Cuales son las principales categorias de costos de los restaurantes?
La mayoria de los restaurantes son los que mas gastan en alimentos y bebidas (COGS), mano de obra y ocupacion (costos relacionados con el alquiler). Despues de eso, los gastos operativos (servicios publicos, reparaciones, suministros, tarifas, tecnologia, marketing, etc.) pueden acumularse rapidamente y, con frecuencia, determinar si terminas el mes de manera rentable.
Cuales son los costos tipicos de un restaurante?
Los 3 numeros que los restaurantes deben rastrear semanalmente
Las ventas son interesantes, pero los costos deciden si realmente te quedas con parte de ese dinero. Dos restaurantes pueden generar los mismos ingresos semanales y terminar con resultados de beneficios completamente diferentes en funcion de que tan bien controlen un punado de categorias de gastos clave. Es por eso que los propietarios exitosos hablan de los costos de los restaurantes como un sistema, no como un numero unico. Cuando tratas los costos como un sistema, dejas de reaccionar ante los meses malos y comienzas a detectar los patrones con suficiente antelacion para solucionarlos.
Una forma sencilla de verlo- las ventas son el motor, pero los costos son los frenos y las fugas. Si el costo de los alimentos sube un 2%, la mano de obra es pesada en turnos lentos o los precios de los vendedores aumentan sin ajustar los precios de los menus, puede vender mas y aun asi ir a la baja. En muchos restaurantes, un pequeno cambio en los costos tiene un impacto mayor que un pequeno cambio en las ventas, porque los costos repercuten todos los dias- cada pedido, cada turno, cada entrega, cada factura de servicios publicos.
Para que sea practico, hay tres numeros que los propietarios de restaurantes deberian tener en cuenta semanalmente-
1. Tendencia de ventas (ha subido o bajado en comparacion con la semana pasada y el ano pasado?)
2. Costo principal (comida mas mano de obra- sus mayores costos controlables)
3. Posicion de caja (tiene suficiente dinero para cubrir las proximas nominas y facturas?)
Cuando alguno de ellos se mueve en la direccion equivocada, es una senal para investigar la categoria que lo esta causando- alimentacion, mano de obra, ocupacion u gastos operativos. Este enfoque de categoria por categoria tambien evita los recortes generales que perjudican la calidad o la experiencia de los huespedes. En lugar de reducir drasticamente los gastos en todas partes, puedes centrarte en el verdadero problema- el control de las porciones, la precision en la programacion, la disciplina de compra o el aumento de las tarifas.
Las ventas solidas hacen posible el crecimiento, pero el control de costos hace que tu restaurante sea sostenible. Una vez que comprenda cuales son los costos tipicos de un restaurante, puede comparar sus cifras con los puntos de referencia, identificar que es lo que esta fuera de lugar y priorizar las soluciones que protegen sus margenes mas rapido.
Como leer los puntos de referencia de costos
Los puntos de referencia son utiles, pero solo si los usas correctamente. Un punto de referencia es simplemente un rango tipico (que a menudo se muestra como un porcentaje de las ventas) que te ayuda a controlar los costos de tu restaurante. Responde a preguntas como- Mi costo laboral es inusualmente alto? Mi alquiler es demasiado elevado para mi volumen de ventas? Estan aumentando mis gastos operativos? Lo que los puntos de referencia no pueden hacer es decirte, por si solos, si tu restaurante es bueno o malo. No son calificaciones, son barreras.
Comience por comprender algunos terminos clave 1. COGS (costo de los productos vendidos)- los costos de los productos alimenticios y bebidas utilizados para producir lo que vendes.
2. Costo preferencial- normalmente mano de obra de COGS + (incluidos los impuestos y beneficios sobre la nomina, segun el seguimiento). Este es el numero de costos controlables mas importante para la mayoria de los restaurantes.
3. Costos de ocupacion- costos de alquiler y ubicacion relacionados (como el mantenimiento de las camaras o areas comunes, los impuestos a la propiedad y el seguro en muchos arrendamientos).
