Como reduce el uso del software de programacion el costo laboral de los restaurantes?
El software de programacion ayuda a alinear el personal con los datos de ventas y el trafico de clientes en tiempo real, lo que elimina los turnos innecesarios y reduce las horas extras.
7 maneras de reducir el costo de mano de obra de un restaurante sin danar el servicio
Vision general
Dirigir un restaurante significa vigilar de cerca sus costos, especialmente la mano de obra. Pagar a los empleados es uno de los mayores gastos a los que te enfrentaras. Entre los salarios, las horas extras y los impuestos, la mano de obra puede afectar rapidamente tus ganancias. Por eso es importante administrarlo bien.
Pero este es el desafio- reducir demasiado los costos de mano de obra puede danar su servicio. Si no tienes suficiente personal o el personal es demasiado reducido, los clientes se daran cuenta. Los largos tiempos de espera, un servicio deficiente y los errores en los pedidos pueden alejar a las personas. Entonces, como puede ahorrar dinero sin danar la reputacion de su restaurante?
La buena noticia es que hay formas inteligentes de reducir el costo laboral de su restaurante y, al mismo tiempo, brindar a los clientes una excelente experiencia. No se trata de esforzar mas a tu equipo ni de tomar atajos. Se trata de trabajar de forma mas inteligente, mediante una mejor programacion, la formacion del personal para mas de una funcion y el uso de herramientas que faciliten las tareas diarias.
Optimice la programacion de los empleados
Una de las maneras mas faciles y efectivas de reducir los costos laborales de los restaurantes es mejorar la forma en que planifica a su personal. Muchos restaurantes terminan gastando mas de lo necesario simplemente porque tienen demasiados empleados trabajando en horas lentas, o no lo suficiente durante las horas punta, lo que genera caos y horas extras.
Para evitarlo, es importante observar de cerca tus patrones de ventas. Cuando son tus tiempos mas lentos? Cuando tienes mas trafico? Adaptar los turnos de tus empleados al flujo real de la empresa puede ayudarte a mantener la eficiencia. Por ejemplo, es posible que no necesites tres camareros en la planta a las 2 p. m. de un dia laborable, pero querras que te echen mas mano durante el ajetreado horario de los viernes.
El uso de un software de programacion puede facilitar mucho este trabajo. Estas herramientas te permiten ver tus datos de ventas anteriores, hacer un seguimiento de la disponibilidad de los empleados y crear un cronograma que se adapte a las necesidades de tu restaurante. Algunas incluso pronostican tus necesidades de mano de obra en funcion de las tendencias, los dias festivos o el clima.
Otro consejo es involucrar a tus empleados en el proceso de programacion. Cuando el personal puede solicitar tiempo libre o cambiar turnos facilmente a traves de una aplicacion o una herramienta en linea, se reducen los cambios de ultima hora y los turnos incumplidos.
Un cronograma bien planificado le ayuda a evitar el exceso de personal, reducir las horas extras y mantener los costos laborales bajo control, sin reducir el servicio. Su equipo se sentira menos estresado y sus clientes recibiran la atencion que se merecen.
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Entrene a su personal de forma cruzada
La capacitacion cruzada de sus empleados es una forma inteligente de reducir los costos laborales de su restaurante y, al mismo tiempo, mantener un nivel de servicio solido. Significa ensenar a los miembros de tu equipo a desempenar mas de una funcion, por ejemplo, ensenarle a un mesero como trabajar en la caja registradora o capacitar a un cocinero para que te ayude con las tareas de preparacion durante las horas mas lentas.
Esta flexibilidad adicional ayuda de muchas maneras. En primer lugar, le permite administrar su restaurante con menos personas trabajando sin quedarse atras. Si alguien llama o hay un apuro repentino, contaras con personal que podra intervenir y ayudarte cuando sea necesario. Tambien reduce la necesidad de contratar mas trabajadores a tiempo parcial solo para cubrir pequenos vacios.
