Cuales son las principales causas de los problemas de costo de los alimentos?
Los factores mas comunes son la acumulacion de porciones, el despilfarro o el deterioro, las compras o sustituciones inconsistentes, los errores de inventario y la reduccion (falta de producto por recuentos erroneos o robos).
Como gestionar el costo de los alimentos en un restaurante
Comprender el costo de los alimentos
El costo de los alimentos es mas que lo que gastas en ingredientes. En terminos de restaurantes, el costo de la comida es la parte de tus ventas que consume la comida que sirves. Por lo general, se registra como un porcentaje-
% del costo de los alimentos = (costo de los alimentos usados/ventas de alimentos) x 100
La frase costo de los alimentos consumidos es importante. No se trata solo de lo que has comprado esta semana, sino tambien de lo que has dejado en las estanterias, en las estanterias y en el congelador para convertirse en las comidas que has vendido. Es por eso que el precio de los alimentos puede variar incluso cuando las ventas se mantienen estables. Es posible que te hayas abastecido de productos, que hayas recibido grandes cantidades de comida o que hayas tirado a la basura articulos en mal estado, y esos eventos no salen a la luz si solo miras las facturas.
La mayoria de los operadores acaban gestionando dos tipos de costes de los alimentos- 1. Costo real de los alimentos- lo que muestran sus datos financieros en funcion del movimiento del inventario y las compras.
2. Coste ideal (o teorico) de los alimentos- cuanto deberian haber costado los alimentos si cada plato se preparara exactamente segun las especificaciones, con porciones perfectas y sin desperdicio.
La brecha entre lo real y lo ideal es donde tu margen desaparece, y tambien es donde reside tu mayor oportunidad. El costo de los alimentos varia por un punado de razones predecibles, generalmente combinadas-
1. Aumento gradual de las porciones- Un poco mas de proteina en cada plato se acumula rapidamente en el transcurso de una semana.
2. Desperdicio y deterioro- preparacion excesiva, productos caducados, pronosticos inexactos y mala rotacion.
3. Volatilidad de precios- aumentos de proveedores, sustituciones y decisiones de compra inconsistentes.
4. Cambios en la combinacion de menus- vender mas articulos con margenes mas bajos puede aumentar el% del coste total de los alimentos, incluso si no pasa nada.
5. Composiciones y remakes sin seguimiento- problemas de calidad, modificaciones incorrectas o tiempos de coccion inconsistentes.
6. Reducido- falta un producto por robo, recuento erroneo o controles de recepcion deficientes.
Un matiz importante- un porcentaje mas alto del coste de los alimentos no siempre es automaticamente malo. Si aumentas la calidad, aumentas el tamano de las porciones de forma intencionada o realizas una promocion, el costo de los alimentos puede aumentar y las ganancias siguen mejorando porque aumentan las ventas o aumenta la satisfaccion de los huespedes. El objetivo es el control y la coherencia, no perseguir el numero mas bajo posible.
Cuando entiendes el coste de los alimentos como un sistema (combinacion de ventas, compras, precision del inventario, ejecucion en linea), dejas de tratarlo como un misterio. A partir de ahi, gestionarlo se convierte en un proceso repetible- mida con precision, identifique las causas de la deriva y refuerce los pocos habitos operativos que generan la mayor fluctuacion de los dolares.
Establezca su linea de base con numeros limpios
Antes de intentar fijar el costo de los alimentos, necesita saber si sus cifras dicen la verdad. La mayoria de los problemas relacionados con el costo de los alimentos son problemas de ejecucion (desperdicio, porciones, robos, pedidos) o de medicion (recuentos incorrectos de inventario, categorias mixtas, tiempos inconsistentes). Si tu base de referencia es confusa, perseguiras el problema equivocado y tu equipo perdera la confianza en el proceso.
Empieza por elegir un periodo de presentacion de informes uniforme y apegate a el. La semana es ideal para la mayoria de los restaurantes, ya que es lo suficientemente frecuente como para detectar los problemas a tiempo, pero un ciclo uniforme de 4 semanas puede funcionar si tu empresa no puede realizar recuentos semanales. La clave es que no cambies la ventana cada vez que las cosas parezcan malas.
