Con que frecuencia debo calcular el costo de los alimentos y el costo principal?
Como minimo, calcule semanalmente. El seguimiento semanal detecta los problemas a tiempo, mientras que el seguimiento mensual suele detectarlos demasiado tarde como para solucionarlos rapidamente.
Formula 101 del costo del restaurante
Vision general
Dirigir un restaurante por instinto es normal, especialmente cuando llevas en el negocio el tiempo suficiente como para sentir cuando algo anda mal. El problema es que el instinto suele reaccionar tarde. Cuando sienta que el costo de los alimentos es alto, el desperdicio ya se ha producido. Cuando te das cuenta de que hay mucha mano de obra, el cronograma ya esta publicado y las horas extras ya han llegado a la nomina. Las formulas de costos te dan algo mejor que una sensacion- te dan senales tempranas.
Piensa en formulas como los indicadores del salpicadero de tu cocina. No necesita saber todos los numeros, todos los dias. Pero si necesitas unos cuantos indicadores que te indiquen si estas agotando tu presupuesto, si pierdes dinero o si te estas alejando de tus objetivos. Sin eso, los propietarios tienden a hacer las conjeturas mas comunes (subir los precios de los menus de forma aleatoria, reducir las horas de forma generalizada, cambiar de proveedor impulsivamente o culpar al personal) sin entender la verdadera causa. Esas medidas pueden danar la experiencia de los huespedes y la moral del equipo y, al mismo tiempo, apenas mejorar las ganancias.
Las formulas de costos tambien hacen que sus decisiones sean mas faciles y rapidas. En lugar de debatir si debes reducir la preparacion, cambiar el tamano de las porciones o ajustar la dotacion de personal, puedes identificar el problema. El costo real de los alimentos esta aumentando porque el inventario es inexacto? Se trata de un aumento de los costos principales porque la mano de obra supera a las ventas? Un producto de menu de gran volumen esta infravalorado porque los costos de las recetas cambiaron y nadie los recalculo? Las formulas convierten esas preguntas en respuestas sobre las que puedes actuar.
Los componentes basicos
Antes de calcular cualquier cosa, necesita un pequeno conjunto de entradas en las que pueda confiar. La buena noticia es que no necesita docenas de informes ni un titulo en contabilidad. La mayoria de los problemas relacionados con la formula de costos se producen porque faltan uno o dos numeros basicos, son inconsistentes o se han extraido del lugar equivocado. Si incluyes estos seis, todas las formulas clave de este articulo se vuelven simples y repetibles.
1) Ventas totales (e idealmente ventas de alimentos frente a ventas de bebidas). Las ventas totales son el denominador de la mayoria de los porcentajes de costos. Extraiga esto de su punto de venta para el periodo exacto que esta analizando (semana o mes). Si puedes separar las ventas de alimentos de las de bebidas, tus porcentajes de coste de alimentos y de bebidas seran mas precisos y faciles de gestionar.
2) Inventario inicial (valor). Es el valor en dolares del inventario que tenias al principio del periodo. Si haces el calculo semanalmente, se trata del inventario final de la semana pasada. Si haces un calculo mensual, es el valor del inventario del primer dia del mes. La consistencia importa mas que la perfeccion.
3) Compras (para el mismo periodo). Las compras son las que compraste a los vendedores durante el periodo y, por lo general, se extraen de las facturas o de tu software de contabilidad. El mayor error es mezclar periodos de tiempo (contar las facturas de una semana pero utilizar las ventas de una semana diferente). Fechas coincidentes.
4) Inventario final (valor). Esto es lo que le queda al final del periodo. Es la clave para convertir lo que compraste en lo que usaste. Sin terminar el inventario, estas adivinando.
5) Costo total de mano de obra. Utilice la mano de obra total, no solo los salarios por hora. Eso significa los salarios mas los impuestos del empleador e, idealmente, las prestaciones y la compensacion laboral, si los hace un seguimiento. Saca provecho de los informes de nomina para no perderte los costos laborales ocultos.
6) Costos fijos. Los alquileres, los seguros, las suscripciones de software, los servicios publicos y los pagos de prestamos no cambian mucho con las ventas a corto plazo. No necesitas costos fijos para cada formula, pero si los necesitas para comprender el punto de equilibrio y la verdadera rentabilidad.