La capacitacion cruzada tambien mejora la confianza y la moral de su equipo. Cuando los empleados comprenden como funcionan las diferentes partes del restaurante, estan mas conectados con la empresa y pueden ofrecer un mejor servicio. Tambien les brinda un camino claro para crecer, lo que puede reducir la rotacion.
Para que la capacitacion cruzada funcione bien, tenga un plan simple. Establece objetivos claros sobre lo que cada empleado debe aprender y dedica tiempo a observar su desempeno. La evaluacion regular de la capacitacion te ayuda a asegurarte de que se sientan comodos y de que hagan las cosas de la manera correcta. Tambien le muestra donde se podria necesitar mas capacitacion.
Con un equipo con formacion interdisciplinaria, no solo ahorras dinero, sino que tambien estas creando un personal mas fuerte y confiable. Esto se traduce en menos problemas de programacion, una mejor cobertura y una experiencia mas fluida para sus clientes.
Optimice su menu para lograr eficiencia
Un menu grande y complicado puede parecer una excelente manera de atraer a mas clientes, pero a menudo conlleva mayores costos de mano de obra. Mas platos significan mas trabajo de preparacion, mas ingredientes que gestionar y mas tiempo para cocinar durante las horas punta. Todo esto se traduce en la necesidad de mas personal en la cocina y, a veces, tambien en la parte delantera de la casa.
Al simplificar su menu, puede reducir el tiempo y la mano de obra necesarios para preparar cada pedido. Empieza por revisar que platos se venden mas y cuales rara vez se piden. A menudo descubriras que una porcion mas pequena de tu menu genera la mayoria de tus ventas. Concentrate en los platos populares y elimina los que ralentizan tu cocina o requieren ingredientes especiales y mano de obra adicional.
Cuando tu equipo tiene menos recetas de las que preocuparse, pueden trabajar de forma mas rapida y eficiente. Tambien reduce el tiempo de formacion de los nuevos empleados y facilita la gestion del inventario de alimentos. Las tareas de preparacion se vuelven mas rapidas y predecibles, lo que ayuda a evitar el exceso de personal en los momentos mas lentos.
Un menu simplificado tambien puede mejorar la experiencia del cliente. Con menos articulos entre los que elegir, los pedidos se hacen mas rapidos y el servicio es mas fluido. Los huespedes no esperaran tanto para recibir su comida, y tu personal podra dedicar mas tiempo a centrarse en la calidad y la hospitalidad.
En resumen, simplificar el menu no solo es bueno para ahorrar mano de obra, sino que tambien ayuda a que el restaurante funcione mejor en general. Menos estres en la cocina significa empleados mas felices y un mejor servicio para tus clientes.
Implemente opciones de autoservicio
Agregar opciones de autoservicio es una forma practica de reducir los costos laborales de los restaurantes sin afectar su nivel de servicio. De hecho, para muchos clientes, estas herramientas pueden mejorar su experiencia al hacer que los pedidos sean mas rapidos y comodos.
El autoservicio no significa reemplazar al personal, sino utilizar la tecnologia para realizar tareas que no siempre requieren una persona. Por ejemplo, instalar quioscos de pedidos en su restaurante u ofrecer pedidos moviles para cenar en el restaurante o para llevar puede reducir la cantidad de personal que necesita en la recepcion. Esto le da a tu equipo mas tiempo para centrarse en preparar la comida, ayudar a los huespedes que necesitan ayuda o gestionar la limpieza y el flujo de pedidos.
Muchos restaurantes tambien utilizan codigos QR en las mesas para que los clientes puedan escanear, ver el menu y hacer sus pedidos directamente desde sus telefonos. Los pagos tambien se pueden gestionar a traves del mismo sistema, lo que reduce el tiempo que el personal dedica a intercambiar tarjetas de un lado a otro.
