Cuales son los 5 articulos principales que la mayoria de los restaurantes deben rastrear a diario?
Por lo general, la proteina superior, la segunda proteina, el queso, el aceite de cocina y un producto de primera calidad (o cualquier ingrediente que genere costos y variaciones en su concepto).
Con que frecuencia debe calcular el costo de los alimentos?
Importancia de la frecuencia del costo de los alimentos
La mayoria de los propietarios de restaurantes ya conocen la formula basica del costo de los alimentos. La diferencia entre un restaurante que conoce el costo de los alimentos y un restaurante que controla el costo de los alimentos es la rapidez con la que los numeros se convierten en decisiones. La frecuencia es importante porque los problemas relacionados con el costo de los alimentos rara vez se presentan como un hecho dramatico. Por lo general, aumentan silenciosamente- un cocinero empieza a fijarse en las porciones, el rendimiento de la preparacion disminuye porque no se realiza una poda uniforme, un destinatario deja de comprobar las facturas comparandolas con las entregas o un articulo popular aparece mal en el punto de venta y las ventas parecen mas bajas de lo que realmente son. Si solo calculas el costo de los alimentos una vez al mes, esos pequenos problemas pueden acumularse durante semanas antes de que te des cuenta de que hay una fuga.
Piensa en los calculos del costo de los alimentos como en un tablero de mandos. Un calculo mensual es una imagen retrovisora- resulta util para la contabilidad y el analisis de tendencias, pero ya es tarde para corregir las operaciones. El precio semanal de los alimentos es mas parecido a un volante- te da la precision suficiente para confiar en el numero y la rapidez suficiente para solucionar los problemas antes de que se repitan. El seguimiento diario puede ser incluso mas rapido, pero solo si se centra en las senales correctas. El coste total diario de los alimentos no es realista para la mayoria de las operaciones, pero tener una visibilidad diaria de los productos clave (proteinas, ingredientes de alto precio, productos con alto nivel de robo o productos mas vendidos) puede ayudarte a detectar los problemas de forma inmediata.
La frecuencia correcta depende en realidad de la velocidad de toma de decisiones frente al esfuerzo. Un seguimiento mas frecuente permite obtener una valoracion mas rapida, pero requiere unos habitos mas solidos- contar las facturas de forma uniforme, capturar las facturas de forma correcta, corregir las categorias de puntos de venta y mantener estables las recetas y porciones. Si no se cumplen estos criterios basicos, las cifras diarias o incluso semanales pueden resultar ruidosas, y las cifras ruidosas llevan a tomar malas decisiones.
Los calculos principales
No importa si realiza un seguimiento del costo de los alimentos a diario, semanalmente o mensualmente, las matematicas se basan en la misma base. Lo que cambia es el nivel de precision y el esfuerzo necesarios para producir el numero. Si entiendes los calculos basicos y que es lo que puede confundirlos, podras elegir la cadencia correcta y confiar en lo que estas viendo.
El punto de partida es el costo real de los alimentos (COGS)-
inventario inicial mas compras, inventario final = costo real de los alimentos.
Esto indica lo que se utilizo en la cocina durante un periodo. A partir de ahi, la mayoria de los propietarios lo convierten en un porcentaje, ya que es mas facil comparar los porcentajes entre semanas o temporadas-
% del coste de los alimentos = (coste real de los alimentos/ventas de los alimentos) x 100
La clave es que el periodo de tiempo debe coincidir. Si tus compras se realizan de lunes a domingo, pero tu informe de ventas es de martes a lunes, vas a crear una variacion falsa que parece ser un problema. Lo mismo ocurre con las facturas atrasadas, los creditos faltantes o los recuentos de inventario realizados a diferentes horas del dia.
Una vez que te hayas familiarizado con el coste real de los alimentos, pasa al siguiente nivel- el coste teorico de los alimentos, es decir, lo que deberias haber gastado segun las recetas y lo que vendiste. Muchos restaurantes comparan lo teorico con lo real para detectar fugas operativas.