Si tienes un habito semanal, hazlo de la siguiente manera- saca estos seis numeros para el mismo periodo de tiempo, de las mismas fuentes, todas las semanas. Cuando tus datos estan limpios, las matematicas se convierten en una poderosa herramienta de toma de decisiones, no en un ejercicio de hoja de calculo confuso.
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La formula del costo de los alimentos
Cuando los propietarios dicen- Mi comida cuesta alrededor del 30%, suelen hablar de una cifra teorica- lo que deberia costar la comida segun las recetas y la combinacion de ventas. Esto puede resultar util, pero no es cierto lo que paso en tu cocina. El numero que protege tus ganancias es el costo real de los alimentos, porque incluye todo lo que las recetas no capturan- desperdicios, porciones excesivas, desperdicios, compensaciones, comidas de empleados, errores en la preparacion, errores en la preparacion y simples errores de conteo.
Esta es la formula basica-
Coste real de los alimentos ($) = Inventario inicial mas Compras; Inventario final Indica la
cantidad de producto que utilizaste durante el periodo (semana o mes). Luego conviertelo en un porcentaje-
% del costo real de los alimentos = costo real de los alimentos ($) /ventas de alimentos ($)
Ejemplo en terminos sencillos- si empezaste la semana con un inventario de 8 000$, compraste 6 000$ y terminaste con 7 500$, entonces tu coste real de los alimentos es de 8 000 $ + 6 000$ - 7 500$ = 6 500 $. Si las ventas de alimentos fueron de 20 000$, tu% de coste real de los alimentos es de 6 500$/20 000$ = 32,5%.
La razon principal por la que esta formula es poderosa es porque te brinda una base de referencia confiable. Una vez que conozca el costo real de los alimentos, puede dejar de hacer conjeturas y comenzar a diagnosticar. Si el costo de los alimentos aumenta, la siguiente pregunta es- son los precios de los vendedores, las porciones, el desperdicio o la precision del inventario? Si tu inventario final es siempre demasiado bajo, es posible que tengas problemas con el conteo o que no puedas hacer un seguimiento de los residuos. Si las compras aumentan pero las ventas se mantienen estables, es posible que tengas demasiados pedidos o que lleves demasiados productos.
No te obsesiones con un objetivo perfecto desde el primer dia. Centrese en la coherencia- el mismo proceso de recuento, las mismas categorias, el mismo cronograma. Si lo hace, incluso las pequenas mejoras (reducir el costo de los alimentos entre 1 y 2 puntos) pueden traducirse en importantes ganancias mensuales.
La formula del costo preferencial
Si solo haces un seguimiento de la formula de costos de un restaurante cada semana, conviertela en el costo principal. El costo preferencial es poderoso porque combina los dos gastos mas importantes y controlables de tu empresa- comida (y bebidas/COGS) y mano de obra. En conjunto, suelen representar la mayor parte de lo que cuesta gestionar un restaurante en el dia a dia. Cuando el costo preferencial es saludable, la rentabilidad se vuelve mucho mas facil. Cuando el costo preferencial este aumentando, notara que su flujo de caja aumenta rapidamente, incluso si las ventas parecen solidas.
Esta es la formula-
Coste preferencial ($) = COGS ($) + Mano de obra total ($)
% Coste preferencial = (COGS + mano de obra total)/Ventas totales El COGS
normalmente incluye alimentos y bebidas (y, a veces, papel/empaques si se hace un seguimiento de esa manera). El total de la mano de obra debe incluir los salarios mas los impuestos del empleador e, idealmente, las prestaciones si quieres tener una vision mas completa.
Por que los costos preferenciales dicen la verdad? Porque elimina la excusa de centrarse en lo incorrecto. Muchos propietarios ven caer sus ganancias e inmediatamente echan la culpa al costo de los alimentos, y luego comienzan a reducir las porciones o a comprar productos mas baratos, solo para descubrir que el verdadero problema era la acumulacion de mano de obra a causa del exceso de personal, los turnos lentos o las horas extras. Otros recortan la mano de obra para alcanzar un objetivo, luego la calidad disminuye, los tiempos de venta de entradas aumentan, las compensaciones aumentan y el costo de los alimentos empeora. El costo preferencial obliga a analizar ambos lados de la misma ecuacion de ganancias.