Si bien la configuracion de las herramientas de autoservicio implica un costo inicial, pueden generar ahorros a largo plazo. Puedes programar a menos personas durante los turnos mas lentos, reducir los tiempos de espera y, aun asi, mantener las operaciones funcionando sin problemas. Su equipo se sentira menos abrumado, especialmente durante las horas punta, y los clientes apreciaran la rapidez del servicio.
La clave es encontrar un equilibrio- ofrecer autoservicio a los huespedes que lo prefieran y, al mismo tiempo, contar con personal preparado para ayudar a quienes necesiten ayuda adicional. Cuando se hace correctamente, el autoservicio es beneficioso para su equipo, su presupuesto y sus clientes.
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Supervise y ajuste las metricas de desempeno laboral
Vigilar de cerca las cifras de mano de obra es una de las mejores maneras de controlar el costo laboral de los restaurantes. Si no compruebas con regularidad cuanto gastas en personal en comparacion con tus ventas, es posible que estes desperdiciando dinero sin darte cuenta.
Empieza por hacer un seguimiento de tu porcentaje de costes laborales, que muestra que parte de tus ventas se destina a pagar a los empleados. Para calcularlo, divide el costo total de mano de obra por el total de ventas y multiplicalo por 100. Por ejemplo, si gastas 5000$ en mano de obra y realizas 20 000$ en ventas, tu porcentaje de coste laboral es del 25%. La mayoria de los restaurantes buscan un costo de mano de obra de entre el 25 y el 35%, segun su tipo y tamano.
Tambien puedes ver las ventas por hora laboral- esto te indica cuanto dinero ganas por cada hora trabajada por tu equipo. Es una excelente manera de ver si tu agenda coincide con el flujo de tu empresa.
Una vez que conozcas tus numeros, podras tomar mejores decisiones. Si su porcentaje de costo laboral esta aumentando, preguntese por que. Estas programando a demasiadas personas? Los tiempos lentos estan sobrecargando de personal? Tal vez sea necesario ajustar o combinar algunos roles.
Revisar el desempeno laboral semanalmente o incluso a diario le ayuda a mantenerse a la vanguardia. Muchos sistemas de programacion o de puntos de venta ofrecen herramientas integradas para ayudarlo a monitorear estas metricas en tiempo real.
El objetivo no es reducir las horas a ciegas, sino averiguar donde puedes trabajar de forma mas inteligente. Cuando utilices los datos para guiar a tu personal, mantendras los costos bajo control sin sacrificar la calidad del servicio que esperan tus clientes.
Reduzca las horas extras gestionando eficazmente las horas punta
Las horas extras pueden aumentar silenciosamente el costo de mano de obra de su restaurante si no tiene cuidado. Incluso unas pocas horas extra aqui y alla cada semana pueden convertirse en cientos o miles de dolares con el tiempo. Por eso es tan importante gestionar correctamente las horas punta- te ayuda a evitar horas extras innecesarias y, al mismo tiempo, a satisfacer la demanda de los clientes.
El primer paso es entender cuales son realmente las horas mas ocupadas. Revisa tus datos de ventas y tus patrones de trafico para saber exactamente cuando necesitas mas ayuda. Puede ser almorzar de lunes a viernes, cenar los fines de semana o solo a ciertas horas durante eventos especiales o dias festivos.
Una vez que sepas cuales son tus horas punta, puedes crear un horario mas inteligente en funcion de ellas. Asegurate de tener suficiente personal disponible para hacer frente a las prisas, pero evita mantenerlos trabajando mas tiempo del necesario. En lugar de asignar a una persona un turno largo, considera la posibilidad de dividir los turnos o escalonar las horas de inicio para cubrir los periodos de mayor actividad.
Ademas, presta atencion a los habitos del personal. A veces, los empleados se quedan hasta tarde por costumbre, no por necesidad. Anime a los lideres y gerentes de equipo a controlar los horarios de entrada y salida y a vigilar quien hace horas extras con regularidad.
