Que registros de nomina debo mantener para mi restaurante?
Mantenga hojas de horarios, talones de pago, formularios de impuestos y registros de pagos durante al menos tres o cuatro anos para cumplir con las regulaciones laborales y tributarias.
Como hacer mi propia nomina como propietario de un restaurante
Comprenda sus responsabilidades de nomina como propietario de un restaurante
Antes de que pueda empezar a hacer la nomina usted mismo, es importante que sepa de que es responsable. La nomina no consiste solo en pagar a tus empleados, sino que tambien incluye llevar un registro de sus horas, gestionar las propinas, pagar los impuestos correctos y mantener registros precisos.
Como propietario de un restaurante, debes cumplir con las leyes laborales federales, estatales y, a veces, locales. Una de las reglas mas importantes es asegurarse de que a sus empleados se les pague al menos el salario minimo. Si su personal gana propinas, es posible que se le permita contabilizar algunas de esas propinas para su salario por hora; esto se denomina credito de propinas. Pero si las propinas no equivalen al salario minimo, tienes que compensar la diferencia.
Tambien tiene que deducir ciertos impuestos del cheque de pago de cada empleado. Estos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. En algunos estados, tambien tendras que retener los impuestos estatales o locales sobre la renta. Como empleador, tambien debes pagar tu parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare, junto con los impuestos de desempleo.
Tu trabajo consiste en llevar un registro de toda esta informacion y enviar los formularios correctos al IRS y a la agencia tributaria estatal. Tambien debes proporcionarles a los empleados los talones de pago y los formularios de impuestos de fin de ano, como el W-2.
Entender estas reglas puede parecer dificil al principio, pero una vez que aprendes lo basico, se convierte en parte de tu rutina. Dedicar tiempo a aprender ahora puede evitarle multas, sanciones o empleados insatisfechos en el futuro.
Recopile los datos de horas de trabajo y propinas de los empleados
Para administrar la nomina correctamente, lo primero que necesita es informacion precisa sobre cuantas horas trabajo cada empleado y cuanto gano en propinas. Esto es especialmente importante en un restaurante, donde los empleados suelen trabajar en diferentes turnos, cubrirse los unos a los otros y ganan tanto el salario por hora como las propinas.
Empieza por hacer un seguimiento del tiempo que dedican los empleados, es decir, cuando cada miembro del equipo comienza y termina su turno. Puedes usar un reloj simple, una hoja de registro o una aplicacion digital de seguimiento del tiempo. Sea cual sea el metodo que elijas, asegurate de que sea uniforme y facil de usar para tu personal. Deberas recopilar esta informacion todos los dias y comprobar si faltan datos, horas extras o entradas incorrectas.
Ademas de las horas, tambien necesitas hacer un seguimiento de las propinas. Si tus camareros o camareros reciben propinas en efectivo, deberan informarte del importe total, normalmente al final de cada turno. Si las propinas llegan a traves de pagos con tarjeta de credito, es posible que tu sistema ya las registre. Deberas incluir las propinas en efectivo y las de tarjetas de credito en tus registros de nomina, ya que las propinas se consideran ingresos imponibles.
Manten todos los registros organizados y de facil acceso. Disponer de un sistema semanal o quincenal para revisar los datos sobre horas y propinas antes de procesar la nomina le ayudara a evitar errores. Tambien es una buena idea que los empleados revisen y confirmen sus horas de trabajo y los montos de sus propinas antes del dia de pago.
La recopilacion de los datos correctos es la base de la nomina. Cuando tienes un registro preciso del tiempo y las propinas de los empleados, todo lo demas, como calcular los salarios y los impuestos, se vuelve mucho mas facil.
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Calcule el salario bruto, las horas extras y las propinas
Una vez que hayas recopilado la informacion sobre las horas y las propinas de los empleados, el siguiente paso es calcular cuanto gano cada empleado durante el periodo de pago. Esto incluye su salario habitual por hora, las horas extras y las propinas declaradas.
Comience con el pago bruto, que es la cantidad total que gana un empleado antes de impuestos y deducciones. Para calcularlo, multiplique la cantidad de horas regulares trabajadas por el salario por hora del empleado. Por ejemplo, si alguien trabajo 40 horas a 15 dolares por hora, su salario bruto es de 600 dolares.
Si un empleado trabajo mas de 40 horas en una semana, tendras que calcular el pago de horas extras. La ley federal establece que las horas extras deben pagarse a tiempo y medio. Por lo tanto, si ese mismo empleado trabajara 45 horas, usted pagaria 15 dolares por hora por las primeras 40 horas y 22,50 dolares por hora por las 5 horas extras. Eso eleva su salario bruto total a 712,50 dolares.
A continuacion, incluya propinas. Si las propinas se declaran por separado (por ejemplo, las propinas en efectivo), deben sumarse a los ingresos totales del empleado a efectos fiscales. Si utilizas un credito de propinas, tendras que asegurarte de que el salario por hora y las propinas combinados alcancen o superen el salario minimo de tu estado. De lo contrario, debes compensar la diferencia.
