Cuales son las principales causas del alto costo de los alimentos?
La mayoria de los costos elevados de los alimentos se deben a los pedidos excesivos, la mala precision del inventario, la inconsistencia de las porciones, el desperdicio o el deterioro, las compensaciones no rastreadas y los cambios en los precios de los proveedores que no se abordan.
Como controlar el costo de los alimentos en un restaurante
Vision general
Cuando los propietarios de restaurantes dicen que quieren controlar el costo de los alimentos, por lo general no hablan de comprar ingredientes mas baratos o de reducir el tamano de las porciones hasta que los huespedes se quejen. El verdadero control de los costos de los alimentos consiste en crear un sistema que mantenga el porcentaje de costos predecible, semana tras semana, sin sacrificar la calidad, la consistencia o la velocidad. Si el costo de los alimentos esta aumentando, rara vez se debe a que algo salio mal. Por lo general, se trata de morir por mil cortes- pedidos excesivos que se estropean, porciones sin entrenamiento que aumentan con el tiempo, preparacion inconsistente que arruina las cosechas, cambios en los precios de los vendedores que pasan desapercibidos y pequenos errores de recepcion que se acumulan silenciosamente.
Lo dificil es que los problemas relacionados con el costo de los alimentos a menudo se ocultan a simple vista. Sus ventas pueden parecer solidas mientras sus margenes se erosionan silenciosamente. Puede que sientas que estas ocupado, pero aun asi terminas la semana con demasiado producto sin cita previa. O es posible que tu equipo este actuando con rapidez, pero usando punados y ojos en lugar de basculas y especificaciones. El resultado es el mismo- pagas mas por plato de lo que pensabas y el menu no lo cubre.
Calcule correctamente el costo real de los alimentos
No puede controlar el costo de los alimentos si lo mide de manera inconsistente o si mide algo incorrecto. Muchos propietarios confian en sus instintos (estamos ocupados, asi que los costes deberian ir bien) o solo comprueban el precio de los alimentos a fin de mes, cuando ya es demasiado tarde para arreglar las fugas semanales. El primer paso es encontrar una forma limpia y repetible de calcular el costo real de los alimentos y separarlo de lo que uno desearia que fuera.
En un nivel basico, el costo de los alimentos proviene del costo de los bienes vendidos (COGS), es decir, el valor de los alimentos que realmente consumiste durante un periodo. La formula mas comun (y la mas util) es-
Inventario inicial + Compras - Inventario final = COGS
Luego lo conviertes en un porcentaje para poder compararlo semana a semana-
% de costo de los alimentos = COGS /Ventas de alimentos
Lo que hace que esto sea dificil en los restaurantes de verdad es todo lo que puede distorsionar las cifras si no se tienen en cuenta siempre de la misma manera. Por ejemplo, si recibes creditos, reembolsos o devoluciones de proveedores, decide como los registraras y cumplelos. Si transfieres productos de una tienda a otra, haz un seguimiento de las transferencias de ida y vuelta para que no falte inventario en una sucursal y en la otra parezca artificialmente barata. Si publicas promociones, promociones, comidas para el personal o catering, asegurate de que las ventas esten clasificadas correctamente, ya que las categorias de ventas que no coincidan pueden hacer que tu porcentaje del costo de los alimentos parezca peor (o mejor) que la realidad.
Tambien ayuda a entender la diferencia entre el costo ideal (teorico) de los alimentos y el costo real de los alimentos. El costo ideal de los alimentos es lo que deberian costar los alimentos segun las porciones de la receta y la combinacion de ventas. El costo real de los alimentos es lo que muestran sus libros despues de los errores de desperdicio, perdida de porciones, deterioro, robo y operacion. La brecha entre lo ideal y lo real es donde reside su oportunidad. Si calcula con precision cada semana, no solo obtiene un numero, sino que tambien recibe un sistema de alerta temprana que le indica cuando investigar las compras, las porciones o el desperdicio antes de que se convierta en un problema que dure un mes.