Teoricas- costo de la receta x cantidad vendida (segun la combinacion del punto de venta) Real
- el inventario y la realidad de las compras
Cuando lo real es consistentemente superior a lo teorico, a menudo apunta a problemas como el exceso de porciones, el desperdicio, las compensaciones o los vacios no rastreados, las recetas incorrectas, los rendimientos inexactos, el robo o los errores de recepcion.
Para que estos calculos sean significativos con cualquier frecuencia, algunos conceptos basicos no matematicos deben mantenerse consistentes-
- Los recuentos de inventario estan estandarizados (se cuentan las mismas unidades, el mismo metodo y las mismas areas)
- Las compras se capturan correctamente (todas las facturas estan en el periodo correcto, se aplican los creditos)
- Las categorias de ventas son limpias (ventas de alimentos frente a ventas de bebidas, mapeo correcto de los menus)
- Las recetas y los rendimientos son realistas (se tienen en cuenta las perdidas de recorte o coccion, se definen las porciones)
Si estas bases son confusas, calcular el costo de los alimentos con mas frecuencia no resuelve el problema, solo produce confusion mas rapido. Pero cuando estan disponibles, incluso un simple calculo semanal se convierte en una poderosa herramienta de control.
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Costo diario de los alimentos
El costo diario de los alimentos parece el nivel maximo de control, pero para la mayoria de los restaurantes, un calculo real del costo diario de los alimentos no es realista. Un calculo completo requiere un inventario preciso al principio y al final del dia, una captura completa de las facturas y una planificacion precisa de las ventas. Contar todos los articulos a diario es costoso en mano de obra y perturba las operaciones. Dicho esto, el costo diario de los alimentos puede resultar increiblemente util a la hora de redefinir lo que significa diario- no un calculo del COGS completo basado en el inventario, sino la visibilidad de los costos diarios a traves de senales especificas.
El seguimiento diario tiene mas sentido si su operacion se enfrenta a una o mas de estas situaciones- un volumen elevado, margenes reducidos, promociones frecuentes, precios volatiles de los ingredientes (especialmente las proteinas), un programa de preparacion extenso con un riesgo de rendimiento o problemas recurrentes relacionados con el desperdicio y la distribucion de porciones. En esos entornos, esperar una semana entera para detectar un problema puede resultar costoso. Los controles diarios le ayudan a responder a preguntas como- El consumo de pollo de ayer coincidio con las ventas? Hemos registrado un repunte en el desperdicio? Nos estamos preparando demasiado? Las composiciones y los vacios son mas altos de lo normal? Recibimos un envio incorrecto?
Un enfoque diario practico generalmente incluye-
- Hacer un seguimiento de los 10 articulos mas costosos (proteinas, queso, aceite de cocina, productos clave) por uso
- Un simple registro de residuos (que, por que, valor estimado)
- Compensaciones, vacios o descuentos revisados con los gerentes (porque pueden distorsionar el% del costo de los alimentos)
- Un vistazo rapido a los cambios en la combinacion de ventas (un articulo promocional puede cambiar el costo total)
La ventaja es la velocidad- puede ajustar las porciones hoy, ajustar los niveles de par manana y corregir hacer un pedido antes del proximo entrega. La desventaja es que las cifras diarias pueden ser ruidosas si los sistemas no estan limpios, especialmente si las facturas llegan tarde, las transferencias no se registran o las categorias de ventas son complicadas. La mejor manera de utilizar el seguimiento diario es como un sistema de alerta temprana, no como una puntuacion final. Si la senal diaria no es correcta, investigas y, a continuacion, confirmas la tendencia con tu calculo semanal basado en el inventario.
Costo semanal de alimentos
Para la mayoria de los propietarios de restaurantes, el costo semanal de la comida es el mejor equilibrio entre precision y esfuerzo. Es lo suficientemente frecuente como para detectar los problemas antes de que se conviertan en habitos caros, pero no tan frecuente como para que tu equipo dedique mas tiempo a contarlos que a gestionar el servicio. La actividad semanal tambien se ajusta naturalmente a la forma en que funcionan los restaurantes- los ciclos de pedidos, los horarios de entrega, los patrones de personal y las rutinas de los gerentes tienden a repetirse cada 7 dias. Esto hace que los resultados sean mas faciles de interpretar y actuar sobre ellos.