A continuacion, asegurate de calcular correctamente el coste de los productos vendidos (COGS)-
COGS = Inventario inicial + Compras - Inventario final
Esta formula solo funciona si los recuentos de inventario son correctos y las categorias estan separadas. Para mantener la imagen limpia, divide el seguimiento en al menos estos cubos-
- Comida
, bebida (si corresponde),
papel y embalaje, productos de
limpieza y productos quimicos (opcional, pero util).
Si todo esta agrupado en una linea COGS, no sabras si tu problema son las porciones de pollo o los envases para llevar. Una separacion sencilla hace que tus decisiones sean mas inteligentes al instante.
Ahora cree un panel de referencia que pueda revisar a la misma hora cada semana. No tiene por que ser sofisticado. Como minimo, haz un seguimiento-
- Ventas de alimentos
- Compras de alimentos
- COGS (alimentos usados)
- Los alimentos cuestan $ y el% del costo de los alimentos
- Variacion respecto a la semana pasada (tanto en dolares como en puntos porcentuales)
- Los 5 articulos que mas gastan (los que mas cuestan)
El habito mas importante es aprender a leer la varianza sin panico. Un pico de una semana no siempre significa que algo este roto, especialmente si has comprado con antelacion, has tenido un turno mixto para las fiestas o has organizado una oferta especial. Por eso, la base de referencia deberia incluir una seccion con notas breves- Gran cantidad de carne de vacuno para la semana que viene, Sustitucion de vendedores, Lanzamiento de un nuevo producto en el menu, etc. Esas notas convierten un numero confuso en una historia explicable.
Una vez que la base de referencia este limpia y sea uniforme, la gestion de los costos de los alimentos se vuelve mucho mas facil. En lugar de debatir los calculos matematicos, puede centrarse en las operaciones que marcan la diferencia- las porciones, los residuos, la disciplina de compra y el control del inventario.
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Estandarice las recetas, las porciones y los rendimientos de la preparacion
Si quieres que el costo de los alimentos este bajo control, tu cocina tiene que producir el mismo plato de la misma manera- en cada turno, cada cocinero, en cada lugar (si tienes varias unidades). La forma mas rapida de subir el precio de los alimentos es cuando estan lo suficientemente cerca se convierte en algo normal- una cucharada de proteina un poco mas pesada, una guarnicion extra gratis porque estan buenas o preparar tandas que varian segun quien este en la tabla de cortar. La estandarizacion suena rigida, pero en realidad es lo que proporciona uniformidad tanto en el costo como en la experiencia de los huespedes.
Empieza con tarjetas de recetas que sean realmente utiles en el mundo real. Una buena tarjeta de recetas incluye-
- Los ingredientes y las cantidades exactos (preferiblemente en peso, no en punados)
- El tamano de las porciones por componente (onzas de proteina, onzas de salsa, gramos de guarnicion)
- Como preparar el pedido y tomar notas sobre el plato
- Sustitutos aprobados (si los permites)
- Una foto del plato terminado (opcional pero potente) Y
luego haz una copia de seguridad con los controles de porciones en la linea. Si la racion estandar es de 6 onzas de pollo, la balanza debe ser facil de alcanzar, no debe estar enterrada en un cajon. Use cucharones, cucharones, cacerolas, rebanadoras y tazas para porciones de manera que la cantidad correcta sea la cantidad mas facil. El objetivo no es ralentizar al equipo, sino eliminar la toma de decisiones que lleva a la incoherencia.
A continuacion, no ignore los rendimientos de los preparados, especialmente en lo que respecta a las proteinas y los productos agricolas. El costo de los alimentos con frecuencia parece misteriosamente alto porque el restaurante calcula los productos segun el peso de compra, pero los sirve cocidos o recortados. Algunos ejemplos-
- El pollo crudo pierde peso durante la coccion.
- Los filetes pierden peso.
- Los productos pueden tener una gran cantidad de residuos por pelarse, descorazonar y estropearse.