4. Costos controlables frente a costos fijos- los alimentos y la mano de obra son mas controlables a corto plazo; el alquiler es en su mayoria fijo; los servicios publicos y las reparaciones son semivariables y se pueden gestionar con sistemas.
A continuacion, recuerde que los puntos de referencia varian mucho segun el concepto y el mercado. Un restaurante de servicio rapido a menudo tiene un modelo laboral diferente al de un restaurante de servicio completo. Un concepto con mucho bar puede mostrar porcentajes de costo de bebidas mas bajos que un menu con cocteles avanzados. Ademas, los porcentajes de alquiler cambian drasticamente segun la ciudad, el trafico peatonal y la estructura del arrendamiento. Es por eso que debes pensar en rangos, no en objetivos individuales.
Un enfoque practico-
1. Compare sus costos con un rango (no con un numero perfecto).
2. Busque las tendencias a lo largo del tiempo (mes tras mes y ano tras ano).
3. Utilice puntos de referencia para priorizar la investigacion, no para forzar recortes.
Por ultimo, preguntese siempre- Que es lo que impulsa el numero? Un porcentaje de mano de obra mas alto puede deberse a que los productos del menu estan infravalorados, a un bajo volumen de ventas o a las horas extraordinarias, y no solo a que haya demasiado personal. El aumento del costo de los alimentos puede deberse al desperdicio, al aumento de las porciones, al aumento de los precios de los vendedores o a las compensaciones o vacios. Los puntos de referencia lo ayudan a detectar lo que es inusual- su trabajo consiste en encontrar el motivo y corregir el sistema que lo sustenta.
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Costos de alimentos y bebidas
Los costos de alimentos y bebidas, que a menudo se agrupan como COGS (costo de los bienes vendidos), suelen ser lo primero que buscan los propietarios cuando los margenes son ajustados y, por una buena razon, los costos de los productos afectan a cada venta. Sin embargo, para gestionar bien el COGS, es necesario definir que es lo que pertenece a la categoria, hacer un seguimiento constante y entender que es lo que realmente mueve el numero.
Que incluye el COGS?
Como minimo, el COGS alimentario cubre los ingredientes que se utilizan para elaborar los productos del menu- proteinas, productos agricolas, productos secos, productos lacteos, salsas y cualquier producto preparado. El COGS para bebidas incluye alcohol, cerveza, vino, bebidas no alcoholicas, cafe, jarabes y batidoras. Muchos restaurantes tambien incluyen papel y empaques (recipientes para llevar, vasos, tapas, servilletas) como parte del COGS, especialmente si la venta fuera de las instalaciones es una parte importante de las ventas. Lo importante es la coherencia- si el papel esta en el COGS este mes, tambien deberia estar en el COGS el mes que viene. Intervalos de
referencia tipicos (altos)- -
El coste de los alimentos suele situarse entre el 25 y el 35% de las ventas de alimentos, segun el concepto, el precio y el tamano de las porciones.
- El precio de las bebidas suele rondar entre el 18 y el 28% de las ventas de bebidas, con amplias variaciones segun los controles de mezcla y vertido del alcohol.
(Estos son rangos direccionales; el numero correcto depende del concepto y la estrategia).
Que hace que el COGS suba o baje?
COGS no es solo precios de venta.
Los principales factores suelen ser- el control de las porciones, las cucharas inconsistentes, las manos pesadas o la preparacion no estandarizada, el desperdicio y el deterioro, la preparacion excesiva, la mala rotacion, las compensaciones, vacios o descuentos inexactos, el producto utilizado pero no pagado por el robo o las comidas del personal sin rastrear, la mezcla de menus- vender mas articulos con un margen de beneficio bajo puede aumentar el% de COGS en general, los controles basicos que realmente funcionan- 1.
Coste de las recetas y raciones estandarizadas (pesas, cucharas, tablas de preparacion) 2.
Cadencia del inventario (lo habitual es hacerlo semanalmente; algunos utilizan los articulos clave con mas frecuencia) 3.