Ademas, recuerda incluir cualquier ingreso adicional, como bonificaciones o diferencias de turno, si corresponde. Revisa todos tus calculos y lleva un registro del salario bruto, las horas y las propinas de cada empleado.
Una vez que hayas calculado el salario bruto de cada empleado, estaras listo para el siguiente paso- las retenciones y deducciones de impuestos.
Determine y retenga los impuestos de nomina correctos
Una vez que hayas calculado el salario bruto de cada empleado, el siguiente paso es calcular cuanto debes retener para los impuestos sobre la nomina. Esta parte es importante porque tanto el empleado como el empleador tienen responsabilidades tributarias, y omitir algo puede conllevar multas costosas.
Como propietario de un restaurante, debes retener el impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare de los cheques de pago de tus empleados. El monto del impuesto federal sobre la renta depende del formulario W-4 del empleado, que indica cuanto debe retener en funcion de su estado civil tributario y de las asignaciones. Puedes usar las tablas de impuestos del IRS o una calculadora de nomina en linea para calcularlo.
Para el Seguro Social y Medicare, las tasas son fijas. Debe retener el 6,2% del salario de un empleado para el Seguro Social y el 1,45% para Medicare. Usted, como empleador, tambien esta obligado a igualar estas cantidades. Esto significa que por cada 100 dolares de salario, usted paga 7,65 dolares y retiene 7,65 dolares del empleado.
Si su estado tiene un impuesto estatal sobre la renta, tambien tendra que retenerlo. Algunas ciudades y condados tambien tienen impuestos locales sobre la nomina. Asegurate de consultar con la agencia tributaria de tu estado para saber si estas reteniendo los montos correctos.
Las propinas tambien deben estar sujetas a impuestos. Incluso si sus empleados reciben la mayor parte de sus ingresos de propinas, esas propinas siguen estando sujetas a las mismas reglas tributarias sobre la nomina. Esto incluye las propinas en efectivo y las propinas pagadas con tarjetas de credito.
Una vez que hayas calculado y retenido los impuestos correctos, estaras un paso mas cerca de administrar la nomina correctamente y cumplir con las normas.
Calcule las deducciones y el pago neto final
Una vez que hayas calculado cuanto debes retener para pagar los impuestos sobre la nomina, el siguiente paso es calcular el salario neto de cada empleado- este es el monto real que se llevaran a casa el dia de pago.
Empieza por restar todas las retenciones de impuestos requeridas del salario bruto del empleado. Esto incluye el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y cualquier impuesto estatal o local. Si el empleado declaro propinas, estas tambien deben incluirse en sus ingresos imponibles, lo que puede afectar la cantidad que debes retener.
Ademas de los impuestos, es posible que tengas que hacer otras deducciones. Estas pueden incluir cosas como las primas del seguro medico, las contribuciones para la jubilacion o las deducciones de comidas si tu restaurante tiene una poliza para las comidas del personal. Asegurate de que estas deducciones esten debidamente documentadas y de que los empleados las hayan aceptado por escrito.
Una vez que restes todas las retenciones y deducciones del salario bruto, lo que queda es el salario neto. Por ejemplo, si un empleado gana 700$ de salario bruto y tu restas 100$ de impuestos y 50$ de otras deducciones, su salario neto sera de 550$.
Es importante proporcionar a los empleados un talon de pago que muestre claramente el salario bruto, todas las retenciones y deducciones y el importe neto final. Esto ayuda a su personal a entender como se calcula su salario y permite que todo sea transparente.
Comprueba todos tus calculos antes de emitir los pagos. Un pequeno error en las deducciones o retenciones puede generar confusion, frustracion o incluso problemas legales. Dedicar tiempo a obtener el salario neto correcto garantiza que sus empleados reciban el pago correcto y puntual.
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Emitir pagos a los empleados
Ahora que ha calculado el salario neto de cada empleado, es el momento de pagarles realmente. Como propietario de un restaurante, tienes diferentes maneras de hacerlo, y es importante elegir una que sea simple, confiable y legal en tu estado.
Los metodos mas comunes para emitir la nomina son los cheques en papel, el deposito directo y las tarjetas de pago. Muchos propietarios de restaurantes pequenos comienzan con cheques en papel porque son faciles de escribir y no requieren mucha configuracion. Solo asegurate de usar un formato de cheque que incluya detalles importantes como el periodo de pago, el monto y las deducciones.
El deposito directo es una opcion mas comoda tanto para ti como para tus empleados. Ahorra tiempo, reduce el papel y hace que los empleados reciban su dinero mas rapido. La mayoria de los bancos y cooperativas de ahorro y credito ofrecen servicios de deposito directo, y algunos incluso permiten que las pequenas empresas los utilicen sin necesidad de un software completo de nomina.
Las tarjetas de pago son otra opcion- son tarjetas recargables en las que los salarios se pueden cargar electronicamente. Algunos empleados prefieren esta opcion si no tienen una cuenta bancaria. Solo asegurate de seguir las normas de tu estado, ya que no todos los estados permiten las tarjetas de pago sin el consentimiento de los empleados.