El uso de herramientas de programacion puede ayudar a controlar las horas y enviar alertas cuando alguien se acerca a las horas extras. Tambien puedes crear cronogramas que incluyan reservas o copias de seguridad (por ejemplo, llamar a un empleado con diferentes tipos de capacitacion si hay mucha gente ocupada) para no tener que pagar una hora y media de forma inesperada. Si
planifica mejor, puede controlar sus costos de mano de obra y, aun asi, estar completamente preparado para ofrecer un servicio rapido y amable durante las horas de mayor actividad.
Invierta en tecnologia para automatizar las tareas repetitivas
Muchas de las tareas diarias de un restaurante son repetitivas, como registrar el registro, recibir pedidos, realizar el seguimiento del inventario o gestionar la nomina. Estos trabajos pueden parecer pequenos, pero llevan tiempo y, a menudo, requieren que el personal deje de dedicarse a tareas mas importantes, como ayudar a los clientes o preparar la comida. Ahi es donde la tecnologia puede marcar una gran diferencia a la hora de reducir los costos laborales de su restaurante.
Al automatizar las tareas sencillas, reduces la cantidad de trabajo manual que tiene que realizar tu equipo. Por ejemplo, el uso de un reloj digital o una aplicacion para empleados puede acelerar las horas de trabajo, el seguimiento de las pausas y los cambios de turno. Tambien reduce los errores y te ayuda a cumplir con las leyes laborales.
Otras herramientas, como los sistemas de inventario digital, pueden rastrear lo que tienes en stock y avisarte automaticamente cuando es el momento de volver a hacer un pedido, lo que ahorra tiempo a los gerentes y al personal de cocina. Del mismo modo, las herramientas de nomina automatizadas pueden procesar las horas y las propinas con mayor rapidez, lo que reduce el tiempo de administracion y los errores de nomina.
Tambien puedes usar la tecnologia para agilizar la comunicacion. En lugar de hacer llamadas telefonicas o publicar horarios en papel, envia mensajes y actualizaciones sobre los turnos a traves de una aplicacion para equipos. Esto ayuda a reducir las ausencias y las confusiones de ultima hora.
Si bien la configuracion de estos sistemas tiene un costo, el ahorro a largo plazo en horas de trabajo y el aumento de la eficiencia suelen superar los gastos. Tu equipo dedica menos tiempo a las tareas rutinarias y mas a prestar un servicio excelente.
Al final, la automatizacion no consiste en reemplazar a las personas, sino en proporcionarles las herramientas necesarias para que trabajen de manera mas inteligente, se mantengan organizados y ayuden a que su restaurante funcione mejor.
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Preguntas frecuentes
Que papel desempena el software de programacion en la reduccion de los costos laborales?
El software de programacion lo ayuda a hacer coincidir los turnos de los empleados con los datos de ventas reales, evitar el exceso de personal, realizar un seguimiento de las horas y evitar costosas horas extras, lo que hace que la planificacion laboral sea mas precisa y eficiente.
Cuales son los costos laborales indirectos en un restaurante?
Los costos laborales indirectos incluyen los beneficios de los empleados, los impuestos sobre la nomina, el tiempo de capacitacion y las tareas administrativas, no solo los salarios por hora. Estos deben incluirse al calcular el costo total de la mano de obra.
Como puedo usar la prevision de ventas para gestionar los costos laborales de los restaurantes?
Utilice los datos de ventas anteriores para predecir los dias ocupados y programar al personal en consecuencia. Esto ayuda a evitar el exceso de personal en los momentos de menor actividad y garantiza la cobertura cuando hay mucha gente.
Que son las metricas de desempeno laboral y por que son importantes?
Las metricas de desempeno laboral, como el porcentaje de costo laboral y las ventas por hora laboral, ayudan a identificar donde se puede mejorar la dotacion de personal para reducir el desperdicio.