Registro de residuos vinculado a acciones reales (ajustar los pares, volver a capacitarse, cambiar la preparacion) 4. Controles de precios a los proveedores y pedidos inteligentes (evite las compras de emergencia)
Si gestiona los costos de alimentos y bebidas como un proceso, no como un juego de adivinanzas, obtiene respuestas mas rapidas, mejores decisiones de precios y muchas menos oscilaciones misteriosas de margen.
Costos laborales (FOH, BOH, administracion)
La mano de obra suele ser la categoria de costos mas importante (y mas delicada) de los restaurantes porque afecta tanto a la rentabilidad como a la experiencia de los huespedes. El objetivo no es reducir la mano de obra. El objetivo es comprar la mano de obra adecuada en el momento adecuado para que tu equipo pueda preparar el menu, servir a los invitados rapidamente y mantener los estandares sin horas extras, exceso de personal ni agotamiento.
Que se considera costo de mano de obra?
Muchos propietarios subestiman accidentalmente la mano de obra al considerar unicamente los salarios por hora. Un panorama laboral completo generalmente incluye-
- Salarios por hora
(FOH y BOH) - Administracion asalariada -
Primas por horas extras - Impuestos sobre la
nomina (impuestos del lado del empleador)
- Beneficios (salud, PTO, contribuciones al 401 (k), etc., si se ofrecen)
- Otros costos relacionados con la mano de obra, como el seguro de compensacion laboral (a veces se registran por separado)
Para comparar manzanas con manzanas, asegurese de que su punto de referencia laboral coincida con lo que esta incluyendo. Algunos restaurantes registran solo los salarios, mientras que otros rastrean la mano de obra totalmente cargada.
Intervalos de referencia tipicos (altos niveles)
- la mano de obra por hora suele representar entre el 18 y el 28% de las ventas (varia mucho segun el modelo de servicio).
- La mano de obra total (por hora, mas salario, impuestos o prestaciones) suele situarse entre el 25 y el 35% en muchos casos- a veces es mayor en el caso del servicio completo y, a veces, mas bajo en el QSR simplificado.
Una vez mas, se trata de rangos direccionales- el concepto, el mercado salarial, las horas de operacion y el rendimiento son todos importantes.
Los propietarios de las palancas son las que mas controlan
- 1. Dotacion de personal segun la demanda- la forma mas rapida en que la mano de obra se pasa de la raya es programando como si todos los dias fueran sabados. Usa los patrones de ventas (por dias divididos) para establecer guias de personal.
2. Eficiencia de las posiciones- el entrenamiento cruzado y la configuracion de estaciones despejadas reducen el numero de manos adicionales durante los periodos mas lentos.
3. Prevencion de horas extras- las horas extras suelen ser un problema de programacion, no un problema de los empleados, especialmente cuando se depende de algunos de los mejores empleados.
4. Rotacion y capacitacion- la alta rotacion aumenta silenciosamente el costo laboral debido a las horas de incorporacion, los errores y una ejecucion mas lenta.
La metrica que lo mantiene honesto
No mire unicamente el porcentaje de mano de obra; combinelo con la productividad, como las ventas por hora de trabajo (o las horas de trabajo por cada 1000$ en ventas). Si el porcentaje de mano de obra aumenta mientras que la productividad disminuye, es probable que tengas un exceso de personal o una mala programacion. Si el porcentaje de mano de obra aumenta mientras la productividad se mantiene solida, el problema podria estar relacionado con los salarios, las horas de operacion o los precios de los menus.
Cuando administras la mano de obra siguiendo un ritmo semanal (pronosticar, programar, ajustar, revisar), proteges los margenes sin sacrificar el servicio.
Costos de ocupacion
Los costos de ocupacion son el precio de entrada de tu ubicacion y, a menudo, es uno de los costos de restaurante menos flexibles a corto plazo, pero uno de los mas peligrosos si es demasiado alto. A diferencia de la comida y la mano de obra, no puedes esforzarte mas facilmente para fijar el alquiler. Si la ocupacion esta fuera del rango, puede reducir sus margenes de forma silenciosa todos los meses, incluso cuando las operaciones son solidas.