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Cree un sistema de inventario repetible
El inventario es donde el control de los costos de los alimentos se hace real. Si solo cuentas una vez al mes, basicamente conduces mirandote por el espejo retrovisor; cuando ves el problema, ya lo has pagado. Un sistema de inventario repetible te proporciona numeros fiables y puntuales para que puedas detectar los picos, investigar rapidamente y corregir el rumbo antes de que los pequenos problemas se conviertan en grandes perdidas.
Empieza por elegir un ritmo de inventario que se adapte al funcionamiento de tu restaurante. Para la mayoria de los operadores, un enfoque solido consiste en realizar recuentos semanales de los articulos clave (los productos con mayor volumen y precio) mas un inventario completo mensual. Los recuentos semanales de articulos clave llevan mucho menos tiempo que un recuento completo, pero aun asi te indican lo que necesitas saber- las proteinas, los quesos, los aceites y los productos mejor preparados se mantienen a la altura de las ventas? Si esos productos estan descontados, el costo de los alimentos se reduce.
A continuacion, haz que el recuento sea facil de ejecutar. Crea hojas de recuento (o una lista digital) que se ajusten a la distribucion fisica de tu cocina- primero en el almacen en seco, luego en el vestidor, despues en el congelador y, por ultimo, en la barra de postres, lo que se adapte a tu gusto. Haz una lista de los articulos en el orden exacto en que aparecen en las estanterias. Esto reduce los articulos perdidos y evita el problema de lo contamos dos veces. Estandarice las unidades y los tamanos de los paquetes (caja, libra, cada galon) para que diferentes personas no cuenten el mismo producto de manera diferente. Si una persona cuenta el pollo por cajas y otra cuenta por piezas, las cifras nunca se estabilizaran.
Asigna la propiedad y las reglas. Decide quien cuenta, quien lo verifica y cuando se realiza el recuento (por lo general, despues del cierre el ultimo dia de la semana o antes de abrir en una manana mas lenta). Entrene a los contadores para que sean consistentes- cuente los casos sin abrir de la misma manera, calcule los parciales con el mismo metodo y evite redondear porque parece mas rapido. Incluso los pequenos habitos de redondeo pueden cambiar el porcentaje del costo de los alimentos.
Por ultimo, usa el inventario para generar acciones, no solo un informe. Compara los niveles disponibles de esta semana con los de la media, compara el uso de los articulos clave con las ventas y marca las variaciones inusuales. Cuando algo parezca raro, no lo persigas todo. Investiga las causas mas probables- errores de recepcion, raciones excesivas, exceso de preparacion, transferencias fallidas o un articulo mal llamado. El inventario no tiene que ser perfecto para ser poderoso, solo tiene que ser lo suficientemente consistente como para revelar donde esta aumentando el precio de los alimentos.
Piezas, guias de pedidos y disciplina de proveedores
La mayoria de los problemas relacionados con el costo de los alimentos comienzan antes de que cocines un solo producto, en el momento del pedido. Si el proceso de compra no es uniforme, la venta sin cita previa se convierte en un cementerio de buenas intenciones- cajas adicionales que se compran por si acaso, ingredientes que no se ajustan a las tendencias de venta y articulos caros que se pueden echar a perder. Para controlar el costo de los alimentos, es necesario que la compra se base en un sistema, no en la memoria o el estado de animo.
Empieza con los niveles de par. La par es la cantidad de producto que debes tener a mano para cubrir la demanda esperada, mas un pequeno margen para una variabilidad normal. Una forma practica de establecer las tarifas es utilizar tu historial de ventas reciente (de las ultimas 4 a 8 semanas), tu variedad de menus y los plazos de entrega de los vendedores. Para cada articulo clave, calcule el uso semanal promedio y, a continuacion, decida cuantos dias de cobertura desea. Anada una cantidad de existencias de seguridad que tenga sentido para su concepto- muy pocas existencias de seguridad generan 86 pedidos de emergencia; si las hay, en exceso, se estropean y el dinero queda atrapado en las estanterias. La proporcion deberia cambiar en funcion de la temporada, las promociones y los turnos de dia parcial, asi que revisala con regularidad en lugar de tratarla como si se tratara de una operacion que se hace una sola vez.