Un proceso solido de costo semanal de los alimentos generalmente comienza con una decision- elegir una semana de costo de los alimentos uniforme. Muchos operadores trabajan de lunes a domingo o de martes a lunes, segun cuando sea mas facil contar el inventario. Lo importante es la coherencia y la coincidencia del periodo entre los recuentos de inventario, las compras y las ventas. Cuando estos tres elementos coinciden, tu numero semanal se convierte en un KPI operativo fiable, no solo en un informe contable. El
costo semanal de los alimentos funciona especialmente bien porque te ayuda a detectar las fugas mas comunes cuando aun son pequenas-
- La deriva de las porciones (un poco mas de proteina por plato se acumula rapidamente)
- Sobreproduccion de la preparacion que provoca su deterioro
- Problemas de recepcion (entregas cortas, productos
incorrectos, cambios de precios) - Botones de punto de venta o mapeo de categorias
incorrectos - Comidas, promociones o compensaciones del personal sin seguimiento
- Robo y acceso descontrolado (especialmente con un alto articulos de valor)
Una practica rutina semanal no se limita a calcular el porcentaje. Incluye una breve revision y un plan de accion. Despues de calcular el COGS y el% del coste de los alimentos, comparalo con tu objetivo y con el de las 4 semanas anteriores. Si ha subido, no se asuste- diagnostique. Subio el precio de un vendedor? La combinacion de ventas se inclino hacia articulos de mayor costo? Hubo eventos, pedidos de catering o promociones que cambiaron de volumen? Luego, analice los factores controlables- el desperdicio, las porciones, los rendimientos y la recepcion.
Para que el costo semanal de los alimentos sea manejable, muchos restaurantes utilizan un metodo de conteo hibrido- conteo completo para los productos mas caros semanalmente y un recuento ciclico rotativo para los articulos de menor riesgo. El objetivo es crear una cadencia semanal que tu equipo pueda ejecutar de forma coherente. Cuando lo haces, el costo semanal de los alimentos se convierte en tu mejor metrica- lo suficientemente rapido como para corregir el rumbo, lo suficientemente preciso como para confiar en ellos y lo suficientemente simple como para mantenerlo a largo plazo.
Costo mensual de los alimentos
El costo mensual de los alimentos es el ritmo mas comun en la contabilidad tradicional y sigue siendo importante, especialmente para los estados financieros, los informes fiscales, los paquetes de prestamistas y la comprension de las tendencias a largo plazo. Como las facturas tienen tiempo de llegar, es mas probable que se apliquen los creditos y la contabilidad puede conciliar las categorias sin problemas, las cifras mensuales suelen tener un aspecto mas ordenado que las instantaneas semanales. Sin embargo, mas ordenado no siempre significa mejor para el funcionamiento diario de la empresa.
El mayor inconveniente es la velocidad. Si solo calculas el costo de los alimentos una vez al mes, estas aceptando que cualquier problema operativo puede prolongarse durante semanas antes de detectarlo. El uso excesivo de porciones, los rendimientos de preparacion inconsistentes, la mala recepcion o un aumento en los desperdicios pueden reducir silenciosamente el margen durante todo el mes. Cuando te das cuenta de los danos, es mas dificil determinar la causa, ya que muchas cosas cambiaron en cuatro o cinco semanas- la variedad de menus, el personal, los precios de los vendedores, los eventos, la estacionalidad, etc. El precio mensual de los alimentos es como un espejo retrovisor- te indica lo que ha ocurrido, pero a menudo es demasiado tarde para evitarlo.
Mensualmente tambien es donde pueden ocultarse las distorsiones cronologicas. Si tienes grandes existencias al final del mes, es posible que tus compras sean altas y tu inventario final tambien lo sea, por lo que tu COGS podria parecer normal incluso si no has hecho un pedido disciplinado. Por otro lado, si agotas tu inventario justo antes de que acabe el mes, puedes hacer que el precio de los alimentos parezca artificialmente bajo y, al mes siguiente, cuando lo repongas. Por eso, algunos propietarios piensan que el precio de los alimentos es aleatorio mes a mes; no es aleatorio, sino cronometrado.