- El aceite para freir, las salsas y los aderezos se pierden si no se miden y registran los lotes.
Para solucionar este problema, realice pruebas de rendimiento sencillas- pese el producto antes de prepararlo, despues de recortarlo y despues de cocinarlo. Esto crea un porcentaje de rendimiento realista que puedes usar para calcular el costo y la compra de recetas. Incluso hacer esto con los 10 articulos que mas cuestan puede mejorar drasticamente la precision.
Por ultimo, vincula la preparacion a la demanda. Usa hojas de preparacion basadas en las ventas previstas (o en las ventas del mismo dia de la semana pasada ajustadas para tener en cuenta los eventos) para no desperdiciar tus margenes. La preparacion excesiva es una de las causas de desperdicio mas comunes en los restaurantes, y casi siempre se debe a un problema de prevision y comunicacion, no a un problema de a la gente no le importa.
Cuando las recetas, las porciones, los rendimientos y las cantidades preparadas se estandarizan, se reduce la varianza. Y cuando la varianza disminuye, el costo de los alimentos se vuelve predecible, lo cual es la verdadera ventaja.
Disene el menu para proteger los margenes
Incluso con porciones perfectas y controles de inventario estrictos, el costo de los alimentos puede ser mas alto de lo que desea si su menu va en su contra. La ingenieria de menus consiste en asegurarte de que lo que vendes con mas frecuencia tambien contribuye a tus objetivos de beneficios, sin reducir la calidad ni molestar a los huespedes. No se trata de convertir tu restaurante en una hoja de calculo, sino de garantizar que tu menu este disenado de forma intencionada y que no sea caro por casualidad.
Empieza por analizar dos preguntas sencillas para cada producto-
1. Que tan bien se vende? (popularidad/unidades vendidas)
2. Cuanto dinero gana por venta? (margen de contribucion = precio costo de los alimentos) El
porcentaje del costo de los alimentos por si solo puede ser enganoso. Un articulo de 20 dolares con un coste alimentario del 35% sigue aportando 13 dolares de margen bruto, mientras que un articulo de 10 dolares con un coste alimentario del 25% aporta solo 7,50 dolares. Por eso, debes centrarte en los dolares ganados por articulo, no solo en el porcentaje.
A continuacion, identifica los puntos en los que los margenes suelen ser mas
bajos (los productos mas vendidos con margenes bajos), es decir, los articulos que salen volando por la puerta pero que no dejan suficiente margen bruto.
Modifique la hinchazon- anada mas aderezos, salsas y simplemente anada opciones que son populares pero tienen un precio mas bajo.
Complejidad de los ingredientes- demasiados SKU unicos que aumentan el desperdicio y dificultan los pedidos.
Platos sobreconstruidos- guarniciones, guarniciones o componentes que no aumentan el valor percibido lo suficiente como para justificar el costo.
Una vez descubres los articulos problematicos, tienes varias soluciones, muchas de las cuales los huespedes apenas se dan cuenta.
Ajusta los precios de forma estrategica. Los pequenos aumentos en los articulos de gran volumen suelen tener el mayor impacto con el menor rechazo.
El tamano correcto de las porciones es intencionadamente, no por encogimiento, sino por ajustar el tamano de las porciones a tus especificaciones y a las expectativas de los huespedes.
Combine para obtener un margen- las estructuras combinadas o de precio fijo pueden mejorar la rentabilidad al orientar a los clientes hacia partidas con costos equilibrados.
Simplifique los ingredientes- utilice los componentes de forma cruzada (se utiliza una salsa en tres platos) para reducir el desperdicio y mejorar el poder adquisitivo.
Redisene los complementos caros- modifique los precios en funcion del costo (especialmente las proteinas y los ingredientes de primera calidad) en lugar de seguir reglas fijas de 1 dolar extra.
Tambien presta atencion a la variedad de menus durante las promociones. Un descuento en un articulo de bajo margen puede aumentar rapidamente el porcentaje del costo de los alimentos, incluso si las ventas parecen buenas. Antes de lanzar una oferta, preguntate- Si esta promocion cambia la demanda, que pasa con mis margenes generales?