A continuacion, crea una guia de pedidos vinculada directamente a esos pares. Una guia de pedidos es una lista estandarizada de lo que compras, a quien, en que tamano de paquete y con que cadencia de pedidos (diariamente, 2 veces por semana, semanalmente). Elimina las conjeturas y evita las adiciones aleatorias que inflan los costos. Si lo haces bien, tu pedido se convierte en un simple problema matematico. Par- Disponible mas Entregas pendientes = Cantidad del pedido. Asi es como puedes reducir el exceso de pedidos sin sentir que corres riesgos.
Luego, refuerce la disciplina de los proveedores. Eso no significa cambiar de proveedor constantemente, sino hacer un seguimiento constante de los precios y la calidad. Establece productos aprobados y sustituciones para que tu equipo no intercambie marcas (y costes) sin darse cuenta. Este atento a la lenta subida de precios, especialmente en el caso de las proteinas, los productos lacteos y el aceite para freir. Ademas, trate la recepcion como parte del control de compras. Cuando lleguen las entregas, verifica la cantidad, la calidad y la exactitud de la factura en la puerta trasera. Si no detectas inmediatamente los envios cortos, los productos danados o los articulos incorrectos, a menudo terminas pagando los gastos de todos modos.
Recetas, capacitacion y herramientas de linea
Si la compra es donde comienza el control de los costos de los alimentos, el control de las porciones es donde se gana o se pierde en cada turno. Puedes negociar los precios de los vendedores, establecer las tarifas perfectas y tener un inventario limpio, pero si la linea es rapida, libre y enganchada, el costo de los alimentos aumentara sin importar lo ocupado que estes. Por lo general, el aumento de las porciones no es intencional- un poco mas de proteina en la parrilla, una bola de queso mas pesada, un cucharon mas grande de salsa, una guarnicion generosa que varia segun quien este trabajando. Pero en cientos de platos, esos pequenos extras se convierten en autenticos dolares.
La base son las tarjetas de recetas (hojas de especificaciones) para cada plato del menu, incluso los mas sencillos. Cada receta debe incluir las porciones exactas por peso o volumen, el orden de preparacion, las sustituciones aprobadas y las notas sobre el plato. Cuando sea posible, anada una foto de referencia para que el estandar sea visual, no solo escrito. Una tarjeta de recetas no se basa en la microgestion, sino en garantizar que cada plato cueste lo que costaba, y que todos los huespedes disfruten de la misma experiencia.
Luego, proporcione al equipo las herramientas adecuadas. Las basculas no son solo para preparar, sino tambien para repartir en porciones productos caros- proteinas, queso, embutidos, mariscos y aderezos de primera calidad. Usa palas para porciones, cucharones, cacerolas, rebanadoras y sartenes estandarizadas para que la porcion predeterminada sea automatica. Prepara los alimentos durante la preparacion cuando sea mas conveniente (hamburguesas, proteinas para tazones, paquetes de queso, tazas de salsa) para que el servicio sea rapido y uniforme. Cuanto mas confie en la vista, mas dependera el costo de los alimentos de quien este trabajando ese dia.
La formacion tambien es importante, pero tiene que ser practica. Ensenele el por que en terminos operativos- Si anadimos una onza extra de pollo por plato, perdemos X dolares por semana. Las personas responden cuando comprenden el impacto. Entrene para ser consistente, no para castigar. Haga comprobaciones rapidas en los momentos mas lentos- pese una porcion, revise la composicion de un plato y corrijala suavemente en ese momento. Haga que el reparto de porciones sea parte de las comprobaciones del turno de apertura, no algo de lo que solo hable cuando los numeros salgan mal.