El costo preferencial tambien es una excelente metrica semanal porque es procesable. No puedes cambiar el alquiler de manera significativa esta semana y probablemente no renegocies el seguro hoy. Pero puedes restringir los pedidos, arreglar los residuos de preparacion, ajustar los horarios para que coincidan con las ventas y mejorar la eficiencia de la estacion de inmediato. Es por eso que muchos operadores utilizan el costo preferencial como su chequeo medico semanal.
Cuando su costo principal sea mas alto de lo que deberia ser, no se asuste y reduzca todo. Diagnostique primero la direccion-
- Si el COGS esta aumentando, fijese en el control de las porciones, el desperdicio, los cambios en los precios de los proveedores y la precision del inventario.
- Si la mano de obra esta aumentando, analice los niveles de personal por hora, las horas extras, las llegadas anticipadas y la productividad por estacion.
- Si ambos estan aumentando, compruebe si la combinacion de ventas se ha desplazado a productos con margenes mas bajos o si las ventas han bajado mientras que la plantilla se ha mantenido igual.
Prime Cost no solo te muestra una cifra, sino que tambien te indica donde debes concentrarte a continuacion, de modo que tus soluciones realmente mejoran las ganancias en lugar de crear nuevos problemas.
La formula de costo de los elementos del menu
Un menu puede estar ocupado y aun asi no ser rentable. Esto suele ocurrir cuando los precios se basan en lo que cobran los competidores o lo que pagaran los huespedes, sin tener una idea clara de lo que realmente cuesta cada plato. La solucion no es complicada- solo necesitas una formula coherente para el coste de los productos del menu para que cada precio tenga una razon detras.
Empieza con el precio mas basico- el precio de las matriculas. Este es el costo total de los ingredientes de una porcion de un plato.
Coste del plato ($) = suma de (porcion de ingrediente x precio unitario del ingrediente)
Incluye todo lo que consumen los huespedes- proteinas, salsas, acompanamientos, aderezos, aceites, pan, salsas, mas el empaque si el producto se vende normalmente para llevar o a domicilio.
Para calcular los costos de las porciones con precision, necesitas los rendimientos. Por ejemplo, una caja de pollo crudo podria perder peso despues de cortarla y cocinarla. Si lo ignoras, el precio de tu plato siempre se vera mejor en papel que en la vida real. La forma mas facil de mantener la coherencia es crear una tarjeta de recetas con el tamano de la porcion y el costo por porcion en funcion de los precios actuales de las facturas.
Una vez que tengas el precio del plato, puedes fijar los precios utilizando un porcentaje objetivo del coste de los alimentos-
precio objetivo del menu = coste del plato/coste objetivo de la comida%.
Por lo tanto, si un plato cuesta 4,25 $ y tu coste objetivo de comida es del 30% (0,30),
4,25 US$/0,30 = 14,17$, pondrias un precio de entre 14 y 15$, segun tu estrategia y mercado.
Dos recordatorios clave- 1. El porcentaje objetivo de costo de los alimentos no es el mismo para todos los articulos. Una hamburguesa puede tener un porcentaje mas alto del costo de los alimentos porque genera trafico, mientras que las bebidas, los acompanamientos y los complementos ayudan a equilibrar el margen en todo el menu.
2. Tu superventas es a menudo tu mayor riesgo. Un articulo popular con un margen reducido agotara silenciosamente las ganancias de un volumen elevado. Por eso es fundamental recalcular los costes de las recetas cuando cambian los precios de los vendedores, especialmente para los 10 productos mas vendidos.
Por ultimo, la fijacion de precios no es solo cuestion de matematicas, sino de estructura. Usa la formula para establecer una base rentable y, despues, perfecciona la formula con tacticas inteligentes- paquetes que aumentan el salario promedio, complementos estrategicos, tamanos de las porciones que protegen el margen y una ubicacion en el menu que hace que los huespedes opten por productos mas rentables. Cuando cada precio esta vinculado al precio del plato y a un objetivo, el menu se convierte en una herramienta para obtener ganancias, no en un juego de adivinanzas.