Un menu bien disenado no solo reduce el costo de los alimentos, sino que lo estabiliza. Cuando tus productos mas vendidos tambien gozan de buena salud financiera, tus operaciones son mas faciles de gestionar, tus compras se vuelven mas predecibles y tus beneficios dejan de depender de la constante lucha contra incendios.
Reforzar los controles de compras y proveedores
Al comprar, muchos restaurantes votan accidentalmente a favor de un mayor costo de los alimentos, un pedido apresurado a la vez. Incluso si su cocina es solida, los habitos de compra inconsistentes, las especificaciones poco claras y las sustituciones sin control pueden aumentar discretamente los costos y generar mas despilfarro. El objetivo del control de compras no es microgestionar todos los casos, sino garantizar que tus decisiones de pedido sean coherentes, intencionadas y esten alineadas con tu menu.
Empieza con las especificaciones del producto para tus articulos clave. Una especificacion es simplemente la definicion de lo que estas comprando- marca (o equivalentes aceptables), tamano del envase, calidad, nivel de equipamiento y cualquier requisito de calidad. Sin especificaciones, tu restaurante es vulnerable a sustituciones lo suficientemente parecidas (diferentes tamanos de envase, diferentes rendimientos, diferentes perdidas de coccion), lo que significa que el coste de tus recetas se vuelve poco fiable y tu equipo tiene que adaptarse sobre la marcha.
A continuacion, estandarice la forma en que se hacen los pedidos mediante una guia de pedidos. En una guia de pedidos se enumeran los articulos habituales, los proveedores preferidos, los niveles de par, las cantidades tipicas de los pedidos y los dias de pedido. Esto reduce las conjeturas y evita que el gerente haga pedidos en exceso para evitar que se le acabe el pedido, y luego la cocina se prepara de mas para usarlos y, por lo tanto, aumentan los desperdicios. Una guia de pedidos solida convierte los pedidos en una rutina en lugar de en un lio.
Para mantener los costos estables, implemente una visibilidad de precios sencilla- -
Realice un seguimiento semanal del precio de los 10 a 20 articulos que mas gasta (proteinas, queso, aceite de cocina).
Marque los aumentos por encima de un umbral (por ejemplo, mas de un 5% mas que en el ultimo pedido).
- Exija una decision rapida cuando los precios suban- cambie de proveedor, ajuste la preparacion, ajuste los precios o establezca un menu por tiempo limitado.
Establezca tambien una politica de sustitucion clara. En ocasiones, los vendedores venden articulos cortos o los sustituyen debido a la disponibilidad. Si tu equipo acepta sustituciones sin reglas, es posible que recibas una marca mas cara o un paquete de otro tamano que no sirva para nada. Una politica practica seria la siguiente- Las sustituciones deben ser aprobadas por un gerente y No se permiten sustituciones de proteinas esenciales sin aprobacion.
Por ultimo, hay que fomentar la disciplina en torno a los niveles de par y reordenar los puntos. El par es tu inventario disponible objetivo en funcion del uso y los plazos de entrega. Los puntos de repedido evitan que tengas que esperar hasta que la tienda sin cita previa parezca vacia, lo que suele conllevar costosas compras de emergencia. Cuando los niveles de paridad se fijan correctamente y se respetan, se reducen las perdidas, se evitan los desabastecimientos y se mantienen las compras de forma constante, lo que estabiliza directamente el costo de los alimentos.
El control de compras es una de las partes menos atractivas de la gestion de restaurantes, pero es una de las que mas ventajas tiene. Cuando compras de manera constante, en las cantidades correctas y con especificaciones claras, se crea una base en la que la cocina puede funcionar con menos sorpresas, y el costo de los alimentos se hace mucho mas facil de gestionar semana tras semana.
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Recuentos, almacenamiento y responsabilidad
El inventario es donde el costo de los alimentos se hace real. Si la compra es el insumo, el inventario es el sistema de control que le indica lo que realmente uso, lo que desperdicio y lo que se perdio. Cuando el inventario esta suelto (los recuentos son inconsistentes, el almacenamiento esta desorganizado o la recepcion es apresurada), el costo de los alimentos sera impredecible sin importar cuanto te esfuerces en otras areas. Unos habitos de inventario solidos no solo mejoran la precision, sino que tambien reducen el desperdicio y detienen los problemas de forma temprana.