Que se incluye en los costos de ocupacion?
Por lo general, la ocupacion incluye mas que el alquiler base. Segun la estructura de su arrendamiento, puede incluir-
- Alquiler base (importe mensual fijo)
- Porcentaje de alquiler (un% de las ventas una vez que se pasa un limite, en algunos arrendamientos)
- Cargos de mantenimiento de areas comunes o CAM
- Cargos NNN (a menudo, los impuestos a la propiedad, el seguro de construccion y el mantenimiento se transfieren al inquilino)
- El seguro de propiedad vinculado a la ubicacion (a veces independiente de la responsabilidad general)
- Los impuestos inmobiliarios si son su responsabilidad
Dado que estos elementos pueden clasificarse en diferentes lineas en una cuenta de perdidas y ganancias, es util agruparlos en un solo grupo de ocupacion al revisar los puntos de referencia.
Rango de referencia tipico (alto)
Muchos operadores de restaurantes intentan mantener los costos de ocupacion entre el 5 y el 10% de las ventas, aunque esto varia mucho segun el mercado, el concepto y si el espacio es un inmueble urbano con mucho trafico. Algunas ubicaciones pueden funcionar por encima de ese rango si la media de entradas es alta, el volumen de ventas es alto o la marca se beneficia de la visibilidad. La pregunta clave es- la ubicacion genera ingresos suficientes para justificar el costo fijo? Las senales de
alerta mas comunes que los propietarios omiten
1. Los cargos de CAM y de transferencia pueden aumentar ano tras ano y sorprenderlo si solo esta presupuestando el alquiler base.
2. Riesgo de estacionalidad- una ubicacion que se ve bien en temporada alta puede resultar dificil en los meses de poca actividad porque el alquiler no se reduce.
3. Ineficiencia del espacio- pagar por metros cuadrados que no puedes monetizar (mala distribucion, comedor sobredimensionado, espacio de almacenamiento sin usar) aumenta el costo efectivo de ocupacion.
Comprobaciones rapidas que ayudan 1
. Relacion entre alquiler y venta- haga un seguimiento mensual del% de ocupacion y comparelo con el mismo mes del ano pasado.
2. Conciencia del punto de equilibrio- conozca el nivel de ventas requerido para cubrir el alquiler y las facturas fijas basicas antes de ganar dinero.
3. Plazo del arrendamiento- crea un calendario con recordatorios para las renovaciones, las ampliaciones y los periodos de negociacion, porque la mejor ventaja es antes de que te veas obligado a decidir.
La ocupacion no es solo una cifra financiera, es una restriccion estrategica. Cuando es saludable, te da margen para invertir en mano de obra, marketing y mantenimiento. Cuando es demasiado alto, limita todo lo demas.
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Gastos operativos
Despues de la comida, el trabajo y la ocupacion, la mayoria de los propietarios agrupan el resto en otros. Ahi es donde las ganancias van a desaparecer. Los gastos operativos se componen de muchas categorias mas pequenas que no parecen enormes por si solas, pero juntas pueden rivalizar con el alquiler o incluso con la mano de obra administrativa. La clave es dejar de considerarlos como facturas aleatorias y empezar a tratarlos como si fueran cubos con nombres y objetivos.
A continuacion se muestran las categorias de gastos operativos mas comunes, que es lo que normalmente corresponde a cada una de ellas y que es lo que normalmente las hace subir-
1. Servicios publicos (electricidad, gas, agua, basura)- a menudo fluctuan segun la estacionalidad, la eficiencia del equipo, los habitos de climatizacion y las horas de funcionamiento. La evaluacion comparativa funciona mejor comparando mes a mes y ano tras ano para la misma temporada.
2. Reparaciones y mantenimiento- categoria puntiaguda- silenciosos durante meses y luego dolorosos. El mantenimiento preventivo y las listas de verificacion del equipo reducen las llamadas de emergencia y el tiempo de inactividad. Si esta categoria sigue aumentando, es posible que este presupuestando por debajo del presupuesto de los ciclos de reemplazo.