Entonces, cuando se considera que la cadencia mensual es la principal? Por lo general, cuando su operacion es estable y controlada- recetas y porciones consistentes, buenos habitos de recepcion, almacenamiento seguro, bajos desperdicios y ventas predecibles. Aun asi, la periodicidad mensual debe considerarse como el paso de cierre y validacion, no como el unico punto de control. La mejor manera de utilizar el costo mensual de los alimentos es conciliar y confirmar el panorama general y, luego, utilizar senales semanales (y a veces diarias) para controlar los comportamientos que realmente impulsan esa cifra.
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Como elegir la frecuencia correcta
Elegir con que frecuencia calcular el costo de los alimentos no se trata de copiar lo que hace otro restaurante, sino de hacer coincidir la cadencia con su nivel de riesgo y su capacidad de ejecucion de manera coherente. Un sistema diario perfecto que nunca termine es peor que un sistema semanal solido que se aplique todas las semanas. Empieza por pensar en dos categorias- (1) la rapidez con la que pueden aparecer los problemas en tu operacion y (2) la rapidez con la que tu equipo puede generar cifras fiables.
Diariamente (senales) o semanales (calculo completo) tienden a adaptarse a restaurantes con variables de mayor riesgo o que se mueven mas
rapido, como- - Alto volumen de ventas y margenes ajustados (los pequenos errores se convierten en mucho dinero rapidamente)
- Gran dependencia de insumos volatiles (proteinas, aceite de cocina, productos lacteos)
- Combinacion de menus que cambia rapidamente (promociones, ofertas por tiempo limitado, catering)
- Grandes programas de preparacion (riesgo de rendimiento y deterioro)
- Varios gerentes o ejecucion inconsistente en los turnos
En estos casos, el seguimiento diario no significa contar todo el restaurante. Significa observar los principales factores de costos y comportamientos para poder reaccionar de inmediato y, luego, confirmar las tendencias con el COGS semanal.
Weekly funciona para la mayoria de los gerentes independientes y para muchos gerentes de unidades multiples porque alcanza el punto optimo. Si realizas un recuento de inventario semanal uniforme (aunque sea parcial con una estrategia de recuento ciclico), lo comparas con las compras y las ventas del mismo periodo y revisas las variaciones, detectaras los problemas mientras aun se puedan solucionar. La opcion Semanal es especialmente eficaz si tu ciclo de pedidos es semanal, ya que te permite ajustar los pares y las compras antes del siguiente pedido. La
venta mensual deberia ser la excepcion, no la opcion predeterminada, a menos que tu restaurante sea extremadamente estable y controlado. Mensualmente puede funcionar si tu menu es uniforme, tu almacenamiento es seguro, tus recetas y porciones estan guardadas y tus gerentes ya llevan un registro de los desperdicios y el uso de los productos clave. De lo contrario, la opcion de solo una vez al mes suele dar lugar a un descubrimiento tardio y a explicaciones vagas, como deben ser los precios del proveedor, incluso cuando el problema real es operativo.
Una forma sencilla de decidir es preguntar- cuanto doleria estar equivocado durante 30 dias? Si la respuesta es mucho, necesitas senales semanales como minimo y diarias para tus articulos de mayor riesgo. Si tu operacion es tranquila y controlada, una conciliacion semanal mas una vez al mes puede ser suficiente. La frecuencia correcta es la que puedes hacer de manera consistente y usar para tomar medidas, no solo para generar informes.
Lista de verificacion de implementacion y dificultades comunes
La mejor cadencia de costos de los alimentos es la que su equipo puede ejecutar de manera consistente. Para que el seguimiento diario, semanal o mensual funcione realmente, necesitas una configuracion sencilla que elimine las conjeturas y evite las distorsiones mas comunes. Utilice esta lista de verificacion para implementar su sistema y mantener la fiabilidad de los numeros.
Lista de verificacion de implementacion (configurela una vez y ejecutela semanalmente) 1.
Elige tu periodo y fijalo- decide el costo de los alimentos por semana (p. ej. de lunes a domingo) y siempre cuenta con el mismo dia/hora.