Empieza con una rutina de conteo que realmente puedas mantener. Muchos restaurantes fracasan en este sentido al hacer que el inventario sea demasiado complicado. Un enfoque practico es-
- Inventario completo semanal (el mismo dia y a la misma hora de la semana).
Recuentos diarios o de 2 a 3 veces por semana de los articulos mas caros y de mayor volumen (proteinas, queso, aceite de cocina, productos clave)
Los recuentos ciclicos son eficaces porque detectan los problemas antes de que se acumulen toda una semana de perdidas. Si el consumo de pollo de repente no coincide con las ventas, puedes investigar de inmediato (errores al dividir en porciones, desperdiciar, compensar o recibir) en lugar de descubrirlo una vez que termine el mes.
A continuacion, endurezca la recepcion. Una sorprendente diferencia en el precio de los alimentos proviene de un producto que pagaste pero no recibiste, o de un producto que llego danado y no se acredito. Tu lista de verificacion de recepcion debe incluir-
- Comprobar los recuentos y los pesos comparandolos con los de la factura
- Comprobar la calidad y la temperatura (especialmente las proteinas y los productos lacteos)
- Registrar los creditos mientras el conductor este alli siempre que sea posible
- Etiquetar y fechar el producto inmediatamente y
luego organizar el almacenamiento para evitar que se estropee y lo manipule por partida doble. Usa FIFO (primero en entrar, primero en salir) o, mejor aun, FEFO (primero en caducar, primero en salir) cuando las fechas de caducidad varien. Etiquete todo con claridad- nombre del articulo, fecha de preparacion, fecha de caducidad e iniciales. Suena basico, pero etiquetar es una de las maneras mas baratas de reducir el desperdicio porque elimina la ambigueedad y acelera la toma de decisiones durante los turnos ocupados.
Cree un diseno de almacenamiento que facilite el flujo de trabajo
- Mantenga los productos de alto uso accesibles y de manera uniforme en su ubicacion
- Separe las proteinas crudas para evitar la contaminacion cruzada y la repeticion del trabajo
- Agrupe los productos similares (todos los productos lacteos, todas las salsas y todos los productos)
- Evite los contenedores misteriosos en los que se pierde una parte del producto
Por ultimo, establezca la responsabilidad sin convertirlo en un juego de culpas. El inventario funciona mejor cuando las responsabilidades estan claras -
- Una persona hace
un pedido - Otra persona recibe (o al menos verifica)
- Un gerente hace los recuentos y los comprueba periodicamente
- Las variaciones desencadenan la investigacion, no la acusacion con el dedo
Cuando el inventario es disciplinado, la gestion de los costos de los alimentos pasa a ser proactiva. En lugar de reaccionar ante un porcentaje elevado cuando se producen, detectaras los problemas en tiempo real, antes de que se conviertan en una perdida de margen que dura un mes.
Reduzca los residuos, los derrames y la contraccion
Si quieres una mejora notable en el costo de los alimentos, centrate en las areas en las que el dinero desaparece sin generar ningun valor para los huespedes- desperdicio, derrame y encogimiento. El error que cometen muchos restaurantes es considerarlos aleatorios o solo parte del negocio. En realidad, la mayoria de las perdidas siguen patrones y, una vez que puedes ver los patrones, puedes controlarlos.
Empieza por hacer un seguimiento de los residuos de una manera que sea lo suficientemente sencilla de mantener. No necesita un sistema perfecto para obtener valor; necesita uno coherente. Utiliza un registro de residuos (en papel o digital) con-
- Nombre del articulo
- Cantidad
- Codigo de motivo (demasiado cocido, caducado o estropeado, error de preparacion, caido o derramado, modificacion o remake incorrecto, preparacion excesiva, devuelto por el huesped)
- Coste estimado (incluso en bruto es mejor que nada)
- Notas (lo que paso)
Los codigos de motivo son clave porque convierten los residuos en categorias procesables. La semana pasada desperdiciamos 400$ no sirve de nada. Hemos desperdiciado 240 dolares en pollo demasiado preparado y 110 dolares en pollo demasiado cocido te indica exactamente donde hay que arreglarlo.