3. Suministros y articulos pequenos- productos quimicos de limpieza, guantes, toallas de papel, capsulas para platos, toallas, papel de impresora, boligrafos- mueren por mil cortes. Esta categoria aumenta cuando los pedidos carecen de disciplina o el almacenamiento es desorganizado.
4. Limpieza, control de plagas, ropa de cama- a menudo se basan en contratos, por lo que lo mas importante es la gestion de los proveedores- el alcance, la frecuencia y si pagas por servicios que no necesitas.
5. Procesamiento de tarjetas de credito y comisiones bancarias- las tasas de procesamiento, las devoluciones, las propinas y la combinacion de pagos influyen en esto. Un pequeno cambio en las comisiones puede reducir notablemente el margen.
6. Conjunto tecnologico- las suscripciones se acumulan rapidamente. Los propietarios deben revisar que es esencial, que se duplica y que genera un ROI cuantificable (ahorro de tiempo, reduccion de errores, proteccion de los ingresos).
7. Marketing y promociones- incluye anuncios digitales, comisiones de agencia, impresion, herramientas de fidelizacion, eventos comunitarios y descuentos/promociones. El error es gastar sin hacer un seguimiento de la rentabilidad o dejar que las promociones reduzcan discretamente los margenes.
8. Las licencias, los permisos, los servicios profesionales (permisos de salud, licencias de bebidas alcoholicas, licencias de musica, servicios legales y contables) suelen ser predecibles cada ano si se planifican.
Como comparar los gastos operativos En lugar de buscar un porcentaje perfecto para cada partida, establezca limites (rangos objetivo) por categoria y observe las diferencias.
Si los suministros aumentan un 20%, no lo aceptes; preguntate que ha cambiado- los habitos de compra, los robos, los aumentos de precios de los vendedores o un nuevo cambio en el menu o el empaque. Los gastos operativos son los aspectos en los que los sistemas (aprobaciones, revisiones parciales, controles de proveedores y revisiones mensuales) protegen tus margenes sin afectar a la experiencia de los huespedes.
Costos unicos y ocultos
Incluso si sus categorias principales (comida, mano de obra, ocupacion, gastos operativos) parecen saludables, los restaurantes siguen siendo sorprendidos por los costos que no se muestran claramente todos los meses. Estos son los gastos que parecen mala suerte fortuita, pero la mayoria de ellos son predecibles si los planificas. El objetivo es tratarlos como eventos esperados, no como emergencias.
1. Reemplazo de equipos y gastos de capital- cada restaurante tiene un ciclo de vida util del equipo- refrigeracion, maquinas de hielo, freidoras, lavavajillas, HVAC, hardware POS, almacenamiento en caliente- nada dura para siempre. Cuando una pieza esencial falla, lo habitual es pagar precios mas altos (servicio urgente, entrega el mismo dia, tiempo de inactividad). Incluso si no haces un seguimiento formal de la depreciacion, deberias presupuestar una reserva de reposicion mensual para que una averia importante no arruine el flujo de caja.
2. Renovacion de edificios y mejoras que cumplen con los requisitos- los restaurantes tambien se enfrentan a costos periodicos relacionados con el espacio en si- repintado, reparacion de pisos, senalizacion, reemplazo de asientos, mejoras en la limpieza del capo, requisitos de trampas de grasa, servicio de extincion de incendios, correcciones de accesibilidad y cambios en los codigos locales. Estos son faciles de posponer, hasta que ya no lo sean. La creacion de un plan simple de mantenimiento y actualizacion anual evita gastos inesperados.
3. Costos relacionados con la rotacion- la alta rotacion es uno de los costos ocultos de los restaurantes mas subestimados. Mas alla de los anuncios de contratacion y el tiempo de los gerentes, usted paga en horas de trabajo de capacitacion, uniformes, comidas, errores, compensaciones y un rendimiento mas lento. Incluso cuando los salarios siguen siendo los mismos, la rotacion de personal puede aumentar tu costo laboral efectivo, ya que estas reconstruyendo constantemente tus habilidades y tu velocidad.