2. Estandarice las unidades de inventario- cuente siempre en las mismas unidades (libras, cajas, numero cada una). Cree una hoja de recuento uniforme por area de almacenamiento.
3. Asigne propietarios- una persona cuenta cada area (sin cita previa, congelador, almacenamiento en seco, fila) para que el metodo sea uniforme.
4. Defina que se considera venta de alimentos- asegurese de que su informe de ventas coincida con el calculo del costo de los alimentos (excluya el alcohol si no incluye el inventario de bebidas).
5. Capture las compras correctamente- recoja todas las facturas en el periodo correcto, incluidos los creditos y las devoluciones. Si transfieres un producto entre ubicaciones, registralo.
6. Guarde las recetas y las porciones- actualice las tarjetas de recetas con rendimientos realistas (recorte las perdidas, pierda la coccion) y utilice herramientas para repartir porciones (balanzas, cucharones, cucharones).
7. Anade senales diarias (opcional pero potente)- haz un seguimiento de los articulos mas caros, los residuos y las compensaciones o vacios para poder investigar los problemas antes del recuento semanal.
Errores comunes (y como evitarlos
) 1. Plazos incompatibles- los recuentos de inventario, las compras y las ventas deben cubrir las mismas fechas; de lo contrario, el costo de los alimentos sera incorrecto, incluso si las operaciones van bien.
2. Metodos de conteo inconsistentes- cambiar de unidad (cajas por libras) o observar los parciales genera ruido y una falsa varianza.
4. Facturas faltantes o creditos atrasados- la falta de una factura de entrega puede hacer que una semana parezca artificialmente baja y que la semana siguiente parezca exagerada.
5. Errores de mapeo del punto de venta- si los articulos no aparecen en la categoria correcta o los botones no coinciden con las recetas, las comparaciones teoricas y los calculos porcentuales se vuelven enganosos.
6. Ignorar la perdida de rendimiento y preparacion- las proteinas y los productos de alto costo deben reflejar la perdida de corte o coccion, o los costos del plato se subestimaran.
7. Perseguir el porcentaje sin contexto- las promociones y la combinacion de ventas pueden aumentar el% del costo de los alimentos incluso cuando operas bien; revisa siempre la combinacion y el volumen de los articulos.
Si construyes un proceso coherente y evitas estas trampas, el coste de los alimentos deja de ser un misterio. Se convierte en un sistema de control, un sistema que te indica que corregir, cuando hacerlo y si tus acciones estan funcionando.
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Contenido de lectura obligada
Gestione el costo de los alimentos
Como gestionar el costo de los alimentos en un restaurante
Fórmula de costo
Formula 101 del costo del restaurante
Costos del restaurante
Cuales son los costos tipicos de un restaurante?
Controle el costo de los alimentos
Como controlar el costo de los alimentos en un restaurante
Preguntas frecuentes
Con que frecuencia debo actualizar los costos de las recetas?
Como minimo una vez al mes, y mas a menudo cuando los ingredientes clave son volatiles. Muchos propietarios actualizan las proteinas mas vendidas semanalmente.
Como puedo reducir el desperdicio de comida en mi restaurante?
Use pares de preparacion mas ajustados, una mejor rotacion de FIFO, fechas etiquetadas y reglas de reutilizacion (que se puede usar y donde). Haga un seguimiento de los motivos del despilfarro para centrarse en las causas reales.
Como calculo el costo real de los alimentos?
Uso. Inventario inicial mas compras- inventario final = costo real de los alimentos (COGS). Luego calcule el porcentaje del costo de los alimentos. (COGS/Ventas de alimentos) x 100. El periodo de tiempo debe coincidir con el del inventario, las compras y las ventas.
Cuando es aceptable el costo mensual de los alimentos?
Solo una vez al mes puede funcionar si su operacion es muy estable y controlada- recetas consistentes, porciones abundantes, almacenamiento seguro, recepcion limpia y seguimiento confiable de los residuos. Aun asi, la mayoria de los propietarios se benefician de tener al menos un puesto de control semanal.