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La formula del costo laboral
La mano de obra suele ser el coste que mas rapido se mueve en un restaurante, porque puede cambiar a diario en funcion del trafico, las llamadas, la estacionalidad y el rendimiento del equipo. Por eso, los trabajadores necesitan una formula sencilla y un enfoque de programacion que conecte el personal con las ventas. Sin ese vinculo, la mano de obra se vuelve reactiva- o hay exceso de personal por si acaso, o falta personal y se paga con un servicio mas lento, errores, compensaciones y agotamiento.
Comience con el porcentaje laboral basico-
% de costo laboral = mano de obra total ($)/Ventas totales ($) El total de la mano de
obra debe incluir los salarios por hora y asalariados mas los impuestos sobre la nomina del empleador (y los beneficios si quiere tener una vision completa). Si solo te fijas en los salarios por hora, subestimaras lo que realmente te esta costando la mano de obra.
A continuacion, anada un enfoque practico que le ayude a gestionar la mano de obra en tiempo real-
mano de obra por cada 1000$ vendidos = mano de obra total ($)/(ventas totales/ 1000).
Esto convierte la mano de obra en un simple numero de costo por unidad de ventas que puede comparar semana a semana. Es especialmente util cuando las ventas fluctuan, porque te indica si tu gasto en mano de obra esta aumentando adecuadamente.
Ahora, aqui es donde las formulas laborales entran en funcionamiento, no solo en un informe. El objetivo es programar las ventas mediante un flujo de trabajo basico-
1. Prevea las ventas por dia (desayuno/almuerzo/cena) utilizando el historial de puntos de venta reciente, la estacionalidad y los eventos conocidos.
2. Establezca un presupuesto laboral en dolares utilizando su porcentaje de mano de obra objetivo (o su estrategia de costo preferencial objetivo).
Ejemplo- si preve ventas semanales de 25 000$ y tiene como objetivo un 28% de mano de obra, su presupuesto de mano de obra es de 7 000$.
3. Convierta dolares en horas utilizando su tarifa laboral combinada (costo promedio por hora).
Ejemplo- si tu tarifa combinada es de 18 USD/hora, 7 000$ equivalen a 389 horas (7 000$/18$).
A partir de ahi, asigna las horas por zona diurna y estaciones en funcion de la demanda. La mayoria de las interrupciones laborales se producen en lugares predecibles- se abren turnos que comienzan demasiado pronto, se cierran turnos que se agotan demasiado tarde, se agrega ayuda adicional sin un motivo de venta, se hacen horas extras debido a un mal traspaso de turno y hay periodos lentos en los que la mano de obra no se flexibiliza.
Un buen sistema laboral no consiste en despedir personal, sino en hacer coincidir la cobertura con el volumen. Cuando se utiliza la formula del costo de la mano de obra semanalmente y se planifica en funcion de las ventas previstas, la mano de obra deja de ser una sorpresa y se convierte en una palanca controlable que favorece tanto la rentabilidad como la experiencia de los huespedes.
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Contenido de lectura obligada
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Preguntas frecuentes
Como puedo fijar el precio de un elemento del menu mediante una formula de coste?
Calcule el costo del plato (porciones de ingredientes x costos unitarios) y, a continuacion, use- Precio del menu = costo del plato/% del costo objetivo de los alimentos. Esto mantiene los precios vinculados a los costos reales, no a conjeturas.
Que herramientas necesito para ejecutar estas formulas?
Como minimo, su informe de ventas de POS, facturas de proveedores, recuentos de inventario e informes de nomina/cronometraje. Una hoja de calculo simple funciona bien para empezar- la coherencia es mas importante que un software sofisticado.
Que se considera COGS en el costo preferencial?
Por lo general, comida y bebida. Muchos restaurantes tambien incluyen papel y empaques (especialmente los que ofrecen comida para llevar). Decide una vez y apegate a ello.
Como calculo el costo real de los alimentos?
Uso. Inventario inicial + Compras - Inventario final. Luego divida por las ventas de alimentos para obtener el% del costo real de los alimentos.
