuda a detectar problemas durante el turno, como las llegadas anticipadas o las horas extraordinarias inesperadas, para que pueda ajustar la plantilla sobre la marcha.
Que informes debo generar para ayudar a calcular las horas de trabajo?
Busque resumenes laborales semanales, registros diarios de trabajo y desgloses basados en roles. Estos le brindan una vision completa de quien trabajo, cuando y durante cuanto tiempo.