Por ultimo, proteja el control de las porciones del caos. Cuando la cocina se cierra de golpe, los estandares son lo primero en fallar. Por eso, el sistema debe ser facil de seguir bajo presion- especificaciones claras, herramientas al alcance de la mano y una preparacion que permita la velocidad. El control de las porciones no tiene por que parecer restrictivo- cuando se hace bien, en realidad reduce el estres, porque todo el mundo sabe exactamente que significa lo correcto.
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Reduzca el desperdicio, el deterioro y el robo
Incluso con compras solidas y un control estricto de las porciones, el costo de los alimentos puede subir si los productos se tiran a la basura, se estropean o se van por la puerta. La buena noticia es que no necesitas un programa complicado para solucionar este problema, sino unos cuantos habitos consistentes que hagan visibles los residuos y eviten que se repitan.
Empieza con un registro de residuos que sea lo suficientemente rapido como para usarlo durante un turno real. Mantengalo simple- articulo, cantidad, motivo y quien lo registro. El objetivo no es avergonzar a nadie, sino revelar patrones. Entre las categorias mas comunes que ayudan a los propietarios a tomar medidas se incluyen la sobreproduccion, el deterioro, los errores o remakes, los productos rechazados por productos de calidad y las devoluciones de los clientes. Cuando revises el registro una y otra vez, comprueba si ocurre lo mismo por el mismo motivo. Se trata de un problema de proceso, no de personas. Si desperdicias constantemente un articulo preparado, el tamano de tu lote es demasiado grande, tu par es incorrecto o tus estandares de almacenamiento no estan claros.
Luego, ajusta el FIFO y las etiquetas para que la persona sin cita previa deje de comportarse como un agujero negro. El FIFO solo funciona cuando esta integrado en la configuracion fisica- el producto mas antiguo en la parte delantera, el mas nuevo en la parte posterior, con etiquetas de fecha transparentes. Usa puntos fechados o etiquetas con la fecha de preparacion y la fecha de desecho, y no dejes que los envases misteriosos sobrevivan a las instrucciones de un gerente. Una regla simple que ayuda- si no esta etiquetado, no se puede usar. Eso suena estricto, pero evita exactamente el tipo de deterioro lento que agota silenciosamente el margen.
Los estandares de almacenamiento importan mas de lo que la mayoria de los propietarios creen. Cree un mapa basico de refrigeradores (que pasa con que lugar), utilice tipos de recipientes y tapas uniformes y evite apilar productos abiertos de forma que provoquen contaminacion cruzada o un deterioro mas rapido. En el caso de los articulos de alto costo, considera utilizar las zonas de primer uso, es decir, estantes o contenedores designados de los que hay que tirar antes de abrir algo nuevo. Las opciones de diseno pequenas reducen el desperdicio sin requerir mano de obra adicional.
Por ultimo, aborde la psiquiatria y el robo con controles puntuales en lugar de con paranoia. No es necesario acusar a la gente; se necesitan controles que dificulten las perdidas. Realiza semanalmente una breve lista de productos clave (proteinas, queso, aceite de freidora), controla su consumo inusualmente alto y revisa las areas de alto riesgo, como los empaques para llevar, los complementos de primera calidad y los ingredientes para barritas, si es relevante. Comprueba tambien la recepcion- los productos que no se comprueban correctamente pueden desaparecer antes de que pasen a formar parte del inventario.
Disene el menu para proteger los margenes
Muchos propietarios intentan controlar el costo de los alimentos unicamente a traves de operaciones- pedir con mas precision, repartir mejores porciones y desperdiciar menos. Esto es esencial, pero es solo la mitad del panorama. Su menu puede contribuir al control de los costos de los alimentos o combatirlo todos los dias. Si el menu tiene varios platos con margenes reducidos, ingredientes volatiles o configuraciones inconsistentes, sentiras que estas haciendo todo bien y aun asi no alcanzas tu objetivo.