Luego, reduzca la produccion para reducir la preparacion excesiva y el deterioro
- Cocine en lotes mas pequenos durante los periodos mas lentos
- Establezca tiempos de espera claros y etiquete las bandejas con marcas de tiempo
- Establezca niveles de calidad para la linea (cuanto deberia estar listo a las 11 a. m. en lugar de a las 2 p. m.)
- Utilice una hoja de preparacion vinculada a las ventas previstas en lugar de lo que hacemos normalmente
Los derrames y el exceso de porciones suelen ser problemas de capacitacion y herramientas. Si una estacion de salsas es desordenada e inconsistente, dividir previamente en porciones o usar el cucharon correcto puede reducir los costos de inmediato. Si las patatas fritas se llenan en exceso, cambiar a una cuchara para porciones y hacer una rapida comprobacion puntual durante las horas pico puede detener el proceso. El objetivo no es fastidiar, sino hacer que la porcion correcta sea la predeterminada. El
encogimiento (producto faltante) puede deberse a errores de conteo, mala recepcion o robo. No tienes que administrar tu restaurante como una fortaleza, pero debes crear
elementos disuasorios basicos - Restringir el acceso a los productos mas costosos (proteinas, alcohol, ingredientes de primera calidad)
- Bloquear o limitar las areas de almacenamiento si es necesario
- Exigir la aprobacion del gerente para las compensaciones y remakes
- Comprueba al instante las facturas y los creditos
- Investiga el uso inusual- si las ventas no se movieron pero el uso se disparo, pregunte por que.
Ademas, no ignore las perdidas no registradas, como las compensaciones y los remakes, y comidas para el personal. No siempre son malos, a veces son necesarios, pero deben rastrearse y ser intencionales. De lo contrario, ocultan el costo de los alimentos y hacen que parezca que la cocina esta fallando.
Cuando consideras el desperdicio y la reduccion como categorias mensurables, y no como vagas frustraciones, descubriras que los pequenos cambios operativos pueden generar enormes ahorros, semana tras semana.
Optimice su inventario. Haga su pedido de forma inteligente.
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Contenido de lectura obligada
Calcule el costo de los alimentos
Con que frecuencia debe calcular el costo de los alimentos?
Fórmula de costo
Formula 101 del costo del restaurante
Costos del restaurante
Cuales son los costos tipicos de un restaurante?
Controle el costo de los alimentos
Como controlar el costo de los alimentos en un restaurante
Preguntas frecuentes
Como puedo reducir el costo de los alimentos rapidamente sin danar la calidad?
Comience con los conceptos basicos de mayor impacto- estandarice las porciones con herramientas (balanzas o cucharas), reduzca los creditos de recepcion y facturacion, reduzca el exceso de preparacion mediante hojas de preparacion basadas en pronosticos y realice recuentos ciclicos de los articulos de mayor costo.
Como ayudan las tarjetas de recetas a reducir el costo de los alimentos?
Las tarjetas de recetas estandarizan las porciones y los ingredientes para que todos los cocineros preparen el mismo plato. Esto reduce la varianza, evita el reparto excesivo de porciones y mejora la precision teorica de los costos.
Que debo registrar en un registro de residuos?
Realiza un seguimiento del articulo, la cantidad, el codigo de motivo (si se estropea, se rehace, se derrama, se prepara en exceso) y calcula el coste estimado. Los codigos de motivo son los mas importantes porque apuntan directamente a las correcciones del proceso.
Cual es la diferencia entre el costo real e ideal (teorico) de los alimentos?
Lo real es lo que muestran tus datos financieros en funcion de las compras y el inventario. Lo ideal/teorico es cuanto deberian costar los alimentos si cada articulo se hace exactamente segun lo recetado sin desperdiciar nada. La brecha entre ellos es tu oportunidad.