Independientemente de como pague a sus empleados, asegurese siempre de que los pagos se hagan a tiempo. Elige un cronograma regular, como semanal o quincenal, y cumplelo. Los cheques de pago atrasados pueden provocar insatisfaccion en el personal y posibles problemas legales.
Lleve un registro de todos los pagos que emita, incluidos el metodo, el monto y la fecha. Esto le ayuda a mantenerse organizado y facilita la presentacion de impuestos mas adelante.
Presente los formularios de impuestos sobre la nomina y haga los depositos requeridos
Una vez que haya pagado a sus empleados y retenido los impuestos correspondientes, su trabajo aun no habra terminado. Como propietario de un restaurante que hace su propia nomina, tambien es responsable de presentar los formularios de impuestos y depositar los impuestos que recaudo en las agencias gubernamentales correspondientes.
En primer lugar, hablemos sobre el deposito de impuestos. El dinero que retuvo a sus empleados (como el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare) debe enviarse al IRS de manera regular. La mayoria de las pequenas empresas deben depositar estos impuestos de forma mensual o quincenal, segun la cantidad de impuestos que adeude. Tambien tendras que depositar tu parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare, ademas de los impuestos federales y estatales de desempleo que adeudes como empleador.
A continuacion, debe presentar los formularios de impuestos sobre la nomina. El mas comun es el formulario 941, que se presenta trimestralmente e informa los impuestos que retuvo y pago. Una vez al ano, tambien presentara el formulario 940 para el impuesto federal de desempleo. Al final del ano, debes preparar los formularios W-2 para cada empleado y el formulario W-3 para resumir todos tus formularios W-2.
Si su estado tiene impuestos sobre la renta, es probable que tambien tenga que presentar los formularios estatales de impuestos sobre la nomina. Estos varian segun el estado, asi que asegurate de comprobar los requisitos locales.
No cumplir con una fecha limite para depositar o presentar impuestos puede conllevar multas, por lo que es una buena idea marcar todas las fechas de vencimiento en un calendario o usar recordatorios. Estar al tanto de estas tareas te ayuda a evitar penalizaciones y a que tu restaurante funcione sin problemas.
Mantenga registros de nomina precisos y cumpla con las normas
Una vez que haya completado su nomina y presentado sus formularios de impuestos, el ultimo paso, pero igual de importante, es mantenerse organizado y llevar un buen registro. Como propietario de un restaurante que se encarga de la nomina, mantener registros detallados y precisos protege su empresa en caso de una auditoria, una disputa entre los empleados o una verificacion de cumplimiento.
Como minimo, debes llevar un registro del tiempo trabajado por los empleados, los salarios pagados, las retenciones de impuestos, las deducciones, los informes de propinas, los talones de pago y las declaraciones de impuestos. Esto incluye tanto los archivos en papel como los digitales. Tambien debe guardar copias de los formularios W-2, 941 y de las confirmaciones de deposito. Estos documentos lo ayudaran a verificar que pago correctamente a sus empleados y que envio todo a tiempo.
La ley federal exige que conserves los registros de nomina durante al menos tres anos, pero algunos estados pueden requerir mas tiempo. Las tarjetas de horas, los horarios y los registros de propinas deben conservarse durante al menos dos anos. Tener estos registros facilmente accesibles puede ahorrarle muchos problemas si alguna vez surgen preguntas.
Revisar sus registros con regularidad tambien le ayuda a detectar problemas con anticipacion, como horas perdidas, propinas no declaradas o errores tributarios. Es una buena costumbre revisar los resumenes de la nomina despues de cada periodo de pago y corregir cualquier error de inmediato.
No necesitas un software sofisticado para mantener buenos registros. Un sistema de archivos simple, hojas de calculo o almacenamiento en la nube pueden funcionar bien siempre y cuando tus documentos esten organizados y guardados en copias de seguridad.
Cumplir con las leyes de nomina no tiene por que ser abrumador. Con un registro constante y una atencion a los detalles, puede administrar la nomina por su cuenta con confianza y mantener su restaurante funcionando sin problemas.
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Preguntas frecuentes
Durante cuanto tiempo debo conservar los registros de nomina?
Guarde todos los registros de nomina, incluidas las tarjetas de tiempo, los talones de pago y los formularios de impuestos, durante al menos tres anos, o mas, segun los requisitos de su estado.
Como declaro los ingresos por propinas al IRS?
Los ingresos por propinas deben declararse trimestralmente en el formulario 941 e incluirse en el formulario W-2 de cada empleado al final del ano.
Que es el credito de propinas y como afecta a la nomina?
Un credito de propinas le permite contar una parte de las propinas declaradas para cumplir con los requisitos de salario minimo, si esta permitido en su estado.
Como hago un seguimiento de las horas y propinas de los empleados?
Usa un sistema de reloj, una aplicacion de seguimiento del tiempo o hojas de tiempo manuales. Las propinas deben registrarse a diario, especialmente las propinas en efectivo reportadas por los empleados.