4. Reembolsos, compensaciones, contracargos y picos de despilfarro- las devoluciones, las disputas de entrega, los problemas de calidad y la ejecucion incoherente pueden convertirse rapidamente en costes reales. El dinero sale del edificio, pero es posible que no aparezca en la misma linea de perdidas y ganancias que estas viendo. Hacer un seguimiento de los reembolsos, las anulaciones y los despilfarros segun sus propias metricas operativas te ayuda a detectar patrones.
5. Escasez de vendedores y compras de emergencia- cuando un articulo clave se agota, las compras de ultima hora suelen costar mas y crean incoherencias en el menu. Esos costos adicionales quedan ocultos en el COGS, pero el verdadero impulsor son las previsiones deficientes o la falta de proveedores de respaldo.
Como protegerse
Cree un margen para imprevistos en su presupuesto, ya sea en forma de porcentaje de las ventas o de un importe fijo mensual en dolares. Muchos propietarios reservan una pequena reserva especificamente para gastos imprevistos y de mantenimiento. El punto no es el pesimismo, sino la estabilidad. Cuando planifica los costos unicos y ocultos, puede tomar decisiones con calma en lugar de reaccionar bajo presion, y sus margenes dejaran de sorprenderse.
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Contenido de lectura obligada
Gestione el costo de los alimentos
Como gestionar el costo de los alimentos en un restaurante
Calcule el costo de los alimentos
Con que frecuencia debe calcular el costo de los alimentos?
Fórmula de costo
Formula 101 del costo del restaurante
Controle el costo de los alimentos
Como controlar el costo de los alimentos en un restaurante
Preguntas frecuentes
Cual es el costo principal?
Costo principal = COGS de alimentos y bebidas mas mano de obra. Es importante porque, por lo general, es su mayor gasto controlable. Si el costo principal esta aumentando, es una senal para revisar las porciones, los precios, el desperdicio, la programacion, las horas extras y la productividad.
Cual es la mejor manera de hacer un seguimiento de los costos de los restaurantes?
Utilice un ritmo (
diario/semanal)- tendencia de ventas, mano de obra frente a ventas, senales COGS de alto nivel (uso de articulos clave, desperdicio)
semanales/quincenales- recuentos de inventario (o al menos articulos clave), revision mensual de horas extras-
revision completa de perdidas y ganancias por categoria con comparacion con el mes real frente al objetivo en comparacion con el mes pasado en comparacion con el ano pasado
diario/semanal)- tendencia de ventas, mano de obra frente a ventas, senales COGS de alto nivel (uso de articulos clave, desperdicio)
semanales/quincenales- recuentos de inventario (o al menos articulos clave), revision mensual de horas extras-
revision completa de perdidas y ganancias por categoria con comparacion con el mes real frente al objetivo en comparacion con el mes pasado en comparacion con el ano pasado
Que se incluye en los costos de ocupacion?
La ocupacion suele incluir el alquiler base, ademas de elementos como los cargos de CAM y NNN, los impuestos a la propiedad y el seguro (segun la estructura del arrendamiento). Los propietarios a menudo no suben los aumentos del CAM/NNN, lo que puede aumentar los costos de ocupacion con el tiempo.
Cual es la diferencia entre los costos fijos, variables y semivariables de los restaurantes?
- Los costos fijos no cambian mucho con las ventas (alquiler, algunos salarios, seguros).
- Los costos variables aumentan y disminuyen con las ventas (ingredientes, empaques, parte de la mano de obra por hora).
- Los costos semivariables varian un poco con el volumen, pero tambien dependen del comportamiento (servicios publicos, reparaciones, suministros).
- Los costos variables aumentan y disminuyen con las ventas (ingredientes, empaques, parte de la mano de obra por hora).
- Los costos semivariables varian un poco con el volumen, pero tambien dependen del comportamiento (servicios publicos, reparaciones, suministros).