El primer paso es calcular el coste de las recetas a nivel de producto. Cada elemento del menu debe tener un costo basico basado en los precios reales de los ingredientes y las porciones reales. Incluya las partes que la gente olvida- la absorcion de aceite, las salsas, los aderezos, los acompanamientos y los complementos gratuitos. Una vez que sepas cuanto cuesta realmente cada plato, podras identificar rapidamente los problemas, especialmente los productos que utilizan ingredientes costosos (proteinas, queso, mariscos, aderezos de primera calidad) sin un precio que los respalde. Aqui tambien se nota que las porciones se arrastran- la receta dice 6 onzas, pero en la practica el plato siempre pesa entre 7 y 8 onzas. Su calculo de costos es tan preciso como su ejecucion.
A continuacion, clasifique los elementos en grupos simples para que las decisiones sean obvias- 1. Alto margen + altas ventas. protejalos y mantenga una ejecucion estricta.
2. Alto margen + bajas ventas. Considera una mejor ubicacion, fotos, recomendaciones del personal o promociones por tiempo limitado.
3. Bajo margen + altas ventas. tu asesino silencioso- arregla las porciones, ajusta la composicion, negocia los ingredientes o sube el precio con cuidado.
4. Margen bajo y ventas bajas- candidatos a ser removidos, simplificados o redisenados.
Cuando un articulo necesita ayuda, dispones de varias opciones que no requieren un cambio drastico. Puedes ajustar ligeramente el tamano de las porciones (especialmente en el caso de los componentes caros), cambiar una guarnicion por otra mas barata, redisenar la estructura para reducir las perdidas de corte o mejorar el rendimiento mediante metodos de preparacion. A veces, la mejor solucion es la practica- dividir previamente las proteinas en porciones, cambiar a una cuchara estandar o usar una guia de corte para que la preparacion del sandwich se mantenga uniforme.
Los precios tambien forman parte de la ingenieria de los menus, pero deben ser estrategicos. En lugar de hacer aumentos generalizados, centrate en los productos en los que (1) la demanda es fuerte, (2) tu costo ha aumentado o (3) el producto marca una categoria y puede soportar un aumento moderado. Tambien puedes ver los modificadores. Los complementos sin precio y las peticiones de puedes anadir mas... son filtraciones del precio de los alimentos disfrazadas de hospitalidad. Si un complemento tiene un coste, necesita un precio y un boton.
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Contenido de lectura obligada
Gestione el costo de los alimentos
Como gestionar el costo de los alimentos en un restaurante
Calcule el costo de los alimentos
Con que frecuencia debe calcular el costo de los alimentos?
Fórmula de costo
Formula 101 del costo del restaurante
Costos del restaurante
Cuales son los costos tipicos de un restaurante?
Preguntas frecuentes
Como puede la ingenieria de menus ayudar a controlar el costo de los alimentos?
El costo de las recetas muestra que articulos tienen un margen bajo. Puedes arreglarlos ajustando las porciones, las configuraciones, los margenes, los rendimientos o los precios, de forma que el menu favorezca la rentabilidad.
Como puedo mejorar la precision del inventario rapidamente?
Mejore la precision del inventario estandarizando las hojas de recuento, organizando el almacenamiento, contando con un cronograma fijo y verificando los articulos clave. El uso de la tecnologia de inventario acelera los recuentos, reduce los errores humanos, impone la uniformidad de las unidades y resalta las variaciones al instante, lo que permite a los gerentes corregir los problemas antes de que suban los costos de los alimentos.
Como configuro los niveles de paridad para controlar el costo de los alimentos?
Utilice el historial de ventas y uso recientes y los plazos de entrega de los proveedores para estimar cuanto necesitara para el proximo periodo y, a continuacion, anada un pequeno stock de seguridad. Revisa y ajusta las piezas a medida que cambie la demanda.
Con que frecuencia debo calcular el costo de los alimentos?
Semanalmente es ideal para la mayoria de los restaurantes porque es lo suficientemente frecuente como para detectar los problemas a tiempo. Las resenas mensuales suelen revelar que los problemas son demasiado tardios para solucionarlos rapidamente.
